TATA CARA SERTIFIKASI
PELAPORAN AUDIT TAHAP 2
4.13 KEADAAN DI LUAR KENDALI (FORCE MAJEURE) BSI DAN/ATAU KLIEN BSI
4.13.2 Keadaan ini dapat dialami oleh BSI maupun Klien BSI
BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI
Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.
021-31925806 Email: [email protected] Website:
http://bsi.kemenperin.go.id
TATA CARA SERTIFIKASI
Keadaan di luar kendali yang dialami oleh Klien atau BSI dapat mengakibatkan secara temporer BSI tidak dapat melakukan audit di lokasi (on-site) Klien atau sebaliknya.
Sehingga BSI akan melakukan audit jarak jauh (remote).
Keadaan di luar kendali yang dialami oleh BSI dapat mengakibatkan secara temporer KAN tidak dapat melakukan audit on-site di BSI. Maka BSI akan menghubungi KAN untuk memperoleh pengaturan selanjutnya.
Keadaan di luar kendali dialami Klien BSI
4.13.3 Keadaan di luar kendali dialami Klien BSI, dapat diidentifikasi konsekuensi kejadiandan kelanjutan yang diinginkan oleh klien/produsen terhadap sertifikat, tetapi tidak terbatas pada:
a. proses produksi tidak dapat dilakukan atau terhenti (baik total maupun sebagian);
b. proses produksi masih berjalan;
c. akses orang luar untuk masuk bisa;
d. akses orang luar untuk masuk tidak bisa;
e. klien tidak ingin melanjutkan sertifikatnya;
f. klien tetap ingin melanjtukan sertifikatnya;
4.13.4 Berdasarkan identifikasi 4.13.3, maka Balai Sertifikasi dapat melanjutkan proses sertifikasi dengan:
a. pencabutan sertifikat (4.8.14);
b. penangguhan sertifikat (4.8.12);
c. menunda proses sertifikasi (4.9.15);
d. audit dokumen (4.10.7);
e. audit jarak jauh (remote audit); atau f. perpanjang masa berlaku sertifikat.
4.13.5 Berdasarkan 4.13.3 dan 4.13.4, dapat dilihat melaluai Tabel 4.13.1.
Tabel 4.13.1
4.13.6 Jika kejadian keadaan di luar kendali dialami oleh Klien BSI, maka BSI harus memperoleh informasi minimum mencakup:
a. Apakah proses sertifikasi dihentikan atau dilanjutkan?
b. Kapan klien dapat beroperasi normal kembali?
BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI
Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.
021-31925806 Email: [email protected] Website:
http://bsi.kemenperin.go.id
TATA CARA SERTIFIKASI
c. Apakah proses produksi masih berjalan?
d. Apakah akses orang luar masih diizinkan?
e. Apakah masih ada produk digudang yang diproduksi sebelum kejadian?
f. Apakah masih ada produk dipasar yang diproduksi sebelum kejadian?
g. Kapan klien dapat mengirimkan produk atau melakukan layanan sebagaimana dalam lingkup sertifikasi saat ini?
h. Apakah klien perlu menggunakan lokasi produksi dan/atau distribusi alternatif?
Jika demikian, apakah ini tercakup dalam sertifikasi?
i. Apakah fasilitas yang ada masih memenuhi spesifikasi pelanggan atau Perusahaan klien telah menghubungi pelanggannya terkait kemungkinan konsesi?
j. Jika klien menerapkan standar sistem manajemen yang memerlukan rencana pemulihan bencana atau rencana tanggap darurat, apakah klien telah mengimplementasikan rencana tersebut dan apakah efektif?
k. Apakah klien akan melakukan subkontrak beberapa proses atau layanan ke klien lainnya? Jika demikian, bagaimana klien akan melakukan control atau evaluasi terhadap perusahaan subkontrak.
l. Sejauh mana kejadian di luar kendali ini mempengaruhi sistem manajemen Perusahaan?
m. Apakah klien telah melakukan impact assessment?
n. Identifikasi lokasi pengambilan contoh?
o. Apakah klien mempunyai prasarana yang memadai untuk memungkinkan dilakukan audit jarak jauh?
