BAB III METODE PENELITIAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan
4.1.4 Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap divisi pada Politeknik Unggul LP3M Medan.
1. Direktur
a) Menyusun Statuta beserta perubahannya
b) Menyusun dan/ atau menetapkan kebiajakn akademik setelah mendapat pertimbangan senat
c) Menyusun dan menetapkan norma akademik setelah mendapat
pertimbangan senat
d) Menyusun dan menetapkan kode etik sivitas akademik setelah mendapat pertimangan senat
e) Menyusun dan / atau mengubah rencana pengembangan jangka panjang f) Menyusun dan/ atau mengubah rencana strategis 5 (lima) tahun
g) Mengelola pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat sesuai dengan rencana kerja dan anggaran
h) Menyusun dan/atau dapat mengubah rencana pengembangan jangka panjang;
i) Menyusun dan/atau mengubah rencana strategis 5 (lima) tahun;
j) Menyusun dan/atau mengubah rencana kerja dan angggaran tahunan (rebcana operasional);
k) Mengelola pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan rencana kerja dan anggaran tahunan;
l) Mengangkat dan/atau memberhentikan Pembantu Direktur dan pimpinan unit di bawah Direktur berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan;
m) Menjatuhkan sankdi sivitas akademika dan tenaga kependidikan yang melakukan pelanggaran terhadap norma, etika dan/atau peraturan akademika berdasarkan rekomendasi senat;
n) Menjatuhkan sanksi kepada dosen dan tenaga kependidikan yang melakukan pelanggaran sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
o) Membina dan mengembangkan dosen dan tenaga kependidikan;
p) Menerim, membina, mengembangkan, dan memberhentikan mahasiswa; q) Mengelola anggaran sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
r) Menyelenggarakan sistem informasi manajemen berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang handal yang mendukung pengelolaan tridharma perguruan tinggi, akuntansi dan keuangan, kepersonaliaan, kemahasiswaan dan kealumnian;
s) Menyusun dan menyampaikan laporan pertanggunng jawaban
penyelenggaraan tridarma kepada Menteri;
t) Membina dan mengembangkan hubungan dengan alimni, pemerintah, pemerintah daerah, pengguna hasil kegiatan tridarma perguruan tinggi dan masyarakat; dan Memelihara keamanan, keselamatan, keselamatan dan
ketertiban kampus serta kenyamanan kerja untuk menjamin kelancaran kegiatan tridharma perguruan tinggi.
2. PUDIR I (Pembantu Direktur I)
a) Membantu direktur dalam memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, membina tenaga pengajar , dan pengembangan daya nalar mahasiswa;
b) Mempersiapkan program pendidikan baru dalam berbagai tingkat maupun program;
c) Membina dan mengelola administrasi akademik;
d) Mengkoordinasikan penyelenggaraan Matakuliah Pengembangan
Kepribadian (MPK) dan Matakuliah Keahlian dan Keterampilan (MKK); e) Membina dan mengembangankan pemberdayaan Perpustakaan;
f) Mengadakan koordinasi dengan Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian pada Masyarakat di lingkungan Akademik.
3. PUDIR II (Pembantu Direktur II)
a) Membantu Direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan;
b) Mengelola anggaran Pulmed;
c) Membina kesejahteraan dosen dan pegawai; d) Mengelola data keuangan dan administrasi umum; e) Mengelola dan membina kerumahtanggaan Pulmed
4. PUDIR III (Pembantu Direktur III)
a) Membantu Direktur dalam mempunyai pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta kesejahteraan mahasiswa;
b) Membina mahasiswa dalam mengembangkan seperti seni budaya dan olah raga sebagai bagian pembinaan pendidikan tinggi;
c) Membina usaha bagi kesejahteraan mahasiswa;
d) Membina iklim pendidikan yang baik dan kampus yang tertib, aman dan bersih lingkungan;
e) Membina kesatuan dan persatuan mahasiswa berdasarkan Pancasila dan UU 1945;
f) Mengelola dan membina hubungan dengan alumni;
g) Memberikan jasa mengenai data lapangan kerja bagi alumni.
5. Sekretaris
Membantu Direktur untuk menyiapkan keperluan Direktur, baik dalam hal surat menyurat dan lain sebagainya yang berhubungan dengan perusahaan.
