TUGAS RUTIN SEKRETARIS DI YAYASAN YATIM MANDIRI

(1)

LAPORAN TUGAS AKHIR

TUGAS RUTIN SEKRETARIS

DI YAYASAN YATIM MANDIRI

OLEH :

ROUDLOTUL JANNAH NIM. AK091334776

AKUNTANSI KOMPUTER DAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN

MANDIRI ENTREPRENEUR CENTER

TAHUN AJARAN 2013-2014

(2)

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN TUGAS AKHIR

TUGAS RUTIN SEKRETARIS

DI YAYASAN YATIM MANDIRI

Laporan ini di buat untuk memenuhi salah satu persyaratan mata kuliah tugas akhir angkatan ke XI periode 2013-2014. Dan telah terdapat pengesahan pada :

Atas nama yang tercantum di bawah ini : Nama Mahasiswa : Roudlotul Jannah

NIM Mahasiswa : AK091334776

Lokasi Analisis : Yayasan Yatim Mandiri

Jalan Raya Jambangan No.135-137 Surabaya Waktu Analisis : 9 Februari 2013 – 5 April 2013

Mengetahui, Dosen Pembimbing

Hermin Nuur Jannah, S.Pd

Mengesahkan, Direktur YKN

(3)

Mandiri Entrepreneur Center (MEC)

Surabaya

iii

Laporan Tugas Akhir

MOTTO

“Kehidupan dunia dijadikan indah dalam pandangan orang-orang kafir, dan mereka memandang hina orang-orang yang beriman. Padahal orang-orang yang bertakwa itu lebih mulia daripada mereka di hari

kiamat. Dan Allah member rezeki kepada orang-orang yang dikehendaki-Nya tanpa batas“ (QS. Al-Baqarah ayat 212)

“Jika Allah menolong kamu, maka tak adalah orang yang dapat mengalahkan kamu, jika Allah membiarkan kamu (tidak memberi pertolongan), maka siapakah gerangan yang dapat menolong kamu

(selain) dari Allah sesudah itu ? Karena itu hendaklah kepada Allah saja orang-orang mukmin bertawakkal”

(QS. Ali Imran ayat 160)

“Barang siapa memperbaiki hubungannya dengan Allah, niscaya Allah akan memperbaiki hubungannya dengan sesama manusia”

(Sufyan Bin Uyainah)

“Tidak ada sesuatu musibah yang menimpa (seseorang), kecuali dengan izin Allah. Dan barang siapa beriman kepada Allah, niscaya Allah akan memberi petunjuk kepada hatinya. Dan Allah maha mengetahui

segala sesuatu” (QS. At-Taghaabun ayat 11)

(4)

Surabaya

iv

“Lebih mudah untuk melakukan sesuatu dengan benar ketimbang menjelaskan mengapa Anda tak melakukannya dengan benar”

(Mario Teguh)

“Jangan terlalu mengkhawatirkan masa depan, khawatirlah jika hari ini anda tidak berbuat sebaik-baiknya untuk masa depan anda”

(Mario Teguh)

“Anda tidak akan disukai orang lain jika anda membandingkan kelebihan Anda dengan kekurangan mereka”

(Mario Teguh)

“Yang optimis akan mengatakan Terima kasih, akan saya coba. Namun yang pesimis akan berkata Ah, tak semudah itu”

(Mario Teguh)

(5)

Surabaya

v

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah yang maha pengasih lagi maha penyayang, segala puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, nikmat, serta karunianya sehingga laporan penyusunan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik, lancar dan tepat waktu. Sholawat serta salam penulis limpah curahkan kepada nabi besar kita, nabi agung Muhammad SAW yang telah menuntun akhlak manusia dari peradaban kegelapan menuju masa yang penuh cahaya seperti sekarang ini.

Tujuan disusunnya laporan ini adalah sebagai pemenuhan dalam menyelesaikan Tugas Akhir berupa laporan Tugas Rutin Sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri yang penulis lakukan di Yayasan Yatim Mandiri.

Data-data dalam laporan ini penulis peroleh dari fakta yang ada selama proses penganalisaan, materi-materi dari pembimbing dan juga buku-buku modul. Tugas Akhir ini tidak akan terselesaikan sesuai dengan harapan tanpa bimbingan, petunjuk, saran dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, dengan segala ketulusan hati, penulis menyampaikan rasa hormat dan terimakasih kepada : 1. Bapak Ir. Agus Edi Sumanto, MM, MSC selaku Direktur Utama Yayasan

Yatim Mandiri.

2. Bapak Dr. Sodikin, M.Pd selaku Direktur Mandiri Entrepreneur Centre. 3. Bapak Muklis, ST selaku penanggung jawab akademik yang telah

memberikan semangat, bimbingan dan motivasi kepada mahasiswa selama masa perkuliahan.

4. Bapak Hendi Nurrochman Syah selaku penanggung jawab kerja atau pengkaryaan.

5. Bapak M. Arif, S.Ag selaku Manager Keasramaan.

6. Ibu Hermin Nuur Jannah, S.Pd selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing kami dalam melaksanakan kegiatan analisis Tugas Akhir ini.

(6)

Surabaya

vi

7. Bapak/Ibu Dosen Mandiri Entrepreneur Center yang telah memberikan ilmu-ilmumya dengan ikhlas selama masa perkuliahan.

8. Seluruh jajaran Staff Manajemen di Mandiri Entrepreneur Center.

9. Para Donatur Yayasan Yatim Mandiri yang telah memberikan biaya selama pendidikan di Mandiri Entrepreneur Center.

10. Ustadz/Ustadzah pengajar diniyah yang telah memberikan tambahan bekal agama yang sangat berguna bagi penulis.

11. Para mentor ikhwan maupun akhwat yang senantiasa membimbing penulis selama di asrama.

12. Ibunda dan seluruh keluarga tercinta yang selalu memberikan dukungan dan doa.

13. Bapak Mulyono, S.Pd dan Ibu Indah Bayu Ningsih, S.Pd selaku guru SMA penulis yang selalu memotivasi, memberikan doa dan semangat kepada penulis.