4.13.7 Berdasarkan informasi yang diperoleh, jika risiko untuk melanjutkan sertifikasi rendah, maka Balai Sertifikasi Industri akan menggunakan alternatif metode sertifikasi singkat yaitu dengan meminta dokumen perusahaan dengan daftar dokumen yang kemudian akan ditinjau di luar lokasi klien (dapat dilakukan di Balai Sertifikasi Industri). Dalam metode ini sekurang-kurangnya harus memperhatikan hal-hal berikut:
a. Komunikasi proaktif antara klien dengan Auditor yang ditunjuk oleh Kepala Seksi Operasional Sertifikasi
b. Langkah-langkah yang akan dilakukan Balai Sertifikasi Industri dalam melakukan sertifikasi klien dan bagaimana rencana sertifikasi selanjutnya
c. Menentukan waktu maksimum metode ini dapat dilakukan sebelum sertifikat ditangguhkan atau dicabut.
BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI
Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.
021-31925806 Email: [email protected] Website:
http://bsi.kemenperin.go.id
TATA CARA SERTIFIKASI
4.13.8 Jika kontak dengan Perusahaan tidak dapat dilakukan, maka Balai Sertifikasi Industri akan mengikuti proses dan prosedur untuk penangguhan dan penghentian sertifikasi, mengikuti klausul 4.12.
Dalam melakukan alternatif audit jarak jauh maka BSI mempertimbangkan batasan-batasan berikut ini:
a. Audit surveilan pertama
Biasanya surveilan pertama dilakukan dalam waktu 12 bulan dari hari terakhir audit tahap 2 awal (lihat Klausul 4.9.1.b). Namun dengan pertimbangan seperti pada klausul 4.13.3 diperoleh bukti yang cukup, maka surveilan pertama pada klien ini akan ditunda dalam waktu maksimal 18 bulan sejak tanggal sertifikasi awal.
Jika melebihi dari waktu yang telah ditentukan, sertifikat harus ditangguhkan atau ruang lingkupnya dikurangi (lihat klausul 4.12).
b. Audit surveilan berikutnya
Dalam hal terdapat keadaan tertentu seperti klien tidak melakukan kegiatan produksi (kurang dari 6 bulan), Balai Sertifikasi Industri dapat menyesuaikan waktu audit surveilan berikutnya.
Perusahaan harus menyampaikan kepada Balai Sertifikasi Industri, bila Perusahaan telah beroperasi atau melakukan kegiatan produksi kembali agar dapat segera dilakukan audit.
c. Audit sertifikasi ulang
Biasanya audit resertifikasi diselesaikan dan keputusan resertifikasi dibuat sebelum habus masa berlaku sertifikat (lihat Tabel 2.1). Namun dengan pertimbangan seperti pada klausul 4.13.3 diperoleh bukti yang cukup, maka Balai Sertifikasi Industri dapat memperpanjang sertifikasi tidak melebihi dari 6 (enam) bulan sejak tanggal berakhinya masa berlaku sertifikat (lihat klausul 4.10.7).
Jika melebihi dari waktu yang telah ditentukan, audit sertifikasi ulang belum dapat dilakukan, maka sertifikat akan dicabut. Bila klien akan melanjutkan sertifikasi, maka klien akan diperlakukan sebagai klien baru.
Jika dalam waktu yang ditentukan, audit sertifikasi ulang telah dilakukan dan keputusan sertifikasi yang disahkan maka siklus sertifikasi mengikuti tanggal sertifikat yang awal.
Keadaan di luar kendali dialami oleh Balai Sertifikasi Industri
4.13.9 Balai Sertifikasi Industri harus menyampaikan kejadian keadaan di luar kendali kepada Komite Akreditasi Nasional dan Pembina Lembaga Penilaian Kesesuaian di Lingkungan Kementerian Perindustrian sekurang-kurangnya:
BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI
Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.
021-31925806 Email: [email protected] Website:
http://bsi.kemenperin.go.id
TATA CARA SERTIFIKASI
a. Cakupan dan jangkauan layanan sertifikasi yang terkena dampak b. Jumlah klien yang berpengaruh
c. Kapan Balai Sertifikasi Industri dalam beroperasi kembali
d. Langkah-langkah yang Balai Sertifikasi Industri akan lakukan untuk melakukan penilaian kepada klien-klien
Dalam penyampaian kejadian tersebut, Balai Sertifikasi Industri dapat juga memohon arahan dan kebijakan lebih lanjut terkait proses sertifikasi selanjutnya.
