53 BAB 4 Hasil Penelitian 4.1 Gambaran Obyek Penelitian
4.1.1 Profile Jomblo.com
PT. Jomblo Lajang Indonesia adalah salah perusahaan baru diresmikan 6 Februari 2014 lalu, yang bergerak di bidang sosial media. PT. Jomblo Lajang Indonesia membuat salah satu website yang bergerak dibagian sosial media yang dinamai Jomblo.com. Jomblo.com hadir di Indonesia dan menjadi media sosial yang berguna untuk anak bangsa seperti yang ditawarkan dari media sosial lainnya.
‘Jomblo’ adalah kata dalam bahasa Indonesia yang berarti “single” atau “tidak memiliki pasangan pada saat ini. Ini adalah kata yang mudah diingat dan 90% penduduk Indonesia akan tahu itu dan banyak menggunakannya dalam percakapan sehari-hari. Jomblo.com dipilih agar dapat lebih mudah dan dikenal oleh masyarakat Indonesia.
Brand "Jomblo" menggambarkan sesorang yang tidak menyerah pada tekanan yang negatif tentang hidup ketika mereka menghadapi tantangan, tetapi tetap positif, aktif, semangat dan petualang. Hal ini mendorong orang untuk memiliki mentalitas mengatasi tantangan hidup bukannya suram dan melankolis (terutama para pemuda ketika mereka tidak memiliki partner/pasangan).
Jomblo.com merupakan jejaring sosial yang dihadirkan untuk para anak muda di Indonesia. Kata ‘jomblo’ merupakan kata yang dikenal dengan image yang kurang baik di mata masyarakat bahkan terkadang anak muda malu mengakui status sebagai jomblo, oleh karena itu Jomblo.com hadir untuk menjadi partner bagi anak muda di masyarakat Indonesia. Jomblo.com menawarkan kepada masyarakat Indonesia untuk tidak malu mengakui kata “jomblo” melainkan banyak hal yang dapat dilakukan oleh para Jomblo Indonesia, tapi situs ini juga terbuka untuk para anak muda yang memiliki pasangan.
Melihat keadaan seperti itu, Jomblo.com hadir sebagai jejaring sosial yang dapat digunakan menghubungkan satu individu ke individu lain, dari
satu individu ke komunitas dan bahkan dati satu komunitas ke komunitas lain. Jomblo.com berusaha menyediakan fitur-fitur yang dapat digunakan untuk menghubungkan masyarakat dengan minat dan hobi yang sama. Melalui fitur yang dihadirkan jejaring sosial Jomblo.com ini diharapkan masayarakat Indonesia dapat mencari teman, kegiatan dan komunitas yang sama yang tentunya telah disesuaikan dengan minat, kepribadian dan kepentingan yang masyarakat ingingkan.
4.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 4.1
4.1.3 Logo Jomblo.com
Gambar 4.2 – Logo Perusahaan
Gambar diatas merupakan logo Jomblo.com. Tulisan yang berwarna putih mencirikan orang yang Jomblo yang memungkinkan kehidupannya tidak memiliki semangat bahkan depresi ataupun putus asa. Kemudian diberikan dasar warna biru untuk memberikan keindahan pada si orang-orang jomblo tersebut. Selain itu warna biru mencirikan semangat dan disukai banyak anak muda yang sesuai dengan target Jomblo.com. Terakhir ada icon hati merah yang ada huruf J dan memiliki lingkaran kecil yang artinya Jomblo.com menyesuaikan minat para user dan lingkaran kecil berarti keanekaragaman minat yang dapat dicari dalam Jomblo.com ini.
4.1.4 Unit Kerja Objek Penelitian
Unit kerja yang menjadi objek penelitian adalah divisi Marketing Communication di Jomblo.com. Divisi Markom Jomblo.com mengambil peranan sebagai public relations Jomblo.com. Sesuai dengan teori yang diungkapkan mengenai fungsi public relations maka divisi markom Jomblo.com juga mengemban beberapa fungsi yang telah disebutkan, diantaranya:
a. Hubungan internal
Hubungan internal yang dilakukan oleh pihak markom adalah bagaimana pihak markom dapat menyampaikan infomasi baik dari atasan maupun informasi umum mengenai Jomblo.com. Informasi umum biasanya mengenai pemberitaan Jomblo.com. Sedangkan informasi dari atasan biasanya mengenai hubungan kerjasamA dengan para stakeholders.
b. Advertising
Menempatkan informasi perusahaan di media yang berbayar dalam hal ruang waktu. Jomblo.com beberapa kali menempatkan iklan di media yang berbayar.
c. Publisitas
Markom Jomblo.com biasanya menulis pers release mengenai Jomblo.com sendiri yang memiliki nilai berita sehingga informasi yang disampaikan kepada media dimuat dan diberitakan oleh media. d. Lobbying
Markom Jomblo.com berfungsi untuk berhubungan dengan para stakeholders eksternal agar dapat berhubungan dengan internal perusahaan.
e. Manajemen Isu
Markom Jomblo.com berfungsi membantu perusahaan untuk manajemen isu. Hal ini biasa dilakukan jika ada isu yang tidak baik. Cara yang paling sering dilakukan adalah menjawab isu melalui media serta membuat pers release kepada media.
f. Hubungan Investor
Markom Jomblo.com juga memiliki tugas membangun dan menjaga hubungan baik dengan para investor. Seperti jika ingin berhubungan dengan para investor markom Jomblo.com yang akan menentukan materi yang akan dibawakan.
g. Pengembangan
Pihak Markom.com bertugas mencari stakeholders, membangun dan menjalin hubungan dengan para stakeholders tersebut sehingga
membantu pengembangan Jomblo.com. Hal ini biasa dilihat melalui penambahan partner perusahaan yang ikut terlibat kerjasama, penambahan followers dan penambahan user twitter.
4.1.5 Profil Informan
a. Nama : Darrick Rochili
Jabatan : Co-founder PT Jomblo Lajang Indonesia
Alasan : Co-founder membantu proses selama berhubungan dengan investor dan menjadi orang yang paling mengerti perkembangan perusahaan
b. Nama : Philipius
Jabatan : Manager Marketing Communication dan Public relations Alasan : Memiliki tugas berhubungan dengan media, investor, dan
user baik secara langsung maupun tidak langsung
c. Nama : Aditya
Jabatan : Manajemen Operasional
Alasan : Berhubungan langsung dengan operasional perusahaan, biasanya ikut presentasi mengenai sistem dan cara kerjanya Jomblo.com. Manajemen operasional ini bertanggung jawab dengan perkembangan website Jomblo.com sendiri.
4.2 Hasil Penelitian dan Pembahasan
Membangun hubungan dengan para stakeholders adalah hal penting yang perlu diperhatikan oleh banyak perusahaan. Terlebih dengan para stakeholders eksternal. Stakeholders eksternal adalah orang-orang diluar perusahaan yang akan membantu aktivitas dan kegiatan perusahaan. Menjalin hubungan dengan para stakeholders akan membantu perusahaan mengenalkan dan mengkomunikasi fitur baru kepada para eksternal perusahaan. Selain itu eksternal stakeholders secara kangsung maupun tidak langsung akan membantu jalannya aktivitas perusahaan, baik dalam dukungan materi, ide, pemberitaan dan dukungan lainnya. Jomblo.com merupakan salah satu perusahaan media
sosial yang baru diresmikan 6 Februari 2014 lalu. Menjadi tantangan tersendiri bagi pihak Jomblo.com untuk dapat mengenalkan hingga diterima oleh para stakeholders eksternal ditengah persaingan dunia bisnis saat ini.
Perusahaan perlu menyiapkan alat yang akan menjadi alat komunikasi bisnis yang dapat membantu perusahaan berhubungan dengan para stakeholders eksternal Jomblo.com. Salah satu alat yang digunakan untuk menunjang komunikasi bisnis adalah presentasi. Pada umumnya presentasi merupakan salah satu cara mengenalkan perusahaan pada para stakeholders. Presentasi adalah cara perusahaan dapat menyampaikan informasi dan pendapat kepada satu orang maupun lebih. Presentasi merupakan bagian dari komunikasi kelompok. Karena presentasi tidak hanya melibatkan satu atau 2 orang, tetapi presentasi melibatkan lebih dar 2 orang. Presentasi termasuk komunikasi kelompok karena diperngaruhi oleh jumlah komunikator yang tidak terbatas dalam 1 orang dan juga jumlah komunikan yang bisa dalam jumlah kecil maupun dalam jumlah besar. Salah satu contohnya adalah stakeholders. stekeholder perusahaan dapat berjumlah sedikit dan dapat berjumlah banyak. Melihat jumlah dan pentingnya stakeholders eksternal, maka dari itu perusahaan dituntut dalam melakukan komunikasi bisnis dengan cara presentasi, perusahaan dituntut untuk dapat menjaga profesionalitas pada saat berhubungan dengan para stakeholders tersebut.
