KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA
SKRIPSI
Oleh:
ANDRIYANI UMI SA’ADAH K7408059
FAKULTAS KEGURURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET
iii
KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA
Oleh:
ANDRIYANI UMI SA’ADAH K7408059
SKRIPSI
Ditulis dan Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Mendapatkan Gelar Sarjana Pendidikan Ekonomi
Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET
vi
Andriyani Umi Sa’adah. ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA. Skripsi. Surakarta, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta. Juni 2012.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) Pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, (2) Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, dan (3) Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta.
Penelitian ini menggunakan metode pendekatan deskriptif kualitatif dengan strategi penelitian tunggal terpancang. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive dan snowball sampling. Sumber data yang digunakan adalah informan, tempat dan peristiwa, serta arsip dan dokumen. Teknik pengumpulan data dengan wawancara, participant observation dan dokumentasi. Validitas data menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa (1) Pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta meliputi: (a) Sistem pengelolaan arsip yang terdiri dari penciptaan arsip (pembuatan form dan konsep surat), pemanfaatan arsip (pengurusan surat masuk dan surat keluar, dan referensi berupa klasifikasi, kode, indeks) penyimpanan arsip, retrieval (peminjaman dan penemuan kembali arsip), dan disposisi arsip (pemeliharaan, pemindahan, penyusutan dan pemusnahan arsip). (b) Fasilitas kearsipan yang terdiri dari peralatan (komputer, printer, mesin fotocopy, faxcimile, Air Conditioner (AC), stampel, stapler, remover, perforator, almari arsip, meja dan kursi) dan perlengkapan (kertas, bolpoin, lembar desposisi, buku agenda surat masuk dan keluar, buku ekspedisi intern dan ekstern, amplop surat, dan ordner). (c) Pegawai kearsipan yang kurang berkompeten di bidangnya. (d) Ruangan pengelolaan arsip telah memperhatikan aspek warna, suara, udara dan cahaya yang baik. (2) Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip adalah minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan, belum adanya pegawai kearsipan yang benar-benar kompeten di bidangnya, tempat penyimpanan arsip yang kurang memadai dan kurangnya perhatian terhadap penyimpanan arsip. (3) Upaya-upaya yang dilaksanakan dalam mengatasi hambatan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip adalah dengan menggunakan sarana dan prasarana semaksimal mungkin, menambah pengetahuan pegawai melalui sharing pengalaman dengan pegawai senior ataupun siswa Prakerin, dan memperluas tempat penyimpanan arsip dengan membuat gedung baru yang berfungsi sebagai depo arsip.
vii
Andriyani Umi Sa'adah. ARCHIVES MANAGEMENT ANALYSIS AT OFFICE ADMINISTRATION OF PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA. Skipsi. Surakarta, Faculty of Teacher Training and Education Sebelas Maret University. June 2012.
The aim of this research is to know: (1) Archives management execution at Office Administration part of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, (2) Obstacles faced in archives management execution at Office Administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, and (3) Efforts that done to overcome the obstacles in archives management execution at Office Administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta.
Method of the research used is qualitative descriptive with embedded case study strategy. Sampling techniques used are purposive and snowball sampling. Data sources used are informant, place and event, archives and document. Data collecting technique is performed by using method of interview, participant observation and documentation. Data validity uses triangulation source and triangulation method. Data analysis technique used is analysis interactive model.
The result of data analysis shows that: (1) Archives management execution at office administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta cover: (a) Archives management system consist of creating archives (making form and mail concept), archives utilization (incoming and outgoing letter treatment, and referencing as classifying, coding, and indexing), storage, retrieval (loaning and find back), and archive dispodition (rescuing, transfering, waning and destruction). (b) Facilities of records consist of devices (computer, printer, photocopier, faxcimile, Air Conditioner (AC), stampel, stapler, remover, perforator, archives cupboard, table and chair) and equipments (papers, ballpoints, desposition sheets, incoming and outing letter diaries, internal and external expedition books, mail envelopes, and ordners) (c) Record Officers are incompetent at the area. (d) Archives management room pay attention to the colour aspect, voice, air and good light. (2) Obstacles faced in archives management execution at Office Administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta are the minimum erudition of official about records, there is no competent officer at the area, tools and infrastructures are less and undercommunication attention towards archives storage. (3) Efforts carried out in overcoming obstacles in archives management execution at Office Administration of Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta have been doing by maximality in using tools and infrastructures, increase official erudition by sharing experience with senior officers or On The Job Training students, and expanding archives repository with making new building functioned as archives warehouse.
viii
Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu telah selesai (dari suatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain dan kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap
(Q.S. Al Insyiroh: 6-8)
Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa dekatnya mereka dengan keberhasilan saat mereka
menyerah (Thomas Alva Edison)
Kemarin adalah kenangan, hari ini adalah kenyataan, esok adalah harapan. Dengan berbekal kenangan kemarin, kerjakan yang terbaik kenyataan hari
ini agar memperoleh harapan yang terindah di esok hari (Peneliti)
Allah SWT tidak memberikan apa yang kita inginkan, namun Allah SWT memberikan apa yang kita butuhkan karena apa yang kita inginkan belum
ix
Karya ini kupersembahkan untuk :
1. Ibu dan Bapakku Tercinta (Wonderwoman dan Supermanku), atas doa, semangat, dan pemberi inspirasi terbaikku
2. Mas, Mbak dan Adik-adikku tersayang yang selalu memberi semangat dan mendengarkan keluh kesahku.
3. Yugo yang selalu mengajarkan tentang perjuangan dan penyemangat hidupku
4. Indah, Riana, Bekti, Nopik, Umi, Diyan dan Aliph yang selalu menyemangati dan memberikan inspirasi kepadaku
5. Rekan-rekan seperjuangan BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran ‘08
x
Puji syukur peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah serta inayah-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.
