URAIAN TUGAS / JOB DESCRIPTION FUNGSI MANAJEMEN (TUGAS, WEWENANG & TANGGUNG JAWAB)
JUDUL SURAT KELUAR
TANGGAL DIKELUARKAN NOVEMBER 2009 AREA
BAGIAN KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
No.REVISI
REV-PKT III/01/SOP-16/2011
PENGERTIAN Suatu proses penyampaian Surat Keluar baik internal maupun eksternal di STMIK Triguna Dharma
TUJUAN Sebagai bahan acuan penerapan langkah langkah alur surat keluar baik internal maupun eksternal secara tertib dan teratur
PROSEDUR / TAHAPAN KEGIATAN Waktu
1. Petugas pembuat surat ( Sub Bagian/Jurusan) menyerahkan surat kepada Kepala Biro.Kemahasiswaan dan Alumni untuk diparaf.
2. Ka.Biro Kemahasiswaan dan Alumni menyerahkan surat tersebut untuk diparaf oleh
Pembantu Ketua yang terkait :
Pembantu Ketua I Bidang Akademik
Pembantu Ketua II Bidang Keuangan dan Pegawai
Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan dan Umum
3. Ketua menanda tangani surat yang telah diparaf oleh Pembantu Ketua
4. Staff petugas pengelola surat keluar dan masuk memberi nomor surat, memberi amplop, menulis alamat, mencatat di buku ekspedisi dan mengirim surat tersebut ke alamat yang dituju.
5. Arsip surat disimpan :
a. 1 lembar di file Surat Keluar Pengelola surat keluar/masuk b. 1 lembar pada pengolah ( Sub Bagian/Jurusan )
5 menit 5 menit
1 menit 1 menit
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Lembaga Penjaminan Mutu| 193 DOKUMEN LEVEL
STANDARD OPERATION PROCEDURE
KODE TGD/PKT-III/SOP-17/BKU JUDUL PEMAKAIAN PROJECTOR TANGGAL DIKELUARKAN NOVEMBER 2009 AREA
BAGIAN KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
No.REVISI
REV-PKT III/01/SOP-17/2011 PENGERTIAN Inventaris STMIK Triguna Dharma yang berfungsi untuk memberi penjelasan
melalui slide dan pengeras suara dalam suatu rapat dan pertemuan
TUJUAN Sebagai acuan bagi penerapan langkah-langkah dalam tata cara peminjaman barang inventaris
PROSEDUR / TAHAPAN KEGIATAN Waktu
1. Mengajukan permohonan kepada Puket III melalui Ka.Biro Kemahasiswaan dan Umum, dengan tenggang waktu yaitu 3 hari sebelum pemakaian.
2. Mencantumkan jadwal pemakaian dalam surat permohonan yaitu: hari, tanggal dan jam dilaksanakannya acara.
3. Setelah mendapat persetujuan, maka petugas akan memasang peralatan yang
dipinjam sampai peralatan tersebut terpasang dengan baik dan siap digunakan
4. Peminjam/penanggung jawab harus menjaga keselamatan alat
5. Apabila telah selesai peminjam harus mengembalikan peralatan kepada Kepala Urusan Rumah tangga dalam keadaan baik
5 menit 1 menit 20 menit s/d selesai
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Lembaga Penjaminan Mutu| 194 DOKUMEN LEVEL
STANDARD OPERATION PROCEDURE
KODE TGD/PKT-III/SOP-18/BKU JUDUL PEMAKAIAN TELEPON TANGGAL DIKELUARKAN NOVEMBER 2009 AREA
BAGIAN KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
No.REVISI
REV-PKT III/01/SOP-18/2011
PENGERTIAN Suatu upaya komunikasi dari dan ke luar STMIK Triguna Dharma baik dinas maupun pribadi.
TUJUAN Kerangka acuan penerapan langkah-langkah dalam pengoperasian pesawat telepon.
PROSEDUR / TAHAPAN KEGIATAN Waktu
I. Penggunaan Telepon Keluar
a. Pemakai bisa menelpon keluar ( lokal) melalui pesawat yang ada di ruangan Ketua dengan menekan nomor telepon yang dituju.
b. Pemakaian telpon interlokal harus seizin Puket III, dengan mengisi buku pemakaian telpon.