Dalam menjaga profesionalitas tersebut, maka perusahaan perlu menyiapkan orang-orang yang kemudian akan disebut dengan presenter untuk berhubungan dengan para stakeholders. Tujuan presenter ini disiapkan agar dapat membawakan presentasi secara profesional sehingga dapat diterima oleh para stakeholders eksternal. Presenter perlu bekerjasama dengan perusahaan untuk menyiapkan presentasi yang profesional hingga diterima oleh para stakeholders.
Dalam pembahasan skripsi ini akan membahas bagaimana perusahaan dapat menyiapkan presentasi yang baik dan membawakan secara profesional kepada para stakeholders eksternal.
4.2.1 Strategi Presentasi PT. Jomblo Lajang Indonesia
Dari hasil wawancara dan observasi maka beberapa strategi yang diajukan oleh para informan yang mengacu pada teori dan tahapan yang diajukan dalam buku Goodall dan Lukas. Berikut adalah hasil wawancara mengenai pendapat para informan sebagai strategi presentasi Jomblo.com menurut ke-3 informan, sebagai berikut :
Jawaban Bapak Darrick Rochili mengenai strategi presentasi Jomblo.com,
“Biasanya tujuan presentasi perusahaan adalah selain mengenalkan Jomblo.com presentasi bertujuan mengajak pihak eksternal untuk bergabung dengan perusahaan. Disini kita memaparkan informasi-informasi yang menarik mengenai Jomblo.com sehingga para stakeholders tertarik untuk ikut bergabung menjadi bagian dari Jomblo.com sendiri. Hal yang dipersiapkan lebih kebagian teknis seperti materi business Plan, contoh Advertising and Promotion Plan serta materi yang berkaitan dengan keunggulan brand. Membaca dan menyiapkan materi yang akan dipresentasikan. Serta menyiapkan media yang digunakan untuk presentasi misalnya laptop dan materi yang telah diprint. Cara menjaga profesionalitas biasanya dari hal-hal yang sederhana seperti dengan cara bersikap dan bertutur kata dengan baik dan profesional, berpakaian rapi pada saat melakukan meeting maupun presentasi dengan audiens, mempersiapkan hal-hal yang akan dipresentasikan seperti hal-hal teknis maupun mempersiapkan materi presentasi
yang disampaikan biasanya persiapan materi seperti
mempelajari materi (biar 1st impressionnya dapat), mencatat point penting dan mengenali keunggulan perusahaan dengan baik.”
Dari informan pertama, Bapak Darrick rochili mengungkap strategi yang digunakan pada saat presentasi adalah menentukan tujuan presentasi perusahaan yang berupa untuk mengenalkan dan mengajak pihak eksternal bergabung dalam perusahaan. Sebelum presentasi, perusahaan menyiapkan materi serta media yang diperlukan dan akan digunakan dalam presentasi, pada saat presentasi perusahaan mempersiapkan diri melalui menjaga profesionalitas melalui berpenampilan, menjaga tutur kata dan menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan pada saat presentasi.
Bapak Philipius,
“Biasanya tujuan perusahaan melakukan presentasi adalah untuk mengenalkan Jomblo.com secara lebih jelas kepada para stakeholders tersebut. Terlepas dari mereka mau join atau tidak perusahaan berupaya menyajikan presentasi agar dapat menginformasikan Jomblo.com secara jelas. Yang paling penting pada saat ingin melakukan presentasi adalah menyiapkan dan menyusun bahan presentasi yang akan dan ingin disampaikan. Bahan presentasi yang disiapkan adalah profil perusahaan, business plan. Tidak lupa hal lain yang dipersiapkan adalah hal dalam bentuk teknis seperti waktu, tempat dan media yang digunakan dalam presentasi. Berpakaian rapi pada saat ingin mengadakan presentasi kalau bisa disesuaikan dengan tema dengan stakeholders yang diajak untuk ketemuan, melakukan persiapan pada saat melakukan presentasi seperti latihan, mencatat poin penting yang akan disampaikan, kadangkala menyiapkan kata-kata yang lebih formal untuk digunakan. Datang tepat pada waktunya pada saat ingin melakukan presentasi, itu menjadi hal yang penting diperhatikan karena akan mempengaruhi pandangan stakeholders terhadap perusahaan dan tentunya tetap menjaga profesionalitas berbicara dan bersikap.”
Dari jawaban informan kedua mengajukan strategi presentasi perusahaan yaitu, yang pertama perusahaan perlu menetapkan tujuan presentasi perusahaan berupa mengenalkan perusahaan ke pihak eksternal. Menyiapkan hal-hal yang diperlukan saat presentasi dengan stakeholders eksternal seperti menyiapkan materi dan alat yang dibutuhkan saat presentasi, menyiapkan waktu dan tempat untuk melakukan presentasi. Agar dapat menarik perhatian audiens maka dibuat presentasi menarik dan pembawaan presentasi dengan cara pembawaan presentasi non-formal. Saat presentasi perusahaan bersikap profesional, mencatat poin penting dan berpenampilan rapi.
Bapak Aditya,
“Tujuan presentasi Jomblo.com sekarang si lebih untuk mengenalkan Jomblo.com dikalangan eksternal. Karena Jomblo.com masih baru dan kita perlu mendapat dukungan dari pihak eksternal perusahaan. Pada saat presentarsi perusahaan
memperhatika penampilan menggunakan business
untuk menjawab semua kemungkinan pertanyaan yang ada, latihan penyampaian presentasi sebelum presentasi sebenarnya dilakukan, melakukan analisis audiens, menghargai waktu stakeholder dengan tidak menyiapkan presentasi yang terlalu panjang atau membuang waktu yang akan mengurangi perhatian dan menjadi bosan, serta mempelajari teknik-teknik presentasi yang baik mengingat saya bukan dari orang PR maka biasanya sebelum presentasi saya diskusi dan bertukar pikiran terlebih dahulu dengan yang lain.”
Dari hasil kutipan wawancara infroman yang ketiga, Bapak Aditya menjelaskan strategi yang digunakan perusahaan saat melakukan presentasi dapat disimpulkan sebagai berikut, kegiatan presentasi diadakan perusahaan untuk mengenalkan dan mendapat dukungan dari stakeholders eksternal. Persiapan yang dilakukan pada saat presentasi adalah menyiapkan penampilan, analisis audiens, menyiapkan materi dan teknik presentasi yang akan digunakan saat presentasi. Pada saat presentasi memerhatikan penggunaan kata-kata sederhana dan memerhatikan waktu presentasi yang telah disepakati.
Kutipan diatas merupakan hasil wawancara dengan ketiga informan mengenai strategi presentasi perusahaan. Dari jawaban ketiga informan ini mengacu pada proses dan tahap presentasi yang mengacu pada konsep, presentation in global workplace menurut Goodall. Berikut adalah pembahasannya, dalam pembahasan kali ini akan dilakukan pembahasan presentasi yang dibagi ke dalam dua bagian. Yaitu tahap persiapan dan tahap pelaksanaan presentasi.
1. Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Persiapan Presentasi adalah:
a) Choosing : The Goal for Your Presentation (Pemilihan Tujuan Presentasi)
1) Pemilihan Tujuan dan Jenis Presentasi
Hal yang paling pertama yang harus dilakukan oleh perusahaan pada saat presentasi adalah pemilihan jenis presentasi pada saat ingin berhubungan dengan stakeholders eksternal.
Secara umum terdapat jenis presentasi kedalam 2 bagian, yaitu presentasi informatif dan presentasi persuasif. Pihak Jomblo.com melakukan kedua sifat tersebut, yaitu presentasi yang persuasif dan informatif. Presentasi informatif dilakukan pada saat perusahaan berhubungan dengan seluruh stakeholders tetapi secara khusus diarahkan kepada media dan user Jomblo.com. Presentasi informatif ini bertujuan untuk menginformasikan mengenai Jomblo.com sediri, baik dari latar belakangnya, makna dan fungsi Jomblo.com, serta fungsi dari setiap fitur yang disediakan di dalam Jomblo.com sendiri. Tidak hanya informatif, sifat persuasif yang dibawakan juga dilakukan pada saat berhubungan dengan seluruh stakeholders, tetapi sifat persuasif lebih difokuskan pada para calon investor dan kepada para partnership. Sifat presentasi persuasif ini dibawa agar dapat mempersuasi para stakeholders eksternal untuk ikut bergabung menjadi user dan membuat komunitas Jomblo.com (untuk para user dan masyarakat umum), menjadi investor Jomblo.com (untuk para calon investor), serta untuk mempersuasi para partnership untuk bekerja sama dengan Jomblo.com baik secara komersil (tukar iklan) maupun menjadi media partner untuk acara yang dibuat para komunitas.