Dalam penyusunan skripsi ini tentunya peneliti mengalami berbagai hambatan yang tidak dapat diselesaikan sendiri. Namun hambatan-hambatan tersebut dapat teratasi dengan adanya bantuan dari pihak lain. Untuk itu peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Prof. Dr. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd, selaku Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta
2. Drs. Syaiful Bachri, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial yang telah memberikan izin penulisan sripsi ini.
3. Dr. Wiedy Murtini, M.Pd, selaku pembimbing I yang telah memberikan bimbingan, pengarahan dengan bijaksana.
4. Susantiningrum, S.Pd., S.E., M.AB, selaku pembimbing II yang telah memberikan dorongan, semangat, dan bimbingan dengan baik.
5. Tim Penguji Skripsi yang bersedia menguji dan memberikan kritik dan saran. 6. Drs. Tri Fajaryanto, selaku Kepala Sub Divisi Regional Perum Bulog
Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian di instansi tersebut
7. Ibu Sri Lestari selaku kepala Tata Usaha Perum Bulog yang telah memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian ini, serta kepada seluruh pegawai dan staf karyawan Perum Bulog yang membantu penulisan skripsi ini.
8. Bapak, Ibu, Mas, Mbak, Adik-adik dan Yugo yang dengan setia memberikan dukungan, semangat, dan bantuan dalam bentuk moral dan spiritual.
9. Teman-teman seperjuangan di BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran. 10.Semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu per satu, yang telah
xi al’alamin
ini masih terdapat banyak kekurangan, namun peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan perkembangan ilmu pengetahuan pada khususnya.
Surakarta, 4 Juli 2012
xii
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ... ii
HALAMAN PENGAJUAN ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iv
HALAMAN REVISI ... v
HALAMAN PENGESAHAN ... vi
HALAMAN ABSTRAK ... vii
HALAMAN MOTTO ... ix
HALAMAN PERSEMBAHAN ... x
KATA PENGANTAR ... xi
DAFTAR ISI ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xvi
DAFTAR TABEL ... xvii
DAFTAR LAMPIRAN ...xviii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 6
D. Manfaat Penelitian ... 6
BAB II KAJIAN PUSTAKA A. Kajian Teori ... 8
1. Kajian tentang Pengelolaan ... 8
2. Kajian tentang Arsip dan Kearsipan ... 10
a. Pengertian Arsip ... 10
b. Nilai Guna Arsip... 12
c. Jenis Arsip ... 13
d. Fungsi dan Peranan Arsip ... 17
xiii
a. Pengertian Manajemen Kearsipan ... 19
b. Tujuan Pengelolaan Arsip ... 21
c. Sistem pengelolaan Arsip ... 22
B. Penelitian Yang Relevan ... 46
C. Kerangka Berpikir ... 50
BAB III METODOLOGI A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 53
1. Tempat Penelitian ... 53
2. Waktu Penelitian ... 54
B. Pendekatan dan Jenis Penelitian... 54
1. Pendekatan Penelitian ... 54
2. Strategi Penelitian ... 55
C. Data dan Sumber Data ... 56
D. Teknik Pengambilan Sampel (Cuplikan) ... 58
E. Pengumpulan Data ... 58
F. Uji Validitas Data ... 61
G. Analisis Data ... 63
H. Prosedur Penelitian... 64
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Deskripsi Lokasi/Objek Penelitian ... 66
1. Lokasi Perusahaan ... 66
2. Tinjauan Singkat Perum Bulog ... 66
3. Visi dan Misi Perum Bulog ... 68
4. Struktur Organisasi Perusahaan ... 69
B. Deskripsi Temuan Penelitian ... 71
1. Pelaksanaan Pengelolaan Arsip... 71
a. Sistem Pengelolaan Arsip ... 71
b. Fasilitas Kearsipan ... 92
c. Petugas Kearsipan ... 95
xiv
3. Upaya-upaya Untuk Mengatasi Hambatan ... 101
C. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori ... 103
1. Pelaksanaan Pengelolaan Arsip... 103
2. Hambatan-hambatan dalam Pengelolaan Arsip ... 116
3. Upaya-upaya Untuk Mengatasi Hambatan ... 117
BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN A. Simpulan ... 118
B. Implikasi ... 120
C. Saran ... 120
DAFTAR PUSTAKA ... 123
xv
Gambar Halaman
1 Pembagian Jenis Arsip Menurut Beberapa Segi ... 17
2 Daur Hidup Arsip... 20
3 Prosedur Kearsipan ... 26
4 Bagan Kerangka Berpikir... 52
5 Bagan Analisis Data ... 64
6 Bagan Prosedur Penelitian ... 65
7 Struktur Organisasi Perum Bulog ... 70
8 Cara Pemberian Nomor Agenda Surat Masuk ... 74
9 Baju Surat ... 76
xvi
Tabel Halaman
1 Buku Agenda Surat Masuk ... 74
2 Buku Permohonan Kontrak ... 75
3 Buku Ekspedisi Intern ... 77
4 Buku Agenda Surat Keluar ... 80
5 Buku Ekspedisi Ekstern Umum ... 81
6 Buku Ekspedisi Ekstern ke Divre Jateng ... 82
xvii
Lampiran Halaman
1 Jadwal Pelaksanaan dan Penyusunan Skripsi ... 125
2 Guide Interview ... 126
3 Field Note ... 127
4 Keputusan Direksi Perum Bulog... 137
5 Foto Kegiatan ... 140
1
A. Latar Belakang Masalah
Jaman yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang lebih canggih, praktis, efektif dan efisien. Begitu pula dalam kemajuan bisnis di sektor pemerintah dan swasta. Semakin maju suatu organisasi, maka akan semakin banyak diperlukan informasi-informasi baik bersifat internal maupun eksternal yang akan membantu pelaksanaan manajemen dari organisasi tersebut. Dan untuk dapat mengolah manajemen dengan baik, diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Salah satu sumber informasi dari kegiatan suatu organisasi adalah arsip.
