BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN
C. Saran
Berdasarkan analisis data yang telah dilakukan, penarikan kesimpulan dan implikasi yang telah diambil, peneliti dapat memberi masukan sebagai berikut: 1. Kepala Kantor
a. Perlunya peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia untuk pegawai pengelola arsip yaitu dengan merekrut pegawai yang berlatar pendidikan di bidang kearsipan dan memberikan pelatihan khusus seperti diklat dan training tentang kearsipan baik yang bersifat in house training
(dilaksanakan dalam perusahaan) maupun yang dilaksanakan di luar perusahaan kepada pegawai pengelola arsip yang bukan berlatar belakang pendidikan di bidang kearsipan agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan lebih baik dan benar.
b. Perlu disediakannya satu orang pegawai tetap yang berkompeten di bidang kearsipan dengan jabatan sebagai arsiparis ahli dan pegawai tersebut tidak ikut di-rolling sehingga penanganan arsip akan lebih terkontrol.
c. Perlu adanya penambahan kuantitas tempat penyimpanan arsip baik di ruang Tata Usaha maupun di gudang arsip agar arsip tidak dibiarkan menumpuk dan tercampur antar satu bagian dengan bagian yang lain. Untuk ruangan Tata Usaha, karena ruang untuk meletakkan filing cabinet tidak ada, maka sebaiknya perlu dibuatkan tempat penyimpanan yang ditempelkan menggantung di dinding ruang Tata Usaha. Untuk gudang arsip, selain dengan penambahan dan perluasan gudang arsip, sebaiknya
penataan arsip di dalamnya lebih diperhatikan, disusun dengan lebih rapi dan teratur agar arsip tidak menumpuk dan terkesan semrawut.
d. Penggunaan istilah “Baju Surat” sebaiknya diganti dengan istilah “Lembar Desposisi” agar terdapat kesamaan dan keseragaman penyebutan di semua
instansi.
e. Sebaiknya dirintis pembuatan e-document/digital record atau dengan kata lain komputerisasi pengelolaan arsip, dimana arsip-arsip manual diubah menjadi arsip digital. Dengan demikian maka diharapkan akan lebih mengefisienkan tempat penyimpanan arsip dan jumlah Sumber Daya Manusia yang digunakan.
2. Pegawai Kearsipan
Pegawai pengelola arsip yang kurang memiliki pengetahuan di bidang kearsipan sebaiknya mengikuti pendidikan dan latihan teknis tentang kearsipan dan pengelolaan arsip. Dan dalam mengikuti pelatihan harus dilaksanakan secara sungguh-sungguh dan mau belajar lebih banyak dengan membaca buku-buku atau informasi di internet tentang pengelolaan arsip. Selain itu, ketika suatu saat terjadi rolling pegawai, maka petugas Tata Usaha yang lama hendaknya melatih dan memberikan arahan terhadap pegawai baru selama dua minggu sampai satu bulan agar pegawai baru lebih memahami seluk beluk tentang kearsipan di bagian Tata Usaha.
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, H. (1997). Cara-cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta: Djambatan.
Afifuddin & Beni, A. (2009). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: CV. Pustaka Setia Aji.
Amrullah. (2004). Pedoman Administrasi dan Kearsipan Perusahaan Umum (Perum) Bulog. Jakarta: Bulog.
Amsyah, Z. (2003). Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Anonimous. (2012). Pedoman Penulisan Skripsi. Surakarta: FKIP UNS
Ardoni. (2008). Pengelolaan Dokumen Elektronik. Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi. 4 (1). 1-6.
Barthos, B. (2009). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Okello, C. (2010). Records and Information Disaster Preparedness in Selected Organizations in Uganda. Records Management Journal. 21 (2). 122-134. Edwunyenga, E.J. (2010). Record Keeping in Universities: Associated Problems
and Management Option in South West Geo-Political Zone of Nigeria. Records Management Journal. 21 (2). 76-114.
Hadi, S. (2000). Metodologi Research. Yogyakarta: Andi . Handoko, T. H. (1997). Manajemen. Yogyakarta: BPFE
Iskandar. (2008). Metodologi Penelitian Pendidikan dan Sosial (Kuantitatif dan Kualitatif). Jakarta: Gaung Persada Press.
