BAB II. LANDASAN TEORI DAN PENGEMBANGAN HIPOTESIS
2.2. Kajian Teori
Job menyatakan suatu jabatan yang menangani serangkaian tugas (task) yang dapat digabungkan menjadi suatu unit kepegawaian dan bisa dikerjakan oleh seorang pegawai. Position menunjukkan penugasan seseorang dalam organisasi. Dengan demikian, bisa terjadi 3 (tiga) orang pegawai memiliki Job yang sama dengan Position yang saling berbeda. Kadang-kadang istilah Job dan Position digunakan untuk membedakan tingkat pegawai dalam organisasi. Position biasanya digunakan untuk jabatan yang tingkatannya lebih tinggi, tenaga professional. Job digunakan untuk jabatan pelaksanaan yang relatif rendah seperti teknisi, clerk, perawatan dan sebagainya.
Deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan dalam melakukan analisis jabatan. Deskripsi jabatan merupakan ringkasan tertulis tentang tugas-tugas pokok yang melekat pada suatu jabatan. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan uraian tentang kualifikasi kemampuan, keahlian dan pengalaman persoalan yang diperlukan untuk mendukung tugas-tugas dan kewajiban dan tanggung jawab yang tertuang dalam spesifikasi jabatan, harus memiliki kualifikasi pengetahuan, kemampuan dan keahlian yang sesuai dengan karakteristik jabatan tersebut.
Informasi mengenai jabatan diperoleh melalui analisis jabatan. Analisis jabatan merupakan suatu proses yang sistematis yang berguna untuk memperoleh data atau
informasi yang tepat mengenai hakekat dari suatu jabatan dan kondisinya. Informasi tersebut menjelaskan jabatan dan bukan tentang orang yang menempati jabatan tertentu. Dalam pelaksanaan analisis jabatan perlu dikumpulkan informasi mengenai 4 (empat) bidang antara lain: (1) identitas jabatan dalam struktur organisasi. (2) Identitas jabatan dalam struktur organisasi antara lain: Job Title, tanggung jawab pelaporan dan lokasi. (3) Tugas-tugas dasar dan tanggung jawab, pekerjaan apa yang dilakukan (What), bagaimana cara pengerjaan (How) dan apa gunanya dilakukan (Why). (4) Tingkatan Skill yang merupakan pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan agar seseorang dapat menjelaskan pekerjaan tersebut. (5) Kondisi kerja yang dialami dalam menjalankan jabatan tersebut.
Dalam pelaksanaan analisis jabatan adapun manfaatnya antara lain pada saat melakukan analisis penyusunan kepegawaian, analisis pekerjaan bermanfaat untuk menghimpun informasi tentang suatu pekerjaan, dalam hal penyusunan desain organisasi, analisis pekerjaan bermanfaat untuk menganalisis elemen organisasi dan menyusun posisi organisasi dan pada saat akan diadakan redesain pekerjaan, analisis pekerjaan bermanfaat untuk meningkatkan metode – metode kerja, menurunkan tingkat
terjadinya kesalahan kerja, mengeliminasi hal – hal yang tidak perlu, dan melakukan
perbaikan kinerja karyawan.
Analisis jabatan juga memiliki prosedur pelaksanaan analisis jabatan antara lain sebagai berikut: (1) Identifikasi jabatan-jabatan yang akan dianalisis. (2) Menyusun uraian jabatan. (3) Menyusun spesifikasi atau persyaratan jabatan. Didalam analisis jabatan juga memiliki kegunaan dari analisis jabatan antara lain sebagai berikut: (a)
Rekruitmen dan seleksi pegawai, (b) Pedoman pegawai, (c) Penilaian pelaksanaan pekerjaan, (d) Penentuan mutasi dan promosi pegawai, (e) Penyusunan program pendidikan dan pelatihan, (f) Penilaian jabatan dan penentuan gaji, (g) Konsultasi atasan terhadap bawahan, (h) Menghindari tumpang tindih (overlap) antar jabatan, (i) Memperbaiki hubungan antar pemegang jabatan.