Perbedaan jenis presentasi juga akan membedakan kata-kata yang digunakan dalam presentasi. Pada saat presentasi persuasif dilakukan maka kata-kata yang akan sering digunakan adalah ‘ayo’ atau ‘mari’. Sedangkan pada saat presentasi informatif kata-kata yang digunakan lebih menggunakan bahasa berkorelasi, memberikan argumen yang akan menguatkan satu pernyataan yang telah diajukan sebelumnya.
Selain menentukan jenis presentasi hal lain yang perlu diperhatikan adalah menentukan tujuan presentasi. Tujuan presentasi dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu deskriptif, spefisifik dan realistik. Perusahaan harus dapat membedakan
tujuan dari presentasi yang ingin disampaikan. Jika tujuannya deskriptif maka perusahaan harus menjabarkan sedemikian rupa proses presentasi hingga mampu mengenali reaksi para stakeholders, disini semua proses presentasi dijabarkan secara rinci. Jika tujuannya adalah spesifik maka perusahaan menggunakan materi sederhana yang tidak menimbulkan makna ganda, sehingga para stakeholders menangkap maksud dari para presenter. Yang terakhir, jika tujuan adalah realistik, biasanya materi presentasi telah disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan para stakeholders sehingga mudah diterima oleh para stakeholders.
2) Analisis Audiens
Pemilihan tujuan presentasi biasanya diikuti dengan pengembangan profil audiens. Audiens yang disebutkan disini adalah para stakeholders eksternal. Disini perusahaan mencoba mencari tahu sebenarnya apa tujuan dari masing-masing audiens. Dengan mengetahui apa yang menjadi tujuan dari para audiens informasi yang disampaikan menjadi lebih mudah untuk disampaikan dan sebisa mungkin informasi yang disampaikan sesuai dengan harapan dari harapan para audiens. Dari hasil wawancara dan hasil observasi maka beberapa hal yang dilakukan pada saat mengadakan analisis audiens adalah dengan mencari tahu siapa audiens yang merupakan stakeholders perusahaan. Ketika mengetahui siapa audiens kita biasanya perusahaan akan lebih menentukan harapan dari masing-masing stakeholders. Misalnya jika stakeholders adalah media, maka harapan media adalah mendapatkan informasi yang sebanyak mungkin mengenai Jomblo.com baik mengenai profil perusahaan, sistem dalam Jomblo.com dan juga mengenai fitur-fitur yang tersedia dalam Jomblo.com. Sehingga dengan adanya informasi yang diberikan, informasi dapat diolah dan diberitakan oleh media. Hal yang sama
diharapkan oleh pihak Jomblo.com, ketika presentasi yang disampaikan kepada media mengenai Jomblo.com diharapkan informasi tersebut menjadi bahan penting yang dapat memengaruhi media untuk melakukan pemberitaan. Oleh sebab itulah sangat diharapkan perusahaan dapat mengetahui harapan dan kebutuhan dari setiap stakeholders karena hal tersebut akan memengaruhi cara penyajian dan pembawaan presentasi sekaligus menentukan hasil presentasi yang disampaikan.
Hal yang sama di dalam Jomblo.com. Jomblo.com harus mengetahui siapa yang menjadi stakeholders perusahaan. Perbedaan stakeholders akan memengaruhi siapa yang mengambil bagian di dalam presentasi. Biasanya untuk para calon investor yang mengambil tanggung jawab pada presentasi adalah co-founder Jomblo.com sendiri. Kemudian saat melakukan presentasi dengan partnership dan media maka co-founder dan bagian markom yang akan dilibatkan, bahkan bagian development ikut bagian didalam presentasi, biasanya bagian development ini akan mempresentasikan beberapa hal seperti sistem dan fitur Jomblo.com. Begitu pula pada saat berhubungan dengan komunitas dan media partner, bagian markom yang akan turut ambil bagian di dalam presentasi.
Hal berikut yang menjadi keuntungan pada saat mengetahui profil audiens adalah kita dapat menentukan cara terbaik pada saat melakukan presentasi. Tidak hanya pada pembawaan tetapi pada saat penyajian data.
Dalam kaitannya dengan analisis sudiens, maka perusahaan perlu mengetahui kemungkinan yang akan ditimbulkan oleh reaksi para audiens. Dalam konteks ini ada baiknya jika sebelum presentasi dimulai, komunikator harus mengetahui bagian materi yang kemungkinan akan menyulitkan dan membingungkan audiens. Oleh karena itu, komunikator harus mempersiapkan jawaban kemungkinan pertanyaan yang bernada tidak setuju
terhadap materi presentasi yang disajikan. Selaiun itu, presenter perlu memprediksi bagian-bagian mana yang kemungkinan dapat diterima positif oleh para stakeholders.
Presenter harus mempertimbangkan tingkat pengetahuan stakeholders. Tingkat pengetahuan yang berbeda memungkinkan bahasa penyampain presentasi yang berbeda pula. Oleh sebab itu, presenter perlu mempertimbangkan pengetahuan presenter guna mempersiapkan cara dan bahasa pada saat penyampaian.
Pengembangan profil audiens memudahkan pembawa presentasi untuk mempersiapkan diri pada saat presentasi. Berbicara dengan mahasiswa tentunya tidak akan sama dengan cara berbicara pada saat berhadapan dengan calon investor
3) Menetapkan Hasil
Penetapan hasil menjadi hal penting untuk diperhatikan. Penetapan hasil dapat membantu mengukur apakah presentasi yang dilakukan telah berhasil atau tidak. Jomblo.com menetapkan pengukuran hasil presentasi dengan melihat dari bagaimana pemberitaan, penambahan user, dan respon langsung dari para audiens. Pada saat berhubungan dengan investor maka ada penetapan hasil berupa berapa kemungkinan calon investor yang akan ikut bergabung dalam Jomblo.com. Hubungan dengan partnership biasanya dengan dinilai berapa partner yang berhasil diajak kerjasama dengan Jomblo.com dalam satu kurun waktu. Menetapkan hasil harus ditentukan diawal karena akan membantu proses penyusunan dan penyampaian materi presentasi disesuaikan dengan target dan hasil yang ditentukan.
4) Membangun Kredibilitas
Membangun kredibilitas menjadi hal yang perlu dilakukan pada pembicara. Menunjukkan status pembicara akan membantu mendapatkan perhatian dari audiens pada saat presentasi. Jika kredibilitas tinggi audiens kemungkinan akan merasa bahwa mereka dapat mempercayai informasi yang disajikan kepada
mereka. Pengembangan kredibilitas dapat berupa menyertakan pendidikan formal yang pernah didapat, menunjukkan keahlihan dari pengalaman sebelumnya, bersikap empati dan mencoba melibatkan audiens dengan cara menanyakan respon dari stakeholders pada saat presentasi, menunjukkan antusiasme serta mempersiapkan penampilan yang menarik pada saat ingin melakukan presentasi.
5) Mengembangkan Kriteria untuk Mengukur Keberhasilan Membuat standar pengukuran keberhasilan menjadi hal yang wajib dilakukan pada saat ingin melakukan presentasi. Hal ini membantu perusahaan menilai kinerja presenter pada saat membawakan presentasi. Beberapa kriteria yang dapat digunakan perusahaan dalam pengukuran keberhasilan presentasi adalah spresifik, menetapkan standarisasi peningkatan presentasi, menetapkan goal yang dapat dicapai seperti yang dilakukan pada Jomblo.com hasil ditentukan dari event dan publisitas yang dikerjakan, serta pengukuran harus realistik dan penentuan keberhasilan harus menetapkan waktu pencapaian.
b) Creating : The Business Presentation (Penyajian Materi Presentasi)
Beberapa hal yang diperlukan dalam penulisan dan penyajian materi presentasi :
1. Menentukan Ide Pokok
Pada saat penyusunan materi presentasi, yang perlu ditentukan ide pokok. Ide pokok ini akan membantu penyusunan materi tepat pada tujuan dan sasaran sesuai dengan yang diharapkan.
2. Menyusun Pesan, terdiri dari : a. Pembukaan
Gambar 4.3 – Contoh Materi Presentasi Sumber : Perusahaan Jomblo.com
Pembukaan yang merupakan awal penentuan keberhasilan presentasi. Pembukaan awal presentasi dapat berupa menyiapkan cerita pengalaman menarik atau lucu, atau menyajikan pembukaan langsung pada materi presentasi seperti menyiapkan data stastistik yang mengejutkan.
b. Isi Presentasi ( Pesan)
1) Penulisan dan penyajian presentasi harus mencakup penyampaian tujuan yang jelas apakah informatif atau persuasif. Berikut ini akan disajikan gambar penyajian contoh materi presentasi yang menunjukkan halaman awal presentasi yang akan memperlihatkan dan mengarahkan audiens kalau informasi presentasi ini akan membahas seputar Jomblo.com. Untuk penyajian secara informatif diberikan contoh sebagai berikut.
