TINJAUAN KHUSUS
2.5. Kegiatan Departemen
2.5.1. Research and Development Department (R&D)
Departemen R&D bertugas melakukan riset produk baru ataupun pengembangan produk yang sudah ada, baik yang berasal dari permintaan marketing maupun permintaan contract manufacturing. Manager R&D membawahi tiga orang formulator (cream/emulsion formulator, liquid/soap/aromatherapy formulator, dan powder/ lipstick/decorative formulator), dan seorang supervisor registrasi, masing-masing formulator membawahi satu orang staf formulasi. Selain itu juga terdapat satu orang staf uji stabilitas, serta seorang staf Research dermatology.
Supervisor Registrasi bertugas untuk melakukan notifikasi pendaftaran produk PT. Ristra Indolab ke BPOM. Formulator bertugas membuat formula untuk produk baru dan juga memperbaiki produk lama yang sudah ada (reformulasi) baik untuk PT. Ristra Indolab maupun untuk contract
manufacturing. Staf laboratorium formulasi bertugas melaksanakan pembuatan
evaluasi percobaan. Staf uji stabilitas bertugas melakukan uji stabilitas terhadap hasil trial formulator. Staf ahli Research Dermatology bertugas melakukan uji keamanan, uji aplikasi, dan uji efikasi. Uji aplikasi bertujuan untuk mengetahui apakah produk tersebut ketika digunakan di kulit memberikan rasa (sensory feel) yang dapat diterima oleh konsumen. Sedangkan uji efikasi bertujuan untuk mengetahui apakah produk tersebut mempunyai efektivitas sesuai dengan yang diharapkan pada saat desain awal.
2.5.2. Quality Control Department (QC)
Departemen QC bertugas mengendalikan kualitas mutu produk. Departemen ini dipimpin oleh seorang senior supervisor yang di bantu oleh satu orang supervisor laboratorium dan satu orang supervisor proses. Supervisor laboratorium melakukan pengawasan terhadap bahan baku, kemasan, stabilitas produk jadi, retain sample, dan uji mikrobiologi. Supervisor proses melakukan pengawasan terhadap jalanya proses krim, lotion, powder, pengemasan, dan pengiriman barang. Supervisor laboratorium dan supervisor proses masing-masing dibantu oleh tiga orang staf. Quality control melakukan verifikasi saat barang datang, verifikasi pesiapan proses, kestabilan produk, retain sample, produk retur, hingga penanganan complaint product.
2.5.3. PPIC (Production Planning Inventory Control) and General Logistic
Department
PPIC dipimpin oleh seorang manajer dan seorang staf administrasi. PPIC bertugas menyusun rencana produksi berdasarkan permintaan marketing berupa rencana penjualan. Dari permintaan tersebut, PPIC melihat apakah perlu dilakukan proses produksi atau tidak. Jika diperlukan, PPIC memeriksa stok bahan di gudang untuk mengetahui apakah diperlukan pemesanan bahan. Jika perlu dipesan, maka PPIC membuat rencana kebutuhan material yang akan diserahkan kepada bagian purchasing untuk pembelian. Selanjutnya PPIC membuat rencana produksi selama enam bulan yang kemudian dibuat jadwal produksi mingguannya.
General logistik (Gen-log) merupakan bagian dari PPIC yang berperan dalam penerimaan dan penyimpanan baik bahan baku maupun bahan pengemas. Kegiatan penerimaan dan penyimpanan di mulai staff gudang karantina menerima PM dari supplier, kemudian memeriksa kesesuaian surat jalan dengan MIT (Material In Transit). Jika tidak sesuai maka supervisor gen log melakukan konfirmasi ke purchasing, jika sesuai dengan MIT maka dilakukan perhitungan material di gudang karantina. Jika perhitungan tidak sesuai maka harus dikonfirmasikan kembali ke bagian purchasing, jika sesuai maka laporkan ke supervisor Gen-log untuk disetujui. Selanjutnya data dimasukan oleh bagian administrasi gen log dan staf karantina membuat surat pemeriksaan bahan. Staf karantina menyerahkan sampel packaging ke bagian QC. Setelah diperiksa, bagian gudang menerima bukti hasil pemeriksaan QC bahwa barang release atau
reject, staf karantina menyerahkan lapaoran release dari QC ke masing-masing
bagian (wadah, kemas, labeling) beserta barang. Untuk barang reject tetap di simpan di gudang karantina untuk di kembalikan ke supplier. Bagian administrasi menerima surat hasil pemeriksaan QC dan dibuatkan RR (Receipt Report), yang disetujui oleh staff gudang penerimaan barang dan supervisor gudang, kemudian salinan RR diberikan ke bagian akunting, purchasing, dan disimpan sebagai data. (lampiran 6).
