MANUAL BOOK
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA
MANUSIA
BERBASIS WEB
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karuniahNya
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Kementerian Perhubungan telah
dikembangkan dari program aplikasi berbasis windows menjadi program aplikasi
berbasis web. Migrasi data dari program aplikasi berbasis windows ke program aplikasi
berbasis web telah dilakukan pada bulan Februari 2009, sehingga untuk pemutakhiran
(updating) data kepegawaian setiap unit kerja di lingkungan Departemen Perhubungan sudah dapat menggunakan aplikasi yang baru. Program aplikasi kepegawaian yang Sistem Informasi SDM Departemen Perhubungan telah disusun buku manual dan buku
DAFTAR ISI
1. Pendahuluan………... 2. Maksud & Tujuan………... 3. Login User……… 4. Proses Admin UPT………..………...
a.Menambah Data ………...
1. PENDAHULUAN
Pusat Data dan Informasi Kementerian Perhubungan (PUSDATIN KEMENHUB)
merupakan institusi di bawah struktur Kementerian Perhubungan dengan salah satu
tugasnya sebagai penyedia layanan data dan informasi berbasis komputer di
lingkungan Kementerian Perhubungan. Dan berkaitan dengan data kepegawaian yang
ada, maka Pusat Data dan Informasi Kementerian Perhubungan (PUSDATIN
KEMENHUB) berpandangan akan pentingnya dibangun sebuah Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia (SDM) yang lebih memadai sekaligus dapat memberikan
informasi secara cepat, tepat dan akurat. Membangun kembali sebuah aplikasi dalam
rangka mengembangkan sistem informasi yang sudah ada di bidang sumber daya
manusia dengan menggunakan basis WEB, merupakan sebuah pandangan yang
mengacu pada kemajuan untuk keluar dari masalah yang ada. Misalnya saja ada kasus
jatuhnya masa pensiun seorang pegawai disebuah daerah tertentu, maka dalam waktu
bersamaan pula pihak administrasi dari kepegawaian akan mengetahuinya dalam
waktu singkat.
2. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud, dan tujuan dari pembuatan buku petunjuk ini adalah untuk
mempermudah admin (pengelola kepegawaian) dalam menjalankan Sistem Informasi
SDM Berbasis WEB di lingkungan Kementerian Perhubungan.
3. LOGIN USER
Untuk masuk kedalam aplikasi harus menggunakan username dan password.
Agar setiap pegawai mempunyai username dan password, maka admin akan
memasukan data-data personal pegawai, ketika data sudah tersimpan maka secara
otomatis user tersebut akan mempunyai username dan password berupa NIP
Admin Login kedalam Aplikasi
Setelah masuk ke dalam aplikasi, maka admin akan memasukan data-data
perorangan untuk dapat membuat username dan password untuk masing-masing
pegawai. Ketika data disimpan setelah memasukan pada input halaman pertama,
secara otomatis username dan password dibuat dengan menggunakan nip
4. PROSES UPDATE DATA
a. Menambahkan Data
Dalam proses menambahkan data halaman pertama Admin (pengelola kepegawaian) dapat menambahkan data pegawai sesuai dengan komposisi pegawai di unit kerja yang bersangkutan. Dalam pengisiian harus diisi secara lengkap dan tepat, karena apabila tidak sesuai akan mempengaruhi pada menu laporan di menampilkan data.
Menambahkan Data Pendidikan
Menambahkan pendidikan di input setelah proses menambah data halaman pertama, untuk pengisian data pendidikan pertama harus menginput NIP pegawai yang ingin di input datanya untuk memproses pencarian/ menghubungkan data pegawai yang bersangkutan setelah itu isi data pendidikan pegawai tersebut secara lengkap. Menambahkan data pendidikan harus sesuai dengan pendidikan Formal pegawai tersebut. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/tampil tabel data pendidikan pegawai tersebut.
Menambahkan data Kursus sama proses peng-inputannya dengan menambahkan pendidikan hal pertama dilakukan ketik NIP pegawai yang ingin ditambahkan, lalu isi data secara lengkap dan tepat. Data kursus yang harus di input yaitu kursus yang dilaksanakan di Kementerian Perhubungan, seperti Diklat Teknis, Diklat Fungsional, Workshop dan Seminar. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel data kursus pegawai tersebut.
