BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Kerangka Penelitian
Penelitian ini digunakan untuk menggambarkan bagaimana merancang model Knowledge management system yang sesuai dengan kondisi di Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri. Penelitian ini menggunakan bersifat deskripsi kualitatif dan tidak menggunakan uji statistik serta hasil yang didapatkan tidak dapat digeneralisasi untuk organisasi lain dengan penelitian sejenis. Karena penelitian ini dilakukan denan menganalisa faktor-faktor yang berpengaruh terhadap perancangan model KMS sesuai dengan kebutuhan dari Pusat
Gambar 3.1 Metodologi Penelitian Gambar 3.0.1 Kerangka Penelitian
Merumuskan Masalah Studi Literatur Pengumpulan Data
Metode : Wawancara, Observasi, Kuisioner Identifikasi Proses KM berdasarkan
faktor Kontigensi
Input : Faktor-faktor Kotigensi Metode : Analisa tabel faktor kontingensi
Output : Portofolio Proses KM berdasarkan tabel faktor kontigensi
Memprioritaskan Proses KM yang dibutuhkan
Input : Portofolio Proses KM berdasarkan tabel faktor kontigensi Metode : Penilaian prioritas tabel faktor kontigensi
Output : Portofolio Prioritas Proses KM yang dibutuhkan
Identifikasi Proses KM saat ini
Input : Pemanfaatan Proses KM saat ini
Metode : Kuisioner
Output : Portofolio Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM saat ini Identifikasi Proses KM Tambahan
yang dibutuhkan
Input : Portofolio Proses KM yang dibutuhkan, Portofolio
Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM saat ini
Metode : Analisa Prioritas Pengembangan
Output : Area Pengembangan Proses KM
Menilai Infrastruktur KM
Input : Struktur Organisasi, Kultur Organisasi, Infrastruktur TI Metode : Wawancara, Observasi
Output : Kondisi Infrastruktur KM
Mengembangkan Knowledge Management System
Input : Area pengembangan proses KM, kondisi infrastruktur KM, kebutuhan KMS
Metode : Studi literatur, perancangan model solusi KM Output : Rancangan Model KMS
Mengembangkan Prototipe KMS Input : Rancangan model KMS Metode : Software Engineering Output : Prototipe KMS
Sesuai dengan Gambar 3.1 diatas, peneliatian ini dilakukan dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Merumuskan Masalah
Tahap pertama penelitian ini penulis melakukan perumusan masalah. Penulis melakukan analisa permasalahan yang terjadi di satuan kerja Pusat Komunikasi, kemudian dicari solusi dari permasalahan tersebut dengan teori yang ada.
2. Studi Literatur
Studi Literatur dilakukan untuk mencari teori-teori yang berhubungan dengan knowledge management system dan beberapa teori lain yang dapat mendukung dalam pemecahan masalah baik melalui textbook, artikel-artikel dari internet, maupun referensi lainnya, sehingga dapat mempermudah dalam pengolahan dan analisa data.
3. Pengumpulan Data
Data-data untuk pengukuran diperlukan dalam menentukan faktor kontigensi. Data-data ini didapatkan dengan 3 tahapan, yaitu melalui kuisioner, wawancara dan observasi. Wawancara dan observasi dilakukan untuk menguatkan hasil yang didapat dari kuisioner. Penelitian ini menggunakan kuisioner untuk mendapatkan informasi mengenai karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi, ukuran organisasi dan karakteristik lingkungan. Keluaran yang diharapkan yaitu nilai-nilai faktor kontigensi berdasarkan masukan karakteristik dari masing-masing faktor kontigensi di dalam organisasi.
4. Identifikasi Proses KM berdasarkan setiap Faktor Kontigensi
Tahap selanjutnya adalah proses identifikasi penentuan proses KM yang sesuai dengan masing-masing faktor kontigensi tersebut. Masukan dari proses ini adalah hasil penilaian masing-masing faktor kontigensi pada langkah sebelumnya. Keluaran dari proses ini adalah portofolio proses-proses KM yang cocok bagi perusahaan berdasarkan tabel faktor-faktor kontigensi.
5. Memprioritaskan proses KM yang dibutuhkan
Langkah selanjutnya dilakukan pemilihan proses-proses KM prioritas berdasarkan kesesuaian dengan masing-masing faktor kontigensi yang ada. Masukan dari proses ini adalah portofolio proses KM yang cocok bagi organisasi berdasarkan tabel faktor kontigensi yang dihasilkan pada langkah sebelumnya. Keluaran dari langkah ini didapatkan portofolio prioritas proses KM yang dibutuhkan.
6. Identifikasi Proses KM saat ini
Langkah berikutnya dilakukan identifikasi proses-proses KM yang selama ini ada di lingkungan Pusat Komunikasi yang dimanfaatkan oleh masing-masing individu di dalam melaksanakan proses kerjanya. Proses ini menggunakan metode kuisioner untuk menentukan proses-proses KM apa saja yang sudah ada di lingkungan Pusat Komunikasi. Masukannya adalah tingkat pemanfaatan proses KM saat ini, sementara keluarannya adalah portofolio kecenderungan pemanfaatan KM saat ini.
7. Identifikasi Proses KM tambahan yang dibutuhkan
Tahap berikutnya adalah menentukan proses-proses KM apa saja yan perlu ditambahkan sesuai dengan hasil identifikasi proses KM saat ini dan proses piroritasisasi proses-proses KM yang dibutuhkan dari faktor kontigensi. Masukan dari proses ini adalah portofolio prioritas proses KM yang dibutuhkan dari langkah 3 dan portofolio kecenderungan pemanfaatan KM saat ini dari langkah 4. Informasi lain yang didapatkan adalah analisis portofolio harapan pemanfaatan proses KM. Metode yang digunakan adalah kuisioner untuk mendapatkan informasi harapan pemanfaatan proses KM dari individu didalam perusahaan. Masing-masing portofolio dibuat peringkat terhadap proses KM, kemudian dari ketiga informasi portofolio tersebut dijumlah, dan jumlah yang dibawah 12 (asumsi nilai yang paling tinggi 8, sehingga nilai dari ketiga portofolio 24, kemudian 24 dibagi 2) mendapatkan prioritas area pengembangan KMS yang cocok bagi Pusat Komunikasi.
8. Menilai Infrastruktur KM
Pada tahap ini dilakukan analisis infrastruktur teknologi informasi yang ada di Pusat Komunikasi melalui metode kuisioner, observasi dan wawancara. Masukannya berupa struktur organisasi, budaya organisasi, infrastrktur TI yang ada di satuan kerja tersebut sehingga didapatkan keluaran infrastruktur KM.
9. Mengembangkan KMS
Pada tahap ini dilakukan perancangan model knowledge management
system Pusat Komunikasi, dengan menggunakan metode studi literatur.
Tahap ini juga dilakukan pemilihan teknologi dan mekanisme KM sesuai dengan proses KM yang diprioritaskan. Masukannya berupa area pengembangan KM dan kebutuhan KMS, dan didapatkan keluaran rancangan model KMS.
10. Mengembangkan Prototipe KMS
Pada tahap ini dilakukan perancangan prototipe knowledge management
system Pusat Komunikasi dengan menggunakan metode prototyping.
Masukannya berupa rancangan model KMS dari langkah 9, dari masukan tersebut dihasilkan prototipe KMS sesuai kebutuhan satuan kerja Pusat Komunikasi.