BAB II KAJIAN PUSTAKA
2. Kajian tentang Arsip dan Kearsipan
Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga tersebut. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai arsip, maka berikut beberapa penjelasan mengenai arsip yang dikemukakan oleh beberapa tokoh.
Arsip berasal dari bahasa Yunani “arche” yang artinya permulaan,
jabatan, fungsi, atau kuasa hukum. Kemudian berubah menjadi “to arche”
yang artinya dokumen, catatan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan dengan "Archief" mempunyai arti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan.
Armosudirdjo dalam Wursanto (1995) menjelaskan bahwa “archief“ dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini:
1) Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
2) Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut. 3) Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri (hlm.14)
Selain itu, arsip dapat dikatakan sebagai kumpulan warkat yang dihasilkan dari pelaksanaan tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran. Hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh The yang menyebutkan, “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap diperlukan dapat segera ditemukan kembali” (2007: 118). Dalam pelaksanaan tata usaha pada semua kantor terjadi pekerjaan tulis menulis untuk mencatat berbagai informasi, maka terciptalah
warkat yang digunakan sebagai sumber informasi. Lebih lanjut disampaikan oleh The bahwa: “Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya” (2007: 115).
Menurut Undang-undang No. 7 th. 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Bab I Pasal I menegaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:
1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga - lembaga dan bahan-bahan swasta atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. (Barthos, 2009: 3)
Dalam penjelasan dari Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Bab I Pasal I ini dijelaskan bahwa yang dimaksud dalam bentuk apapun dari suatu arsip adalah meliputi yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film, dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan lainnya yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Sejalan dengan pengertian tersebut, menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 dijelaskan bahwa:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”. Dan Lembaga Arsip Negara (LAN), memberikan penjelasan lebih lanjut tentang bentuk-bentuk arsip yaitu:
Arsip adalah segala kertas, naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. (Wursanto, 1995: 18).
Dari beberapa pengertian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu dan disimpan secara sistematis sehingga dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Selain itu dapat diketahui juga bahwa arsip merupakan sumberdaya berharga karena informasi yang dikandungnya. Informasi hanya dapat berguna jika ia direkam dengan segera dan benar, secara teratur diperbarui dan dengan mudah dapat diakses ketika dibutuhkan.
b. Nilai Guna Arsip
Arsip adalah catatan tertulis, gambar, atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang digunakan orang sebagai pengingat. Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Santen dalam Sukoco menyebutkan bahwa arsip mempunyai 6 (enam) nilai guna yaitu administrative value, legal value, fiscal value, research value,
educational value dan documentary value (2005).
Enam nilai guna arsip tersebut dapat peneliti jelaskan sebagai berikut : 1) Administrative value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai
administrasinya. Misal data penjualan dari seluruh wilayah untuk penetapan strategi pemasaran.
2) Legal value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai hukum yang terkandung di dalamnya. Misalnya data keuangan untuk kepentingan penyelidikan tentang dugaan terjadinya korupsi.
3) Fiscal value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya. Misalkan data laporan penjualan selama tahun fiskal untuk menentukan jumlah pajak yang harus dibayar.
4) Research value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai riset yang terkandung di dalamnya. Misalnya data kependudukan yang dimiliki oleh Badan Pusat Statistik yang akan digunakan untuk melakukan riset pasar.
5) Educational value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai
pendidikan yang terkandung di dalamnya. Misal buku The Wealth of Nations yang ditulis oleh Adam Smith yang disimpan oleh Perpustakaan Oxford karena di dalamnya terdapat dasar-dasar ilmu ekonomi modern.
6) Documentary value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai
dokumentasi yang terkandung di dalamnya. Misalkan foto kita ketika bayi yang tetap disimpan di album keluarga untuk memberikan gambaran mengenai kita ketika bayi.
Suatu arsip mungkin mempunyai guna informasi saja atau dapat pula suatu arsip mempunyai guna informasi, yuridis atau guna lain. Jadi suatu arsip dapat hanya mempunyai satu macam kegunaan dan dapat pula mempunyai lebih dari satu macam kegunaan. Berbagai kegunaan arsip sangat terkait dengan seberapa lama akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus disimpan, tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Arsip perlu disimpan terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanannya. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang tidak bernilai guna dan sulit diketemukannya kembali arsip yang masih bernilai guna bila sewaktu-waktu diperlukan.
c. Jenis Arsip
Dalam suatu organisasi, terdapat banyak arsip, yang dalam hal penyimpanannya biasa ditata berdasarkan jenisnya. Jenis-jenis arsip tersebut dapat dilihat dari beberapa segi. Wursanto membagi jenis arsip menjadi 4
(empat) yaitu: 1) Subjek atau isi, 2) Bentuk atau wujud, 3) Sifat atau kepentingan, dan 4) Fungsi (1991).
Arsip menurut subjek atau isinya dapat dibagi menjadi arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip pendidikan, atau subjek-subjek lain yang ditentukan sebelumnya oleh organisasi. Yang termasuk Arsip Keuangan adalah segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, dan daftar gaji. Arsip Kepegawaian terdiri dari segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai. Arsip Pemasaran terdiri dari segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang. dan Arsip Pendidikan terdiri dari segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.