Setiap aktivitas yang dilakukan oleh organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, selalu berkaitan dengan masalah arsip. Hal ini dikarenakan arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan produk kerja yang baik dalam bidang kearsipan.
mampu memberikan kepuasan kepada masyarakat terhadap kinerjanya. Bila penataan atau penyimpanan arsip tidak dikelola dengan baik, maka akan berimbas terhadap pelayanan masyarakat yang sangat dan tidak memuaskan. Hal ini tentu akan merugikan berbagai pihak.
Arsip diperlukan di perkantoran untuk membantu pelayanan eksternal misalnya pelayanan kerja sama dengan pelanggan, ataupun keperluan informasi internal misalnya pengambilan keputusan oleh pimpinan. Untuk itu arsip mempengaruhi seluruh kegiatan dan proses yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam organisasi perkantoran. Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu organisasi perkantoran dan merupakan urat nadi bagi seluruh kegiatan dalam organisasi perkantoran, sehingga diperlukan sistem pengelolaan yang baik dan benar.
Ironisnya, dewasa ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk begitu saja, dan tidak disimpan dengan baik sehingga mudah rusak dan sulit untuk menemukannya kembali bila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapat perhatian khusus dalam jaringan informasi, maka dipandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis tentang bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima, disimpan dan dipergunakan kembali. Agar pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik dan dapat membantu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuannya, maka sistem kearsipan harus dibenahi dan diubah dengan sistem yang lebih cocok dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan demikian bidang kearsipan juga merupakan bidang yang penting dan sama pentingnya dengan bidang-bidang yang lain, sehingga bidang ini tidak boleh diabaikan begitu saja dan tidak sembarang orang ditempatkan di posisi ini.
dan ahli dalam bidang kearsipan itu sendiri. Dengan demikian pembinaan terhadap pegawai-pegawai tersebut harus terus dilaksanakan agar para pegawai tersebut mampu bekerja secara profesional.
Tata kearsipan memegang peranan yang sangat penting dalam kelangsungan hidup organisasi. Hal ini dikarenakan penataan arsip yang baik akan sangat membantu pelaksanaan tugas pekerjaan untuk diselesaikan tepat pada sasaran dan dapat mengurangi pemborosan baik dari segi waktu, biaya dan tenaga. Dalam pasal 3 UU No. 7 tahun 1971 telah dirumuskan tentang tujuan dilaksanakannya pengelolaan arsip atau kearsipan. Tujuan kearsipan tersebut adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah (Barthos, 2009).
Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip di kantor benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan cara memahami masalah apa yang terkandung didalam arsip. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali.
Dengan demikian dapat dilihat bahwa tata kearsipan mempunyai peranan yang sangat besar demi kelangsungan hidup suatu organisasi walaupun pada kenyataannya pelaksanaan tata kearsipan tersebut masih banyak diabaikan berbagai pihak. Banyak organisasi baik pemerintah maupun swasta mengabaikan tata kearsipan dalam organisasi, yang pada akhirnya akan mengakibatkan berbagai kesulitan dalam pelaksanaan tugas organisasi. Kesulitan-kesulitan yang umumnya terjadi tersebut antara lain : (1) Tidak dapat menemukan kembali secara cepat surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi lain. (2) Peminjaman/pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. (3) Bertambahnya terus menerus surat-surat ke bagian arsip tanpa penyingkiran sehingga tempat atau peralatan tidak mencukupi. (4) Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip tidak cukup dan kurangnya bimbingan yang teratur (Gie, 2007).
Demikian halnya pada Kantor Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, yang pada penelitian ini akan peneliti singkat dengan Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, arsip berfungsi sebagai penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat dalam menghadapi suatu masalah. Semua itu tergantung kepada kecepatan dan ketepatan informasi yang terkandung didalam arsip. Oleh karena itu sistem pengelolaan arsip harus diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip maupun pimpinan yang akan memakainya.
dengan prosedur yang seharusnya. (2) Kurang tersedianya ruang yang memadai dalam hal penyimpanan arsip, sehingga arsip hanya ditumpuk dan tidak ditata dengan baik. Dengan demikian kemungkinan besar banyak arsip terselip dan sulit untuk ditemukan kembali dengan cepat. (3) Masalah yang paling menonjol adalah kurang tersedianya pegawai yang ahli di bidang kearsipan. Hal ini disebabkan karena petugas yang dipilih di bagian Tata Usaha bersifat rolling, yaitu setiap pegawai akan diganti dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan kebijakan pimpinan. Dengan demikian, setiap pegawai baru hanya akan melanjutkan apa yang dikerjakan oleh pegawai yang sebelumnya, tanpa mengubah tatanan dan prosedur yang telah digunakan sebelumnya.
Data-data tersebut peneliti peroleh dari hasil wawancara peneliti dengan salah satu pegawai senior bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divisi Regional III Surakarta, dan serta dari hasil pengamatan peneliti selama peneliti melaksanakan observasi awal pada perusahaan tersebut.
Melihat kenyataan tersebut dan menyadari betapa pentingnya arsip dikelola dengan baik oleh kantor atau organisasi, maka peneliti tertarik untuk mengadakan penelitian tentang “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN TATA USAHA KANTOR PERUM BULOG SUB DIVISI REGIONAL III SURAKARTA”
B. Perumusan Masalah
Masalah adalah setiap kesulitan yang menggerakkan orang untuk memecahkannya. Dengan demikian suatu masalah dapat diselesaikan jika ada keinginan dan motivasi individu yang bersangkutan untuk memecahkan masalah tersebut.
1. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta?
2. Hambatan-hambatan apa saja yang dihadapi dalam usaha pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta?
3. Usaha-usaha apa saja yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta?
C. Tujuan Penelitian
Setiap pekerjaan apapun bentuk dan jenisnya pasti mempunyai tujuan yang hendak dicapai. demikian pula dengan penelitian ini, peneliti juga mempunyai tujuan yang ingin dicapai.
Sesuai dengan pokok permasalahan yang telah dikemukakan sebelumnya, maka yang menjadi tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.
2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.