4.13.10 Dalam hal, baik KAN maupun Pembina LPK di lingkungan Kemenperin tidak memberikan arahan serta dengan pertimbangan pelayanan jasa sertifikasi, Kepala Balai Sertifikasi Industri dapat menetapkan suatu diskresi dengan berdasarkan pedoman atau acuan yang dapat dipertanggungjawabkan.
4.13.11 Keadaan di luar kendali dialami BSI yang mengakibatkan proses sertifikasi tidak dapat berjalan dengan normal, dapat diidentifikasi konsekuensi kejadian dan terhadap proses sertifikasi klien terhadap sertifikat, tetapi tidak terbatas pada:
a. audit tahap 2 dapat dilaksanakan;
b. audit tahap 2 tidak dapat dilaksanakan;
c. laboratorium tidak bisa melakukan pengujian;
d. surveilan;
e. baru/resertifikasi
4.13.12 Berdasarkan identifikasi 4.13.11, maka Balai Sertifikasi dapat melanjutkan proses sertifikasi dengan:
a. perpanjangan masa sertifikat;
b. penundaan audit/proses sertifikasi;
c. audit/pengambilan contoh berjalan normal d. audit/review dokumen;
e. audit jarak jauh;
f. pengiriman sample;
g. review hasil uji internal; dan atau h. penggunaan laboratorium diluar daftar.
4.13.13 Berdasarkan 4.13.11 dan 4.13.12, dapat dilihat melaluai Tabel 13.2.
Tabel 13.2
Prasyarat dan persiapan audit jarak jauh (remote audit)
BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI
Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.
021-31925806 Email: [email protected] Website:
http://bsi.kemenperin.go.id
TATA CARA SERTIFIKASI
4.13.14 Apabila pada saat batas waktu surveilan atau resertifikasi sebagaimana dimaksud pada klausul 4.13.5 sehingga audit surveilan atau resertifikasi tidak dapat dilakukan di lokasi klien, maka audit dapat dilakukan dengan audit dokumen/rekaman dan/atau melalui audit jarak jauh (remote audit) dengan menggunakan media yang disepakati untuk mendapatkan bukti objektif. Contoh uji untuk memastikan pemenuhan persyaratan SNI dapat diambil di gudang dan/atau di pasar atau dikirim oleh klien berdasarkan rencana pengambilan contoh yang disepakati sebagai bagian dari proses audit.
4.13.15 Klien dan Tim auditor harus menyediakan Intrumen Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dan teknisi TIK yang diperlukan untuk kelancaran dan pemenuhan bukti audit jarak jauh. Instrumen TIK tersebut: koneksi internet, computer, atau berbagai aplikasi lainnya yang menunjang.
4.13.16 Kepala Balai Sertifikasi Industri menugaskan tim auditor yang akan melakukan audit jarak jauh. Pelaksanaan audit jarak jauh ini dapat dilakukan di kantor Balai Sertifikasi Industri atau tempat lainnya yang telah ditentukan. Auditor dan klien wajib melakukan pemeriksaan kesiapan instrument Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang digunakan sebelum pelaksanaan audit jarak jauh selambat-lambatnya dilakukan dua hari sebelum pelaksanaan audit jarak jauh. Apabila instrument TIK baik klien atau tim auditor atau keduanya belum siap, maka pelaksanaan audit jarak jauh ditunda hingga instrument TIK telah dipastikan siap sehingga tidak menjadi kendala dan mengganggu jalannya audit jarak jauh.
Penugasan tim auditor termasuk pada pemeriksaan kelengkapan dokumen dan rekaman klien yang dikirimkan sebelum pelaksanaan audit jarak jauh.
Dalam hal sertifikasi produk, Kepala Balai Sertifikasi Industri juga menugaskan PPC untuk mendukung pelaksanaan pengambilan contoh jarak jauh dan laboratorium uji untuk mendukung pelaksanaan pengujian contoh.