Kartono, K. (1990). Pengantar Metodologi Riset Sosial. Bandung: Mandar Maju. Keputusan Direksi Perusahaan Umum Bulog Nomor 123 tahun 2004 tentang
Pedoman Administrasi dan Kearsipan di Lingkungan Perum Bulog. Moekijat. (1989). Tata Laksana Kantor. Bandung : Mandar Maju
Moleong, L. J. (2009). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Narbuko, C. & Achmadi, A. (2005). Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara.
Poerwadarminta, W. J. S. (2002). Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka
Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.
Siagian, S. P. (2002). Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Jakarta: Rineka Cipta.
Soetardi. (2005). Penelitian Pendidikan II. Surakarta: UNS Press.
Sugiarto, A. & Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.
Sugiyono.(2009). Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
Sukoco, B. M. (2005). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
Surakhmad, W. (1994). Pengantar Penelitian Ilmiah Dasar, Metode dan Teknik. Bandung: Tarsito
Sutopo, HB. (2006). Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta: UNS Press. The Liang Gie. (2007). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Tim Penyusun Kamus Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa. (2003). Kamus
Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.
UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Wiyasa, T. (2003). Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis.
Jakarta: Pradnya Paramita.
Wursanto, Ig.. (1995). Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius. ___________. (1995). Kearsipan II. Yogyakarta: Kanisius.
___________. (2006). Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Lampiran 1
JADWAL PELAKSANAAN DAN PENYUSUNAN SKRIPSI
Aktivitas
Tahun 2011
Tahun 2012
Des Jan Feb Mar Apr Mei Jun 1. Persiapan a. Menyusun Proposal b. Menyusun Perijinan 2. Pelaksanaan a. Studi Pustaka b. Pengumpulan Data c. Analisis Data 3. Penyusunan Laporan a. Penyusunan Konsep b. Laporan Penelitian 4. Pertanggungjawaban a. Ujian b. Pelaporan Hasil
Lampiran 2
GUIDE INTERVIEW
1. Sistem Pengelolaan Arsip
a. Asas yang digunakan dalam pengelolaan arsip. 2. Sistem Kearsipan
a. Proses penerimaan surat masuk dan surat keluar.
b. Pengklasifikasian, kode dan indeks surat masuk dan surat keluar. c. Penyimpanan arsip.
d. Peminjaman dan penyajian arsip.
e. Pemeliharaan arsip agar tidak rusak atau hilang. f. Penyusutan arsip.
3. Fasilitas Kearsipan
a. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam penerimaan surat. b. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam penyimpanan surat. c. Optimalisasi fungsi peralatan dan perlengkapan.
4. Petugas Kearsipan a. Pendidikan terakhir.
b. Diklat/training kearsipan yang pernah diikuti. c. Pengalaman dalam mengelola arsip.
d. Persyaratan khusus bagi petugas kearsipan.
e. Syarat untuk menjadi petugas kearsipan yang baik. 5. Ruang Arsip
a. Luas ruang arsip.
b. Cahaya dan warna ruangan. c. Sirkulasi udara.
d. Suara.
e. Asas yang digunakan dalam pengaturan ruangan. f. Kenyamanan dalam bekerja.
6. Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip. 7. Upaya mengatasi hambatan.
Lampiran 3
FIELD NOTE
Nama : Informan 1
Jabatan : Kepala Tata Usaha
Lokasi Penelitian : Bulog Sub Divre III Surakarta Pewawancara : Andriyani Umi S.
Tanggal : 16 April 2012
Waktu : 09.45
Pertanyaan:
Asas apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip?