14. Sahabat dan teman-teman penulis di Mandiri Entrepreneur Center yang selalu memberi semangat.

15. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dalam menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, sehingga kritik dan saran yang membangun dari pembaca sangat diharapkan demi kesempurnaan laporan Tugas Akhir ini. Akhir kata, penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi para pembaca.

Surabaya, 9 Februari 2014

Hormat saya,

(7)

Surabaya

vii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

MOTTO ... iii

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B.Tujuan Penelitian ... 2

BAB II KEGIATAN ANALISIS ... 4

A. Company Profile ... 4

1. Sejarah Yayasan Yatim Mandiri ... 4

2. Latar Belakang Berdirinya Yayasan Yatim Mandiri ... 5

3. Visi dan Misi Yayasan Yatim Mandiri ... 6

4. Tujuan Yayasan Yatim Mandiri ... 7

5. Program Yayasan Yatim Mandiri ... 7

6. Struktur Organisasi Yayasan Yatim Mandiri ... 9

B. Tinjauan Pustaka ... 10

1. Pengertian Sekretaris ... 10

2. Syarat Menjadi Sekretaris ... 11

3. Tugas-tugas Sektretaris ... 12

(8)

Surabaya

viii

a. Membuat, Menerima dan Mengirim Surat ... 15

b. Mengoperasikan Komputer ... 17

c. Menerima Tamu ... 17

d. Menerima Telepon ... 19

e. Menyusun dan Membuat Jadwal Kegiatan Pimpinan ... 22

f. Menyimpan dan Mengatur Arsip ... 23

C. Kegiatan di Tempat Analisis ... 24

1. Jobdis Aktivitas Kerja ... 14

2. Problematika Analisis ... 27

3. Solusi Problematika Analisis ... 27

BAB III PENUTUP ... 30

A. Kesimpulan ... 30

B. Saran ... 30

DAFTAR PUSTAKA ... 31

(9)

Surabaya

ix

DAFTAR LAMPIRAN

Gambar II.1 Penggunaan Microsoft Outlook untuk

Penyimpanan Daftar No Telepon ... 28

Gambar II.2 Format Pencatatan Jadwal Kegiatan Pimpinan ... 28

Lampiran I.1 Struktur Organisasi Yayasan Yatim Mandiri ... 32

Lampiran I.2 Gambar Lokasi Yayasan Yatim Mandiri ... 33

Lampiran I.3 Gambar Tampak Depan Kantor Pusat Yayasan Yatim Mandiri ... 33

Lampiran I.4 Gambar Ruang Kerja Sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri ... 34

Lampiran 1.5 Gambar Ketika Proses Analisis di Ruang Kerja Sekretaris Yayasan Yatim Mandiri ... 34

(10)

1

Mandiri Entrepreneur Centre (MEC)

Surabaya

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Lembaga Mandiri Entrepreneur Center merupakan suatu lembaga pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan mahasiswa yang siap kerja, terampil kreatif, dan mempunyai akhlakul karimah serta berguna bagi bangsa dan Negara. Untuk menuju berakhirnya masa perkuliahan akademik Mandiri Entrepreneur Center tahun akademik 2013-2014, maka dilaksanakannya kegiatan analisis tentang tugas rutin sekretaris pada lembaga Yayasan Yatim Mandiri untuk pembuatan laporan sebagai syarat kelulusan. Dimana lembaga Mandiri Entrepreneur Center adalah sebagai lembaga pendidikan yang lulusannya di cetak untuk siap kerja dengan terampil, kreatif dan jujur, mendidik mahasiswa untuk menguasai teori dan kegiatan praktiknya secara langsung.

Untuk membantu penguasaan tersebut, diperlukannya informasi dan pengetahuan kegiatan yang bersifat realita. Maka dalam kegiatan analisis tersebut, mahasiswa di hadapkan pada sebuah proses nyata bagaimana tugas rutin seorang sekretaris yang sebenarnya dalam suatu perusahaan.

Dalam suatu perusahaan, sudah pasti akan terdapat struktur organisasi, dimana dari setiap struktur tersebut memiliki jabatan, tugas, amanah dan tanggung jawab masing-masing. Seorang pimpinan perusahaan pun juga memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.

(11)

2

Surabaya

Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas khusus, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin sekretaris di suatu perusahaan harus di selesaikan setiap harinya tanpa menunggu perintah, perhatian khusus maupun pengawasan khusus. Disini sekretaris bertanggung jawab terhadap perusahaannya. Suatu perusahaan tersebut juga akan tergantung dengan bagaimana seorang sekretaris menjalankan tugasnya di perusahaan yang di tempatinya. Oleh karena itu, penulis melakukan penelitian di Yayasan Yatim Mandiri untuk mengetahui bagaimana sekretaris menjalankan tugas sutinnya di perusahaan tersebut, sehingga penulis membuat laporan yang berjudul “Tugas Rutin Sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri”

B. Tujuan Penelitian 1. Tujuan umum

a. Sebagai laporan pertanggung jawaban untuk memenuhi syarat kelulusan mahasiswa di Mandiri Entrepreneur Center.

b. Sebagai bukti bahwa penulis telah melaksanakan tugas analisis terhadap tugas rutin sektretaris di Yayasan Yatim Mandiri.

2. Tujuan khusus

a. Untuk mengetahui bagaimana tugas rutin sekretaris yang ada di Yayasan Yatim Mandiri.

b. Untuk menhetahui masalah-masalah yang timbul dalam tugas sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri.

c. Untuk mempraktikan ilmu kesekretariatan yang sudah di dapatkan di bangku kuliah untuk di aplikasikan ke dunia kerja yang sesungguhnya.

