BAB IV HASIL PENELITIAN
B. Hasil Penelitian
2. Kelancaran Proses Produksi pada PT. Sinar Abadi Jaya
Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan pada PT. Sinar Abadi Jaya menekankan kelancaran proses produksinya pada beberapa hal berikut :
1) Penyusunan Rencana Produksi
Pada PT. Sinar Abadi Jaya penyusunan rencana produksi dan operasi ini merupakan kegiatan awal yang dilakukan oleh kepala bagian produksi dalam proses produksi. Kegiatan ini mencakup :
Penetapan target produksi pada PT. Sinar Abadi Jaya adalah menetapkan kuantitas surat kabar sebanyak 200.000 eksemplar per hari. b) Penjadwalan (Schedulling)
Pada PT. Sinar Abadi Jaya kegiatan penjadwalan ini dilakukan saat proses produksi dimulai sampai dengan produksi selesai, antara lain perintah pengerjaan kerja yang mencakup persoalan berapa banyak surat kabar yang akan dicetak. Bilamana bahan baku tersebut akan diolah, maka perlu diperhatikan banyaknya kertas, plate, film, dan banyaknya bahan baku pendukung yang dibutuhkan. Kemudian jadwal selesainya produksi selalu diperhatikan yaitu sesuai dengan waktu yang ditentukan oleh bagian produksi.
c) Jalur Pengerjaan (Routing)
Pada PT. Sinar Abadi Jaya kegiatan ini dilakukan mulai dari penerimaan barang dari pemasok, lalu disimpan di gudang. Kemudian menunggu perintah dari bagian produksi kapan barang harus dikeluarkan dari bagian gudang untuk selanjutnya dilakukan proses produksi.
d) Pengirim Perintah (Dispatching)
Dispatching pada PT. Sinar Abadi Jaya dilakukan apabila akan
dimulainya suatu proses produksi. Bagian produksi akan melakukan perintah barang dari gudang berdasarkan jumlah surat kabar yang diminta oleh bagian sirkulasi. Pengiriman perintah ini mencakup informasi tentang pekerjaan yang akan dilakukan, banyak bahan baku
yang akan di produksi, waktu penyelesaian yang direncanakan, dan laporan penilaian perkembangan dari pekerjaan tersebut.
e) Tindak Lanjut (Follow Up)
Kegiatan follow up pada PT. Sinar Abadi Jaya ini meliputi fungsi penelitian dan pengecekan terhadap aspek yang mempengaruhi kelancaran kegiatan proses produksi.
2) Perencanaan dan Pengendalian Persediaan dan Pengadaan Bahan
Kegiatan pengoperasian produksi dan operasi pada PT. Sinar Abadi Jaya pertama dilihat dari perencanaannya yaitu penetapan target produksi,
schedulling, routing, dispatching dan follow up. Juga diperhatikan pula dari
segi pengadaan bahan baku yang dibutuhkan oleh bagian produksi yaitu harus memenuhi mutu dan standar yang berlaku di perusahaan. Mulai dari perencanaan sampai pengadaan bahan baku serta pengendalian atas persediaan. Pengendalian persediaan dilakukan mulai dari penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran persediaan bahan baku, baik fisik maupun kualitas dan juga pencatatannya. Termasuk pula penentuan dan pengaturan jumlah persediaan bahan baku yang akan diproduksi.
3) Pemeliharaan atau Perawatan (Maintenance) Mesin dan Peralatan
Berdasarkan penelitian pada PT. Sinar Abadi Jaya terdapat bagian sistem informasi produksi yang melakukan pemeliharaan atau perawatan mesin dan peralatan yang dilakukan sebelum dan sesudah proses produksi. Kegiatan ini meliputi pengecekan dan perbaikan atas kerusakan-kerusakan
yang ada pada mesin dan peralatan yang ada di perusahaan, serta penyesuaian atau penggantian komponen (sparepart) yang baru pada fasilitas tersebut.
4) Pengendalian Mutu
PT. Sinar Abadi Jaya menerapkan pengendalian mutu terhadap kualitas suatu barang baik itu bahan baku maupun produk jadi yang ada di perusahaan. Kegiatan ini oleh badan pengawas produksi yang bertugas mengecek dan memeriksa kualitas surat kabar yang telah dicetak.