Gambar 4.4 – Contoh Materi Presentasi Sumber : Perusahaan Jomblo.com
2) Harus ada pernyataan yang jelas mengenai sesuatu yang ingin disampaikan sehingga audiens mengerti apa yang akan diinformasikan. Berikut merupakan contoh dari penyajian presentasi dengan pernyataan yang jelas yaitu ingin menyampaikan Jomblo.com ada social network.
Gambar 4.5 – Contoh Materi Presentasi Sumber : Perusahaan Jomblo.com
3) Berisikan pratinjau mengenai informasi yang akan disampaikan. Berikut merupakan bagian dari materi
presentasi yang merupakan pratinjau mengapa dipilihnya Jomblo.com
Gambar 4.6 – Contoh Materi Presentasi Sumber : Perusahaan Jomblo.com
4) Dalam penulisan dan penyajian materi presentasi harus ada poin utama dan sub point jika diperlukan. Hal ini bertujuan untuk lebih mudah memahami terutama jika ada pembagian atau perbedaan. Berikut merupakan contohnya.
Gambar 4.7 – Materi Presentasi Jomblo.com Sumber : Perusahaan Jomblo.com
5) Dukungan untuk setiap poin dari informasi yang disampaikan. Hal ini bertujuan jika ada audiens yang
Sub Point Sub Point
belum sempat mendengarkan penjelasan dari informan, kalimat pendukung dapat membantu memahami point utama yang ingin disampaikan.
Gambar 4.8 - Materi Presentasi Jomblo.com Sumber : Perusahaan Jomblo.com
6) Jika diperlukan bisa dimasukkan kata-kata yang dapat memberikan transisi dari satu titik utama ke topik berikutnya.
7) Agar presentasi lebih efektif, dalam penutupan presentasi bisa diberikan satu bagian yang secara singkat menjelaskan informasi dari keseluruhan presentasi yang disampaikan. Hal ini bertujuan untuk mengingatkan inti dari hasil presentasi yang telah disampaikan sebelumnya.
Gambar 4.9 – Materi Presentasi Jomblo.com
Gambar-gambar diatas merupakan beberapa contoh materi presentasi yang dibuat Jomblo.com pada saat berhubungan dengan stakeholders. Jomblo.com memiliki ciri khas setiap background design yang menghadirkan gambar kegiatan anak muda yang diberi gradasi. Hal ini bertujuan untuk menyesuaikan dengan target audiens yang rata-rata adalah anak muda hingga mengikuti model yang sedang trend yaitu bersifat gradasi, hal ini akan mempermudah para stakeholders menerima materi yang dilontarkan karena telah disesuaikan trend yang ada.
c) Coordinating : The Business Presentasion (Koordinasi)
Presentasi yang dilakukan oleh Jomblo.com dimulai dengan menghubungi beberapa stakeholders bahkan sering kali pihak Jomblo.com yang dihubungi oleh para stakeholders. Kemudian pihak Markom perusahaan akan mencoba mengatur waktu untuk bertemu, berkoordinasi dengan internal perusahaan untuk membicarakan materi atau perihal mengenai presentasi. Komunikasi dalam koordinasi memungkinkan saling melengkapi satu sama lain.
Jomblo.com memiliki budaya perusahaan yang baik, dimana setiap pagi para karyawan akan melakukan standing meeting yang berkisar 10-15 menit. Standing meeting ini bertujuan untuk saling menginformasikan hal-hal yang dikerjakan setiap divisi. Di standing meeting ini adalah waktu yang tepat, dimana perusahaan menggunakan waktu seperti ini untuk melakukan pembagian tugas presentasi pada saat akan melakukan presentasi. Pembagian tugas presentasi dapat berupa pembagian tugas untuk memperbarui data tiap divisi. Setelah data yang dibutuhkan telah sesuai maka materi yang dipilih diberikan kepada pihak design dan branding yang kemudian akan disajikan secara menarik. Di standing meeting ini juga menjadi kesempatan pada internal perusahaan untuk membicarakan design yang baik untuk penyajian presentasi,
karyawan juga dapat memberikan masukan kepada perusahaan untuk menyajikan materi presentasi sehingga menarik bagi para stakeholders. Materi presentasi biasanya dibuat dalam bentuk marketing kit, pers kit dan juga dalam bentuk power point.
Agar lebih menarik perusahaan juga dapat menyajikan presentasi dalam bentuk tim. Presentasi tim tidak hanya melibatkan komunikator yang telah disebutkan sebelumnya tetapi perusahaan juga melibatkan bagian lain perusahaan, seperti bagian design dan branding, serta bagian IT. Biasanya presentasi tim bertujuan untuk mempresentasikan materi secara lebih kompleks. Masing-masing individu memiliki bagian masing-masing dalam prsentasi. Co founder mengambil bagian bisnis perusahaan, markom untuk bagian komunikasi, event dan hubungannya dengan para stakeholders, bagian development menjelaskan mengenai pengembangan sistem dan fitur, divisi IT menjelaskan cara kerja sistem serta design untuk mempresentasikan branding dan makna design dari Jomblo.com sendiri. Persiapan presentasi tim tidak jauh beda dengan presentasi sendiri. Materi presentasi tim telah dibuat sebelumnya hanya saja tetap memerlukan pembaharuan dari setiap divisi. Sehingga informasi yang dipresentasikan adalah informasi terbaru adanya, dalam hal ini koordinasi juga jelas dibutuhkan.
Pada saat melakukan presentasi tim, koordinasi menjadi hal umum yang wajib dilakukan perusahaan. Adanya koordinasi dan pembagian tugas yang jelas dapat membantu proses penyampain presentasi dengan lancar. Dalam koordinasi, hal yang tidak boleh lupa dilakukan adalah pendelegasian tugas, perusahaan juga sebisa mungkin membicarakan terlebih dahulu tujuan presentasi, mempelajari audiens secara bersama, jika tidak menutup kemungkinan dapat mempelajari kegiatan acara yang diadakan secara bersama sehingga akan memudahkan penentuan bagaimana proses dan cara presentasi akan dibawakan. Selain memastikan setiap orang yang terlibat dalam ikut aktivitas presentasi, koordinasi
harus mengingatkan kepada para internal perusahaan mengenai tanggal dan tempat pelaksanaan acara.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam koordinasi seperti memprediksikan waktu. Prediksi waktu dibutuhkan untuk mengukur materi presentasi yang dibawakan dengan waktu yang telah ditentukan. Hal ini akan membantu penyampaian materi presentasi agar tidak ada materi yang terlewatkan. Jika presentasi yang diikuti diselenggarakan oleh pihak lain, maka ada baikknya menanyakan kepada penyelenggara untuk membuat perkiraan waktu yang diperlukan untuk penyampaian materi. Hal ini dibutuhkan agar pada saat presentasi berlangsung, Presenter tidak terlihat terkejar-kejar melainkan telah mengukur materi sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Ini perlu diperhatikan agar presentasi dapat berlangsung efektif dan dapat memberikan manfaat bagi para audiens.
Setelah beberapa hal yang telah disiapkan dalam melakukan presentasi telah dilakukan maka hal terakhir yang perlu diperhatikan adalah menetapkan gaya penyampaian presentasi. Dari beberapa analisis audiens yang diadakan maka dapat membantu presenter menetapkan cara penyampaian. Baik secara formal maupun tidak formal. Seperti hal yang dilakukan dalam Jomblo.com, jika ruang lingkup presentasi kecil, maka presentasi yang dilakukan adalah non formal dan jika ruang lingkup besar dengan jumlah audiens yang besar maka presentasi dilakukan dengan cara formal.
2. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan presentasi adalah:
a) Delivering : The Business Presentation
Setelah selesai pada tahap penyajian dan pembagian tugas presentasi, hal yang tidak lupa dilakukan adalah tetap berlatih presentasi. Persiapan penyampaian presentasi tidak berhenti penyajian data, tetapi luangkanglah sedikit waktu untuk latihan presentasi.
Adanya waktu latihan dapat membantu para penyampai pesan untuk menyampaikan pesan lebih maksimal, setidaknya materi yang dipresentasikan sudah dikuasai garis besarnya. Hal ini akan membantu pada saat penyampaian materi presentasi agar tetap fokus pada tujuan utamanya. Jika memungkinkan, latihan presentasi dapat dipraktikan didepan cermin, selain dapat menambah rasa percaya diri, hal ini akan membantu menilai bagaimana penampilan yang diberikan, apakah penggunaan bahasa non-verbalnya sudah sesuai dengan porsi atau tidak.