6. Penjamian Mutu
a) Menyusun Struktur Organisasi dan Job Deskription b) Mengembangkan SOP
c) Mengidentifikasi SOP
d) Membuat Buku Mutu (Manual Mutu)
7. LPPM
a) Membuat dan atau revisi Buku Pedoman penelitian mhs b) Membuat dan atau revisi Buku pedoman penelitian Dosen
c) Menerbitkan Jurnal
d) Kerjasama penelitian dan Jurnal ber ISBN e) Mendata Penelitian Dosen
f) Mengkoordinasikan penelitian Dosen g) Menerbitkan surat tugas penelitian dosen h) Menerbitkan surat keterangan penelitian dosen i) Menerbitkan surat tugas pengabdian dosen j) Menerbitkan surat keterangan pengabdian dosen k) Mengkoordinasikan pengabdian masyasarakat Dosen
l) Mencari data Jurnal bersertifikasi dan pedoman pengusulannya m) Mengkoordinasikan penerbitan jurnal bersertifikasi Dosen n) Kerjasama bidang penelitian dan penulisan jurnal terarkreditasi o) Menyusun Laporan Penelitian
p) Membangaun kerjasama pengabdian masyarakat q) Mencari hibah pengabdian masyarakat
r) Menginformasikan hibah pengabdian masyarakat kepada Staf dan dosen s) Mencari hibah penelitian
t) Menginformasikan hibah pengabdian masyarakat kepada Staf dan dosen u) Membuat pelatihan penelitian/pengabdian masyarakat
8. Pustaka
a) Membuat laporan data kunjungan b) Mendata / Koding Tugas Akhir Mhs
d) Mendata / Koding Laporan pengabdian Dosen e) Mendata / Koding Laporan PKL Mhs
f) Mendata / Filing / Koding Buku
g) Merapikan Buku berdasarkan penomoran
h) Mendata Mhs yang meminjam/ mengembalikan buku i) Evaluasi Data Buku
j) Mendata peminjaman bermasalah Mhs / Dosen
k) Membuat Ringkasan - Ringkasan Penulisan Untuk Penjilidan
9. Data Base
a) Input Validasi Dosen
b) Update Data PDPT Per Bulan
c) Laporan Mhs Bermasalah Berdasarkan PDPT Per Bulan d) Laporan Dosen Bermasalah Berdasarkan PDPT Per Bulan e) Pengolahan Data Base Mahasiswa Baru
10.BAAK 1
a) Membuat/Cetak surat tugas mengajar Per Dosen b) Mendistribusikan Surat Tugas Mengajar Per Dosen c) Membuat Surat Keterangan Selesai Mengajar
d) Mendistribusikan Surat Keterangan Selesai Mengajar e) Mendistribusikan Jadwal Kuliah Per Dosen
f) Membuat pengumuman Jadwal Kuliah g) Membuat Surat Permohonan Soal Ujian
i) Mengumpulkan / Menyimpan Naskah Soal Ujian j) Mencetak / Memphotocopy Naskah Soal Ujian k) Membuat Pengumuman Jadwal Ujian
l) Mendistribusikan Soal Ujian
m)Menata Hasil Ujian Per Mata Kuliah Per Dosen
n) Mendistribusikan hasil Ujian Per Mata Kuliah Per Dosen o) Mengumpulkan Nilai Hasil Ujian
p) Mengarsip Berita Acara Ujian q) Mencetakan KRS Mahasiswa
r) Mendistribusikan KRS Mahasiswa Per Program Studi
s) Memeriksa Jlh Kartus Hasil Studi (KHS) Mahasiswa Per Program Studi t) Mendistribusikan KHS Mahasiswa Per Program Studi
u) Merekap honor dosen perbulan v) Merekap fee koreksi per Periode w)Merekap honor pengawas Ujian
11.BAAK 2
a) Menginput Data Mahasiswa Ke Buku Besar b) Memerika daftar Nilai Sebelum Cetak KHS c) Mengarsip File Mhs (Baru / Aktif / Tidak Aktif) d) Membuat Laporan Mhs (Baru / Aktif / Tidak Aktif) e) Menginput IP Mahasiwa Ke Buku Besar
f) Mengoreksi nilai Mahasiswa Per Bulan (Aktivitas) g) Membuat Surat Permohonan Konversi Nilai
h) Mendistribusikan Surat Tugas Konversi Nilai i) Menginput Konversi Nilai ke Buku Besar
