2. TINJAUAN UMUM
3.5 Kegiatan-Kegiatan di Apotek
Apotek Erra Medika memulai kegiatan dari pukul 08.00 sampai pukul 22.00 dari senin sampai minggu, yang dibagi menjadi dua shift. Kegiatan yang dilakukan di Apotek Erra Medika terbagi menjadi dua bagian, yaitu kegiatan teknis kefarmasian dan kegiatan non-teknis kefarmasian.
3.5.1 Kegiatan Teknis Kefarmasian
Kegiatan ini berhubungan langsung dengan pengelolaan perbekalan farmasi, yang meliputi :
1. Pengadaan barang
Hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan antara lain :
a. Sebelum dilakukan pengadaan obat terlebih dahulu dilakukan perencanaan pengadaan obat berdasarkan kebutuhan Apotek Erra Medika dan berdasarkan buku defecta atau buku pesanan berdasarkan stok minimum. b. Harus sesuai dengan kemampuan atau kondisi yang ada.
c. Sistem atau pengadaan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pengadaan perbekalan farmasi menjadi tugas dan wewenang Apoteker Pengelola Apotek (APA). APA dan Asisten Apotker (AA) bekerja sama untuk menjaga kelancaran dan ketepatan persediaan barang. Pengadaan atau pemesanan barang di Apotek Erra Medika biasanya dilakukan pada pagi hari, setiap hari Senin dan Kamis menggunakan Surat pesanan (SP). Untuk pemesanan cito disampaikan melalui telepon, dimana SP menyusul ketika barang diantar.
Pembelian dilaksanakan oleh asisten apoteker yang bertanggung jawab langsung terhadap APA. Pembelian dan pemesanan obat ditandatangani oleh apoteker.
Dalam melakukan pemesanan barang kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF), perlu diperhatikan kriteria-kriteria sebagai berikut :
a. Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang resmi.
b. Besarnya potongan harga (diskon) dan tenggang waktu pembayaran. c. Pelayanan yang baik, cepat dan tepat waktu.
Universitas Indonesia
2. Penerimaan barang
Barang-barang yang dipesan, kemudian diantar dan disertai dengan faktur sebagai tanda bukti penyerahan barang. Barang -barang yang telah diterima dari PBF kemudian diperiksa meliputi :
a. Kesesuaian jenis dan jumlah barang yang dipesan dalam SP (Surat Pesanan).
b. Tanggal kadaluwarsa barang.
c. Spesifikasi obat dan keadaan fisik obat.
Apabila barang yang diterima sesuai dengan pesanan, petugas akan menandatangani dan memberikan stempel apotek pada faktur asli dan faktur kopi. Terdapat empat lembar faktur, faktur yang asli dikembalikan kepada distributor atau PBF dan kopi faktur disimpan sebagai dokumen untuk apotek dan dicatat dalam buku. Seminggu setelah penyerahan barang, PBF melakukan tukar faktur dimana faktur asli akan diberikan kepada apotek serta menentukan tanggal pembayaran.
3. Penyimpanan barang
Penyimpanan barang di apotek dibedakan berdasarkan bentuk sediaan, kemudian disusun secara alfabetis dengan sistem FEFO (First Expire First Out) dan FIFO (First In First Out). Setiap jenis obat yang disimpan disertai dengan kartu stok.
Obat dan alat kesehatan disimpan di rak, sedangakan untuk obat yang membutuhkan suhu rendah segera dimasukkan dalam lemari pendingin. Penyimpanan obat bebas diletakkan di etalase ruang depan pada bagian OTC. 4. Penjualan
Penjualan obat di Apotek Erra Medika dilakukan dengan sistem pembayaran tunai dan kredit. Adapun pelayanan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Pelayanan obat resep dengan pembayaran tunai
Pelayanan atau penjualan obat dengan resep diberikan kepada pasien yang membeli obat dengan resep secara tunai. Proses pelayanan resepnya adalah :
1) Apoteker atau asisten apoteker menerima resep dari pasien, kemudian diperiksa kelengkapan resepnya dan diberi harga.
