UNIVERSITAS INDONESIA
PEMODELAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS)
PADA PUSAT KOMUNIKASI
KEMENTERIAN LUAR NEGERI
KARYA AKHIR
INTAN KARTIKASARI
1106121824
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
UNIVERSITAS INDONESIA
PEMODELAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS)
PADA PUSAT KOMUNIKASI
KEMENTERIAN LUAR NEGERI
KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh Gelar Magister Teknologi Informasi
INTAN KARTIKASARI
1106121824
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun yang dirujuk
HALAMAN PENGESAHAN
Karya Akhir ini diajukan oleh:
Nama : INTAN KARTIKASARI
NPM : 1106121824
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul Karya Akhir : Pemodelan Knowledge Management System (KMS)
Pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri
Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.
DEWAN PENGUJI
Ditetapkan di : Jakarta
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan kesehatan, kemudahan, serta kekuatan, sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan Karya Akhir merupakan salah satu persyaratan untuk dapat memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.
Saya menyadari bahwa selama masa perkuliahan sampai penulis menyelesaikan karya akhir ini banyak bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak dalam setiap proses dan tahap kegiatan yang harus penulis lalui. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Indra Budi selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk mengarahkan penulis dalam menyelesaikan Karya Akhir ini.
2. Seluruh Dosen dan Civitas Akademika Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.
3. Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri yang telah banyak membantu dalam rangka memperoleh data yang penulis perlukan.
4. Bapak Yonny Tri Prayitno (Kapuskom Kemlu), yang telah memberikan izin, keleluasaan waktu dan bentuk dukungan-dukungan dinas lainnya sehingga penulis dapat menyelesaikan studi ini.
5. Bapak Linardi Utama yang telah memberikan saran, dan bimbingan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan karya akhir ini.
6. Teman-teman dan rekan-rekan kerja di Sub Bagian Keuangan yang telah memberikan kelonggaran kepada Penulis untuk mengikuti perkuliahan. 7. Teman-teman dan rekan-rekan Puskom Kemlu yang telah membantu dan
memberikan semangat kepada Penulis untuk menyelesaikan karya akhir ini. 8. Kedua orangtuaku dan adik-adikku di Madiun yang telah memberikan
bantuan dukungan material dan moral.
9. Teman kost Kwitang 1F yang telah memberikan bantuan moral dan lingkungan kekeluargaan bagi penulis selama ini.
10. Rekan-rekan GCIO yang selalu mendukung, memberikan bantuan moril dan semangat untuk menyelesaikan karya akhir ini dan atas kebersamaan selama ini.
11. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu. Allah akan membalas kebaikan hati kalian.
Dalam penulisan karya akhir ini, masih ada kekurangan dan tidak ada kesempurnaan dalam diri. Oleh karena itu, penulis masih membutuhkan masukan dan saran yang konstruktif yang akan dengan senang hati dijadikan sebagai masukan dan pembelajaran ke depan untuk kesempurnaan ilmu menjadi lebih baik.
Jakarta, Januari 2013
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : INTAN KARTIKASARI
NPM : 1106121824
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Departemen : -
Fakultas : Ilmu Komputer
Jenis Karya : Skripsi/Thesis/Karya Akhir/Disertasi
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusice
Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
Pemodelanan Knowledge Management System (KMS) Pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Jakarta Pada tanggal : Jakarta 2013
ABSTRAK
Nama : Intan KartikasariProgram Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Pemodelan Knowledge Management System (KMS) pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri
Kementerian Luar Negeri sebagai organisasi pemerintah, berkewajiban memberikan pelayanan publik yang optimal. Pelayanan prima tersebut memerlukan dukungan sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi. Pusat Komunikasi, merupakan satuan kerja yang bertanggung jawab terhadap informasi dan komunikasi untuk Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan. Pegawai Pusat Komunikasi berjumlah 334 pegawai, dimana usia dan tingkat pendidikan pegawai beragam. Hal lainnya yang mempengaruhi pengetahuan yang ada di Pusat Komunikasi adalah mutasi pegawai ke Perwakilan RI secara kontinu. Mutasi berakibat hilangnya pengalaman dan pengetahuan dari pegawai yang berangkat, sehingga pegawai yang baru harus ditraining dan dilatih dulu. Hal tersebut terjadi berulang-ulang, menyebabkan ketidakefisiensi dalam hal waktu, sehingga diperlukan pengelolaan pengetahuan, agar tidak terjadi penurunan layanan ke satuan kerja lain karena pegawai yang kompeten sudah dimutasi ke perwakilan.
Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan rancangan model knowledge
management system yang sesuai dengan kondisi Pusat Komunikasi, dengan
menggunakan metodologi Fernandez dengan faktor kontingensi untuk menentukan proses knowledge management yang dibutuhkan, dan melalui
prototyping untuk membuat pemodelan KMS. Data diambil dengan menggunakan
kuisioner dimana pegawai Pusat Komunikasi sebagai responden dan dilakukan wawancara pimpinan Pusat Komunikasi.
Penelitian ini menyimpulkan bahwa prioritas proses KM yang perlu dibangun untuk KMS Pusat Komunikasi adalah socialization for knowledge
discovery, socialization for knowledge sharing, combination, internalization, externalization dan exchange. Fitur-fitur KMS Puskom yang dibuat dalam
prototipe antara lain document library, article library, forum discussion, chatting dan searching.
Kata Kunci : Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management
System, Continngency Factor, Prototyping.
ABSTRACT
Name : Intan Kartikasari
Program Studi : Master of Information technology
Title : Knowledge Management System (KMS) Modeling in
Communication Center Ministry of Foreign Affairs
Ministry of Foreign Affairs as a government organization, which is responsible to provide an optimal public services. Excellent service requires infrastructure support of information and communication technologies. Communication Center (Puskom), is a unit that responsible for information and communication to Ministry of Foreign Affairs and Representative. Employee Puskom totaled 334, which age and education level employees is vary. Another thing that affects the existing knowledge in the Puskom is staff moves regularly from Jakarta to RI Representatives. Mutations result in loss of experience and knowledge from departing employees, so that new employees must be trained first. It will repeated, leading to lack of time efficiency, so that it need knowledge management, to prevent service degradation to another unit because competent employees have transferred to RI representation.
This study aims to produce a draft model of knowledge management system in accordance with the conditions Puskom, using the Fernandez methodology with contingency factor to determine the Knowledge Management process, and through prototyping to create a KMS modeling. The data were taken using a questionnaire that Puskom employees was take as a respondent and the interview to leader of Puskom.
This study concludes that the priority of KM processes that need to be built in KMS Communications Center is socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing, combination, internalization, externalization and exchange. Features of KMS Puskom that made in the prototype are a document library, article library, discussion forums, chats and searching.
Key : Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management System,
Continngency Factor, Prototyping.
xii + 98 pages ; 28 figures; 22 tables; 6 attachments
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ILMIAH UNTUK KEPENTINGANAKADEMIS ... vi
ABSTRAK ... vii
ABSTRACT ... ix
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Permasalahan ... 3
1.3 Ruang Lingkup Penelitian ... 4
1.4 Tujuan Penelitian ... 4
1.5 Manfaat Penelitian ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