Hasil Wawancara
Di Bulog ini pengelolaan arsipnya meliputi arsip dinamis aktif, inaktif dan statis. Penangannya sendiri memakai asas gabungan. Misalnya ada surat dari Bulog Jateng untuk Bagian Pelayanan Publik, surat itu diurus di TU, di-copy, lalu surat yang asli diserahkan ke bagian Pelayanan Publik dan copiannya disimpan di TU sebagai arsip
Dari hasil wawancara dengan Informan 1 tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah bahwa pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta meliputi arsip dinamis aktif, in-aktif dan statis. Dan dalam pengelolaannya menggunakan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, yakni arsip dikelola di bagian tata usaha dan di bagian yang dituju surat. Semua surat ataupun dokumen yang diterima di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dikelola terlebih dahulu di bagian Tata Usaha, untuk kemudian dokumen dan surat tersebut diserahkan untuk dikelola lebih lanjut di bagian yang dituju setelah
FIELD NOTE
Nama : Informan 2
Jabatan : Pegawai Tata Usaha Bagian Surat Masuk Keluar Lokasi Penelitian : Bulog Sub Divre III Surakarta
Pewawancara : Andriyani Umi S. Tanggal : 16 April 2012
Waktu : 13.05
Pertanyaan:
Bagaimana pelaksanaan peminjaman dan penemuan kembali arsip?
Hasil Wawancara
Kalau ada pegawai atau pimpinan yang mau pinjam arsip di TU, kami tanya dulu arsip tanggal berapa, dari siapa, perihalnya apa. Kemudian kami cari di buku agenda berapa nomor agendanya. Setelah ketemu, kami cari di ordner penyimpanannya. Setelah itu kami copy. Copiannya kami serahkan kepada si peminjam, dan arsip kami, kami simpan lagi di ordner penyimpanan
Dari hasil wawancara dengan Informan 2 tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah bahwa dalam peminjaman arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III ini peminjam arsip hanya datang menemui Kepala Tata Usaha atau pegawai Tata Usaha untuk meminjam arsip dengan menyebutkan nomor agenda arsip tersebut, atau tanggal arsip, atau perihal dan pengirim surat. Setelah itu petugas Tata Usaha akan mencarikan arsip tersebut dan memberikan copiannya kepada si peminjam arsip.
FIELD NOTE
Nama : Informan 1
Jabatan : Kepala Tata Usaha
Lokasi Penelitian : Bulog Sub Divre III Surakarta Pewawancara : Andriyani Umi S.
Tanggal : 16 April 2012
Waktu : 09.59
Pertanyaan:
Bagaimana pelaksanaan penyusutan arsip?
Hasil Wawancara
Dalam hal penyusutan arsip, hal pertama yang dilakukan adalah memilah arsip menjadi arsip aktif, in-aktif, statis dan non arsip. Arsip aktif tetap disimpan di TU, arsip in aktif dipindah ke gudang arsip, kalau ada arsip statis bernilai sejarah atau ilmiah diserahkan ke Arsip Nasional, sedangkan arsip tak bernilai guna ataupun non arsip kita musnahkan dengan membentuk Panitia Pemusnahan Arsip
Dari hasil wawancara dengan Informan 1 tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah bahwa penyusutan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dilaksanakan dengan memilah arsip, memindahkan arsip ke gudang arsip dan memusnahkan arsip tak bernilai guna
FIELD NOTE
Nama : Informan 3
Jabatan : Pegawai Tata Usaha Bagian Surak Kontrak Lokasi Penelitian : Bulog Sub Divre III Surakarta
Pewawancara : Andriyani Umi S. Tanggal : 16 April 2012
Waktu : 14.15
Pertanyaan:
Apa saja hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan pengelolaan arsip?
Hasil Wawancara
Pegawai di sini minim informasi dan pengetahuan tentang arsip, Mbak. Kami tidak pernah ikut diklat atau pelatihan tentang arsip. Kantor cuma mengadakan diklat dan pelatihan kewirausahaan dan kepemimpinan. Hambatan yang paling kelihatan itu kurangnya sarana dan prasarana untuk menyimpan arsip, baik di TU ataupun di gudang.
Dari hasil wawancara dengan Informan 3 tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah bahwa dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, hambatan yang dihadapi adalah minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan, sarana dan prasarana yang tidak cukup memadai, dan kurangnya tempat penyimpanan arsip.
FIELD NOTE
Nama : Informan 2
Jabatan : Pegawai Tata Usaha Bagian Surat Masuk Keluar Lokasi Penelitian : Bulog Sub Divre III Surakarta
Pewawancara : Andriyani Umi S. Tanggal : 16 April 2012
Waktu : 13.10
Pertanyaan:
Upaya apa saja yang dilaksanakan untuk mengatasi hambatan?
