BAB IV FOCUS OF INTEREST & PELAKSANAAN MAGANG
B. Kegiatan Selama Magang Di PR Department
Penulis melaksanakan kuliah kerja media (KKM) di Lorin Business Resort & Spa yang ditempuh dalam waktu tiga bulan, dimulai dari tanggal 15 Januari 2011 – 21 April 2011. Selama pelaksanaan KKM penulis ditempatkan di Public Relations Department menjadi staff PR. Disitu, penulis mendapatkan banyak pengalaman berharga dan ilmu yang bermanfaat serta bimbingan dari Ibu Kartika Oktavia Pravitasari selaku Public Relations Manager.
Tugas-tugas yang Telah Dilakukan
Di hari pertama penulis melaksanakan kuliah kerja media (KKM), penulis dibekali serta diperkenalkan mengenai pengetahuan tentang Lorin Business Resort & Spa dan lingkungan hotel oleh trainee yang lebih dulu dan public relations manager. Selain itu, penulis juga diberikan waktu untuk mememahami job description trainee yang melaksanakan KKM di Lorin Business Resort & Spa. Adapun uraian tugas dan tanggung jawab trainee yaitu:
a. Merekapitulasi publikasi serta media promosi yang dilakukan Lorin Business Resort & Spa. Hal tersebut diawali dengan mengkliping berita-berita yang ada di Koran (Solopos,
commit to user
Joglosemar, Kompas, Jawa Pos, Bisnis Indonesia, Seputar Indonesia, Suara Merdeka) mengenai Lorin Hotel dan hotel competitor di Kota Solo (Best Western, The Sunan Hotel, Sahid Jaya Hotel, Kusuma Sahid Prince Hotel, Novotel, IBIS, Solo Paragon). Kemudian setiap satu bulan sekali dibuat media analisis yang berupa grafik mengenai berapa persentasi dimuat di media setiap bulannya, selanjutnya ada monthly report yang harus diisi berdasar polling media setiap harinya. Hal ini dimaksudkan agar manajemen mengetahui publikasi hotel serta dapat menjadi bahan evaluasi. Selain itu juga merekapitulasi dari majalah-majalah yang seperti : Venue, Jakarta Java Kini, Eksklusif. Setelah itu kliping yang telah direkap difotokopi sebanyak 4 lembar untuk kemudian dibagikan kepada GM, DOS, PT. LIH dan PT. HAS, sedangkan kliping asli difile untuk disimpan di public relations department.
b. Membuat list mengenai event-event/acara-acara yang
diselenggarakan di Lorin Hotel. Disini penulis harus bekerjasama dengan bagian marketing dan banquet office atau rincian acara, waktu pelaksanaan acara, ruangan apa yang digunakan serta nama perusahaan yang menyelenggarakan acara dapat dilihat dari BEO dan GEO. BEO yakni Banquet Event Order yang biasanya dikirimkan melalui email ke email public relation, sedangkan GEO ialah Group Event Order.
commit to user
c. Di dalam menjalin hubungan dengan customer, seorang public
relation di Lorin Business Resort & Spa memiliki bagian didalam pembuatan sales kit. Dimana sales kit tersebut
kemudian diserahkan ke bagian Marketing untuk
didistribusikan ke customer sebagai media promosi hotel. Isi dari sales kit itu sendiri ialah : brosur Lorin (yang memuat mengenai fasilitas serta room rate), brosur moderate ( memuat room rate moderate serta fasilitas moderate), flyer-flyer (mengenai promosi yang dilakukan Lorin hotel seperti : mamamiazz, sendratari, spa, paket kamar, dll), newsletter (yang diterbitkan setiap dua bulan sekali dan berisi mengenai program yang akan dilakukan Lorin hotel dalam dua bulan kedepan serta aktivitas-aktivitas yang telah dilakukan).
d. Sebagai media publikasi mengenai program-program Lorin Business Resort & Spa, maka penulis menyiapkan setiap flyer ataupun newsletter. Kemudian newsletter dan flyer-flyer tersebut didistribusikan ke outlet-outlet Lorin Hotel. Outlet-outlet yang merupakan fasilitas hotel ialah Sasono Bujono Restaurant, LC Lounge, LOGO Shop, Lorin Spa, Kampoeng Ikan Resto, Reception dan Reservation.
e. Setiap harinya penulis mendapatkan tugas dari public relation manager untuk membuat rilis. Rilis berisi informasi mengenai Lorin Hotel yang kemudian rilis tersebut dikoreksi oleh PRM.
commit to user
Rilis merupakan salah satu media relations yang dipergunakan PRM Lorin Hotel untuk memberikan informasi dan publikasi terhadap masyarakat. Setelah itu, rilis dikirimkan ke media massa melalui fax. Rilis ditujukan kepada redaksi yang bersangkutan dengan rubric yang akan menampilkan rilis seperti : untuk rubric pagelaran Joglosemar dengan mba Rani, Solopos dengan Mba Astrid, Radar Solo dengan Mas Edi, Solo Metro dengan Pak Yudi dan Seputar Indonesia dengan Mba Estu.
f. Salah satu publikasi melalui tulisan yang dilakukan Lorin Business Resort & Spa ialah membuat advertorial. Yang nantinya advertorial tersebut dikirimkan ke media massa untuk dimuat. Selama menjalani KKM di Lorin Hotel, penulis mendapatkan tugas untuk membuat advertorial mengenai Lorin Sentul, Kampoeng Ikan Resto, Management Chain, Lorin Business Resort & Spa.