D. Manfaat Penelitian
Setiap orang melakukan kegiatan selalu mempunyai tujuan tertentu, sehingga kegiatan yang mengandung manfaat baik bagi diri sendiri maupun pihak lain. Sebuah penelitian adalah penting untuk menghasilkan informasi yang rinci, akurat dan aktual yang memberikan manfaat dalam menjawab permasalahan peneliti. Manfaat penelitian ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas dalam menjawab permasalahan. Dalam penelitian ini, ada dua manfaat yang dapat diambil, yaitu manfaat teoritis dan manfaat praktis. Manfaat teoritis dimaksudkan sebagai langkah mengembangkan ilmu pengetahuan yang berkaitan, sedangkan manfaat praktis adalah sebagai pemecahan masalah secara nyata.
Adapun manfaat yang bisa diambil dalam penelitian ini, antara lain ialah : 1. Manfaat teoritis
a. Memberi masukan dalam pengembangan ilmu pengetahuan khususnya tentang Manajemen Perkantoran terutama di bidang Pengelolaan Dokumen dan Kearsipan.
b. Sebagai bahan kajian teori-teori ilmu manajemen perkantoran. 2. Manfaat praktis
a. Untuk memberikan masukan bagi pimpinan kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan pengelolaan dokumen dan kearsipan.
8
A. Kajian Teori 1. Kajian tentang Pengelolaan
Pengelolaan dalam Himpunan Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan (2003). Poerwadarminta mendefinisikan bahwa pengelolaan juga biasa diartikan penyelenggaraan suatu kegiatan (2002).
Pengelolaan bisa diartikan manajemen, dalam hal ini Handoko menjelaskan bahwa manajemen yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (1997). Senada dengan hal tersebut, Siagian menjelaskan bahwa manajemen merupakan kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan menggunakan kegiatan orang lain (2001).
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, maka dapat dijelaskan bahwa pengelolaan atau manajemen memiliki beberapa fungsi yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling). Fungsi-fungsi tersebut saling berkaitan dan saling menunjang satu sama lain. Jika salah satu fungsi tidak dilaksanakan dengan baik, maka akan mempengaruhi pelaksanaan fungsi-fungsi yang lain.
datang. Terdapat beberapa bentuk rencana yang biasa dilakukan oleh organisasi, yaitu: Program, Standar, Anggaran, Acara, Siasat, Metode, Kebijakan, Prosedur, dan Peraturan.
Aktivitas manajemen yang kedua adalah pengorganisasian (organizing). Setelah menetapkan rencana, maka kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu dibagi-bagi antara anggota manajemen dan bawahannya. Dengan kata lain, pengorganisasian merupakan suatu proses kegiatan untuk menetapkan bentuk dan pola organisasi, serta penggolongan tugas tiap anggota dan delegasi kekuasaannya.
Kemudian aktivitas manajemen yang ketiga adalah pengarahan (actuating). Aktivitas pengarahan sangat diperlukan dalam kegiatan manajemen. Untuk melaksanakan kegiatannya, manajer perlu mengambil berbagai tindakan untuk mengarahkan bawahannya seperti: kepemimpinan, perintah, instruksi, komunikasi dan nasehat. Kegiatan pengarahan ini harus dilakukan setiap waktu agar dapat mengantisipasi segala hambatan ataupun untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi.
Dan aktivitas manajemen yang terakhir adalah pengawasan (controlling). Pengawasan merupakan suatu proses pengamatan segala aktivitas organisasi untuk menjamin bahwa aktivitas yang dilakukan telah sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya. Pengawasan bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan rencana, kesulitan yang terjadi, mengantisipasi hambatan dan mencari jalan keluar dari hambatan-hambatan yang terjadi. Perencanaan dan pengawasan diibaratkan sebagai dua sisi dari satu keping mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Maksudnya, pengawasan tanpa perencanaan maka tidak akan terlaksana dengan baik karena tidak adanya pedoman yang digunakan dalam pengawasan. Demikian pula perencanaan tanpa pengawasan, maka tidak akan dapat diketahui sampai dimana rencana yang sudah dijalankan. Untuk itu, kedua fungsi manajemen ini sangat erat kaitannya.
mengerahkan segenap fasilitas yang ada dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dan dalam pencapaian tujuan tersebut harus ada koordinasi berbagai aktivitas mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.
2. Kajian tentang Arsip dan Kearsipan a. Pengertian Arsip
Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga tersebut. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai arsip, maka berikut beberapa penjelasan mengenai arsip yang dikemukakan oleh beberapa tokoh.
Arsip berasal dari bahasa Yunani “arche” yang artinya permulaan,
jabatan, fungsi, atau kuasa hukum. Kemudian berubah menjadi “to arche”
yang artinya dokumen, catatan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan dengan "Archief" mempunyai arti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan.
Armosudirdjo dalam Wursanto (1995) menjelaskan bahwa “archief“
dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini:
1) Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
2) Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut. 3) Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri (hlm.14)
warkat yang digunakan sebagai sumber informasi. Lebih lanjut disampaikan oleh The bahwa: “Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya” (2007: 115).
Menurut Undang-undang No. 7 th. 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Bab I Pasal I menegaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:
1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga - lembaga dan bahan-bahan swasta atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. (Barthos, 2009: 3)
Dalam penjelasan dari Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Bab I Pasal I ini dijelaskan bahwa yang dimaksud dalam bentuk apapun dari suatu arsip adalah meliputi yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film, dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan lainnya yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Sejalan dengan pengertian tersebut, menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 dijelaskan bahwa:
Arsip adalah segala kertas, naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. (Wursanto, 1995: 18).
Dari beberapa pengertian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu dan disimpan secara sistematis sehingga dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Selain itu dapat diketahui juga bahwa arsip merupakan sumberdaya berharga karena informasi yang dikandungnya. Informasi hanya dapat berguna jika ia direkam dengan segera dan benar, secara teratur diperbarui dan dengan mudah dapat diakses ketika dibutuhkan.
b. Nilai Guna Arsip
Arsip adalah catatan tertulis, gambar, atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang digunakan orang sebagai pengingat. Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Santen dalam Sukoco menyebutkan bahwa arsip mempunyai 6 (enam) nilai guna yaitu administrative value, legal value, fiscal value, research value,
educational value dan documentary value (2005).