Hasil Wawancara
Untuk mengatasi hambatan itu, kami berusaha mencari pengetahuan sendiri dengan sharing antar pegawai, belajar dari pegawai TU terdahulu. Selain itu, kantor kami sering digunakan siswa SMK untuk prakerin, jadi kami juga belajar dari siswa-siswa tersebut. Walaupun mereka minim pengalaman, tapi pengetahuan mereka tentang arsip lebih luas dibanding kami. Untuk penyimpanan arsip, saat ini sedang dibangun gedung baru untuk jadi gudang arsip yang baru dan lebih luas. Semoga pembangunannya cepat selesai jadi arsip tidak lagi menumpuk dan bercampur baur antara bagian yang satu dengan yang lain
Dari hasil wawancara dengan Informan 2 tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah bahwa upaya-upaya yang dilakukan oleh Bagian tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip adalah dengan menambah pengetahuan pegawai melalui berbagai cara dan memperluas tempat penyimpanan arsip dengan membuat gedung baru yang berfungsi sebagai gudang arsip yang baru
FIELD NOTE
Lokasi Penelitian : Bulog Sub Divre III Surakarta Observator : Andriyani Umi S.
Tanggal : 16 April 2012
Waktu : 08.30
Poin Observasi:
Pengurusan Surat Masuk
Hasil Observasi
Setiap surat yang masuk diterima di TU. Setelah dicek kebenaran alamat, surat disortir. Untuk surat dinas dikelola lebih lanjut. Dibuka dan diteliti jumlah lampirannya. Kemudian dicatat di buku Agenda Surat Masuk, setelah itu dilampiri lembar desposisi dan dimasukkan ke dalam stopmap untuk kemudian diserahkan pada pimpinan. Setelah surat didesposisi pimpinan, surat dicopy dan copiannya disimpan di ordner surat masuk. Surat yang asli dicatat di buku Ekspedisi Intern kemudian diserahkan pada pihak yang terkait.
Dari hasil observasi tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah bahwa proses pengurusan surat masuk dimulai dari penerimaan, penyortiran, penelitian kelengkapan, pengagendaan, pendesposisisan, penyerahan hingga penyimpanan.
FIELD NOTE
Lokasi Penelitian : Bulog Sub Divre III Surakarta Observator : Andriyani Umi S.
Tanggal : 16 April 2012
Waktu : 10.45
Poin Observasi:
Retrieval arsip
Hasil Observasi
Pimpinan memerlukan arsip yang berisi Keputusan Direksi terbaru tentang pembagian Raskin untuk bulan Mei sebagai materi rapat. Pimpinan menghubungi Kepala TU dan meminjam arsip tersebut. Oleh pegawai TU, arsip dicari di ordner dengan mengecek nomornya terlebih dahulu di buku agenda. Setelah arsip ditemukan, arsip itu segera dicopy dan copiannya diserahkan kepada pimpinan. Adapun arsip yang asli dikembalikan ke ordner penyimpanannya.
Dari hasil observasi tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah kegiatan retrieval arsip yang dilakukan oleh Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta adalah berupa peminjaman dan penemuan kembali arsip. Peminjaman arsip dilakukan dengan meminta langsung kepada petugas Tata Usaha. Peminjaman arsip dilaksanakan dengan memberikan copian dari arsip tanpa disediakan Bon Peminjaman Arsip. Yang boleh meminjam arsip hanya pihak yang berkepentingan. Penemuan kembali arsip dilaksanakan berdasarkan nomor agenda dari arsip yang dicari.
FIELD NOTE
Lokasi Penelitian : Bulog Sub Divre III Surakarta Observator : Andriyani Umi S.
Tanggal : 16 April 2012
Waktu : 08.00
Poin Observasi: Fasilitas Kearsipan
Hasil Observasi
Ketika memasuki ruang Tata Usaha, saya melihat bahwa dalam satu ruangan dibagi untuk dua bagian, yaitu ruang bagian Tata Usaha dan bagian Gasar yang dibatasi oleh almari arsip panjang setinggi satu meter. Dalam ruang Tata Usaha, terdapat empat buah meja dan kursi yang diperuntukkan bagi pegawai, meja telepon dan faxcimile, meja komputer, dua unit komputer pentium 4, dan kulkas. Di meja pegawai terdapat berbagai alat tulis, Buku Agenda, dan Buku Ekspedisi. Kemudian di bawah meja terdapat ordner-ordner yang berisi arsip surat masuk dan keluar tahun berjalan. Di dalam almari yang digunakan untuk pembatas ruang, terdapat amplop, map, kertas, serta ordner arsip yang berusia lebih dari 1 tahun, berdampingan dengan perlengkapan untuk rapat seperti gelas, taplak meja, cangkir, dan piring.
