BAB II KEGIATAN ANALISIS
C. Kegiatan di Tempat Analisis
a. Jobdis Aktivitas Kerja
Tugas rutin yang biasa di lakukan oleh sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri itu meliputi :
Membuat, mengirim dan membuat surat
Sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri hanya membuat surat jika surat itu adalah kebutuhan dari devisi dan dari direktur utama. Untuk pembuatan surat atas jabatan selain devisi dan direktur utama, maka sekretaris tidak berhak untuk membuatnya, karena sudah ada pembagian
25
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
tugas masing-masing untuk setiap jabatan. Selain itu, juga karena sekretaris tersebut di khususkan untuk mengatur dan membantu para devisi dan direktur utama. Jadi, sekretaris ini hanya melaksanakan tugas yang berada di bawah wewenang para devisi dan direktur utama, selain itu sudah ada pembagian tugas masing-masing untuk setiap jabatan yang ada di Yayasan Yatim Mandiri.
Dalam pembuatan surat, disini sekretaris menggunakan seluruh konsep surat berasal dari atasan, yang mana konsep tersebut merupakan standar surat baku yang selalu di gunakan di Yayasan Yatim Mandiri. Konsep yang selalu dipakai untuk membuat surat baik surat untuk sesama Yayasan Yatim Mnadiri maupun surat untuk organisasi di luar Yayasan Yatim Mandiri.
Untuk proses pengirimannya, sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri lebih sering mengirimnya melauli media internet, yakni melaui email, karena kebanyakan surat yang di buat adalah surat yang di tuju untuk organisasi se Yayasan Yatim Mnadiri, yakni untuk cabang-cabang dari Yatim Mandiri. Namun ada juga surat yang harus dikirim langsung ke peneriam tanpa melalui email, maka sekretaris disini meminta bantuan seseorang untuk mengirim penerima, jadi untuk pengiriman surat secara langsung sekretaris tidak ikut turun tangan. Namun melalui perantara oprang lain.
Mengoperasikan komputer
Dalam penguasaan komputer, sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri minimal di harusakan untuk menguasai Ms.Office, terutama Ms.Word dan Ms.Excel, selain itu harus lancar dalam berinternet, karena dalam Yayasan Yatim Mandiri, untuk semua cabang dan seluruh organisasinya di wajibkan untuk selalu mengaktifkan internet, hal ini di sebabkan
26
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
karena dengan internet akan lebih mempermudah komunikasi dengan cabang-cabang yang tersebar di beberapa wilayah di indonesia.
Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan
Dalam penyusunan dan pembuatan jadwal kegiatan pimpinan, sebelumnya sekretaris disini telah menerima setoran jadwal dari direksi, yang kemudian sekretaris di perintahkan untuk mengatur jadwal agenda tersebut, dengan melihat jadwal kegiatan pimpinan terlebih dahulu, maka kemudian sekretaris bisa langsung menentukan waktu dan tempat untuk agenda tersebut, dan agenda yang akan di lakukan adalah agenda yang lebih di prioritaskan, yakni kegiatan yang sekiranya sangat penting, maka dalam penyusunan waktunya, hal yang terpenting tersebut harus yang di dahulukan. Misalnya agenda rapat yang harus mendatangkan direktur utama, maka untuk agenda yang lain harus di cancel atau di tunda di hari lain jika sekiranya agenda tersebut bebarengan.
Menyimpan dan mengatur arsip
Untuk pengaturan arsip, sekretaris melakukan penyimpanan arsip dengan menggunakan system abjad, yaitu dokumen/surat disusun dengan menggunakan nama (abjad). Dalam hal ini, system pengarsipannya itu per devisi, jadi sekretaris hanya mengarsip surat yang ditujukan untuk para devisi, selebihnya itu masuk pada bagiannya masing-masing dan yang mengarsip keseluruhannya itu adalah HRD. Karena sekali lagi, disini sekretaris hanya memegang tanggung jawab terhadap devisi dan direktur utama.
Mendampingi rapat
Sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri juga bertugas sebagai pendamping rapat. Yakni menjadi notulen dalam rapat, hal yang di lakukan adalah mencatat semua hal yang di bicarakan dalam rapat
27
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
tersebut, kemudian membuat risalah rapat, yang kemudian risalah tersebut di distribusikan kepada ke sesama peserta rapat, hal ini fungsinya untuk memberitahu ke semua peserta rapat bagaiman hasil dari rapat yang telah di lakukan.
b. Problematika Analisis
Dari hasil data dan informasi yang telah penulis peroleh di Yayasan Yatim Mandiri mengenai tugas rutin sekretaris, maka terlihat bahwasanya problemtika yang terjadi ialah :
Tugas rutin sekretaris di Yatim Mandiri tidak sepenuhnya dijalankan oleh sekretaris, namun ada sebagian tugas rutin sekretaris yang di kerjakan oleh front office. Yaitu tugas dalam menerima telepon dan menerima tamu.
Dalam penerimaan telepon, tidak di lakukan penyimpanan dan pencatatan penelpon secara maksimal.
Dalam pengaturan jadwal kegitan pimpinan, sekretaris tidak mencatatnya dalam form jadwal pimpinan di komputer, namun hanya di catat dalam buku catatan kecilnya.
c. Solusi Problematika Pelaksanaan Analisis
Untuk masalah pembagian tugas, seharusnya sekretaris tetap mendapat tugas sebagaimana mestinya, meskipun hal itu memang sering di lakukan oleh bagian front office, namun sebagai sekretaris, dia memiliki tanggung jawab terhadap atasannya, maka jika ada telepon ataupun tamu yang ingin bertemu dengan atasan, seharusnya sekretaris juga ikut mengambil alih tugas tersebut, karena jika ada penelpon atau tamu yang mencari atasan, maka sekretaris yang berhak mengkonfirmasi apakah penelpon bisa berbicara dengan atasan atau tidak.
28
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
Untuk penerimaan telepon, meskipun di Yayasan Yatim mandiri itu bukan termasuk bagian dari tugas sekretaris, namiun bagian Front Office tetap harus selalu mencatat siapa saja penelpon yang masuk di kantor tersebut dalam setiap harinya. Dan pencatatannya akan lebih baik jika di catat dan di simpan dengan menggunakan aplikasi Ms.outlook.
Gambar II.1 Penggunaan Microsoft Outlook untuk penyimpanan daftar no telepon
Sebagai sekretaris, seharusnya dalam mengatur jadwal kegiatan atasan, jadwal tersebut di simpannya dengan baik dan teratur, tidak hanya sekedar di simpan dan di catat dalam buku catatan kecil milik sekretaris, tapi harus di arsipkan juga di dalam komputer atau laptop. Contoh format pengaturan jadwal atasan ialah :
No Hari/tanggal Pukul Tempat Acara Ceklis
1 Selasa/15-06-13 13.00-1500 Aula MEC
Rapat seluruh struktur YYM, MYM dan YKN
√
2
30 Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Centre (MEC)
Surabaya