5) Manajemen Tenaga Kerja
Kegiatan proses produksi pada PT. Sinar Abadi Jaya dilakukan oleh tenaga kerja dengan pemisahan fungsi dan pembagian tugas yang jelas antara masing-masing bagian yang terlibat dalam proses produksi. Semua bagian ini saling bekerjasama satu dengan yang lainnya sehingga dapat menunjang kelancaran proses produksi yanga ada di PT. Sinar Abadi Jaya, yaitu mencakup :
o Bagian produksi yang terdiri dari bagian pencetak, bagian percetakan, serta bagian sitem informasi produksi yang bertugas memelihara dan merawat mesin atau peralatan.
o Badan pengawas produksi mengawasi jalannya produksi.
o Bagian pergudangan yang terdiri dari bagian analisa bahan baku produksi, bagian analisa dukungan produksi, dan bagian gudang
yang bertugas menerima, menyimpan, dan mengeluarkan persediaan bahan baku dari gudang.
o Bagian keuangan yang mengurus segala hal yang menyangkut masalah keuangan.
o Direktur utama yang memberikan otorisasi penuh atas kegiatan produksi yang akan dilakukan.
b. Prinsip Pengendalian Internal pada Proses Produksi Prinsip pengendalian internal pada proses produksi meliputi :
1) Adanya Prinsip pengendalian internal pada proses produksi yang telah dilakukan oleh PT. Sinar Abadi Jaya didukung oleh faktor-faktor berikut ini :
a) Adanya struktur organisasi intern yang memadai di mana terdapat pemisahaan fungsi dan pembagian kerja yang baik dan tegas.
b) Fungsi perencanaan dan pengawasan produksi dilakukan oleh bagian produksi serta badan pengawas produksi.
c) Fungsi pelaksanaan produksi oleh bagian produksi, bagian pencetak, bagian percetakan, serta bagian sistem informasi produksi yang bertugas memelihara dan merawat mesin atau peralatan.
d) Fungsi pengepakan dan pengiriman surat kabar oleh bagian sirkulasi.
e) Fungsi pencatatan atas transaksi yang terjadi dalam proses produksi dilakukan oleh bagian akuntansi berdasarkan laporan dari bagian produksi.
2) Adanya sistem pencatatan, prosedur, metode dan pelaporan yang memadai dalam proses produksi. Hal ini terlihat dari :
a) Pencatatan dilakukan pada buku besar yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya pada jurnal yang memuat transaksi yang menyangkut operasi produksi.
b) Prosedur dalam proses produksi yang dilakukan oleh PT. Sinar Abadi Jaya adalah sebagai berikut :
(1) Perusahaan surat kabar menyerahkan layout surat kabar kepada bagian pemasaran perusahaan untuk dilakukan pencetakan sesuai dengan banyak yang diinginkan perusahaan.
(2) Dari bagian pemasaran menyerahkan layout tersebut ke bagian
image setter sebagai bahan untuk membuat cetakan film.
(3) Kemudian seluruh data tersebut dimasukkan ke bagian pracetak untuk dimasukkan ke dalam data konfigurasi halaman, yaitu data mengenai jumlah halaman baik halaman warna dan halaman hitam putih yang dibuat oleh urusan pracetak yang kemudian dikirim melalui jaringan ke printer ink zone
calculator PC, sebagai bahan input operator cetak dalam
(4) Di console desk dilakukan proses input data halaman, yaitu proses pemasukan data yang diterima operator dari printer ink
sone calculator PC untuk kemudian dimasukkan ke Quality Workstation PC (PrintPP EAE) yang akan dijadikan data
konfigurasi halaman warna maupun halaman hitam putih di
console desk. Console desk yaitu meja kerja operator untuk
mengontrol, mengatur dan melakukan tension kertas, pengaturan air cetakan (dompenin), setting warna, register,
cut-off halaman surat kabar, sebelum dan pada saat proses cetak
surat kabar berlangsung.
(5) Kemudian dari plate maker pada bagian pracetak, dan dilakukan plate puch dan bending, yaitu proses pembuatan lubang pada plate dan pelipatan ujung plate sebagai pengunci pada saat plate dipasangkan di mesin cetak.
(6) Setelah itu di mesin cetak, dilakukan proses cetak surat kabar yang dikendalikan oleh operator cetak melalui console desk. (7) Setelah surat kabar dicetak dan secara otomatis terlipat menjadi
surat kabar siap edar, diteruskan ke mesin penghitung dan pengikat yang berfungsi melakukan penghitungan jumlah hasil cetakan surat kabar dan kemudian dilakukan pengikatan sebelum surat kabar tersebut dilakukan pengepakan, yaitu
proses pemilahan surat kabar yang akan didistribusikan sesuai dengan permintaan pasar.