g. Melakukan kerjasama dan membina hubungan baik dengan
sesame perhotelan, relasi perusahaan, pemerintahan, customer dan media massa seperti : menangani kegiatan sponsorship dengan IHS, Musik Rock Tanpa Narkoba, Pameran Foto Jurnalistik di Balai Soedjatmoko, memaintain hubungan baik dengan wartawan, dll.
commit to user
h. Sebagai pengenalan akan pentingnya tatacara di perjamuan Internasional mendorong Lorin Hotel menawarkan table manner package. Dimana didalam package tersebut, para peserta table manner juga dibekali mengenai pengetahuan tentang perhotelan serta pengenalan lingkungan hotel yang masih asing. Maka sebagai trainee, penulis bertugas untuk menjadi guide yang memandu hotel tour.
i. Salah satu program yang gencar dipublikasikan Lorin Hotel ialah MAMAMIAZZ (Makan Minum Dapat Honda Jazz). Dimana pada akhir tahun ini akan diundi satu pemenang untuk mendapatkan Honda Jazz. Terlebih lagi awal bulan februari
untuk mempermudah penjualan Mamamiaz diciptakan
Mamamiazz Card. Untuk itu, penulis diberikan tanggung jawab mempersiapkan mamamiazz card dan kupon mamamiazz. Serta meng-ekspedisi penjualan mamamiazz card sebagai bukti dan dokumentasi Lorin Hotel.
j. Corporate Social Responsibility merupakan satu wujud
kepedulian Lorin Business Resort & Spa terhadap masyarakat sekitar. Di bulan Juni mendatang Lorin Hotel akan
menyelenggarakan pengobatan gratis bagi warga
Gonilan.Penulis diberikan tugas oleh public relation manager untuk membuat proposal pengobatan gratis yang diperuntukkan Rumah Sakit Islam Yarsis sebagai partner utama didalam
commit to user
menyiapkan peralatan dan tenaga medis pendukung kegiatan CSR tersebut.
k. Penulis juga mendapatkan kesempatan untuk mengikuti proses
jalannya syuting acara kuliner TATV bersama Ibu Vita yang bertempat di Sasono Bujono Restaurant. Selain itu, juga mengikuti proses pengambilan gambar menu of the month dari chef Fuuzi oleh beberapa rekan media seperti : RCTI, Radar Solo, JITU di Sasono Bujono Restaurant. Untuk liputan Radar Solo mengenai menu terbaru Lorin Hotel dilakukan rutin oleh wartawan Radar Solo (Mas Edi), biasanya selalu dilakukan di hari Kamis.
l. Dalam upaya menjalin hubungan baik dengan rekan media, Lorin Business Resort & Spa rutin melakukan media visit ke media-media yang ada di Kota Solo. Penulis diberikan kesempatan untuk mengikuti media visit ke Joglosemar dan Radar Solo bersama General Manager Lorin Hotel, HRD Manager, PR Manager dan Desain Grafis. Keesokan harinya, penulis masih diberi kesempatan untuk mengikuti media visit ke Solopos dan Solo Metro yang merupakan rekanan media dari Lorin Hotel.
m. Pada tanggal 30 Januari 2011, Lorin Business Resort & Spa tepat berusia 12 tahun. Untuk merayakan ulang tahun Lorin hotel, maka diadakan Staff Party yang berkonsep merayakan
commit to user
ulang tahun bersama dengan para staf hotel di Puri Kencono Ballroom. Acara yang dimeriahkan dengan pemilihan Employee of the year bagi karyawan yang berprestasi, penulis diberikan tugas untuk menjaga buku tamu serta menemani wartawan yang hadir untuk meliput Staff Party tersebut.
n. Salah satu tugas seorang public relations manager di Lorin Hotel ialah mempublikasikan event bahkan program yang diselenggarakan oleh Lorin Hotel. Salah satu yang ditempuh untuk merealisasikan tugas tersebut ialah melakukan pemesanan (request) materi publikasi seperti: flyer, MMT, spanduk, dll. Di Lorin Business Resort & Spa berbagai
permintaan mengenai materi publikasi harus melalui
purchasing manager. Penulis memiliki tugas untuk
mendistribusikan purchase request kepada purchasing manager. Yang kemudian diterima oleh purchasing request untuk diproses.
o. Bertugas untuk menangani management Public Relations
Departement, antara lain : 1) Handling telepon masuk
2) Membuat laporan bulanan atau monthly report yang berisikan tentang rekapitulasi publikasi yang dilakukan oleh Lorin Business Resort & Spa, rincian purchase
commit to user
request, sponsorship yang dilakukan Lorin Hotel dan PR activity.
3) Memasukkan data mengenai Kampoeng Ikan kuesioner,
Sasono Bujono guest comment dan Guest Comment. Dimana data tersebut dimasukkan ke komputer Ibu Vita sebagai data internal perusahaan untuk mengevaluasi kinerja Lorin Business Resort & Spa.
4) Mem-follow up proposal yang masuk baik proposal penawaran kerjasama ataupun proposal penawaran
sponsorship. Kemudian mengirimkan kontrak
kerjasama dengan pihak terkait melalui fax.
5) Memasukkan surat-surat penting ke dalam file : seperti surat penawaran, newsletter, press release yang sudah dikirimkan ke media melalui fax, kontrak kerjasama, dll.
Dalam melaksanakan KKM selama 3 bulan, penulis juga terlibat didalam acara atau kegiatan yang dilaksanakan Lorin Business Resort & Spa antara lain :
1. Mengikuti Staff Party yang bertepatan dengan ulang tahun Lorin Business Resort & Spa ke 12 tahun di Puri Kencono Ballroom.
commit to user
2. Supermarket Musik dalam rangka ulang tahun
Kampoenng Ikan ke 2 yang diselenggarakan di Kampoeng Ikan Resto.