4. Penyampaian Presentasi Dalam Tim
4.2.3 Upaya Menghadapi Kendala Pada Saat Melakukan Presentasi Upaya adalah hal-hal yang dilakukan perusahaan pada saat
menghadapi kendala pada saat presentasi. Perusahaan perlu mengupayakan beberapa hal yang diperlukan untuk menghindari dan meminalisir kendala yang dihadapi oleh perusahaan.
Hambatan menjadi sesuatu yang dihindari oleh banyak orang. Untuk menghindari suatu hambatan biasanya dipersiapkan dan diupayakan hal-hal maksimal agar jauh dari hambatan yang tidak diinginkan. Berikut adalah hasil analisis dan beberapa kutipan serta pembahasan mengenai upaya yang dapat membantu mengatasi kendala dan memengaruhi proses penyampaian presentasi yang dikaitkan dengan konsep kesuksesan suatu presentasi yang memengaruhi keberhasilan dalam presentasi:
1. Menguasai Teknik Presentasi
Sebelum presentasi dilakukan hendaknya semua presenter dapat mengenali karakter masing-masing, seperti yang diungkap Bapak Aditya, yaitu.
“...serta mempelajari teknik-teknik presentasi yang baik mengingat saya bukan dari orang PR maka biasanya sebelum presentasi saya diskusi dan bertukar pikiran terlebih dahulu dengan yang lain. Hal ini dapat membantu pemilihan teknik penyampaian prsentasi.”
Mengenali karaktek masing-masing dapat membantu pemilihan teknik presentasi pada tiap presenter. Jika presenter mempunyai kemampuan menghafal yang baik maka presenter diperkenankan
menggunakan teknik menghafal. Hal ini jarang dilakukan karena akan terkesan kaku. Tetapi jika presenter mempunyai kemampuan hafal yang baik dan dapat menyampaikan dengan terlihat kaku maka presenter diperkenankan menggunakan teknik ini. Menghafal ini menjadi teknik yang dapat dipakai pada saat menjumpai kendala teknis, seperti gangguan pada proyektor dan listrik padam. Sama halnya pada saat Jomblo.com pada saat mengalami listrik padam pada saat melakukan presentasi, Jomblo.com dapat menggunakan teknik menghafal agar tetap menyampaikan sesuai dengan waktu yang ditepatkan.
Teknik berikutnya adalah membaca. Membaca terlihat sepertinya lebih muda, tetapi pada saat menggunakan teknik ini, presenter perlu memerhatikan nada suara dan pengaturan nafas yang baik. Selain itu teknik membaca perlu membedakan mana yang penting untuk dibaca, sehingga pada saat membaca, presenter tidak terkesan membaca terus menerus tetapi melakukan interaksi dengan stakeholders. Teknik membaca ini digunakan untuk para presenter yang mempunyai kemampuan hafal rendah. Maka teknik membaca ini akan membantu. Selain itu teknik membaca ini dapat menjadi solusi untuk Jomblo.com dan perusahaan lain pada saat menjumpai kendala dengan waktu persiapan yang terbatas. Membaca dapat menjadi salah satu solusi Jomblo.com untuk mengatasi kendala pada saat persiapan yang kurang. Jomblo.com dapat menggunakan teknik membaca agar dapat menyampaikan seluruh informasi penting dengan waktu persiapan yang terbatas.
Menggunakan catatan, menjadi salah satu teknik penyampaian materi presentasi. Teknik ini adalah teknik yang sering dilakukan perusahaan Jomblo.com. Teknik ini membantu presenter mengingat materi penting yang harus disampaikan dan tidak boleh terlewatkan. Ini merupakan teknik yang tepat digunakan untuk para presenter dengan kemampuan penguasaan materi yang terbatas. Ini merupakan salah satu upaya yang diajukan oleh informan tiga, Bapak Aditya menyiapkan catatan pada saat melakukan presentasi.
Berbicara langsung, merupakan salah satu teknik presentasi yang sering digunakan Jomblo.com. Ini digunakan pada saat menjumpai stakeholders eksternal di tempat umum atau saat mengikuti expo, banyak partner lain yang ikut serta. Teknik ini digunakan agar dapat menjelaskan singkat kemudian menciptakan interaksi yang berlanjut untuk mendapatkan kesempatan presentasi lengkap.
2. Mempersiapkan diri dengan baik
Agar presentasi dapat berhasil dengan baik, disamping mempersiapkan atau menguasai materi, persiapan diri juga sangat membantu. Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat mempersiapkan diri untuk melakukan presentasi.