j) Mendistribusikan Hasil Konversi Nilai ke Staf I dan Mahasiswa k) Membuat Puas IPK Mahasiswa
l) Merekap absensi mahasiswa
m)Mendata Total Mahasiswa Aktif dan Tidak Aktif per Program Studi Per Bulan
n) Menyiapkan absensi dibawah 75 % o) Legalisir
p) Mengecek Dokumen Legalisir Memfiling Ijazah dan Transkrip Nilai
12.BAAK 3
a) Memeriksa Kelengkapan Dokumen Syarat Melaksanakan PKL b) Menerbitkan Surat Keterangan Berhak Melaksanakan PKL c) Membuat Surat Pengantar PKL ke Perusahaan
d) Membuat Surat Ucapan Terima Kasih Kepada Perusahaan Penerima PKL e) Memeriksa Kelengkapan Dokumen Syarat Memperoleh Pembimbing PKL
f) Menerbitkan Surat Keterangan Memenuhi Syarat Memperoleh
Pembimbing PKL
g) Mendistribusikan Surat Keterangan Memenuhi Syarat Memperoleh Pembimbing PKL
h) Membuat Surat Tugas Membimbing PKL
i) Mendistribusikan Surat Tugas Membimbing PKL j) Mendokumentasi Laporan PKL
k) Membuat Surat Keterangan Telah Menyelesaikan Bimbingan PKL l) Mendistribusi Surat Keterangan Telah menyelesaikan Bimbingan PKL m) Membuat Surat Tugas Membimbing Tugas Akhir
n) Mendistribusikan Surat Tugas Membimbing Tugas Akhir o) Mendokumentasi Laporan Tugas Akhir
p) Membuat Surat Keterangan Telah Menyelesaikan Bimbingan Tugas Akhir q) Mendistribusi Surat Keterangan Telah Menyelesaikan Bimbingan Tugas
Akhir
r) Membuat Surat Tugas Sidang Tugas Akhir
s) Mendistribusikan Surat Tugas Sidang Tugas Akhir
t) Membuat Surat Keterangan Telah Melaksanakan Sidang Tugas Akhir u) Mendistribusikan Surat Keterangan Telah Melaksanakan Sidang Tugas
Akhir
v) Memeriksa Dokumen Mhs Untuk Memenuhi Syarat Sidang Tugas Akhir w) Menerbitkan Surat Keterangan Telah Memenuhi Syarat Sidang Tugas
Akhir
x) Menyerahkan Dokumen PKL dan TA Ke Perpustakaan y) Menyiapkan absensi kosong perkelas setiap semester
z) Memperbaiki Absensi Mahasiswa Per Kelas Per Program Studi dan Mendata Kompetensi Dosen
13.KPS (Ketua Program Studi)
a) Mengevaluasi kehadiran mahasiswa
c) Mengevaluasi kehadiran Dosen d) Mengevaluasi KRS Mahasiswa e) Mengevaluasi KHS Mahasiswa
f) Mengumpulkan materi dan modul ajar perdosen (Hardcopy & Softcopy) per Semester
g) Mengevaluasi GBPP, SAP dan Bahan Ajar Dosen h) Mengevaluasi sertifikasi/Kegiatan Rohani Mhs i) Mengevaluasi / Motivasi PKL Mhs
j) Mengevaluasi / Motivasi Tugas Akhir Mhs k) Mengevaluasi / Motivasi Wisuda Mhs l) Mengevaluasi Kurikulum
m)Mengevaluasi Ketersediaan Sarana Prasarana Pendukung Kurikulum n) Mengevaluasi Proses Pengajaran Pemanfaatan Teknologi Pembelajaran (LCD, Materi yang Ter Download dan Upload, E_mail, Dll)
o) Membuat evaluasi diri pertahun pada program Studi p) Menkoordinasi pengajaran melalui email
q) Evaluasi IP dan IPK Per Bulan (Semester) r) Motivasi Mhs Per Kelas
s) Evaluasi / Cari Informasi Kegiatan Mhs (Daerah, Nasional, Int'l)
14.Konseling
a) Mengarsip Data No. Telp Mhs Baru dan Orang Tua
b) Merekap data Mahasiswa yang Kehadiran < 50% / Tengah Semester c) Merekap Data Mhs berdasarkan IPK
d) Mengumpulkan Orang Tua dan Atau Menkonseling Mhs dan Orang Tua Berdasarkan Kelompok IPK
e) Menelpon Mhs yang Absensi lebih dari 3 x per Minggu / Mata Kuliah f) Mengarsip Buku Data Konseling Mahasiswa
g) Mengumpulkan Orang Tua dan Atau Menkonseling Mhs dan Orang Tua Yang Belum PKL