Didalam analisis jabatan juga memiliki fungsi dari analisis jabatan antara lain untuk menentukan basis regional bagi struktur kompensasi, mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu, menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya diskriminasi dalam pengadaan SDM, merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang, memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada, meramalkan dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pelatihan bagi para karyawan, mengembangkan rencana-rencana pengembangan karyawan yang potensial, menetapkan standar prestasi kerja yang realistis, menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya, membantu revisi struktur organisasi, memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka, memperbaiki alur kerja, memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi dan menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi.
Didalam analisis jabatan juga memiliki metode analisis jabatan mulai dari wawancara. diskusi dengan 1 (satu) orang atau lebih pegawai yang menangani suatu jabatan tertentu, observasi merupakan pengamatan terhadap kegiatan pegawai yang menangani suatu jabatan dan memeriksa Log-Book. Didalam faktor-faktor analisis jabatan juga terdapat pemilihan metode analisis jabatan bergantung pada jenis jabatan,
akses analisis untuk masuk ke tempat pemegang jabatan, persiapan yang dapat dilakukan dan penerimaan terhadap analisis.
2.2.2 Deskripsi Jabatan
Deskripsi jabatan perlu mampu menunjukkan tugas-tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan oleh setiap jabatan dalam organisasi. deskripsi jabatan menunjukkan hubungan antar suatu jabatan dengan jabatan-jabatan lainnya dalam organisasi, memperlihatkan persyaratan yang perlu dipenuhi untuk menjalankan suatu jabatan dan juga cakupan tugas dari jabatan tersebut. Berbagai keterangan tersebut dibuat berdasarkan karakteristik kegiatan suatu jabatan dan bukan berdasarkan karakteristik pegawai yang sedang menempati jabatan. Didalam deskripsi jabatan terdapat 2 (dua) jenis deskripsi jabatan antara lain sebagai berikut: (1) Deskripsi jabatan generik yang memberikan uraian dasar (generic) tentang isi suatu jabatan, yang berarti hanya menjelaskan hal-hal yang berlaku secara umum. Deskripsi jabatan generik dilakukan dengan memeriksa sejumlah jabatan yang sejenis dan mencoba menemukan unsur-unsur yang berlaku umum pada semua jabatan tersebut. Deskripsi jabatan dasar dapat digunakan untuk penetapan program pelatihan, dasar pelaksanaan rekrutmen, perumusan organisasi, penetapan standar performansi, human resource planning dan perumusan sistem imbalan. (2) Deskripsi jabatan khusus yang menunjukkan tugas dan tanggung jawab khusus suatu jabatan serta hubungan jabatan tersebut dengan jabatan lain dalam organisasi. Deskripsi jabatan khusus digunakan untuk dasar analisis jabatan yang lebih khusus, evaluasi jabatan, dan lembaga struktur organisasi secara rinci.
Bentuk umum deskripsi jabatan yang mencakup nama jabatan mulai dari unit organisasi dan hubungan pelaporan, Job Summaries yang merupakan tugas dan tanggung jawab yang menunjukkan ringkasan tugas-tugas jabatan bersangkutan, Duties dan Responsibilities yang menjelaskan tugas-tugas yang dilakukan dan mengapa dilakukan dan cara pelaksanaannya (What, Why, How), Interaction yang menunjukkan hubungan suatu jabatan dengan jabatan lainnya dan Prepared by, Approval By, Dates.
