PANDUAN
SOFTWARE RITEL GROSIR DAN
SERVICE (RG1CS)
Software ritel grosir dan service rg1cs adalah suatu program aplikasi komputer yang di program untuk keperluan manajemen data base toko yang menjual barang dagangan dengan dua macam harga jual yaitu harga eceran atau harga ritel dan juga harga grosir atau harga partai. Biasanya harga ecer sedikit lebih mahal daripada harga grosir karena harga grosir biasanya pelanggan beli untuk dijual lagi. Untuk software ritel grosir ini penentuan harga jualnya apakah nantinya yang diterapkan kepada pelanggan itu harga grosir atau harga ecer itu bisa disetting berdasarkan pengaturan tertentu. Untuk software ritel grosir dan servis versi rg1c sini juga dilengkapi dengan fasilitas untuk mendata service yang mana fitur untuk mendata service ini bisa digunakan untuk mendata penerimaan servis pemrosesan servis dan pengambilan service. Untuk data rekapan pendapatan service akan perdata secara otomatis dan bisa dilihat di laporan berdasarkan tanggal tertentu. Untuk melihat laporan service bisa masuk ke menu laporan kemudian klik menu untuk melihat laporan service
Keuntungan menggunakan software ritel grosir adalah kita bisa membuat harga dengan tingkatan harga yang berbeda sehingga kita bisa menspesialkan pelanggan tertentu dengan harga yang per bijinya lebih murah dari pelanggan biasa. Untuk penentuan harga jualnya apakah suatu pelanggan tertentu
mendapatkan harga grosir atau harga ecer hal itu bisa ditentukan di pengaturan. Bisa disetting apakah harga grosir atau eceran yang diberikan ke pelanggan secara otomatis ataukah secara manual dipilih di bagian kasir penjualan. Jika penentuan harga grosir dan ecer setting otomatis maka pelanggan yang akan mendapatkan harga grosir adalah pelanggan yang membeli dalam jumlah minimum grosir atau pelanggan khusus yang memang asli di setting menjadi pelanggan grosir. Sedangkan pelanggan yang mendapatkan harga acer atau pelanggan yang mendapatkan harga yang lebih mahal yaitu pelanggan yang beli nya di bawah minimum grosir atau pelanggan yang memang disetting untuk pelanggan biasa atau pelanggan yang tidak terdata.
Software ritel grosir dan service rg1cs ini mempunyai berbagai fitur sebagai berikut di antaranya adalah fitur untuk mendata barang, fitur untuk mendata pelanggan, fitur untuk mendata supplier, fitur untuk data sales, dan lain sebagainya.
Untuk fitur transaksi diantaranya adalah fitur untuk mencatat pembelian, fitur untuk mendata
penjualan, fitur untuk mendata service dan lain sebagainya serta mempunyai fitur laporan yang relatif lengkap.
Instalasi
Agar kita bisa menggunakan software ritel grosir dan servis maka kita harus menginstalasi installer software ritel grosir dan service ke dalam komputer atau laptop yang akan kita gunakan. Untuk keperluan install kita harus mempunyai file installer yang bisa kita dapatkan dari website atau dari cd yang kita beli. Jika kita mendownload dari website seperti berikut ini contoh installernya. Untuk menginstalasi softwarenya silakan dobel klik file exe untuk instal software ritel grosir kemudian klik lanjut lanjut sampai dengan finish.
Berbagai fitur dari software ritel grosir dan service versi rg1cs adalah sebagai berikut diantaranya adalah: ada menu transaksi dan menu master. Untuk menu master terdiri dari fitur barang, fitur
supplier, fitur pelanggan, fitur sales, fitur stock opname, fitur backoffice, fitur kalkulator, fitur password, dan fitur pengaturan. Untuk menu transaksi terdiri dari fitur pembelian, fitur penjualan, fitur service, fitur hutang, fitur piutang, fitur biaya, fitur kas, fitur katalog, dan fitur laporan. Berikut ini akan
dijelaskan satu per satu dari berbagai fitur yang tersedia di software ritel grosir dan service versi rg1cs tersebut.
