PROSEDUR TATA CARA SERTIFIKASI

(1)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.

021-31925806 Email: [email protected] Website:

http://bsi.kemenperin.go.id

Dokumen ini beserta informasi yang dikendalikan di dalamnya adalah hak milik Balai Sertifikasi Industri Kementerian Perindustrian.

Dokumen ini tidak boleh disalin atau dicetak baik sebagian maupun keseluruhannya, atau diberikan kepada pihak lain tanpa adanya persetujuan tertulis dari Kepala Balai Sertifikasi Industri Kementerian Perindustrian.

PROSEDUR

TATA CARA SERTIFIKASI

Ditinjau Oleh, Disahkan Oleh,

ttd

HAMDANI RIDWAN

ttd

LILIH HANDAYANINGRUM Kepala Seksi Operasional Sertifikasi Kepala Balai Sertifikasi Industri

Tanggal: 31 Agustus 2021 Tanggal: 31 Agustus 2021

(2)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

LOG PERUBAHAN PROSEDUR

Ed. Rev. Uraian Perubahan Tanggal Efektif

0 0 Penerbitan awal karena perubahan organisasi. 1 Januari 2014 1 0 Perubahan nomenklatur organisasi Kementerian Perindustrian

dan Penambahan ruang lingkup sertifikasi

3 Januari 2017

NA 1

1. Penggabungan P-OPS-03, IK-OPS-03.01, IK-OPS-03.03, BSI- P-TUM-02, BSI-P-OPS-06, BSI-DP-OPS-15, BSI/P-OPS-04, BSI/P-OPS-05

2. Penambahan ketentuan force majeure

1 Desember 2020

NA 2

1. Review secara keseluruhan keterkaitan dengan dokumen lainya (memastikan keterkaitan antar dokumen sudah sesuai)

2. Adanya permintaan tindakan perbaikan LKS Witness dan LKS Audit Internal

1 September 2021

1. TUJUAN

Prosedur ini menjelaskan pelaksanaan:

1. Kaji ulang permohonan dan perencanaan audit;

2. Audit Tahap 1;

3. Audit Tahap 2;

4. Pengambilan contoh (sertifikasi produk);

5. Pengujian contoh (sertifikasi produk);

6. Tinjauan Laporan Hasil Uji (sertifikasi produk);

7. Tinjauan Laporan Hasil Audit dan Rekomendasi Keputusan Sertifikasi;

8. Penerbitan sertifikat;

9. Surveilan;

10. Sertifikasi Ulang;

11. Audit Khusus;

12. Penundaan, penghentian atau pengurangan lingkup sertifikasi;

13. Keadaan di luar kendali (Force Majeure) BSI dan/atau klien BSI;

14. Arsip Perusahaan/Klien;

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk seluruh skema sertifikasi di Balai Sertifikasi Industri. Siklus sertifikasi atau masa berlaku sertifikat ditunjukkan pada Tabel 2.1.

(3)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

Tabel 2.1 Skema sertifikasi dan siklus sertifikasi.

Skema sertifikasi

Siklus Sertifikasi (masa berlaku

sertifikat)

Sistem manajemen mutu 3 Tahun

Sistem manajemen lingkungan 3 Tahun

Sistem manajemen keamanan pangan 3 Tahun

Sertifikasi Kinerja Energi Minimum 3 Tahun

Sertifikasi Produk (wajib kemenESDM) dan lisensi tanda keselamatan

3 Tahun Sertifikasi Produk (sukarela skema sertifikasi tipe 5) 4 Tahun Sertifikasi Produk (sukarela skema sertifikasi tipe 1) Sesuai ketentuan Sertifikasi Produk (wajib kemenperin) Sesuai regulasi

Sertifikasi Industri Hijau 4 Tahun

Catatan:

1. Klien dapat mengajukan perluasan tipe/merek/produk pada saat surveilan.

2. Pada saat hasil perluasan produk (SNI) diperoleh, Balai Sertifikasi Industri menerbitkan Sertifikat Kesesuaian atau SPPT SNI yang berlaku sejak tanggal ditetapkan hingga berakhirnya Sertifikat awal yang dimiliki oleh Klien (mengikuti Sertifikat Kesesuaian atau SPPT SNI awal milik Klien).

3. DOKUMEN ACUAN

3.1 BSI/PM-07, Pedoman Mutu Balai Sertifikasi Industri, Bab VII 3.2 SNI ISO/IEC 17021-

1:2015

Penilaian kesesuaian — Persyaratan bagi lembaga penyelenggara audit dan sertifikasi sistem manajemen — Bagian 1: Persyaratan

3.3 SNI ISO/TS

22003:2013

Sistem Manajemen Keamanan Pangan – Persyaratan lembaga penyelenggara audit dan sertifikasi sistem manajemen keamanan pangan

3.4 SNI ISO 17065:2012 Penilaian kesesuaian – Persyaratan untuk lembaga sertifikasi produk, proses dan jasa

3.5 SNI ISO 19011:2018 Guidelines for auditing management systems

3.6 IAF MD 1:2018 IAF Mandatory Document for the Audit and Certification of a Management System Operated by a Multi-Site Organization

(4)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

3.7 IAF MD 4:2018 IAF Mandatory Document For The Use Of Information and Communication Technology (ICT) For Auditing / Assessment Purposes

3.8 IAF MD 5:2015 IAF Mandatory Document – Determination of Audit Time of Quality and Environmental Management Systems

3.9 IAF MD 11:2019 IAF Mandatory Document for the Application of ISO/IEC 17021-1 for Audits of Integrated Management Systems 3.10 IAF ID 3:2011 IAF Informative Document For Management of

Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations

3.11 IAF ID 12:2015 IAF Informative Document – Principles on Remote Assessment

3.12 Permenperin Nomor 86 Tahun 2009

Standar Nasional Indonesia Bidang Industri 3.13 Permenperin Nomor

39 Tahun 2018

Tata Cara Sertifikasi Industri Hijau 3.14 PermenESDM Nomor

57 Tahun 2017

Penerapan Standar Kinerja Energi Minimum dan Pencantuman Label Hemat Energi untuk Peranti Pengkondisi Udara

3.15 PermenESDM Nomor 38 Tahun 2018

Tata cara Akreditasi dan Sertifikasi Ketenagalistrikan 3.16 Perka BSN Nomor 2

Tahun 2017

Tata Cara Penggunaan Tanda SNI dan Tanda Kesesuaian Berbasis SNI

3.17 KAN U-01 Syarat dan aturan akreditasi LPK

3.18 KAN K-08 Persyaratan Tambahan Akreditasi Lembaga Sertifikasi Produk, Proses dan Jasa Berdasarkan SNI

4. PROSEDUR

4.1 KAJI ULANG PERMOHONAN DAN PERENCANAAN AUDIT

4.1.1. Klien mengajukan permohonan sertifikasi sesuai dengan persyaratan permohonan (BSI/DP-OPS-01).

4.1.2. Setelah dokumen klien diterima, Kepala Seksi Operasional Sertifikasi menugaskan personel tinjauan permohonan sesuai dengan kompetensinya, untuk memeriksa kelengkapan dan kebenaran dokumen permohonan serta melakukan kaji ulang permohonan dokumen permohonan sesuai dengan formulir (BSI/STD-OPS-02).

(5)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

Kepala Seksi Operasional Sertifikasi memastikan bahwa personel yang ditugaskan tidak terlibat konflik kepentingan dengan klien.

4.1.3. Kaji ulang dilakukan untuk memastikan bahwa:

a. informasi mengenai organisasi klien, sistem manajemen dan produknya yang memadai untuk mengembangkan program audit;

b. setiap perbedaan pengertian terkait regulasi, standar dan informasi terdokumentasi antara BSI dan klien diselesaikan;

c. BSI memiliki kompetensi dan kemampuan untuk melakukan kegiatan sertifikasi;

d. lingkup sertifikasi yang diminta, lokasi operasi organisasi pemohon, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan audit dan hal lain yang mempengaruhi kegiatan sertifikasi telah dipertimbangkan (bahasa, kondisi keselamatan, ancaman terhadap ketidakberpihakan, dsb)

4.1.4. Hasil kajian dicatat dalam Data dan Kajian Permohonan (BSI/STD-OPS-02) oleh personel tinjauan permohonan dan sesuai hasil klarifikasi dengan klien.

4.1.5. Personel tinjauan permohonan harus memiliki kompetensi:

a. prinsip audit, metode dan proses;

b. standar sistem manajemen dan acuan lainnya;

c. organisasi dan konteksnya;

d. persyaratan hukum dan regulasi dan persyaratan lainnya yang berlaku.