Pada saat latihan, hal lain yang perlu dilatih adalah kefasihan penggunaan kata-kata. Kefasihan mengacu pada artikulasi yang halus dan pemilihan kata-kata yang dibawakan pada saat presentasi. Jika latihan ditingkatkan secara natural, kefasihan akan meningkat, jika kefasihan terlatih maka pada saat presentasi, informasi yang disampaikan menjadi lebih mudah dimengerti oleh para audiens.
Perihal selanjutnya yang menjadi perhatian pada saat presentasi adalah bagaimana komunikator dapat menyampaikan pesan secara alami. Kealamian pada saat presentasi mengacu pada bagaimana presentasi disampaikan dengan asli, mudah dan dengan cara penyampaian yang sederhana. Kealamian pada saat presentasi menentukan audiens terlibat dalam presentasi, sehingga komunikasi dua arah dapat dibangun.
Kelincahan adalah bagaimana komunikator menggunakan energi dan antusiasme pada saat presentasi dan berbicara pada dengan stakeholders. Hal ini akan membantu menciptakan dan membangun suatu presentasi yang baik sehingga komunikasi lebih mudah terjalin. Jika suasana presentasi dibangun dengan baik, kita dapat menanyakan feedback dan masukan dari para stakeholders seperti terjalin komunikasi dua arah.
Setelah beberapa hal yang dipersiapkan dalam presentasi telah selesai maka tibalah saatnya presentasi dilaksanakan. Pelaksanaan
presentasi akan dibagi menjadi tiga tahap yaitu, pembukaan, inti presentasi dan tanya jawab.
Pembukaan, telah dijelaskan sebelumnya bahwa pembukaan merupakan tahap penting, karena pembukaan akan memengaruhi efektivitas dalam komunikasi. Dalam pembukaan biasanya para stakeholders akan memerhatikan komunikator dari berbagai aspek, dari kata-kata yang digunakan, sopan santun bahkan dari penampilan. Oleh sebab itu dalam presentasi pembukaan menjadi hal yang perlu dipersiapkan dengan baik. Pembukaan ini menjadi kesempatan perusahaan mendapatkan perhatian dari para stakeholders. pada Jomblo.com, sering kali para presenter memulai dari memberikan senyuman. Senyuman yang dilontarkan kepada para stakeholders membantu menarik perhatian dari para stakeholders selain itu dengan senyuman, dapat menimbulkan kebaikan dari para stakeholders.
Inti presentasi, penyampaian isi presentasi berbeda dengan cara membaca. Pada saat presentasi apalagi presentasi yang berlangsung tidak formal perusahaan perlu menciptakan suasana interaksi. Hal ini akan membantu perhatian para stakeholders tetap fokus pada presenter. Selain itu hal yang perlu diperhatikan pada saat penyampaian presentasi adalah pengggunaan bahasa verbal dan non verbal. Penggunaan bahasa verbal berupa pemilihan kata-kata yang digunakan pada saat penyampaian materi presentasi, serta bahasa nonverbal adalah bahasa berupa gaya-gaya yang digunakan pada saat penyampaian materi.
Penutup dan tanya jawab, ini menjadi penting untuk evaluasi selanjutnya. Adanya tanya jawab dapat dijadikan evaluasi perusahaan. Adanya pertanyaan dari para stakeholders dapat menjadi salah dukungan kalau stakeholders memerhatikan presentasi yang disampaikan. Selain itu, kesempatan tanya jawab memungkinkan perusahaan menggali ketertarikan terhadap perusahaan. Bergitu pula hal yang dilakukan Jomblo.com, dikesempatan tanya jawab menjadi
kesempatan Jomblo.com menghimpun masukan bahkan melakukan survei mengenai fitur yang diinginkan anak muda dalam media sosial.
Beberapa hal yang menjadi strategi yang digunakan Jomblo.com dalam berhubungan dengan para stakeholders serta dapat menjadi perhatian adalah : 1. Komunikasi Verbal dan NonVerbal
Dalam mengadakan presentasi perusahaan perlu menambahkan perhatian pada penggunaan bahasa verbal dan non verbal. Komunikasi verbal merupakan komunikasi yang paling sering dilakukan. Setiap kali presentasi berlangsung komunikasi verbal terus digunakan, karena komunikasi verbal berfungsi menyampaikan pesan kepada para stakeholders. Sepanjang proses presentasi berlangsung komunikasi verbal lah yang akan menjadi alat yang digunakan. Untuk lebih menarik perhatian dari para stakeholders, maka penggunaan bahasa verbal perlu disesuaikan dan disiapkan. Setiap pilihan kata akan memengaruhi persepsi stakeholders dana ketertarikan stakeholders terhadap presentasi yang dibawakan.
Selain memerhatikan penggunaan bahasa verbal, hal yang ikut berpengaruh serta mengambil bagian dalam berjalannya presentasi adalah komunikasi non-verbal. Komunikasi nonverbal mencakup penggunaan bahasa tubuh, tatapan mata, senyuman, sentuhan dan perubahan bentuk wajah.
Dalam menyampaikan presentasi Jomblo.com juga memerhatikan bahasa tubuh. Terbukti dari jawab beberapa informan. Bahasa tubuh dalam presenyasi dimunculkan untuk menunjukkan rasa menghargai terhadap para stakeholders. Oleh sebab itu penggunaan bahasa tubuh perlu diperhatikan oleh pihak perusahaan guna menunjukkan rasa menghargai dan simpati terhadap stakeholders. selain itu penggunaan bahasa tubuh akan berpengaruh pada kesuksesan presentasi.
Selain memerhatikan bahasa tubuh, pihak presenter pada saat presentasi perlu memberikan senyuman dan memerhatikan tatapan mata para stakeholders. Hal ini menandakan rasa hormat para stakeholders.
bisa diperhatikan dalam beberapa foto hasil publikasi Jomblo.com para pembawa presentasi selalu melontarkan senyum kepada para stakeholders.
Hal lain yang dapat membantu perusahaan dalam presentasi khususnya penambahan perhatian pada saat penggunaan bahasa nonverbal, perusahaan dapat memberikan sedikit sentuhan yang dapat melambangkan penguatan terhadap presentasi. Selain pengukuhan tentang materi presentasi yang dibawakan, sentuhan dapat menarik kembali perhatian yang telah hilang dari para stakeholders.
2. Komunikasi Grup dan Tim
Untuk menampilkan presentasi yang menarik maka perusahaan dapat mengupayakan adanya presentasi tim. Presentasi tim ini memiliki tujuan selain menampilkan presentasi yang menarik, presentasi tim dilakukan agar penyampain lebih kompleks dan penyampaian dapat disesuaikan dengan para ahli dan pakar yang bergerak dalam sebuah bidang, sehingga informasi yang disampaikan pun memiliki kredibilitas yang tinggi, seperti yang dikatakan Bapak Philipius, yaitu,
“Jomblo.com pernah melakukan presentasi tim. Presentasi tim dilakukan agar menyajikan presentasi lebih menarik dan informasi yang disampaikan lebih kompleks.”
Pada saat menyiapkan presentasi tim perusahaan perlu untuk meperhatikan koordinasi tim yang baik. Koordinasi tim yang baik dengan pembagian tugas yang jelas akan membantu penyampain informasi yang jelas. Adanya presentasi tim memudahkan perusahaan untuk menyelesaikan kendala pada saat presentasi. Misalnya pada saat presentasi sering kali komunikator presentasi tidak mengerti beberapa hal yang harus dipresentasikan karena tidak sesuai dengan bidangnya. Sehingga pada saat penyampaian materi informasi, informasi yang disampaikan kepada para stakeholders tidak secara rinci. Dengan adanya
bantuan presentasi tim, kendala seperti ini dapat teratasi, karena pada saat presentasii materi yang tidak terlalu diketahui dengan jelas tersampaikan dengan bantuan langsung dari yang bergerak pada bidangnya.
