Tania1 Aplikasi Source Code Library

(1)

APLIKASI TEKNOLOGI SISTEM RETAIL

Oleh : JONET ARIYANTO NUGROHO, SE, M.M

A. PENDAHULUAN

Bisnis eceran, yang kini populer disebut bianis retail, saat ini merupakan bisnis yang mengalami perkembangan cukup pesat dan tidak terpengaruh oleh keterpurukan dan krisis ekonomi suatu bangsa. Hal ini terbukti bahwa sebelum kerusuhan Bulan Mei 1998 dan pasca kerusuhan, bisnis retail masih survive dan malah sekarang menunjukkan perkembangan yang luar biasa.

Di Surakarta pada khususnya, pasca kerusuhan banyak retail-retail besar yang didukung oleh sistem program retail yang lebih canggih mulai beroperasi, seperti Alfa Ritelindo, Goro Assalaam, Hypermart, Hero, dan dalam waktu dekat akan dibuka Makro. Dan tak kalah ketinggalan retail sekelas supermarket dan mini market juga banyak bermunculan seperti Luwes Group, Atria, Laris, Mitra, Sami Mirah, Pinilih, Indomart, AssGros, dan masih banyak lagi.

Dengan banyaknya bisnis retail yang bermunculan bak jamur di musim hujan, akan memberikan dampak positif bagi masyarakat dan memberikan kesempatan peluang kerja bagi masyarakat sekitar dan khususnya bagi lulusan SMK yang mempunyai kemampuan di bidang retail.

Oleh karena itu, diharapkan kepada guru-guru pendidik SMK Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen khususnya Program Keahlian Penjualan untuk memberikan bekal kemampuan atau keunggulan bersaing di dunia kerja dengan materi yang mengikuti perkembangan jaman.

Harapan dari kami, buku Modul Diklat Aplikasi Teknologi Sistem Retail ini dapat memberikan tambahan pengetahuan yang sesuai dengan perkembangan jaman terutama bisnis retail.

B. PRODUCT KNOWLEDGE

Produk merupakan pengetahuan dasar yang harus diketahui oleh seseorang yang bekerja atau mempelajari di bidang bisnis retail. Dengan pengetahuan produk yang baik akan dapat mengembangkan bisnis retail dan dapat melayani target pasar yang telah dibidik dalam hal ini adalah pemenuhan kebutuhan dan keinginan pelanggan.

(2)

atau memilah menyangkut pengelompokan produk. Menurut Nielsen (1992; dalam GJ. Verra, 2002) menyebutkan 4 langkah dalam menentukan batasan kategori barang, yaitu sebagai berikut :

1. Penetapan kategori berdasarkan informasi dari manufaktur, lembaga-lembaga riset pemasaran, dan pendapat atau kecenderungan umum konsumen. Misalnya pembagian assortment dalam kelompok-kelompok kategori barang fresh food, groceries, non food, house hold, dan sebagainya. Untuk tiap kategori barang tersebut ditetapkan batasan-batasan yang dapat membedakannya dari kelompok kategori yang lain.

2. Penetapan sub-kategori, sebagai bagian dari kategori yang bersangkutan, berdasarkan kecenderungan konsumen dari karakteristik umum barang dalam kategori. Misalnya dalam kelompok kategori barang fresh ditetapkan mencakup kategori sayur dan buah, yang di dalamnya antara lain ada sub-kategori buah-buahan daerah tropis, buah-buah-buahan sub tropis, sayur daun, sayur buah, sayur umbi, dan sebagainya.

3. Pertimbangan pendekatan kegunaan antar kategori atau sub-kategori dalam pengelompokan maupun dalam pemajangan. Misalnya, pengelompokan margarine sebagai bagian dari sub-kategori barang sarapan pagi karena biasa digunakan sebagai pengoles roti atau dikelompokkan sebagai bagian dari sub-kategori bahan pembuat kue.

4. Pertimbangan kecenderungan intensitas konsumsi. Misalnya dengan pertimbangan intensitas konsumsinya, gula pasir dikelompokkan ke dalam sub-kategori tepung terigu, tepung sagu, tepung jagung, dan sebaginya.

Dari kategori barang tersebut terlihat bahwa dalam penetapan kategori dan sub-kategori, dan pengelompokan selanjutnya adalah mengikuti klasifikasi hirarkis atau struktural.

Struktur kategori ini merupakan susunan kerangka hirarkis pengelompokan kategori barang yang tersusun atas kelompok kategori terbesar sampai dengan kelompok terkecil. Masing-masing peringkat kelompok kategori ditetapkan dengan batasan-batasan yang membedakannya dengan kelompok lain dan membuatnya termasuk dalam suatu kelompok kategori tertentu.

(3)

dilihat pada tabel 1.1. Dalam klasifikasi barang tidak ada ketentuan khusus yang mengatur berapa tingkat klasifikasi barang yang harus dibuat dan yang berkaitan dengan penamaan atas kelas barang yang bersangkutan. Selain itu struktur kategori barang berperan sebagai bahasa untuk mengkomunikasikan bauran barang atau assortment barang dalam keseluruhan internal business process suatu retailer. Bahasa ditunjukkan dengan pengkodean item barang, kategori item, maupun supplier. Struktur kategori diupayakan untuk menjadi bahasa yang dapat dipersepsikan secara persis sama oleh seluruh mata rantai terkait dalam proses bisnis internal. Tabel 1.1 merupakan contoh struktur klasifikasi barang

Tingkata

n Klasifikasi Contoh Kode

1 Merchandise_Divission Food / Non Food 1

2 Merchandise_Departement Dry Food / Dry Grocery 11

3 Merchandise

Group Baby Milk & Food 115

4 Merchandise

Family Baby Food 1152

5 Merchandise_Sub-Family Baby Biscuit 11523

6 Merchandise_{Item Code} Milna Baby Biscuit 150 Gram 11523-001

7 Merchandise_Sub-Code Milna Baby Biscuit 150 Gram Apple/ _{Banana/ etc} 11523-001-01

Tabel 1.1.

Struktur Klasifikasi Barang

Tabel 1.2 dan 1.3 merupakan contoh beberapa divisi yang terdapat pada supermarket :

Divisi Group Contoh 2.Alat rumah tangga, plasticwares 3.Alat elektronik, alat pertukangan,

aksesoris. Soft Line 1. Haba & Toiltris

2. Drink & Cigarette 3. Garment & Sport

1.Detergen, sabun mandi, tissue, kosmetik

2.Soft drink, air meneral, health drink, dst

3.Pakaian, sepatu

(4)

2. Grocery

3. Basic

Commodities

2.Mie instan, saos, the, sirup, kopi, madu, susu kental manis, dst 3.Beras, gula, tepung, ketan, kacang

tanah

Fresh & Frozen 1. Dairy

2. Buah Lokal

1.Keju, chilled juice, chilled drink, chilled milk, child jelly, dst

2.Jeruk, melon, mangga, klengkeng, pisang, semangka, dst

3.Pears, Grapes, lycee, apple, dst 4.Sawi, umbi-umbian, dst

5.Sirloin, rib meat, topside, chuck, dst 6.Ayam kampung, boiler, dst

7.Lamb/domba

8.Gurame, emas, patin, kakap, dst 9.Telur ayam, telur bebek

10. Udang, kerang, kepiting, dst 11. Roti tawar, donat, cake, dst

12. Aneka manisan, kue, masakan, dst

Tabel 1.2

Contoh 1 Divisi pada supermarket

Divisi Produk

Food Product 1. Beverage

2. Tea, coffe, creamer & tradisional 3. Honey, jam, cereal, & cheese 4. Diet & diabetes foods

5. Staple food (bahan dasar) 6. Cake mix

7. Spices, soya, sauce, & Ingredient 8. Canned food & dried meat 9. Instant noodle & food 10. Milk (6 th ke atas) 11. Baby milk & food