Menambahkan Data Diklat Perjenjangan
Menambahkan Data Diklat Perjenjangan di input apabila pegawai sudah mengikuti diklat PIM IV (SEPALA/ADUM), PIM III (SEPADYA/ SPAMA), PIM II (SESPA/SPAMEN), PIM I (SPAT I) dan LEMHANAS. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel data Diklat Perjenjangan pegawai tersebut.
Menambah Data Kepangkatan
Menambahkan Data Kepangkatan di input untuk mengisi data kepangkatan/Golongan Pegawai dan kenaikan pangkat pegawai. sehingga dapat mengetahui Sejarah kepangkatan pegawai tersebut dari golongan terendah sampai keatas. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel data kepangkatan pegawai tersebut.
Menambahkan Data Jabatan
Jabatan karena nanti kedepannya pada masalah Reformasi Birokrasi Jabatan akan di hitung besar Beban Kerjanya, Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel data jabatan pegawai tersebut.
Menambah data Tanda Jasa
Menambahkan Data Tanda Jasa di input untuk pegawai yang sudah memiliki penghargaan dari Kementerian Perhubungan dan penghargaan dari Instansi Pemeritahan. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel data Tanda Jasa tersebut.
Menambahkan Data Kunjungan Luar Negeri
Menambahkan Data Istri/ Suami
Menambahkan Data Istri/ Suami di input bagi Pegawai yang sudah Menikah atau yang sudah memiliki Suami/ Istri. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel Data Istri/ Suami tersebut.
Menambahkan Data Ayah dan Ibu
Menambahkan Data Ayah dan Ibu Mertua
Menambahkan Data Anak, Ayah dan Ibu, Ayah dan Ibu Mertua di input sesuai dengan data pribadi Pegawai. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik “TAMBAH” maka akan muncul/ tampil tabel Data Istri/ Suami tersebut.
b. Mengubah Data
Berikut Contoh Mengubah Data Pegawai :
Tampilan Ubah Halaman Pertama
Tampilan Ubah Halaman Pertama Cara manegubah Data Pendidikan Pegawai :
Tampilan mengubah Data Pendidikan
5. TAMPILAN LAPORAN
Laporan pada Menu Menampilkan data Berfungsi Sebagai Tampilan Keseluruhan data yang sudah diproses dalam beberapa bentuk tertentu dengan adanya Menu ini kita dapat mempermudah menampilkan keseluruhan pegawai dan dapat dengan cepat mengetahui Berapa jumlah pegawai yang sudah di input. Berikut data yang dapat di tampilkan :
1. Struktur organisasi
Menampilkan Struktur Organisasi Per Unit Kerja Eselon I
3. Pegawai per unit kerja
5. Pejabat fungsional
13. Sudah mengikuti diklat penjenjangan LEMHANNAS ... 14. Dapat mengikuti diklat penjenjangan LEMHANNAS ... 15. Dapat menduduki jabatan eselon ...
16. Akan naik pangkat ... 17. Akan naik gaji berkala ...
20. Tingkat pendidikan ... 21. Disiplin ilmu S1 ...
22. Disiplin ilmu (lebih dari satu) ... 23. Sarjana teknik ...
24. Sarjana non teknik
25. Golongan IV tanpa jabatan struktural ... 26. NIP tertentu
27. Nama tertentu
28. Usia 55 tahun atau lebih
29. Akan pensiun (S1 - S3) dalam ... tahun lagi 30. Akan pensiun (dibawah S1) dalam ... tahun lagi 31. Telah pensiun ...
32. Mantan pejabat ...
33. Pejabat yang telah mencapai golongan puncak ... 34. Golongan III/b puncak ...
35. Komposisi pegawai berdasarkan golongan / ruang gaji 36. Komposisi pegawai berdasarkan eselon
37. Komposisi pegawai berdasarkan diklat penjenjangan 38. Komposisi pegawai berdasarkan tingkat pendidikan 39. Komposisi pegawai berdasarkan agama
40. Dokter ... 41. Ulang Tahun ...
42. Pejabat yang wajib membuat LKPN ... 43. Lahir di Provinsi ...
45. Telah dikenai hukuman pelanggaran disiplin ... 46. Pegawai per Agama ...
47. Lancar berbahasa ...
48. Pendidikan S2 Transportasi 49. Daftar Konversi Per Unit Kerja