(12)

3

Surabaya

d. Untuk mengembangkan ilmu pengetahuan yang telah di dapat selama proses perkuliahan di Mandiri Entrepreneur Center.

e. Untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam proses pembuatan laporan analisis.

f. Sebagai kualitas dan kuantitas sejauh mana kurikulum yang telah di dapat selama perkuliahan.

g. Untuk memberi tahu kepada pembaca tentang bagaimana tugas-tugas rutin seorang sekretaris.

h. Untuk meningkatkan pola fikir mahasiswa dalam pelaksanaan pembuatan laporan analisis.

(13)

4 Laporan Tugas Akhir

Surabaya

BAB II

KEGIATAN ANALISIS

A. Company Profile

1. Sejarah Yayasan Yatim Mandiri

Yayasan Yatim Mandiri pertama kali didirikan oleh Ustadz Drs Hasan Sadzili dan Ustadz Syahid Hasy yang berasal dari Gresik. Yayasan Yatim Mandiri merupakan sebuah lembaga sosial masyarakat yang memfokuskan pada penghimpunan dan pengelolaan dana ZISWA ( zakat, infaq, shodaqoh dan wakaf) serta dana lainnya yang halal dan legal, dari perorangan, kelompok, perusahaan/ lembaga umat Islam dan menyalurkannya secara lebih profesional dengan menitikberatkan program untuk kemandirian anak yatim sebagai penyaluran program unggulan. Berawal dari gagasan para aktivis masjid, yaitu Drs Hasan Sadzili, Syahid Haz, Bimo Wahyu Wardoyo, dan Nur Hidayat yang ingin menyatukan panti-panti asuhan yatim di Surabaya. Maka pada 31 maret 1994 di bentuklah Yayasan Pembinaan dan Pengembangan Panti Asuhan Islam dan Anak Purna Asuh (YP3I) sebagai lembaga penghimpun dana dari masyarakat. Yayasan Yatim Mandiri memulai kiprahnya sejak Maret 1994 di Surabaya dihadapan notaris Trining Ariswati, SH, kemudian mengalami pembaharuan dan tercatat dihadapan notaris Maya Ekasari Budiningsih, SH, dengan nomor 12 tahun 2008. lembaga yang awalnya bernama YP3IS ini, semakin menguatkan eksistensinya sebagai lembaga zakat. Legalitas untuk melakukan ekspansi semakin kuat ketika lembaga ini telah mendapat pengesahan dari DEPKUMHAM RI dengan nomer AHU-2413.AH.01.02.2008. dan mempunyai NPWP nomer : 02.840.224.6.609.000.

Lima belas tahun sudah Yayasan Yatim Mandiri berdiri menjadi jembatan harmoni antara para muzakki dan mustahiq, menyambungkan empati dalam simpul pelayanan gratis hingga pemberdayaan untuk anak yatim. Atas

(14)

5

Surabaya

rahmat Allah Yang Maha Kuasa, didukung simpati sobat yatim sekalian, Yayasan Yatim Mandiri telah hadir di 11 jaringan kantor kota besar di Jawa Timur dan Jawa Tengah.. Kota besar yang sudah terdapat kantor operasional Yayasan Yatim Mandiri antara lain, Surabaya, Sidoarjo, Gresik, Malang, Kediri, Jember, Tuban, Pasuruan, Semarang, Mojokerto dan Madiun. Insya Allah mulai tahun 2009 Yayasan Yatim Mandiri akan hadir di Jakarta dan kota-kota besar lainnya di seluruh pelosok Indonesia. Sebagai bentuk profesionalitas dan keamanahan, Yayasan Yatim Mandiri mengembangkan Lembaga Pusat Pendidikan dan Pelatihan ( PUSDIKLAT) yang peruntukannya khusus untuk anak-anak yatim purna asuh ( anak lulus SMA sederajat) dengan biaya GRATIS / Nol rupiah. Lembaga pusdiklat yatim ini bernama MEC ( Mandiri Enterpreneur Center) yang mempunyai visi dan misi untuk mencetak jiwa-jiwa entrepreneur pada diri anak-anak yatim yang menjadi binaannya. Disamping itu Yayasan Yatim Mandiri juga mempunyai Ruang Usaha anak yatim dengan nama MITRA MANDIRI, sebagai tempat untuk aplikasi bisnis anak-anak yatim dari berbagai kota di Indonesia yang menjadi binaan.

Hingga Januari 2009, tercatat 46.942 donatur bergabung, didukung 111 amil dengan fungsi mulai dari back office, tenaga fundraising, hingga personil suport system program. Dengan program unggulan Yayasan Yatim Mandiri mampu memberikan subsidi Bantuan Dana Pendidikan ( BDP) anak yatim dan sudah terlaksana sebanyak 17 periode. Mulai tahun 1994 sampai Desember 2008. Dan sekarang, tahun 2014 Yayasan Yatim Mandiri melayani lebih dari 120.000 donatur rutin di seluruh Indonesia. Dan memiliki kantor cabang yang tersebar di 45 kota dalam 10 propinsi di Indonesia.

2. Latar Belakang Berdirinya Yayasan Yatim Mandiri

a. Al-qur’an Surat Al Ma’un : 1-2. Taukah kamu (orang) yang mendustakan agama? Itulah orang yang menghardik anak yatim.

b. Al Qur’ an Surat An Nisa : 6. Dan ujilah anak yatim itu sampai mereka cukup umur untuk kawin. Kemudian jika menurut pendapatmu mereka

(15)

6

Surabaya

telah cerdas (pandai memelihara harta) , maka serahkanlah kepada mereka harta-hartanya. Dan janganlah kamu makan harta anak yatim lebih dari batas kepatutan dan (janganlah kamu) tergesa-gesa (membelanjakannya) sebelum mereka dewasa. Barang siapa (di antara pemelihara itu) mampu, maka hendaklah ia menahan diri (dari memakan harta anak yatim itu) dan barang siapa miskin, maka bolehlah ia makan harta itu menurut yang patut. Kemudian apabila kamu menyerahkan harta kepada mereka, maka hendaklah kamu adakan saksi-saksi (tentang penyerahan itu) bagi mereka. Dan cukuplah Allah sebagai Pengawas (atas persaksian itu).

c. Keprihatinan atas perkembangan panti-panti asuhan Islam.

d. Ketidakmerataan perkembangan diantara panti-panti asuhan Islam. e. Belum adanya kesamaan visi antar panti asuhan Islam dalam

menargetkan tujuan pembinaan anak-anak asuhnya.

f. Adanya tiga masalah pokok yang pada umummya dihadapi oleh panti asuhan Islam, yaitu:

 Perlunya peningkatan pendidikan agama dan akhlak yang menjadi ciri pokok label keislamannya.