Barang
Menu barang digunakan untuk mendata atau mencatat seluruh barang dagangan yang terdapat di toko. Di bagian jendela barang berbagai fitur yang tersedia diantaranya menu untuk memfilter semua data barang berdasarkan kategori, berdasarkan supplier, berdasarkan satuan. Disediakan pula fitur untuk merefresh data, fitur untuk ekspor seluruh data barang ke microsoft excel, fitur untuk mengimpor data barang dari microsoft excel, mengcopy label barcode, mencetak label barcode, fitur pencarian data barang berdasarkan kata kunci tertentu, menambahkan data barang baru, mengedit data yang sudah ada serta menghapus data barang. Untuk melakukan filter barang berdasarkan kategori kita bisa mengklik dropdown pada bagian category nanti kategori akan terfilter dengan sendirinya. Hal ini juga berlaku untuk filter berdasarkan supplier, berdasarkan satuan. Dibagian tampilan data barang untuk list yang tersedia di antaranya adalah nomor urut, kode, nama, kategori, jumlah stok, satuan, harga beli, harga jual acer, harga jual grosir, supplier.
Untuk input data barang kita bisa klik tombol tambah yang terdapat di jendela barang. Setelah itu akan muncul kotak input data barang yang terdiri dari kolom kolom sebagai berikut : kode, nama, kategori, satuan, harga beli, stock atau jumlah, harga jual acer, harga jual grosir, quantity grosir minimum,
supplier, setelah minimum, expired, lokasi, diskon simpan dan keluar. Untuk menambahkan data barang baru tinggal klik tambah pada bagian jendela barang kemudian silahkan isikan data barang sesuai dengan keadaan nyata kemudian setelah diisi lengkap silahkan klik simpan maka data barang baru akan ditampilkan di daftar barang yang telah ada di software ritel grosir dan service. Untuk mengedit data barang yang ada caranya adalah dengan double klik baris item barang yang akan diedit atau bisa juga dengan pilih baris yang akan diedit kemudian klik tombol edit yang berada di sebelah tombol tambah. Untuk menghapus data barang pada baris tertentu caranya adalah dengan pilih baris tertentu yang akan dihapus kemudian klik hapus kemudian klik yes kemudian klik yes. Untuk melakukan pencarian suatu data barang tertentu berdasarkan kata kunci yang ditetapkan, silahkan ketikan di kotak pencarian yang ada di bagian bawah tengah dari jendela barang software ritel grosir dan service kemudian tekan tombol enter di keyboard
Suplier
Menu untuk mendata supplier gunanya adalah untuk mendata pemasok barang dagangan ke toko grosir dan eceran anda. Di dalam menu pendataan supplier terdapat beberapa fitur diantaranya tambah data, edit data, hapus data, serta pencarian. Untuk kolom kolom yang tersedia diantaranya adalah kolom untuk nomor urut, kode, nama, alamat, telepon, kontak, rekening, dan keterangan. Untuk
menambahkan data supplier baru kita bisa klik tombol tambah kemudian akan muncul jendela untuk input data supplier dan kolom yang tersedia diantaranya adalah kode, nama supplier, alamat, telepon, email contact person, rekening, keterangan simpan dan keluar. Untuk menambahkan data supplier baru tinggal tambah isikan kemudian klik simpan, untuk mengedit tinggal double click baris yang akan diedit kemudian silahkan diubah lalu klik simpan. Untuk menghapus data supplier silahkan klik baris yang akan dihapus kemudian klik tombol hapus kemudian klik yes kemudian klik yes lagi. Untuk melakukan
Pelanggan
Menu pelanggan digunakan untuk mendata pelanggan atau langganan yang belanja ke toko grosir kita. Ada dua jenis pelanggan yaitu pelanggan biasa dengan harga ecer yang akan mendapatkan harga grosir jika membeli mencapai jumlah minimum grosir dan juga pelanggan dengan kategori grosir yang mana dia akan mendapatkan harga grosir berapapun jumlahnya dia beli. Untuk mendapat menambahkan data pelanggan baru klik tombol tambah kemudian silahkan isikan kode pelanggan nama pelanggan, alamat pelanggan, telepon pelanggan, keterangan, serta level pelanggan tersebut apakah pelanggan acer ataukah grosir. Kemudian silahkan klik simpan. Untuk melakukan pencarian data pelanggan silahkan ketikan di kotak pencarian lalu tekan enter di keyboard.
Sales
Menu sales digunakan untuk mendata sales yang ikut berjualan di toko grosir anda. Untuk
menambahkan data baru bisa klik tambah kemudian isikan data hanya bisa diisikan berupa kode sales nama sales, alamat sales, telepon, email, contact person, rekening, keterangan, lalu simpan.