II. Masuk
a. Petugas menerima telepon dari luar dengan menyebutkan identitas dan
menggunakan bahasa yang baik dan sopan
b. Petugas menanyakan maksud/tujuan, dan kepada siapa ingin berbicara
c. Petugas meneruskan kepada yang dituju dengan menekan kode pesawat
(nomor extention) yang dituju.
d. Apabila yang dituju tidak ditempat, petugas akan memberitahukan kepada penelepon dan menayakan pesan jika ada.
10 menit 5-10 menit 1 menit 1 menit ½ menit 1 menit
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Lembaga Penjaminan Mutu| 195 DOKUMEN LEVEL
STANDARD OPERATION PROCEDURE
KODE
TGD/PKT-III/SOP-19/BKU
JUDUL
PENGGUNAAN MESIN FAXSIMILE
TANGGAL DIKELUARKAN NOVEMBER 2009 AREA
BAGIAN KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
No.REVISI
REV-PKT III/01/SOP-19/2011
PENGERTIAN Suatu upaya komunikasi cepat & segera yang dikirim dan datang ke STMIK Triguna Dharma
TUJUAN Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dalam pengoperasian pesawat faksimile
PROSEDUR / TAHAPAN KEGIATAN Waktu
1. Faks Masuk :
a. Petugas menerima pesan melalui telpon dari instansi lain yang mengirimkan faksimile ke STMIK Triguna Dharma
b. Petugas mencek apakah pesawat aktif dan lengkap dengan kertasnya.
c. Identifikasi tujuan fax tersebut, kemudian surat tersebut diagendakan, diberi lembar disposisi dan selanjutnya diserahkan kepada Ketua.
d. Jika faks tersebut bersifat pribadi, Faks tersebut diserahkan kepada yang bersangkutan.
2. Faks Keluar :
a. Minta persetujuan dari Puket III.
b. Mengisi buku pemakaian faks.
c. Petugas menerima bahan yang akan di faks-kan lengkap dengan no tujuan.
d. Petugas mengirim faks pada alamat / no yang dituju.
1 menit 1 menit ½ menit 1 menit 1 menit 1 menit 1 menit 2 menit
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Lembaga Penjaminan Mutu| 196 DOKUMEN LEVEL
STANDARD OPERATION PROCEDURE
KODE
TGD/PKT-III/SOP-20/BKU JUDUL
PEMAKAIAN MOBIL DINAS UNTUK KEPERLUAN DINAS
TANGGAL DIKELUARKAN NOVEMBER 2009 AREA
BAGIAN KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
No.REVISI
REV-PKT III/01/SOP-20/2011 PENGERTIAN
Sarana transportasi yang berupa kendaraan bermotor roda 4 milik STMIK Triguna Dharma yang digunakan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dinas di STMIK Triguna Dharma
TUJUAN Untuk kelancaran tugas-tugas kedinasan
PROSEDUR / TAHAPAN KEGIATAN Waktu
1. Memberitahu kepada bahwa Ka.Biro Kemahasiswaan dan Umum yang
bersangkutan memerlukan mobil untuk dinas.
2. Ka.Biro Kemahasiswaan dan Umum memberitahu kepada pimpinan bahwa mobil
dengan No Polisi kenderaan tersebut akan dipakai untuk keperluan dinas dengan lokasi tujuan jelas
3. Setelah mendapat persetujuan, Ka.Biro Kemahasiswaan dan Umum
memerintahkan sopir untuk siap berjalan.
4. Setelah selesai, sopir melapor kembali kepada Ka.Biro Kemahasiswaan dan Umum
2 menit 1 menit
1 menit 2 menit
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Lembaga Penjaminan Mutu| 197 DOKUMEN LEVEL
STANDARD OPERATION PROCEDURE
KODE
TGD/PKT-III/SOP-21/BKU
JUDUL
PEMAKAIAN MOBIL DINAS KELUAR DAERAH
TANGGAL DIKELUARKAN NOVEMBER 2009 AREA
BAGIAN KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
No.REVISI
REV-PKT III/01/SOP-21/2011 PENGERTIAN Pemakaian mobil dinas untuk digunakan di luar kota Medan
TUJUAN Untuk kelancaran tugas-tugas STMIK Triguna Dharma
PROSEDUR / TAHAPAN KEGIATAN Waktu
1. Memberitahu kepada bahwa Ka.Biro Kemahasiswaan dan Umum yang
bersangkutan memerlukan mobil untuk dinas ke luar kota Medan
2. Ka.Biro Kemahasiswaan dan Umum memberitahu kepada pimpinan bahwa mobil
dengan No Polisi kenderaan yang dimaksud tersebut akan dipakai untuk keperluan dinas dengan lokasi tujuan jelas di luar kota Medan
3. Setelah mendapat persetujuan, Ka.Biro Kemahasiswaan dan Umum
memerintahkan sopir untuk siap berjalan.