Enam nilai guna arsip tersebut dapat peneliti jelaskan sebagai berikut : 1) Administrative value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai
administrasinya. Misal data penjualan dari seluruh wilayah untuk penetapan strategi pemasaran.
3) Fiscal value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya. Misalkan data laporan penjualan selama tahun fiskal untuk menentukan jumlah pajak yang harus dibayar.
4) Research value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai riset yang terkandung di dalamnya. Misalnya data kependudukan yang dimiliki oleh Badan Pusat Statistik yang akan digunakan untuk melakukan riset pasar.
5) Educational value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai
pendidikan yang terkandung di dalamnya. Misal buku The Wealth of Nations yang ditulis oleh Adam Smith yang disimpan oleh Perpustakaan Oxford karena di dalamnya terdapat dasar-dasar ilmu ekonomi modern.
6) Documentary value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai
dokumentasi yang terkandung di dalamnya. Misalkan foto kita ketika bayi yang tetap disimpan di album keluarga untuk memberikan gambaran mengenai kita ketika bayi.
Suatu arsip mungkin mempunyai guna informasi saja atau dapat pula suatu arsip mempunyai guna informasi, yuridis atau guna lain. Jadi suatu arsip dapat hanya mempunyai satu macam kegunaan dan dapat pula mempunyai lebih dari satu macam kegunaan. Berbagai kegunaan arsip sangat terkait dengan seberapa lama akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus disimpan, tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Arsip perlu disimpan terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanannya. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang tidak bernilai guna dan sulit diketemukannya kembali arsip yang masih bernilai guna bila sewaktu-waktu diperlukan.
c. Jenis Arsip
(empat) yaitu: 1) Subjek atau isi, 2) Bentuk atau wujud, 3) Sifat atau kepentingan, dan 4) Fungsi (1991).
Arsip menurut subjek atau isinya dapat dibagi menjadi arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip pendidikan, atau subjek-subjek lain yang ditentukan sebelumnya oleh organisasi. Yang termasuk Arsip Keuangan adalah segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, dan daftar gaji. Arsip Kepegawaian terdiri dari segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai. Arsip Pemasaran terdiri dari segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang. dan Arsip Pendidikan terdiri dari segala jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.
Arsip menurut bentuk dan wujudnya dapat dibedakan menjadi surat, pita rekaman, piringan hitam dan mikrofilm. Untuk arsip yang berjenis surat, bukan berarti hanya arsip yang berwujud surat semata, melainkan setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan. Jenis arsip yang berbentuk surat ini merupakan arsip hardfile, sedangkan arsip yang berbentuk pita rekaman, piringan hitam dan mikrofilm merupakan arsip yang berbentuk softfile.
penting). Contohnya antara lain: Surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting, dan lain-lain. Arsip yang diperlukan (useful archives), yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3 tahun). Contohnya antara lain: Surat perintah jalan, Surat keterangan pegawai, Surat telegram, dan lain-lain. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain: Surat keputusan (penangkatan, pemindahan, pemberhentian), daftar sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain-lain. Arsip Vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Contohnya antara lain: akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk pegawai dan lain-lain.
Arsip menurut fungsinya dapat dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Sedangkan arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
1) Arsip Aktif ( Dinamis Aktif )
Yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja. Arsip ini disimpan di unit pengolah, karena sewaktu-sewaktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan. Jadi dalam jangka waktu tertentu arsip ini sering keluar masuk tempat penyimpanan.
2) Arsif Inaktif (Dinamis lnaktif)
Yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi. Arsip ini disimpan di unit kearsipan dan jarang dikeluarkan dari tempt penyimpanannya, bahkan tidak pernah keluar dari tempat penyimpanan dalam waktu lama. Jadi arsip inaktif hanya kadang-kadang saja diperlukan dalam proses penyelenggaraan kegiatan.
3) Arsip Dinamis
Yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No. 7 tahun 1971). Arsip ini senantiasa masih berubah baik nilai maupun artinya sesuai dengan fungsinya.
4) Arsip Statis
Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (pasal 2 ayat b UU No. 7 tahun 1971). Arsip statis sebagai arsip sudah mencapai taraf nilai yang abadi.).(hlm. 9)
Gambar 1. Pembagian Jenis Arsip Menurut Beberapa Segi (Sumber: Data yang diolah Peneliti, 2012)
d. Fungsi dan Peranan Arsip
Arsip adalah kumpulan dokumen yang penting yang disimpan secara teratur atau berdasarkan sistem agar kemudian hari bila dibutuhkan sewaktu-waktu dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Hal ini dikarenakan arsip memiliki fungsi yang sangat vital bagi organisasi. Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu meningkatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah yang terjadi dalam organisasi. Fungsi Arsip menurut Sugiarto (2005) yaitu:
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan.
3. Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti – bukti apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa akan datang (hlm. 9).
Jadi, arsip sangat penting bagi sebuah instansi dikarenakan arsip berfungsi sebagai sumber ingatan, bahan pengambilan keputusan, bukti atau legalitas dan rujukan historis instansi tersebut, yang pada akhirnya akan membantu instansi tersebut dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Melihat begitu pentingnya fungsi suatu arsip, maka organisasi harus mampu menjaga keberadaan arsip tersebut agar dapat menyokong tercapainya tujuan organisasi.
e. Pengertian Kearsipan
Karena arsip begitu penting bagi pelaksanaan kehidupan organisasi, pemerintah maupun kebangsaan, maka timbulah suatu kegiatan penyimpanan arsip yang dikenal dengan istilah kearsipan (filing). George R. Terry dalam Moekijat (1989: 75) berpendapat bahwa: “Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas (surat), bila diperlukan, dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat”. Hal senada juga dikemukakan oleh Sularso Mulyono et al dalam Wursanto (1995: 16) “Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur
pokok yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali”. Sedangkan
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kearsipan (filing) adalah suatu kegiatan pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan prosedur tertentu secara sistematis, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan sewaktu-waktu dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.