12. Snack, biscuit & ready to eat 13. Confectionary, candy & chocolate 14. Cigarette & lighter

15. Medicine Non Food Product 1. Personal care

2. Oral hygiene 3. Paper goods 4. Baby need 5. House hold General Merchandise

(5)

Perishable 1. Eggs

2. Cake & bread

3. Chilled & frozen product 4. Fruit

5. Snack & candy curah

Miscelinous 1. Parcel

Tabel 1.3

Contoh 2 Divisi pada supermarket

Setelah mengetahui beberapa contoh pembagian divisi yang terdapat pada supermarket, perlu juga untuk mengetahui pengenalan produk dari tiap-tiap produk yang terdapat pada supermarket. Tabel 1.4 akan menampilkan pengenalan produk.

Departement/Group Jenis Kegunaan - Membantu pertumbuhan

dan perkembangan anak - Membantu pertumbuhan

dan perkembangan anak - Pertumbuhan gigi &

(6)

& Tradisional

Canned Foods & Dried Food

Snack, Biscuit & Ready To Eat

Spices, Soya, Sauce, & Ingridient

Confectionary, Candy & Chocolate

(7)

Paper Needs

House Wares & Party Needs

New paper, magazine & map

(8)

Pengenalan Produk

C. PROSES ALUR BARANG MASUK DALAM TOKO

Agar lebih jelas dalam mempelajari aplikasi sistem retail, sebaiknya harus mengetahui dahulu tentang proses alur barang dalam toko. Secara umum proses alur barang masuk dalam toko dapat digambarkan seperti pada gambar 1.1.

(9)

Gambar 1.1

Proses Alur Barang Masuk Dalam Toko

BUYER SUPPLIER

PO

PO + DO + PRODUCT

CASIR

OPERATION STORE GOODS RECEIVING

CUSTOMER

Berdasarkan proses alur barang masuk dalam toko dapat dijelaskan pula tugas dari tiap-tiap divisi terkait, yaitu :

1. Divisi Buyer

- Mencari dan menyeleksi produk dengan harga murah - Membuat data base supplier dan produk

- Menentukan harga jual - Membuat PO

(10)

2. Divisi Goods Receiving (Penerimaan Barang) - Receiver (penerima barang)

- Administrasi (in put data barang masuk dan retur barang) - Operasional (transporter, labeling, repacking)

3. Divisi Operation Store - Mendisplay produk

- Membuat price tag/label harga - Membuat visual toko

- Melayani konsumen 4. Divisi Front End atau Kasir

- Melakukan proses transaksi - Melayani konsumen

- Sebagai salah satu sumber informasi

D. PROSES APLIKASI SISTEM RETAIL

Hampir semua modern retail (hypermaket, supermarket, mini market) telah menggunakan teknologi sistem retail dalam mengoperasikan tokonya. Penerapan teknologi sistem retail mempunyai peran yang cukup besar dalam pengembangan bisnis retail maupun untuk menghadapi persaingan. Misalnya untuk menghadapi persaingan, dengan menggunakan teknologi sistem retail dapat untuk membuat database kosumen sehingga dapat untuk me-maintenance atau mengelola konsumen yang dapat menciptakan loyalitas konsumen.

Banyak pilihan teknologi sistem retail atau sistem program retail yang dapat digunakan untuk mengoperasikan toko, salah satunya adalah sistem program Magig 7 Enterprize. Keunggulan dari sistem program ini adalah banyak pilihan menu program dan kemudahan dalam mengoperasikan. Sedangkan manfaat dari sistem program ini adalah membuat database; efisiensi, efektivitas, dan produktivitas; dan pengawasan. Adapun menu program yang ada pada sistem program Magig 7 Enterprize adalah Setup, Master, Transaksi, Laporan, Proses, dan Utility.

(11)

Program transaksi berisi kasir, return penjualan, dan produk informasi. Menu program laporan berisi laopran tentang barang, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan return, laporam adjusmet dan laporan inventory. Menu program proses, berisi end of day, hitung ulang stock, hitung maksimal & minimal, dan end of month.

Master Supplier

Master Supplier merupakan suatu data yang berisi tentang keseluruhan data dari supplier. Adapun langkah-langkah untuk melakukan input data supplier adalah sebagai berikut :

1. Log on user ID untuk membuka program aplikasi sistem dengan cara memasukkan nama pengguna dan password pengguna yang sudah diprogram sebelumnya.

2. Setelah log on user ID, ketik Alt + F pilih open application kemudian enter. Pilih TANIA untuk membuka menu utama kemudian enter pada Master, selanjutnya tekan enter pada master barang and tabel.

3. Pilih sub menu Master Supplier dengan cara menekan tombol B pada keyboard. Lihat tabel 1.5

Tabel 1.5 Menu Master & Tabel

(12)

- Kode Supplier

Singkatan dari nama supplier sebagai kode yang terdiri antara 1 – 5 huruf. Misalnya : Toko Tania Baru dapat ditulis TANIA sebagai kode supplier. - Tipe Supplier

Bentuk badan hukum dari supplier yang dapat berbentuk PT, CV, UD maupun perusahaan perorangan atau toko.

- Nama Supplier

Nama lengkap dari supplier

- Alamat

Alamat lengkap dari supplier.

Misalnya : Jl. Ir Sutami No. 36A Kentingan

- Kota

Domisili supplier.

Misalnya : Solo, Klaten, Sragen, dan sebagainya.

- Telp

Nomer telpon supplier yang paling mudah untuk dihubungi. Nomer telpon dapat lebih dari satu.

Misalnya : (0271) 646994, 718217

- Fax

Nomer fax supplier yang paling mudah untuk dihubungi. Misalnya : (0271) 646994

- Contact Person

Nama salah satu karyawan dari supplier yang mempunyai wewenang untuk berkomunikasi dengan pihak took

- Jabatan

Jabatan yang dimiliki salah satu karyawan dari supplier yang mempunyai wewenang untuk berkomunikasi dengan pihak toko.

Misalnya : manager, supervisor, dan sebagainya. - T.O.P

(13)

Tabel 1.6 Master Supplier

5. Menambah, mengubah, menghapus dan menyimpan data supplier - Menambah data supplier

Menambah data supplier dilaksanakan bila terdapat supplier baru. Adapun langkah-langkah untuk menambah data supplier adalah sama, hanya pada saat membuka sub menu master supplier terlebih dahulu diawali dengan ketik Ctrl + C untuk mengosongkan tampilan. Setelah tampilan kosong, baru dimasukkan data supplier baru.

- Mengubah data supplier

Mengubah data supplier dilaksanakan bila terdapat perubahan data supplier lama. Adapun cara untuk mengubah data supplier adalah ketik Ctrl + M kemudian pilih data yang akan diubah dan setelah data selesai diubah harus disimpan dengan cara ketik Ctrl + Q.

- Menghapus data supplier

Menghapus data supplier dilaksanakan bila kita sudah putus hubungan dengan supplier. Adapun cara untuk menghapus data supplier adalah ketik Ctrl + M kemudian tekan F3 selanjutnya ada perintah konfirmasi, pilih ya setelah data terhapus harus disimpan dengan cara ketik Ctrl + Q.