Arsip menurut bentuk dan wujudnya dapat dibedakan menjadi surat, pita rekaman, piringan hitam dan mikrofilm. Untuk arsip yang berjenis surat, bukan berarti hanya arsip yang berwujud surat semata, melainkan setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan. Jenis arsip yang berbentuk surat ini merupakan arsip hardfile, sedangkan arsip yang berbentuk pita rekaman, piringan hitam dan mikrofilm merupakan arsip yang berbentuk softfile.
Arsip menurut sifat kepentingannya dapat dibagi menjadi non essential archives, useful archives, important archives, dan vital archives. Arsip non essensial (non essential archives) yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama (tidak
penting). Contohnya antara lain: Surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting, dan lain-lain. Arsip yang diperlukan (useful archives), yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3 tahun). Contohnya antara lain: Surat perintah jalan, Surat keterangan pegawai, Surat telegram, dan lain-lain. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain: Surat keputusan (penangkatan, pemindahan, pemberhentian), daftar sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain-lain. Arsip Vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Contohnya antara lain: akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk pegawai dan lain-lain.
Arsip menurut fungsinya dapat dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Sedangkan arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Sementara itu, arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam waktu tertentu. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya cukup tinggi. Arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sangat rendah. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, Mulyono (2003) membedakan jenis arsip seperti berikut ini:
1) Arsip Aktif ( Dinamis Aktif )
Yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja. Arsip ini disimpan di unit pengolah, karena sewaktu-sewaktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan. Jadi dalam jangka waktu tertentu arsip ini sering keluar masuk tempat penyimpanan.
2) Arsif Inaktif (Dinamis lnaktif)
Yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi. Arsip ini disimpan di unit kearsipan dan jarang dikeluarkan dari tempt penyimpanannya, bahkan tidak pernah keluar dari tempat penyimpanan dalam waktu lama. Jadi arsip inaktif hanya kadang-kadang saja diperlukan dalam proses penyelenggaraan kegiatan.
3) Arsip Dinamis
Yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No. 7 tahun 1971). Arsip ini senantiasa masih berubah baik nilai maupun artinya sesuai dengan fungsinya.
4) Arsip Statis
Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (pasal 2 ayat b UU No. 7 tahun 1971). Arsip statis sebagai arsip sudah mencapai taraf nilai yang abadi.).(hlm. 9)
Untuk memudahkan dalam membedakan berbagai jenis arsip tersebut, dapat peneliti gambarkan sebagai berikut:
Gambar 1. Pembagian Jenis Arsip Menurut Beberapa Segi (Sumber: Data yang diolah Peneliti, 2012)
d. Fungsi dan Peranan Arsip
Arsip adalah kumpulan dokumen yang penting yang disimpan secara teratur atau berdasarkan sistem agar kemudian hari bila dibutuhkan sewaktu-waktu dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Hal ini dikarenakan arsip memiliki fungsi yang sangat vital bagi organisasi. Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu meningkatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah yang terjadi dalam organisasi. Fungsi Arsip menurut Sugiarto (2005) yaitu:
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan.
2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajeman dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Arsip Frekuensi Penggunaan: a. Aktif b. Inaktif c. Dinamis d. Statis Fungsi: a. Dinamis b. Statis Sifat kepentingan: a. non essential archives b. useful archives c. important archives d. vital archives Subyek: a. arsip keuangan b. arsip kepegawaian c. arsip pemasaran d. arsip pendidikan Bentuk: a. surat b. pita rekaman c. piringan hitam d. mikrofilm
3. Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti – bukti apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa akan datang (hlm. 9).
Jadi, arsip sangat penting bagi sebuah instansi dikarenakan arsip berfungsi sebagai sumber ingatan, bahan pengambilan keputusan, bukti atau legalitas dan rujukan historis instansi tersebut, yang pada akhirnya akan membantu instansi tersebut dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Melihat begitu pentingnya fungsi suatu arsip, maka organisasi harus mampu menjaga keberadaan arsip tersebut agar dapat menyokong tercapainya tujuan organisasi.
e. Pengertian Kearsipan
Karena arsip begitu penting bagi pelaksanaan kehidupan organisasi, pemerintah maupun kebangsaan, maka timbulah suatu kegiatan penyimpanan arsip yang dikenal dengan istilah kearsipan (filing). George R. Terry dalam Moekijat (1989: 75) berpendapat bahwa: “Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas (surat), bila diperlukan, dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat”. Hal senada juga dikemukakan oleh Sularso Mulyono et al dalam Wursanto (1995: 16) “Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur
pokok yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali”. Sedangkan
menurut Wursanto (1995: 16) kearsipan yaitu “suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan”.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kearsipan (filing) adalah suatu kegiatan pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan prosedur tertentu secara sistematis, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan sewaktu-waktu dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.
3. Kajian tentang Manajemen Kearsipan a. Pengertian Manajemen Kearsipan
Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan Manajemen Kearsipan. Amsyah (2003: 4) berpendapat “Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan”.
