4. Penyampaian Presentasi Dalam Tim
4.2.2 Kendala Perusahaan Saat Melakukan Presentasi
Perusahaan dalam melakukan kegiatan presentasi tentunya tidak semudah sesuai dengan yang diharapkan. Perusahaan biasanya menjumpai kendala pada saat presentasi. Dari hasil wawancara dan analisis data kendala perusahaan pada saat presentasi mengacu pada hambatan komunikasi yang diungkap oleh Lukas Dwiantara.
Dari hasil analisis, wawancara dan observasi perusahaan PT. Jomblo Lajang Indonesia dilihat ada beberapa kendala yang terjadi pada saat persiapan presentasi seperti seringkali waktu yang tidak cukup untuk mempersiapkan presentasi, sehingga pada saat persiapan materi presentasi menjadi sangat terburu-buru, seperti yang diungkap Bapak Philipius.
“Kendala yang sering dihadapi biasanya waktu untuk persiapan yang belum cukup, karena membuat janji dengan para stakeholders biasanya dikabari secara mendadak jadi seringkali waktu untuk persiapan presentasi kurang. Selain waktu persiapan presentasi yang kurang, terkadang kendala yang dihadapi adalah materi presentasi yang tidak lengkap, seperti update dari divisi bagian web untuk penambahan user setiap harinya.”
Terkadang perusahaan mendapat jadwal keputusan pertemuan dari para stakeholders mendadak, sehingga waktu persiapan menjadi sangatlah terbatas. Ditambah lagi, dengan adanya jenis stakeholders baru sehingga waktu untuk penyusunan materi baru menjadi terburu-buru. Telah dijelaskan sebelumnya, perbedaan stakeholders akan membedakan materi presentasi yang dibawakan dan juga akan membedakan cara presentasi terhadap para stakeholders. Seperti hal yang dialami Jomblo.com, para komunikator dan materi presentasi yang akan dibawakan, dibedakan menurut stakeholders.
Kendala lain pada saat persiapan presentasi adalah menyiapkan materi presentasi yang cocok untuk para stakeholders. Seperti yang diungkap Bapak Darrick, sebagai berikut:
Pemilihan materi dengan kondisi yang perlu menyesuaikan presentasi untuk target audiens yang berbeda (presentasi untuk investor akan berbeda daripada media, dsb). Membuat presentasi yang menarik bagi masing-masing orang akan menjadi kesulitan bagi perusahaan. Menarik bagi perusahaan belum tentu menarik bagi para stakeholders. Waktu persiapan dan latihan presentasi yang terbatas.
Dari hasil kutipan wawancara diatas perbedaan audiens menjadi masalah perusahaan. Perusahaan menjadi sulit untuk membuat materi yang sesuai dengan keinginan dari para stakeholders. hal ini termasuk pada hambatan komunikasi pada komunikan karena terjadinya perbedaan persepsi dari para stakeholder. Menyiapkan materi menjadi sulit karena perlu mengikuti karakter dan menyesuaikan persepsi dari para stakeholders. Perbedaan stakeholders biasanya akan menyebabkan perbedaan persepsi. Untuk perusahaan dituntut dapat menyiapkan presentasi yang disesuaikan dengan para stakeholders. Biasanya jika bertemu dengan kalangan yang lebih
tua maka mereka akan lebih menyukai design presentasi dalam penyajian yang sederhana, sedangkan jika bertemu dengan kalangan muda maka presentasi biasanya dibuat dengan bentuk yang unik, lebih rumit dan berwarna. Oleh sebab itu, menjadi kendala perusahaan untuk harus menyajikan materi presentasi yang disesuaikan dengan karakter dan kepribadian stakeholders.
Kendala yang akan dibahas selanjutnya adalah kendala pada saat melakukan presentasi. Beberapa kendala yang biasanya dihadapi pada saat melakukan presentasi adalah kendala-kendala teknis seperti kendala perbedaan dan penurunan resolusi yang dihasilkan oleh proyektor pada saat menampilkan materi, bahan presentasi tidak terlihat semenarik saat dilihat dari resolusi asli.
