BAB 3 TINJAUAN KHUSUS APOTEK ATRIKA
3.6 Kegiatan di Apotek Atrika
3.6.1 Kegiatan Teknis Kefarmasian
a. Perencanaan Barang
Perencanaan barang di Apotek Atrika berdasarkan pola konsumsi dengan melihat data konsumsi obat periode sebelumnya.
b. Pengadaan Barang
APA merupakan orang yang bertanggung jawab dalam pengadaan perbekalan farmasi, tetapi untuk menjaga kelancaran dan ketepatan persediaan barang, Asisten Apoteker dapat melakukan pengadaan barang untuk keperluan mendesak yang dilakukan pada pagi hari dengan surat pesanan sementara yang diparaf oleh Asisten Apoteker. Pengadaan barang di apotek, baik jenis maupun jumlah barang disesuaikan dengan kondisi keuangan dan kategori arus barang fast moving atau slow moving. Pengadaan juga didasarkan pada obat-obat yang banyak diresepkan oleh dokter yang praktek di sekitar apotek.
Pengadaan barang dilakukan dengan cara COD (cash on delivery) dan kredit. Selain dengan COD dan kredit, terdapat juga cara konsinyasi di mana PBF menitipkan barang untuk dijual di apotek. Konsinyasi adalah penjualan dengan cara pemilik menitipkan barang kepada pihak lain dalam hal ini apotek, untuk dijualkan dengan harga dan syarat yang telah diatur. COD adalah pembelian barang di mana pembayaran dilakukan secara langsung pada saat barang datang, sedangkan pembayaran yang dilakukan secara kredit dilakukan setelah jatuh tempo.
c. Pemesanan Barang
Pemesanan barang kepada PBF dilakukan dengan menggunakan surat pesanan. Apotek memesan barang langsung kepada salesman atau melalui telepon. Jenis barang yang dipesan dilihat berdasarkan catatan pada buku defekta.
d. Penerimaan Barang
Asisten Apoteker memeriksa barang yang diterima berdasarkan surat pesanan dan faktur, baik kuantitas maupun kualitas (tanggal kadaluarsa, keadaan fisik barang, kode produksi/bets dan lain-lain). Apabila barang yang diterima sesuai dengan surat pesanan, maka petugas selanjutnya menandatangani,memberi stempel apotek pada faktur dan memberi nomor faktur untuk kemudian dicatat di buku penerimaan barang yang berisi tanggal penerimaan, nomor urut faktur dan nama PBF. Selanjutnya, faktur asli diserahkan kembali ke PBF dan salinan faktur disimpan di apotek sebanyak dua lembar. Penerimaan dicatat dalam buku pemasukan obat ethical yang berisi tanggal penerimaan, nama obat dan jumlah barang yang diterima (satuan terkecil) dan tanggal kadaluarsa. Kemudian dilakukan pencatatan faktur ke buku faktur yang berisi tanggal faktur, nama PBF, jumlah barang (satuan terbesar), nama obat, tanggal kadaluwarsa, harga satuan, potongan harga dan PPN. Jumlah barang yang diterima kemudian ditambahkan ke dalam kartu stok besar (kartu gudang) dan kartu stok kecil. Bila terjadi perubahan harga barang maka perubahan harga dicatat di buku perubahan harga kemudian juga di buku daftar harga barang dan komputer kasir.
e. Penyimpanan Barang
Apotek Atrika melakukan penyimpanan barang berdasarkan bentuk sediaan obat dan menurut abjad, baik untuk obat ethical, maupun untuk obat OTC. Obat disusun berdasarkan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out), di mana obat yang memiliki tanggal kadaluarsa terlebih dahulu diletakkan di bagian yang paling depan dan/atau paling atas, agar keluar terlebih dahulu. Selain itu, terdapat juga lemari khusus untuk menyimpan barang-barang yang mendekati waktu kadaluarsa. Penyimpanan narkotika dilakukan di lemari khusus yang menempel di dinding dan kunci lemari tersebut disimpan oleh Apoteker Pendamping.
f. Pengeluaran Barang
Apotek Atrika melakukan pengeluaran barang dengan sistem FEFO (First Expired First Out), yaitu barang yang memiliki batas kadaluarsa lebih awal dikeluarkan terlebih dahulu. Barang yang keluar dari penjualan bebas dicatat pada
buku penjualan barang bebas (OTC), sedangkan barang yang keluar dari penjualan resep dicatat pada buku resep dokter.
g. Pemeriksaan dan Pencatatan Stok Barang
Pemeriksaan dan pencatatan stok barang dilihat dari buku penjualan dan buku resep dokter yang dilakukan setiap hari. Jumlah barang yang ada dicocokkan dengan jumlah yang tertera pada kartu stok kecil. Barang yang habis dicatat pada buku defekta untuk dilakukan pemesanan.
h. Pembuatan Sediaan Standar (Anmaak)
Obat-obat yang dibuat oleh apotek berdasarkan resep-resep standar dalam buku resmi untuk dijual bebas ataupun berdasarkan resep dokter disebut dengan sediaan standar. Beberapa sediaan standar yang dibuat di Apotek Atrika adalah minyak kayu putih, minyak telon, lisol, obat batuk putih, obat batuk hitam, obat biang keringat, rivanol, salicyl spiritus, dan bedak salisilat. Sediaan standar ini ditempatkan di rak obat bebas dan disusun berdasarkan abjad.