2.1 Knowledge Management ... 7 2.1.1 Data ... 7 2.1.2 Informasi ... 7 2.1.3 Knowledge ... 8 2.1.4 Knowledge Management ... 10 2.1.5 Faktor Kontingensi ... 11
2.2 Knowledge Management Solution ... 13
2.2.1 Knowledge Management Process ... 13
2.2.2 Knowledge Management System ... 14
2.2.3 KM Mechanism dan KM Technology ... 14
2.2.4 Knowledge Management Infrastructure ... 15
2.3 Software Engineering ... 18
2.3.1 Unified Modelling Language ... 18
2.4 Protyping ... 20
2.5 Penelitian Sebelumnya ... 21
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 26
3.1 Kerangka Penelitian ... 26
3.2 Metode Pengumpulan Data ... 30
3.3 Analisa Data ... 31
3.4 Karakteristik Umum Responden ... 32
BAB IV PROFIL ORGANISASI ... 36
4.1 Sejarah Singkat Kementerian Luar Negeri ... 36
4.2 Sejarah Puskom ... 36
4.3 Visi Puskom ... 37
4.4 Misi Puskom ... 37
4.5.1 Bidang Persandian dan Telekomunikasi... 38
4.5.2 Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan Komunikasi ... 38
4.5.3 Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan ... 39
4.5.4 Bagian Tata Usaha ... 40
4.5.5 Kelompok Jabatan Fungsional ... 41
BAB V PERANCANGAN SISTEM ... 43
5.1 Menilai Faktor Kontingensi ... 43
5.1.1 Karakteristik Tugas... 43
5.1.2 Task Uncertainty... 43
5.1.3 Karakteristik Pengetahuan ... 45
5.1.4 Karakteristik Organisasi ... 47
5.1.5 Karakteristik Lingkungan Organisasi ... 48
5.2 Mengidentifikasi Proses KM berdasarkan Faktor Kontingensi ... 48
5.3 Melakukan Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan ... 51
5.4 Identifikasi Proses Knowledge Management Saat Ini ... 53
5.5 Identifikasi Proses KM Tambahan yang Dibutuhkan... 56
5.6 Analisis Infrastruktur Knowledge Management... 58
5.6.1 Budaya Organisasi ... 58
5.6.2 Struktur Organisasi ... 62
5.6.3 Infrastruktur Teknologi Informasi ... 63
5.6.4 Pengetahuan Umum ... 66
5.7 Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi Knowledge Management yang Dibutuhkan... 70
5.8 Analisis Perancangan Knowledge Management System... 74
5.8.1 Kebutuhan KMS ... 74
5.8.2 Model Fungsional KMS ... 78
5.9 Desain Knowledge Management System ... 83
5.9.1 Perancangan Arsitektur KMS ... 83
5.9.2 Perancangan Infrastruktur KMS ... 85
5.9.3 Diagram Navigasi KMS ... 86
5.9.4 Perancangan User Interface KMS ... 87
5.9.5 Pengujian ... 92
5.10 Implikasi Penelitian ... 92
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ... 94
6.1 Kesimpulan ... 94 6.2 Saran ... 95 DAFTAR PUSTAKA ... 96 LAMPIRAN A ... 98 LAMPIRAN B ... 102 LAMPIRAN C ... 105 LAMPIRAN D ... 109 LAMPIRAN E ... 113 LAMPIRAN F ... 114
DAFTAR TABEL
Tabel 2-1 Faktor Kontingensi ... 12
Tabel 2-2 Prioritas KM Process ... 18
Tabel 2-3 Perbandingan penelitian sebelumnya ... 24
Tabel 3-1 Pembobotan nilai skala linkert ... 31
Tabel 3-2 Jenis Kelamin Responden ... 32
Tabel 3-3 Usia Responden ... 33
Tabel 3-4 Latar Belakang Pendidikan Responden ... 34
Tabel 3-5 Lama Bekerja Responden ... 35
Tabel 5-1 Task Uncertainty ... 43
Tabel 5-2 Task interdependence ... 44
Tabel 5-3 Tacit/explicit ... 45
Tabel 5-4 Procedural/declarative ... 46
Tabel 5-5 Hasil pengambilan data ... 48
Tabel 5-6 Faktor Kontingensi ... 50
Tabel 5-7 Pemetaan hasil pengamatan ... 52
Tabel 5-8 Hasil prioritas kebutuhan proses KM ... 53
Tabel 5-9 Portofolio kecenderungan pemanfaatan proses KM saat ini ... 54
Tabel 5-10 Poses KM yang diharapkan ... 56
Tabel 5-11 Tingkat prioritas skor kumulatif ... 56
Tabel 5-12 Pemetaan portofolio prioritas ... 57
