TATA CARA SERTIFIKASI
PELAPORAN AUDIT TAHAP 2
4.8 PENERBITAN SERTIFIKAT/PERNYATAAN KEPUTUSAN
Rekomendasi Keputusan menyatakan pemberian/penerbitan Sertifikat Untuk Sertifikasi Awal, Perluasan, Pengurangan atau Perubahan, atau keputusan “diteruskan” hasil dari surveilan
4.8.1 Keputusan sertifikasi yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Industri, dengan memperhatikan ketentuan klausul 4.7.4.b dan klausul 4.6.4 (khusus sertifikasi produk), berupa:
a. Sertifikasi awal atau resertifikasi termasuk juga perluasan/pengurangan lingkup:
Sertifikat Kesesuaian, Sertifikat Produk Penggunaan Tanda SNI (SPPT SNI), Surat Persetujuaan Penggunaan Tanda SNI dan Tanda Keselamatan (SPPT SNI dan Tanda Keselamatan)
b. Surveilan: Pernyataan Keputusan Surveilan c. (jika hasil surveilan dinyatakan “diteruskan”)
4.8.2 Seksi Operasional Sertifikasi membuat konsep Sertifikat/Pernyataan Keputusan sesuai dengan rekomendasi keputusan sertifikasi dan melakukan konfirmasi kepada perusahaan/klien untuk memastikan kebenaran informasi sertifikat.
4.8.3 Setelah konsep dinyatakan sesuai, maka Sertifikat/Pernyataan Keputusan yang telah diketik disampaikan ke Kepala Seksi Operasional Sertifikasi untuk diperiksa dan diparaf.
Apabila terjadi kesalahan pengetikan Sertifikat/Pernyataan Keputusan, maka Sertifikat/Pernyataan Keputusan yang salah disimpan dengan mencatat nomor serinya pada buku catatan sertifikat rusak.
Untuk sertifikasi produk yang SNI-nya diberlakukan secara wajib oleh Kemenperin, Sertifikat yang akan disahkan harus telah terdaftar di www.pustan.kemenperin.go.id dan mencantumkan QR code pada bagian bawah sertifikat.
Untuk sertifikasi produk yang SNI-nya diberlakukan secara wajib oleh KemenESDM, kemudian didaftarkan di www.perizinan.esdm.go.id untuk memperoleh Nomor Registrasi dan QR code. Nomor Registrasi dan QR code dapat dicetak di lembaran terpisah yaitu Surat Persetujuaan Penggunaan Tanda SNI dan Tanda Keselamatan (SPPT SNI dan Tanda Keselamatan).
BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI
Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.
021-31925806 Email: [email protected] Website:
http://bsi.kemenperin.go.id
TATA CARA SERTIFIKASI
Untuk sertifikasi produk yang SNI-nya masih sukarela, sertifikat dilaporkan di www.bangbeni.bsn.go.id untuk memperoleh Surat Persetujuan Penggunaan Tanda SNI (SPPT-SNI) oleh BSN.
4.8.4 Sertifikat yang telah dicetak diteruskan kepada Kepala Balai Sertifikasi Industri untuk disahkan. Dalam hal Kepala Balai Sertifikasi Industri berhalangan hadir karena Tugas Luar, Dinas Luar atau penyebab lainnya (misalnya: cuti, sakit, melaksanakan penilaian kesesuaian/audit), maka pengesahan Sertifikat/Pernyataan Keputusan dilakukan oleh Kepala Seksi Pengembangan Jasa dan Jaminan Mutu Sertifikasi.
4.8.5 Seksi Operasional Sertifikasi mencatat Nama Klien, nomor ID, nomor Sertifikat, nomor seri sertifikat/pernyataan keputusan, tanggal penerbitan dan status Logo KAN atau Non-KAN pada buku agenda sertifikat.
4.8.6 Seksi Operasional Sertifikasi menyiapkan Surat Pengantar Sertifikat/Pernyataan Keputusan dari Kepala Balai Sertifikasi Industri.
Untuk sertifikasi awal dan resertifikasi, surat pengantar Sertifikat disertakan Perjanjian Penggunaan Sertifikat (BSI/STD-OPS-36) yang telah ditandatangani oleh Produsen.