Dalam kaitannya dengan presentasi tim hal yang pelru diperhatikan adalah koordinasi tim yang baik. Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat koordinasi dengan tim adalah :
1. Memilih Strategi Yang Tepat Untuk Pengorganisasian Tim
Perusahaan perlu memilih pengorganisasian tim dengan baik yang akan memengaruhi kinerja anggota tim. Pemilihan strategi yang baik dan disesuaikan dengan kondisi perusahaan akan membantu meningkatkan kinerja pada saat melakukan presentasi tim. Pemilihan strategi dapat meliputi :
a. Pemilihan strategi kepemimpinan yang efektif, dalam poin yang pertama ini yang menjadi perhatian perusahaan adalah pemilihan anggota tim yang disesuaikan dengan materi presentasi, klarifikasikan secara jelas mengenai tujuan dari suatu presentasi, perusahaan perlu memilih seorang pemimpin tim yang akan menfasilitasi komunikasi, membangun konsensus yang berarti membicarakan kesepakatan dari suatu tim, memerhatikan setiap informasi yang disampaikan, pembuatan perjanjian serta memberi kesempatan untuk evaluasi dan melaporkan hasil presentasi. Evaluasi dapat memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk menilai kinerja dan hasil presentasi yang akan dijadikan masukan untuk presentasi tim kedapannya. Jika diperlukan perusahaan dapat merayakan keberhasilan dengan anggota tim sehingga memunculkan loyalitas anggota tim. b. Hal ke-2 yang perlu dilakukan perusahaan pada saat koordinasi
tim adalah membuat lembar keputusan yang akan dibagikan kepada para partisipan tim.
c. Dalam pengorganisasian yang harus diperhatikan selanjutnya adalah memilih kriteria yang cocok untuk penyeleksian anggota tim. Hal ini dilakukan dengan tujuan supaya anggota tim yang
dipilih disesuaikan dengan apa yang diharapkan oleh perusahaan. Seperti hal yang dilakukan Jomblo.com. Pemilihan anggota berdasarkan kebutuhan pada saat presentasi, juga disesuaikan dengan materi presentasi yang dibutuhkan.
d. Mempraktekkan keahlihan komunikasi para anggota tim. Secara fleksibel hal ini dapat dilakukan pada saat berkomunikasi dengan anggota tim lain sebelum presentasi dimulai. Biasanya ini dilakukan pada saat standing meeting yang dilakukan Jomblo.com.
e. Terakhir, pada tahap persiapan pengorganisasian tim, perlu diusahakann untuk menciptakan tujuan kerja yang kolaboratif agar tugas yang telah dipertanggung jawabkan kepada anggota tim dapat dilaksanakan secara efektif. Hal ini dibahas Jomblo.com pada saat standing meeting. Biasanya ini dilakukan pembagian tugas pada masing-masing anggota tim yang memiliki peranan dalam melakukan presentasi tim.
2. Tanggung Jawab Bekerja Dalam Tim
Pada saat ingin melakukan presentasi anggota tim perlu dengan aktif memerhatikan tujuan perusahaan menunjuk anggota tim tersebut terlibat dalam presentasi. Misalnya dalam Jomblo.com menunjuk divisi IT ikut terlibat dalam presentasi maka tujuannya adalah untuk memberikan informasi seputar sistem dan perancangan website Jomblo.com. Setelah mengetahui tujuan perusahaan, anggota tim bisa mencari cara bagaimana dapat memberikan presentasi maksimal bagi perusahaan misalnya dalam latihan, pengembangan materi dan lain sebagainya. Anggota tim presentasi juga bertugas untuk membantu perusahaan menyiapkan presentasi dan penyampaian presentasi. Seperti yang dilakukan Jomblo.com, pada saat mempersiapkan presentasi maka perusahaan akan membagi tugas kepada tim, tugas di bagi dari persiapan presentasi sampai pada penyampaian presentasi. Anggota tim juga bertanggung jawab pada perusahaan untuk
mengatasi kendala yang dihadapi perusahaan saat mempersiapkan presentasi dan penyampaian presentasi.
3. Koordinasi Dalam Tim
Pada saat proses mempersiapkan sebuah presentasi kadang kala proses berjalan sesuai dengan apa yang tidak diharapkan. Untuk beberapa kendala yang ditemui pada saat menyiapkan presentasi tim maka perusahaan dapat menggunakan beberapa cara penyelesaian seperti yang diajukan dalam buku “Business and Professional Comunication in The Global Work Place” :
a. Memahami pokok permasalahan terlebih dahulu. Masalah dapat timbul baik dari anggota tim maupun saat mempersiapkan materi presentasi.
b. Dari masalah yang terdefinisi dapat diajukan beberapa pertanyaan yang akan memberikan kejelasan pada masalah-masalah yang ada. c. Mencari fakta dari masalah-masalah yang telah diajukan
d. Setelah masalah terdefinisi dengan jelas maka dapat diajukan beberapa kriteria mengenai solusi yang dapat digunakan untuk penyelesaian masalah.
e. Mengembangkan solusi alternatif yang dapat digunakan dalam penyelesaian masalah.
f. Pengujian setiap solusi alternatif yang disesuaikan dengankriteria. g. Merumuskan solusi yang telah dipilih dalam penyelesaian
masalah.
h. Mempraktekkan solusi yang telah diputuskan dalam tim.
Dalam menyampaikan presentasi tim, Jomblo.com belum menjumpai masalah yang berarti, namun jika terjadi kendala ini akan menjadi salah satu cara yang dapat ditempuh Jomblo.com untuk menyelesaikan masalah-masalah dalam tim.
4. Penyampaian Presentasi Dalam Tim
Tahap terakhir adalah tahap penyampaian materi presentasi dalam tim. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyampain materi presentasi:
a. Membuat memo dan laporan. Memo yang dibuat diharapkan dapat membantu anggota tim dapat mencatat materi penting yang akan dibawakan pada saat presentasi. Sedangkan laporan dapat membantu mencatat apa yang menjadi hasil dari diskusi dalam tim. Jomblo.com membuat memo pada saat ingin menyampaikan presentasi. Hal ini membantu untuk mengingatkan hal-hal yang ingin disampaikan pada saat presentasi. Sedangkan laporan dibuat untuk mencatat hasil presentasi yang nantinya akan didiskusikan dalam standing meeting.
b. Melakukan briefing singkat dengan anggota tim. Hal ini bertujuan membantu memastikan koordinasi tim agar berjalan sesuai yang diharapkan oleh perusahaan dan mengetahui perkembangan dan kesiapan dari masing-masing anggota tim. Seperti yang dilakukan dalam Jomblo.com, Jomblo.com akan briefing tim pada standing meeting yang dilakukan setiap pagi.
c. Menyusun rencana jika terjadi sesuatu yang tidak diharapkan sekaligus menyusun cara penyelesaiannya. Jomblo.com juga menyusun rencana yang mungkin terjadi dalam standing meeting. d. Penyampaian pesan dalam bentuk tim yang dilakukan Jomblo.com
seperti presentasi tim yang dilakukan di Binus dan di Budi Luhur.
4.2.2 Kendala Perusahaan Saat Melakukan Presentasi
Perusahaan dalam melakukan kegiatan presentasi tentunya tidak semudah sesuai dengan yang diharapkan. Perusahaan biasanya menjumpai kendala pada saat presentasi. Dari hasil wawancara dan analisis data kendala perusahaan pada saat presentasi mengacu pada hambatan komunikasi yang diungkap oleh Lukas Dwiantara.
Dari hasil analisis, wawancara dan observasi perusahaan PT. Jomblo Lajang Indonesia dilihat ada beberapa kendala yang terjadi pada saat persiapan presentasi seperti seringkali waktu yang tidak cukup untuk mempersiapkan presentasi, sehingga pada saat persiapan materi presentasi menjadi sangat terburu-buru, seperti yang diungkap Bapak Philipius.
“Kendala yang sering dihadapi biasanya waktu untuk persiapan yang belum cukup, karena membuat janji dengan para stakeholders biasanya dikabari secara mendadak jadi seringkali waktu untuk persiapan presentasi kurang. Selain waktu persiapan presentasi yang kurang, terkadang kendala yang dihadapi adalah materi presentasi yang tidak lengkap, seperti update dari divisi bagian web untuk penambahan user setiap harinya.”
Terkadang perusahaan mendapat jadwal keputusan pertemuan dari para stakeholders mendadak, sehingga waktu persiapan menjadi sangatlah terbatas. Ditambah lagi, dengan adanya jenis stakeholders baru sehingga waktu untuk penyusunan materi baru menjadi terburu-buru. Telah dijelaskan sebelumnya, perbedaan stakeholders akan membedakan materi presentasi yang dibawakan dan juga akan membedakan cara presentasi terhadap para stakeholders. Seperti hal yang dialami Jomblo.com, para komunikator dan materi presentasi yang akan dibawakan, dibedakan menurut stakeholders.
Kendala lain pada saat persiapan presentasi adalah menyiapkan materi presentasi yang cocok untuk para stakeholders. Seperti yang diungkap Bapak Darrick, sebagai berikut:
Pemilihan materi dengan kondisi yang perlu menyesuaikan presentasi untuk target audiens yang berbeda (presentasi untuk investor akan berbeda daripada media, dsb). Membuat presentasi yang menarik bagi masing-masing orang akan menjadi kesulitan bagi perusahaan. Menarik bagi perusahaan belum tentu menarik bagi para stakeholders. Waktu persiapan dan latihan presentasi yang terbatas.
