SOFTWARE APLIKASI INVENTARIS BARANG - Rumah Pendidikan PANDUAN

(1)

PANDUAN DASAR PENGGGUNAAN APLIKASI SIMPLE INVENTORY

Simple Inventory adalah sebuah aplikasi computer yang di rancang khusus untuk mendata barang-barang inventaris yang di miliki oleh sebuah lembaga atau perusahaan. Adapun Jenis Barang inventaris yang dapat dikelolah dengan aplikasi ini termasuk dalam kategori Barang (seperti printer, computer, projector, meja dll), Bangunan atau Gedung dan Tanah. Tujuan utama di buat aplikasi ini adalah untuk lebih memudahkan dalam pendataan serta pengelolahan barang – barang inventaris.

Secara Umum, alur dari aplikasi ini dapat di gambarkan sebagai Berikut :

Berikut adalah langkah langkah Penggunaan Aplikasi Simple Inventory.

1. Buka Start  All program -- > Simple Inventory dan Klik Simple Inventory.exe. Akan Terbuka menu Login. Jika anda pertama kali menggunakan aplikasi ini isi :

Username : admin Password : admin

Seting Lembaga Master Data

Input Barang

Input Gedung/ Bangunan

Input Tanah

Mutasi Barang, Proses Opname, Non Aktif Barang

Inventaris

(2)

Dari tampilan diatas kita dapat melihat beberapa menu Utama Aplikasi Simple Inventory yang terdiri drai File, Inventaris, Proses, Laporan, Tools, Admin dan Help.

a. Menu File

Menu ini berisi Sub Menu Exit, yang berfungsi untuk keluar dari aplikasi

b. Menu Inventaris

Menu Inventaris terdiri dari :

- PENGADAAN BARANG

(3)

Tombol tambah untuk menambahkan pengadaan barang, klik tombol tersebut, lalu isi semua field yang telah di sediakan mulai dari Kode Barang, nama barang sampai harga barang. Untuk nama barang, jika nama barang belum ada di daftar, anda bisa mengisikannya terlebih dahulu melalui menu Utama 

Admin Master Data. Jika sudah di isi semua, klik tombol Simpan Untuk Menyimpannya.

Tombol Batal untuk membatalkan proses, baik ketika akan mengubah data atau menambah data.

Tombol Ubah untuk mengubah data yang ada karena mungkin terdapat kesalahan, maka untuk mengubahnya pilih salah satu data di daftar Pengadaan yang ingin di ubah, lalu tekan tombol ubah,lalu lakukan perubahan data. jika sudah di ubah lalu tekan tombol Simpan.

Tombol Cetak, ini digunakan untuk mencetak Label barcode barang inventaris. Pada sub menu ini terdapat dua pilihan, yaitu Satu barang dan Semua Barang. Jika yang di pilih satu barang, maka label barcode yang tercetak hanya satu barang yang di pilih saja. Jika yang di pilih semua barang, maka label barcode yang tercetak adalah semua barang inventaris yang ada.

Tombol Cari, ini digunakan untuk mencari data pengadaan barang. Untuk menggunakan ini, pilih terlebih dahulu filter lokasi, lalu isikan kode atau nama barng, lalu tekan tombol cari. Jika data yang anda cari ditemukan akan di tampilkan di daftar.

Tombol Refrash, ini digunakan untuk merefrash / meload semua data pengadaan.

Tombol tutup, ini digunakan untuk menutup atau keluar dari Form Pengadaan Barang.

- INPUT TANAH

(4)

Tombol tambah untuk menambahkan data tanah inventaris, klik tombol tersebut, lalu isi semua field yang telah di sediakan mulai dari Kode Tanah, No Sertifikat sampai penggunaan Tanah. Jika sudah di isi semua, klik tombol Simpan Untuk Menyimpannya.