- Menyimpan data supplier

(14)

Master Barang

Master Barang merupakan suatu data yang berisi tentang keseluruhan informasi dari barang. Data master barang dapat berupa kode barang, eksternal code, satuan jual, nama barang, harga dan sebagainya. Adapun langkah-langkah untuk in put data barang adalah sebagai berikut :

2. Setelah log on user ID, ketik Alt + F pilih open application kemudian enter. Pilih TANIA untuk membuka menu utama kemudian enter pada Master, selanjutnya tekan enter pada master barang and tabel.

3. Pilih sub menu Master Barang dengan cara menekan tombol A pada keyboard. Lihat tabel 1.7

Tabel 1.7 Menu Master & Tabel

4. Memasukkan data barang yang terdiri dari : (lihat tabel 1.8)

- Kode Barang

(15)

- Kode Katalog

Kode katalog atau external code merupakan nomer yang melekat pada kemasan barang saat barang diproduksi. Cara memasukkan ke dalam master barang adalah pilih kolom kode katalog kemudian ketik nomer external code sesuai yang tertera pada barang.

Misalnya : 6487977554567 dari produk Kapas Cantik 15 Gr

- Merk

Cara memasukkan ke dalam master barang adalah pilih kolom merk kemudian ketik merek barang.

Misalnya : Orang Tua dari produk tanggo susu vanila 12 Gr 1 Pcs

- Nama

Cara memasukkan ke dalam master barang adalah pilih kolom nama kemudian ketik nama barang.

Misalnya : Tanggo dari produk Tanggo Susu Vanila 12 Gr 1 Pcs - Merek & Nama

Cara memasukkan ke dalam master barang adalah pilih kolom merek & nama kemudian ketik merek & nama barang.

Misalnya : Tanggo Susu Vanila 12 Gr 1 Pcs - Tipe Barang

Tipe barang yang terdapat pada sub menu master barang terdiri dari : • barang sendiri dengan kode nol (0)

• barang konsinyasi dengan kode satu (1)

Cara memasukkan ke dalam master barang adalah pilih kolom tipe barang kemudian ketik angka 0 untuk barang sendiri dan ketik angka 1 untuk barang konsinyasi.

- Kode Group

Kode group yang terdapat pada sub menu master barang terdiri dari : • Hardline (HL) dengan kode satu (1)

• Softline (SL) dengan kode dua (2) • Dryfood (DF) dengan kode tiga (3)

(16)

- Kode Sub Group

Kode sub group yang terdapat pada sub menu master barang terdiri dari : • Alat tulis kantor (11)

• Obat dan rokok (21)

• Makanan dan minuman (31) - Kemasan Barang

Kemasan barang disini maksudnya adalah bentuk kemasan suatu barang. Misalnya: Aqua 240 Ml yang bentuk kemasannya gelas maka kita tulis Cup. - Satuan Stock dan Jual

Satuan stock dan jual yang biasanya dipakai adalah : • Pieces (pcs)

Cara memasukkan ke dalam master barang adalah pilih kolom satuan kemudian ketik jenis satuan barang.

Misalnya : Pcs/Pack, Bnd, Crt - Isi Kemasan

Isi kemasan maksudnya adalah berapa banyak isi dalam satu barang. Misalnya: Djarum Super 12’S 1 PCK, berarti isi kemasannya 12. - Pajak

Pajak tidak perlu kita isi. - Kode Supplier

Cara memasukkan ke dalam master barang adalah pilih kolom kode supplier kemudian ketik kode supplier yang sesuai atau tekan F5 kemudian akan terlihat tabel supplier, pilih sesuai dengan supplier dari barang yang diinput.

- Harga Beli

Harga beli adalah harga yang diberikan dari supplier kepada toko.

(17)

Misalnya : 4.000 - Harga Jual 1

Harga jual adalah harga dari supplier yang telah di mark up sedemikian rupa untuk ditawarkan kepada pelanggan. Harga jual 1 diperuntukkan untuk penjualan eceran.

Cara memasukkan ke dalam master barang adalah pilih kolom harga jual jual kemudian ketik harga.

Misalnya : 5.000 - Harga Jual 2 dan 3

Harga jual 2 dan 3 adalah harga dari supplier yang telah di mark up sedemikian rupa untuk ditawarkan kepada pelanggan. Harga jual 2 dan diperuntukkan untuk penjualan dalam jumlah tertentu. Harga jual 2 harus lebih besar atau sama dengan harga jual 1, harga jual 3 harus lebih besar atau sama dengan harga jual 2.

Cara memasukkan ke dalam master barang adalah pilih kolom harga jual 2 atau harga jual 3 kemudian ketik harga.

Misalnya : 5.000

- Laba

Laba /profit merupakan pengurangan harga jual dari harga beli.

Cara memasukkan ke dalam master barang adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan harga beli dan harga jual.

- Active/Non Active

Active/Non Active menandakan apakah barang aktif atau tidak.

Cara pengisisannya adalah cukup diketik pada keyboard A untuk aktif atau N untuk non aktif.

- Return

Return adalah pengembalian barang yang telah dibeli.

(18)

Tabel 1.8 Master Barang

5. Menambah, mengubah, menghapus dan menyimpan data supplier - Menambah data supplier

Menambah data supplier dilaksanakan bila terdapat supplier baru. Adapun langkah-langkah untuk menambah data supplier adalah sama, hanya pada saat membuka sub menu master supplier terlebih dahulu diawali dengan ketik Ctrl + C untuk mengosongkan tampilan. Setelah tampilan kosong, baru dimasukkan data supplier baru.

- Mengubah data supplier

Mengubah data supplier dilaksanakan bila terdapat perubahan data supplier lama. Adapun cara untuk mengubah data supplier adalah ketik Ctrl + M kemudian pilih data yang akan diubah dan setelah data selesai diubah harus disimpan dengan cara ketik Ctrl + Q.

- Menghapus data supplier

(19)

- Menyimpan data supplier

Setelah selesai memasukkan semua data supplier, data tersebut harus disimpan dengan cara ketik Ctrl + Q.

Tabel Informasi Barang

Tabel informasi barang merupakan suatu program yang memberikan informasi data barang tentang kode barang, nama barang, kode katalog, tipe barang, satuan jual, stock barang, dan harga barang. Adapun langkah-langkah untuk mengoperasikan tabel informasi adalah sebagai berikut :

2. Setelah log on user ID, ketik Alt + F pilih open application kemudian enter. Pilih TANIA untuk membuka menu utama, tekan enter pada Transaksi (lihat tabel 1.9) kemudian pilih sub menu Produk Informasi dengan cara menekan tombol C pada keyboard. Lihat tabel 1.10.

(20)

Tabel 1.10 Pilihan Informasi Barang

3. Terdapat 3 pilihan untuk mengoperasikan tabel informasi barang, yaitu (1) Kode Barang, (2) Merek, dan (3) Kode External. Adapun cara mengoperasikan adalah sebagai berikut : (lihat tabel 1.11)

- Pilih satu diantara tiga pilihan untuk mengetahui informasi barang kemudian ketik enter.

Misalnya : ketik 1

- Setelah membuka tampilan informasi barang dengan pilihan kode barang (angka 1), ketik Ctrl + L dan masukkan kode barang dengan cara ketik nomer barang kemudian ketik F10 untuk tampilan informasi barang.