Dari hasil kutipan wawancara diatas perbedaan audiens menjadi masalah perusahaan. Perusahaan menjadi sulit untuk membuat materi yang sesuai dengan keinginan dari para stakeholders. hal ini termasuk pada hambatan komunikasi pada komunikan karena terjadinya perbedaan persepsi dari para stakeholder. Menyiapkan materi menjadi sulit karena perlu mengikuti karakter dan menyesuaikan persepsi dari para stakeholders. Perbedaan stakeholders biasanya akan menyebabkan perbedaan persepsi. Untuk perusahaan dituntut dapat menyiapkan presentasi yang disesuaikan dengan para stakeholders. Biasanya jika bertemu dengan kalangan yang lebih
tua maka mereka akan lebih menyukai design presentasi dalam penyajian yang sederhana, sedangkan jika bertemu dengan kalangan muda maka presentasi biasanya dibuat dengan bentuk yang unik, lebih rumit dan berwarna. Oleh sebab itu, menjadi kendala perusahaan untuk harus menyajikan materi presentasi yang disesuaikan dengan karakter dan kepribadian stakeholders.
Kendala yang akan dibahas selanjutnya adalah kendala pada saat melakukan presentasi. Beberapa kendala yang biasanya dihadapi pada saat melakukan presentasi adalah kendala-kendala teknis seperti kendala perbedaan dan penurunan resolusi yang dihasilkan oleh proyektor pada saat menampilkan materi, bahan presentasi tidak terlihat semenarik saat dilihat dari resolusi asli.
Kendala yang sering terjadi pada saat awal presentasi biasanya adalah perbedaan resolusi dan keterbatasan media, sehingga ketertarikan materi presentasi menjadi berkurang.
Hasil kutipan diatas menunjukkan salah satu kendala yang perusahaan hadapi pada saat melakukan presentasi, yaitu keterbatasan media. Kendala ini merupakan kendala pada keterbatasan media dalam hambatan komunikasi. Kendala teknis lainnya adalah pada saat presentasi terjadi pemadaman listrik. Sama seperti hal yang dialami Jomblo.com pada saat melakukan presentasi tim di Universitas Budi Luhur terjadi pemadaman listrik sehingga pada saat presentasi dokumen yang akan menjadi materi presentasi tidak dapat ditampilkan dan pada saat presentasi tidak dapat menggunakan alat pembantu untuk pengeras suara. Kondisi yang dihadapi seperti ini adalah kondisi biasanya yang tidak terduga. Tetapi pada saat dilingkungan kerja terlebih pada saat berhadapan di dunia bisnis, semua komunikator tetap dituntut menjaga profesionalitas terhadap para stakeholders.
Kendala lain yang dihadapi Jomblo.com adalah suasana yang tidak mendukung pada saat ingin melakukan presentasi, seperti yang diungkapkan Philipius saat diwawancara,
“Suasana yang tidak mendukung pada saat presentasi karena bertemu dengan para stakeholders biasanya ditempat umum seperti mall dan tempat nongkrong”
Suasana menjadi salah satu hal yang dapat mendukung berjalannya presentasi. Suasana yang mendukung dapat membantu komunikator dan presenter menyampaikan materi presentasi dengan baik. Namun tidak selamanya susana presentasi mendukung, terkadang pemilihan tempat presentasi yang tidak benar menjadi kendala, misalnya presentasi yang dilakukan di mall, biasanya ribut dan akibatnya komunikasi terganggu, hal ini menjadi salah satu kendala presentasi perusahaan.
Gugup dan lupa pada saat presentasi menjadi hal yang sering ditemui saat presenter melakukan presentasi, seperti yang diungkap Bapak Aditya, yakni:
“Kemudian pada saat berhubungan dengan stakeholders dalam ruang lingkup penting biasanya sedikit gugup dan terkadang lupa dengan apa yang ingin disampaikan.
”
Gugup dan lupa merupakan salah satu kesulitan pada komunikator, ini merupakan hambatan yang terjadi pada sikap dari komunikator. Gugup dan lupa perlu dihindari karena akan menimbulkan hal yang tidak diinginkan pada saat presentasi, misalnya materi yang penting menjadi terlewatkan.
Hal ini merupakan hal yang terjadi dari dalam diri sendiri. Oleh sebab itu, presenter harus mengetahui cara yang tepat untuk mengatasi rasa gugup dan lupa ketika berhadapan dengan para stakeholders.Kendala berikutnya yang dihadapi pada saat presentasi adalah perbedaan persepsi, seperti yang diungkap Bapak Darrick,
“audiens yang sulit untuk diyakinkan, meyakinkan para calon investor mengenai potensi yang akan didapat perusahaan, meyakinkan customer dan juga pihak partner lainnya untuk melihat benefit yang bisa didapat dengan memasuki program yang perusahaan tawarkan”
Dalam kaitannya dengan hambatan komunikasi, kendala perbedaan persepsi dapat dikarenakan karena perbedaan kepentingan audiens, dan perbedaan bisa dikarenakan perbedaan sosial budaya. Perbedaan persepsi menjadi kendala karena adanya perbedaan persepsi ini menjadi sulit untuk meyakinkan para stakeholders untuk bergabung dalam Jomblo.com. Oleh sebab itu pihak perusahaan mencari cara untuk memengaruhi para stakeholders sehingga argumen yang dikemukakan perusahaan dapat diterima oleh pihak perusahaan.
Penggunaan istilah asing terkadang menjadi kendala perusahaan pada saat penyampaian presentasi, seperti jawaban dari Bapak Aditya,
“Kendala yang dihadapi pada saat presentasi adalah banyaknya audiens yang tidak mengerti bagaimana proses dan kinerja website Jomblo.com serta bahasa dan istilah dalam dunia IT. Biasanya hal ini dihadapi pada para audiens yang tidak memiliki pengetahuan banyak mengenai sistem dan kinerja suatu web. Akibatnya harus dijelaskan dari awal dan lebih rinci mengenai proses, penggunaan dan cara kerja Jomblo.com.”
Dalam hambatan komunikasi, ini merupakan hambatan pesan pada penggunaan kata. Penggunaan kata-kata yang tepat merupakan hal yang sangat penting karena akan memengaruhi pemaknaan pesan yang disampaikan. Banyak istilah asing yang tidak dimengerti oleh para stakeholders sehingga pada saat penyampaian presentasi, informasi tidak dapat diterima sepenuhnya oleh para stakeholders. Penggunaan istilah asing menjadi salah satu alasan penghambat pada saat presentasi karena akan memengaruhi penyampaian informasi kepada stakeholders.
Kendala juga dihadapi pada saat menyajikan informasi dalam bentuk tim.
Beberapa argumen informan mengenai kendala presentasi tim, yaitu : Bapak Darrick,
“kendala yang dihadapi seperti kendala penyusunan materi karena materi yang dibawakan banyak, oleh sebab itu penyusunan materi harus dilakukan secara teliti sehingga mudah diterima oleh para stakeholders.”
Dari informan 1 kendala pada saat presentasi tim adalah pada saat presentasi materi yang perlu disajikan cukup banyak. Materi yang banyak tersebut perlu disederhanakan. Hal ini dapat diminimalisir sesuai dengan konsep komunikasi grup dan tim. Dimana setiap anggota yang terlibat dalam kegiatan presentasi dapat turut membantu menyederhanakan dan menjaga efisiensi materi presentasi agar mudah diterima oleh para stakeholders.
Sedangkan menurut Bapak Philip,
“Kendala yang dihadapi pada saat presentasi tim adalah butuh waktu yang lebih panjang untuk persiapan dan koordinasi, sehingga waktu lebih banyak terbuang.”
Waktu memberikan peluang bagi perusahaan untuk menyajikan informasi lebih maksimal. Perusahaan perlu waktu yang cukup untuk menyusun materi dan mempersiapkan presentasi tim. Namun tidak selamanya perusahaan diberikan waktu sesuai dengan keinginan perusahaan, terlebih saat melakukan presentasi tim. Perusahaan diberikan waktu yang terbatas, namun perusahaan perlu lebih banyak waktu untuk menyiapkan materi presentasi serta mengkoordinasikan anggotan tim agar membawakan presentasi yang maksimal.
Kendala presentasi tim diperkuat kembali oleh Bapak Aditya, “Kendala yang dihadapi saat persiapan dan pelaksanaan presentasi tim diantaranya adalah brainstorming yang tidak bisa dilakukan hanya satu kali saja sehingga membutuhkan waktu yang lebih, desain yang menarik dan bisa menarik perhatian para peserta presentasi”
Dari informan ke-3 juga memberikan pendapat yang sama, yaitu masalah waktu. Perusahaan perlu waktu yang lebih untuk melakukan brainstorming yang tidak dapat dilakukan sekali saja. Brainstorming dilakukan untuk menyiapkan materi yang lebih maksimal. Tidak hanya itu, perusahaan perlu waktu lebih untuk menyusun materi presentasi yang menarik sehingga dapat dibawakan kepada para stakeholders.