Pada umumnya pelaksanaan kegiatan perumusan deskripsi jabatan diawali dengan 3 (tiga) langkah berikut ini: (1) Penetapan kebutuhan organisasi, yang terdapat beberapa gejala yang menunjukkan bahwa perumusan deskripsi jabatan perlu dilakukan dalam suatu organisasi meliputi: (a) Sistem pemberian imbalan tidak sempurna dan sering kali kurang konsisten, (b) Pegawai tidak memahami secara jelas tugas masing-masing, sehingga sering kali terjadi konflik dan saling tidak mengerti, (c) Tugas-tugas dan kewenangan saling tumpang tindih sehingga kegiatan menjadi kacau dan kurang efektif, (d) Rekrutmen pegawai kurang baik, penempatan pegawai tidak sesuai dengan kualifikasi yang dimiliki, (e) Tenaga kerja tidak memperoleh pendidikan dan latihan yang baik, (f) Aliran pekerjaan dalam organisasi sering terhambat karena tidak jelas, tidak lengkap dan akhirnya menurunkan produktivitas organisasi. (2) Komitmen Pimpinan, yang merupakan perumusan deskripsi jabatan perlu mendapatkan dukungan pimpinan organisasi, dan dukungan tersebut perlu disampaikan secara terbuka kepada semua pihak dalam organisasi dan hendaknya mencakup penjelasan tentang: (a) tujuan yang hendak dicapai melalui perumusan deskripsi jabatan, (b) Penanggung jawab kegiatan perumusan deskripsi jabatan, (c) Unit-unit organisasi yang tercakup dalam
kegiatan perumusan deskripsi jabatan, (d) Jadwal kegiatan, (e) Cara pelaksanaannya, terutama mengenai dukungan apa yang dibutuhkan dari setiap pegawai untuk kegiatan ini. (3) Penetapan penanggung jawab kegiatan, penanggung jawab kegiatan menetapkan prosedur pelaksanaan, merumuskan berbagai formulir yang dibutuhkan, memimpin kegiatan informasi dan memantau mengendalikan kemajuan kegiatan sesuai jadwal. Dalam perumusan deskripsi jabatan, penanggung jawab menetapkan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan jika terjadi tumpang tindih tugas antara beberapa jabatan, mengatur penulisan. Deskripsi jabatan agar sesuai dengan kebutuhan organisasi. Karena itu perlu dipilih penanggung jawab kegiatan yang memahami organisasi secara lengkap, dan dapat diterima oleh semua unit yang terdapat dalam organisasi. (4) Skill, Requirements dan deskripsi jabatan, deskripsi jabatan adalah persyaratan (requirements) yang harus dipenuhi untuk menjalankan suatu jabatan. Job Specification bukan sebagian dari deskripsi jabatan, tetapi keterampilan dan kondisi-kondisi lainnya dari suatu jabatan biasanya tercakup pada berbagai keterangan yang diberikan oleh deskripsi jabatan. Deskripsi jabatan biasanya menunjukkan skill, pengetahuan dan pengalaman minimal untuk menjalankan suatu jabatan. Persyaratan minimal tersebut bisa saja mencakup hal-hal khusus seperi harus atau wajib berpergian, kerja malam dan sebagainya.
2.2.3 Evaluasi Jabatan
Evaluasi jabatan atau penilaian jabatan adalah suatu proses yang sistematis dan teratur dalam menentukan nilai suatu jabatan, relatif terhadap jabatan-jabatan lain yang
ada dalam suatu lembaga. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk menentukan tingkat upah yang tepat dan adil diantara jabatan-jabatan yang ada. Melakukan evaluasi jabatan (Job Evaluation) sangat berbeda dengan melakukan evaluasi personil (assessment), namun dalam pelaksanaannya seringkali terjadi perdebatan karena para evaluator tidak dapat melepaskan faktor subyektifitas yaitu dengan melihat para pemegang jabatan. Biasanya ini terjadi ketika yang melakukan evaluasi jabatan adalah personil dari perusahaan itu sendiri, dan melakukan evaluasi jabatan terhadap jabatan yang sudah eksis. Faktor subyektifitas inilah yang sering terjadi di setiap perusahaan, sehingga dalam diskusipun faktor ini masih terus terbawa, apalagi seperti kita ketahui bahwa hasil evaluasi jabatan biasanya akan digunakan untuk penentuan grade penghasilan.
Evaluasi Jabatan dilakukan karena banyak perusahaan, kesulitan dalam menentukan peringkat gaji para karyawannya, terutama untuk perusahaan besar yang memiliki banyak karyawan dan banyak jabatan, diperlukan pengaturan yang lebih jelas lagi, terutama dalam hal pemberian gajinya, tentu kita tidak ingin, para personil pada jabatan yang mempunyai kompleksitas tinggi akan mempunyai gaji yang sama dengan para personil pada jabatan yang tingkat kompleksitasnya rendah (diferrent job equal pay), tetapi jika ini terjadi maka perusahaan akan mengalami turn over yang tinggi terutama untuk personil pada jabatan yang kompleksitasnya lebih tinggi. Untuk menghindari hal itu maka perusahaan mengatur gaji para personilnya berdasarkan jabatan masing-masing (differrent job different pay).