(21)

Tabel 1.11 Informasi Barang

Penerimaan Barang

Pembelian/penerimaan barang merupakan suatu proses memasukkan data jumlah barang yang diterima/dibeli. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

2. Setelah log on user ID, ketik Alt + F pilih open application kemudian enter. Pilih TANIA untuk membuka menu utama kemudian ketik enter pada Master lalu pilih Transaksi.

(22)

Tabel 1.12 Menu Transaksi

4. Memasukkan data penerimaan barang yang terdiri dari : (lihat tabel 1.13) - Nomer Penerimaan

Nomer penerimaan ini secara otomatis akan terinput dengan sendirinya ketika akan memasukkan data pembelian barang pada tampilan sub menu Pembelian Barang. Nomer penerimaan barang dimulai dari angka yang terkecil dan bertambah kelipatan satu sesuai dengan jumlah pembelian barang yang akan diinput.

Misalnya : XXX0001, XXX0002, XXX0003, dan seterusnya. - Nomer Faktur

Nomer faktur diisi dengan tanggal pada saat melakukan penginputan.

Cara memasukkan ke dalam pembelian barang adalah pilih kolom nomer faktur kemudian ketik nomer fakturnya.

- Kode Supplier

Cara memasukkan ke dalam pembelian barang adalah pilih kolom kode supplier kemudian ketik kode supplier atau ketik F5 untuk melihat tabel supplier, pilih kode supplier sesuai dengan barang yang akan diinput

- Kode

(23)

ketik F5 akan terlihat tabel barang, pilih kode barang sesuai fisik barang kemudian enter.

Misalnya : kode 000011 - Nama Barang

Cara memasukkan ke dalam pembelian barang adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan kode barang.

Misalnya : kode 000011 nama barang Kapas Cantik 15 Gr - Satuan

Misalnya : kode 000011 nama barang Kapas Cantik 15 Gr satuan Pcs.

- Jumlah

Jumlah adalah banyaknya fisik barang yang diterima pada pembelian barang. Cara memasukkan ke dalam pembelian barang adalah pilih kolom jumlah kemudian ketik banyaknya fisik barang yang diterima.

Misalnya : jumlah 12

- Harga

Harga yang dimaksud adalah harga satuan.

Misalnya : 4.000 - Total

Total yang dimaksud adalah total nilai rupiah per satu item barang yang diterima.

Cara memasukkan ke dalam pembelian barang adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan jumlah fisik barang yang diterima.

Misalnya : 48.000 yang diperoleh dari 12 X 4.000 - Total Pembelian

Total pembelian yang dimaksud adalah total nilai rupiah keseluruhan item barang yang diterima.

(24)

- Proses

Setelah selesai memasukkan semua data pembelian barang, data tersebut harus diproses dengan cara ketik F9.

Tabel 1.13 Penerimaan Barang

Retur Barang

Return barang merupakan suatu proses memasukkan data pengembalian barang ke pihak supplier yang dikarenakan barang rusak, misalnya kemasan rusak. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

2. Setelah log on user ID, ketik Alt + F pilih open application kemudian enter. Pilih TANIA untuk membuka menu utama kemudian ketik enter pada Master selanjutnya pilih Transaksi.

(25)

4. Memasukkan data return barang yang terdiri dari : (lihat tabel 1.15) - Nomer Return (CN)

Nomer return ini secara otomatis akan terin put dengan sendirinya ketika akan memasukkan data return barang pada tampilan sub menu Return Barang. Nomer return barang dimulai dari angka yang terkecil dan bertambah kelipatan satu sesuai dengan jumlah return barang yang akan diin put.

Misalnya : XXX0001, XXX0002, XXX0003, dan seterusnya. - Kode Supplier

Cara memasukkan ke dalam return barang adalah pilih kolom kode supplier kemudian ketik kode supplier atau ketik F5 untuk melihat tabel supplier, pilih kode supplier sesuai dengan barang yang akan di return.

- Kode

Kode yang dimaksud adalah kode barang.

Cara memasukkan ke dalam return barang adalah pilih kolom kode kemudian ketik kode barang atau ketik F5 akan terlihat tabel barang, pilih kode barang sesuai fisik barang kemudian enter.

Misalnya : kode 000011 - Nama Barang

(26)

- Satuan

Cara memasukkan ke dalam return barang adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan kode barang.

Misalnya : kode 000011 nama barang Kapas Cantik 15 Gr satuan Pcs. - Jumlah

Jumlah adalah banyaknya fisik barang yang diterima pada return barang.

Cara memasukkan ke dalam return barang adalah pilih kolom jumlah kemudian ketik banyaknya fisik barang yang akan direturn.

Misalnya : jumlah 2 - Harga

Cara memasukkan ke dalam return barang adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan kode barang.

Misalnya : 4.000

- Total

Total yang dimaksud adalah total nilai rupiah per satu item barang yang direturn.

Cara memasukkan ke dalam return barang adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan jumlah fisik barang yang direturn.

Misalnya : 8.000 yang diperoleh dari 2 X 4.000 - Total Return

Total return yang dimaksud adalah total nilai rupiah keseluruhan item barang yang direturn

Cara memasukkan ke dalam total return barang adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan keseluruhan data barang yang direturn, kemudian ketik enter.

- Proses

(27)

Tabel 1.15 Return Barang (CN)

Penyesuaian Stock

Penyesuaian stock merupakan suatu proses penyesuaisn jumlah barang yang disebabkan karena terjadi perubahan satuan jual saat transaksi di kasir. Misalnya satuan jual karton dijual pieces, satuan jual karton dijual banded, dan satuan jual banded dijual pieces. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

2. Setelah log on user ID, ketik Alt + F pilih open application kemudian enter. Pilih TANIA untuk membuka menu utama kemudian ketik enter pada master lau selanjutnya pilih Transaksi.

(28)

4. Memasukkan data return barang yang terdiri dari : (lihat tabel 1.17) - Nomer Penyesuaian

Nomer penyesuaian ini secara otomatis akan terin put dengan sendirinya ketika akan memasukkan data penyesuaian stock barang pada tampilan sub menu Penyesuaian Stock. Nomer penyesuaian dimulai dari angka yang terkecil dan bertambah kelipatan satu sesuai dengan jumlah penyesuaian stock yang akan diin put.

Misalnya : XXX0001, XXX0002, XXX0003, dan seterusnya. - Keterangan

Keterangan diisi dengan mengetik Adjusmen lalu menyertakan bulan saat adjusmen.

Misalnya : Adjusment November - Kode

Kode yang dimaksud adalah kode barang.

Cara memasukkan ke dalam penyesuaian stock adalah pilih kolom kode kemudian ketik kode barang atau ketik F5 akan terlihat tabel barang, pilih kode barang sesuai fisik barang kemudian enter.

Misalnya : kode 000001, 000002 - Nama Barang

Cara memasukkan ke dalam penyesuaian stock adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan kode barang.

(29)

- Satuan

Misalnya : kode 000001 nama barang Aqua 240 ml satuan Pcs.

- Jumlah

Jumlah adalah banyaknya fisik barang yang diterima pada saat penyesuaian stock.

Cara memasukkan ke dalam penyesuaian stock adalah pilih kolom jumlah kemudian ketik banyaknya fisik barang yang akan disesuaikan.

Misalnya : jumlah 48

- Harga

Misalnya : 275 - Total

Total yang dimaksud adalah total nilai rupiah per satu item barang yang disesuaikan.