Stock opname
Stock opname atau koreksi stok adalah suatu kegiatan untuk menselaraskan antara setok yang terdapat di komputer dengan stok yang ada di kenyataan. Hal ini biasanya terjadi karena terjadi perbedaan jumlah stok antara struktur fisik dan stok di komputer. Penyebabnya bisa bervariasi sehingga terjadi perbedaan seperti penjualan barang tidak melalui kasir, barang hilang dicuri tikus, barang hilang dicuri customer, barang hilang dicuri pelanggan dan lain sebagainya. Bisa juga karena barang rusak karena terjadi perbedaan antara stoknya nyata dan stok komputer maka perlu dikoreksi atau di samakan antara setok nyata dengan stock komputer. Stok komputer harus mengikuti stock nyata untuk itu harus
dilakukan koreksi stock untuk menyamakan. Stok komputer nantinya disamakan dengan stok kenyataan dan akan terhitung selisihnya yang nantinya selisih tersebut menjadi kerugian toko. Jika stok nyata kurang dari stok komputer dan biasanya yang menanggung adalah karyawan. Alasan kehilangan atau berkurang dan lain sebagainya diantaranya adalah hilang, , atau dipakai sendiri.
Back office
Menu backoffice dari software ritel grosir dan servis ini diantaranya adalah menu untuk input data dari excel serta ekspor dari excel, pembuatan barcode, pembuatan kode otomatis, serta ubah wallpaper. Untuk input data dari excel diantaranya yang tersedia adalah input data barang, import data supplier, import data pelanggan, serta import data sales. Untuk fitur eksport ke excel fitur yang tersedia di antaranya adalah ekspor data barang, ekspor data supplier, ekspor data pelanggan, ekspor data pembelian global, export data pembelian, eksport data penjualan global, eksport data penjualan detail, ekspor data kas, export data utang, export data piutang. Dari berbagai fitur ini anda bisa melakukan input data dari excel untuk dimasukkan ke software jika saja anda sudah mempunyai data di excel yaitu yang bisa dimasukkan di antaranya adalah data barang, data supplier, data pelanggan. Sedangkan untuk mengeluarkan data dari software ritel grosir dan service ke microsoft excel data yang bisa dikeluarkan di antaranya adalah : barang, supplier, pelanggan, pembelian detail, pembelian global, penjualan global, hutang, piutang. Anda juga bisa membuat label barcode untuk barang barang yang tidak ada label barcode menggunakan fitur yang terdapat di menu backoffice dari software toko grosir dan service.
Password
Menu ubah password digunakan untuk merubah password anda. Cara untuk merubahnya diantaranya adalah pertama silahkan pilih nama operator yang akan di ubah password nya lalu isikan password lama. Jika password lama nya masih kosong belum diisi password maka silahkan kosongkan saja password lama silahkan isikan password baru dua kali kemudian klik merubah.
Pengaturan
Pengaturan berfungsi untuk melakukan setting dan mengatur sesuatu jalannya software ritel grosir dan service. Didalam fitur pengaturan ini terdapat berbagai pengaturan diantaranya adalah pengaturan data operator, pengaturan header, pengaturan footer, pengaturan alamat email laporan, pengaturan
editing pembelian, penentuan harga grosir dan ecer, pembulatan penjualan, serta title bar dan terdapat versi software.