Dari hasil observasi tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah fasilitas yang dimiliki Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta antara lain peralatan (komputer, printer, mesin fotocopy, faxcimile,
Air Conditioner (AC), stampel, stapler, remover, perforator, almari arsip, meja dan kursi) dan perlengkapan (kertas, bolpoin, lembar desposisi, buku agenda surat masuk dan keluar, buku ekspedisi intern dan ekstern, amplop surat, dan ordner).
Filing cabinet belum tersedia dikarenakan tidak cukupnya ruang untuk meletakkan filing cabinet di dalam ruangan Tata Usaha.
FIELD NOTE
Lokasi Penelitian : Bulog Sub Divre III Surakarta Observator : Andriyani Umi S.
Tanggal : 16 April 2012
Waktu : 08.15
Poin Observasi:
Ruang Pengelolaan Arsip
Hasil Observasi
Bagian Tata Usaha menempati ruang berukuran kuang lebih 5x6 meter, yang mana dalam ruangan tersebut hanya cukup berisi almari, meja kursi pegawai, kulkas, meja telepon dan faxcimile, serta meja komputer. Warna cat dinding bagian TU adalah krem. Untuk penerangan menggunakan penerangan matahari dan lampu. Suhu udara diatur menggunakan Air Conditioner (AC). Walaupun Bagian TU berada di bagian depan yang dekat dengan jalan raya, namun suara jalan raya tidak terlalu bising karena ruangan TU dilapisi kaca hitam yang mampu meredam kebisingan dari luar.
Dari hasil observasi tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah ruangan yang digunakan dalam pengelolaan arsip telah memperhatikan aspek warna, suara, cahaya dan udara.
FIELD NOTE
Lokasi Penelitian : Bulog Sub Divre III Surakarta Observator : Andriyani Umi S.
Tanggal : 16 April 2012
Waktu : 08.30
Poin Observasi: Penyimpanan Arsip
Hasil Observasi
Ketika surat diproses, baik surat masuk ataupun surat keluar, salinannya akan segera disimpan ke dalam ordner sesuai dengan nomor urut dan tanggal dari buku agendanya. Kemudian, ordner tersebut disimpan di bawah meja. Untuk ordner surat yang masih aktif atau masih dalam 1 tahun berjalan, ordner disimpan di bawah meja. Untuk ordner yang berisi arsip berusia 2-5 tahun disimpan di almari arsip, dan untuk ordner berisi arsip berusia lebih dari 5 tahun dipindahkan ke gudang arsip untuk kemudian diadakan penyusutan.
Dari hasil observasi tersebut di atas, maka yang dapat ditangkap oleh peneliti adalah penyimpanan arsip di Bagian Tata Usaha menggunakan sistem gabungan antara nomor dan tanggal buku agenda. Penyimpanan arsip aktif dilakukan di bagian Tata Usaha sedangkan penyimpanan arsip in-aktif dilakukan di gudang arsip.
Lampiran 5
FOTO KEGIATAN
Gambar Kantor Bulog Sub Divre III dilihat dari depan
Gambar Kondisi Gudang Penyimpanan Perlengkapan Kantor
Gambar Penyimpanan Arsip di Bagian Akuntansi
Lampiran 6
STRUKTUR ORGANISASI
PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA
Gambar 7. Bagan Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta (Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta)
KASUB WAKA SUB Bagian SPI Tata Usaha Bagian Pelayanan Publik Bagian Gasar Bagian Akuntansi Bagian PPU Bagian Keuangan dan SDM GBB 301 Klaten GBB 302 Masaran GBB 303 Kartasura GBB 304 Delanggu GBB 305 Grogol GBB 308 Karangwuni GBB 306 Mojolaban GBB 307 Wonogiri GBB 309 Duyungan