Cara memasukkan ke dalam penyesuaian stock adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan jumlah fisik barang yang akan disesuaikan.

Misalnya : 13.200 yang diperoleh dari 48 X 275 - Total Penyesuaian

Total penyesuaian yang dimaksud adalah total nilai rupiah keseluruhan item barang yang akan disesuaikan.

Cara memasukkan ke dalam total penyesuaian stock adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan keseluruhan data barang yang akan disesuaikan, kemudian ketik enter.

- Proses

(30)

Tabel 1.17 Penyesuaian Stock

Kasir

Kasir merupakan suatu tempat untuk aktivitas proses transaksi antara pihak toko dengan customer. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut

2. Setelah log on user ID, ketik Alt + F pilih open application kemudian enter. Pilih TANIA untuk membuka menu utama kemudian enter pada Transaksi.

(31)

4. Memasukkan data transaksi kasir yang terdiri dari : (lihat tabel 1.19) - Nomor Transaksi

Nomer transaksi ini secara otomatis akan terin put dengan sendirinya ketika akan memasukkan data transaksi barang pada tampilan sub menu Kasir. Nomer transaksi dimulai dari angka yang terkecil dan bertambah kelipatan satu sesuai dengan jumlah transaksi yang akan diin put.

Misalnya : 010505270001, 010505270002, dan seterusnya.

- POS

Data POS akan terin put secara otomatis setelah melakukan log on user ID dan password.

Misalnya : POS 01 IT

- Kode Barang

Cara memasukkan ke dalam transaksi adalah pilih kolom kode barang kemudian scan barcode pada barang atau ketik kode barang atau ketik F5 akan terlihat tabel barang, pilih kode barang sesuai fisik barang kemudian enter.

Misalnya : kode 000001, 000002

- Nama Barang

Cara memasukkan ke dalam transaksi kasir adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan kode barang.

(32)

- Jumlah

Jumlah adalah banyaknya fisik barang yang ditransaksi pada saat di kasir. Cara memasukkan ke dalam transaksi kasir adalah pilih kolom jumlah kemudian ketik banyaknya fisik barang yang akan ditransaksi kemudian enter.

Misalnya : jumlah 10 - Harga Satuan

Cara memasukkan ke dalam transaksi kasir adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan kode barang.

Misalnya : 275 - Total Harga

Total harga yang dimaksud adalah total nilai rupiah keseluruhan item barang yang akan ditransaksi.

Cara memasukkan ke dalam total harga adalah secara otomatis akan terin put sendiri setelah memasukkan keseluruhan data barang yang akan ditransaksi, kemudian ketik F9 untuk pembayaran.

- Pembayaran

Yang dimaksud dengan pembayaran adalah informasi nilai total rupiah transaksi yang harus dibayar oleh customer di kasir.

(33)

Tabel 1.19 Transaksi Kasir

Tabel 1.20 Pembayaran Kasir

End of Day

End of day yang dimaksud adalah kegiatan untuk merekapitulasi hasil penjualan perhari sehingga data penjualan selalu up to date. Pelaksanaan end of day setelah tutup toko. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

(34)

3. Pilih sub menu End Of Day dengan cara menekan tombol A pada keyboard. Lihat tabel 1.21.

Tabel 1.21 Menu Proses

4. Memasukkan data proses end of day yang terdiri dari : (lihat tabel 1.22) - Tanggal End Of Day

Yang dimaksud tanggal end of day adalah tanggal pada saat tutup toko. Cara memasukkan ke dalam menu end of day adalah pilih kolom tanggal end of day ketik tanggal pada hari itu kemudian enter.

Misalnya : 01/06/05 - Lanjutkan [Y/T]

Cara memasukkan ke dalam lanjutkan adalah ketik Y kemudian enter untuk proses end of day dan ketik T kemudian enter untuk tidak memproses end of day.

(35)

Hitung Ulang Stock

Hitung Ulang Stock merupakan suatu kegiatan untuk merekapitulasi seluruh stock barang perhari yang meliputi penerimaan barang, penjualan barang, dan retur barang sehingga data stock barang selalu up to date. Pelaksanaan hitung ulang stock setelah tutup toko. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

2. Setelah log on user ID, ketik Alt + F pilih open application kemudian enter. Pilih TANIA untuk membuka menu utama kemudian ketik enter pada Proses.

3. Pilih sub menu Hitung Ulang Stock dengan cara menekan tombol B pada keyboard. Lihat tabel 1.23.

(36)

Tabel 1.24 Proses Hitung Ulang Stock

Hitung Ulang Max dan Min

Hitung Ulnag Max dan Min merupakan suatu kegiatan untuk menentukan jumlah minimal stock barang yang harus tersedia di toko dan menentukan jumlah maksimal stock barang yang tersedia agar tidak terjadi over stock. Hitung ulang max dan min dilakukan setiap hari setelah tutup toko. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

(37)

4. Ketik enter untuk memproses hitung ulang max dan min, dan ketik Esc untuk membatalkan proses hitung ulang max dan min. (lihat tabel 1.26)

Tabel 1.26

Proses Hitung Ulang Max & Min

End of Month

End of mounth merupakan suatu proses kegiatan untuk memindahkan seluruh stock barang akhir bulan ke awal bulan berikutnya. Pelaksanaan end of mounth setelah tutup toko pada akhir bulan. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Log on user ID untuk membuka program aplikasi sistem dengan cara memasukkan

nama pengguna dan password pengguna yang sudah diprogram sebelumnya.

(38)

4. Memasukkan data proses end of mounth yang terdiri dari : (lihat tabel 1.28) - Bulan Yang Akan Diproses

Cara memasukkan ke dalam menu end of mounth adalah pilih kolom bulan yang akan diproses ketik bulan dan tahun yang akan diproses kemudian enter.

Misalnya : 05 2005 - Lanjutkan [Y/T]

Cara memasukkan ke dalam kolom lanjutkan adalah ketik Y kemudian enter untuk proses end of mounth dan ketik T kemudian enter untuk tidak memproses end of mounth.

Tabel 1.28

(39)

E. Komunikasi Visual

Komunikasi perusahaan ritel atau toko dengan konsumennya melalui wujud fisik, seperti identitas toko, lay out dan display maupun in-store communication.

Unsur-unsur citra toko

1. Merchandise/produk, seperti harga, kualitas, keragaman kategori, ketersediaan item (warna, ukuran, jenis)

2. Lokasi yang mudah dijangkau, aman, dan berada dalam suatu pusat pembelanjaan atau dekat dengan toko-toko ritel lainnya

3. Mengutamakan pelayanan pada segmen tertentu yang sesuai dengan karakteristik demografi calon pembeli

4. Pelayanan, seperti pilihan cara bayar, delivery service

5. Pramuniaga/staf/kasir, seperti perilaku dalam melayani (ramah, sopan, sigap), pengetahuan produk, dan jumlah tenaga yang memadai

6. Citra kepribadian perusahaan atau toko, seperti lengkap/serba ada dan canggih 7. Fasilitas, seperti food court, parkir, toilet

8. Store ambience / atmosfer, seperti dekorasi eksterior yang modern dan anggun, dekorasi interior yang menarik, situasi yang membuat betah (tata warna, musik, pencahayaan), sirkulasi dalam toko yang memudahkan bergerak, lay out atau penataan produk, display yang menarik

9. Promosi, seperti secara teratur melakukan promosi hadiah, memberikan diskon, even khusus, program kupon, program undian berhadiah

Lay Out Toko

Lay out atau tata letak berkaitan erat dengan alokasi ruang guna penempatan produk yang dijual.