4.1.6. Jika hasil pemeriksaan kelengkapan dan kebenaran dokumen permohonan (lihat klusul 4.1.2) terdapat kekurangan dokumen dan/atau dokumen yang dinyatakan tidak benar/tepat harus dicatat pada Formulir Pemeriksaan Dokumen Permohonan (BSI/STD-OPS-05) dan disampaikan kepada klien untuk dapat dilengkapi atau diperbaiki.

4.1.7. Jika hasil dari kaji ulang permohonan dokumen permohonan (lihat klausul 4.1.2) menyatakan klien tidak memenuhi persyaratan dan/atau BSI tidak memiliki kemampuan dalam hal lingkup, sarana evaluasi dan kompetensi untuk melakukan kegiatan sertifikasi, maka permohonan dapat ditolak.

4.1.8. Jika hasil pemeriksaan kelengkapan dan kebenaran dokumen permohonan (lihat klausul 4.1.2) sudah benar dan lengkap serta hasil dari kaji ulang permohonan dokumen permohonan (lihat klausul 4.1.2) menyatakan klien memenuhi persyaratan dan BSI memiliki kemampuan dalam hal lingkup, sarana evaluasi dan kompetensi untuk melakukan kegiatan sertifikasi, maka personel tinjauan permohonan akan menyampaikan kepada klien bahwa permohonannya diterima.

4.1.9. Jika hasil kaji ulang dokumen permohonan dinyatakan lengkap dan benar, personel operasional sertifikasi menginput data yang sesuai dengan dokumen permohonan ke dalam sistem informasi Balai Sertifikasi Industri termasuk pemberian nomor ID.

Sistem informasi Balai Sertifikasi Industri akan merekomendasikan jumlah mandays

(6)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

audit tahap 2 berdasarkan Prosedur Penentuan Hari Audit (BSI/IK-OPS-03-02).

4.1.10. Dalam menetapkan waktu audit, Kepala Operasional Sertifikasi harus mempertimbangkan, antara lain, aspek berikut:

a. persyaratan standar sistem manajemen yang relevan;

b. kompleksitas klien dan sistem manajemennya;

c. konteks teknologi dan peraturan perundang-undangan;

d. alih daya kegiatan yang termasuk lingkup sistem manajemen;

e. hasil audit sebelumnya;

f. ukuran dan jumlah lokasi, lokasi geografinya dan pertimbangan multi-lokasi;

g. risiko terkait produk, proses atau kegiatan organisasi;

h. jenis audit (audit tunggal, audit kombinasi, gabungan atau integrasi).

Durasi audit sistem manajemen dan justifikasinya harus direkam.

Dalam hal kepala operasional sertifikasi tidak mempunyai kompetensi dalam menetapkan waktu audit, maka kepala operasional sertifikasi dapat berkoordinasi dengan auditor.

CATATAN 1 Waktu audit adalah waktu yang diperlukan untuk merencanakan dan melaksanakan suatu audit lengkap dan efektif dari sistem manajemen organisasi klien.

CATATAN 2 Durasi audit sertifikasi sistem manajemen adalah bagian dari waktu audit yang digunakan untuk melakukan kegiatan audit mulai dari pertemuan pembukaan hingga pertemuan penutupan.

CATATAN 3 Audit sertifikasi meliputi audit awal, survailen, audit sertifikasi-ulang, dan dapat juga meliputi audit khusus.

CATATAN 4 Organisasi multi-lokasi adalah organisasi dengan sejumlah lokasi dengan sistem manajemen tunggal.

CATATAN 5 Audit gabungan adalah ketika dua atau lebih organisasi audit bekerja sama melakukan audit terhadap satu klien.

CATATAN 6 Audit kombinasi adalah ketika satu klien diaudit terhadap dua atau lebih persyaratan standar sistem manajemen secara bersamaan.

CATATAN 7 Audit terintegrasi adalah ketika satu klien telah mengintegrasikan penerapan persyaratan dari dua atau lebih standar sistem manajemen menjadi satu sistem manajemen dan diaudit terhadap lebih dari satu standar.

4.1.11. Kepala seksi operasional sertifikasi melakukan penyesuaian dan/atau menyetujui jumlah mandays audit. Setelah Jumlah mandays audit tersebut disetujui, maka sistem informasi Balai Sertifikasi Industri akan menerbitkan tagihan biaya layanan jasa sertifikasi. Personel Tata Usaha dan Manajemen Kinerja mengirimkan tagihan biaya layanan jasa sertifikasi kepada klien.

4.1.12. Klien membayar dan mengirimkan bukti pembayaran sesuai dengan tagihan biaya

(7)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

layanan jasa sertifikasi serta menyampaikan waktu kesediaan waktu audit. Biaya transportasi dan akomodasi juga dibebankan kepada klien sesuai dengan standar biaya perjalanan dinas yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan dan Pasal 2 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 47 Tahun 2011 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku pada Kementerian Perindustrian.

PROGRAM AUDIT

4.1.13. Personel operasional sertifikasi menyusun program audit, termasuk penentuan tujuan program audit, penentuan dan pengevaluasian resiko dan peluang program audit, penentuan cakupan program audit, dan penentuan sumber daya program audit.

Program audit untuk sertifikasi awal harus mencakup audit awal dua-tahap, audit survailen pada tahun pertama dan kedua setelah keputusan sertifikasi, dan audit sertifikasi ulang pada tahun ketiga sebelum sertifikasi berakhir. Siklus sertifikasi tiga- tahun pertama dimulai pada saat keputusan sertifikasi. Siklus berikutnya dimulai pada keputusan sertifikasi ulang klien (lihat klausul 4.10.5).

Untuk skema sertifikasi yang melibatkan pengujian contoh, maka program audit juga mencantumkan laboratorium uji sesuai klausul 4.5.1 dan 4.5.3.

4.1.14. Personel operasional sertifikasi melakukan pemantauan implementasi program audit dan melaporkan hasil pemantauan kepada kepala operasional sertifikasi setiap dua minggu sekali.

4.1.15. Personel operasional sertifikasi melakukan tinjauan terhadap program audit dan melaporkan hasil tinjauan untuk peningkatan program audit sesuai dengan formulir pemantauan program audit.

SERTIFIKASI AWAL DAN SERTIFIKASI ULANG/RESERTIFIKASI

4.1.16. Setelah bukti pembayaran diterima, Kepala seksi operasional sertifikasi melakukan pemilihan dan penugasan tim audit untuk tahap 1 dan tahap 2 untuk seluruh skema sertifikasi kecuali SKEM dan skema sertifikasi 1 (lihat Tabel 2.1) yang memiliki kompetensi sesuai hasil tinjauan dokumen permohonan.

Penugasan dibuat dalam waktu yang cukup sebelum tanggal audit dijadwalkan, untuk memastikan perencanaan audit yang efektif, termasuk pemberian informasi berikut ini kepada ketua tim audit:

a. tujuan audit;

b. kriteria audit dan setiap informasi terdokumentasi yang relevan;

c. lingkup audit, termasuk identifikasi organisasi, fungsi dan prosesnya yang akan diaudit;

d. proses audit dan metode terkait (lihat Tabel 4.1);

(8)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

e. komposisi tim audit;

f. rincian kontak dari Klien, lokasi, jangka waktu dan durasi dari aktivitas audit yang akan dilakukan;

g. sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan audit;

h. informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi dan menangani resiko dan peluang yang diidentifikasi untuk pencapaian tujuan audit;

i. informasi yang mendukung ketua tim audit dalam interaksinya dengan auditI untuk keefektifan program audit.

Tabel 4.1 – Metode Audit Tingkat keterlibatan

antara auditor dan klien

Lokasi auditor

Di lokasi Klien (On-site) Jarak jauh (Remote) Interaksi dengan orang Secara langsung:

Melakukan interview Melengkapi checklist dan pertanyaan dengan partisipasi auditi

Melakukan tinjauan

dokumen dengan

partisipasi auditi Sampling

Melalui alat komunikasi interaktif:

melakukan interview mengobservasi pekerjaan yang dilakukan dengan pemandu jarak jauh;

menyelesaikan checklist dan pertanyaan;

melakukan tinjauan

dokumen dengan

partisipasi klien Sampling Tidak ada interaksi dengan

orang

Melakukan tinjauan dokumen (misalnya rekaman, analisis data) Mengobservasi pekerjaan yang dilakukan

Melakukan kunjungan di lokasi klien

Menyelesaikan checklist Sampling (misalnya, produk)

Melakukan tinjauan dokumen (misalnya, rekaman, analisis data) Mengobservasi pekerjaan yang dilakukan via alat surveilan, dengan mempertimbangkan persyaratan sosial serta hukum dan regulasi

Menganalisa data

(9)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

4.1.17. Dalam menetapkan tim audit, Kepala Seksi Operasional Sertifikasi mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut, yaitu:

a. Tujuan, ruang lingkup, kriteria audit dan taksiran waktu audit;

b. Jenis audit (audit tunggal, audit kombinasi, gabungan atau integrasi);

c. Kompetensi keseluruhan tim audit yang diperlukan untuk mencapai tujuan audit;

d. Persyaratan sertifikasi;

e. Ketidakberpihakan tim audit;

f. Bahasa dan budaya;

g. Lokasi dan kondisi lapangan.