Pengaturan data operator, pengaturan data operator ini fungsinya untuk mendata semua operator atau user yang menggunakan software ritel grosir dan service dan siapa saja yang diizinkan login. Untuk defaultnya data operator yang ada menggunakan nama master dan bisa membuka semua fitur yang ada di software retail grosir dan service. Untuk menambahkan data operator baru silakan klik tombol tambah operator baru nanti akan muncul jendela untuk mengisikan data operator. Silahkan isikan nama operator nya lalu isikan passwordnya jika perlu selalu di bawahnya ada wewenang jangan lupa untuk mencentang hak akses apa saja yang diberikan ke operator tersebut. Misalkan saja jendela barang ada tambah edit hapus silahkan centang dan seterusnya. Setelah mengisikan nama operator password dan hak aksesnya silahkan klik simpan maka nama operator tersebut akan muncul di deretan data operator. Pengaturan header pengaturan ini berfungsi untuk menentukan header dari struk yang dicetak. Jika yang versi per komputer maka bisa disetting sendiri untuk headernya. Jika versi full unlimited maka settingan ini tidak berfungsi karena sudah langsung atas nama toko yang membeli. Selanjutnya footer ada tiga sampai empat baris ini bisa di setting sendiri. Untuk menyetting silahkan isikan data nya lalu klik save. Kemudian ketersediaan editing penjualan ini berfungsi untuk mensetting bagian kasir penjualan. Apakah tanggal penjualan tidak bisa dirubah ataukah tanggal penjualan bisa dirubah. Apakah harga penjualan tidak bisa dirubah atau gak bisa dirubah. Jika toko anda melakukan tawar menawar dalam penjualan nya maka silahkan disetting agar harga jual bisa diubah. Jika toko anda menerapkan harga yang pas dan tidak boleh tawar menawar silakan disetting agar harga penjualan tidak bisa dirubah. Apakah bisa mendapatkan diskon penjualan produk ataukah tidak. Jika diperbolehkan memberikan diskon perfektur silahkan di setting dapat memberi diskon penjualan per faktur. Begitu juga dengan pembelian silahkan di setting. Kemudian penentuan harga grosir dan ecer bisa disetting juga apakah auto atau manual. Jika menginginkan manual maka silahkan klik manual agar di penjualan kita bisa menentukan harga apakah pelanggan mendapatkan harga acer atau grosir kita bisa menentukannya secara langsung di kasir. Jika auto maka akan mengikuti quantity grosir dan juga pelanggan grosir ataukah ecer. Kemudian pembulatan penjualan berfungsi untuk menentukan apakah nominal totalnya dibulatkan atau tidak jika nominalnya dibulatkan maka sesuai dengan pembelian dan penjualan ke angka terdekat apakah 100 rupiah atau 500 rupiah. Kemudian title bar fungsinya untuk mensetting judul software. Kemudian ada versinya diantaranya misalkan software ritel grosir dan service.
Pembelian
Fitur pembelian digunakan untuk mencatat data pembelian kepada supplier. Fitur dari pembelian ini terdiri dari berbagai inputan yang bisa kita input diantaranya adalah tanggal transaksi, nomor faktur pembelian, apakah tunai atau kredit, kode supplier, kode barcode, jumlah, harga beli dan seterusnya. Untuk tanggal, tanggal pembelian kepada supplier supplier nomor faktur diisikan dengan kode otomatis muncul diikuti dengan nomor faktur pembelian kepada supplier kemudian digunakan untuk memilih apakah transaksi pembelian kepada supplier anda tunai atau tempo. Jika tempo maka akan menjadi piutang akan menjadi hutang jika pembelian tunai maka kas toko anda akan berkurang. Kode supplier digunakan untuk menentukan supplier mana, kemudian dibawahnya ada pengisian data barang yang dibeli untuk langkah langkahnya adalah sebagai berikut pertama isikan kode barcode barang yang dibeli, isikan kode barcode yang dibeli bisa juga dengan menekan tombol f1 dan memilih dari daftar kemudian setelah itu isikan jumlah belinya lalu tekan enter kemudian isikan harga beli biji nya lalu tekan enter sampai masuk ke daftar belanja. Ulangi semua langkah pengisian barang sampai semua barang masuk dan jika sudah selesai isikan jumlah tunai jika pembelian tunai. Setelah selesai silahkan klik simpan. Jika perlu klik cetak. Silahkan pilih model yang tersedia apakah model 1 atau model 2. Jika sudah selesai klik tombol baru.
Untuk harga beli silahkan isikan harga beli saat ini pada nantinya harga pokok penjualan atau hpp akan dihitung secara average atau rata rata. Perhitungan ini sudah otomatis dilakukan oleh software sehingga
anda tidak perlu menghitung manual. Namun harga pokok penjualan bisa anda tentukan sendiri yang secara default telah dihitung oleh softwarenya secara rata rata.
Menu Penjualan
Menu penjualan digunakan untuk transaksi penjualan kepada customer.
Untuk melakukan penjualan, klik menu penjualan, klik tombol Penjualan (Kasir). Setelah itu akan muncul jendela kasir, silakan isikan data yang diperlukan.
CARA MENGGUNAKAN JENDELA KASIR PENJUALAN
Jendela kasir penjualan software ini dirancang agar mudah diguanakan dan cepat dalam pengoperasian. Untuk penjualan, jika menggunakan scanner barcode, jika barang yang dibeli hanya satu, maka tinggal scan-scan saja barangnya tanpa harus menekan tombol apa-apa di jendela kasir.
