Secara sederhana Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan adalah formulir yang menggambarkan rencana waktu pelaksanaan dari semua jenis kegiatan yang akan dilaksanakan dalam pembangunan suatu prasarana. Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan pada dasarnya memberikan gambaran tentang rencana waktu dan urut-urutan pelaksanaan dari semua jenis kegiatan yang akan dilaksanakan dalam pembangunan infrastruktur.
Rencana jadwal pelaksanaan ini perlu dibuat, karena :
1) Waktu pemanfaatan atau pencairan dana telah ditetapkan batas waktunya; 2) Agar dapat diatur penggunaan (waktu dan jumlah) sumberdaya yang akan
digunakan dalam pelaksanaan pembangunan prasarana seperti dana, tenaga kerja, bahan-bahan, peralatan;
3) Agar semua jenis kegiatan yang akan dilaksanakan dalam pembangunan prasarana dapat berjalan secara teratur dan terarah menuju terwujudnya bangunan/prasarana yang akan dibuat;
4) Untuk memenuhi persyaratan pelaksanaan pembangunan prasarana yang diajukan dalam proposal pelaksanaan kegiatan;
Sasaran kegiatan ini adalah diketahuinya jangka waktu pelaksanaan proyek/keseluruhan pekerjaan yang paling realistis dan tidak melampaui batasan yang telah ditetapkan oleh program. Indikator keluarannya adalah :
Adanya rencana waktu pelaksanaan tiap pekerjaan sesuai dengan volume pekerjaan yang akan dilaksanakan (tidak terlampau lama atau cepat);
Adanya jadwal pelaksanaan proyek (keseluruhan pekerjaan) yang tidak melampaui batas waktu yang ditetapkan dalam master schedule program;
Adapun Rencana Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan ini berisi : 1) Jenis-jenis kegiatan yang akan dilaksanakan;
2) Volume dari setiap jenis kegiatan yang harus dibuat; 3) Waktu pelaksanaan dari setiap jenis kegiatan (Durasi);
4) Bobot Kegiatan, yaitu suatu ukuran untuk mengetahui besarnya nilai suatu jenis kegiatan terhadap keseluruhan kegiatan (proyek), yang dinyatakan dalam satuan prosen (%). Secara sederhana bobot ini bisa diartikan, makin besar bobot suatu kegiatan maka makin besar pula nilai pekerjaan tersebut. Nilai pekerjaan ini bisa berupa nilai biaya atau waktunya;
Bentuk Jadwal pelaksanaan kegiatan dapat digunakan bentuk jadwal yang sangat sederhana dan paling umum dipakai, yaitu berbentuk bagan balok (barchart).
Prinsipnya kegiatan yang akan dilakukan digambarkan dalam bentuk balok pada skala waktu.
PETUNJUK TEKNIS Perencanaan Kegiatan Infrastruktur 35
1. Tentukan/Identifikasi semua jenis-jenis kegiatan yang akan dilaksanakan; 2. Buat urut-urutan pelaksanaan semua jenis kegiatan tersebut.
3. Tentukan Volume tiap jenis kegiatan (termasuk satuannya);
4. Tentukan ”lamanya waktu setiap jenis kegiatan (biasa disebut juga durasi)”. Satuan durasi ini dapat dinyatakan dalam hari, minggu, dst;
5. Hitung Bobot masing-masing jenis kegiatan
6. Gambarkan ”waktu pelaksanaan” dari tiap jenis kegiatan dalam bentuk bagan balok pada skala waktu.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan jadwal : (1). Urut-Urutan Kegiatan
Dalam penyusunan Jadwal Pekerjaan, cara penulisan urutan kegiatan lazimnya disusun/ditulis dari atas kebawah, sehingga secara sederhana susunan tersebut dapat memberikan gambaran bahwa suatu kegiatan dilaksanakan setelah selesai kegiatan sebelumnya (kegiatan nomor diatasnya) kemudian dilanjutkan dengan kegiatan berikutnya (kegiatan nomor dibawahnya).