4.1.18. Tim audit yang ditugaskan harus tercantum dalam Daftar Auditor dan Kompetensinya, Daftar Petugas Pengambil Contoh, dan jika diperlukan, Daftar Tenaga Ahli, Daftar Tenaga Ahli Pengujian. Untuk Laboratorium Penguji yang diusulkan harus tercantum dalam Daftar Laboratorium Penguji Subkontrak.

4.1.19. Kepala Seksi Operasional Sertifikasi juga memastikan bahwa tim audit yang ditugaskan Audit Tahap 1 dan Tim Audit Tahap 2 tidak terdapat konflik kepentingan dengan klien. Auditor yang ditugaskan tidak boleh terlibat dalam konsultasi sistem manajemen dengan produsen yang akan diaudit minimum 2 tahun setelah konsultasi berakhir. Auditor yang ditugaskan harus mengisi surat pernyataan tidak memiliki konflik kepentingan dengan klien pada setiap penugasan.

4.1.20. Seksi Operasional Sertifikasi akan melakukan komunikasi internal kepada auditor dan PPC (sertifikasi produk) serta komunikasi kepada klien untuk memastikan jadwal yang ditetapkan, termasuk pengaturan yang berkaitan dengan transportasi dan akomodasi bagi auditor/tim audit yang menjadi tanggung jawab klien.

4.1.21. Seksi Operasional Sertifikasi bertanggung jawab merealisasikan penugasan tahapan proses Audit Tahap 1 dan Audit Tahap 2 yang telah ditetapkan dimulai dengan melakukan komunikasi dengan tim audit kemudian dibuat surat Penugasan Audit Tahap 1 dan Audit Tahap 2 dan distribusikan kepada pihak terkait (auditor serta PPC, tenaga ahli dan/atau laboratorium, jika sesuai).

4.1.22. Pada tahap sertifikasi awal maka Audit Tahap 1 dan Audit Tahap 2 dilaksanakan untuk seluruh persyaratan sistem manajemen. Pada tahap sertifikasi ulang/resertifikasi audit dilakukan sesuai ketentuan klausul 4.10.3.

4.2 AUDIT TAHAP 1

4.2.1 Sesuai dengan penugasan Kepala Seksi Operasional Sertifikasi, audit tahap 1 harus dilaksanakan oleh tim audit untuk:

(10)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

a. mengkaji informasi sistem manajemen klien yang terdokumentasi;

b. mengevaluasi jika audit internal dan tinjauan manajemen telah direncanakan dan dilaksanakan, serta tingkat penerapan dari sistem manajemennya menunjukkan klien siap untuk dilakukan tahap 2.

c. memfokuskan perencanaan tahap 2 dengan mendapatkan pemahaman yang cukup mengenai sistem manajemen klien dan operasi di lokasi klien dalam konteks standar sistem manajemen atau dokumen normatif lain;

d. memperoleh informasi yang diperlukan terkait lingkup sistem manajemen, termasuk:

– lokasi klien;

– proses dan peralatan yang digunakan;

– tingkat kendali yang ditetapkan (khusus pada klien multi-lokasi);

– persyaratan peraturan perundang-undangan;

e. mengevaluasi kondisi khusus lokasi klien dan berdiskusi dengan personel klien untuk menentukan persiapan audit tahap 2;

f. mengkaji status dan pemahaman klien berkenaan dengan persyaratan standar dan/atau regulasi, terutama yang berkaitan dengan identifikasi kinerja utama atau aspek yang signifikan, proses, sasaran dan operasi sistem manajemen;

g. mengkaji alokasi sumber daya dan menyepakati rincian pada tahap 2 dengan klien;

4.2.2 Dalam hal klien mengajukan permohonan sertifikasi produk dan sertifikasi manajemen mutu, maka pelaksanaan audit tahap 1 dilakukan secara bersamaan dalam satu waktu menggunakan formulir laporan audit tahap 1 (BSI/STD-OPS-09).

Pelaksanaan audit tahap 1 dilakukan di kantor Balai Sertifikasi Industri.

4.2.3 Dalam pelaksanaan Audit Tahap 1 Sistem Manajemen Keamanan Pangan seluruhnya dilakukan di lokasi klien untuk memberikan fokus perhatian untuk perencanaan Audit Tahap 2 dengan memperoleh pemahaman tentang SMKP dalam konteks identifikasi bahaya keamanan pangan, analisis, rencana HACCP, PRP/PPD, kebijakan dan tujuan serta khususnya, tingkat kesiapan organisasi untuk audit dengan meninjau sejauh mana:

a. Klien telah mengidentifikasi PRP/PPD yang tepat sesuai dengan bisnisnya (misal regulasi, peraturan, perundang-undangan, pelanggan dan persyaratan skema sertifikasi);

b. SMKP mencakup proses dan metode yang memadai untuk identifikasi dan penilaian terhadap bahaya keamanan pangan organisasi dan seleksi berikutnya serta mengkategorikan tindakan pengendalian (kombinasinya);

(11)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

c. peraturan keamanan pangan yang relevan diterapkan;

d. SMKP itu dirancang untuk mencapai kebijakan keamanan pangan klien;

e. Pelaksanaan program SMKP menjustifikasi lanjut ke audit tahap 2;

f. validasi tindakan pengendalian, verifikasi kegiatan dan program perbaikan untuk memenuhi persyaratan standar SMKP;

g. dokumen SMKP dan pengaturan tersedia untuk dikomunikasikan secara internal dan dengan pemasok, pelanggan dan pihak berkepentingan yang relevan; dan h. terdapat dokumentasi tambahan yang perlu ditinjau dan/atau informasi yang

perlu diperoleh lebih dulu.

4.2.4 Dalam pelaksanaan Audit Tahap 1 Sistem Manajemen Lingkungan dilakukan di kantor BSI dan/atau di lokasi klien, dokumen/laporan hasil pemantauan lingkungan (limbah padat, limbah cair, dan emisi udara) yang dipersyaratkan oleh pemerintah pusat dan/atau pemerintah daerah wajib diperiksa dan ditinjau oleh auditor.

4.2.5 Dalam pelaksanaan Audit Tahap 1 Industri Hijau, data yang diverifikasi adalah data 12 (dua belas) bulan terakhir terhitung dari permohonan sertifikasi yang diajukan oleh perusahaan. Pelaksanaan audit tahap 1 industri hijau dilakukan di kantor BSI.

4.2.6 Apabila ditemukan ketidaksesuaian pada audit tahap 1, auditor mencatat pada formulir Laporan Ketidaksesuaian Audit Tahap 1 (BSI/STD-OPS-11).

4.2.7 Balai Sertifikasi Industri menyampaikan laporan ketidaksesuaian audit tahap 1 ini kepada klien untuk dapat dilakukan tindakan perbaikan.

4.2.8 Untuk sertifikasi produk, sertifikasi sistem manajemen mutu, sertifikasi sistem manajemen lingkungan, klien menyampaikan tindakan perbaikan paling lambat 1 (satu) bulan terhitung dari tanggal terima surat penyampaian Laporan Ketidaksesuaian Audit Tahap 1.

4.2.9 Sedangkan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian audit tahap 1 sertifikasi SMKP tidak boleh lebih dari 6 (enam) bulan. Jika diperlukan, dapat dilakukan audit tahap 1 ulang atau sebagian.

4.2.10 Jika ditemukan ketidaksesuaian pada sistem manajemen klien, maka tim audit harus memverifikasi bukti tindakan korektif pada pabrik tersebut dengan memperhatikan analisis peluang dan risiko. Untuk multi-lokasi, tindakan perbaikan harus disertai dengan memperhatikan analisis peluang dan risiko untuk pabrik/lokasi lainnya yang dicakup dalam lingkup sertifikasi.

4.2.11 Dalam hal ketidaksesuaian belum dapat ditutup, maka laporan ketidaksesuaian dengan kategori minor dapat dibawa dalam audit tahap 2 untuk dimintakan tindakan koreksinya.

(12)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

4.2.12 Balai Sertifikasi Industri mengkomunikasikan kepada Klien mengenai kesimpulan yang terdokumentasi terkait pemenuhan sasaran audit tahap 1 dan kesiapan audit tahap 2, termasuk identifikasi hal yang menjadi perhatian yang dapat diklasifikasi sebagai ketidaksesuaian pada audit tahap 2.