2.5.4. Production and Engineering Department
Bagian produksi dipimpin oleh dua orang senior supervisor produksi, yaitu supervisor produksi krim, lotion, dan powder, serta supervisor pengemasan. Proses produksi dimulai dengan adanya Job Order (JO) yang dikeluarkan oleh PPIC. Kemudian bagian produksi mulai menimbang bahan-bahan yang diperlukan untuk proses produksi. Selama proses produksi berlangsung, pihak QC melakukan pengawasan terhadap setiap langkah produksi mulai dari penimbangan sampai dengan produk jadi. Setelah produk dinyatakan release oleh bagian QC, maka produk tersebut dilanjutkan dengan proses pengisian ke dalam kemas primer, setelah di kemas kemudian dilanjutkan dengan proses packing.
Bagian maintenance bertanggung jawab atas pengecekan mesin-mesin yang digunakan dalam proses produksi, R&D, dan QC.
2.5.5. Warehouse Finish Goods and Distribution Department
Warehouse finish goods and distribusion department bertanggung jawab
atas penanganan barang jadi, dari mulai menerima barang dari produksi hingga mengeluarkannya ke pihak distributor baik untuk nasional maupun lokal. Proses penerimaan barang dari produksi dilakukan dengan sistem transfer activity, dimana barang jadi disimpan terlebih dahulu di gudang virtual production, dan setelah barang dicek oleh QC dan dinyatakan release, barang dikirim ke gudang produk jadi.
Barang dikirikan ke dua jenis distributor, yaitu distributor nasional dan distributor lokal serta outlet-outlet. Barang keluar berdasarkan surat order, dan disertai dengan Shipment Note.
2.5.6. Purchasing Department
Departemen purchasing dipimpin oleh seorang manajer yang membawahi empat orang staf, yang bertugas dalam pengadaan umum dan pengadaan bahan baku/bahan pengemas. Departemen purchasing bertugas melakukan pembelian untuk memenuhi semua kebutuhan Ristra Group. Purchasing melakukan pembelian untuk kebutuhan material produksi dan kebutuhan umum. Kebutuhan material merupakan kebutuhan yang diperlukan untuk meproduksi suatu produk, yang berdasar pada forecast dari bagian marketing. Sedangkan kebutuhan umum merupakan kebutuhan yang diperlukan oleh masing-masing departemen.
2.5.7. General Affair
General Affair berada di bawah Kepala Urusan Rumah Tangga (KURT).
General Affair dipimpin oleh seorang supervisor, memiliki seorang staf
administrasi, bertanggung jawab atas segala urusan umum dan membawahi keamanan/satpam, cleaning service, receiptionist, supir, petugas kebersihan taman, perawatan gedung, penyediaan air untuk produksi, dan pengolahan limbah.
2.5.7.1. Pengolahan Limbah
General Affair bertanggung jawab terhadap pengolahan limbah industri
sebelum dibuang ke lingkungan. Pengolahan limbah dilakukan untuk memastikan bahwa limbah yang dibuang ke lingkungan telah aman dan memenuhi persyaratan limbah yang ditetapkan pemerintah. Limbah pada PT. Ristra Indolab dibedakan menjadi dua macam, yaitu limbah padat dan limbah cair. Limbah tersebut berasal dari produksi, dan digolongkan ke dalam limbah B3 (Bahan Beracun dan Berbahaya). Limbah B3 akan dikumpulkan, ditimbang, dan dikirim ke PPLI (Prasada Pramuna Limbah Industri). Limbah cair PT. Ristra Indolab berasal dari sisa produksi dan sisa pencucian produksi. Pengolahan limbah cair dilakukan secara kimia melalui beberapa tahapan (lampiran 9).
Bahan yang digunakan untuk mengolah limbah adalah NaOH dengan konsentrasi 10% untuk pengaturan pH dan penyabunan lemak, PAC (Poly Aluminium Clorida), digunakan sebagai koagulan untuk membentuk flokulan dan endapan yang mudah dipisahkan melalui penyaringan. Tahapan pengolahan dimulai dengan mengalirkan limbah cair ke dalam bak penampungan pertama (bak ekualisasi), kemudian cairan tersebut dialirkan ke dalam bak koagulasi. Di dalam bak ini, cairan ditambah NaOH untuk menetralkan pH dan koagulan PAC disertai dengan pengadukan sampai homogen. Selanjutnya adalah tahap filtrasi, cairan tersebut dialirkan ke dalam bak penampung tiga, di bak ini terdapat saringan yang memisahkan filtrat jernih dengan endapannya yang dihasilkan dari bak koagulasi, dari hasil filtrasi ini dihasilkan sludge yang nantinya akan dikirim ke PPLI. Setelah melalui proses filtrasi air limbah masuk ke dalam bak aerasi dengan menggunakan pompa secara kontinu, di dalam bak terdapat pengaduk yang berfungsi untuk mengaduk air agar keseluruhan air limbah mengalami kontak langsung dengan udara. Cairan yang sudah jernih dialirkan ke bak control untuk diperiksa parameter seperti pH, dan konsentrasi COD, BOD. Jika hasilnya memenuhi syarat air dapat dibuang ke saluran pembuangan akhir.
