BAB III METODE PENELITIAN
A. Deskripsi Umum Sistem
2. Keadaan Sistem Saat Ini
Model penilaian dan pelaporan pada Institut Agama Islam Ibrahimy saat ini masih menggunakan sistem pelaporan secara manual (paper-based) dan juga masih belum terdapat suatu sistem yang mampu menilai kinerja manajemen Institut Agama Islam Ibrahimy. Apabila dianalisis menggunakan kerangka PIECES ada beberapa masalah yang terdapat pada sistem penilaian dan pelaporan Institut Agama Islam Ibrahimy saat ini, yaitu:
a. Produksi (jumlah kerja selama waktu tertentu)
Sistem pelaporan yang ada saat ini masih menggunakan sistem manual (pelaporan menggunakan aplikasi dari microsoft, seperti excel) dan juga belum adanya sistem penilaian yang mancakup kinerja karyawan, proses akademik, dan penilaian mahasiswa di Institut Agama Islam Ibrahimy. Dengan sistem yang diterapkan saat ini tentunya hal tersebut sangat tidak efektif.
Contoh Kasus :
Waktu yang dibutuhkan untuk menyusun satu laporan sesuai dengan Standar Mutu BAN-PT adalah 1 jam. Maka waktu yang dibutuhkan untuk menyusun 10 laporan adalah 10 jam. Hasl tersebut sangat tidak efektif dalam membuat laporan.
b. Waktu respon (penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respons ke transaksi atau permintaan tersebut)
Pengerjaan yang membutuhkan waktu lama dalam membuat pelaporan dan penilaian tentunya juga akan memperlambat sampainya hasil laporan dan hasil penilaian kepada para eksekutif. Hal ini dapat menghambat para eksekutif dalam membuat kebijakan-kebijakan yang akan diterapkan untuk masa yang akan datang.
41
Contoh Kasus :
Dari contoh kasus di atas, apabila para eksekutif seperti rektor, dekan ataupun ketua prodi membutuhkan laporan kinerja, maka para eksekutif harus menunggu selama 10 jam untuk mendapatkan laporan kinerja.
2. Information a. Output
1) Informasi yang tidak dalam format yang berguna
Pembuatan laporan yang ada saat ini tidak menggunakan standar laporan yang sesuai dengan standar yang berlaku (Standar BAN-PT). Hal tersebut dapat menghilangkan informasi yang perlu dilaporkan ataupun memasukkan informasi yang tidak perlu untuk dilaporkan.
Contoh Kasus :
Dalam melakukan penilaian maupun pelaporan, staf tata usaha di kantor Institut Agama Islam Ibrahimy hanya melakukan pelaporan sesuai yang diinginkan pengasuh maupun rektor. Misalnya rektor meminta data calon mahasiswa yang mendaftar tahun ini, maka staf tata usaha akan mencetak data calon mahasiswa pada tahun ini. Hal ini dinilai tidak efektif, karena dalam melakukan keputusan membutuhkan data calon mahasiswa minimal lima tahun terakhir.
Dengan tidak menggunakan standar laporan yang berlaku saat ini tentunya dapat mengurangi ataupun menambahkan informasi yang nantinya dapat menyebabkan informasi tidak tersampaikan dengan baik kepada para eksekutif.
Contoh Kasus :
Dari contoh kasus di atas, apabila laporan yang dibutuhkan hanya berdasarkan permintaan, maka laporan lain yang seharusnya penting tidak akan dilaporkan.
b. Input
Dalam membuat laporan secara manual, tentunya data masukkan tidak akan tersimpan ataupun diikutsertakan dalam laporan.
Contoh Kasus :
Para staf tata usaha hanya melaporkan bentuk dari sumber data setelah diolah. Hal ini dapat menghilangkan sumber data dari laporan tersebut diambil. Sehingga apabila terjadi suatu kesalahan dalam pembuatan laporan, staf tata usaha harus mencari kembali sumber data yang diambil dari laporan tersebut.
43
c. Data tersimpan
1) Data disimpan secara berlebihan dalam banyak file
Pembuatan laporan secara manual tentunya membutuhkan banyak kertas yang nantinya menjadi arsip berupa file keras (laporan menggunakan kertas). Hal ini tentunya menjadi sebuah pemborosan yang akan berdampak pada pengeluaran pihak institusi.
Contoh Kasus :
Apabila satu laporan standar membutuhkan 10 lembar kertas, maka untuk mencetak 7 laporan standar membutuhkan minimal 70 kertas.
2) Data tersimpan tidak akurat
Dengan banyaknya file atau arsip yang menggunakan kertas, tentunya akan menjadi masalah dalam melakukan penyimpanan file atau arsip tersebut. Sehingga akan banyak arsip yang tidak tersimpan dengan semestinya dalam tempat yang layak.