Secara detail penjelasan bagaimana menentukan urut-urutan pekerjaan konstruksi dapat dilihat pada penjelasan menentukan lingkup pekerjaan yang telah diuraikan pada bagian sebelumnya.
(2). Waktu Pelaksanaan kegiatan
Waktu pelaksanaan kegiatan (Durasi) adalah jumlah waktu (satuannya boleh hari, minggu dan seterusnya) yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kegiatan.
Untuk menentukan waktu pelaksanaan dari suatu jenis kegiatan maka pertama kita harus ketahui lebih dahulu volume kegiatan yang akan dibuat (volume rencana), kemudian kita tentukan metode kerja apa yang akan kita pakai.
Peranan Metode kerja cukup penting karena akan mempengaruhi durasi pekerjaan. Kemampuan kerja (produktivitas) antara tenaga manusia (metode padat karya) dengan peralatan (metode mekanis) akan sangat berbeda. Metode mana yang akan digunakan, ini sangat tergantung pada kondisi yang ada dilapangan (seperti ketersediaan tenaga kerja atau peralatan), apakah memungkinkan bila menggunakan peralatan besar, bisa dipilih tenaga kerja atau peralatan atau kombinasi antara keduanya (t. kerja dan peralatan).
Oleh karena kegiatan yang dilaksanakan oleh masyarakat umumnya adalah kegiatan yang sederhana, maka penentuan waktu tiap jenis kegiatan disarankan untuk dapat dilakukan dengan cara perkiraan, dan sebaiknya dilakukan oleh orang yang mempunyai pengalaman seperti tukang atau mandor bangunan agar taksiran waktunya lebih mendekati kenyataan dilapangan (lebih realistis).
Untuk menentukan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk setiap jenis kegiatan (durasi), dengan cara perkiraan maka dapat dilakukan dengan memperkirakan langsung durasi setiap item pekerjaan. Atau dapat dilakukan dengan langkah-langkah pendekatan perhitungan sederhana sebagai berikut :
a. Perlu di ketahui volume dari tiap jenis kegiatan, volume kegiatan yang besar tentu akan memerlukan waktu penyelesaian yang lebih lama dibandingkan dengan
36 PETUNJUK TEKNIS Perencanaan Kegiatan Infrastruktur
volume yang lebih sedikit (dalam kondisi jumlah tenaga kerja/alat yang tetap/sama);
b. Perlu ditentukan metode kerja yang akan digunakan, apakah dengan tenaga kerja atau peralatan. Dari Metode kerja yang dipilih, selanjutnya perlu diketahui produktivitas/kemampuan kerja dari setiap tenaga kerja atau peralatan yang akan digunakan. Kemampuan Kerja disini dapat diartikan sebagai “jumlah volume pekerjaan yang dapat dihasilkan oleh seorang tenaga kerja atau satu unit peralatan persatuan waktu tertentu. Satuan waktu tertentu ini bisa dipakai satuan hari atau jam kerja. Sebagai contoh, misalnya kemampuan seorang tenaga kerja untuk menggali tanah adalah 3 meterkubik per hari (6 jam kerja) atau kemampuan alat excavator untuk menggali adalah 3 meterkubik perjam (18 m3 perhari). Informasi untuk memperoleh nilai produktivitas tenaga kerja tiap jenis pekerjaan dapat langsung ditanyakan pada masyarakat (tukang/mandor) setempat, sedangkan untuk peralatan dapat diperoleh dari pemilik peralatan atau pengalaman masyarakat atau dari instansi teknis setempat, dll.
c. Perlu ditentukan berapa jumlah tenaga kerja (tukang) atau peralatan yang akan digunakan (tersedia). Dari jumlah tenaga kerja atau peralatan ini dapat diketahui berapa volume pekerjaan yang akan dihasilkan secara berkelompok dalam satu satuan waktu tertentu (produktivitas kelompok). Misalnya 4 orang tenaga kerja melakukan pekerjaan galian, maka dalam satu hari, volume galian yang bisa dihasilkan adalah 12 m3 (4 org x 3 m3), begitu juga dengan penggunaan peralatan seperti excavator, dll.
d. Berdasarkan informasi ketiga hal tersebut, maka Durasi tiap pekerjaan dapat dihitung dengan cara Volume Kegiatan di bagi jumlah produktivitas kelompok kerja atau peralatan yang akan dipergunakan.
e. Lakukan langkah sesuai cara nomor 4) diatas untuk semua jenis kegiatan proyek; Hal Yang perlu diperhatikan adalah : Satuan Waktu (durasi) untuk semua jenis kegiatan harus dibuat sama, apakah hari atau minggu.