4. Setelah selesai, sopir melapor kembali kepada Ka.Biro Kemahasiswaan dan Umum
2 menit 1 menit
1 menit 2 menit
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Lembaga Penjaminan Mutu| 198 DOKUMEN LEVEL
STANDARD OPERATION PROCEDURE
KODE TGD/PKT-III/SOP-22/BKU JUDUL SERVICE KENDARAAN TANGGAL DIKELUARKAN NOVEMBER 2009 AREA
BAGIAN KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
No.REVISI
REV-PKT III/01/SOP-22/2011 PENGERTIAN Perbaikan kendaraan dinas pada bengkel yang ditunjuk
TUJUAN Untuk kelancaran transportasi kedinasan
PROSEDUR / TAHAPAN KEGIATAN Waktu
1. Sopir melapor kepada pimpinan yang bersangkutan bahwa mobil akan diservice.
2. Pimpinan yang bersangkutan memberitahu kepada Ka.Biro Kemahasiswaan dan
Umum bahwa mobil akan diservice dan sopir menerangkan kerusakkan apa saja yang ada kepada Ka.Biro Kemahasiswaan dan Umum
3. Ka.Biro Kemahasiswaan dan Umum meminta Kepala Urusan Rumah Tangga mencek
kebenaran dari laporan kerusakan sopir yang bersangkutan.
4. Ka.Biro Kemahasiswaan dan Umum membuat Work Order (WO) pada bengkel yang
ditunjuk,WO tersebut harus disetujui terlebih dahulu oleh Puket III dan Puket II.
5. Sopir membawa mobil ke bengkel dengan menyerahkan WO.
6. Setelah mobil diperbaiki, sopir membawa mobil kembali.
2 menit 5 menit 15 menit 5 menit 1 hari 1 hari
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Lembaga Penjaminan Mutu| 199 DOKUMEN LEVEL
STANDARD OPERATION PROCEDURE
KODE
TGD/PKT-III/SOP-23/BKU
JUDUL
SERVICE AIR CONDITIONED DAN LISTRIK
TANGGAL DIKELUARKAN NOVEMBER 2009 AREA
TEKNISI LISTRIK DAN AC
No.REVISI
REV-PKT III/01/SOP-23/2011
PENGERTIAN Perawatan dan Perbaikan AC dan jaringan kelistrikan pada STMIK Triguna Dharma TUJUAN Untuk kelancaran operasional yang berkaitan dengan fasilitas AC dan Listrik
PROSEDUR / TAHAPAN KEGIATAN Waktu
1. Wajib mengisi daftar hadir, membaca Particular Book untuk mengetahui hal-hal penting yang terjadi sebelumnya, yang berkaitan dengan penanganan operasional Laboratorium Komputer.
2. Mengikuti briefing dari Atasan sebelum memulai pekerjaanya.
3. Sudah berada ditempat tugas sebelum memulai pekerjaanya.
4. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pengarahan Atasan/Perusahan.
5. Melaksanakan komunikasi secara sopan dan official dengan rekan sejawat dalam menangani pekerjaanya.
6. Menjaga kebersihan lingkungan kerja.
7. Membaca Do’a sebelum melaksanakan tugas.
8. Melakukan pemeriksaan rutin AC dan lampu setiap pagi di semua ruangan
9. Melakukan perawatan AC (mencuci) dengan cara servis berkala minimal satu bulan
sekali.
10.Segera melakukan perbaikan jika ada kerusakan pada AC dan instalasi listrik
11.Bertanggung jawab terhadap instalasi listrik, baik saat pemasangan baru maupun perawatanya
12.Segera mengoperasikan genset apabila terjadi pemadaman aliran listrik dari PLN 13.Melaksanakan kegiatan lain yang di koordinasikan oleh kepala bagian operasional