BAB IV HASIL PENELITIAN
B. Hasil Penelitian
1. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bahan Baku Pada
Kebijakan-kebijakan dalam sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku yang diterapkan PT. Sinar Abadi Jaya adalah sebagai berikut :
a. Sistem Pencatatan Persediaan Bahan Baku
Sistem pencatatan persediaan bahan baku pada PT. Sinar Abadi Jaya menggunakan Perpetual Inventory System. Pencatatan persediaan bahan baku ini dilaksanakan setiap waktu baik terhadap pemasukan maupun pengeluaran bahan baku.
b. Metode Penilaian Persediaan Bahan Baku
Metode penilaian persediaan bahan baku yang digunakan PT. Sinar Abadi Jaya adalah metode Averagee Cost (Metode rata-rata tertimbang). Dalam metode ini, baik surat kabar yang telah terjual maupun yang masih ada, dinilai berdasarkan harga pokok rata-rata yang berlaku dalam periode yang bersangkutan. Biaya rata-rata diperoleh dengan membagi jumlah harga barang yang tersedia selama satu periode dengan jumlah kualitas barangnya. Biaya rata-rata ini dipergunakan untuk menghitung nilai persediaan dari harga pokok surat kabar yang dijual.
c. Fasilitas Penyimpanan Persediaan Bahan Baku
Fasilitas penyimpanan persediaan bahan baku pada PT. Sinar Abadi Jaya disimpan pada gudang, Dipimpin oleh seorang kepala gudang ini merupakan gudang yang ditujukan khusus untuk menerima, menyimpan, dan mengeluarkan persediaan bahan baku. Serta hanya pihak-pihak tertentu saja yang diizinkan masuk, tertutup bagi pihak lain diluar PT. Sinar Abadi Jaya.
d. Klasifikasi Persediaan Bahan Baku
Persediaan bahan baku pada PT. Sinar Abadi Jaya diklasifikasi berdasarkan kelompok jenisnya, yaitu sebagai berikut :
Tabel 4.1
Klasifikasi Persediaan Bahan Baku pada PT. Sinar Abadi Jaya Cabang Binjai Bahan Baku Utama
Nama Barang Merk /Jenis
• Kertas Aspes 48.8-762
• Plate Agva, Fuji, Gravitex
• Tinta Magenta, Cyan, Yellow, Black
Bahan Baku Pembantu Jenis Barang
• Wash • Double Tape
• Rolfin-N • Splice Tab
• Calsium Wash • Double Side Tap
• One Step Roller • WD-40
• Repalix • Sucker
• Spar Gum • Minyak Tanah
• Majun • Solar
• Sponge • Black Tab
• Spatula Plastik • Slitter
• Fountain • Air
• Filter Air • Filter Udara
• Blanket • Striping Band
• Contact Cleaner • Loctite-7803
• Visible Glove • Sarung Tangan
• Belt Dressing • Breake-Pad Cleaner
• Cutter • Tinta Printer DELL
• Kertas A4 •
1. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia yang dimaksud adalah karyawan yang melaksanakan prosedur-prosedur yang diperlukan untuk beroperasinya suatu sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku yang baik didalam perusahaan. Para karyawan tersebut memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing pada setiap bagian di
dalam perusahaan. Adapun yang merupakan sumber daya manusia pada PT. Sinar Abadi Jaya adalah karyawan-karywan yang terlibat dalam kegiatan persediaan bahan baku. Antara lain meliputi bagian produksi, bagian pengadaan, bagian keuangan, bagian akuntansi serta direktur utama. Dalam hal penerimaan, penempatan dan pengantian karyawan-karyawan pada PT. Sinar Abadi Jaya dilaksanakan sesuai dengan kebijakan sumber daya manusia yang telah ditetapkan oleh PT. Sinar Abadi Jaya yaitu meliputi proses seleksi terlebih dahulu dengan melakukan tes dan wawancara kepada calon karyawan karena kualitas karyawan yang baik sangat diperhatikan.