Tombol Ubah, ini digunakan untuk mengubah data yang ada mungkin karena terdapat kesalahan, maka untuk mengubahnya pilih salah satu data di daftar Pengadaan yang ingin di ubah, lalu tekan tombol ubah,lalu lakukan perubahan data. jika sudah di ubah lalu tekan tombol Simpan.

Tombol Cari, ini digunakan untuk mencari data Tanah Inentaris. Untuk menggunakan ini, isikan kode atau nama Pemiik, lalu tekan tombol cari. Jika data yang anda cari ditemukan akan di tampilkan di daftar.

- INPUT GEDUNG / BANGUNAN

(5)

Tombol tambah untuk menambahkan data Gedung / Bangunan inventaris, klik tombol tersebut, lalu isi semua field yang telah di sediakan mulai dari Kode Gedung, Nama Gedung sampai Keterangan Jika sudah di isi semua, klik tombol Simpan Untuk Menyimpannya.

Tombol Ubah, ini digunakan untuk mengubah data yang ada mungkin karena terdapat kesalahan, maka untuk mengubahnya pilih salah satu data di daftar Pengadaan yang ingin di ubah, lalu tekan tombol ubah,lalu lakukan perubahan data. jika sudah di ubah lalu tekan tombol Simpan.

Tombol Cari, ini digunakan untuk mencari data Bangunan Inventaris. Untuk menggunakan ini, isikan kode atau nama Pemiik, lalu tekan tombol cari. Jika data yang anda cari ditemukan akan di tampilkan di daftar.

2. MENU PROSES

Menu Proses terdiri dari : - MUTASI BARANG

Form ini digunakan untuk melakukan proses mutasi / memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi yang lain.

1. Pilih Lokasi

(6)

Untuk Menampilkan barang yang ingin di mutasi, klik filter ruang / Lokasi terlebih dahulu. Setelah barang tampil, Double klik nama barang yang ingin di mutasi atau klik tanda > sehingga barang akan pindah ke daftar sebelahnya. Jika barang sudah pindah ke daftar sebelahnya pilih lokasi tujuan lalu klik Tombol Mutasi sekarang.

- PROSES OPNAME

Menu ini digunakan untuk mencocokkan kedaan / kondisi data antara data barang inventaris yang data di dalam aplikasi dengan data yang ada di lapangan.

Untuk Menampilkan barang yang ingin di Opname / di cek, klik filter ruang / Lokasi terlebih dahulu. Setelah barang tampil, klik nama barang yang ingin di proses Opname. Setelah itu pilih kondisi Kondisi Barang Saat ini, baik, sedang atau rusak. Setelah itu tekan Simpan untuk menyimpan datanya.

3. Pilih Lokasi Tujuan

4. tekan tombol Mutasi sekarang untuk melakukan proses mutasi

1. Pilih Lokasi

2. Klik Nama Barang yang ingin di proses

3. Pilih Kondisi Barang Saat ini

(7)

- BARANG NON AKTIF

Menu Barang Non Aktif adalah menu yang digunakan untuk melakukan proses menon-Aktifkan Barang inventaris, baik yang berupa barang, tanah dan gedung atau bangunan. Proses non aktif perlu dilakukan jika data barang dalam system / aplikasi adata tetapi sudah tidak di lapangan mungkin karena rusak/hilang/dijual. Maka ini perlu di non aktifkan.

Proses Non Aktif Barang Inventaris.

Untuk Menampilkan barang yang ingin di non aktifkan, klik filter ruang / Lokasi terlebih dahulu. Setelah barang tampil, klik nama barang yang ingin di non aktifkan. Setelah itu pilih penyebab non aktif, rusak atau dijual Setelah itu tekan Simpan untuk menyimpan datanya.

3. LAPORAN

Menu ini digunakan untuk mencetak semua data inventaris, baik yang berupa barang, tanah, gedung atau bangunan. Serta barang yang masih aktif atau yang sudah tidak aktif.