3. Kajian tentang Manajemen Kearsipan a. Pengertian Manajemen Kearsipan
Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan Manajemen Kearsipan. Amsyah (2003: 4) berpendapat “Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan”.
Odgers dalam Sukoco (2005) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman mendefinisikannya sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan (2005).
mempunyai nilai permanen atau dimusnahkan (destruction) karena sudah tidak memiliki nilai guna. Untuk lebih memahami tentang pengelolaan arsip tersebut, dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2. Daur Hidup Arsip (Sumber: Sukoco, 2005: 95)
Tahap pertama dalam pengelolaan arsip adalah penciptaan. Yang dimaksud dengan penciptaan ini adalah penciptaan form baru bagi organisasi, baik form surat, form pengaduan barang, form pemesanan barang, atau form lain yang berhubungan dengan aktivitas organisasi. Form-form tersebut memiliki susunan dan ukuran yang berbeda, disesuaikan dengan kegunaannya bagi organisasi.
Tahap yang kedua adalah pemanfaatan dokumen. Tahapan ini merupakan tahap implementasi dari apa yang telah disusun dan ditetapkan di tahap yang sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval
maupun pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk bagaimana pergerakan (flow of work) dokumen yang sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya.
Tahap yang ketiga adalah penyimpanan. Yaitu bagaimana sebuah dokumen diperlakukan setelah dokumen tersebut dimanfaatkan oleh organisasi. Bila dokumen merupakan dokumen aktif yang frekuensi
I Penciptaan
II Pemanfaatan
III Penyimpanan
IV
Retrieval
penggunaannya lebih dari 12 kali dalam setahun, maka perlu diberikan perhatian dalam pemanfaatannya, meliputi bagaimana prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing, maupun tenaga penyimpan agar menjadi efisien.
Tahap keempat adalah retrieval, yang lebih menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu.Organisasi harus dapat mengklasifikasikan dokumen dan menentukan lokasi yang tepat dalam penyimpanannya, untuk kemudian memantau peminjamannya agar petugas arsip dapat memastikan keberadaan semua dokumen yang ada.
Tahap terakhir adalah disposisi. Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan.
b. Tujuan Pengelolaan Arsip
Setiap kegiatan dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Tujuan diadakannya pengelolaan arsip menurut UU No. 7 tahun 1971 pasal 3 dalam Barthos adalah:
“Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah” (2009: 12).
tugas pembangunan dengan baik diperlukan usaha peningkatan dan penyempurnaan pengelolaan arsip secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan tepat guna.
c. Sistem Pengelolaan Arsip
Karena kegunaan arsip sangat penting bagi suatu organisasi, maka setiap organisasi pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu sistem pengelolaan arsip yang baik. Sistem pengelolaan arsip yang baik memiliki ciri-ciri tertentu, seperti yang dikemukakan oleh Wursanto (1995) sebagai berikut :
1) Mudah dilaksanakan 2) Mudah dimengerti 3) Murah/Ekonomis 4) Tidak memakan tempat 5) Mudah dicapai
6) Cocok bagi organisasi 7) Fleksibel atau luwea 8) Dapat mencegah kerusakan
9) Mempermudah pengawasan (hlm. 30-32).
Ciri tersebut dapat dijelaskan secara terperinci sebagai berikut : 1) Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dala pengembalian arsip-arsip.
2) Mudah dimengerti
3) Murah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan kearsipan.
4) Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung (gedung arsip = archives storage), rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya system kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
5) Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
6) Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas ruang lingkup organisasi.
7) Fleksibel atau luwes
Fleksibal atau luwes bararti sistim filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi.
8) Dapat mencegah kerusakan
9) Mempermudah pengawasan
Dalam mempermudah pengawasan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya: kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang dan sebagainya.
Dengan demikian, penyimpanan arsip tidak hanya langsung ditaruh atau diletakkan di almari atau tempat penyimpanan arsip saja. Akan tetapi pengelolaan arsip perlu memperhatikan hal-hal tersebut di atas. Hal ini dimaksudkan agar pelaksanaan pengelolaan arsip dapat berjalan seefisien mungkin tanpa menimbulkan suatu masalah.
Masalah kearsipan bersifat dinamis, berkembang dalam arti akan terus bertambah seiring dengan perkembangan organisasi yang bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus menerus tanpa diikuti tata kerja, peralatan kearsipan dan tenaga ahli dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri. Masalah-masalah yang terjadi dalam bidang kearsipan menurut Wursanto dapat diuraikan sebagai berikut :
1) Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu dapat diperlukan, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya. 2) Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang
kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan penanganan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organissasi lainnya, dalam jangka waktu lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3) Bertambahnya terus menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusustan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.
4) Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5) Peralatan kearsipan yang kurang memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia serta karena pegawai kearsipan yang tidak cakap.
pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya (1995: 29).
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa masalah-masalah kearsipan timbul karena berbagai macam faktor yaitu sistem penyimpanan yang digunakan, bertambahnya jumlah arsip yang semakin banyak, tata ruang kearsipan, peralatan kearsipan dan pegawai-pegawai kearsipan itu sendiri. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, maka perlulah dipelajari, diatur dan dikembangkan mengenai suatu pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip itu sendiri meliputi:
1) Sistem penyimpanan arsip yang tepat bagi instansi. 2) Penataan ruang kearsipan yang sesuai dan teratur. 3) Penggunaan peralatan yang tepat.
4) Diadakannya penataran atau diklat bagi pegawai kearsipan.
Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai pengelolaan arsip, berikut ini akan dijelaskan secara terperinci mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem pengelolaan arsip, antara lain :
1) Prosedur Kerja Kearsipan
Gambar 3. Prosedur Kearsipan (Sumber: Data yang diolah Peneliti, 2012)
a) Penerimaan
Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Langkah-langkah yang dilakukan petugas kearsipan dalam penerimaan adalah :
(1)Menerima surat.
