BAB II KEGIATAN ANALISIS
B. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.
Berikut beberapa pengertian dari sekretaris :
Sekretaris menurut H. W Fowler dan F. G Fowler (2008:2) yang dikutip oleh Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Profesional mengemukakan bahwa Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
11
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
Menurut C. L Barnhart (2008:2) yang dikutip oleh Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Professional menyatakan bahwa Sekretaris adalah seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya untuk perorangan atau organisasi.
Pengertian sekretaris Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden (1997:4) seperti yang dikutip oleh Sutarto dalam buku Sekretaris dan tatawarkat menyatakan Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.
Pengertian Sekretaris Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano (2004:1) yang dikutip oleh Ursulla Ernawati dalam buku Pedoman lengkap Kesekretarisan mengemukakan Seorang Sekretaris adalah seorang professional, sebagai seorang professional sekretaris diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.
2. Syarat Menjadi Sekretaris
Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan
12
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris.
Sedangkan syarat-syarat untuk menjadi sekretaris antara lain adalah : a. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang
menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll. b. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang
perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
c. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan. d. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris
yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
e. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.
3. Tugas-tugas Sekretaris
Berdasarkan ruang lingkup, tugas sekretaris itu di bedakan menjadi delapan macam, di antaranya adalah sebagai berikut :
13
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
a. Tugas-tugas rutin
Tugas rutin yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus.
Membuat, menerima dan mengirim surat. Mengoperasikan komputer.
Menerima tamu. Menerima telepon.
Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan. Menyimpan dan mengatur arsip.
b. Tugas-tugas khusus
Tugas-tugas khusus yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas.
Menyusun surat-surat rahasia. Menyusun acara pertemuan bisnis.
Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. Mengurus perjalanan bisnis/dinas pimpinan dan sebagainya.
c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan.
Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
14
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
d. Tugas Sosial
Tugas sosial meliputi :
Mengurusi Rumah tangga kantor.
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
e. Tugas keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain :
Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
15
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
f. Tugas resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. g. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi :
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
Mengoreksi bahan-bahan cetakan, missal : brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. 4. Tugas Rutin Sekretaris
a. Membuat, mengirim dan menerima surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya. Agar
16
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Disini Sekretaris harus mempunyai suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep sendiri. Surat – menyurat dari atau ke atasan merupakan tanggung jawab seorang sekretaris. Ada surat yang harus ditulis secara khas sesuai dengan kepribadian atasan dan ada surat yang yang merupakan hasil korespondensi yang berkepanjangan, sehingga perlu ditelusuri riwayatnya atau sekedar balasan surat dari yang diterima sebelumnya. Sekretaris dituntut mampu menyusunnya dengan akurat dan berkualitas. Faktor terpenting dalam surat, di samping penggunaan bentuk surat, jenis kertas atau sampul adalah pemakaian kata dan penyusunnya yang memberi kejelasan pada penerima surat, di samping itu surat harus dibuat sebagai alat penyampaian pesan yang berkepribadian.
Pada umumnya bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis itu lebih singkat, karena penulis sebelum menulis surat sudah mempertimbangkan setiap susunan kalimat supaya simpatik, sopan, luwes dan menyenangkan yang membaca. Dengan demikian dapat dikemukakan syarat dan ciri surat yang baik adalah :
17
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
Surat ditulis dalam bentuk yang menarik, dan tersusun sesuai dengan peraturan surat menyurat.
Setiap kalimat dalam surat harus berguna, bermakna, maka tidak boleh memakai kalimat yang berbelit-belit.
Hindarkan singkatan yang tidak perlu terutama mengarang singkatan sendiri.
Nada surat harus sopan dan bijaksana serta hormat dan simpatik. Surat jangan terlalu panjang.
Surat harus bersih dan rapi. b. Mengoperasikan komputer
Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta Power Point. Juga dapat menjalankan internet untuk berbagai keperluan baik mengirim dan menerima berita atau mencari data. Dengan mengerti perkembangan teknologi, maka akan memudahkan pekerjaan seorang sekretaris untuk mengirim dan menerima berkas via email, mendapatkan berbagai macam informasi dam memudahkan sekretaris untuk berkomunikasi dengan gadget yang canggih.
c. Menerima tamu
Pengertian Tamu Kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda. Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tunggu. Lalu tanyakan
18
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah, maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda.
Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi. Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan. Tetapi jika atasan anda bersedia menemuinya, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu.
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara atasan dengan tamu yang akan bertemu dengan atasan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu atasan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda tidak bisa asal menerima tamu begitu saja . Ada beberapa tamu yang harus dapat dibedakan oleh sekretaris, sebagai berikut :
Tamu dengan perjanjian sebelumnya, artinya tamu ini adalah tamu yang diharapkan.
- Ketika pimpinan siap, maka sekretaris dapat mempersilahkan tamu masuk.
- Kenalkan diri anda : “Saya adalah sekretaris Bapak Iwan”. Jika tamu tidak mengulurkan tangan untuk jabat tangan maka sekretaris tidak perlu menjabat tangan.
- Dalam perjalanan ke ruang pimpinan, sekretaris berdiri disamping tamu agak kedepan dengan sikap tenang dan langkah yang mantap. - Sekretaris harus membukakan pintu atau menekan tombol lit. - Tunjukkan dimana ruang pimpinan.
Tamu tanpa perjanjian. Ada beberapa kemungkinan tamu yang datang tanpa perjanjian:
19
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
- Ia adalah selesman yang ingin menawarkan produk. - Ia adalah tamu yang ingin meminta sumbangan. - Ia adalah relasi atau tamu rutin.
Penerima tamu kantor dengan baik merupakan hal yang sangat penting untuk kemajuan dari perusahaan tersebut, dimana seseorang penerima tamu kantor haruslah bisa melayani tamu dengan baik agar terciptanya image instasi atau perusahan yang kita pimpin menjadi lebih baik. Di dalam menerema tamu kantor harus bersifat profesional, dalam arti kata profesional disini merupakan kita tidak membedakan tamu kita, baik itu masyarakat biasa maupun pejabat sekalipun. Kita harus sama memberikan pelayanan terhadap tamu kita. Tamu banyak sekali macamnya, ada dari tamu minta dana sampai pemerintah, di dalam berbagai tamu tersebut beraneka ragam pula tingkah laku dan cara berpakain mereka, nah di situ lah kita dituntut untuk bersikap profesional dan melayani dengan sepenuh hati agar tamu kita menjadi senang.
d. Menerima telepon
Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam model.
Sekretaris dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah
20
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
dalam pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda. Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon. Jadi sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor. Karena hal ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat keterpercayaan terhadap perusahaan. Cara menangani telepon itu ada dua macam, yaitu :
Respon untuk panggilan (incoming calls)
Hal-hal umum yang harus diperhatikan ketika menerima telepon : - Mengangkat gagang telepon.
- Gunakan bahasa yang resmi,komunikatif (maksudnya jelas, dapat dipahami, singkat dan tepat).
- Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelepon berada ditempat, secepatnya dihubungkan kepada yang ditujunya.
- Apabila telepon salah sambung, jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung.
- Bila penelepon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal atau cara tertentu yang harus diperhatikan.
- Bresikaplah sopan, ramah, hangat dan akrab karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui nada suara.
Hal-hal yang khusus yang harus diperhatikan ketika menerima telepon, yaitu:
21
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
- Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT).
- Menyampaikan salam.
- Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan.
- Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT).
- Bila penelepon kurang jelas,jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh, karena hal itu tidak sopan.
- Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitas dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
- Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk, jangan sampai suara terdengar lesu.
- Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara profesional.
- Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara dengan sabar, bijaksana, namun tegas.
- Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon (jadilah pendengar yang baik).
- Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat. - Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru. Melakukan panggilan (outgoing calls)
Persiapan menelepon yaitu :
- Siapkan nomor telepon yang hendak di tuju.
- Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan bulpoint.
- Catatlah hal - hal pokok yang akan di sampaikan kepada pihak yang di tuju.