Selain itu untuk mendapatkan besaran gaji yang sesuai, maka sebaiknya perusahaan dapat bekerjasama dengan lembaga tertentu untuk mendapatkan hasil survey gaji (survey gaji akan dibahas pada tulisan lain). Setelah evaluasi jabatan dilakukan dan diketahui bobot atau nilai jabatannya, selanjutnya adalah melakukan evaluasi personil (assessment), kegiatan ini dilakukan untuk menempatkan setiap personil yang sesuai antara kemampuan personil dengan syarat jabatan, sehingga kita akan melihat bahwa setiap personil akan duduk pada kursi yang pas, dan personil dimaksud akan mendapat imbalan atau gaji yang pas juga.
Berikut metode yang sering digunakan oleh perusahaan ketika melakukan evaluasi jabatan, metode-metode itu dapat dijelaskan sebagai berikut: (1) Metode rangking (Rangking Methode), metode rangking yang simple atau praktis, yaitu hanya dengan membandingkan setiap jabatan yang ada didalam organisasi perusahaan, dengan melihat kemampuan yang dipersyaratkan, effort (fisik dan mental), tanggung jawab dan kondisi pekerjaan. (2) Metode klasifikasi (Classification Methode), metode klasifikasi ini adalah dengan menempatkan jabatan-jabatan pada grade atau kategori tertentu yang telah dibuat sebelumnya atau yang sudah menjadi standar, kemudian dibandingkan apakah sudah sesuai atau tidak, dan proses terus dilakukan sampai betul-betul sesuai. Metode ini lebih mudah dari metode rangking namun kemungkinan ada kesulitan jika menemukan jabatan yang diluar kategori atau standar atau terpaksa mengilangkan jabatan karena tidak ada kategorinya. (3) Metode perbandingan faktor, metode ini membandingkan faktor-faktor suatu jabatan yang biasanya dikompensasi dan jumlah faktor yang dibandingkan tidaklah banyak, biasanya 4 atau 5 faktor, dan biasanya yang
dibandingkan adalah kemampuan, effort (fisik dan mental), tanggung jawab dan kondisi pekerjaan Karena dalam metode ini yang dinilai adalah faktor-faktor yang bisa dikompensasi maka kita harus mampu mempunyai data apa saja yang dapat dikompensasi serta harus mempunyai rentang antara batas bawah (terendah) dan batas atas (tertinggi). Semakin tinggi nilai kompensasinya semakin tinggi bobot atau nilai jabatan itu. (4) Metode Point, metode ini memberikan point tertentu kepada faktor-faktor suatu jabatan seperti kemampuan, effort (fisik dan mental), tanggung jawab dan kondisi pekerjaan, kemudian seluruh hasil penilaian pada setiap faktor, dijumlahkan sehingga didapat jumlah total point tertentu, semakin tinggi jumlah pointnya semakin tinggi juga nilai jabatannya.
Berikut variabel yang sering dipertimbangkan oleh perusahaan ketika melakukan evaluasi jabatan. Variabel-variabel yang dipertimbangkan dalam evaluasi jabatan antara lain sebagai berikut: (1) Keahlian (skill), yang merupakan pendidikan, pelatihan dan pengalaman. (2) Usaha (effort), yang merupakan usaha fisik, usaha mental, penerimaan pengarahan, inisiatif. (3) Tanggung jawab (responsibilities) yang meliputi administratif, keuangan, mesin atau alat, kerjasama, pengawasan. (4) Lingkungan pekerjaan (working conditions), yang meliputi Lingkungan kerja, kemungkinan kecelakaan. Prosedur pelaksanaan saat melakukan evaluasi jabatan.
Prosedur pelaksanaan dalam evaluasi jabatan antara lain sebagai berikut: (1) Penetapan jabatan-jabatan yang akan dinilai. (2) Penentuan faktor-faktor jabatan. (3) Perumusan faktor jabatan. (4) Penentuan derajat faktor jabatan. (5) Penetapan bobot faktor jabatan. (6) Penetapan bobot derajat jabatan. (7) Penetapan nilai jabatan.
Kegunaan evaluasi jabatan antara lain untuk menentukan urutan bobot atau nilai jabatan-jabatan dalam perusahaan, sehingga dapat disusun struktur penggajian yang adil (berdasarkan nilai jabatan), menjamin bahwa penilaian jabatan dilakukan secara obyektif, dan sebagai dasar penentuan nilai jabatan yang mudah dimengerti dan dapat diterima oleh para karyawan.
