4. PEMBAHASAN
4.3 Pengelolaan Obat dan Pelayanan Resep
Perencanaan obat di Apotek Erra Medika dilakukan berdasarkan metode konsumsi dan pola penyakit. Selain itu dalam perencanaan juga mempertimbangkan anggaran yang tersedia, sisa stok, waktu tunggu (lead time) serta harga yang ditawarkan oleh distributor. Obat-obat yang diutamakan untuk direncanakan dalam pengadaan adalah obat-obat yang banyak diresepkan oleh dokter-dokter di Klinik Erra Medika, karena sebagian besar pelanggan Apotek Erra Medika adalah pasien Klinik Erra Medika.
Pengadaan obat di apotek merupakan suatu hal yang sangat penting sebab jika tidak dikelola dengan baik, maka dapat menimbulkan kerugian bagi apotek. Sebaliknya, apabila dikelola dengan baik dan efektif maka akan menguntungkan apotek. Pengadaan obat di apotek harus dilakukan secara efektif dan efisien sehingga tidak terjadi stok kosong ataupun stok mati.
Pengadaan barang hanya dilakukan melalui pembelian dan pemesanan barang pada hari Senin dan Kamis. Pemesanan barang di Apotek Erra Medika dapat dilakukan secara langsung ketika karyawan Pedagang Besar Farmasi (PBF) datang ke apotek ataupun melalui telepon. Pengadaan barang dilaksanakan oleh asisten apoteker yang bertanggung jawab langsung terhadap Apoteker Pengelola Apotek (APA). Jika ada obat yang bersifat mendesak (cito) atau bersifat fast moving mendadak habis persediaannya apotek Erra Medika tidak melakukan pemesanan di luar hari tersebut (Senin dan Kamis) melalui pembelian langsung. Cara pemesanan ini kurang efektif karena sering kali terjadi kekosongan obat yang dikarenakan pengiriman dari PBF terlambat atau kurang terkontrolnya stok pengaman (buffer stock) dan juga banyak terdapat obat expirate date. Hal ini dapat terjadi karena kurangnya pengawasan APA terhadap pemesanan dan penjualan obat serta kurangnya komunikasi APA dengan dokter untuk meresepkan obat-obat yang sisa stok masih banyak.
Universitas Indonesia
tersebut tidak terjual sampai batas waktu yang telah disepakati ataupun sampai batas kadaluarsa, maka barang tersebut dapat dikembalikan kepada pemiliknya.
Barang yang sudah dipesan biasanya akan dikirim oleh PBF pada hari yang sama ketika obat tersebut dipesan atau akan dikirim beberapa hari kemudian tergantung kebijakan masing-masing PBF. Surat pemesanan obat dapat dilihat pada Lampiran 12. Pemesanan narkotika dan psikotropika di Apotek Erra Medika telah sesuai dengan peraturan pemerintah Surat pesanan narkotika dan surat pesanan psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 13 dan Lampiran 14.
4.3.2 Penerimaan dan Penyimpanan
Barang pesanan yang datang akan dilakukan beberapa pemeriksaan, yaitu pemeriksaan kesesuaian barang yang datang dengan daftar barang yang dipesan di surat pesanan dan faktur pembeliannya terhadap jenis barang, merk, jumlah, harga satuan, jumlah harga per jenis barang dan jumlah harga keseluruhan obat yang tertera di dalam faktur. Obat yang sudah diterima diperiksa nomor batch dan tanggal kadaluarsanya untuk mencegah kemungkinan diterimanya obat yang sudah kadaluarsa atau mendekati kadaluarsa. Jika obat sudah sesuai, faktur ditandatangani oleh petugas apotek dan diberi cap apotek. Faktur yang asli dikembalikan kepada distributor atau PBF yang bersangkutan dan copy fakturnya disimpan sebagai dokumen untuk apotek. Tahap selanjutnya adalah memindahkan data-data faktur ke dalam buku penerimaan barang dan sistem komputerisasi. Khusus produk OTC, selain pemberian harga secara komputerisasi dilakukan juga pelabelan harga secara manual.