22
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
e. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan
Dalam menyusun jadwal kegiatan sekretaris harus bersikap fleksibel, artinya bila ada hal-hal yang mendesak dan sangat penting, maka harus didahulukan dengan cara merevisi jadwal yang telah dibuat sebelumnya. Sebagian besar dari jadwal kegiatan pimpinan adalah berupa rapat dan janji bertemu dengan pihak lain. Usahakan agar tidak ada satupun janji atau rapat yang terabaikan dan juga jangan sampai terjadi tumpang tindih atau tabrakan dalam waktu lama.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sekretaris dalam membuat jadwal kegiatan pimpinan, yaitu:
Memberi tanda pertemuan mana yang menjadi prioritas pertama, kedua, dan seterusnya.
Mancatat waktu atau berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap perjanjian atau rapat.
Pembuatan jadwal harus disesuaikan dengan selera pimpinan. Mengenal relasi dan teman pimpinan.
Cara mengatur jadwal perjanjian maupun rapat :
Usahakan hari senin tidak ada janji pertemuan. Hal ini dimaksudkan agar pimpinan memiliki waktu untuk merencanakan kegiatan minggu ini dan menyelesaikan pekerjaan minggu lalu yang tertunda.
Hindari membuat jadwal perjanjian maupun rapat sehari setelah pimpinan baru datang dari bepergian beberapa hari.
Jangan membuat jadwal sehari saat pimpinan akan berangkat bepergian. Fokuskan pada keperluan dan perlengkapan untuk kunjungan tersebut.
Jangan membuat jadwal pertemuan yang memiliki prioritas yang sama tingginya dengan sebelumnya.
23
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
Membuat jeda antara 10 sampai 15 menit diantara perjanjian, agar pimpinan dapat menandatangani berkas dan mempersiapkan rapat berikutnya.
Untuk janji temu pimpinan dengan rekan ditaruh pada jam-jam terakhir, agar bila pimpinan berhalangan hadir maka jadwalnya mudah dirubah.
Perjanjian yang melalui telpon perlu dikonfirmasi pada pimpinan apakah jadwalnya memungkinkan.
Setiap hari mencocokkan dan mencatat semua perjanjian temu pimpinan pada buku things to do today.
f. Menyimpan dan mengatur arsip
Menata arsip merupakan tugas sekretaris yang harus dilakukan secara konsisten dan terstruktur agar tidak menyebabkan hilangnya dokumen atau surat-surat berharga perusahaan. Dalam menata arsip, seorang sekretaris perlu menerpakan sistem pengarsipan yang standar, sehingga mudah dibaca dan dipahami.
Ursula Ernawati (2003 : 117) berpendapat bahwa sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan matematis dengan menggunakan abjad, nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip terkait.
Sedangkan menurut pendapat Siwi Kadarmo (1998 : 139) mengatakan bahwa sistem pengarsipan (filling) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.
24
Laporan Tugas Akhir
Mandiri Entrepreneur Center (MEC)
Surabaya
Sistem abjad, yaitu dokumen/surat ataupun barang lainnya disusun dengan menggunakan nama (abjad). (Siwi Kadarmo, 1998 : 140).
Sistem perihal, yaitu dokumen/surat ataupun barang lainnya disusun berdasarkan perihal ataupun pokok isi surat/dokumen. (Ursula Ernawati, 2003 : 131).
Sistem daerah/wilayah, yaitu dokumen/surat ataupun barang lainnya disusun berdasarkan pembagian daerah/wilayah yang menjadi alamat suatu surat. (Ursula Ernawati, 2003 : 139).
Sistem nomor, yaitu dokumen/surat ataupun barang lainnya disusun berdasarkan pengelempokan-pengelompokan tertentu dimana setiap pengelompokan diberikan identitas dengan menggunakan nomor, misal surat cuti dengan nomor 003 dan lain sebagainya. (Siwi Kadarmo, 1998 : 144).
Sistem kronologis, yaitu dokumen/surat ataupun barang lainnya yang disusun berdasarkan urutan tanggal datangnya atau dibuatnya dokumen/surat ataupun barang tersebut. (Siwi Kadarmo, 1998 : 146).