IV. KONFIGURASI RANTAI PASOKAN KERTAS
4.3 Manajemen Rantai Pasokan Kertas
4.3.3 Keputusan Pengadaan
Istilah pembelian (purchasing atau procurement) menunjuk pada suatu proses dimana perusahaan mendapatkan bahan baku, komponen, produk, jasa, atau sumberdaya lainnya dari pemasok untuk menjalankan kegiatan operasinya. Sedangkan pengadaan (sourcing) adalah seluruh rangkaian proses bisnis yang diperlukan untuk membeli barang atau jasa. Untuk banyak fungsi dalam rantai pasokan, keputusan paling penting adalah apakah akan menyerahkan fungsi tersebut kepada pihak lain atau menjalankannya sendiri. Outsourcing menyebabkan pelaksanaan fungsi dalam rantai pasokan dilakukan oleh pihak ketiga (Chopra dan Meindl 2001).
Dalam rantai pasokan kertas PTKL, fungsi pengadaan bahan baku dan alat transportasi pengiriman barang diserahkan kepada pihak lain. Perusahaan (PTKL) menggunakan istilah rekanan pemasok dan rekanan transportir untuk menyebut pihak-pihak ketiga yang bekerjasama dengannya tersebut. PTKL memiliki banyak rekanan (baik pemasok maupun transportir) yang dapat dipilih untuk menjalankan fungsi pengadaan tertentu. Dalam proses pengadaan, PTKL menerapkan tendering
kepada para rekanan calon pemasoknya.
Outsourcing merupakan suatu isu penting yang dihadapi oleh perusahaan dengan berbagai macam kecenderungan dalam menyikapinya. Menurut Chopra dan Meindl (2001), keputusan
outsourcing dalam aktivitas rantai pasokan sangat terkait dengan dua hal berikut.
1. Apakah pihak ketiga akan meningkatkan surplus rantai pasokan dibandingkan dengan menjalankan aktivitas tersebut sendiri?
2. Sampai sejauh apa risiko yang ditimbulkan oleh outsourcing?
4.3.3.1Outsourcing
Pemilihan strategi outsource dalam pengadaan bahan baku oleh PTKL sangat didukung oleh ketiadaan HTI (Hutan Tanaman Industri) yang dikelola sendiri ataupun sumber bagasse (ampas tebu) yang dimiliki sendiri sebagai sumber bahan baku. Beberapa keuntungan yang bisa diperoleh oleh PTKL dengan outsourcing ini antara lain karena faktor-faktor berikut ini.
a. Aggregasi kapasitas. Rekanan pemasok dan transportir dapat meningkatkan surplus rantai pasokan kertas PTKL dengan aggregasi permintaan dari berbagai perusahaan sehingga bisa mencapai skala ekonomis tertentu yang tidak akan didapatkan jika saja suatu perusahaan melakukannya sendiri.
b. Aggregasi persediaan. Dengan menggabungkan persediaan dari berbagai konsumennya, pihak ketiga (pemasok) dapat meningkatkan surplus rantai pasokan. Dengan aggregasi ini mereka dapat menurunkan ketidakpastian secara signifikan dan meningkatkan skala ekonomis dalam pengadaan dan transportasi.
c. Aggregasi transportasi dengan perantara transportasi. Para transportir dapat mencapai skala ekonomis yang lebih tinggi karena mereka menangani banyak permintaan jasa pengiriman dari berbagai perusahaan.
d. Harga lebih rendah dan kualitas lebih tinggi. Pihak ketiga (pemasok dan transportir) memiliki spesialisasi dan pengalaman dalam melaksanakan fungsinya. Hal ini sangat memungkinkan mereka meminimumkan biaya operasinya dan, dengan demikian, menawarkan harga yang lebih rendah dibandingkan dengan jika perusahaan menjalankannya sendiri. Kualitas yang lebih baik, misalnya, bisa diharapkan dari industri pulp yang sudah sustainable dalam waktu lama. Transportir yang berpengalaman juga dapat menentukan jalur yang paling ekonomis dan minim resiko dalam pengantaran produk.
Faktor-faktor yang mempengaruhi peningkatan surplus dengan keterlibatan pihak ketiga yaitu skala, ketidakpastian (uncertainty), dan spesifisitas aset. Skala PTKL yang tidak besar dan kemampuan pemasok yang jauh lebih besar sangat memungkinkan peningkatan surplus dalam rantai pasokan. Dengan skala lebih besar yang dimiliki oleh perusahaan-perusahaan pulp, skala ekonomis yang lebih besar dapat dicapai. Demikian juga dengan angkutan transportasi.