(2)Memeriksa jumlah dan alamat surat.
(3)Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat.
(4)Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta keabsahan surat.
(5)Meneruskan kepada penyortir.
Setelah surat diterima, maka kegiatan yang selanjutnya adalah penyortiran. Surat-surat yang diterima tersebut kemudian dipilah-pilahkan berdasarkan kelompok surat yaitu surat dinas dan pribadi. Dalam penyortiran ini, surat dinas yang bersifat penting dan biasa
Penerimaan Pencatatan
Peminjaman dan penemuan kembali
Penyimpanan
Penyusutan
Pemusnahan
boleh dibuka. Sedangkan untuk surat yang bersifat rahasia dan pribadi tidak boleh dibuka dan disampaikan kepada pihak yang bersangkutan. Bila surat rahasia tersebut ditujukan kepada pimpinan, maka surat tersebut dilampiri lembar desposisi.
b) Pencatatan
Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam buku agenda. Kegiatan ini dilakukan dengan maksud untuk mempermudah dalam pengendalian keberadaan surat. Tata cara pencatatan disesuaikan dengan sifat surat yaitu surat penting, surat biasa dan surat rahasia. Surat yang diterima diberi nomor dan dicatat dalam buku agenda sesuai dengan tanggal pada waktu surat itu diagendakan. Hal ini bertujuan untuk membantu mencari surat yang telah disimpan dalam file.
Selain dicatat pada buku agenda, surat yang masuk bisa dicatat dengan menggunakan kartu kendali. Dalam pencatatan surat dengan menggunakan kartu kendali, surat-surat yang masuk dibedakan sesuai sifat surat. Penggunaan kartu kendali ini adalah sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi.
Hal-hal yang biasanya dilaksanakan oleh petugas pencatat adalah :
(1)Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti. (2)Mencatat surat tersebut pada lembar desposisi surat, kartu kendali,
lembar pengantar surat rhasia.
c) Penataan dan Penyimpanan
Penataan dan penyimpanan arsip merupakan suatu kegiatan yang sangat penting dalam pengelolaan arsip. Kegiatan ini tidak sekedar menumpuk-numpuk arsip kemudian disimpan tetapi terkait dengan penyimpanan dan penemuan kembali arsip secara sistematis.
Penataan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut populer dengan
sebutan “filing System”.
Berkaitan dengan pentingnya arsip dalam pengambilan keputusan maka penataan berkas harus dapat diaplikasikan secara tepat dan terpadu, serta memudahkan dalam pelaksanaan penyimpanan dan penemuan kembali Arsip, sehingga dapat menjamin ketersediaan informasi secara cepat, tepat, lengkap dan berkualitas.
Penataan berkas atau secara teknis disebut filing merupakan kegiatan lanjutan dari penanganan arsip ketika langkah pengurusan surat telah selesai dilaksanakan. Dalam hal ini ketertiban pelaksanaan pengurusan surat akan mempengaruhi penataan berkas. Selain bersifat accessibility juga harus memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip dan mendasari tercapainya tujuan kearsipan.
Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari:
(1) Arsip harus disortir terlebih dahulu.
(2) Meneliiti arsip apakah sudah didisposisi/ belum (3) Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan (4) Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas. (5) Menentukan indeks (Abubakar, 1997: 67)
Menurut Amsyah jenis-jenis sistem penyimpanan arsip adalah: (1) Sistem Abjad
(2) Sistem Geografis (3) Sistem Subyek (4) Sistem Nomor
(5) Sistem Kronologi (2003: 72).
Sistem penyimpanan tersebut dapat diuraikan lebih lanjut sebagai berikut:
(1)Sistem Abjad
Sistem abjad adalah suatu sistem filing (penyimpanan dan penerimaan kembali) berdasarkan abjad. Berarti cara menyimpan arsipnya diurutkan menurut abjad, yaitu dari huruf A sampai Z (2)Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem nama tempat. Sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen – dokumen tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal pengirimannya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama individu, ataupun isi dokumen bersangkutan.
(3) Sistem Subyek
masalah, pokok surat, atau subyek. Dengan kata lain merupakan suatu sistem penyimpanan yang didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dokumen.
(4)Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Hampir sama dengan sistem penyimpanan abjad yang penyimpanan dokumen berdasarkan nama, sistem nomorpun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor.
(5)Sistem kronologi
Sistem penyimpanan kronologi adalah sistem yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, decade, ataupun abjad. Dalam sistem ini semua dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan, dan tahun dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah dilaksanakan karena hanya didasarkan pada urutan tanggal, bulan serta tahun. Tetapi dalam hal penemuan kembali dokumen yang disimpan, sistem ini kurang begitu efektif karena biasanya permintaan dokumen jarang dilakukan berdasarkan kata panggil (caption) tanggal.
Sistem penyimpanan arsip yang dijalankan tersebut, dapat dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri atau indikator-indikator tertentu. Menurut Wursanto, ciri-ciri tersebut antara lain adalah sebagai berikut:
(6) Cocok dengan organisasi (7) Fleksibel / Luwes
(8) Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip (9) Mempermudah pengawasan (1991: 190)
Selain itu, untuk menilai baik buruknya sistem penyimpanan yang telah digunakan, dapat diukur dengan menggunakan dua ukuran yaitu:
(1)Jangka waktu diketemukannya kembali suatu arsip yang dicari. Sistem penyimpanan yang baik adalah apabila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali dapat diketemukan dengan cepat, dengan waktu tidak lebih dari 1 menit. Ukuran ini digunakan untuk setiap kali petugas arsip mencari benda arsip yang diperlukan oleh pimpinan atau pegawai yang lain. Dan untuk kepentingan penilaian ini hendaknya petugas mencatat setiap ada permintaan benda arsip pada buku pinjaman, demikian pula mengenai lamanya mencari harus dicatat, angka kecepatan menemukan arsip yang baik adalah maksimal 1 menit, dan angka tersebut dapat dicapai apabila menggunakan sistem pemyimpanan yang baik.
(2)Angka kecermatan.