Obat dan perbekalan farmasi yang telah diperiksa kesesuaiannya serta dicatat dan diberi harga kemudian disimpan di lemari atau rak penyimpanan yang tersedia. Obat-obat OTC dan perbekalan farmasi disimpan di ruang pelayanan, sedangkan obat-obat ethical disimpan di ruang peracikan. Penyimpanan produk OTC di etalase dipisahkan antara obat dan perbekalan farmasi lainnya. Obat-obat OTC kemudian disusun berdasarkan bentuk sediaan dan efek farmakologinya. Penataan obat OTC di etalase juga mempertimbangkan segi estetika dengan pengaturan warna kemasan yang bertujuan untuk menarik minat pelanggan untuk membeli. Perbekalan kesehatan dan rumah tangga seperti perlengkapan bayi, susu formula, kosmetika, sabun, pasta gigi, dan shampo disusun berdasarkan
jenisnya masing-masing.
Data pada sistem komputer dipakai sebagai data kartu stok. Selanjutnya obat diberi harga serta dilakukan pencatatan di buku rincian faktur pembelian dan kartu stok. Selain itu juga dibuat arsip faktur barang berdasarkan nama PBF. Untuk Narkotika dan Psikotropika, kartu stok dibuat tersendiri selain dari sistem komputer, hal ini penting untuk memudahkan penelusuran barang. Jika penerimaan obat telah selesai dilakukan, obat diletakkan pada etalase atau lemari obat sesuai dengan jenis obatnya.
Penyimpanan obat di ruang peracikan dipisahkan berdasarkan bentuk sediaan (tablet, sirup, krim, salep, obat tetes, dan obat suntik) secara alfabetis. Obat-obat generik disimpan terpisah di lemari khusus obat generik dan disusun secara alfabetis. Obat-obatan yang memerlukan penyimpanan khusus seperti sediaan obat suppositoria, ovula, dan insulin disimpan di lemari pendingin. Obat- obat yang biasanya digunakan untuk obat racikan ditempatkan di dekat meja racik. Penyimpanan tersebut bertujuan untuk memudahkan pengambilan obat selama penyiapan resep. Penyimpanan obat dilakukan berdasarkan FEFO (First Expire First Out) dan FIFO (First In First Out) artinya obat yang terlebih dahulu masuk akan terlebih dahulu digunakan, sehingga kecil kemungkinan terjadinya obat rusak atau kadaluarsa.
Apotek Erra Medika tidak memiliki gudang sehingga dapat mengurangi biaya yang dibutuhkan untuk pemeliharaan barang di gudang dan terhindar dari resiko penumpukan barang yang dapat mengakibatkan kerusakan barang. Untuk obat-obat dengan syarat penyimpanan tertentu seperti injeksi, supossitoria, dan lain-lain disimpan di lemari pendingin dengan suhu terkontrol.
Sistem penyimpanan dan pengendalian persediaan obat di Apotek Erra Medika berjalan kurang baik. Hal ini dikarenakan stock opname yang dilakukan sebulan sekali hanya melihat kesesuaian antara kartu stok dengan jumlah fisik barang namun tidak dilakukan pengecekan tanggal kadaluarsa sehingga banyak ditemukan persediaan obat di apotek yang telah kadaluarsa. Temuan obat kadaluarsa ini menimbulkan kerugian finansial yang bagi apotek.
Universitas Indonesia
4.3.3 Pelayanan Resep
Pengelolaan resep di apotek dilakukan dengan baik. Semua resep yang sudah dibuat, disimpan dan diurutkan berdasarkan nomor resep setiap harinya. Dicatat pula informasi mengenai tanggal pembuatan resep, nomor resep, nama obat dan jumlah obat yang diberikan pada sistem komputer.