Tidak menampakkan rasa gugup. Rasa gugup merupakan hambatan komunikasi. Rasa gugup dapat dikontrol dengan banyak latihan, penguasaan materi. Pengurangan rasa gugup dapat dibantu dengan meyakinkan diri sendiri kalau sudah menguasai materi. Ini akan menambah rasa percaya diri dan akan membantu mengurangi rasa gugup. Begitu juga pada saat berbicara dengan stakeholders, presenter perlu memerhatikan volume suara, posisi kepala, memandang ke arah audiens, serta gaya berbicara. Suara yang jelas tentu akan menarik audiens untuk menyimak. Volume suara ditentukan dengan jumlah stakeholders. Jika stakeholders semakin banyak maka volume suara yang dikeluarkan semakin besar. Volume suara juga akan menentukan perhatian stakeholders dengan presenter. Begitu pula dengan posisi kepala tegak dengan memandang ke arah stakeholders tentukan akan lebih menarik audiens karena audiens akan lebih merasa dilibatkan dalam interaksi dan presentasi yang sedang dilakukan. Gaya berbicara merupakan salah satu hal yang perlu dipersiapkan presenter pada saat ingin menyampaikan presentasi. Gaya berbicara dengan baik perlu direncanakan sesuai dengan kondisi para stakeholders yang telah dianalisis sebelumnya. Tidak lupa volume suara dan gaya bicara perlu disesuaikan dengan suasana tempat melakukan presentasi. Jika suasana presentasi tidak mendukung, maka hal yang dapat menarik perhatian dari
para stakeholders adalah memerhatikan volume suara dan gaya bicara. Hal ini erat kaitannya dengen penggunaan komunikasi verbal dan non verbal seperti yang diungkap Bapak Darrick Rochili, yakni :
“memperhatikan gaya bicara, sikap pada saat presentasi dan keras lembutnya suara pada saat melakukan presentasi”
Beberapa hal yang perlu diperhatikan agar pada saat penyampaian presentasi para stakeholders tetap dapat menaruh fokus dan perhatian pada presentasi yang sedang disampaikan. Pada saat penyampaian hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat melakukan presentasi adalah menghindari kebiasaan buruk seperti ‘latah’, memberikan perhatian pada waktu sesuai dengan yang telah dijanjikan. Penggunaan waktu harus disesuaikan dari awal sebelum dilaksanakan presentasi seperti yang diungkap oleh salah satu informan dari Jomblo.com yaitu memerhatikan waktu presentasi sesuai yang telah dijanjikan, hal ini membantu agar pada penyampaian tidak terlihat terburu-buru. Kemudian pada saat presentasi perlu diperhatikan reaksi dari para stakeholders. Hal ini membantu agar tujuan awal presentasi dapat tetap tersampaikan kepada para stakeholders. Memerhatikan reaksi dari audiens akan membantu penentuan dan gaya penyampaian presentasi. Jika pada saat presentasi terlihat reaksi para stakeholders telah berahli maka presenter harus merubah strategi dan cara penyampaian presentasi. Bisa berupa menyisipkan humor. Selain itu, penggunaan bahasa yang efektif juga perlu diperhatikan. Yang dimaksudkan disini adalah pemilihan kata yang tepat dan tidak bermakna ganda. Sehingga waktu tidak terbuang untuk menjelaskan makna dari kata-kata yang digunakan.
Tidak lupa, pada saat presentasi hal yang perlu diperhatikan adalah menciptakan kesan positif melalui berpakaian rapi, sikap dan gaya yang mengesankan, ekspresi wajah yang menyenangkan serta tata krama yang baik pada saat presentasi. Selain untuk menciptakan hal positif poin akan membantu menciptakan profesionalitas pada para presenter. Para presenter akan terlihat lebih siap untuk presentasi yang diadakan. Dengan memerhatikan 4 hal tersebut akan mendorong penarikan
perhatian, sehingga pada saat para stakeholders bertemu dengan para presenter, tercipta daya tarik untuk memerhatikan presentasi yang sedang dibawakan. Poin ini pula yang akan membantu para presenter untuk lebih memberikan keyakinan pada audiens. Ini sesuai dengan ungkapan Bapak Darrick untuk menambah profesionalitas perusahaan, yaitu:
Cara menjaga profesionalitas biasanya dari hal-hal yang sederhana seperti dengan cara bersikap dan bertutur kata dengan baik dan profesional, berpakaian rapi pada saat melakukan meeting maupun presentasi dengan audience.
Diperkuat dengan argumen Bapak Philip,
Berpakaian rapi pada saat ingin mengadakan presentasi kalau bisa disesuaikan dengan tema dengan stakeholders yang diajak untuk ketemuan,
Sedangkan jika menjumpai kendala sulit meyakinkan para stakeholders maka yang perlu ditonjolkan adalah kelebihan dari perusahaan serta berusaha meyakinkan para stakeholders dengan mengenali dan menonjolkan kelebihan perusahaan.
Perusahaan juga perlu mengupayakan persiapan materi presentasi yang baik pada saat ingin berhubungan dengan stakeholders perusahaan. Seperti pada pembuatan design materi presentasi. Pembuatan materi presentasi biasanya disesuaikan dengan jenis stakeholders yang akan dijumpai. Jenis stakeholders menentukan pembuatan materi presentasi. Oleh sebab itu perusahaan perlu melakukan analisis terhadap stakeholders yang dijumpai. Jika analisis audiens tidak dapat dilaksanakan atau tidak teranalisis maka perusahaan menggunakan materi presentasi yang telah tersedia dan secara umum paling sering digunakan oleh Jomblo.com sendiri.
Untuk permasalahan presentasi tim, informan mengaku ada kendala dalam waktu yang digunakan untuk menyiapkan presentasi tim. Oleh sebab itu, jika Jomblo.com mengupayakan pembagian tugas pada
karyawan yang akan membantu divisi markom memilih materi presentasi yang akan dibawakan, seperti yang dikatakan Bapak Philipius,
“Sebisa mungkin bagi tugas dengan para tim agar presentasi dapat segera diselesaikan”
Perusahaan juga mengupayakan standing meeting yang diadakan tiap pagi untuk mengadakan brainstorming membicarakan materi presentasi yang akan dibawakan dan juga melakukan pendelegasian tugas. Untuk sementara masalah presentasi tim Jomblo.com hanya pada keterbatasan waktu persiapan karena materi yang dibawakan cukup banyak, jika dijumpai masalah presentasi tim lainnya dapat digunakan konsep koordinasi dalam komunikasi grup dan tim.