Kendala yang sering terjadi pada saat awal presentasi biasanya adalah perbedaan resolusi dan keterbatasan media, sehingga ketertarikan materi presentasi menjadi berkurang.
Hasil kutipan diatas menunjukkan salah satu kendala yang perusahaan hadapi pada saat melakukan presentasi, yaitu keterbatasan media. Kendala ini merupakan kendala pada keterbatasan media dalam hambatan komunikasi. Kendala teknis lainnya adalah pada saat presentasi terjadi pemadaman listrik. Sama seperti hal yang dialami Jomblo.com pada saat melakukan presentasi tim di Universitas Budi Luhur terjadi pemadaman listrik sehingga pada saat presentasi dokumen yang akan menjadi materi presentasi tidak dapat ditampilkan dan pada saat presentasi tidak dapat menggunakan alat pembantu untuk pengeras suara. Kondisi yang dihadapi seperti ini adalah kondisi biasanya yang tidak terduga. Tetapi pada saat dilingkungan kerja terlebih pada saat berhadapan di dunia bisnis, semua komunikator tetap dituntut menjaga profesionalitas terhadap para stakeholders.
Kendala lain yang dihadapi Jomblo.com adalah suasana yang tidak mendukung pada saat ingin melakukan presentasi, seperti yang diungkapkan Philipius saat diwawancara,
“Suasana yang tidak mendukung pada saat presentasi karena bertemu dengan para stakeholders biasanya ditempat umum seperti mall dan tempat nongkrong”
Suasana menjadi salah satu hal yang dapat mendukung berjalannya presentasi. Suasana yang mendukung dapat membantu komunikator dan presenter menyampaikan materi presentasi dengan baik. Namun tidak selamanya susana presentasi mendukung, terkadang pemilihan tempat presentasi yang tidak benar menjadi kendala, misalnya presentasi yang dilakukan di mall, biasanya ribut dan akibatnya komunikasi terganggu, hal ini menjadi salah satu kendala presentasi perusahaan.
Gugup dan lupa pada saat presentasi menjadi hal yang sering ditemui saat presenter melakukan presentasi, seperti yang diungkap Bapak Aditya, yakni:
“Kemudian pada saat berhubungan dengan stakeholders dalam ruang lingkup penting biasanya sedikit gugup dan terkadang lupa dengan apa yang ingin disampaikan.
”
Gugup dan lupa merupakan salah satu kesulitan pada komunikator, ini merupakan hambatan yang terjadi pada sikap dari komunikator. Gugup dan lupa perlu dihindari karena akan menimbulkan hal yang tidak diinginkan pada saat presentasi, misalnya materi yang penting menjadi terlewatkan.
Hal ini merupakan hal yang terjadi dari dalam diri sendiri. Oleh sebab itu, presenter harus mengetahui cara yang tepat untuk mengatasi rasa gugup dan lupa ketika berhadapan dengan para stakeholders.Kendala berikutnya yang dihadapi pada saat presentasi adalah perbedaan persepsi, seperti yang diungkap Bapak Darrick,
“audiens yang sulit untuk diyakinkan, meyakinkan para calon investor mengenai potensi yang akan didapat perusahaan, meyakinkan customer dan juga pihak partner lainnya untuk melihat benefit yang bisa didapat dengan memasuki program yang perusahaan tawarkan”
Dalam kaitannya dengan hambatan komunikasi, kendala perbedaan persepsi dapat dikarenakan karena perbedaan kepentingan audiens, dan perbedaan bisa dikarenakan perbedaan sosial budaya. Perbedaan persepsi menjadi kendala karena adanya perbedaan persepsi ini menjadi sulit untuk meyakinkan para stakeholders untuk bergabung dalam Jomblo.com. Oleh sebab itu pihak perusahaan mencari cara untuk memengaruhi para stakeholders sehingga argumen yang dikemukakan perusahaan dapat diterima oleh pihak perusahaan.