Faktor kedua yaitu ketidakpastian kebutuhan perusahaan. Jika kebutuhan yang relatif lebih bisa diprediksi, peningkatan surplus rantai pasokan akan lebih terbatas. PTKL memiliki banyak pelanggan tetap, permintaan dengan demikian dapat diasumsikan lebih stabil. Hubungan yang positif antara permintaan dengan kebutuhan bahan baku berarti pula ketidakpastian yang seharusnya relatif rendah. Oleh karena itu, dari segi satu faktor ini, keputusan outsource tidak tepat. Akan tetapi, sebagaimana disebutkan sebelumnya, skala produksi yang tidak besar dan ketiadaan kepemilikan HTI menjadi faktor yang sangat dominan mengapa strategi outsource ini dipilih.
Faktor terakhir adalah spesifisitas aset. Aset pihak ketiga yang terlampau spesifik menyebabkan pada fleksibilitas yang rendah, dan karenanya peningkatan surplus dari aggregasi berbagai konsumen tidak bisa dicapai. Hubungan PTKL dengan banyak rekanan secara tidak langsung meningkatkan fleksibilitas pemasok karena reabilitasnya dalam pengadaan tertentu bisa dipilih sebelum ditentukan. Transportir PTKL juga mempunyai berbagai jenis armada angkutan sehingga dalam setiap seleksi bisa ditentukan siapa transportir yang cocok. Dengan demikian, secara umum dari ketiga faktor di atas, outsourcing merupakan strategi yang tepat diterapkan oleh PTKL.
Selain poin-poin kelebihan di atas, keputusan outsourcing juga menimbulkan beberapa resiko. Dalam konteks ini resiko-resiko yang dapat timbul antara lain sebagai berikut.
a. Kerusakan proses. Kehilangan kontrol terhadap pihak ketiga yang diajak berkerjasama bisa menjadi masalah dalam keputusan outsource ini. Untuk menanggulangi resiko ini, dalam Chopra dan Meindl (2004), perusahaan harus melakukan kontrol yang baik terhadap proses tersebut, kemudian melakukan analisis biaya-manfaat, dan pada akhirnya melaksanakan
outsourcing. PTKL sudah cukup baik dalam memelihara proses pengadaan barang dan pengantaran produk agar tidak „rusak‟.
b. Meremehkan biaya koordinasi. Penyerahan fungsi tertentu kepada pihak lain mensyaratkan koordinasi yang baik agar proses di dalamnya berjalan lancar. Biaya-biaya koordinasi ini sering kali tidak diperhitungkan dengan cermat oleh perusahaan. Oleh karena itu, kontrol yang efektif dan efisien harus diusahakan oleh perusahaan yang menerapkan outsorcing.
c. Reduksi kontak dengan konsumen. Pengalihan fungsi pengantaran produk kepada transportir dapat menyebabkan masalah kehilangan kontak konsumen. Pelibatan perantara berarti memasukkan pihak baru dalam koordinasi. Konsumen dengan demikian –dalam penerimaan produk – hanya berhubungan langsung dengan pihak ketiga, dan pihak inilah yang selanjutnya menyampai-kan aliran balik kepada perusahaan.
4.3.3.2Proses Outsourcing
Jika keputusan outsource dijalankan, maka proses-proses pengadaan akan meliputi seleksi pemasok, desain kontrak pemasok, kolaborasi desain produk, pengadaan bahan atau jasa, dan evaluasi kinerja pemasok (Chopra and Meindl, 2001). Proses pengadaan yang dijalankan oleh PTKL dalam prosedur pengadaan barang atau jasa dapat dilihat pada Gambar 12.
Penilaian Pemasok
Dalam sistem pengadaan barang dan jasa, PTKL memiliki banyak calon pemasok yang sudah masuk dalam daftar rekanan mampu (DRM). Setiap pemasok – untuk jenis pasokan yang sama –
A
A
memiliki kesempatan yang sama untuk dipilih sebagai pemasok pemenang. Penilaian awal dilakukan oleh pihak PTKL terhadap para calon pemasok yang antara lain meliputi aspek teknis (kesesuaian spesifikasi dan kualitas), kemampuan pemasok, kinerja selama ini, aspek ekonomis (harga dan sistem pembayaran), dan waktu tunggu. Penilaian ini untuk mereduksi jumlah calon pemasok yang banyak dalam DRM menjadi hanya beberapa yang akan diajukan penawaran kepadanya. Secara berkala, setiap semester pihak PTKL selalu melakukan evaluasi terhadap para pemasoknya atas kinerja mereka. Inilah yang dijadikan informasi dasar pada tahap penilaian awal pemasok.