2.2.4 Gaji
Sistem penggajian adalah sekumpulan prosedur yang memungkinkan perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Gaji atau Upah merupakan hal krusial dalam bekerja karena merupakan penghargaan dari hasil pencapaian kerja kita.
Menurut Pasal 1 ayat 30 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, Upah adalah hak pekerja atau buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja atau buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja atau buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan yang telah atau akan dilakukan. Karena tidak ada satu pola yang dapat digunakan secara universal maka prosedur ini harus disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap-tiap organisasi, dan hendaknya didasarkan atas kebijakan yang dianggap adil.
Setiap pekerja atau buruh berhak memperoleh penghasilan yang memenuhi penghidupan yang layak bagi kemanusiaan (Pasal 88 ayat 1 No. 13 tahun 2003).
Kebijakan pemerintah mengenai pengupahan yang melindungi pekerja atau buruh meliputi: Upah minimum, upah kerja lembur, upah tidak masuk kerja karena berhalangan, upah tidak masuk kerja karena melakukan kegiatan lain di luar pekerjaannya, upah karena menjalankan hak waktu istirahat kerjanya, bentuk dan cara pembayaran upah, denda dan potongan upah, hal-hal yang dapat diperhitungkan dengan upah, struktur dan skala pengupahan yang proporsional, upah untuk pembayaran pesangon, dan upah untuk perhitungan pajak penghasilan. Pengelompokan komponen upah dan non upah yaitu: (1) Upah pokok, yang merupakan imbalan dasar yang dibayarkan kepada pekerja menurut tingkat atau jenis pekerjaan yang besarnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan. (2) Tunjangan tetap, yang merupakan suatu pembayaran yang teratur berkaitan dengan pekerjaan yang diberikan secara tetap untuk pekerja dan keluarganya serta dibayarkan dalam satuan waktu yang sama dengan pembayaran upah pokok, seperti tunjangan isteri, tunjangan anak, tunjangan perumahan, tunjangan kematian, tunjangan daerah dan lain-lain. Tunjangan makan dan tunjangan transport dapat dimasukan dalam komponen tunjangan tetap apabila pemberian tunjangan tersebut tidak dikaitkan dengan kehadiran, dan diterima secara tetap oleh pekerja menurut satuan waktu, harian atau bulanan. (3) Tunjangan tidak tetap, yang merupakan suatu pembayaran yang secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan pekerja, yang diberikan secara tidak tetap untuk pekerja dan keluarganya serta dibayarkan menurut satuan waktu yang tidak sama dengan waktu pembayaran upah pokok, seperti tunjangan transport yang didasarkan pada kehadiran, tunjangan makan dapat dimasukan ke dalam tunjangan tidak tetap apabila tunjangan
tersebut diberikan atas dasar kehadiran (pemberian tunjangan bisa dalam bentuk uang atau fasilitas makan).
Komponen pendapatan non upah adalah sebagai berikut: (a) Fasilitas, yang merupakan kenikmatan dalam bentuk nyata yang diberikan perusahaan oleh karena hal-hal yang bersifat khusus atau untuk meningkatkan kesejahteraan pekerja, seperti fasilitas kendaraan (antar jemput pekerja atau lainnya), pemberian makan secara cuma-cuma, sarana ibadah, tempat penitipan bayi, koperasi, kantin dan lain-lain, (b) Bonus, yang bukan merupakan sebagian dari upah, melainkan pembayaran yang diterima pekerja dari hasil keuntungan perusahaan atau karena pekerja menghasilkan hasil kerja lebih besar dari target produksi yang normal atau karena peningkatan produktivitas, besarnya pembagian bonus diatur berdasarkan kesepakatan, (c) Tunjangan hari raya (THR atau THN), gratifikasi dan pembagian keuntungan lainnya.
Prosedur penggajian dan pengubahan didalam penggajian karyawan antara lain meliputi: (1) Prosedur pencatatan waktu hadir, yang bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan mengunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. (2) Prosedur pencatatan waktu kerja, dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya dan upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir ke perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja,
jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi. (3) Prosedur pembuatan daftar gaji, dalam prosedur ini fungsi pembuatan daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. (4) Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. (5) Prosedur pembayaran gaji, yang melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah.Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah.Jika jumlah karyawan perusahaan banyak pembagian amplop dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.