(3). Bobot Kegiatan
Bobot Kegiatan disini digunakan untuk mengukur atau mengetahui besarnya nilai suatu jenis kegiatan terhadap keseluruhan kegiatan (proyek), yang dinyatakan dalam satuan prosen (%).
Secara sederhana bobot ini bisa diartikan, bahwa makin besar bobot suatu kegiatan maka makin besar pula nilai kegiatan tersebut didalam proyek dan sebaliknya makin kecil bobot suatu kegiatan maka kegiatan tersebut mempunyai nilai lebih kecil didalam proyek (hanya merupakan suatu indikator).
Manfaat dengan diketahuinya bobot tiap kegiatan ini, kita dapat membuat prioritas pilihan terhadap kegiatan yang bobotnya besar untuk dijadikan sebagai fokus atau pusat perhatian pengendalian supaya pelaksanaan kegiatan nantinya tidak terlambat, kualitas bangunan baik dan biaya yang digunakan efisien (pengendalian perjenis kegiatan). Manfaat berikutnya adalah pada tahap pelaksanaan pembangunan infrastruktur, dapat digunakan sebagai acuan untuk mengukur kemajuan (atau progres) kegiatan dilapangan.
PETUNJUK TEKNIS Perencanaan Kegiatan Infrastruktur 37
Cara menentukan bobot tiap kegiatan pada pekerjaan konstruksi/infrastruktur lazimnya dihitung dengan mengacu pada jumlah biaya kegiatan, yaitu biaya kegiatan dibagi jumlah total biaya, kemudian hasil tersebut dikalikan dengan 100 (angka 100 digunakan karena satuan bobot adalah adalah prosen/per seratus). Dan Jumlah keseluruhan bobot kegiatan (proyek) harus sama dengan 100 %.
Dalam hal penentuan bobot pekerjaan, maka bila memiliki/melakukan perhitungan biaya per-kegiatan maka dapat menggunakannya sebagai dasar perhitungan bobot, Namun bila tidak tersedia maka sebagai pendekatan untuk menghitung bobot rencana kegiatan ini dapat digunakan waktu (durasi) tiap kegiatan.
Cara perhitungannya adalah bobot tiap kegiatan sama dengan jumlah biaya/waktu kegiatan tersebut (durasi) dibagi total jumlah biaya/waktu seluruh kegiatan, kemudian nilainya di kali dengan 100%.
Catatan : Penting untuk diperhatikan bahwa bila pendekatan waktu digunakan sebagai acuan perhitungan bobot kegiatan maka “perkiraan waktu setiap kegiatan (durasi)” agar dibuat oleh orang yang cukup paham seperti tukang/mandor sehingga durasi lebih realistis dan dapat menghasilkan bobot yang juga realistis.
(4). Menggambarkan Bagan Balok
Menggambarkan Bagan Balok atau diagram batang pada prinsipnya adalah menggambarkan durasi setiap kegiatan secara horizontal/mendatar pada skala waktu untuk tiap jenis kegiatan. Langkah ini dilakukan mulai dari kegiatan pertama kemudian diikuti oleh kegiatan berikutnya sampai kegiatan terakhir.