Jika perusahaan menyajikan presentasi dalam bentuk tim maka bahan dan materi presentasi juga akan semakin banyak. Perusahaan membutuhkan waktu yang lebih panjang untuk mempersiapkan materi. Tidak hanya itu presentasi yang banyak akan membuat para audiens cepat bosan dan tidak menangkap inti dari presentasi karena informasi yang diberikan terlalu banyak. Oleh sebab itu perusahaan perlu waktu untuk menyederhanakan materi presentasi dan memerhatikan poin penting yang disampaikan. Hal ini membantu para stakeholders menangkap poin penting yang diinformasikan.
4.2.3 Upaya Menghadapi Kendala Pada Saat Melakukan Presentasi Upaya adalah hal-hal yang dilakukan perusahaan pada saat menghadapi kendala pada saat presentasi. Perusahaan perlu mengupayakan beberapa hal yang diperlukan untuk menghindari dan meminalisir kendala yang dihadapi oleh perusahaan.
Hambatan menjadi sesuatu yang dihindari oleh banyak orang. Untuk menghindari suatu hambatan biasanya dipersiapkan dan diupayakan hal-hal maksimal agar jauh dari hambatan yang tidak diinginkan. Berikut adalah hasil analisis dan beberapa kutipan serta pembahasan mengenai upaya yang dapat membantu mengatasi kendala dan memengaruhi proses penyampaian presentasi yang dikaitkan dengan konsep kesuksesan suatu presentasi yang memengaruhi keberhasilan dalam presentasi:
1. Menguasai Teknik Presentasi
Sebelum presentasi dilakukan hendaknya semua presenter dapat mengenali karakter masing-masing, seperti yang diungkap Bapak Aditya, yaitu.
“...serta mempelajari teknik-teknik presentasi yang baik mengingat saya bukan dari orang PR maka biasanya sebelum presentasi saya diskusi dan bertukar pikiran terlebih dahulu dengan yang lain. Hal ini dapat membantu pemilihan teknik penyampaian prsentasi.”
Mengenali karaktek masing-masing dapat membantu pemilihan teknik presentasi pada tiap presenter. Jika presenter mempunyai kemampuan menghafal yang baik maka presenter diperkenankan
menggunakan teknik menghafal. Hal ini jarang dilakukan karena akan terkesan kaku. Tetapi jika presenter mempunyai kemampuan hafal yang baik dan dapat menyampaikan dengan terlihat kaku maka presenter diperkenankan menggunakan teknik ini. Menghafal ini menjadi teknik yang dapat dipakai pada saat menjumpai kendala teknis, seperti gangguan pada proyektor dan listrik padam. Sama halnya pada saat Jomblo.com pada saat mengalami listrik padam pada saat melakukan presentasi, Jomblo.com dapat menggunakan teknik menghafal agar tetap menyampaikan sesuai dengan waktu yang ditepatkan.
Teknik berikutnya adalah membaca. Membaca terlihat sepertinya lebih muda, tetapi pada saat menggunakan teknik ini, presenter perlu memerhatikan nada suara dan pengaturan nafas yang baik. Selain itu teknik membaca perlu membedakan mana yang penting untuk dibaca, sehingga pada saat membaca, presenter tidak terkesan membaca terus menerus tetapi melakukan interaksi dengan stakeholders. Teknik membaca ini digunakan untuk para presenter yang mempunyai kemampuan hafal rendah. Maka teknik membaca ini akan membantu. Selain itu teknik membaca ini dapat menjadi solusi untuk Jomblo.com dan perusahaan lain pada saat menjumpai kendala dengan waktu persiapan yang terbatas. Membaca dapat menjadi salah satu solusi Jomblo.com untuk mengatasi kendala pada saat persiapan yang kurang. Jomblo.com dapat menggunakan teknik membaca agar dapat menyampaikan seluruh informasi penting dengan waktu persiapan yang terbatas.
Menggunakan catatan, menjadi salah satu teknik penyampaian materi presentasi. Teknik ini adalah teknik yang sering dilakukan perusahaan Jomblo.com. Teknik ini membantu presenter mengingat materi penting yang harus disampaikan dan tidak boleh terlewatkan. Ini merupakan teknik yang tepat digunakan untuk para presenter dengan kemampuan penguasaan materi yang terbatas. Ini merupakan salah satu upaya yang diajukan oleh informan tiga, Bapak Aditya menyiapkan catatan pada saat melakukan presentasi.
Berbicara langsung, merupakan salah satu teknik presentasi yang sering digunakan Jomblo.com. Ini digunakan pada saat menjumpai stakeholders eksternal di tempat umum atau saat mengikuti expo, banyak partner lain yang ikut serta. Teknik ini digunakan agar dapat menjelaskan singkat kemudian menciptakan interaksi yang berlanjut untuk mendapatkan kesempatan presentasi lengkap.
2. Mempersiapkan diri dengan baik
Agar presentasi dapat berhasil dengan baik, disamping mempersiapkan atau menguasai materi, persiapan diri juga sangat membantu. Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat mempersiapkan diri untuk melakukan presentasi.
Tidak menampakkan rasa gugup. Rasa gugup merupakan hambatan komunikasi. Rasa gugup dapat dikontrol dengan banyak latihan, penguasaan materi. Pengurangan rasa gugup dapat dibantu dengan meyakinkan diri sendiri kalau sudah menguasai materi. Ini akan menambah rasa percaya diri dan akan membantu mengurangi rasa gugup. Begitu juga pada saat berbicara dengan stakeholders, presenter perlu memerhatikan volume suara, posisi kepala, memandang ke arah audiens, serta gaya berbicara. Suara yang jelas tentu akan menarik audiens untuk menyimak. Volume suara ditentukan dengan jumlah stakeholders. Jika stakeholders semakin banyak maka volume suara yang dikeluarkan semakin besar. Volume suara juga akan menentukan perhatian stakeholders dengan presenter. Begitu pula dengan posisi kepala tegak dengan memandang ke arah stakeholders tentukan akan lebih menarik audiens karena audiens akan lebih merasa dilibatkan dalam interaksi dan presentasi yang sedang dilakukan. Gaya berbicara merupakan salah satu hal yang perlu dipersiapkan presenter pada saat ingin menyampaikan presentasi. Gaya berbicara dengan baik perlu direncanakan sesuai dengan kondisi para stakeholders yang telah dianalisis sebelumnya. Tidak lupa volume suara dan gaya bicara perlu disesuaikan dengan suasana tempat melakukan presentasi. Jika suasana presentasi tidak mendukung, maka hal yang dapat menarik perhatian dari
para stakeholders adalah memerhatikan volume suara dan gaya bicara. Hal ini erat kaitannya dengen penggunaan komunikasi verbal dan non verbal seperti yang diungkap Bapak Darrick Rochili, yakni :
“memperhatikan gaya bicara, sikap pada saat presentasi dan keras lembutnya suara pada saat melakukan presentasi”
Beberapa hal yang perlu diperhatikan agar pada saat penyampaian presentasi para stakeholders tetap dapat menaruh fokus dan perhatian pada presentasi yang sedang disampaikan. Pada saat penyampaian hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat melakukan presentasi adalah menghindari kebiasaan buruk seperti ‘latah’, memberikan perhatian pada waktu sesuai dengan yang telah dijanjikan. Penggunaan waktu harus disesuaikan dari awal sebelum dilaksanakan presentasi seperti yang diungkap oleh salah satu informan dari Jomblo.com yaitu memerhatikan waktu presentasi sesuai yang telah dijanjikan, hal ini membantu agar pada penyampaian tidak terlihat terburu-buru. Kemudian pada saat presentasi perlu diperhatikan reaksi dari para stakeholders. Hal ini membantu agar tujuan awal presentasi dapat tetap tersampaikan kepada para stakeholders. Memerhatikan reaksi dari audiens akan membantu penentuan dan gaya penyampaian presentasi. Jika pada saat presentasi terlihat reaksi para stakeholders telah berahli maka presenter harus merubah strategi dan cara penyampaian presentasi. Bisa berupa menyisipkan humor. Selain itu, penggunaan bahasa yang efektif juga perlu diperhatikan. Yang dimaksudkan disini adalah pemilihan kata yang tepat dan tidak bermakna ganda. Sehingga waktu tidak terbuang untuk menjelaskan makna dari kata-kata yang digunakan.
Tidak lupa, pada saat presentasi hal yang perlu diperhatikan adalah menciptakan kesan positif melalui berpakaian rapi, sikap dan gaya yang mengesankan, ekspresi wajah yang menyenangkan serta tata krama yang baik pada saat presentasi. Selain untuk menciptakan hal positif poin akan membantu menciptakan profesionalitas pada para presenter. Para presenter akan terlihat lebih siap untuk presentasi yang diadakan. Dengan memerhatikan 4 hal tersebut akan mendorong penarikan