 Kurangnya bimbingan psikologi baik bagi anak asuh maupun pengasuhnya.

 Perlunya penambahan pendidikan ketrampilan yang dapat menghantarkan anak untuk dapat mandiri saat purna asuh.

3. Visi dan Misi Yatim Mandiri

a. Visi

 Menjadi lembaga dana nasional yang amanah dan profesional untuk Kemandirian Yatim.

(16)

7

Surabaya

b. Misi

 Mengupayakan dana baik dari dalam maupun luar negeri dan menyalurkan untuk seluruh kebutuhan yatim.

 Mendidik anak yatim sampai mandiri.  Membangun nilai-nilai kemandirian yatim.

 Meningkatkan partisipasi masyarakat dan dukungan sumber daya untuk kemandirian yatim.

 Meningkatkan capacity building organisasi. 4. Tujuan Yatim Mandiri

a. Mengajak masyarakat untuk bersama-sama membina anak yatim. b. Meningkatkan kualitas dan daya saing anak yatim.

c. Membina anak yatim sampai mandiri.

5. Program Yatim Mandiri

a. Program pendidikan

 BESTARI (Beasiswa Yatim Prestasi). Di tiap semester tidak kurang dari 18.025 anak yatim yang mendapat beasiswa senilai 9 miliar melalui program ini.

 PLUS (Pendampingan Lulus Ujian Sekolah). Program PLUS berupaya mendampingi anak-anak yatim yang duduk di kelas akhir untuk sukses lulus sekolah.

 ASA Yatim (Alat Sekolah Anak Yatim). Sukses di sekolah tak hanya butuh biaya, peralatan sekolahpun harus di lengkapi. Yatim Mandiri mengakomodasi kebutuhan ini dengan membantu menyediakan peralatan sekolah untuk anak-anak yatim.

(17)

8

Surabaya

 SAHABAT (Saku Harian Bermanfaat). Anak yatim harus tetap ceria di sekolah sehingga mereka setara dengan teman-teman sekolahnya. Juga untuk kebutuhan transportasi ke sekolah.

 GENIUS (Guru Exellent Yatim Sukses). Pendampingan kelompok anak yatim panti dan non panti asuhan berupa sanggar belajar.

 KESATRIA (Perkembangan Super Yatim Mandiri Mulia). Malalui program kesatria, Yatim Mandiri membekali mereka dengan pelatihan menggali potensi dan pengembangan diri, baik indoor maupun outdoor.

b. Program kesehatan

 YES (Yatim Energik dan Sehat). Anak yatim harus sehat. Melalui program YES, Yatim Mandiri menyediakan mobil sehat yatim, layanan sehat yatim, penyuluhan kesehatan dan bantuan peningkatan gizi.

 Buka puasa bersama yatim. Program buka puasa dan lebaran anak yatim merupakan program yang dapat memeberikan sentuhan langsung berupa pemenuhan kebutuhan anak-anak yatim selama bulan ramadhan.

 SGQ (Super Gizi Qurban)

 BISA (Bunda Yatim Sejahtera). Pra janda dhuafa’ harus di berdayakan sehingga bisa memiliki penghasilan. Program ini memungkinkan mereka mendapatkan :

- Pelatihan entrepreneurship.

- Program bantuan permodalan untuk usaha mikro tanpa agunan. - Komunitas pengajian bunda yatim.

(18)

9

Surabaya

 MEC (Mandiri Entrepreneur Center). Program pendidikan untuk anak yatim purna asuh, setelah meempuh pendidikan setingkat SLTA,yang berupaya memeberi bekal keterampilan berwirausaha. Selama 1 tahun mereka mendapatkan training intensive dan magang.

 MBS (Mandiri Boarding School). Sekolah gratis anak yatim SMP dan SMA guna memeberikan pendidikan karakter mandiri.

d. Program kemanusiaan

 Bypass Bencana (Bantu Yatim Pasca Bencana). Bencana selalu datang tak terduga. Dan biasanya diikuti trauma. Untuk anak dan keluarga korban bencana, Yatim Mandiri menyiapkan program pendampingan buat mereka pasca bencana.

6. Struktur Organisasi Yayasan Yatim Mandiri a. Pembina 1. Drs. H. Nur Hidayat, Spd. MM 2. Dr. Moh. Nasih, Ak 3. Moch. Hasyim b. Penasehat 1. Dr. Zaim Uchrowi 2. Ir. H. Jamil Azzaini, MM 3. Dr. Muhammad Nafik c. Pengawas

1. Drs H. Abdul Rokib d. Pengurus

1. Ketua : Drs. Sumarno

2. Sekretaris : Yusuf Zain, Spd, MM 3. Bendahara : Ir. Bimo Wahyu e. Pengawas Syariah

1. Prof. Dr. HM. Roem Rowi, MA 2. Ustad Agustianto

(19)

10

Surabaya

f. Direksi

1. Direktur Utama : Ir. Agus Edi Sumanto, MM, M.Si 2. Direktur LAZ : Iwan Setiyawan, SH

3. Direktur LPP : Drs. Sodikin, Mpd 4. Direktur Operasional : Alfalailah, SE, MM 5. General Manager RO I : Zaini Faisol

6. General manager RO II : Andriyas Eko V, SP

g. Konsultan/Penasehat Hukum : H. Mahfud, SH h. Bunda Yatim : Rina Gunawan

B. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.

Berikut beberapa pengertian dari sekretaris :

Sekretaris menurut H. W Fowler dan F. G Fowler (2008:2) yang dikutip oleh Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Profesional mengemukakan bahwa Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.