Dalam hal pelayanan apotek, apotek Erra Medika melakukan pelayanan obat dengan resep, pelayanan/penjualan obat bebas dan pelayanan obat wajib apotek. Apotek Erra Medika menerima resep umum dan resep Klinik Erra Medika. Dalam pelayanan resep di Apotek Erra Medika pertama dilakukan pemeriksaan terhadap ketersediaan obat di komputer, kemudian dilakukan skrining resep lalu pemberian harga. Jika pasien tidak setuju dengan harga yang diberikan maka resepnya dikembalikan kepada pasien, namun bila pasien setuju, maka pasien melakukan pembayaran, kemudian diberi struk pembayaran sekaligus nomor antrian resep. Kemudian dilakukan pengambilan obat dan peracikan jika obat diracik.
Peralatan meracik yang digunakan di apotek Erra Medika diantaranya adalah alat pengisi kapsul, penyerbuk tablet (Pulverized Machine), dan alat pengemas serbuk obat/puyer. Peralatan-peralatan ini sangat membantu pegawai dalam penyiapan obat-obat racikan sehingga dapat meningkatkan mutu dan kecepatan di dalam pelayanan, namun perlu diperhatikan mengenai kebersihan alat yang digunakan, setelah menggunakan alat pengisi kapsul, penyerbuk tablet (Pulverized Machine), dan alat pengemas serbuk obat/puyer dalam pengerjaan suatu resep hendaknya dibersihkan terlebih dahulu sebelum alat-alat tersebut digunakan pada pengerjaan resep selanjutnya. Setelah obat siap, lalu pemberian etiket dan dilakukan pengecekan akhir oleh asisten apoteker sebelum obat diserahkan kepada pasien. Untuk obat oral menggunakan etiket berwarna putih, sedangkan untuk obat yang ditujukan untuk selain pemakaian oral menggunakan etiket berwarna biru. Pada saat penyerahan obat, pasien menunjukkan struk pembayaran serta nomor antrian, kemudian obat diserahkan serta diberikan petunjuk penggunaan obat (pelayanan informasi obat) oleh asisten apoteker. Contoh etiket dapat dilihat pada Lampiran 9, sedangkan plastik pembungkus obat dan pembungkus pulveres dapat dilihat pada Lampiran 10.
Pada etiket harus ditulis secara lengkap nomor resep, tanggal, nama pasien, dan aturan pakainya. Etiket harus dituliskan dengan jelas agar tidak menimbulkan persepsi yang salah bagi pasien. Selanjutnya, obat-obat yang telah dikemas diberi etiket dan diperiksa kembali kesesuaian obat yang diminta konsumen, jumlah, kekuatan obat, aturan pakai, penulisan kopi resep, dan kuitansi pembelian oleh Asisten Apoteker. Pengerjaan resep di apotek dapat dikatakan cukup cepat. Pasien yang mendapat resep racikan hanya perlu menunggu 10 – 15 menit dan pasien yang tidak mendapatkan resep yang memerlukan peracikan hanya perlu menunggu 5 – 10 menit untuk mengambil obat.
Pada saat penyerahan obat, pasien menunjukkan struk pembayaran serta nomor antrian kemudian obat diserahkan oleh Asisten Apoteker disertai pemberian informasi mengenai indikasi dan cara penggunaan obat.
Pembayaran dilakukan di kasir secara tunai. Apotek juga mengadakan kerja sama dengan perusahaan asuransi kesehatan seperti Asuransi Bank Mandiri, Asuransi Sudirman dan Nayaka sehingga pembayaran akan dilakukan asuransi tersebut kepada pihak Apotek Erra Medika pada tempo waktu yang telah disepakati.
Untuk pembelian obat tanpa resep, sebelum melakukan pembayaran pasien diberikan satu lembar bon kontan untuk dibayar di kasir. Bon kontan sebaiknya di tulis dalam dua rangkap sehingga apotek dan pasien sama-sama memiliki arsip. Contoh Bon kontan pembelian obat tanpa resep dapat dilihat pada Lampiran 11.