4.8.7 Sertifikat dapat diambil langsung oleh wakil Produsen disertai dengan surat kuasa dan wakil klien menandatangani Bukti Tanda Terima (BSI/STD-OPS-35) di Balai Sertifikasi Industri atau dapat melalui pengiriman dokumen dengan permohonan dari perusahaan yang disertakan dengan pernyataan bahwa BSI tidak bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan selama pengiriman.
4.8.8 Untuk status perubahan sertifikat atau status pergantian sertifikat yang terkait dengan perluasan/pengurangan harus bersamaan antara penyerahan dengan penarikan sertifikat yang lama. Jika dokumen dikirim atas permintaan perusahaan, maka dokumen lama harus telah diterima BSI terlebih dahulu.
4.8.9 Untuk Sertifikasi Produk yang SNI-nya diberlakukan secara wajib, Sertifikat yang telah disahkan oleh Kepala Balai Sertifikasi Industri/Kepala Seksi Pengembangan Jasa dan Jaminan Mutu Sertifikasi kemudian didaftarkan di www.simpktn.kemendag.go.id agar klien dapat memperoleh Nomor Pendaftaran Barang (NPB).
Rekomendasi Keputusan menyatakan “tidak diteruskan” untuk surveilan
4.8.10 Apabila Rekomendasi Keputusan Sertifikasi memutuskan untuk ”tidak diteruskan”
pada status surveilan, maka Kepala Seksi Operasional Sertifikasi menyiapkan surat Kepala Balai Sertifikasi Industri mengenai pencabutan Sertifikat kepada klien. Surat pencabutan juga menyatakan bahwa pencabutan akan dilakukan 10 hari kerja sejak diterbitkannya surat pencabutan dan klien harus menghentikan penggunaan Sertifikat dan penggunaan Tanda Kesesuaian pada produk dan/atau kemasan atau atribut lainnya serta segera mengembalikan sertifikat asli kepada Balai Sertifikasi Industri.
BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI
Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.
021-31925806 Email: [email protected] Website:
http://bsi.kemenperin.go.id
TATA CARA SERTIFIKASI
4.8.11 Klien dapat mengajukan banding terhadap keputusan pencabutan Sertifikat Penggunaan Tanda Kesesuaian (BSI/P-JMS-03).
Rekomendasi Keputusan menyatakan Penangguhan Sertifikat
4.8.12 Sertifikat dapat ditangguhkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan rekomendasi keputusan penangguhan yang dikarenakan:
a. laporan ketidaksesuaian tidak ditindaklanjuti oleh Produsen dalam jangka waktu yang ditentukan yang menyebabkan sistem manajemen klien/produsen dinyatakan secara gagal atau secara konsisten tidak dapat memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan terhadap keefektifan sistem manajemen, maka alur prosesnya penangguhannya seperti pada klausul 4.7.15 hingga 4.7.17. Surat Penangguhan Sertifikat disampaikan kepada klien/produsen yang mana Surat Penangguhan juga menyatakan batas waktu yang diberikan kepada klien untuk melakukan tindakan koreksi;
b. pelanggaran terhadap Ketentuan dan Tata Cara Sertifikasi (BSI/DP-OPS-21), Pelanggaran terhadap Ketentuan Dan Tata Cara Penggunaan Tanda Kesesuaian (BSI/DP-OPS-22) dan Perjanjian Penggunaan Sertifikat (BSI/STD-OPS-36);
c. pengaduan seperti pada Prosedur Penanganan Penyalahgunaan Sertifikat dan/atau Tanda Kesesuaian (BSI/P-JMS-09), maka Kepala Balai Sertifikasi Industri meminta Perusahaan untuk melakukan tindakan perbaikan dan tindak lanjutnya sesuai Prosedur Penanganan Penyalahgunaan Sertifikat dan/atau Tanda Kesesuaian (BSI/P-JMS-09);
d. klien belum melakukan pembayaran tagihan biaya sertifikasi setelah jangka waktu yang telah ditetapkan maupun perusahaan yang ditolak permohonan penundaan pembayaran oleh Kepala Seksi Operasional Sertifikasi;
e. masih terdapat dokumen yang belum dilengkapi; atau f. permintaan tertulis klien.
4.8.13 Klien yang sertifikatnya ditangguhkan dinyatakan sementara tidak valid dan tidak diperbolehkan membuat pernyataan yang menyesatkan terhadap status sertifikatnya serta tidak boleh menggunakan Tanda Kesesuaian pada produk dan atau kemasan yang diproduksi sejak tanggal pemberitahuan penangguhan.