(20)

11

Surabaya

Menurut C. L Barnhart (2008:2) yang dikutip oleh Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Professional menyatakan bahwa Sekretaris adalah seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya untuk perorangan atau organisasi.

Pengertian sekretaris Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden (1997:4) seperti yang dikutip oleh Sutarto dalam buku Sekretaris dan tatawarkat menyatakan Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.

Pengertian Sekretaris Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano (2004:1) yang dikutip oleh Ursulla Ernawati dalam buku Pedoman lengkap Kesekretarisan mengemukakan Seorang Sekretaris adalah seorang professional, sebagai seorang professional sekretaris diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

2. Syarat Menjadi Sekretaris

Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan

(21)

12

Surabaya

tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris.

Sedangkan syarat-syarat untuk menjadi sekretaris antara lain adalah : a. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang

menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll. b. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang

perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.

c. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan. d. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris

yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.

e. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.

3. Tugas-tugas Sekretaris

Berdasarkan ruang lingkup, tugas sekretaris itu di bedakan menjadi delapan macam, di antaranya adalah sebagai berikut :

(22)

13

Surabaya

a. Tugas-tugas rutin

Tugas rutin yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus.

 Membuat, menerima dan mengirim surat.  Mengoperasikan komputer.

 Menerima tamu.  Menerima telepon.

 Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.  Menyimpan dan mengatur arsip.

b. Tugas-tugas khusus

Tugas-tugas khusus yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas.

 Menyusun surat-surat rahasia.  Menyusun acara pertemuan bisnis.

 Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.  Mengurus perjalanan bisnis/dinas pimpinan dan sebagainya.

c. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan.

 Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

 Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

(23)

14

Surabaya

 Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

 Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

 Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

 Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

 Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

d. Tugas Sosial

Tugas sosial meliputi :

 Mengurusi Rumah tangga kantor.

 Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

e. Tugas keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain :

 Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

 Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

 Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

(24)

15

Surabaya

f. Tugas resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

 Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

 Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.  Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

 Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. g. Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi :

 Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

 Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

 Mengoreksi bahan-bahan cetakan, missal : brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

 Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. 4. Tugas Rutin Sekretaris

a. Membuat, mengirim dan menerima surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya. Agar

(25)

16

Surabaya

komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Disini Sekretaris harus mempunyai suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep sendiri. Surat – menyurat dari atau ke atasan merupakan tanggung jawab seorang sekretaris. Ada surat yang harus ditulis secara khas sesuai dengan kepribadian atasan dan ada surat yang yang merupakan hasil korespondensi yang berkepanjangan, sehingga perlu ditelusuri riwayatnya atau sekedar balasan surat dari yang diterima sebelumnya. Sekretaris dituntut mampu menyusunnya dengan akurat dan berkualitas. Faktor terpenting dalam surat, di samping penggunaan bentuk surat, jenis kertas atau sampul adalah pemakaian kata dan penyusunnya yang memberi kejelasan pada penerima surat, di samping itu surat harus dibuat sebagai alat penyampaian pesan yang berkepribadian.

Pada umumnya bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis itu lebih singkat, karena penulis sebelum menulis surat sudah mempertimbangkan setiap susunan kalimat supaya simpatik, sopan, luwes dan menyenangkan yang membaca. Dengan demikian dapat dikemukakan syarat dan ciri surat yang baik adalah :

(26)

17

Surabaya

 Surat ditulis dalam bentuk yang menarik, dan tersusun sesuai dengan peraturan surat menyurat.

 Setiap kalimat dalam surat harus berguna, bermakna, maka tidak boleh memakai kalimat yang berbelit-belit.

 Hindarkan singkatan yang tidak perlu terutama mengarang singkatan sendiri.

 Nada surat harus sopan dan bijaksana serta hormat dan simpatik.  Surat jangan terlalu panjang.

 Surat harus bersih dan rapi. b. Mengoperasikan komputer

Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta Power Point. Juga dapat menjalankan internet untuk berbagai keperluan baik mengirim dan menerima berita atau mencari data. Dengan mengerti perkembangan teknologi, maka akan memudahkan pekerjaan seorang sekretaris untuk mengirim dan menerima berkas via email, mendapatkan berbagai macam informasi dam memudahkan sekretaris untuk berkomunikasi dengan gadget yang canggih.

c. Menerima tamu

Pengertian Tamu Kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda. Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tunggu. Lalu tanyakan

(27)

18

Surabaya

apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah, maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda.

Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi. Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan. Tetapi jika atasan anda bersedia menemuinya, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu.

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara atasan dengan tamu yang akan bertemu dengan atasan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu atasan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda tidak bisa asal menerima tamu begitu saja . Ada beberapa tamu yang harus dapat dibedakan oleh sekretaris, sebagai berikut :

 Tamu dengan perjanjian sebelumnya, artinya tamu ini adalah tamu yang diharapkan.

- Ketika pimpinan siap, maka sekretaris dapat mempersilahkan tamu masuk.

- Kenalkan diri anda : “Saya adalah sekretaris Bapak Iwan”. Jika tamu tidak mengulurkan tangan untuk jabat tangan maka sekretaris tidak perlu menjabat tangan.

- Dalam perjalanan ke ruang pimpinan, sekretaris berdiri disamping tamu agak kedepan dengan sikap tenang dan langkah yang mantap. - Sekretaris harus membukakan pintu atau menekan tombol lit. - Tunjukkan dimana ruang pimpinan.

 Tamu tanpa perjanjian. Ada beberapa kemungkinan tamu yang datang tanpa perjanjian:

(28)

19

Surabaya

- Ia adalah selesman yang ingin menawarkan produk. - Ia adalah tamu yang ingin meminta sumbangan. - Ia adalah relasi atau tamu rutin.