2. Peralatan
Menurut hasil penelitian, peralatan merupakan semua sarana dan prasarana yang digunakan dalam menjalankan pelaksanaan suatu sistem informasi akuntansi dalam perusahaan. Peralatan yang digunakan dalam menjalankan pelaksanaan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku pada PT. Sinar Abadi Jaya antara lain alat-alat tulis, pesawat telepon, faximile, mesin fotokopi, kalkulator, dan perangkat komputer. Komputer disini masih berperan sebagai pengolah data dan pengarsipan (penyimpanan) data.
3. Formulir
Formulir-formulir yang digunakan pada PT. Sinar Abadi Jaya yang berhubungan dengan persediaan bahan baku terdiri dari :
1. Purchase Order (PO)
Formulir PO ini dibuat oleh bagian pengadaan dan telah mendapatkan otoritas dari kepala bagian pengadaan. Digunakan untuk mencatat pesanan pembeli barang. Formulir PO ini merupakan formulir yang telah dipronomori dan memuat informasi mengenai tanggal pembelian, identitas pelanggan (nama dan tanda tangan penerima PO serta diotoritas oleh direktur supllier) no, urut,
description, jumlah, dan harga per unit.
2. Permintaan pembelian
Formulir ini dibuat oleh bagian produksi untuk diserahkan ke bagian pengadaan dalam mengajukan pesanan atas barang. Tujuannya adalah untuk mencatat jenis dan jumlah (kuantitas) barang yang dibutuhkan.
Formulir permintaan pembelian ini telah dipranomori, dan memuat informasi mengenai tanggal pesanan atas barang, jenis barang, merk, spesifikasi, jumlah (kuantitas) waktu realisasi, uraian stok bahan baku yang memuat stok tanggal permintaan dibuat, permintaan bulan berjalan dan perkiraan stok akhir bulan berjalan, serta tandatangan bagian yang mengajukan.
3. Formulir Masuk Gudang
Merupakan Formulir yang telah dibuat oleh bagian gudang sebagai bukti penerimaan barang dari supllier. Formulir ini telah dipranomori dan memuat informasi mengenai tanggal terima barang, tujuan, nama distributor, no.pol, truk, no.delivery order, jam bongkar, selesai bongkar, nomor roll, berat
(dalam satuan Kg), jenis barang, jumlah barang yang diterima, tandatangan bagian gudang dan supir.
4. Formulir Keluar Gudang
Merupakan formulir yang telah dibuat bagian gudang sebagi bukti pengeluaran barang dari gudang menuju peroses produksi. Formulir ini telah dipromosikan dan memuat informasi mengenai tanggal keluar barang, tujuan, nomor roll, berat (Kg), jumlah barang yang keluar, tandatangan bagian gudang.
5. Surat Jalan
Surat jalan ini digunakan oleh supllier untuk menyertai pengiriman barang kebagian gudang. Surat jalan ini telah dipranomori dan memuat informasi mengenai tanggal pengiriman barang, identitas pelanggan (nama dan alamat pelanggan), tujuan pengiriman, nama dan kode barang, no, roll dan jumlah berat barang, dan ditandatangani kepala urusan pengadaan, kepala urusan produksi, dan supllier.
6. Formulir Permintaan Barang
Merupakan formulir yang digunakan oleh bagian produksi sebagai permintaan bahan baku untuk pelaksanakan kegiatan produksi yang ditujukan kepada bagian gudang. Formulir permintaan barang ini telah dipranomori dan memuat informasi mengenai tanggal pengiriman barang, nama barang, tipe barang, ukuran, jumlah, satuan, tanggal, dan ditandatangani bagian produksi serta bagian gudang.
7. Formulir Pengeluaran Barang
Merupakan formulir yang digunakan oleh bagian gudang sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang untuk keperluan proses produksi. Formulir pengeluaran barang ini telah dipranomori dan memuat informasi mengenai tanggal pengiriman, nama barang, tipe barang, ukuran, jumlah, satuan, tanggal, dan ditandatangani bagian produksi serta bagian gudang.