4.2.13 Formulir Pemeriksaan Dokumen Permohonan (BSI/STD-OPS-05), Data dan Kajian Permohonan (BSI/STD-OPS-02), Laporan audit tahap 1 (BSI/STD-OPS-10), Catatan audit tahap 1 (BSI/STD-OPS-12) dan Laporan ketidaksesuaian audit tahap 1 (BSI/STD- OPS-11), jika ada, disampaikan kepada Kepala Seksi Operasional Sertifikasi.

4.3 AUDIT TAHAP 2

4.3.1 Pada audit sertifikasi awal dan Resertifikasi seluruh persyaratan sistem manajemen harus diakomodasi pada saat audit.

4.3.2 Pada audit surveilan [Surveilan 1 – Surveilan 2 – Surveilan 3 (untuk sertifikasi produk)], tidak perlu seluruh persyaratan sistem manajemen yang diaudit, namun harus memenuhi ketentuan klausul 4.9.4 dan ketentuan dalam Regulasi (SNI yang diberlakukan secara wajib).

4.3.3 Dalam lingkup audit, apabila sudah sampai tahap sertifikasi ulang, maka perlu adanya pengkajian laporan audit mencakup surveilan sebelumnya dan mempertimbangkan kinerja sistem manajemen selama satu siklus sertifikasi sebelumnya. Kegiatan audit sertifikasi ulang, mungkin perlu dilakukan lebih mendalam pada tahap 1 untuk melihat kembali akan adanya perubahan signifikan pada sistem manajemen, organisasi, atau konteks di mana sistem manajemen beroperasi (misalnya perubahan perundang-undangan).

4.3.4 Berdasarkan hasil sesuai ketentuan butir 4.2.12, tim audit menyiapkan Rencana Audit Tahap 2 sesuai format (BSI/STD-OPS-14).

4.3.5 Dalam menyusun Rencana Audit Tahap 2 harus mempertimbangkan:

a. Skema dan/atau regulasi yang terkait

b. Hasil audit tahap 1 (hanya berlaku untuk sertifikasi awal atau resertifikasi);

c. Rencana Audit Sertifikasi awal atau resertifikasi harus mengakomodasi seluruh fungsi kegiatan produsen yang terkait dengan ruang lingkup produk yang diajukan permohonan sertifikasi;

d. Alokasi pembagian waktu audit mengakomodasi waktu untuk rapat pembukaan, pengecekan validitas aspek legal, kunjungan ke fasilitas produsen, verifikasi keefektifan tindakan koreksi, penyusunan laporan audit dan rapat penutupan e. Dalam hal terdapat auditor magang maka yang bersangkutan selalu didampingi

oleh Ketua Tim dan/atau anggota, dan secara paralel yang bersangkutan diberi

(13)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

kesempatan untuk juga aktif selama kegiatan audit, sesuai dengan tingkat pengetahuan dan pengalaman yang telah dimiliki, dimana yang bersangkutan tetap berkoordinasi dengan Ketua Tim dan/atau anggota, dan penilaian dilakukan oleh Ketua Tim dan/atau anggota.

f. Dalam hal audit untuk sertifkasi produk maka perlu diperhatikan hal berikut:

1. Alokasi waktu atas fungsi yang diaudit seyogyanya lebih mengutamakan fungsi manajemen, produksi, pengendalian mutu dan desain &

pengembangan (jika diterapkan) dibandingkan dengan fungsi lainnya di produsen. Alokasi waktu audit untuk bagian manajemen, produksi dan pengendalian mutu seyogyanya mencakup minimum 50% dari waktu audit atau setidaknya lebih lama dari fungsi lainnya.

2. Audit sertifikasi produk harus mengacu kepada Standar, Skema Sertifikasi dari produk terkait termasuk regulasi yang diberlakukan oleh Kementerian/

Lembaga yang terkait.

3. Dalam hal sertifikasi produk dimana produk memiliki tipe/jenis yang sangat beragam dan tidak diatur secara khusus pada regulasi maka pada Tahap Sertifikasi Awal atau Resertifikasi, PPC membuat Rencana Pengambilan Contoh untuk tahap Sertifikasi Awal (seluruh tipe/jenis yang diajukan dalam permohonan sertifikasi) dan tahap Surveilan untuk 1 Siklus Masa Sertifikasi yang mana contoh uji dapat diambil secara bergantian sehingga pada 1 siklus dapat mengakomodasi seluruh tipe/jenis yang tercantum pada sertifikasi produk sesuai skema yang ditetapkan.

g. Dalam hal audit untuk sertifikasi sistem manajemen mutu/keamanan pangan/lingkungan/industri hijau maka alokasi pembagian waktu audit berdasarkan kematangan dan keefektifitas implementasi sistem manajemen di lapangan.

h. Dalam hal Audit Multi Lokasi maka Rencana Audit mengacu Prosedur Sertifikasi Multi Lokasi. Pada setiap Audit harus mengakomodasi audit kantor pusat dan lokasi cabang dapat bergiliran dengan ketentuan bahwa seluruh lokasi cabang telah diaudit pada satu siklus masa sertifikasi.

i. Metode audit yang digunakan, yaitu on-site dan/atau remote.

j. Sampling audit.

4.3.6 Rencana Audit yang telah ditandatangani oleh Ketua Tim disampaikan kepada tim audit dan Klien.

PERSIAPAN AUDIT TAHAP 2

4.3.7 Sebelum melakukan audit tahap 2, tim auditor harus menyiapkan:

(14)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

a. Salinan laporan audit sebelumnya;

b. Salinan dari temuan audit (ketidaksesuaian dan observasi) baik yang sudah maupun yang belum ditutup;

c. Skema Sertifikasi terkait;

d. Khusus untuk sertifikasi produk, rekaman Pengambilan Contoh dari audit tahun- tahun sebelumnya, standar produk dan regulasi terkait (jika ada);

e. Format atau lembar kerja (soft copy atau hard copy) terkait pelaksanaan audit:

 Daftar Hadir (BSI/STD-OPS-25);

 Lembar Ketidaksesuaian (BSI/STD-OPS-18);

 Laporan observasi/OFI (BSI/STD-OPS-19);

 Laporan Audit Tahap 2 (BSI/STD-OPS-15);

 Rincian Laporan Audit Tahap 2 (BSI/STD-OPS-13);

f. Ketua Tim harus memastikan bahwa rencana pengambilan contoh telah disiapkan oleh Petugas Pengambil Contoh yang mencakup: Rencana Pengambilan Contoh (BSI/STD-OPS-07); Berita Acara Pengambilan Contoh (BSI/STD-OPS-21);

dan Label Contoh Uji (BSI/STD-OPS-22);.

g. Ketua Tim harus memastikan bahwa seluruh dokumen kerja telah tersedia sebelum menuju lokasi audit baik untuk tim audit maupun petugas pengambil contoh dan dokumen yang digunakan adalah dokumen terkini;

h. Ketua Tim bertanggungjawab penuh atas kinerja anggotanya terutama yang terkait dengan profesionalisme, sikap dan integritas tim audit (termasuk petugas pengambil contoh);

i. Untuk proses sertifikasi produk maka Ketua Tim Audit dapat melakukan evaluasi kinerja Petugas Pengambil Contoh (PPC) pada saat pelaksanaan Audit Tahap Sertifikasi Awal atau Resertifikasi.

j. Metode audit yang digunakan, termasuk cakupan dimana sampling audit diperlukan untuk memperoleh bukti audit yang cukup.

PELAKSANAAN AUDIT TAHAP 2

4.3.8 Tim audit yang melaksanakan tugas audit tahap 2 didampingi oleh pemandu yang disediakan klien, pemandu tersebut dapat sebagai auditee. Pemandu disediakan

(15)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

untuk memfasilitasi pelaksanaan audit dan tidak mempengaruhi atau mengganggu proses audit serta hasil audit.

4.3.9 Pada pelaksanaan audit sertifikasi memungkinkan adanya penyaksian (witness) audit sebagai pengamat atau observer. Pengamat ini dapat berasal dari eksternal lembaga sertifikasi dan/atau internal lembaga sertifikasi. Pengamat dari internal melakukan penyaksian audit dalam rangka supervisi kinerja, pengawasan, atau penilaian untuk penjenjangan terhadap personil audit yang ditugaskan. Kehadiran pengamat tersebut harus diinformasikan ke klien sebelum melakukan audit dan keberadaannya dalam pelaksanaan audit tidak akan mempengaruhi atau mengganggu proses dan/atau hasil audit;

4.3.10 Pelaksanaan audit di lokasi Produsen harus dimulai dengan Rapat Pembukaan yang dilakukan bersama dengan manajemen Produsen. Ketua Tim Auditor membuat catatan kehadiran peserta rapat pembukaan dengan menggunakan Daftar Hadir Audit (BSI/STD-OPS-25);

4.3.11 Tujuan Rapat Pembukaan ini agar Tim Auditor dan jajaran manajemen Produsen dapat saling mengenal, dan untuk memudahkan pelaksanaan audit dalam menyelesaikan setiap kesulitan atau ketidakpahaman yang terjadi terkait dengan tujuan audit dan apa yang diharapkan dari Klien selama kunjungan audit.