4.8.14 Penangguhan diberi waktu selama 2 (dua) bulan. Klien diberi waktu 2 (dua) bulan untuk melakukan tindakan perbaikan dan segera menyampaikannya ke Balai Sertifikasi Industri apabila tindakan perbaikan telah selesai dilakukan. Berdasarkan tindakan perbaikan yang diterima, Kepala Seksi Operasional Sertifikasi menugaskan auditor untuk verifikasi ke lapangan berserta PPC untuk melakukan pengambilan contoh ulang.
BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI
Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.
021-31925806 Email: [email protected] Website:
http://bsi.kemenperin.go.id
TATA CARA SERTIFIKASI
4.8.15 Jika hasil verifikasi dan/atau hasil pengujian dinyatakan tidak memenuhi, maka Sertifikat Produk/SKEM akan dibawa ke proses tinjauan sertifikasi untuk ditolak.
Rekomendasi Keputusan menyatakan Pencabutan/Pembekuan Sertifikat
4.8.16 Sertifikat dapat dicabut berdasarkan rekomendasi keputusan pencabutan yang dikarenakan:
a. Laporan Ketidaksesuaian tidak ditindaklanjuti oleh Produsen atau tindakan koreksi dan tindakan korektif yang diambil oleh klien/produsen tidak memadai dalam kasus penangguhan sertifikat;
b. diterbitkannya sertifikat baru sebagai pengganti, dimana sertifikat yang digantikan masih berlaku;
c. tindak lanjut temuan ketidaksesuaian pada hasil uji petik yang dilakukan oleh instansi terkait;
d. Perusahaan tidak melakukan pembayaran dalam waktu 1 (satu) bulan setelah diterimanya surat penangguhan/pembekuan sertifikat;
e. Masih terdapat dokumen yang belum dilengkapi; atau f. permintaan tertulis klien.
4.8.17 Tenggang waktu yang diberikan kepada klien dalam kasus pencabutan dan pembatalan sertifikat produk sejak diterbitkannya surat pemberitahuan.
4.8.18 Apabila hasil tinjauan menyatakan dicabut maka personil seksi operasional sertifikasi menyiapkan surat Kepala Balai Sertifikasi Industri mengenai pencabutan Sertifikat kepada klien/produsen. Surat pencabutan juga menyatakan bahwa pencabutan akan dilakukan 10 hari kerja sejak diterbitkannya surat pencabutan dan klien/produsen harus menghentikan penggunaan Sertifikat dan penggunaan Tanda Kesesuaian pada produk dan/atau kemasan atau atribut lainnya serta segera mengembalikan sertifikat asli kepada Balai Sertifikasi Industri.
4.8.19 Setelah 10 hari kerja sejak diterbitkannya surat pencabutan, seksi operasional sertifikasi melaporkan pencabutan sertifikat kepada instansi terkait, untuk Kemendag pelaporan dilakukan pada www.simpktn.kemendag.go.id.
4.8.20 Surat pemberitahuan/pelaporan pencabutan ditembuskan kepada instansi terkait.
Dalam hal sertifikasi produk, surat tersebut juga menyebutkan “produk yang diproduksi sebelum tanggal terbitnya pencabutan sertifikat, produk tersebut masih diperkenankan menggunakan tanda SNI atau kesesuaian” khusus bagi produk yang mencantumkan tanggal/kode produksi.
4.8.21 Klien dapat mengajukan banding terhadap keputusan pencabutan Sertifikat Penggunaan Tanda Kesesuaian (BSI/P-JMS-03).
Perubahan Sertifikat tanpa melalui Tinjauan Sertifikasi
BALAI SERTIFIKASI INDUSTRI
Jl.Cikini IV No. 15 Jakarta Pusat 10330 Telp. 021-31925807, 021-31925808 Faks.
021-31925806 Email: [email protected] Website:
http://bsi.kemenperin.go.id
TATA CARA SERTIFIKASI
4.8.22 Seksi Operasional Sertifikasi dapat langsung menerbitkan Sertifikat berdasarkan permohonan produsen hanya untuk koreksi kesalahan pengetikan sertifikat.
4.9 SURVEILAN/PENGAWASAN BERKALA