Hasma Nur Jaya [email protected] Abstrak
Sistem pengelolaan arsip yang digunakan pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) pendidikan dan kebudayaan kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan berjalan kurang baik dan menemui beberapa masalah. Masalah-masalah yang terjadi tersebut antara lain adalah sulitnya menemukan kembali arsip yang disimpan apabila sewaktu-waktu diperlukan. menjadi tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) pendidikan dan kebudayaan kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan, 2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) pendidikan dan kebudayaan kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan, 3. Untuk mengetahui usaha-usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam melaksanakan pengelolaan arsip pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) pendidikan dan kebudayaan kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan. Penelitian yang merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan metode deskriptif. Hasil dalam penelitian ini Pelaksanaan pengelolaan arsip di kantor UPTD Pendidikan dan Kebudayaan Kec. Ranomeeto menggunakan asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Adapun arsip yang diolah berupa arsip dinamis aktif dan dinamis in-aktif, Hambatan-hambatan yang ditemui dalam pengelolaan arsip di bagian staf kearsipan UPTD Pendidikan dan Kebudayaan Kec. Ranomeeto antara lain:Minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan,Belum adanya pegawai kearsipan yang benar-benar kompeten,Tempat penyimpanan arsip yang tidak cukup memadai,Kurangnya perhatian terhadap penyimpanan arsip. Upaya-upaya yang sedang dan telah dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip di bagian staf kearsipan UPTD Pendidikan dan Kebudayaan Kec. Ranomeeto adalah: Menggunakan sarana dan prasarana semaksimal mungkin, Menambah pengetahuan pegawai melalui sharing pengalaman, Menambah tempat penyimpanan arsip dengan membangun gedung baru yang berfungsi sebagai depo arsip.
Kata Kunci: Sistem, Pengelolaan, dan Arsip
Latar Belakang
Arsip diperlukan di perkantoran untuk membantu pelayanan eksternal misalnya pelayanan kerja sama dengan pelanggan, ataupun keperluan informasi internal misalnya pengambilan keputusan oleh pimpinan. Untuk itu arsip mempengaruhi seluruh kegiatan dan proses yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam organisasi perkantoran. Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu organisasi perkantoran
Jurnal Humanika No.17 Vol.2 Edisi Juli 2016 (ojs.uho.ac.id/index.php/HUMANIKA)
dan merupakan urat nadi bagi seluruh kegiatan dalam organisasi perkantoran, sehingga diperlukan sistem pengelolaan yang baik dan benar.
Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan terhadap arsip sebagaimana mestinya antara lain adalah kurangnya kesadaran pegawai ataupun pimpinan akan pentingnya arsip dalam organisasi. Kemungkinan yang lain adalah tidak tersedianya pegawai yang cakap dan ahli dalam bidang kearsipan itu sendiri. Dengan demikian pembinaan terhadap pegawai-pegawai tersebut harus terus dilaksanakan agar para pegawai tersebut mampu bekerja secara profesional.
Demikian halnya pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) pendidikan dan kebudayaan kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan, arsip berfungsi sebagai penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat dalam menghadapi suatu masalah. Semua itu tergantung kepada kecepatan dan ketepatan informasi yang terkandung didalam arsip. Oleh karena itu sistem pengelolaan arsip harus diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip maupun pimpinan yang akan memakainya.
Namun pada kenyataannya, sistem pengelolaan arsip yang digunakan pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) pendidikan dan kebudayaan kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan berjalan kurang baik dan menemui beberapa masalah. Masalah- masalah yang terjadi tersebut antara lain adalah sulitnya menemukan kembali arsip yang disimpan apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal ini terjadi terutama pada arsip yang telah disimpan dalam kurun waktu tiga tahun.
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, maka dalam penelitian ini dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) pendidikan dan kebudayaan kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan? 2. Hambatan-hambatan apa saja yang dihadapi dalam usaha pelaksanaan pengelolaan arsip pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) pendidikan dan kebudayaan kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan?
3. Usaha-usaha apa saja yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) pendidikan dan kebudayaan kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan
Tujuan Penelitian
Sesuai dengan pokok permasalahan yang telah dikemukakan sebelumnya, maka yang menjadi tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) pendidikan dan kebudayaan kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan
2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) pendidikan dan kebudayaan kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan
3. Untuk mengetahui usaha-usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam melaksanakan pengelolaan arsip pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD)pendidikan dan kebudayaan kecamatan Ranomeeto Kabupaten Konawe Selatan
Jurnal Humanika No.17 Vol.2 Edisi Juli 2016 (ojs.uho.ac.id/index.php/HUMANIKA)
METODE PENELITIAN
Penelitian ini telah dilakukan pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) pendidikan dan kebudayaan Kecamatan Ranomeeto pada tahun 2016. Dalam penelitian ini ditentukan 10 orang subjek penelitian yang berhubungan dengan Pengarsipan pada Kantor UPTD Pendidikan dan Kebudayaan, yaitu 1 orang kepala UPTD, 7 orang Staf UPTD, dan 2 orang Staf Kearsipan. Sesuai dengan pendekatan penelitian kualitaif dan jenis sumber data yang digunakan, maka teknik pengumpulan yang digunakan adalah Wawancara, Observasi, dan Studi Kepustakaan. Teknik analisis data yang digunakan menurut Sutopo adalah (1) reduksi data, (2) sajian data, dan (3) penarikan simpulan serta verifikasinya”(2006:113). Ketiga komponen tersebut terlibat dalam proses analisis dan saling berkaitan serta menentukan hasil akhir analisis data.