Tujuan lay out adalah:

Untuk mendekatkan produk kepada konsumen agar tersedia dalam tempat dan jumlah yang tepat, untuk kenyamanan atau kemudahan untuk memperoleh produk, dan untuk efisiensi dan efektifitas space yang ada, yaitu pengelompokan berdasarkan group dan sub group.

Manfaat lay out adalah:

(40)

2. Manfaat kegunaan waktu, kemudahan memperoleh produk pada saat yang diinginkan.

3. Manfaat kegunaan informasi, menginformasikan produk dan lokasinya.

Bentuk Lay Out

Display Produk

Display Produk Tata letak barang dengan memperhatikan unsur pengelompokan jenis dan kegunaan barang, kerapihan dan keindahan agar terkesan menarik dan mengarahkan konsumen untuk melihat, mendorong, dan memutuskan untuk membeli.

Tujuan display

Untuk menciptakan store image, mempermudah pembeli mencari barang, menonjolkan jenis dan merek barang, meningkatkan penjualan, dan memperkenalkan barang baru.

Bagaimana cara mendisplay produk ?

(41)

barang di rak terlebih dahulu, rata depan-display mulai dari bibir rak, selalu cek expired date, dan jaga selalu kerapian display barang.

Jenis-jenis Display Produk

1. Vertikal display, cara display dengan susunan barang tegak dalam rak

2. Floor display, cara display dengan menggunakan lantai sebagai dasar, tanpa terikat suatu rak tertentu

3. Merchandising Mix display, cara display untuk menawarkan produk lain kepada konsumen yang berhubungan dengan produk yang baru dibelinya. Display ini menggunakan dua atau lebih produk yang saling berhubungan

4. Impulse Buying Product display, penempatan display barang pada tempat strategis yang mudah dijangkau pembeli, biasanya berada di daerah dekat kasir (dekat pintu keluar)

5. Ends display, penempatan display yang berada di ujung lorong gondola

6. Special display, cara display barang secara khusus yang biasanya digunakan untuk barang musiman atau untuk barang-barang yang dijual secara obral

7. Island display, penempatan display barang secara terpisah yang digunakan untuk menarik perhatian konsumen

8. Cut Cases display, cara display barang tanpa gondola, melainkan menggunakan kotak/karton kemasan besar dipotong sedemikian rupa dan disusun dengan rapi 9. Jumbled display, penempatan display barang secara berkumpul dan sembarangan,

biasanya digunakan untuk barang yang tidak mudah rusak/pecah

10.Multy Product display, penempatan display barang yang diberi harga promosi (bukan obral) dan ditempatkan secara bersama-sama dengan barang lain yang juga promosi

Visual Merchandising

Visual Merchandising adalah aktivitas toko yang merupakan gabungan dari unsur-unsur desain lingkungan toko, penyajian merchandise, dan komunikasi dalam toko.

Point of Purchase

(42)

Tujuan Visual Merchandising 1. Menarik perhatian

2. Menonjolkan salah satu keistimewaan produk

3. Memenangkan persaingan dalam menarik perhatian konsumen 4. Mendramatisir suatu kesan

(43)

F. RANGKUMAN

Produk merupakan pengetahuan dasar yang harus diketahui oleh seseorang yang bekerja atau mempelajari di bidang bisnis retail. Banyak sekali produk yang beredar di pasar, salah satu tugas retailer adalah menciptakan nilai tambah produk kepada konsumen. Menurut Nielsen (1992; dalam GJ. Verra, 2002) menyebutkan 4 langkah dalam menentukan batasan kategori barang, yaitu sebagai berikut : Pertama, penetapan kategori berdasarkan informasi dari manufaktur, lembaga-lembaga riset pemasaran, dan pendapat atau kecenderungan umum konsumen. Kedua, penetapan sub-kategori, sebagai bagian dari kategori yang bersangkutan, berdasarkan kecenderungan konsumen dari karakteristik umum barang dalam kategori. Ketiga, pertimbangan pendekatan kegunaan antar kategori atau sub-kategori dalam pengelompokan maupun dalam pemajangan. Keempat, pertimbangan kecenderungan intensitas konsumsi.

Terdapat 2 fungsi penting dalam struktur kategori barang, yaitu klasifikasi dan identifikasi. Dalam klasifikasi barang tidak ada ketentuan khusus yang mengatur berapa tingkat klasifikasi barang yang harus dibuat dan yang berkaitan dengan penamaan atas kelas barang yang bersangkutan.

Struktur kategori barang dapat berperan sebagai bahasa untuk mengkomunikasikan bauran barang atau assortment barang dalam keseluruhan internal business process suatu retailer. Bahasa ditunjukkan dengan pengkodean item barang, kategori item, maupun supplier. Struktur kategori diupayakan untuk menjadi bahasa yang dapat dipersepsikan secara persis sama oleh seluruh mata rantai terkait dalam proses bisnis internal. Berikut adalah contoh struktur klasifikasi barang : merchandise division, merchandise department, merchandise group, merchandise family, merchandise sub-family, merchandise item code, merchandise sub-code.

Secara singkat proses alur barang masuk dalam toko dapat dijelskan sebagai berikut : pertama, adanya kesepakatan produk yang akan dijual ke toko antara buyer dengan supllier. Kedua, buyer mengirim PO kepada supplier. Ketiga supplier mengirim barang ke toko dengan dilengkapi PO dan Do. Keempat, goods receiving menerima barang dan melakukan proses administrasi sebagai penambahan stock barang kemudian mengirim barang ke toko sesuai dengan grouping produk. Kelima, operation store mendisplay produk sesuai prosedur yang berlaku. Keenam, kasir melakukan proses transaksi yang akan mengurangi stock barang.

(44)

Enterprize. Keunggulan dari sistem program ini adalah banyak pilihan menu program dan kemudahan dalam mengoperasikan. Sedangkan manfaat dari sistem program ini adalah membuat database; efisiensi, efektivitas, dan produktivitas; dan pengawasan. Adapun menu program yang ada pada sistem program Magig 7 Enterprize adalah Setup, Master & Table, Transaksi, Laporan, Proses, dan Utility.

G. LATIHAN / PRAKTEK

1. Kelompokkan barang-barang berikut menurut klasifikasi produk !

2. Jelaskan proses alur barang masuk dalam toko sesuai dengan kondisi laboratorium praktek penjualan/toko di lingkungan masing-masing!