Gambar 12. Prosedur pengadaan barang/jasa PT Kertas Leces
Pemilihan Pemasok dan Negosiasi
Setelah dilakukan penilaian awal dan didapatkan beberapa calon pemasok saja, negosiasi dilakukan terhadap mereka untuk menentukan pemasok pemenang. Sebelum melakukan negosiasi, pihak PTKL memperkirakan harga kebutuhan pasokannya untuk dijadikan sebagai permintaan penawaran kepada calon pemasok. Negosiasi selanjutnya dilakukan apabila calon pemasok sudah menginformasikan harga penawarannya. Dari hasil negosiasi ini kemudian dipilih dan ditentukan pemasok pemenang.
Kolaborasi Desain
Kolaborasi juga biasa dilakukan oleh PTKL dengan pemasoknya untuk mendesain barang yang cukup spesifik. Pada pembangunan unit pabrik baru, misalnya, pihak PTKL perlu secara intensif mengkomunikasikan keinginan desainnya dengn kontraktor yang dipilih sehingga hasil yang lebih memuaskan dan sesuai harapan dapat dicapai. Kolaborasi desain juga sering dilakukan, misalnya, pada pengangkutan dan pengiriman produk kepada pelanggan agar penyusunan produk dalam alat angkut tidak mengalami kerusakan dan maksimal pengisiannya.
Pengadaan
Pengadaan merupakan proses dimana pemasok mengirim produknya sebagai respon pada pesanan dari pelanggan. Menurut Chopra dan Meindl (2001), tujuan dari proses pengadaan ini adalah
Permintaan pesanan
Perkiraan harga Permintaan penawaran harga kepada pemasok
Negosiasi Harga dari pemasok
Pemilihan Pemasok dan kesepakatan Pengiriman PO Pengadaan barang oleh pemasok Barang datang Inspeksi barang Pembayaran Komplain Penanganan komplain oleh pemasok OK?
membuat pesanan tersebut dilakukan dan dipenuhi tepat waktu pada tingkat biaya yang serendah mungkin. Proses ini dimulai dengan pembuatan pesanan oleh pembeli dan diakhiri dengan penerimaan barang dan pembayaran oleh pembeli tersebut.
Dalam aktivitas pengadaannya, PTKL mengirimkan purchasing order (PO) atau surat order pembelian (SOP) kepada pemasok yang sudah dipilih dan dicapai kesepakatan pembelian dengannya. Pada surat pembelian ini antara lain dicantumkan informasi tentang tanggal pemesanan, barang yang dipesan, tanggal pengiriman, dan harga untuk barang yang dipesan. Perkembangan pemenuhan pesanan ini akan terus dipantau oleh pihak PTKL, terutama tentang waktu pengiriman barang. Hal ini memang sangat perlu diperhatikan karena akan sangat berpengaruh terhadap kelancaran produksi perusahaan. Oleh karena itu, kemungkinan-kemungkinan tentang perubahan lead time (waktu tunggu), dan pengaruhnya terhadap persediaan dapat terus diawasi. Performa pemasok pun dievaluasi sepanjang proses pengadaan dan dengan demikian dapat digunakan sebagai pertimbangan dan penilaian kembali jika perusahaan akan melakukan pembelian kembali.
Saat barang yang dipesan sudah dikirim dan sampai di pabrik, proses inspeksi dilakukan untuk memastikan kesesuaian barang dengan spesifikasi yang sudah disebutkan dalam pesanan. Barang-barang yang sudah dinyatakan diterima selanjutnya disimpan dalam gudang logistik. Penerimaan barang ini kemudian ditindaklanjuti dengan pembayaran oleh bagian keuangan perusahaan.
Perencanaan dan Analisis Pengadaan
Pihak PTKL selalu melakukan evaluasi periodik terhadap kinerja para rekanan pemasok atau pun transportirnya. Evaluasi tersebut antara lain mengukur kinerja pemasok dari segi responsivitas, waktu tunggu, ketepatan waktu pengiriman, kualitas, dan kesesuaian pemenuhan. Informasi ini dibutuhkan untuk mempermudah keputusan outsourcing, terutama terkait dengan tahap penilaian dan pemilihan atau seleksi pemasok. Melalui hasil evaluasi tersebut, pihak perusahaan mendapatkan gambaran awal tentang bagaimana proses pengadaan akan berlangsung. Para pemasok yang mendapatkan skor baik dapat dijadikan calon yang lebih diunggulkan untuk mendapatkan tender pemenuhan pasokan barang perusahaan. Pihak PTKL menindaklanjuti hal ini dengan mendisposisi atau menunjuk satu atau beberapa pemasok saja untuk memasok kebutuhan perusahaan, dan jika masih dimungkinkan menjalankan mekanisme reorder (pesan ulang). Reorder adalah istilah yang dipakai oleh PTKL untuk menyebut pemesanan jenis barang yang sama pada tingkat harga yang sama pula dengan pemesanan yang dilakukan sebelumnya.