Penerima tamu kantor dengan baik merupakan hal yang sangat penting untuk kemajuan dari perusahaan tersebut, dimana seseorang penerima tamu kantor haruslah bisa melayani tamu dengan baik agar terciptanya image instasi atau perusahan yang kita pimpin menjadi lebih baik. Di dalam menerema tamu kantor harus bersifat profesional, dalam arti kata profesional disini merupakan kita tidak membedakan tamu kita, baik itu masyarakat biasa maupun pejabat sekalipun. Kita harus sama memberikan pelayanan terhadap tamu kita. Tamu banyak sekali macamnya, ada dari tamu minta dana sampai pemerintah, di dalam berbagai tamu tersebut beraneka ragam pula tingkah laku dan cara berpakain mereka, nah di situ lah kita dituntut untuk bersikap profesional dan melayani dengan sepenuh hati agar tamu kita menjadi senang.

d. Menerima telepon

Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam model.

Sekretaris dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah

(29)

20

Surabaya

dalam pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda. Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon. Jadi sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor. Karena hal ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat keterpercayaan terhadap perusahaan. Cara menangani telepon itu ada dua macam, yaitu :

 Respon untuk panggilan (incoming calls)

Hal-hal umum yang harus diperhatikan ketika menerima telepon : - Mengangkat gagang telepon.

- Gunakan bahasa yang resmi,komunikatif (maksudnya jelas, dapat dipahami, singkat dan tepat).

- Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelepon berada ditempat, secepatnya dihubungkan kepada yang ditujunya.

- Apabila telepon salah sambung, jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung.

- Bila penelepon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal atau cara tertentu yang harus diperhatikan.

- Bresikaplah sopan, ramah, hangat dan akrab karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui nada suara.

Hal-hal yang khusus yang harus diperhatikan ketika menerima telepon, yaitu:

(30)

21

Surabaya

- Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT).

- Menyampaikan salam.

- Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan.

- Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT).

- Bila penelepon kurang jelas,jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh, karena hal itu tidak sopan.

- Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitas dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.

- Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk, jangan sampai suara terdengar lesu.

- Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara profesional.

- Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara dengan sabar, bijaksana, namun tegas.

- Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon (jadilah pendengar yang baik).

- Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat. - Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru.  Melakukan panggilan (outgoing calls)

Persiapan menelepon yaitu :

- Siapkan nomor telepon yang hendak di tuju.

- Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan bulpoint.

- Catatlah hal - hal pokok yang akan di sampaikan kepada pihak yang di tuju.

(31)

22

Surabaya

e. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan

Dalam menyusun jadwal kegiatan sekretaris harus bersikap fleksibel, artinya bila ada hal-hal yang mendesak dan sangat penting, maka harus didahulukan dengan cara merevisi jadwal yang telah dibuat sebelumnya. Sebagian besar dari jadwal kegiatan pimpinan adalah berupa rapat dan janji bertemu dengan pihak lain. Usahakan agar tidak ada satupun janji atau rapat yang terabaikan dan juga jangan sampai terjadi tumpang tindih atau tabrakan dalam waktu lama.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sekretaris dalam membuat jadwal kegiatan pimpinan, yaitu:

 Memberi tanda pertemuan mana yang menjadi prioritas pertama, kedua, dan seterusnya.

 Mancatat waktu atau berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap perjanjian atau rapat.

 Pembuatan jadwal harus disesuaikan dengan selera pimpinan.  Mengenal relasi dan teman pimpinan.

Cara mengatur jadwal perjanjian maupun rapat :

 Usahakan hari senin tidak ada janji pertemuan. Hal ini dimaksudkan agar pimpinan memiliki waktu untuk merencanakan kegiatan minggu ini dan menyelesaikan pekerjaan minggu lalu yang tertunda.

 Hindari membuat jadwal perjanjian maupun rapat sehari setelah pimpinan baru datang dari bepergian beberapa hari.

 Jangan membuat jadwal sehari saat pimpinan akan berangkat bepergian. Fokuskan pada keperluan dan perlengkapan untuk kunjungan tersebut.

 Jangan membuat jadwal pertemuan yang memiliki prioritas yang sama tingginya dengan sebelumnya.

(32)

23

Surabaya

 Membuat jeda antara 10 sampai 15 menit diantara perjanjian, agar pimpinan dapat menandatangani berkas dan mempersiapkan rapat berikutnya.

 Untuk janji temu pimpinan dengan rekan ditaruh pada jam-jam terakhir, agar bila pimpinan berhalangan hadir maka jadwalnya mudah dirubah.

 Perjanjian yang melalui telpon perlu dikonfirmasi pada pimpinan apakah jadwalnya memungkinkan.

 Setiap hari mencocokkan dan mencatat semua perjanjian temu pimpinan pada buku things to do today.

f. Menyimpan dan mengatur arsip

Menata arsip merupakan tugas sekretaris yang harus dilakukan secara konsisten dan terstruktur agar tidak menyebabkan hilangnya dokumen atau surat-surat berharga perusahaan. Dalam menata arsip, seorang sekretaris perlu menerpakan sistem pengarsipan yang standar, sehingga mudah dibaca dan dipahami.

Ursula Ernawati (2003 : 117) berpendapat bahwa sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan matematis dengan menggunakan abjad, nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip terkait.

Sedangkan menurut pendapat Siwi Kadarmo (1998 : 139) mengatakan bahwa sistem pengarsipan (filling) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.

(33)

24

Surabaya

 Sistem abjad, yaitu dokumen/surat ataupun barang lainnya disusun dengan menggunakan nama (abjad). (Siwi Kadarmo, 1998 : 140).

 Sistem perihal, yaitu dokumen/surat ataupun barang lainnya disusun berdasarkan perihal ataupun pokok isi surat/dokumen. (Ursula Ernawati, 2003 : 131).

 Sistem daerah/wilayah, yaitu dokumen/surat ataupun barang lainnya disusun berdasarkan pembagian daerah/wilayah yang menjadi alamat suatu surat. (Ursula Ernawati, 2003 : 139).

 Sistem nomor, yaitu dokumen/surat ataupun barang lainnya disusun berdasarkan pengelempokan-pengelompokan tertentu dimana setiap pengelompokan diberikan identitas dengan menggunakan nomor, misal surat cuti dengan nomor 003 dan lain sebagainya. (Siwi Kadarmo, 1998 : 144).