3. In put-lah barang-barang berikut pada sistem program Magic 7 sesuai perintah di bawah ini :

a. Master Supplier b. Master Barang c. Pembelian Barang

(45)

Lampiran 1

Standard Operational Prosedure (SOP) Petugas Jaga Mini Market Tania

SHIFT 1

1. Membuka toko sesuai dengan jadwal yang ditetapkan yaitu pukul 08.00 WIB tepat.

2. Menghidupkan komputer kasir dengan prosedur yang benar, yaitu :  Menghidupkan listrik & UPS komputer kasir

 Menyalakan komputer

 Masuk ke program TOKO dengan memasukkan user ID & password

3. Menghitung ulang modal awal kasir apakah sudah benar atau belum.

4. Membersihkan toko dan merapikan display barang

5. Mengontrol stock barang di rak dengan mengisi barang yang kosong di rak.

6. Mengontrol label harga sesuai dengan nama barang dan menempel label harga pada produk yang belum ada label harganya.

7. Melakukan transaksi dengan teliti dan benar serta memberikan pelayanan yang terbaik

8. Menghitung hasil total penjualan dan mencatat nomer transaksi terakhir pada shift 1 serta mencatatnya pada buku laporan penjualan harian

9. Serah terima uang hasil total penjualan selama shift 1 kepada petugas shift 2.

SHIFT 2

1. Menghitung ulang serah terima uang hasil total penjualan selama shift 1.

2. Melakukan transaksi dengan teliti dan benar serta memberikan pelayanan yang terbaik

3. Menutup toko sesuai dengan jadwal yang ditetapkan yaitu pukul 16.00 WIB tepat.

4. Selalu melakukan end of day, hitung ulang stock, dan hitung mak & min setiap hari, dan pada tanggal terakhir diakhir bulan ditambah melakukan end of mounth.

5. Mencetak print out hasil total penjualan harian dan menyimpannya pada tempat yang telah disediakan.

6. Menghitung hasil total penjualan dan mencatat nomer transaksi terakhir pada shift 2 serta mencatatnya pada buku laporan penjualan harian

7. Menyerahkan uang hasil total penjualan kepada petugas yang berwenang (pengurus kasir)

8. Mematikan komputer dengan prosedur yang benar, yaitu :  Keluar dari program TOKO dan program lainnya  Matikan komputer

 Matikan UPS dan listrik

9. Mematikan listrik & lampu serta mengunci toko dengan benar.

KETENTUAN UMUM :

 Petugas selalu menjaga performance diri dan mawas diri

 Petugas selalu memberikan pelayanan yang terbaik termasuk menerima keluhan dan saran dari pelanggan.

 Petugas selalu mengontrol stock barang yang terdapat di rak maupun di cool box, apabila stock barang menipis/habis segera di isi dan di display dengan rapi.

(46)

(47)

Ketua BKK

IT DivisiStore DivisiHRD PERPUSDivisi

Asisten

JOB DESCRIBTION PENGURUS MINI MARKET TANIA

DIREKTUR

1. Bertanggung jawab atas kemajuan Mini Market Tania dan pemegang wewenang tertinggi pada Mini Market Tania.

2. Memanage seluruh bagian organisasi Mini Market Tania

3. Melakukan koordinasi dengan pembimbing/asisten laboratorium. 4. Menyusun program kerja organisasi Mini Market Tania

5. Melakukan pelaporan bulanan aktivitas Mini Market Tania

6. Menyusun laporan pertanggungjawaban pengurus Mini Market Tania 7. Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting 8. Terlibat langsung terhadap keseluruhan aktivitas Mini Market

SEKRETARIS

1. Tertib administrasi

(48)

3. Menyerahkan laporan pada Direktur maksimal tanggal 4 dan sekretaris menyerahkan laporan maksimal tanggal 5per bulan

4. Menyusun, merapikan dan mengagendakan surat masuk dan surat keluar 5. Mencatat hasil rapat dalam buku konsolidasi

6. Merawat dan menyimpan semua arsip pengurus tania

DIVISI IT

1. Datang sesuai jadwal

2. Menghidupkan listrik dan UPS

3. Menghidupkan komputer sesuai dengan prosedur :  Pastikan listrik telah menyala

 Menekan tombol untuk menghidupkan CPU  Menghidupkan layar monitor

 Masuk ke program Magic 7, masukkan user ID dan password  Masuk ke menu transaksi dan kemudian ke kasir

4. Melakukan pengecekan komputer serta pengecekan masalah kelistrikan di Tania dan Perpustakaan

5. Merawat seluruh inventori IT

6. Menggunakan inventori IT sesuai dengan prosedur yang benar

7. Membantu kasir untuk keperluan end of day, end of month, dan Stock Opname 8. Mematikan komputer kasir sesuai dengan prosedur :

 Pastikan keluar dari program Magic 7  Click Start, pilih turn off

 Matikan layar komputer

9. Matikan AC, lampu, dan kipas angin setelah toko ditutup

DIVISI HRD

1. Melaksanakan segala ketentuan – ketentuan yang telah ditetapkan dalam rapat HRD sesuai dengan persetujuan manajer HRD serta divisi litbang dan divisi personal audit Mini Market Tania 2009.

2. Membuat susunan organisasi Mini Market Tania. 3. Membuat jadwal jaga kasir Mini Market Tania.

4. Melaksanakan tugas jaga sesuai jadwal piket HRD pada waktu yang telah ditentukan. 5. Membuat jadwal end of mounth dan rincian peserta end of mounth.

6. Membuat jadwal bersih-bersih Mini Market Tania. 7. Mendokumentasikan file-file penting.

8. Membuat buku komunikasi HRD. 9. Membuat buku presensi kasir.

10. Mengawasi setiap mahasiswa PTN 2009 dalam melaksanakan amanah yang diberikan kepada seluruh mahasiswa PTN 2009.

11. Mengawasi kinerja kasir jaga. 12. Mengontrol presensi kasir jaga.

13. Mengingatkan kepada setiap kasir jaga ketika pergantian shift.

(49)

17. Mengontrol keaktifan setiap divisi dalam melaksanakan amanah yang diemban masing-masing divisi.

18. Menegur mahasiswa PTN 2009 yang kurang aktif dalam mengelola labolatorium PTN dan lengah dalam melaksanakan amanah.

19. Membuat dan memberikan surat peringatan bagi mahasiswa yang kurang aktif dalam mengelola labolatorium PTN.

20. Membuat rekap presensi jaga kasir.

21. Membuat rekap peserta SO ( Stock Opname ) setiap akhir bulan.

22. Membuat rekap keaktifan mahasiswa PTN 2009 dalam mengelola labolatorium PTN. 23. Mengecek seluruh informasi yang ada di buku komunikasi HRD.

24. Membuat laporan pertanggungjawaban Mini Market Tania.

DIVISI KEUANGAN

1. Bertanggungjawab kepada Direktur dan sebagai pemimpin pada Bagian Keuangan Mini Market Tania

2. Memanage seluruh aktivitas keuangan Mini Market Tania

3. Melakukan koordinasi dengan pembimbing/asisten laboratorium, direktur, store manager, dan manajer HRD.

4. Menyususn program kerja keuangan Mini Market Tania dan menyusun model pelaporan keuangan Mini Market Tania

5. Melakukan pelaporan keuangan bulanan Mini Market Tania

6. Membantu direktur dalam menyusun laporan pertanggungjawaban pengurus Mini Market Tania

7. Melakukan pembayaran tagihan dari supplier

8. Menerima setoran hasil total penjualan harian dari divisi Kasir

9. Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting

10.Membuat form permohonan dana bagi divisi yang memerlukan untuk keperluan Mini Market Tania

BENDAHARA:

1. Memegang dan memanage sepenuhnya uang kas yang ada.

2. Melakukan konsolidasi dan diskusi dengan buyer (jika hendak menambah stok persediaan barang).

3. Mempertimbangkan dengan matang segala transaksi yang akan dilakukan dan permohonan dana yang diterima sebelum menyetujuinya.

4. Memberikan dana sesuai kebutuhan dan menghitung uang secara cermat.

5. Ikut serta dalam menyaksikan transaksi barang oleh buyer kepada supplier (jika supplier datang langsung ke toko).

6. Mencatat secara jelas setiap transaksi yang dilakukan (baik dari nota buyer, kasir, ataupun transaksi lainnya) sesuai nominal riil uang yang dikeluarkan di buku arus kas (segera setelah transaksi dilakukan).