Penggunaan istilah asing terkadang menjadi kendala perusahaan pada saat penyampaian presentasi, seperti jawaban dari Bapak Aditya,
“Kendala yang dihadapi pada saat presentasi adalah banyaknya audiens yang tidak mengerti bagaimana proses dan kinerja website Jomblo.com serta bahasa dan istilah dalam dunia IT. Biasanya hal ini dihadapi pada para audiens yang tidak memiliki pengetahuan banyak mengenai sistem dan kinerja suatu web. Akibatnya harus dijelaskan dari awal dan lebih rinci mengenai proses, penggunaan dan cara kerja Jomblo.com.”
Dalam hambatan komunikasi, ini merupakan hambatan pesan pada penggunaan kata. Penggunaan kata-kata yang tepat merupakan hal yang sangat penting karena akan memengaruhi pemaknaan pesan yang disampaikan. Banyak istilah asing yang tidak dimengerti oleh para stakeholders sehingga pada saat penyampaian presentasi, informasi tidak dapat diterima sepenuhnya oleh para stakeholders. Penggunaan istilah asing menjadi salah satu alasan penghambat pada saat presentasi karena akan memengaruhi penyampaian informasi kepada stakeholders.
Kendala juga dihadapi pada saat menyajikan informasi dalam bentuk tim.
Beberapa argumen informan mengenai kendala presentasi tim, yaitu : Bapak Darrick,
“kendala yang dihadapi seperti kendala penyusunan materi karena materi yang dibawakan banyak, oleh sebab itu penyusunan materi harus dilakukan secara teliti sehingga mudah diterima oleh para stakeholders.”
Dari informan 1 kendala pada saat presentasi tim adalah pada saat presentasi materi yang perlu disajikan cukup banyak. Materi yang banyak tersebut perlu disederhanakan. Hal ini dapat diminimalisir sesuai dengan konsep komunikasi grup dan tim. Dimana setiap anggota yang terlibat dalam kegiatan presentasi dapat turut membantu menyederhanakan dan menjaga efisiensi materi presentasi agar mudah diterima oleh para stakeholders.
Sedangkan menurut Bapak Philip,
“Kendala yang dihadapi pada saat presentasi tim adalah butuh waktu yang lebih panjang untuk persiapan dan koordinasi, sehingga waktu lebih banyak terbuang.”
Waktu memberikan peluang bagi perusahaan untuk menyajikan informasi lebih maksimal. Perusahaan perlu waktu yang cukup untuk menyusun materi dan mempersiapkan presentasi tim. Namun tidak selamanya perusahaan diberikan waktu sesuai dengan keinginan perusahaan, terlebih saat melakukan presentasi tim. Perusahaan diberikan waktu yang terbatas, namun perusahaan perlu lebih banyak waktu untuk menyiapkan materi presentasi serta mengkoordinasikan anggotan tim agar membawakan presentasi yang maksimal.
Kendala presentasi tim diperkuat kembali oleh Bapak Aditya, “Kendala yang dihadapi saat persiapan dan pelaksanaan presentasi tim diantaranya adalah brainstorming yang tidak bisa dilakukan hanya satu kali saja sehingga membutuhkan waktu yang lebih, desain yang menarik dan bisa menarik perhatian para peserta presentasi”
Dari informan ke-3 juga memberikan pendapat yang sama, yaitu masalah waktu. Perusahaan perlu waktu yang lebih untuk melakukan brainstorming yang tidak dapat dilakukan sekali saja. Brainstorming dilakukan untuk menyiapkan materi yang lebih maksimal. Tidak hanya itu, perusahaan perlu waktu lebih untuk menyusun materi presentasi yang menarik sehingga dapat dibawakan kepada para stakeholders.
Jika perusahaan menyajikan presentasi dalam bentuk tim maka bahan dan materi presentasi juga akan semakin banyak. Perusahaan membutuhkan waktu yang lebih panjang untuk mempersiapkan materi. Tidak hanya itu presentasi yang banyak akan membuat para audiens cepat bosan dan tidak menangkap inti dari presentasi karena informasi yang diberikan terlalu banyak. Oleh sebab itu perusahaan perlu waktu untuk menyederhanakan materi presentasi dan memerhatikan poin penting yang disampaikan. Hal ini membantu para stakeholders menangkap poin penting yang diinformasikan.
4.2.3 Upaya Menghadapi Kendala Pada Saat Melakukan Presentasi