Metode penyusunan untuk mendistribusikan gaji dan upah, pertama dilakukan penyusunan daftar gaji. Daftar gaji dan daftar upah yang berfungsi sebagai jurnal gaji dan upah disusun dengan tiga metode yang terdiri dari: (1) Metode tangan (pen and ink) langkah-langkah untuk menyusun daftar gaji dan upah dapat dipisahkan menjadi dua bagian antara lain: (a) Langkah persiapan, yang merupakan sebagian dari gaji dan upah
untuk menerima catatan waktu hadir dan waktu kerja. Kemudian catatan waktu hadir digunakan sebagai dasar untuk menyusun daftar gaji dan upah, (b) Langkah penyusunan, yang merupakan bagian gaji dan upah mencatat nama karyawan dan jam kerja (biasa dan lembur) dalam daftar gaji. Sumber datanya adalah catatan waktu hadir. Kemudian mencatat tarif gaji atau upah dari daftar tarif dan mengalikannya dengan lama kerja, (c) Posting langsung (direct posting) dengan mesin atau payroll board, yang merupakan proses perhitungan daftar gaji dan upah dengan mengunakan mesin penghitung khusus. Penyusunan daftar gaji dengan cara tangan (pen and ink) berakibat adanya penulisan hal yang sama berulang-ulang. Misalnya nama karyawan, nomor kartu hadir. Untuk menghindari cara yang berulang-ulang ini maka dapat digunakan dengan metode mesin atau payroll board, (d) Metode tanpa buku pembantu (ledgerless), dengan cara ini data gaji dan upah langsung dapat dicatat kedalam cek gaji dan laporan gaji karyawan. Sedangkan formulir-formulir lain diletakkan di bawah cek gaji, diberi karbon, sehingga data dalam cek gaji akan tembus ke formulir lainnya. Agar tembusan yang dibuat itu sesuai dengan yang diinginkan maka bentuk formulir-formulirnya dibuat sedemikian rupa sehingga sekali menulis dapat diperoleh beberapa formulir. (2) Syarat Sistem Penggajian. (a) Bersifat menarik atau atraktif, yang merupakan sistem penggajian sebaiknya bersifat atraktif, agar menarik bagi orang luar untuk memasuki perusahaan yang memiliki kebijakan tersebut, (b) Bersifat kompetitif, yang merupakan sistem penggajian juga yang harus bersifat kompetitif agar bisa bersaing dengan perusahaan sejenis atau perusahaan lain yang berada di dalam lingkungannya, (c) Harus dirasakan adil, yang merupakan sistem penggajian harus
dapat dirasakan adil bagi semua karyawan, dimana pekerjaan yang memang berat menerima imbalan lebih dibandingkan dengan pekerjaan yang ringan, (d) Bersifat motivatif, yang merupakan sistem penggajian harus bersifat motivatif agar karyawan merasa adanya suatu rangsangan untuk memacu prestasi kerjanya karena adanya nilai imbalan yang sesuai. (3) Langkah-Langkah Penyusunan Sistem Penggajian. (a) Uraian jabatan (Job Description) yang merupakan gambaran mengenai jabatan yang memuat unsur-unsur tugas, tanggung jawab, wewenang serta hubungan antar jabatan baik horizontal maupun vertical.
Uraian Jabatan ini berguna sebagai pedoman kerja bagi pemegang jabatan dan dasar untuk penilaian hasil kerja karyawan. Uraian Jabatan yang baik haruslah memenuhi format mulai dari identifikasi jabatan, posisi jabatan dalam organisasi, fungsi jabatan, tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan antar jabatan, kondisi-kondisi lingkungan, (b) Persyaratan jabatan (Job Spesification), yang merupakan kemampuan yang disyaratkan kepada seseorang pegawai agar dapat melakukan tujuan-tujuan dalan jabatannya. Kegunaan dari persyaratan jabatan ini adalah sebagai pedoman untuk rekrutmen dan seleksi, sebagai penilaian jabatan dan penentuan gaji, dan penyusunan program pelatihan, (c) Struktur gaji, yang merupakan suatu struktur yang menggambarkan golongan-golongan gaji serta rentang (range) minimum dan maksimum gaji setiap golongannya.
Dalam hal golongan gaji tidak terdapat patokan tetap mengenai berapa jumlah