(8) Selanjutnya dilakukan pengiriman surat kabar, yaitu proses pendistribusian surat kabar ke agen-agen baik di dalam kota maupun ke luar kota.
c) Dibuatnya laporan produksi yang berisi tanggal cetak surat kabar, tanggal surat kabar (edisi surat kabar), jumlah halaman surat kabar yang diproduksi, jam pemasangan plate, rincian kondisi tangki air (PH air, kecepatan aliran air, temperatur air), rincian pemakaian tinta pada setiap mesin, rincian pemakaian mesin berdasarkan halaman surat kabar, rincian penggunaan kertas berdasarkan spesifikasinya, laporan mengenai iklan yang dicetak berdasarkan warna dan atau hitam-putih, rincian pengerjaan, kejadian sebelum produksi, kejadian saat produksi, serta rincian mengenai jumlah karyawan yang mengerjakan pencetakan surat kabar. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang terjadi pada saat proses produksi berjalan.
3) Adanya standar atau norma budget dalam pemakaian bahan, jam kerja, jam mesin berikut hasil produksinya. Berdasarkan hasil penelitian terdapat :
a)Bagian produksi dan badan pengawas produksi yang melakukan penyusunan rencana produksi dan operasi terlebih dahulu sebelum
proses produksi dimulai, antara lain mencakup penetapan target,
schedulling, routing, dispatching, dan follow up.
b)Terdapat bagian analisa bahan baku produksi yang bertugas untuk menyusun penetapan anggaran (budget) terhadap bahan baku untuk produksi. Kegiatan ini dilakukan sesuai dengan rencana anggaran bahan baku yang akan di produksi dan mendapatkan otoritas penuh dari menejer produksi dalam hal pemakaian bahan, jam kerja berikut hasil produksinya, dan melakukan pengecekan dan pemeriksaan terhadap bahan baku (kertas, tinta, plate) yang akan digunakan untuk produksi, serta kualitas bahan baku harus disesuaikan dengan mutu dan standar yang berlaku di perusahaan.
c)Begitupun dalam hal penentuan lamanya jam kerja, terutama yang akan digunakan dalam proses produksi untuk menghasilkan produk jadi sesuai dengan jadwal produksi yang direncanakan.
4) Adanya pengawasan atas proses produksi yang sedang berjalan (on the
job control) maupun hasil akhir.
Berdasarkan hasil penelitian pada PT. Sinar Abadi Jaya Binjai melakukan pengawasan pada saat proses produksi sedang berlangsung (berjalan) yang dilakukan oleh badan pengawas produksi. Kegiatan ini termasuk pengawasan atas pengadaan bahan baku yang akan diguankan untuk produksi, pengawasan terhadap proses produksi
apakah dimulai dengan baik atau tidak, sampai pada saat produksi berlangsung tetap dilakukan pengawasan.
Pengawasan terhadap produksi hasil akhir juga dilakukan bagian pengawas produksi. Terlihat dari adanya penjagaan terhadap surat kabar yang tidak memenuhi mutu dan standar perusahaan jangan sampai keluar atau lolos dari perusahaan apalagi sampai ke tangan konsumen yang mengakibatkan ketidakpuasan atas barang yang diterima oleh konsumen tersebut.
5) Bagian inspection dan quality control harus berdiri di luar bagian pembelian, bagian penjualan, pabrik maupun memegang fungsi staf. Dapat juga bagian inspection dan quality control berada pada biro produksi.
Menurut penelitian pada PT. Sinar Abadi Jaya dapat diketahui bahwa bagian inspection dan quality control ini berada pada badan pengawas produksi. Bagian inspection dan quality control ini membantu kepala produksi dengan memberikan informasi dan saran-saran atau usul yang dapat digunakan oleh kepala produksi untuk pengambilan keputusan dalam kegiatan proses produksi.Informasi dan saran tersebut antara lain meliputi laporan mengenai kegiatan pengecekan atau pemeriksaan secara berkala terhadap bangunan dan peralatan pabrik. Dengan tujuan untuk mengetahui apakah perusahaan mempunyai fasilitas produksi yang baik atau tidak terutama dalam menunjang kelancaran produksi.
Jika seandainya terjadi kerusakan pada fasilitas produksi tersebut, maka kepala produksi dapat segera melakukan tindakan perbaikan dengan melihat sebab-sebab kerusakan dari laporan hasil produksi.