4.3.12 Rapat ini harus dipimpin oleh Ketua Tim Auditor, yang mencakup hal-hal berikut ini:

a. pengenalan peserta, termasuk uraian peran mereka;

b. konfirmasi lingkup sertifikasi, termasuk penjelasan tentang maksud dan tujuan audit, ruang lingkup kegiatan, persyaratan dan prosedur audit, serta konfirmasi bahwa manajemen produsen memahami prosedur tersebut;

c. metode pelaporan termasuk penjelasan mengenai kategori ketidaksesuaian mayor, ketidaksesuaian minor, Observasi dan OFI. Ditekankan bahwa produsen diberi waktu 1 (satu) bulan untuk menyelesaikan laporan ketidaksesuaian kategori mayor dan 2 (dua) bulan untuk menyelesaikan laporan ketidaksesuaian kategori minor. Jika ketentuan dalam regulasi menyatakan waktu penyelesaian yang berbeda dengan prosedur ini, maka waktu penyelesaian mengikuti regulasi yang berlaku.

d. ditekankan bahwa sertifikat tidak dapat diterbitkan (untuk awal/resertifikasi) atau diteruskan (untuk surveilan) sampai saat perusahaan dapat menyerahkan bukti tindakan perbaikan yang telah dilakukan dan Laporan Ketidaksesuaian ditutup;

e. Keefektifan dari tindakan perbaikan yang dilakukan produsen dalam hal menutup laporan ketidaksesuaian akan dilihat pada audit berikutnya;

f. Untuk sertifikasi produk,

(16)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

- ketua Tim Auditor memastikan kesesuaian ruang lingkup sertifikasi terhadap permohonan sertifikasi yang meliputi: standar produk, jenis produk, tipe produk dan merek. Dalam hal Surveilan perlu diklarifikasi apabila terjadi perubahan-perubahan (misalnya: produk, sistem maupun organisasi);

- penambahan dan perubahan tipe, jenis dan merk hanya dapat dilakukan secara tertulis kepada Balai Sertifikasi Industri;

- penjelasan tentang tata cara pengambilan contoh dan prosedur pengujian terkait, termasuk pelaksanaan uji ulang dalam hal pengujian tidak sesuai dengan persyaratan standar;

- Untuk sistem mutu, ketua tim memastikan lingkup fungsi atau bagian yang disertifikasi;

g. konfirmasi rencana audit (termasuk tipe dan lingkup audit, sasaran dan kriteria), setiap perubahan, dan pengaturan relevan lain dengan klien, seperti tanggal dan waktu pertemuan penutupan, pertemuan interim antar tim audit dan manajemen klien;

h. konfirmasi peranan wakil Produsen dalam audit, khususnya dalam kesepakatan terhadap pernyataan fakta berkenaan dengan ketidaksesuaian sistem dalam memenuhi persyaratan Standar dan dokumen Sistem Manajemen Klien, dan jika terjadi masalah selama audit dilaksanakan;

i. Konfirmasi atas status dan kefektifan tindakan koreksi dari temuan audit sebelumnya (jika ada);

j. Konfirmasi bahwa metode dan prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan audit adalah bersifat “sampling”, termasuk metode dan prosedur yang digunakan untuk melaksanakan audit berdasarkan penetapan sampel;

k. konfirmasi peranan dan identitas Observer dan/atau Tenaga Ahli dan/atau Pemandu (jika ada), yang mana dipastikan bahwa yang bersangkutan tidak dapat mempengaruhi proses audit yang berjalan;

l. konfirmasi bahasa yang digunakan selama audit dan penterjemah untuk audit luar negeri;

m. konfirmasi atas keselamatan kerja, prosedur kedaruratan dan Alat Pelindung Diri bagi Tim Audit (jika diperlukan);

n. ketua tim memastikan kesediaan pemandu selama pelaksanaan audit untuk bagian-bagian yang akan diaudit;

o. ketua tim memastikan ketersediaan sarana dan fasilitas yang akan dibutuhkan selama pelaksanaan audit;

(17)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

p. ketua tim audit memastikan ketersediaan sumber daya, sarana dan fasilitas yang akan dibutuhkan oleh tim audit selama pelaksanaan audit;

q. memberikan informasi tentang kondisi yang memungkinkan audit dapat dihentikan sebelum waktunya;

r. konfirmasi tentang hal-hal terkait dengan kerahasiaan;

s. konfirmasi bahwa ketua tim audit dan tim audit mewakili lembaga sertifikasi, bertanggung jawab untuk audit dan harus dalam kendali melaksanakan rencana audit termasuk kegiatan dan urutan audit;

t. konfirmasi saluran komunikasi resmi antara tim audit dan klien;

u. konfirmasi bahwa selama audit, klien akan selalu diberi informasi tentang kemajuan audit dan hal apapun yang menjadi perhatian;

v. memberikan kesempatan kepada Klien untuk mengajukan pertanyaan.

4.3.13 Dalam audit tahap 2 sertifikasi atau surveilan, Auditor harus memeriksa kesesuaian dan keefektifan dalam pemenuhan terhadap persyaratan Standar Sistem Manajemen, skema sertifikasi dan khusus untuk sertifikasi produk terhadap standar produk dan regulasi terkait.

4.3.14 Pelaksanaan audit harus mengacu kepada SNI ISO 19011, Panduan audit sistem manajemen yang berlaku digunakan untuk mengarahkan pertanyaan mengenai aspek–aspek penting dari persyaratan standar sehingga memberikan dasar yang terstruktur bagi Auditor dalam melakukan audit.

4.3.15 Untuk sertifikasi produk, sebelum audit dilaksanakan Ketua Tim melakukan konfirmasi atas rencana pengambilan contoh yang akan dilakukan, terutama untuk produk yang memiliki jenis dan tipe yang beragam. Dalam tahap surveilan pengambilan contoh seharusnya tidak mengambil contoh dengan tipe dan jenis yang sama dengan tahun sebelumnya jika produk memiliki tipe dan jenis yang beragam sehingga dalam 1 (satu) siklus sertifikasi diharapkan seluruh jenis dan tipe telah terakomodasi.

4.3.16 Audit lapangan diawali dengan kunjungan ke seluruh fasilitas klien, (untuk industri tertentu kegiatan ini mungkin tidak bisa dilakukan) masing-masing anggota tim memberi perhatian penuh atas fungsi kegiatan yang menjadi tugasnya. Ketua tim mengidentifikasi hal-hal yang perlu diinvestigasi lebih jauh, dalam hal terjadi potensi ketidaksesuaian pada saat kunjungan lapangan ketua tim memberi arahan kepada anggota terkait dan potensi kegiatan yang mungkin terjadi pada area lainnya.

4.3.17 Ketidaksesuaian tidak boleh disampaikan kepada klien sampai tim auditor menginvestigasi seluruh sarana prasarana, metode, personil dan rekaman terkait.

4.3.18 Auditor juga harus mengevaluasi keefektifan tindakan koreksi yang diterbitkan pada audit sebelumnya. Untuk sertifikasi produk, jika terdapat pengujian ulang pada

(18)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

tahun sebelumnya, tim auditor harus melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan yang telah dilakukan perusahaan terhadap parameter uji yang tidak lulus uji.

4.3.19 Audit harus dilaksanakan berdasarkan sampling yang mewakili tujuan, lingkup dan kegiatan yang akan diperiksa. Banyaknya sampling bergantung kepada kecukupan bagi auditor untuk menarik kesimpulan atas area yang diaudit.

4.3.20 Auditor harus melaksanakan audit langsung dengan orang yang melaksanakan kegiatan yang diaudit.

4.3.21 Selama audit berlangsung, tim audit hendaknya saling berkoordinasi pada waktu istirahat untuk bertukar informasi, mengevaluasi kemajuan audit & semua permasalahan yang timbul saat audit.

4.3.22 Teknik pencarian informasi dari auditi harus menggunakan teknik a) wawancara, b) observasi proses dan kegiatan, dan c) kajian dokumentasi dan rekaman yang memungkinkan auditi memberikan informasi yang nyata dan representatif atas kegiatan yang dilakukan.