Untuk menggambarkan bagan balok dari setiap jenis kegiatan, maka terdapat beberapa hal yang perlu dipahami :
“Skala Waktu” adalah semua kolom-kolom satuan waktu yang ada pada kolom jadwal pelaksanaan. Setiap kolom mewakili satu satuan waktu. Sedangkan Jumlah kolom ini dibuat sesuai jumlah satuan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan semua jenis kegiatan proyek . Misalnya, suatu proyek akan dilaksanakan selama 4 minggu dengan menggunakan satuan waktu minggu maka jumlah kolom mingguan dibuat 4 kolom, masing-masing kolom secara berutan ke kanan mewakili Minggu I, Minggu II, Minggu III dan Minggu IV.
“Durasi” atau lamanya waktu yang dibutuhkan untuk tiap jenis kegiatan, digambarkan sebagai panjang balok yang dibuat.
“Waktu Memulai” setiap jenis kegiatan atau kapan suatu jenis kegiatan dapatdimulai pelaksanaannya adalah merupakan titik awal membuat bagan balok kegiatan tersebut;
o Berdasarkan urut-urutan kegiatan yang telah dibuat sebelumnya, maka waktu memulai suatu kegiatan pada dasarnya adalah sama dengan waktu berakhirnya kegiatan sebelumnya atau memulai suatu penggambaran balok suatu kegiatan adalah sejajar akhir/ujung balok kegiatan sebelumnya (lihat contoh 1, Pekerjaan Pasangan Bouwplank dengan pekerjaan Galian Tanah), atau
o Oleh karena suatu proyek terdiri dari banyak jenis kegiatan, sedangkan waktu pelaksanaan proyek sangat terbatas atau ada percepatan penyelesaian, maka kadang-kadang waktu memulai suatu kegiatan tidak harus menunggu selesainya seluruh kegiatan sebelumnya (biasa disebut pelaksanaan bertahap), tetapi dapat
38 PETUNJUK TEKNIS Perencanaan Kegiatan Infrastruktur
dimulai menjelang berakhirnya kegiatan sebelumnya. Apabila kondisi seperti ini dipilih maka penggambaran baloknya akan terlihat seperti berlapis (lihat contoh 1, Pekerjaan Galian dengan Urugan Pasir).
“Waktu Selesai” suatu kegiatan atau kapan berakhirnya pelaksanaan suatu jenis kegiatan adalah merupakan ujung akhir dari bagan balok kegiatan tersebut;Contoh 1.
Tabel 15 : Contoh Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
l. Penyusunan Dokumen Pengadaan/RKS/Contoh Bentuk Proposal
Dokumen pengadaan merupakan produk/hasil kegiatan perencanaan teknis yang akan menjadi acuan/standar dalam pelaksanaan pekerjaan. Beberapa dari dokumen tersebut disediakan copy satu set oleh BKM (UPL) untuk diberikan (gratis) kepada KSM yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut, yaitu :
(a). Dokumen Desain/Gambar-gambar perencanaan teknis dan Spesifikasi Teknis; (b). Pengamanan Dampak Lingkungan dan Sosial (Safeguards)
(c). Daftar Kuantitas Pekerjaan dan perhitungannya; (d). Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan;
PETUNJUK TEKNIS Perencanaan Kegiatan Infrastruktur 39
(f). Kebutuhan Tenaga Kerja, Bahan, Alat untuk keseluruhan pekerjaan tersebut dan Referensi Analisa Harga Satuan Pekerjaan yang digunakan sebagai acuan/referensi;
(g). Perkiraan besarnya alokasi dana sebagai pagu biaya kegiatan dan sumber dananya yang telah pasti.
(h). Contoh Bentuk Surat Perjanjian Kerjasama antara BKM dengan KSM (i). Contoh Bentuk Proposal KSM
(j). Rencana Kerja & Syarat-syarat/RKS (bila ada pengadaan Jasa Pemborongan) Dokumen-dokumen Desain/Gambar perencanaan, Spesifikasi Teknis dan Proposal Pelaksanaan Kegiatan (yang telah terisi KSM) merupakan lampiran yang tak terpisahkan dari Surat Perjanjian Kerjasama Pemanfaatan Dana-Lingkungan (SPPD-L). Keseluruhan dokumen ini selanjutnya disebut dokumen Kontrak.