4.13.17 Balai Sertifikasi Industri berwenang secara penuh dalam menentukan metode, waktu dan jumlah hari audit jarak jauh. Audit jarak jauh dapat dilakukan untuk keseluruhan lingkup dan/atau dapat dilakukan untuk sebagian lingkup.
Baik auditor dan auditee harus memastikan dirinya mampu dan dapat menggunakan media teknologi yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
Audit Jarak jauh umumnya menggunakan aplikasi seperti Skype, Microsoft Teams, Zoom Meeting, GoTo Meeting, whatsapp atau lainnya.
Apabila audit dilakukan via web-conference maka disarankan baik tim auditor dan Klien menggunakan fungsi screen sharing dan web-cam. Ini akan mengurangi jumlah data dan informasi yang harus ditransfer antara Klien dan tim auditor.
Namun, tim auditor dapat juga meminta dokumentasi dikirim untuk ditinjau offline karena hal ini lebih efisien untuk jumlah informasi yang besar. Klien dapat diminta
BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI
Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.
021-31925806 Email: [email protected] Website:
http://bsi.kemenperin.go.id
TATA CARA SERTIFIKASI
mengirim dokumen via email atau menggunakan file sharing site untuk menyediakan dokumentasi bagi tim audit. Tim audit harus menginformasikan kepada Klien mengenai kebijakan kerahasiaan dari BSI.
Balai Sertifikasi Industri harus dapat menjamin kerahasiaan data yang akan disampaikan pada saat pelaksanaan audit.
4.13.18 Seksi Operasional Sertifikasi melakukan koordinasi dengan klien dalam hal tanggal audit, media teknologi, dan pelaksanaan teknis audit jarak jauh.
4.13.19 Klien harus menghadirkan top menajemen dan auditee yang berkaitan dengan proses audit.
Khusus untuk audit di bagian produksi, pengendalian mutu (QC) dan bagian lain yang berkaitan dengan pemenuhan persyaratan kesesuaian produk, klien harus dapat memperlihatkan kerja proses produksi, pengendalian proses produksi, pengujian/pengukuran bahan baku dan pengujian/pengukuran produk jadi untuk memastikan bahwa bukti pendukung sesuai dengan persyaratan melalui aplikasi pendukung audit jarak jauh yang disepakati.
Dalam hal klien tidak dapat memperlihatkan secara langsung (aplikasi pendukung audit jarak jauh) kerja proses produksi, pengendalian proses produksi, pengujian/pengukuran bahan baku dan pengujian/pengukuran produk jadi, maka klien dapat menggunakan video rekaman.
4.13.20 Klien harus telah mengirimkan dokumen dan rekaman yang akan diaudit paling lambat satu minggu sebelum pelaksanaan audit jarak jauh. Jika dokumen dan rekaman belum lengkap, maka pelaksanaan audit jarak jauh dapat ditunda hingga dokumen dan rekaman tersebut dinyatakan cukup lengkap.
4.13.21 Tim auditor akan mengirimkan rencana audit jarak jauh setelah dokumen dan rekaman tersebut dinyatakan cukup lengkap.
4.13.22 Dalam penyusunan rencana audit jarak jauh, ketua tim audit melakukan koordinasi dengan klien dan anggota tim audit. Di dalam Rencana audit jarak jauh harus mencakup:
f. waktu selama satu hari untuk pemeriksaan dokumen dan data klien yang telah dikirimkan sebelum pelaksanaan audit, laporan audit sebelumnya, temuan audit (ketidaksesuaian dan observasi) sebelumnya, serta persiapan pertanyaan yang akan diajukan kepada klien. (lihat klausul 4.3 Bab Persiapan audit tahap 2)
g. Pembukaan audit jarak jauh
h. Evaluasi/penilaian kesesuaian dengan auditi; berupa investigasi pertanyaan berdasarkan dokumen dan data klien yang telah dikirimkan, pemutaran
BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI
Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.