4. Catatan
Pencatatan atas transaksi yang berhubungan dengan persediaan bahan baku dilakukan untuk menyajikan informasi persediaan bahan baku lagi bagi pihak manajemen PT. Sinar Abadi Jaya. Pencatatan persediaan bahan baku dilakukan pada :
1. Kartu Gudang
Merupakan kartu yang dibuat oleh kepala seksi gudang. Digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran persediaan bahan baku dari gudang. Kartu persediaan ini memuat informasi mengenai nama barang, harga satuan, tanggal. No.arsip, banyaknya barang yang masuk dan keluar, serta saldo jumlah.
2. Jurnal
Penjurnalan disini adalah jurnal persediaan yang digunakan unutk mencatat transaksi persediaan bahan baku yang telah dilakukan oleh bagian akuntansi. Jurnal tersebut mencakup :
• Jurnal Pembelian Kredit Bahan Baku
Dr Persediaan bahan baku Cr Hutang dagang • Jurnal Pembayaran Hutang
Dr Hutang dagang Cr Kas • Jurnal Khusus
Tabel 4.2: Jurnal Khusus Persediaan
Tanggal Nama Pemasok Ref Persediaan (D) Hutang Dagang (K)
3. Buku Besar
Buku besar disini merupakan buku yang digunakan untuk memasukkan dan meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya ke dalam jurnal yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Contohnya pada tanggal 20 juni 2010 PT Sinar Abadai Jaya melakukan pembayaran hutang dagang kepada supplier atas pembelian bahan baku kertas sebesar Rp 10.000.000,- maka jurnal dan buku besarnya adalah sebagai berikut:
Jurnal Pembayaran Hutang
Dr Hutang Dagang Rp. 5.000.000,-
Tabel 4.3: Buku Besar
KAS
Tanggal Keterangan F Jumlah Tanggal Keterangan F Jumlah 2010 1 Rp 10.000.000 20 Juni
HUTANG DAGANG
Tanggal Keterangan F Jumlah Tanggal Keterangan F Jumlah 2010 1 Rp 10.000.000
20 Juni
5. Prosedur
PT. Sinar Abadi Jaya menerapkan prosedur dalam menangani persediaan bahan bakunya. Prosedur tersebut terdiri dari :
• Prosedur Pembelian Persediaan bahan Baku :
a. Bagian produksi membuat permintaan pembelian sebanyak 2 lembar, dan distribusikan :
- Lembar ke-1, sebagai arsip dibagian produksi. - Lembar ke-2, diberikan kebagian pengadaan.
b. Berdasarkan pesanan barang, kepala bagian pengadaan mengajukan penawaran harga kepada supllier, kemudian supllier memberikan surat balasan penawaran sebanyak 1 lembar kebagian pengadaan.
c. Berdasarkan surat balasan penawaran dari supllier, kemudian kepala bagian pengadaan membuat surat penawaran harga sebanyak 6 lembar, dan didistribusikan :
- Lembar ke-1, diberikan kepada direktur utama.
- Lembar ke-3, diberikan kepada menejer produksi.
- Lembar ke-4, diberikan kepada menejer satuan internal audit. - Lembar ke-5, diberikan kepada menejer akuntansi.
- Lembar ke-6, diberikan kepada menejer keuangan.
d. Direktur memberikan perintah kepada kepala bagian pengadaan untuk melakukan pembelian. Berdasarkan perintah tersebut, bagian pengadaan membuat Purchase Order (PO) sebanyak 5 lembar dan didistribusikan : - Lembar ke-1, sebagai ke bagian pengadaan
- Lembar ke-2, diberikan ke bagian gudang ke supllier sebagai arsip - Lembar ke-3, diberikan ke bagian gudang sebagai arsip
- Lembar ke-4, diberikan ke bagian akuntansi sebagai arsip - Lembar ke-5, diberikan ke bagian keuangan sebagai arsip • Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Persediaan Bahan Baku :
a. Supllier mengirimkan barang yang disertai SJ (surat jalan) untuk
ditandatangani oleh kepala urusan pengadaan dan kepala urusan produksi. Kemudian surat jalan tersebut dibuat copy-nya sebanyak 5 lembar dan didistribusikan :
- Lembar ke-1, sebagai arsip dibagian gudang
- Lembar ke-2, diberikan ke bagian keuangan sebagai arsip - Lembar ke-3, diberikan ke bagian akuntansi sebagai arsip - Lembar ke-4, untuk bahan penagihan ke bagian keuangan
- Lembar ke-5, diberikan ke bagian pengadaan sebagai arsip
b. Kemudian bagian gudang memeriksa kuantitas dan kualitas barang yang diterima dari supllier, dan mencatatnya pada formulir masuk gudang. c. Kemudian bagian gudang menyimpan dan mengklasifikasikan barang
pada kartu gudang.