3.6.1.2 Pengelolaan Narkotika a. Pengadaan Narkotika
Kegiatan ini telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Penerimaan narkotika dilakukan oleh Apoteker Pendamping atau Asisten Apoteker yang memiliki SIK dan bukti penerimaannya diterima dan disimpan oleh Apoteker Pengelola Apotek. Gambar Surat Pesanan (SP) narkotika dapat dilihat pada Lampiran 12.
b. Penyimpanan Narkotika
Narkotika disimpan di dalam lemari khusus yang menempel di dinding dan kuncinya dipegang oleh Apoteker Pendamping.
c. Pelayanan Narkotika
Pelayanan resep yang mengandung narkotika telah dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku. Setiap pengeluaran narkotika harus dicatat di kartu stok dan diperiksa kesesuaian jumlahnya. Narkotika pada resep digaris bawah merah, dan resepnya disimpan terpisah dari resep lain.
d. Pelaporan Narkotika
Laporan penggunaan narkotika dibuat setiap bulan dan dikirim ke Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat, paling lambat tanggal 10 setiap bulannya dengan tembusan kepada Balai Besar POM dan untuk arsip. Gambar laporan penggunaan narkotika dapat dilihat pada Lampiran 13.
3.6.1.3 Pengelolaan Psikotropika a. Pengadaan Psikotropika
Pemesanan psikotropika dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Gambar Surat Pesanan (SP) psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 14.
b. Penyimpanan Psikotropika
Di Apotek Atrika, psikotropika disimpan dalam lemari khusus dan kunci lemari dipegang oleh Apoteker Pendamping.
c. Pelayanan Psikotropika
Pelayanan resep prikotropika diserahkan atas dasar resep dokter dan salinan resep. Resep yang mengandung psikotropika disimpan terpisah dari resep lain.
d. Pelaporan Psikotropika
Laporan penggunaan psikotropika dibuat setiap bulan dan dikirimkan ke Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat paling lambat setiap tanggal 10 setiap bulannya dengan tembusan kepada balai Besar POM dan untuk arsip. Gambar laporan penggunaan psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 15.
3.6.1.4 Pelayanan Apotek
a. Pelayanan Obat dengan Resep
Proses pelayanan obat dengan resep di Apotek Atrika dilakukan sesuai dengan prinsip HTKP (Harga, Timbang, Koreksi, Penyerahan). Resep dokter dari pasien diterima oleh Asisten Apoteker, kemudian dilakukan skrining resep dan diberi harga pada huruf H dari HTKP berdasarkan buku daftar harga dan pada huruf H diberi paraf. Harga obat yang telah disetujui pasien dibayarkan di kasir
Resep dibawa ke bagian peracikan untuk dikerjakan oleh Asisten Apoteker dan juru resep. Setelah semua bahan dalam resep ditimbang, huruf T pada HTKP diberi paraf. Resep yang telah selesai dikerjakan dan diberi etiket diperiksa oleh Apoteker atau Asisten Apoteker, kemudian huruf K dari HTKP diberi paraf. Resep yang telah diperiksa kemudian diserahkan kepada pasien. Apoteker yang menyerahkan obat menyampaikan informasi yang berkaitan dengan obat tersebut memberikan paraf pada huruf P pada HTKP. Resep yang telah selesai dilayani setiap harinya dikumpulkan berdasarkan nomor urut resep dan dicatat dalam buku resep. Pelayanan resep secara tunai sama dengan pelayanan resep secara kredit, tetapi untuk pelayanan resep secara kredit, kuitansi pembayarannya tidak diserahkan ke pasien melainkan disimpan untuk dilakukan penagihan pada awal bulan berikutnya.
b. Pelayanan Obat Tanpa Resep
Apotek Atrika melakukan penjualan obat tanpa menggunakan resep dokter (obat bebas, obat bebas terbatas, dan obat wajib apotek) dan penjualan sediaan lain di luar obat-obatan. Pembayarannya dilakukan di kasir secara tunai kemudian barang dan struk pembayaran diserahkan kepada pembeli.
3.6.2 Kegiatan Non-Teknis Kefarmasian