Penilaian baik buruknya sistem penyimpanan arsip juga dilaksanakan setiap akhir tahun dengan menggunakan angka kecermatan. Angka kecermatan diperoleh dengan membandingkan antara jumlah arsip yang dicari tidak ketemu dengan jumlah arsip yang ditemukan (untuk periode waktu tertentu yaitu satu tahun). Hal ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
Jumlah arsip yang dicari tidak ketemu
X 100% Jumlah arsip yang dapat ditemukan
penyimpanan arsip kurang baik (karena banyak arsip yang dicari tidak ketemu).
Selain itu, dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal pula beberapa asas penyimpanan arsip. Menurut Sugiarto (2005: 22) ada beberapa asas penyimpanan arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu: 1) Sentralisasi; 2) Desentralisasi; dan 3) Kombinasi antara sentralisasi dengan desentralisasi.
Lebih jelasnya, asas-asas tersebut dijabarkan sebagai berikut: (1) Sentralisasi
Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan disuatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil.
Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah:
(a) Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat.
(b) Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip.
(c) Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan. Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
(a) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan sati sistem penyimpanan yang sama.
(2) Desentralisasi
Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing.
Keuntungan dari desentralisasi adalah:
(a) Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri.
(b) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
Kerugian dari desentralisasi adalah:
(a) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan .
(b) Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
(3) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi.
Untuk mengatasi kelemahan dari Sentralisasi dan Desentralisasi maka digunakan kombinasi dari dua cara tersebut. Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang kurang digunakan atau arsip in-aktif dikelola disentral arsip. Dengan demikian, penyimpanan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi.
d) Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip
arsip dipinjam, maka harus dikontrol siapa peminjamnya dan kapan batas waktu pengembaliannya. Menurut Wiyasa (2003) tata cara peminjaman arsip meliputi :
(1) Setiap pejabat apapun kedudukannya, apabila memerlukan arsip harus memberitahukan kepada Petugas Unit Kearsipan (2) Setiap peminjaman arsip harus mendapat persetujuan dari pimpinan. Peminjaman dibatasi waktunya paling lama 7 hari. Bila masih diperlukan dapat diperpanjang lagi atau dibuatkan turunannya (hlm. 96).
Peminjaman arsip pada umumnya terjadi pada unit-unit pengolah arsip yang dilakukan oleh suatu unit kerja lain. Peminjaman dapat terjadi pula antara organisasi /instansi terhadap peminjaman di atas, baik secara intern maupun ekstern. Peminjaman ini perlu diatur penggunaannya sehingga arsip tidak tercecer dari tempat penyimpanan.
Adapun penemuan kembali arsip (retrieval system) merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi.
Abubakar (1997: 74) berpendapat bahwa: “Yang dimaksud dengan penemuan kembali arsip adalah memastikan dimana arsip tersebut disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya”.
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit pula.
“Agar sistem penemuan kembali arsip ini mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu : 1) Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. 2) Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal. 3) Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4) Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang sesuai dengan penataan berkas. 5) Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun”.
e) Pemeliharaan Arsip dan Perawatan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah :
(1) Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
(2) Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut:
(1) Pemeliharaan
(a) Pengaturan ruangan
(b) Tempat penyimpanan arsip
(c) Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip (d) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar (e) Kebersihan
(2) Pencegahan Kerusakan
(a) Penggunaan Air Conditioner (AC) (b) Fumigasi
(c) Restorasi arsip
Kegiatan-kegiatan pemeliharaan secara fisik tersebut di atas, dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut :
(1)Pemeliharaan
(a) Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara 600-750), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
(b) Tempat penyimpanan arsip
Arsip sebaiknya disimpan pada tempat-tempat terbuka, misalnya dengan menggunakan rak arsip. Apabila arsip harus disimpan di tempat tertutup (almari), maka almari tempat penyimpanan arsip harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembabannya.Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban perlu dijaga agar tidak terlalu tinggi yang menyebabkan tumbuhnya jamur dan sejenisnya yang dapat merusak arsip yang disimpan.
(c) Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip
Untuk mencegah keutuhan arsip agar tetap baik, dapat dilakukan secara preventif yaitu memberikan bahan-bahan pencegah kerusakan baik mencegah serangan serangga maupun kemungkinan yang lain. Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.
(d) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
melarang segala sesuatu yang membuat tidak terjaminnya hal-hal tersebut. Salah satunya adalah larangan untuk membawa makanan di tempat penyimpanan arsip.
(e) Kebersihan
Kebersihan merupakan salah satu cara dalam menjaga keutuhan arsip. Ruangan maupun arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat, debu dan gangguan serangga dengan alat yang sesuai sehingga selalu terawat dan terjaga keutuhannya.
(2)Pencegahan Kerusakan
Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain:
(a) Penggunaan Air Conditioner (AC)
Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik.
(b) Fumigasi
Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri.
(c) Restorasi Arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
1. Tradisional
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan
“chiffon”.
2. Laminasi
Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
f) Penyusutan dan Pemindahan Arsip
Selama organisasi/kantor melaksanakan kegiatannya, maka selama itu pula arsip akan tercipta sehingga jumlah dari arsip menjadi semakin meningkat. Untuk itulah perlu diadakan pengurangan terhadap jumlah arsip yang ada. Hal ini dilakukan untuk menghindari permasalahan yang dapat timbul akibat adanya penumpukan arsip. Bukan saja masalah pemborosan tempat, tetapi juga dari segi pembiayaan khususnya untuk pembiayaan penggunaan peralatan, penyediaan tenaga, serta pemeliharaan dan pengawetannya.
Disamping itu, karena tidak setiap warkat mempunyai nilai pakai yang abadi sehingga disimpan terus, maka terhadap warkat yang sudah tidak mempunyai nilai pakai hendaknya disingkirkan dari tempat penyimpanan untuk selanjutnya dimusnahkan.
Dalam peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara - cara :
1) Memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan - badan pemerintahan masing-masing.
2) Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku.
3) Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional (Wursanto, 1995: 208).