d. Dibagian pengadaan dilakukan pencobaan antara purchase order, surat jalan, dan purchase request. Kemudian formulir-formulir tersebut dikirimkan ke bagian akuntansi untuk diperiksa kelengkapannya. Untuk selanjutnya dilakukan pembayaran kepada supllier oleh bagian keuangan. Apabila pembayaran dilakukan dengan cara :
- Tunai : membayar dengan uang tunai ke supllier disertai SJ (surat jalan) lembar ke-2 dan invoice.
- Kredit : dibuatkan jurnal pembelian dan jurnal hutang sebelum dilakukan pembayaran sesuai jangka waktu yang telah disepakati. Dan pada saat akan melakukan pembayaran dilakukan seperti pada pembayaran tunai. Yaitu membayar dengan uang tunai ke supllier yang disertai SJ (surat jalan) lembar ke-2 dan invoice.
• Prosedur Pengeluaran Persediaan Bahan Baku
a. Kepala produksi membuat formulir permintaan barang sebanyak 2 lembar. Dan didistribusikan :
- Lembar ke-2, sebagai arsip dibagian produksi
b. Berdasarakan formulir permintaan barang lembar ke-1, bagian gudang membuat formulir keluar gudang sebanyak 3 lembar, dan didistribusikan : - Lembar ke-1, diberikan ke bagian akuntansi untuk diarsip
- Lembar ke-2, diberikan ke bagian produksi untuk diarsip - Lembar ke-3, sebagai arsip di bagian gudang
c. Berdasarkan formulir keluar gudang
- Bagian gudang menyerahkan barang (yang diminta bagian produksi) dan disertai formulir ke luar gudang lembar ke-2 untuk diarsip di bagian produksi.
- Bagian gudang membuat Laporan pengeluaran barang sebanyak 2 lembar, dan didistribusikan :
Lembar 1, diberikan ke bagian akuntansi sebagai arsip. Lembar ke-2, sebagai arsip dibagian gudang.
6. Laporan
Laporan atas persediaan bahan baku pada PT. Sinar Abadi Jaya terdiri dari : a. Laporan Posisi Bahan Baku
Merupakan formulir yang dibuat oleh staff akuntansi biaya yang memuat tentang posisi persediaan bahan baku selama satu bulan akhir
b. Laporan penerimaan barang
Merupakan laporan yang dibuat oleh bagian gudang. Maksud dibuatnya laporan ini adalah untuk melaporkan penerimaan barang yang diperoleh dari
pemasok barang (supllier). Adapun laporan penerimaan persediaan ini diisi sesuai dengan kolom yang tersedia, yaitu :
No, urut, keterangan diterima dari, tangga, stock awal, nama barang, penerimaan, harga satuan, stock akhir, dan tandatangan bagian kepala gudang. c. Laporan pengeluaran barang
Merupakan laporan yang dibuat oleh bagian gudang. Maksud dibuatnya laporan ini adalah untuk melaporkan pengeluaran barang dari gudang berdasarkan formulir keluar gudang. Adapun laporan pengeluaran persediaan ini diisi sesuai kolom yang tersedia, yaitu : no. urut, keterangan order dari, tanggal, stock awal, nama barang, pengeluaran, stock akhir, tandatangan bagian kepala gudang, bagian penerima, kepala bagian produksi.
2. Kelancaran Proses Produksi pada PT. Sinar Abadi Jaya Cabang Binjai