Selain analisis yang berkaitan dengan kinerja pemasok, PTKL juga melakukan analisis terhadap semua pengeluaran yang berhubungan dengan proses pengadaan atau pembelian pada semua kategori dan berbagai pemasok. Dari analisis ini perusahaan dapat menentukan kuantitas pesanan ekonomis (economic order quantity – EOQ), volume diskon, dan proyeksinya untuk volume pembelian berikutnya.
Prinsip dasar sourcing yang baik adalah kerjasama antara pembeli dengan pemasok yang dapat menarik lebih banyak peluang menghemat biaya daripada dua pihak yang bekerja sendiri-sendiri. Kerjasama yang solid ini nampaknya hanya dapat dihasilkan ketika dua pihak tersebut mempunyai hubungan jangka panjang dan tingkat kesalingpercayaan yang baik. Hubungan jangka panjang akan mendorong pemasok untuk mengeluarkan usaha lebih besar pada permasalahan yang dihadapi oleh pembeli tertentu. Hubungan jangka panjang ini juga dapat meningkatkan komunikasi dan koordinasi antara kedua belah pihak. Kemampuan seperti ini sangatlah penting dalam proses pengadaan barang-barang langsung (direct materials). Oleh karena itu, hubungan jangka panjang ini seharusnya dibangun dengan para pemasok barang-barang startegis dan kritis (Chopra dan Meindl (2001).
Selama ini PTKL menerapkan strategi banyak pemasok dalam mengelola rantai pasokannya. Langkah ini diambil oleh perusahaan antara lain agar mendapatkan harga sekompetitif mungkin dan kualitas barang sebaik mungkin. Dua hal ini memang sangat dimungkinkan untuk dicapai dengan menerapkan strategi banyak pemasok karena terdapat banyak alternatif yang bisa diperbandingkan. dengan demikian, sifat dari hubungan dengan pemasok seperti ini hanya jangka pendek. Seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, pemilihan pemasok pemenang oleh PTKL biasanya didasarkan pada hasil negosiasi dengan capaian terbaik dari berbagai calon pemasok (dalam berbagai aspek). Hal ini dapat menimbulkan resiko underestimasi biaya koordinasi jika tidak benar-benar diperhatikan. Biaya
overhead mungkin sekali membengkak akibat banyaknya komunikasi yang harus dijalin dengan calon pemasok atau pemasok terpilih.
Upaya untuk membangun hubungan jangka panjang dengan para pemasok kunci bisa menjadi suatu strategi yang lebih menguntungkan bagi perusahaan dari pada strategi yang dijalankan saat ini. Beberapa alasan yang mendukung hal ini adalah sebagai berikut.
a. Ketidakpastian permintaan yang relatif kecil. Sebagai perusahaan yang sudah lama sustainable
dalam industri kertas, PTKL memiliki para pelanggan yang cukup setia. Hal ini berarti ketidakpastian dalam permintaan dapat diminimasi. Bila ketidakpastian permintaan relatiif kecil dan kebutuhan bahan memiliki korelasi positif dengan permintaan tersebut, maka pesanan kepada para pemasok juga hampir dapat diperhitungkan dengan pasti. Dengan demikian, pemasok dapat mengurangi ketidakpastian permintaannya pula dari pembelinya (PTKL). b. Kemudahan dalam mengelola persediaan. PTKL dituntut untuk selalu memiliki persediaan
bahan baku dan bahan penolong yang cukup pada tempat dan waktu yang tepat. Permintaan dari pelanggan akan jenis kertas tertentu harus secara cepat direspon oleh perusahaan dengan menjalankan produksi. Hubungan jangka panjang dengan pemasok membuat perencanaan persediaan lebih tepat karena pengadaannya lebih terjamin. Waktu tunggu dan biaya overhead
karena banyaknya komunikasi dan negosiasi yang sebelumnya harus dijalin dengan banyak pemasok bisa dikurangi secara signifikan. Waktu pengiriman juga dapat diperkirakan dengan lebih tepat.