7. Mendokumentasikan fotocopy nota, faktur, atau bukti transaksi lainnya, dan mengumpulkan dokumen tersebut setiap harinya.

8. Menghitung ulang uang yang tersisa setiap sesudah bertransaksi untuk memastikan kebenaran jumlah uang riil.

(50)

10.Melakukan pencatatan laporan keuangan di setiap periode.

KONTROLLER:

1. Mengontrol kinerja bendahara.

2. Melakukan konsolidasi dan diskusi dengan buyer bersama bendahara (jika hendak menambah stok persediaan barang).

3. Mempertimbangkan dengan matang segala transaksi yang akan dilakukan dan permohonan dana yang diterima sebelum menyetujuinya (bersama bendahara). 4. Ikut serta dalam menyaksikan transaksi barang oleh buyer kepada supplier bersama

bendahara (jika supplier datang langsung ke took).

5. Mencatat secara jelas setiap transaksi yang dilakukan (baik dari nota buyer, kasir, ataupun transaksi lainnya) sesuai nominal yang tercantum dalam nota/bukti transaksi di buku arus kas m(segera setelah transaksi dilakukan).

6. Mendokumentasikan nota, faktur, atau bukti transaksi asli lainnya, dan mengumpulkan dokumen tersebut setiap harinya.

7. Mencatat hasil penjualan dari divisi kasir sebagai penerimaan (sesuai nilai yang tercantum dalam listing penjualan.

8. Melakukan pencatatan laporan keuangan di setiap periode.

DIVISI PERPUSTAKAAN

1. Pembuatan kartu anggota perpus 2. Peminjaman buku dan atau sekripsi 3. Permohonan surat bebas perpus 4. Peminjaman ruang perpus 5. Updating Mading

STORE MANAGER

1. Bertanggungjawab kepada Direktur dan sebagai pemimpin pada operasional toko Mini Market Tania

2. Memanage seluruh bagian operasional toko Mini Market Tania

3. Melakukan koordinasi dengan pembimbing/asisten laboratorium, direktur, manajer keuangan, dan manajer HRD.

4. Menyusun program kerja operasional toko Mini Market Tania

5. Melakukan pelaporan bulanan aktivitas operasional toko Mini Market Tania

6. Membantu direktur dalam menyusun laporan pertanggungjawaban pengurus Mini Market Tania

7. Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting 8. Terlibat langsung terhadap keseluruhan aktivitas Mini Market

9. Merencanakan dan melakukakan stock opname, stock pastial, dan adjustment produk 10.Membuat jadwal petugas jaga Mini Market Tania

ASISTEN STORE MANAGER 1

(51)

2. Membantu keseluruhan tugas Store Manager khususnya pada divisi Buyer dan divisi S&D

3. Melakukan koordinasi dengan divisi Buyer dan divisi S&D

ASISTEN STORE MANAGER 2

1. Bertanggungjawab langsung kepada Store Manager

2. Membantu keseluruhan tugas Store Manager khususnya pada divisi Kasir, divisi Promosi dan divisi OS

3. Melakukan koordinasi dengan divisi Kasir, divisi Promosi dan divisi OS

DIVISI BUYER

1. Menyusun program kerja selama 1 semester

2. Melakukan pengadaan barang dengan harga murah baik barang sendiri maupun barang konsinyasi

3. Melakukan penanganan barang, meliputi :

 Melakukan penerimaan barang dengan teliti dari supplier yang terdiri dari merk & nama barang, ukuran/berat barang, rasa, warna, satuan (pcs, bnd, crt), expired date, jumlah.

 Melakukan in put pembelian barang baik barang baru maupun lama. Agar tidak terjadi double PLU produk, sebelum in put pembelian barang selalu untuk mengecek produk tersebut menggunakan produk informasi pada menu master & table (F) program TOKO. Selain itu saat in put pembelian barang selalu mengecek satuan belinya (pcs/pck, bnd, crt) misalnya satuan beli pcs/pck dengan produk rokok, Aqua 330ml & 600ml, dst; satuan beli bnd dengan produk permen, sabun cuci & softener sachet, sampo sachet, dst; satuan beli crt dengan produk aqua 240ml, dst.

Barang Baru : in put master supplier, in put master barang, penerimaan barang Barang Lama : in put penerimaan barang

 Melakukan retur barang/tukar guling apabila ada

4. Melakukan serah terima barang kepada divisi S & D setelah semua pembelian barang di in put.

5. Melakukan administrasi dengan tertib, meliputi :

 Menyerahkan nota pembelian barang dari supplier kepada bagian keuangan  Mencetak print out penerimaan barang per supplier pada saat penerimaan barang  Mencatat penerimaan barang di buku penerimaan barang

 Mencatat semua permasalahan yang timbul dalam penerimaan barang di buku permasalahan buyer

 Mencetak print out & mencatat ke dalam buku retur barang apabila terjadi retur barang

 Selalu mendokumentasikan file-file penting

5. Mengajukan form permohonan dana untuk pengadaan barang kepada bagian keuangan. 6. Melakukan survey harga

(52)

DIVISI SALES & DISTRIBUTION (S&D)

1. Menyusun program kerja selama 1 semester 2. Menerima serah terima barang dari divisi Buyer

3. Mendisplay barang di rak dengan benar, meliputi display barang sesuai group, menggunakan metode FIFO saat mendisplay barang, display barang rata depan dan barang menghadap ke muka, dst.

4. Meletakkan & merapikan over stock barang di storage

5. Mengecek stock barang yang menipis/habis dan expired date serta mencatat dan melaporkannya ke bagian buyer

6. Mengisi rak yang kosong dengan stock barang yang ada.

7. Mengecek price tag produk yang tidak ada & membuatkannya untuk ditempel pada produk

8. Melakukan taking order

9. Menerima dan mengantar pesanan barang dari pelanggan.

10.Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting 11.Melakukan survey harga

12.Menyusun laporan bulanan

13.Membuat buku khusus untuk divisi S&D

DIVISI KASIR

2. Menerima setoran hasil total penjualan harian dari petugas jaga. 3. Menyerahkan setoran hasil total penjualan harian ke bagian keuangan. 4. Melakukan pengecekan dan validasi buku laporan penjualan harian 5. Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting 6. Menyusun laporan bulanan

7. Melakukan retur customer jika terjadi kesalahan transaksi. 8. Membuat buku khusus untuk divisi Kasir

DIVISI OPERATION SUPPORT (OS)

2. Menyediakan semua kebutuhan toko yang terdiri dari pengadaan tas plastik, sedotan, material promo, dst.

3. Inventarisasi semua fasilitas toko, meliputi jumlah rak, jumlah selving, jumlah cool box, jumlah meja & kursi, komputer, dst.

4. Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting

5. Mengajukan form permohonan dana kepada bagian keuangan apabila ada kebutuhan toko yang harus dibeli.

6. Menyusun laporan bulanan

(53)

DIVISI PROMOSI

2. Melakukan segala aktivitas promosi untuk meningkatkan image toko dan penjualan toko

3. Mengajukan permohonan perlengkapan material promo kepada bagian OS 4. Melakukan tertib administrasi & mendokumentasikan file-file penting 5. Melakukan survey harga & model promosi dari toko lain.

6. Menyusun laporan bulanan