Contoh Kasus :
Data yang selama ini digunakan sebagai laporan, tersimpan di komputer staf tata usaha. Apabila komputer tersebut mengalami gangguan (terserang virus, mati total) maka data tersebut akan rusak atau hilang.
Laporan yang tersimpan tidak dengan semestinya tentunya akan menyulitkan staf tata usaha apabila membutuhkan laporan tersebut. Staf tata usaha masih harus mencari dimana laporan atau arsip tersebut disimpan. Hal tersebut akan membutuhkan waktu yang sangat lama dalam melakukan pencarian.
Contoh Kasus :
Dari contoh kasus di atas, apabila data tersimpan dalam komputer staf tata usaha hilang atau rusak, maka data yang digunakan untuk laporan kepada ketua prodi, dekan maupun rektor menjadi hilang atau tidak bisa digunakan.
3. Economics a. Biaya
Dalam pembuatan laporan tentunya akan membutuhkan sebuah tim. Pembuatan satu laporan setidaknya ada satu personil yang bertugas membuat laporan tersebut. apabila terdapat lima laporan, maka paling tidak membutuhkan sekitar 3-5 personil. Selain itu pembuatan laporan juga dibutuhkan waktu yang sangat lama terlebih dalam mencari sumber data yang dibutuhkan. Hal tersebut dapat menambah jam kerja para personil pembuat laporan (jam lembur). Apabila ditinjau segi
45
ekonomi, hal tersebut akan membutuhkan biaya yang sangat besar.
Contoh Kasus :
Jika dikalkulasi akan dihasilkan reka biaya dalam pembuatan laporan dengan minimal jam lembur sebanyak 4 jam adalah seperti berikut:
1 tim = minimal 3 orang 1 jam lembur = Rp. 10.000,00
Pengeluaran 1 hari = jumlah personil x jam lembur x biaya = 3 orang x 4 jam x Rp. 10.000,00 = Rp. 120.000,00
Apabila laporan diselesaikan selama 7 hari, maka jumlah dana yang harus dikeluarkan untuk membuat laporan sebanyak Rp. 840.000,00. Biaya tersebut belum termasuk biaya pencetakan laporan.
4. Control
a. Keamanan atau kontrol terlalu lemah
Penyimpanan berkas laporan yang ditempatkan pada sembarang tempat (tidak terkoordinir) dapat menyebabkan kontrol akan berkas tersebut berkurang. Selain itu pemeriksaan berkala juga harus dilakukan untuk mengecek apakah file-file laporan masih tersimpan dengan rapi atau sesuai dengan tempatnya atau file tersebut hilang baik dihapus oleh virus
tersebut juga akan membutuhkan waktu lama yang dapat menambah jam kerja para staf.
5. Efficiency
a. Orang, mesin, atau komputer membuang waktu 1) Informasi secara berlebihan dihasilkan
Dari keterangan di atas yang menjelaskan bahwa penggunaan format laporan yang digunakan saat ini di Institut Agama Islam Ibrahimy masih tidak sesuai dengan format laporan yang dikeluarkan oleh BAN-PT. Tidak sesuainya format laporan yang ada dapat menyebabkan informasi yang diperoleh berkurang ataupun berlebihan. Hal tersebut dapat menghambat para eksekutif membuat kebijakan yang akan diterapkan terhadap insitusi.
b. Orang, mesin, atau komputer membuang material dan persediaan
Pembuatan laporan secara manual tentunya akan membutuhkan material untuk melaporakannya, seperti kertas. Apabila laporan yang dihasilkan atau informasi yang dikerluarkan tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh para eksekutif dikarenakan format laporan yang tidak sesuai, maka staf tata usaha harus mencetak ulang laporan tersebut. Hal ini
47
merupakan salah satu pemborosan dalam hal biaya pencetakan dan juga dapat mengurangi persediaan kertas yang ada.
6. Services
a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat
Penggunaan format laporan yang tidak sesuai dengan standar yang berlaku, tentunya juga akan menghasilkan laporan yang tidak akurat. Laporan yang akurat dapat dikatakan laporan yang dibutuhkan guna meningkatkan kinerja dari Institut Agama Islam Ibrahimy terlebih laporan yang juga dapat menghasilkan suatu penilaian kinerja untuk mendukung kebijakan yang akan dihasilkan oleh para eksekutif.
Contoh Kasus :
Dari sistem yang diterapkan saat ini, yaitu pembuatan laporan secara manual dapat dikatakan hasil yang didapat tidak akurat dikarenakan format yang digunakan tidak sesuai dengan format yang berlaku dalam Standar BAN-PT.
b. Sistem tidak mudah digunakan
Sistem saat ini dalam membuat laporan dan juga dalam melakukan penilaian kinerja merupakan kegiatan yang sangat menyulitkan bagi para staf. Karena staf masih melakukan pelaporan secara manual dengan menginputkan data-data yang ada menggunakan aplikasi microsoft excel. Selain itu hal
merangkum informasi menjadi sebuah laporan.