4.3.23 Audit hendaknya berkonsentrasi memperhatikan elemen/fungsi di dalam proses yang harus dikendalikan agar memberikan output/hasil yang sesuai persyaratan, umumnya dapat dikategorikan pada metode, fasilitas, orang, material dan lingkungan kerja. Khusus untuk sertifikasi produk, tim audit harus memperhatikan titik kritis proses produksi dan pengendalian mutu sesuai dengan ketentuan regulasi teknis dan skema sertifikasi produk.

4.3.24 Informasi yang diperoleh dari auditi hendaknya diverifikasi melalui rekaman atau dengan cara lainnya untuk mendapatkan bukti yang obyektif di lapangan.

4.3.25 Sepanjang pelaksanaan audit, auditor membuat rincian audit tahap 2 (BSI/STD-OPS- 13) yang selengkap mungkin dan mencakup antara lain hal berikut:

- Nama dan posisi auditi

- Identitas dan status revisi dokumen

- Identitas dan nomor seri peralatan/komponen - Ukuran sampling yang diperiksa

- Bukti rekaman (contoh: tanggal, nama dan no. mesin/alat, parameter, hasil uji/inspeksi, keputusan, dll)

- Lokasi

- Waktu dan tempat kegiatan

- Uraian kondisi sekeliling

4.3.26 Rincian Audit Tahap 2 (BSI/STD-OPS-13) untuk mencatat bukti objektif dari kesesuaian dan ketidaksesuaian terhadap persyaratan Standar dan regulasi.

4.3.27 Setelah auditor menyelesaikan audit suatu fungsi/kegiatan maka auditor harus merangkum dan menyimpulkan kinerja atas fungsi yang diaudit dan

(19)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

menyampaikannya kepada klien secara informal termasuk di dalamnya jika terdapat temuan atau potensi temuan audit.

4.3.28 Dalam hal audit menghasilkan temuan maka auditor meninjau bukti dan menentukan jenis temuannya sebelum menyajikan hasil audit secara formal.

4.3.29 Bagi auditor yang menghasilkan temuan, maka auditor yang bersangkutan membuat konsep temuan dan dikonsultasikan kepada Ketua Tim sebelum menetapkan kategori temuan audit. Jika terdapat perbedaan pendapat terhadap kategori temuan audit antara auditor dengan ketua tim, maka ketua tim berhak memutuskan kategori temuan audit.

4.3.30 Hal ini perlu menjadi perhatian dalam hal audit dilaksanakan dalam bahasa Inggris, pernyataan temuan audit harus jelas, tidak mengakibatkan multitafsir/penafsiran yang keliru dan mempermudah tim audit berikutnya dalam melakukan verifikasi konsistensi/efektivitas pelaksanaan tindakan koreksi.

4.3.31 Temuan audit dibedakan menjadi 4 (empat) kategori sebagai berikut:

a. Ketidaksesuaian Major, adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan yang mempengaruhi kemampuan sistem manajemen untuk dapat mencapai hasil yang diinginkan. Ketidaksesuaian dapat juga diklasifikasi sebagai mayor pada keadaan berikut:

- bila ada keraguan signifikan bahwa pengendalian proses efektif dilaksanakan atau bahwa produk atau jasa akan memenuhi persyaratan yang ditentukan.

- Sejumlah ketidaksesuaian minor terkait dengan persyaratan atau isu yang sama dapat menunjukkan suatu kegagalan sistemik.

b. Ketidaksesuaian Minor, adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan yang tidak mempengaruhi kemampuan sistem manajemen untuk dapat mencapai hasil yang diinginkan.

c. Observasi (Kelemahan), adalah kekuranglengkapan atau kelemahan proses, dokumen atau kegiatan/fungsi yang saat diaudit masih memenuhi persyaratan namun jika tidak diperbaiki atau ditingkatkan berpotensi dapat menimbulkan kegagalan dalam pemenuhan persyaratan di kemudian hari.

d. Peluang Perbaikan (Opportunity for Improvement - OFI), adalah peluang perbaikan yang perlu dipertimbangkan untuk dilakukan peningkatan atau perbaikan, dalam meningkatkan kinerja yang telah memenuhi persyaratan.

Dalam menetapkan OFI, Auditor tidak diperbolehkan memberikan saran/solusi yang spesifik.

4.3.32 Temuan ketidaksesuaian yang diperoleh Auditor dalam pelaksanaan audit harus dilaporkan dengan menggunakan Laporan Ketidaksesuaian (BSI/STD-OPS-18).

(20)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

4.3.33 Observasi atau Saran (OFI) yang diperoleh auditor dalam melaksanakan audit harus disampaikan dengan menggunakan Laporan Observasi/OFI (BSI/STD-OPS-19).

4.3.34 Ketua Tim Auditor bertanggungjawab untuk memastikan ketepatan dari setiap temuan termasuk kategorinya sebelum dipresentasikan kepada pihak manajemen Klien.

4.3.35 Tim Auditor melaksanakan rapat, sebelum rapat penutupan untuk memastikan bahwa seluruh aspek dalam Rencana Audit telah dicakup, mendiskusikan temuan audit termasuk kategori ketidaksesuaian dan menyiapkan dokumen pelaporan sebagai berikut:

 Daftar Hadir (BSI/STD-OPS-25);

 Laporan Ketidaksesuaian (BSI/STD-OPS-18);

 Laporan Observasi/OFI (BSI/STD-OPS-19);

 Laporan Audit Tahap 2 (BSI/STD-OPS-15);

 Rincian Audit Tahap 2 (BSI/STD-OPS-13);

4.3.36 Di bawah tanggung jawab ketua tim audit dan sebelum pertemuan penutupan, tim audit harus:

a. Mengkaji temuan audit, dan informasi apapun yang sesuai yang diperoleh selama audit, terhadap sasaran dan kriteria audit dan mengkategorikan ketidaksesuaian.

b. Menyetujui kesimpulan audit dengan mempertimbangkan ketidakpastian yang inheren dalam proses audit;

c. Menyetujui setiap tindak lanjut yang diperlukan

d. mengkonfirmasi kesesuaian program audit atau mengidentifikasi setiap modifikasi yang dipersyaratkan untuk audit berikutnya (misalnya, ruang lingkup sertifikasi, waktu atau tanggal audit, frekuensi survailen, kompetensi tim audit).

e. Untuk membuat kesimpulan audit sertifikasi awal atau sertifikasi ulang, tim audit harus menganalisis semua informasi dan bukti audit yang diperoleh selama audit tahap 1 dan audit tahap 2 untuk mengkaji temuan audit dan menyetujui kesimpulan audit.

4.3.37 Untuk Sertifikasi Produk, Ketua Tim Auditor harus memastikan bahwa seluruh contoh yang diambil PPC, telah sesuai, tersedia dan siap dikirim dengan melampirkan berita acara pengambilan contoh serta label contoh uji (BSI/STD-OPS-21)-(BSI/STD- OPS-21) dan dokumen Rencana Pengambilan Contoh, Berita Acara Pengambilan Contoh dan Label Uji dikompilasi menjadi bagian dari kelengkapan laporan audit ke BSI.

(21)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

4.3.38 Dalam hal terdapat auditor magang dalam anggota tim audit maka auditor magang harus membuat rincian audit tahap 2 (BSI/STD-OPS-13) atas seluruh kegiatan yang menjadi obyek evaluasi selama kegiatan audit berlangsung dan menyerahkannya kepada Ketua Tim Auditor sebagai bagian dari kelengkapan laporan audit ke BSI.

4.3.39 Dalam hal pelaksanaan audit juga mencakup supervisi audit maka pelaksanaan supervisi tidak boleh mengurangi alokasi waktu audit yang telah ditetapkan pada Rencana Audit dan Supervisor harus mengevaluasi kinerja Ketua Tim disupervisi untuk setiap tahapan kegiatan audit tahap 2 serta membuat Rincian Laporan Supervisi Audit sesuai (BSI/STD-SDM-25).

4.3.40 Apabila selama pelaksanakan audit terjadi perubahan yang mendesak dan signifikan yang mengakibatkan adanya tindakan mencakup konfirmasi ulang atau modifikasi rencana audit, perubahan pada sasaran audit atau lingkup audit atau penghentian audit, ketua tim harus melaporkan perubahan tersebut kepada klien dan BSI untuk mencari keputusan apa yang akan dilakukan. Ketua tim audit membuat laporan dari hasil keputusan terhadap perubahan yang terjadi dalam audit ke BSI.

4.3.41 Audit di lokasi Klien diakhiri dengan rapat penutupan. Ketua Tim Auditor membuat catatan kehadiran peserta rapat penutupan dengan menggunakan Daftar Hadir Audit (BSI/STD-OPS-25).