2.5.7.2. Pengolahan Air
Pembuatan atau proses air aquademineralizer bertujuan untuk menghilangkan kandungan garam mineral yang terlarut dalam air dengan menggunakan sistem pertukaran ion. Hal ini dilakukan karena air yang digunakan untuk proses produksi haruslah air yang jernih bersih dan terbebas dari zat-zat organik.
Ada dua langkah penting dalam menangani pembuatan aquatreat water demineralizer, yaitu:
1. Re-generasi
Re-generasi adalah penguat daya kerja ke dua ion exchanger resin yang telah jenuh mengikat ion-ion dari air. Dilakukan dengan cara melewatkan larutan Re-generasi ke dalamtangki resin tersebut
Dalam Re-generasi membutuhkan
a. Cation exchanger resin : 4 kg HCl dilarutkan di dalam 16 liter air (1:4) b. Anion exchanger resin : 2 kg NaOH di larutkan di dalam 22 liter air (1:11) 2. Proses Service (Pembuatan)
Setelah melakukan beberapa regenerasi dan pembilasan maka dapat dilakukan proses servis. Proses yang dilakukan adalah:
a. Tutup semua keran
b. Buka kran pipa yang mengalir ke produksi c. Sampling oleh QC
d. Jika lolos hasil uji oleh QC air hasil proses siap digunakan e. Alirkan air ke tangki penampungan
f. Lakukan sampling ulang
BAB 4 PEMBAHASAN
PT. Ristra Indolab merupakan industri kosmetik yang memproduksi berbagai macam kosmetik baik untuk perawatan tubuh maupun dekoratif. Sebagai sebuah industri kosmetik yang diatur oleh regulasi pemerintah dalam hal ini BPOM sebagai pengawas sediaan farmasi dan makanan, termasuk kosmetika di Indonesia. Penerapan dari peraturan BPOM RI tentang kosmetik menyatakan bahwa industri kosmetik harus memenuhi persyaratan Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik (CPKB). Peraturan BPOM RI NOMOR : HK.00.05.4.3870 tentang Pedoman Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik menginformasikan bahwa tujuan dari CPKB yaitu untuk melindungi masyarakat terhadap hal-hal yang merugikan dari penggunaan kosmetik yang tidak memenuhi persyaratan standar mutu dan keamanan, meningkatkan nilai tambah dan daya saing produk kosmetik Indonesia dalam era pasar bebas.
PT. Ristra Indolab sebagai salah satu perusahaan kosmetik yang ada di Indonesia dalam menjalankan proses produksinya telah menerapkan CPKB. Penerapan CPKB dalam seluruh aspek rangkaian produksi merupakan suatu langkah untuk menjamin mutu kosmetika sehingga memenuhi persyaratan yang ditentukan. Selama Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA), peserta melakukan pengamatan terhadap proses kegiatan yang ada di PT. Ristra Indolab dengan aspek-aspek yang tertuang dalam CPKB.
2.1. Personalia
Sumber daya manusia penting dalam pembentukan dan penerapan sistem CPKB. Personalia yang diatur dalam CPKB meliputi:
a. Jumlah karyawan memadai b. Struktur organisasi
c. Kualifikasi dan tanggung jawab yang jelas. d. Pelatihan yang berdampak pada mutu produk
Pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan tugas yang diberikan, pelatihan berkesinambungan. Pelatihan diberikan oleh orang yang terkualifikasi.
Struktur organisasi yang diterapkan di PT. Ristra Indolab telah sesuai dengan CPKB yang mensyaratkan bahwa bagian produksi harus terpisah dengan bagian pemastian mutu. Keduanya tidak saling bertanggung jawab namun memiliki tanggung jawab bersama terhadap aspek yang berkaitan dengan mutu. Bagian produksi dan pemastian mutu masing-masing dipimpin oleh seorang yang terlatih dan memiliki pengalaman yang memadai di bidangnya masing-masing serta mempunyai keterampilan dalam memimpin sehingga memungkinkan untuk melaksanakan tugasnya secara professional.
PT. Ristra Indolab menyediakan personal yang terkualifikasi dan berpengalaman untuk melaksanakan tugas sesuai bidangnya masing-masing. Personal yang ada di PT. Ristra Indolab diberikan pelatihan mengenai CPKB sehingga setiap personel memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang CPKB, memahami prinsip CPKB dan memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaannya masing-masing.