 Sistem kronologis, yaitu dokumen/surat ataupun barang lainnya yang disusun berdasarkan urutan tanggal datangnya atau dibuatnya dokumen/surat ataupun barang tersebut. (Siwi Kadarmo, 1998 : 146).

C. Kegiatan di Tempat Analisis

a. Jobdis Aktivitas Kerja

Tugas rutin yang biasa di lakukan oleh sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri itu meliputi :

 Membuat, mengirim dan membuat surat

Sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri hanya membuat surat jika surat itu adalah kebutuhan dari devisi dan dari direktur utama. Untuk pembuatan surat atas jabatan selain devisi dan direktur utama, maka sekretaris tidak berhak untuk membuatnya, karena sudah ada pembagian

(34)

25

Surabaya

tugas masing-masing untuk setiap jabatan. Selain itu, juga karena sekretaris tersebut di khususkan untuk mengatur dan membantu para devisi dan direktur utama. Jadi, sekretaris ini hanya melaksanakan tugas yang berada di bawah wewenang para devisi dan direktur utama, selain itu sudah ada pembagian tugas masing-masing untuk setiap jabatan yang ada di Yayasan Yatim Mandiri.

Dalam pembuatan surat, disini sekretaris menggunakan seluruh konsep surat berasal dari atasan, yang mana konsep tersebut merupakan standar surat baku yang selalu di gunakan di Yayasan Yatim Mandiri. Konsep yang selalu dipakai untuk membuat surat baik surat untuk sesama Yayasan Yatim Mnadiri maupun surat untuk organisasi di luar Yayasan Yatim Mandiri.

Untuk proses pengirimannya, sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri lebih sering mengirimnya melauli media internet, yakni melaui email, karena kebanyakan surat yang di buat adalah surat yang di tuju untuk organisasi se Yayasan Yatim Mnadiri, yakni untuk cabang-cabang dari Yatim Mandiri. Namun ada juga surat yang harus dikirim langsung ke peneriam tanpa melalui email, maka sekretaris disini meminta bantuan seseorang untuk mengirim penerima, jadi untuk pengiriman surat secara langsung sekretaris tidak ikut turun tangan. Namun melalui perantara oprang lain.

 Mengoperasikan komputer

Dalam penguasaan komputer, sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri minimal di harusakan untuk menguasai Ms.Office, terutama Ms.Word dan Ms.Excel, selain itu harus lancar dalam berinternet, karena dalam Yayasan Yatim Mandiri, untuk semua cabang dan seluruh organisasinya di wajibkan untuk selalu mengaktifkan internet, hal ini di sebabkan

(35)

26

Surabaya

karena dengan internet akan lebih mempermudah komunikasi dengan cabang-cabang yang tersebar di beberapa wilayah di indonesia.

 Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan

Dalam penyusunan dan pembuatan jadwal kegiatan pimpinan, sebelumnya sekretaris disini telah menerima setoran jadwal dari direksi, yang kemudian sekretaris di perintahkan untuk mengatur jadwal agenda tersebut, dengan melihat jadwal kegiatan pimpinan terlebih dahulu, maka kemudian sekretaris bisa langsung menentukan waktu dan tempat untuk agenda tersebut, dan agenda yang akan di lakukan adalah agenda yang lebih di prioritaskan, yakni kegiatan yang sekiranya sangat penting, maka dalam penyusunan waktunya, hal yang terpenting tersebut harus yang di dahulukan. Misalnya agenda rapat yang harus mendatangkan direktur utama, maka untuk agenda yang lain harus di cancel atau di tunda di hari lain jika sekiranya agenda tersebut bebarengan.

 Menyimpan dan mengatur arsip

Untuk pengaturan arsip, sekretaris melakukan penyimpanan arsip dengan menggunakan system abjad, yaitu dokumen/surat disusun dengan menggunakan nama (abjad). Dalam hal ini, system pengarsipannya itu per devisi, jadi sekretaris hanya mengarsip surat yang ditujukan untuk para devisi, selebihnya itu masuk pada bagiannya masing-masing dan yang mengarsip keseluruhannya itu adalah HRD. Karena sekali lagi, disini sekretaris hanya memegang tanggung jawab terhadap devisi dan direktur utama.

 Mendampingi rapat

Sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri juga bertugas sebagai pendamping rapat. Yakni menjadi notulen dalam rapat, hal yang di lakukan adalah mencatat semua hal yang di bicarakan dalam rapat

(36)

27

Surabaya

tersebut, kemudian membuat risalah rapat, yang kemudian risalah tersebut di distribusikan kepada ke sesama peserta rapat, hal ini fungsinya untuk memberitahu ke semua peserta rapat bagaiman hasil dari rapat yang telah di lakukan.

b. Problematika Analisis

Dari hasil data dan informasi yang telah penulis peroleh di Yayasan Yatim Mandiri mengenai tugas rutin sekretaris, maka terlihat bahwasanya problemtika yang terjadi ialah :

 Tugas rutin sekretaris di Yatim Mandiri tidak sepenuhnya dijalankan oleh sekretaris, namun ada sebagian tugas rutin sekretaris yang di kerjakan oleh front office. Yaitu tugas dalam menerima telepon dan menerima tamu.

 Dalam penerimaan telepon, tidak di lakukan penyimpanan dan pencatatan penelpon secara maksimal.

 Dalam pengaturan jadwal kegitan pimpinan, sekretaris tidak mencatatnya dalam form jadwal pimpinan di komputer, namun hanya di catat dalam buku catatan kecilnya.

c. Solusi Problematika Pelaksanaan Analisis

 Untuk masalah pembagian tugas, seharusnya sekretaris tetap mendapat tugas sebagaimana mestinya, meskipun hal itu memang sering di lakukan oleh bagian front office, namun sebagai sekretaris, dia memiliki tanggung jawab terhadap atasannya, maka jika ada telepon ataupun tamu yang ingin bertemu dengan atasan, seharusnya sekretaris juga ikut mengambil alih tugas tersebut, karena jika ada penelpon atau tamu yang mencari atasan, maka sekretaris yang berhak mengkonfirmasi apakah penelpon bisa berbicara dengan atasan atau tidak.