1. Pilih Lokasi

2. Klik Nama Barang yang ingin di Non aktifkan

3. Penyebab Non Aktif

(8)

Dari gambar diatas dapat kita lihat, terdapat beberapa pilihan laporan yang bisa kita pilih. Untuk menampilkan laporan yang akan di cetak, silakan klik salah sau dari judul yang ada.

- Laporan Pengadaan barang

Menu ini digunakan untuk menampilkan dan mencetak semua data pengadaan barang yang pernah dilakukan.

Tombol Tampilkan data, ini digunakan untuk menampilkan data pengadaan barang. Caranya pilih filter tanggal penggadaan barang, yaitu dengan memilih tanggal awal sampa tanggal akhir lalu teka tampilkan data.

(9)

- Laporan barang Inventaris

Menu ini digunakan untuk menampilkan dan mencetak semua barang inventaris yang masih aktif.

Tombol Tampilkan data, ini digunakan untuk menampilkan data semua barang inventaris. Disini anda bisa memfilter / menyaring data yang ingin di tampilkan sesuai dengan nama barang, nama lokasi dan keadan barang.

Tombol Preview, ini digunakan untuk melihat preview data barang inventaris sebelum di cetak. Disini anda bisa memfilter / menyaring data yang ingin di tampilkan sesuai dengan nama barang, nama lokasi dan keadan barang.

- Laporan Proses opname

(10)

Tombol Tampilkan data, ini digunakan untuk menampilkan data opname barang Caranya pilih filter tanggal durasi saat proses opname, yaitu dengan memilih tanggal awal sampa tanggal akhir lalu teka tampilkan data.

Tombol Preview, ini digunakan untuk melihat preview data opname barang sebelum di cetak. Caranya pilih filter tanggal proses opname, yaitu dengan memilih tanggal awal sampa tanggal akhir lalu tekan tampilkan data.

- Laporan Mutasi Barang

Menu ini digunakan untuk melihat dan mencetak data proses mutasi barang inventaris drai satu lokasi ke lokasi yang lain.

Tombol Tampilkan data, ini digunakan untuk menampilkan data Mutasi barang Caranya pilih filter tanggal durasi saat proses opname, yaitu dengan memilih tanggal awal sampa tanggal akhir lalu teka tampilkan data.

(11)

- Laporan Barang Non Aktif

Menu ini digunakan untuk melihat dan mencetak data barang Inventaris yang sudah non aktif / tidak dimiliki lagi.

Tombol Tampilkan data, ini digunakan untuk menampilkan data barang inventaris yang sudah tidak aktif. Sebelum di tampilkan anda bisa menyaring data dengan filter Taggal mulai mutasi dan tanggal khir mutasi, Nama barang serta Lokasi Barang.

Tombol Preview, ini digunakan untuk melihat preview data Barang yang sudah Non Aktif sebelum di cetak. Caranya pilih filter tanggal proses opname, yaitu dengan memilih tanggal awal sampa tanggal akhir lalu tekan tampilkan data.

4. MENU TOOLS

Menu ini berisi beberapa sub menu termasuk koneksi database, backup, restore.

- Koneksi

(12)

Tombol Open, ini digunakan untuk membuka / mencari lokasi file database

Tombol Test Koneksi, ini digunakan untuk mengetes koneksi database yang anda pilih, apakah bisa terhubung dengan aplikasi atau tidak. Jika bisa terhubung berarti database yang anda pilih sudah benar.

- Backup

Menu ini digunakan untuk membackup database aplikasi aplikasi anda. Secara berkala anda perlu melakukan backup database anda untuk menghindari hal-hal yang tidak di inginkan.

Untuk melakukan proses Backup, klik Open, pilih lokasi untuk penyimpanan data hasil backup. Setelah itu tunggu sampai proses backup selesai. Jika berhasil akan muncul pesan “backup sukses”

- Restore

(13)

Untuk melakukan proses Restore, Klik Open, cari dimana anda menyimpan database yang pernah anda backup. Jika sudah ketemu, pilih file tersebut lalu tekan Tombol Restore. Dan tunggu sampai proses selesai.