4.3.42 Rapat Penutupan harus dipimpin oleh Ketua Tim Auditor dan mencakup hal-hal berikut ini:

a. Menyampaikan ucapan terima kasih kepada manajemen klien;

b. Menjelaskan bahwa bukti audit yang dikumpulkan adalah berdasarkan sampel dari informasi yang tersedia dan belum tentu mewakili keseluruhan keefektifan dari proses klien;

c. Metode dan jangka waktu pelaporan, termasuk pengkategorian temuan audit;

d. Proses yang diperlukan oleh BSI untuk menangani ketidaksesuaian termasuk setiap konsekuensi terkait status sertifikasi klien;

e. jangka waktu bagi klien untuk menyampaikan rencana koreksi dan tindakan koreksi untuk setiap Laporan Ketidaksesuaian (LK) yang diidentifikasi selama audit:

- Ketidaksesuaian Major, kurun waktu 1 bulan terhitung sejak penerbitan LK;

- Ketidaksesuaian Minor, klien harus menyampaikan analisa penyebab ketidaksesuaian dan rencana tindakan koreksi dalam kurun waktu 2 minggu dan dalam waktu 2 bulan terhitung sejak penerbitan LK, LK harus ditutup.

f. konsekuensi yang mungkin dari tidak ditanganinya temuan audit secara memadai. Jika klien gagal memenuhi ketentuan tersebut maka untuk permohonan baru dan resertifikasi dapat mengakibatkan permohonan ditolak

(22)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

atau audit ulang sedangkan untuk surveilan dapat mengakibatkan sertifikat produk ditangguhkan dan dicabut;

g. kegiatan pasca audit yang diperlukan oleh BSI (misalnya implementasi dan review dari tindakan koreksi, menangani komplain audit, proses banding), menyampaikan urutan proses setelah audit tahap 2 termasuk perkiraan waktu yang diperlukan sampai dengan penerbitan sertifikat atau surat keterangan hasil surveillan;

h. menyampaikan mekanisme pengujian ulang atau pengambilan contoh ulang dalam hal hasil uji tidak memenuhi persyaratan SNI (khusus untuk skema sertifikasi produk);

i. informasi tentang proses penanganan keluhan dan banding.

j. presentasi dari temuan dan kesimpulan audit dalam cara bahwa hal tersebut dimengerti dan diakui oleh manajemen auditi;

k. Klien harus diberi kesempatan untuk bertanya.

4.3.43 Setiap pendapat yang berbeda terkait dengan temuan audit atau kesimpulan antara tim audit dan klien harus didiskusikan dan diselesaikan bila memungkinkan. Setiap pendapat yang berbeda yang tidak dapat diselesaikan harus direkam dan disampaikan kepada BSI.

4.3.44 Dalam hal hasil audit telah disepakati oleh klien dan tim auditor maka Ketua Tim Auditor harus memastikan bahwa Laporan Audit Tahap 2 (BSI/STD-OPS-15), Laporan Ketidaksesuaian (BSI/STD-OPS-18) (jika ada) telah ditandatangani bersama oleh tim auditor dan klien pada kolom terkait.

4.3.45 Apabila klien tidak berkenan terhadap Laporan Ketidaksesuaian, maka klien boleh tidak menandatangani Laporan Ketidaksesuaian. Laporan ketidaksesuaian tetap dibuka dan menjadi lampiran Laporan audit.

Selanjutnya Klien membuat surat atas keberatan Laporan Ketidaksesuaian tersebut dengan alasannya.

Laporan ketidaksesuaian yang masih terbuka akan dibawa ke rapat manajemen BSI untuk kemudian dengan mempertimbangkan alasan dari auditor dan auditi maka Laporan Ketidaksesuaian tersebut diputuskan dibatalkan, diturunkan statusnya atau dinaikkan statusnya.

Hasil keputusan manajemen BSI harus diterima oleh auditor dan auditi.

4.3.46 Jika ada Laporan Observasi/OFI (BSI/STD-OPS-19) maka lembar terkait harus diparaf oleh Ketua Tim Audit dan Manajemen klien. Tim audit dapat mengidentifikasi peluang peningkatan akan tetapi tidak boleh merekomendasikan penyelesaian spesifik.

(23)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

4.3.47 Laporan Audit Tahap 2, Laporan Ketidaksesuaian, Laporan Observasi/OFI dibuat rangkap dua untuk klien dan tim auditor.

4.3.48 Dalam hal terjadi temuan major yang evaluasi tindakan koreksinya perlu diverifikasi di lokasi klien maka hal ini harus dilaporkan oleh Ketua Tim Auditor pada Rincian Audit Tahap 2 (BSI/STD-OPS-13) dan diajukan persetujuannya kepada Kepala BSI melalui Kepala Seksi Operasional Sertifikasi untuk realisasi pelaksanaan audit tindaklanjut.

PELAPORAN AUDIT TAHAP 2

4.3.49 Ketua Tim Auditor harus melaporkan hasil audit tahap 2 lengkap untuk seluruh anggota tim audit selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja terhitung tanggal selesai audit (tidak termasuk hari perjalanan dari lokasi klien sampai ke domisili auditor) yang terdiri:

a. Salinan Surat Tugas;

b. Rencana Audit (BSI/STD-OPS-14);

c. Laporan Audit Tahap 2 (BSI/STD-OPS-15);

d. Laporan Ketidaksesuaian (BSI/STD-OPS-18);

e. Laporan Observasi/OFI (BSI/STD-OPS-19);

f. Untuk Sertifikasi Produk mencakup:

- Rencana Pengambilan Contoh (BSI/STD-OPS-07);

- Berita Acara Pengambilan Contoh (BSI/STD-OPS-21);

- Label Contoh Uji (BSI/STD-OPS-22);

g. Daftar Hadir (BSI/STD-OPS-25);

h. Rincian Audit Tahap 2 (BSI/STD-OPS-13).

4.3.50 Laporan audit harus mencakup atau mengacu hal berikut:

a. Identifikasi lembaga sertifikasi;

b. Nama dan alamat klien dan perwakilan klien;

c. Tipe audit (misal audit awal, survailen atau audit sertifikasi ulang atau audit khusus);

d. Kriteria audit;

e. Sasaran audit;

f. Lingkup audit, khususnya identifikasi unit organisasi atau unit fungsional atau proses yang diaudit dan waktu audit;

g. setiap penyimpangan dari rencana audit dan alasannya;

(24)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

h. setiap isu signifikan yang berdampak pada program audit;

i. identifikasi ketua tim audit, anggota tim dan orang yang mendampingi;

j. tanggal dan tempat kegiatan audit (di lokasi atau di luar lokasi, lokasi permanen atau sementara) dilakukan;

k. temuan audit, acuan pada bukti dan kesimpulan, konsisten dengan persyaratan tipe audit;

l. perubahan signifikan yang mempengaruhi sistem manajemen klien sejak audit terakhir (jika ada);

m. setiap isu yang belum diselesaikan, jika teridentifikasi;

n. jika dapat diterapkan, apakah audit kombinasi, gabungan atau integrasi;

o. pernyataan disklaimer yang menunjukkan bahwa audit didasarkan pada proses pengambilan contoh informasi yang tersedia;

p. rekomendasi tim audit;

q. klien yang diaudit mengendalikan pemakaian dokumen dan tanda sertifikasi dengan efektif, jika dapat diterapkan;

r. verifikasi efektivitas tindakan perbaikan yang dilakukan mengenai ketidaksesuaian yang diidentifikasi sebelumnya;

s. pernyataan mengenai kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen bersama ringkasan bukti mengenai:

- kemampuan sistem manajemen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku dan hasil yang diharapkan;

- proses audit internal dan tinjauan manajemen;

t. kesimpulan mengenai ketepatan ruang lingkup sertifikasi;

u. konfirmasi bahwa sasaran audit telah dipenuhi

4.3.51 Dalam hal terdapat auditor magang dalam anggota tim audit maka laporan auditor magang harus dilengkapi dengan Rincian Audit Tahap 2 (BSI/STD-OPS-13). Jika auditor magang menemukan adanya ketidaksesuaian, auditor magang mencatat bukti ketidaksesuaian/temuan dan kategori temuan dalam Laporan Ketidaksesuaian (BSI/STD-OPS-18) dan/atau Laporan Observasi/OFI (BSI/STD-OPS-19) hanya disampaikan kepada Ketua Tim dan tidak disampaikan kepada klien.

4.3.52 Dalam hal pelaksanaan audit juga mencakup penilaian kinerja magang maka laporan audit harus dilengkapi dengan Rincian Laporan Supervisi Audit sesuai (BSI/STD-SDM- 25).

(25)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

4.4 PENGAMBILAN CONTOH (SERTIFIKASI PRODUK)

4.4.1 Sertifikasi Produk, pengambilan contoh dilakukan oleh Petugas Pengambil Contoh (PPC) yang telah memiliki kompetensi sesuai dengan lingkup produk yang akan diambil contohnya.