Jika ada barang yang dibeli lebih dari satu, maka sebelum di scan harus diisikan dulu jumlah belinya lalu diikuti tanda bintang. Misal, ada customer membeli 3 unit kecap ABC, maka di bagian kode barang silakan ketikkan 3* lalu diikuti menscan barang. Jika manual ketik, silakan ketik 3*kode barang.
RUMUS KOLOM KODE BARANG DI JENDELA KASIR
Jika beli hanya satu biji Jika lebih dari satu Langsung scan atau langsung ketik kode barang lalu
enter.
JumlahBeli *
Contoh: 6586758575747 atau 1*6586758575747 Contoh: 3*6586758575747
Jika di daftar barang yang dibeli sudah ada item yang dimasukkan, namun ingin melakukan pending transaksi, bisa klik tombol pending atau tekan tombol F3 di keyboard. Untuk membuka daftar pending transsaksi bisa tekan tombol daftar pending atau tekn tombol F4 di keyboard.
Menu Hutang
Menu hutang digunakan untuk melihat daftar hutang yang timbul dari transaksi pembelian yang tidak dibayar tunai. Daftar hutang ini muncul otomatis jika sudah ada transaksi pembelian tidak tunai dan hilang otomatis jika sudah dilakukan pembayaran lunas.
Dobel kik item hutang yang akan dibayar lalu silakan isikan nominal pembayaran. Silakan klik simpan, lalu silakan klik cetak jika diperlukan.
Menu Piutang
Menu piutang digunakan untuk melihat daftar piutang pelanggan yang melakukan pembelian tidak secara tunai. Piutang adalah harta milik toko yang belum diterima toko karena pelanggan melakukan pembayaran secara tempo. Daftar piutang akan hilang dari daftar secara otomatis jika sudah lunas.
Dobel klik item piutang untuk melakukan pembayaran. Selain dobel klik juga bisa pilih dulu item yang akan dibayar lalu klik “Bayar”.
Menu Biaya
Biaya bisa berupa biaya telpon, biaya listrik, biaya iuran keamanan dll.
Menu Kas
Menu kas ini berisi data arus kas (cashflow) yang terjadi dalam transaksi seperti transaksi pembelian tunai, penjualan tunai, bayar hutang, bayar piutang, retur serta biaya. Selain itu data arus kas ini bisa diinput manual dengan klik tombol tambah.
Menu Katalog
Menu katalog digunakan untuk pencarian barang. Disediakan untuk pelanggan agar mudah dalam tracking barang yang dicari. Ketikkan kata kunci yang dicari lalu tekan Enter di keyboard atau klik tombol Pencarian Barang.
Menu Laporan
Silakan klik item laporan yang ingin dibuka.
Ada bermacam-macam laporan yang bisa langsung dieksplorasi dari softwarenya langsung. Silakan dicoba langsung dari softwarenya untuk melakukan pembelajaran.
Service
Menu servis digunakan untuk mendata layanan servis yang dilakukan oleh pelanggan kepada toko kita. Di menu servis ini terdapat berbagai fitur diantaranya adalah daftar service, terima servis, ambil service. Di daftar service ini terdapat fitur di antaranya kolom service dan menu untuk memilih mana yang belum diambil dan mana yang sudah diambil. Untuk kolom daftar service terdapat kolom kolom diantaranya faktur, tanggal, kode pelanggan, nama pelanggan, deskripsi, uang muka dan status
pengambilan. Kemudian di menu terima servis terdapat kolom untuk kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, telepon pelanggan, deskripsi servis, uang muka, simpan, cetak, penentuan ukuran cetakan, dan tombol baru. Untuk menerima service bisa dengan memasukkan data pelanggan terlebih dahulu kemudian memasukkan deskripsi service kemudian isikan uang muka jika pelanggan memberikan
uang muka lalu klik simpan lalu cetak. Untuk mengisikan data pelanggan bisa mengisi data baru bisa juga memilih dari daftar yang sudah ada. Selanjutnya untuk ambil service pertama dengan memasukkan data pelanggan kemudian memasukkan nomor service mana yang akan diambil silakan masukkan total biaya servis nya jika belum diisikan atau bisa di isikan di menu daftar service. Klik simpan lalu klik cetak.
“Experience is the best teacher” – “Pengalaman adalah guru yang paling baik”