2) Setelah pasien setuju dan langsung membayar pada kasir, lalu kasir akan mencatat alamat pasien di resep.
3) Resep dibawa ke bagian peracikan untuk dikerjakan oleh asisten apoteker yang dibantu oleh juru resep. Obat yang telah selesai dibuat, diberi etiket kemudian diperiksa kembali oleh apoteker atau asisten apoteker baik bentuk sediaan, nama pasien, etiket, dan jumlah obat. Obat diberikan kepada pasien dengan pemberian informasi penggunaan obat kemudian dicatat alamat pasien, jumlah, dan harga resep ke dalam buku resep.
b. Pelayanan obat resep dengan pembayaran kredit
Apotek Erra Medika bekerja sama dengan beberapa perusahaan dalam pelayanan kesehatan, antara lain : Bank Mandiri, PT. Nayaka dan Sudirman Medical Center. Pelayanan obat dengan resep kredit dilakukan secara gratis. Klaim pada PT. Nayaka Husada dan Sudiman Medical Center dilakukan 1 bulan sekali pada awal bulan, sedangkan PT. Mandiri dilakukan dua kali, yaitu pada awal dan pertengahan bulan. Keuntungan yang didapatkan apotek dari setiap resep yaitu sekitar 10%. Untuk resep kredit Bank Mandiri pengeluaran obat dibatasi yaitu sebesar Rp. 55.000/lembar resep, jika melebihi batas maka pasien harus membayar.
c. Pelayanan atau penjualan obat bebas
Pelayanan obat bebas adalah pelayanan obat kepada konsumen tanpa melalui resep dokter. Obat-obat yang dapat dijual bebas adalah obat yang termasuk dalam daftar obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetika, dan alat kesehatan tertentu. Pembayaran dilakukan di kasir, setelah lunas obat diserahkan kepada konsumen atau pembeli.
d. Pelayanan Obat Wajib Apotek
Pelayanan obat wajib apotek adalah pelayanan obat-obat keras oleh apoteker yang dapat diberikan kepada pasien tanpa menggunakan resep dokter.
Universitas Indonesia
3.5.2 Kegiatan Teknis Non Kefarmasian Kegiatan ini meliputi :
1. Bagian Keuangan
Pada prinsipnya kegiatan keuangan adalah mengelola seluruh kegiatan yang berhubungan dengan uang masuk dan uang keluar. Di apotek arus uang masuk meliputi arus penjualan tunai dan penagihan piutang (penjualan kredit). Arus uang keluar berupa biaya operasional apotek (listrik, telepon, PAM, gaji pegawai), pembelian barang secara tunai dan pembayaran rutin untuk pembelian barang secara kredit. Pada kegiatan keuangan dikenal buku kas dan buku bank. Buku kas berisi semua pemasukan dan pengeluaran uang dalam bentuk tunai yang dilakukan setiap hari sedangkan buku bank berisi semua pemasukan dan pengeluaran melalui bank.
2. Kegiatan Administrasi
Kegiatan administrasi bertugas mencatat serta membukukan seluruh kegiatan administrasi di apotek yang merupakan unsur penunjang semua kegiatan di apotek, selain itu dapat juga memberikan data keuangan secara rinci. Data tersebut digunakan untuk mengambil keputusan baik yang bersifat mendadak maupun dalam menyusun rencana jangka panjang.
Pada kegiatan administrasi pembelian, transaksi pembelian dimasukkan ke dalam komputer oleh Asisten Apoteker berdasarkan faktur pembelian. Transaksi pembelian kemudian ditampilkan sehingga jumlah barang akan tercatat dan jumlah uang akan tercatat pada transaksi hutang di komputer.
Pada administrasi penjualan harga resep, OTC, DOWA dilakukan melalui komputer. Pada saat petugas memasukkan daftar barang yang dibeli dan telah dibayar, maka stok barang secara otomatis berkurang sesuai dengan transaksi yang telah dilaksanakan.