- Reset

Menu ini digunakan untuk mereset / menghapus semua data yang pernah anda masukkan.

 Reset Data Barang : akan menghapus semua data barang invenataris, data mutasi barang, data opname.

 Reset Data tanah : akan menghapus semua data inventaris yang berupa tanah, Reset data Bangunan : akan menghapus semua data inventaris yang berupa gedung / bangunan, data non aktif gedung bangunan.

 Reset semua Inventaris non aktif : akan menghapus semua data inventaris yang sudah non aktif.

5. MENU ADMIN.

Menu ini berisi beberapa Sub menu seperti master Data, Set Lembaga, Group User, User dan Wallpaper.

- Master Data

(14)

Master Barang

Ini digunakan untuk menginputkan data nama-nama barang yang nantikan akan di tampilkan pada Pilihan Nama Barang yang ada pada menu Pengadaan barang.

Untuk menambahkan data Master Barang, klik Tombol Tambah, lalu isi Nama Barang dan Keterangan, setelah itu Klik Tombol simpan. Lakukan seperti sampai semua data master nama barang tercukupi.

Master Lokasi

Ini digunakan untuk menginputkan data nama-nama lokasi / ruang yang nantikan akan di tampilkan pada Pilihan Nama Lokasi yang ada pada menu Pengadaan barang.

(15)

Master Merk

Ini digunakan untuk menginputkan data nama-nama merk batang yang nantikan akan di tampilkan pada Pilihan Nama merk yang ada pada menu Pengadaan barang.

Untuk menambahkan data Master Barang, klik Tombol Tambah, lalu isi Nama Barang dan Keterangan, setelah itu Klik Tombol simpan. Lakukan seperti sampai semua data master nama barang tercukupi.

- Seting Lembaga

Menu ini digunakan untuk mengisi / menginputkan data data lembaga / perusahaan yang dibutuhkan pada aplikasi.

(16)

- Group User

Menu ini digunakan untuk mengatur terhadap level user yang berkaitan denga hak akses terhadap aplikasi. Misalkan saja, Group admin, memiliki hak akses terhadap semua menu yang ada dalam aplikasi. TU, memiliki hak akses hanya sebatar pada menu Inventaris, proses, dan Laporan. Dan User, hanya bisa mengakses Menu Lapporan saja.

Untuk menambah data Group, klik tombol tambah, Isi nama Group dan Keterangan, pada hak akses, centang menu apa saja yang diperbolehkan untuk dapat diakses.Setelah itu klik Tombol simpan untuk menyimpannya.

- Data User

(17)

Untuk mulai menambahkan User, klik Tombol Tambah, isi semua data yang telah di sediakan mulai dari Nama user, nama Lengkap, Pasword, dan Level Group. Untuk menyimpannya tekan Tombol Simpan.

Wallpaper

Menu ini digunakan untuk mengubah sampul / wallpaper Aplikasi Simple Inventrory.

6. MENU HELP.

Menu ini terdari dari beberapa Sub Menu About, Tutorial dan Aktivasi. - Menu About

Menu ini memberikan informasi tentang nama aplikasi, versi dan pembuat aplikasi

- Menu Tutorial

Menu ini berisikan tutorial cara penggunaan Aplikasi Simple Inventrory.

- Menu Aktivasi.

Menu ini digunakan untuk melakukan aktivasi agar aplikasi bisa digunakan secara Full Versi.

Demikian Tutorial Penggunaan Aplikasi Simple Inventory semoga dapat membantu dan mempermudah anda dalam mengoperasikan aplikasi kami. Kritik, saran dan bug apikasikasi silakan kirimkan ke :

Email : ichasoft@gmail.com Telpn. 085645125372 ( Indosat ) Telpn. 081235144497 ( Telkomsel )