4.4.2 Setelah menerima penugasan Audit Tahap 2 melalui surat maupun media lainnya, maka Petugas Pengambil Contoh (PPC) yang bersangkutan berkoordinasi dengan ketua tim audit dan klien untuk menyiapkan rencana pengambilan contoh.

4.4.3 PPC menyiapkan Rencana Pengambilan Contoh sesuai dengan BSI/STD-OPS-07.

4.4.4 Dalam menyusun Rencana Pengambilan Contoh harus mempertimbangkan:

a. Skema dan/atau regulasi yang terkait;

b. Rencana Pengambilan Contoh (RPC) dan Berita Acara Pengambilan Contoh (BAPC) sebelumnya (jika dalam rangka surveilan atau pengambilan contoh ulang) c. Dalam hal terdapat PPC magang maka yang bersangkutan harus berperan serta

dan mengikuti PPC yang ditugaskan. PPC harus melakukan evaluasi kinerja PPC magang sesuai BSI/STD-OPS-26.

d. Dalam hal pengambilan contoh merupakan pengambilan contoh ulang, Rencana Pengambilan contoh harus mengacu kepada surat penugasan dari Balai Sertifikasi Industri.

4.4.5 Pelaksanaan pengambilan contoh mengikuti jadwal yang telah ditetapkan oleh ketua tim audit atau tertuang dalam rencana audit tahap 2. Jika pengambilan contoh tidak bersamaan dengan kegiatan audit tahap 2, maka pelaksanaan pengambilan contoh berdasarkan hasil koordinasi dengan klien.

4.4.6 Rencana pengambilan contoh disampaikan pada rapat pembukaan audit tahap 2.

4.4.7 Rencana pengambilan contoh didiskusikan dengan ketua tim audit. Rencana pengambilan contoh yang telah disepakati ditandatangani oleh PPC, Ketua Tim audit, dan perwakilan klien.

4.4.8 PPC menyiapkan Berita Acara Pengambilan Contoh (BSI/OPS-STD-21) dan Label Contoh (BSI/STD-OPS-22).

4.4.9 Pengambilan contoh dilakukan secara acak pada lini produksi dan/atau pada gudang produksi dengan jumlah contoh sebanyak 2 (dua) rangkap, satu rangkap untuk dikirim ke laboratorim uji dan satu rangkap lainnya disimpan di perusahaan klien sebagai arsip, bila diperlukan pengambilan contoh disaksikan oleh salah satu tim auditor/auditor produk.

4.4.10 Pada saat pengambilan contoh, jika diperlukan PPC dapat menggunakan alat pelindung diri (APD) dan memastikan contoh yang diambil, dikemas sebaik mungkin sehingga tidak mengubah mutu dari contoh tersebut.

(26)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

4.4.11 PPC menempelkan label contoh yang telah ditandatangani oleh PPC dan perwakilan klien pada 2 (dua) rangkap contoh. PPC juga memastikan agar label contoh tidak mudah rusak dan tidak mudah dilepas dan/atau dipindahkan.

4.4.12 Pelaksanaan pengambilan contoh didokumentasikan dalam bentuk foto dan dijadikan lampiran dalam Berita Acara Pengambilan Contoh.

4.4.13 PPC melaporkan Berita Acara Pengambilan Contoh kepada Ketua Tim Audit. BAPC yang telah disetujui oleh oleh Ketua Tim Audit ditandatangani oleh Ketua Tim Audit, PPC, dan Perwakilan Klien.

4.4.14 Dalam hal pengambilan contoh merupakan pengambilan contoh ulang dan/atau perluasan tipe/merek yang tidak memerlukan audit, maka BAPC ditandatangani oleh PPC dan perwakilan klien.

4.4.15 Jika dalam pelaksanaan pengambilan contoh, terdapat contoh yang telah disepakati dalam RPC tidak tersedia, maka contoh dapat diganti dengan tipe/jenis/ukuran lain/merek yang termasuk dalam keterwakilan kelompok contoh dimaksud, tetapi jika tipe/jenis/ukuran lain/merek tersebut juga tidak tersedia maka tipe/jenis/ukuran lain/merek tersebut dikeluarkan dari lingkup sertifikasi.

Perubahan rencana pengambilan contoh oleh PPC harus didiskusikan dengan ketua tim audit. Contoh uji yang diambil dari gudang harus mempertimbangkan tanggal produksi produk, maksimal adalah 1 (satu) tahun.

4.4.16 Dalam hal pengambilan contoh dilakukan di Pasar mengikuti ketentuan dalam regulasi teknis. Rencana Pengambilan Contoh dan Berita Acara Pengambilan Contoh sesuai dengan formulir (BSI/OPS-STD-07 dan BSI/OPS-STD-21).

4.4.17 Balai Sertifikasi Industri dapat melakukan pengambilan contoh sewaktu-waktu di lokasi klien dan/atau pasar dalam rangka adanya komplain atau pelaporan. Kepala Seksi Operasional menugaskan PPC dalam pengambilan contoh sewaktu-waktu.

4.4.18 Perubahan lingkup sertifikasi sebagaimana dijelaskan dalam klausul 4.4.15 diinformasikan oleh PPC kepada Ketua Tim Audit pada saat rapat tim audit sebelum rapat penutupan untuk dicantumkan dalam Laporan Audit.

4.4.19 PPC melakukan pengambilan contoh ulang berdasarkan penilaian oleh Reviewer Laporan Hasil Uji (LHU), yang kemudian ditindaklanjuti oleh Bagian Operasional Sertifikasi dengan menyampaikan hasil penilaian tersebut kepada klien.

4.4.20 RPC dan BAPC dibuat rangkap 2 (dua), satu rangkap untuk Balai Sertifikasi Industri dan satu rangkap lagi untuk klien. Sedangkan untuk Label Contoh dibuat 3 (tiga) rangkap, 2 (dua) rangkap ditempelkan pada contoh (contoh untuk Laboratorium uji dan contoh arsip) dan satu rangkap lagi dijadikan satu dengan RPC dan BAPC untuk Balai Sertifikasi Industri.

(27)

BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI

TATA CARA SERTIFIKASI

4.4.21 Baik RPC, BAPC dan Label Contoh disampaikan kepada Bagian Operasional Sertifikasi bersamaan dengan Berkas Laporan Hasil Audit sebagaimana disebutkan dalam klausul 4.3.37.

4.5 PENGUJIAN CONTOH (SERTIFIKASI PRODUK)

4.5.1 Seksi Operasional Sertifikasi melakukan koordinasi dengan klien dalam hal laboratorium uji yang digunakan dengan mempertimbangkan regulasi, kemampuan pengujian, waktu pengujian, biaya pengujian hingga lokasi laboratorium uji.

Setelah disepakati, Seksi operasional membuat surat kepada klien untuk mengirimkan contoh uji yang telah disiapkan oleh PPC kepada laboratorium uji dan surat penugasan kepada laboratorium uji untuk melakukan pengujian terhadap contoh yang dikirimkan sesuai dengan SNI. Dalam hal sertifikasi SNI yang diberlakukan secara wajib, pengujian ulang mengikuti skema sertifikasi yang telah ditetapkan.

Laboratorium uji yang ditugaskan sesuai dengan Daftar Laboratorium subkontrak yang ber-MoU dengan Balai Sertifikasi Industri.

4.5.2 Dalam hal kemampuan laboratorium yang ditugaskan belum mampu untuk seluruh parameter, maka Balai Sertifikasi Industri akan melakukan penugasan sisa parameter uji kepada laboratorium yang memiliki kemampuan pengujian untuk sisa parameter uji tersebut.

4.5.3 Pengujian contoh dilakukan di laboratorium yang telah memiliki MoU dengan BSI.

Laboratorium tersebut dapat berupa namun tidak terbatas pada:

a. Laboratorium uji yang ditunjuk oleh Menteri Perindustrian (SNI wajib Kemenperin);

b. Laboratorium uji terakreditasi KAN yang mempunyai Izin Usaha Jasa Penunjang Tenaga Listrik (IUJPTL) dan Izin dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) dari Pemerintah Daerah setempat (SNI Wajib KemenESDM);

c. Laboratorium uji terakreditasi KAN untuk ruang lingkup SNI 19-6713-2002, Pengkondisian Udara dan Pompa Kalor tanpa Saluran – Pengujian dan Penilaian Kinerja atau perubahannya serta berada di Indonesia (Sertifikasi Kinerja Energi Minimum);

d. Laboratorium uji independen terakreditasi KAN atau belum terakreditasi KAN tetapi telah dilakukan verifikasi kemampuan pengujian oleh Balai Sertifikasi Industri; dan/atau