021-31925806 Email: [email protected] Website:
http://bsi.kemenperin.go.id
TATA CARA SERTIFIKASI
video/rekaman untuk kerja proses produksi, pengendalian proses produksi, pengujian/pengukuran bahan baku dan pengujian/pengukuran produk jadi.
i. Diskusi dan penyusunan laporan audit
j. Jika ditemukan ketidaksesuaian, auditor harus mengkonfirmasi ketidaksesuaian tersebut sebelum rapat penutupan audit.
k. Penutupan audit jarak jauh
l. Pengambilan contoh (untuk sertifikasi produk)
4.13.23 Setelah rencana audit disepakati oleh anggota tim audit dan perusahaan, Ketua Tim akan mengirimkan rencana audit dan daftar hadir rapat pembukaan dan rapat penutupan audit jarak jauh.
4.13.24 Pelaksanaan audit tahap dua jarak jauh pada saat evaluasi/penilaian kesesuaian dengan auditi mengadaptasi prosedur pada klausul 4.3 Bab Pelaksanaan audit tahap 2.
4.13.25 Pada saat pembukaan dan penutupan audit jarak jauh, seluruh auditi yang hadir menandatangani daftar hadir audit (BSI/STD-OPS-25);
4.13.26 Laporan Audit Tahap 2 OPS-15) dan Lembar Ketidaksesuaian (BSI/STD-OPS-18) serta Laporan observasi/OFI (BSI/STD-OPS-19) jika ada, yang telah disepakati kedua belah pihak, dibuat dua rangkap kemudian ditandatangani oleh ketua tim dan/atau anggota tim. Dokumen tersebut dikirimkan kepada Perusahaan oleh seksi operasional sertifikasi.
Setelah dokumen tersebut diterima oleh Perusahaan, Perusahaan melalui Top Manajemen kemudian memeriksa dan menandatangani serta memberikan stempel pada dokumen tersebut.
Perusahaan kemudian mengirimkan satu rangkap Laporan Audit Tahap 2 (BSI/STD-OPS-15) dan Lembar Ketidaksesuaian (BSI/STD-OPS-18) serta Laporan observasi/OFI OPS-19) jika ada disertai dengan Daftar Hadir (BSI/STD-OPS-25). Jika dalam pelaksanaan, diperlukan dokumen atau data tambahan pendukung, maka dokumen atau data tambahan tersebut dapat dilampirkan juga.
Seluruh berkas dokumen dikirimkan kepada Balai Sertifikasi Industri paling lambat 5 (lima) hari kerja terhitung tanggal diterimanya Laporan audit Tahap 2 beserta kelengkapannya.
4.13.27 Tim audit harus menyampaikan Laporan Hasil Audit selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja terhitung tanggal selesai audit yang terdiri dari:
a. Salinan Surat Tugas;
b. Rencana Audit (BSI/STD-OPS-14);
c. Rincian Laporan Audit Tahap 2 (BSI/STD-OPS-13);
BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI
Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.
021-31925806 Email: [email protected] Website:
http://bsi.kemenperin.go.id
TATA CARA SERTIFIKASI
Prosedur tinjauan Laporan Hasil Audit selanjutnya mengikuti klausul 4.7 sampai dengan 4.8
4.13.28 Untuk sertifikasi produk yang memungkinkan adanya pengambilan contoh, maka Contoh dapat diambil di gudang dan/atau di pasar atau dikirim oleh klien berdasarkan rencana pengambilan contoh yang disepakati sebagai bagian dari proses audit.
PPC atau Auditor yang berkompeten sebagai PPC melakukan koordinasi dengan Ketua Tim dan Perusahaan dalam menyusun Rencana Pengambilan Contoh.
Setelah Rencana Pengambilan Contoh disepakati, PPC akan mengirimkan Rencana Pengambilan Contoh (BSI/STD-OPS-07); Berita Acara Pengambilan Contoh (BSI/STD-OPS-21); dan Label Contoh Uji (BSI/STD-OPS-22) kepada pihak perusahaan.
Dalam pelaksanaannya pengambilan contoh dapat dipandu oleh Petugas Pengambil Contoh atau Auditor yang mempunyai kompetensi sebagai PPC.
Contoh yang telah ditempelkan Label Contoh Uji (BSI/STD-OPS-22) kemudian dikirim oleh klien kepada Laboratorium uji yang telah ditugaskan.
Prosedur selanjutnya mengadaptasi klausul 4.5 sampai dengan 4.8.