Odgers dalam Sukoco (2005) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman mendefinisikannya sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan (2005).
Pengelolaan arsip dalam penelitian ini lebih ditekankan pada pengelolaan arsip dinamis yaitu suatu proses atau kegiatan dalam suatu organisasi dalam pencapaian tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada, dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, peminjaman arsip yang bernilai guna bagi organisasi, hingga penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi. Dengan kata lain, pengelolaan arsip dalam penelitian ini lebih berfokus pada daur hidup arsip (life cycle of records), yaitu dimulai dari penciptaan atau penerimaan, penggunaan atau pemanfaatan, pemeliharaan dan penyimpanan, penemuan kembali arsip dan disposisi akhir untuk menentukan masa simpan arsip apakah arsip dilestarikan (reservation) karena
mempunyai nilai permanen atau dimusnahkan (destruction) karena sudah tidak memiliki nilai guna. Untuk lebih memahami tentang pengelolaan arsip tersebut, dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2. Daur Hidup Arsip (Sumber: Sukoco, 2005: 95)
Tahap pertama dalam pengelolaan arsip adalah penciptaan. Yang dimaksud dengan penciptaan ini adalah penciptaan form baru bagi organisasi, baik form surat, form pengaduan barang, form pemesanan barang, atau form lain yang berhubungan dengan aktivitas organisasi. Form-form tersebut memiliki susunan dan ukuran yang berbeda, disesuaikan dengan kegunaannya bagi organisasi.
Tahap yang kedua adalah pemanfaatan dokumen. Tahapan ini merupakan tahap implementasi dari apa yang telah disusun dan ditetapkan di tahap yang sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval
maupun pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk bagaimana pergerakan (flow of work) dokumen yang sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya.
Tahap yang ketiga adalah penyimpanan. Yaitu bagaimana sebuah dokumen diperlakukan setelah dokumen tersebut dimanfaatkan oleh organisasi. Bila dokumen merupakan dokumen aktif yang frekuensi
I Penciptaan II Pemanfaatan III Penyimpanan IV Retrieval V Disposisi
penggunaannya lebih dari 12 kali dalam setahun, maka perlu diberikan perhatian dalam pemanfaatannya, meliputi bagaimana prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing, maupun tenaga penyimpan agar menjadi efisien.
Tahap keempat adalah retrieval, yang lebih menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu.Organisasi harus dapat mengklasifikasikan dokumen dan menentukan lokasi yang tepat dalam penyimpanannya, untuk kemudian memantau peminjamannya agar petugas arsip dapat memastikan keberadaan semua dokumen yang ada.
Tahap terakhir adalah disposisi. Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan.
b. Tujuan Pengelolaan Arsip
Setiap kegiatan dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Tujuan diadakannya pengelolaan arsip menurut UU No. 7 tahun 1971 pasal 3 dalam Barthos adalah:
“Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah” (2009: 12).
Dari pengertian tersebut dapat dipahami bahwa arti pentingnya kearsipan memiliki jangkauan yang sangat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Mengingat pentingnya peranan pengelolaan arsip, maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan
tugas pembangunan dengan baik diperlukan usaha peningkatan dan penyempurnaan pengelolaan arsip secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan tepat guna.
c. Sistem Pengelolaan Arsip
Karena kegunaan arsip sangat penting bagi suatu organisasi, maka setiap organisasi pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu sistem pengelolaan arsip yang baik. Sistem pengelolaan arsip yang baik memiliki ciri-ciri tertentu, seperti yang dikemukakan oleh Wursanto (1995) sebagai berikut :
1) Mudah dilaksanakan 2) Mudah dimengerti 3) Murah/Ekonomis 4) Tidak memakan tempat 5) Mudah dicapai
6) Cocok bagi organisasi 7) Fleksibel atau luwea 8) Dapat mencegah kerusakan
9) Mempermudah pengawasan (hlm. 30-32).
Ciri tersebut dapat dijelaskan secara terperinci sebagai berikut : 1) Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dala pengembalian arsip-arsip.
2) Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain sistem kearsipan harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup organisasi.
3) Murah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan kearsipan.
4) Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung (gedung arsip = archives storage), rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya system kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
5) Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
6) Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas ruang lingkup organisasi.
7) Fleksibel atau luwes
Fleksibal atau luwes bararti sistim filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi.
8) Dapat mencegah kerusakan
Salah satu tujuan kearsipan menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus dipelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
9) Mempermudah pengawasan
Dalam mempermudah pengawasan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya: kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang dan sebagainya.
Dengan demikian, penyimpanan arsip tidak hanya langsung ditaruh atau diletakkan di almari atau tempat penyimpanan arsip saja. Akan tetapi pengelolaan arsip perlu memperhatikan hal-hal tersebut di atas. Hal ini dimaksudkan agar pelaksanaan pengelolaan arsip dapat berjalan seefisien mungkin tanpa menimbulkan suatu masalah.
Masalah kearsipan bersifat dinamis, berkembang dalam arti akan terus bertambah seiring dengan perkembangan organisasi yang bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus menerus tanpa diikuti tata kerja, peralatan