h) Mengumpulkan Orang Tua dan Atau Menkonseling Mhs dan Orang Tua Yang Belum TA
i) Mengumpulkan Orang Tua dan Atau Menkonseling Mhs dan Orang Tua Yang Belum Wisuda
15.BAUK (keuangan)
a) Mengevaluasi Aktivitas Antar Staf Keuangan
b) Evaluasi jumlah mahasiswa aktif dan tidak aktif berdasarkan pembayaran uang kuliah
c) Menginput BTK&BKK Perharian ke Myob Accounting
d) Menginput BTK&BKK melalui bank statement/rekening koran ke Myob Accounting
e) Mengclosing semua transaksi, melalui myob accounting
f) Membuat laporan Keuangan dengan menggunakan myob accounting dan Ms.excel
g) Memeriksa kembali honor-honor mengajar, fee koreksi dll
h) Mendata jumlah mahasiswa aktif dan tidak aktif berdasarkan Pembayaran uang kuliah
i) Merekap Fee Honor dosen. j) Merekap Fee Honor UTS / UAS
k) Merekap absensi karyawan yang ada setiap bulannya l) Menerima pembayaran uang kuliah mahasiswa
m)Membuat laporan stock setiap harinya & diberikan kepada bag accounting n)Membuat laporan keuangan per Bulandan Membuat laporan keuangan per
Tahun
16.BAUK (umum)
a) Mengendalikan Kebersihan Gedung (Dalam dan Luar) b) Mengendalikan kebersihan/kerapian Ruang Kelas c) Mengendalikan Kebersihan /kerapian Ruang Staf d) Menginventarisasi Barang
e) Mengendalikan pemeliharan Asset (Komputer Staf, Listrik / Genset, Lampu, AC)
f) Mengendalikan penggunaan LCD g) Mengontrol air minum dosen 17.Personalia
a) Membuat/Merevisi buku kode etik staff dan dosen b) Membuat sistem penilaian kinerja staff dan dosen c) Membagi Kuesionair Staf Non Kependidikan d) Membuat laporan penilaian Staf Non Kependidikan e) Memgbagi Kuesionair Staf Kependidikan
g) Mengarsip Data Dokumentasi / Administrasi Dosen h) Mengarsip Data Dokumentasi / Administrasi Staf i) Merekap Waktu Kehadiran Staf
j) Membuat Laporan Rekap Kehadiran Staf k) Merekap Waktu Kehadiran Dosen
l) Membuat Laporan Rekap Kehadiran Dosen m) Menghitung Angka Kredit Dosen
n) Evaluasi Kebutuhan Dosen Per Program Studi
18.UPT.Lab Komputer & Jaringan
a) Menginvetarisasi Komputerisasi Komputer Laboratorium b) Menginvetarisasi Komputerisasi Komputer Staf
c) Mengidentifikasi komputer Laboratorium d) Mengidentifikasi komputer Staf
e) Memperbaiki / Service Komputer Laboratorium f) Memperbaiki / Service Komputer Staf
g) Mengidentifikasi Jaringan Wifi h) Memperbaiki / Service Jaringan Wifi
i) Mencopy File Seluruh Jajaran ke Hard Disc Eksternal j) Mengidentifikasi / Service Komputer / Laptop Mahasiswa
19.FO (front office)
a) Mengumpulkan absensi
b) Membuat Form Kehadiran Dosen Per Hari c) Mencatat kehadiran dosen persession
d) Merekap kehadiran dosen per session e) Menangani Telepon masuk dan keluar f) Menangani tamu
g) Menerima surat
h) Mengingatkan dosen mengenai jadwal mengajar via SMS i) Menghubungi dosen yang belum hadir pada jam mengajar
j) Koordinsai kepada KPS atau Pudir 1, apabila dosen tidak hadir tanpa konfirmasi sebelumnya
20.UPT PKL (praktek kerja lapangan)
a) Kunjungan Perusahaan Mitra b) Menempatkan mahasiswa PKL c) Membina Mahasiswa PKL
d) Membina Kegiatan Kerohanian Mahasiswa
21.Sertifikasi
a) Mengkoordinasi Ujian Sertifikasi b) Publikasi Ujian Sertifikasi
c) Publikasi Hasil Ujian Sertifikasi d) Mencetak sertifikat