(37)

28

Surabaya

 Untuk penerimaan telepon, meskipun di Yayasan Yatim mandiri itu bukan termasuk bagian dari tugas sekretaris, namiun bagian Front Office tetap harus selalu mencatat siapa saja penelpon yang masuk di kantor tersebut dalam setiap harinya. Dan pencatatannya akan lebih baik jika di catat dan di simpan dengan menggunakan aplikasi Ms.outlook.

Gambar II.1 Penggunaan Microsoft Outlook untuk penyimpanan daftar no telepon

 Sebagai sekretaris, seharusnya dalam mengatur jadwal kegiatan atasan, jadwal tersebut di simpannya dengan baik dan teratur, tidak hanya sekedar di simpan dan di catat dalam buku catatan kecil milik sekretaris, tapi harus di arsipkan juga di dalam komputer atau laptop. Contoh format pengaturan jadwal atasan ialah :

No Hari/tanggal Pukul Tempat Acara Ceklis

1 Selasa/15-06-13 13.00-1500 Aula MEC

Rapat seluruh struktur YYM, MYM dan YKN

√

2

(38)

30 Laporan Tugas Akhir

Surabaya

BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan analisis yang telah di lakukan penulis di Yayasan Yatim Mandiri serta hasil dari pembahasan dan pemaparan di atas, penulis mengambil kesimpulan, yaitu :

a. Dalam pelaksanaan tugas sekretaris, ada beberapa tugas yang pembagiannya tidak sepenuhnya di kerjakan oleh sekretaris.

b. Setiap tugas sekretaris pasti ada problematika yang terjadi.

c. Sekretaris di Yayasan Yatim Mndiri memiliki tugas rutin yang sebagian besar sudah sesuai dengan teori.

d. Dalam pencatatan setiap agenda pimpinan, sekretaris tidak melakukan pencatatan dengan maksimal.

B. SARAN

Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih memperlancar tugas rutin sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri adalah sebagai berikut :

a. Seharusnya pembagian tugas sekretaris benar-benar di lakasanakan sesuai dengan tugas rutin sekretaris.

b. Pengetahuan dan keterampilan sekretaris dalam penguasaan pengoperasian komputer harus lebih di tingkatkan lagi agar pencatatan agenda atasan ataupun pencatatan lainnya yang di lakukan tidak dengan menggunakan pencatatan manual.

(39)

31

Surabaya

DAFTAR PUSTAKA

Heriyanto, 2011. Tata Cara Surat Menyurat Dalam Instansi Pemerintahan. Di ambil oleh : http://www.tata.cara.surat.menyurat.html

Purnamasari, Debby, 2012. Tata Cara Menggunakan Telpon. Cara Menangani Telepon. Di ambil oleh : http://www.menerima_telefon.15//cara.html

Ristiano, Feri, 2010. Syarat-syarat dan Pekerjaan Seorang Sekretaris. Di ambil oleh : http://www.mengerjakantugas.blogspot.html

Elan Rudi, 2010. Sekretaris. Di ambil oleh :

http://www.miftahulma_arif.blogspot.com

Sumber Referensi Online. Bagaimana dan Seperti Apakah Tugas Sekretaris Itu. Di ambil oleh : http://sro.web.id/tugas-sekretaris.html

Varinii, Isty, 2013. Administrasi Perkantoran. Di ambil oleh :

http://www.Perkantoran pengertian sekertaris.html

Kusuma, Efendi, 2013. Tugas dan Tanggung Jwab Sekretaris. Di ambil oleh :

(40)

32

Surabaya

Lembaga Amil Zakat (LAZ)

Lembaga Pendidikan & Pemberdayaan

(LPP)

Lembaga Penggalangan Sumber

Daya (LPSD)

Mtra Mandiri Utama (MMU) Fundraising Pendidikan Dasar Menengah Pengemb. Program Pendidikan Tinggi SDM & GA IT Akuntansi Keuangan Program GM RO Marketing Dev. Wakaf BM BM Riset & Marketing Sp Training CSR Yatim Mandiri Fund Tawaf

Startup Unit Bisnis

PT PT PEMBINA PENGURUS DIREKTUR UTAMA PENGAWAS Dewan Penasehat Komite Tasharuf Komite Audit Internal Audit Corporate Secretary Sekretaris PR Legal DPS Layanan Donatur Pendidikan Pemberdayaan Pend. Vokasi/ Akademi Komunitas Universitas Penyaluran/Tasharuf Pembinaan & Pemberdayaan Ekonomi Penyaluran/Tasharuf Komite Wakaf Operasional Operasional Kemanus iaan Kesehatan PLS Media & Dakwah Ekonomi

LAMPIRAN

Struktur Organisasi Yayasan Yatim Mandiri

(41)

33

Surabaya

Lampiran I.2 Gambar Lokasi Yayasan Yatim Mandiri

(42)

34

Surabaya

Lampiran I.4 Gambar Ruang Kerja Sekretaris di Yayasan Yatim Mandiri

Lampiran 1.5 Gambar Ketika Proses Analisis di Ruang Kerja Sekretaris Yayasan Yatim Mandiri

(43)

35

Mandiri Entrepreneur Centre (MEC) Surabaya T U S B DOLOG

Graha Pena Jawa Pos Polda Jatim

Masjid Agung Surabaya

Tol Waru Perak

MIN Jambangan

Yayasan. Yatim Mandiri

MI Negeri Jambangan

Jl. Raya Jambangan

Jl. Jambangan Kebon Agung Jl. Kebonsari

Arah ke Sidoarjo Jl. Ahmad Yani

Arah ke Surabaya Rel Kereta Api

“YAYASAN YATIM MANDIRI” Jalan Raya jambangan No.135-137

surabaya

(44)

36

Surabaya