Tabel 5-13 Hasil Prioritas proses KM ... 57
Tabel 5-14 Kepentingan pengetahuan ... 59
Tabel 5-15 Kebutuhan pengelolaan knowledge management ... 60
Tabel 5-16 Kebutuhan KMS ... 60
Tabel 5-17 Perbandingan Infrastruktur yang dibutuhkan dengan yang tersedia ... 66
Tabel 5-18 Tacit knowledge pegawai ... 67
Tabel 5-19 Explicit knowledge Pusat Komunikasi... 68
Tabel 5-20 Kesiapan infrastruktur ... 69
Tabel 5-21 Proses KM, mekanisme KM dan ilustrasi teknologi KM ... 71
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Sebaran usia pegawai ... 3
Gambar 2.1 SECI model ... 9
Gambar 2.2 Kategori dari faktor kontingensi ... 11
Gambar 2.3 Knowledge management process ... 13
Gambar 2.4 Komponen-komponen use case ... 19
Gambar 2.5 Alur Prototyping ... 21
Gambar 3.1 Kerangka Penelitian ... 27
Gambar 3.2 Diagram prosentase responden berdasarkan jenis kelamin ... 32
Gambar 3.3 Diagram prosentase responden berdasarkan usia ... 33
Gambar 3.4 Diagram prosentase responden berds. latar belakang pendd. ... 34
Gambar 3.5 Diagram prosentase responden berdasarkan lama bekerja ... 35
Gambar 4.1 Struktur organisasi Pusat Komunikasi ... 42
Gambar 5.1 Task uncertainty ... 44
Gambar 5.2 Task interdependence ... 45
Gambar 5.3 Tacit/explicit ... 46
Gambar 5.4 Procedural/declarative... 47
Gambar 5.5 Kecenderungan proses KM saat ini ... 54
Gambar 5.6 Proses KM yang diharapkan ... 55
Gambar 5.7 Tingkat kepentingan knowledge ... 59
Gambar 5.8 Kebutuhan knowledge management ... 60
Gambar 5.9 Tingkat kebutuhan KMS ... 61
Gambar 5.10 Topologi jaringan Kementerian Luar Negeri ... 65
Gambar 5.11 Tingkat kesiapan infrastruktur ... 70
Gambar 5.12 Fitur-fitur yang diharapkan ada di KMS Puskom ... 72
Gambar 5.13 Use case KMS Pusat Komunikasi ... 77
Gambar 5.14 Activity diagram discussion forum ... 79
Gambar 5.15 Activity diagram document library ... 80
Gambar 5.16 Activity diagram chatting ... 81
Gambar 5.17 Activity diagram article library... 82
Gambar 5.18 Activity diagram searching ... 83
Gambar 5.19 Arsitektur KMS Pusat Komunikasi ... 85
Gambar 5.20 Diagram navigasi KMS Puskom ... 87
Gambar 5.21 Halaman Login ... 88
Gambar 5.22 Halaman Menu Utama ... 88
Gambar 5.23 Halaman menu document library ... 89
Gambar 5.24 Halaman tambah dokumen ... 89
Gambar 5.25 Halaman menu article library ... 90
Gambar 5.26 Halaman tambah artikel ... 90
Gambar 5.27 Halaman forum diskusi ... 91
Gambar 5.28 Halaman searching ... 91
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, permasalahan yang terjadi di Pusat Komunikasi, ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
1.1 Latar Belakang Masalah
Teknologi informasi mempunyai peranan yang penting dalam era informasi saat ini, karena hampir semua proses bisnis dalam sebuah organisasi berhubungan dengan teknologi informasi. Teknologi informasi diharapkan sebagai enabler bagi suatu organisasi untuk bersaing dan menjadi pemimpin di bidangnya. Teknologi informasi membuat tidak adanya perbedaan jarak dan waktu, dimana kita bisa berkomunikasi dengan orang lain di belaan bumi manapun, kapanpun dengan cepat dan mudah. Internet membuat segala yang dulu tidak mungkin menjadi mungkin dan mudah.
Kementerian Luar Negeri sebagai salah satu organisasi pemerintah yang bergerak di bidang diplomasi, memiliki 132 perwakilan yang tersebar di seluruh dunia, juga merasakan kemudahan dalam hal komunikasi setelah adanya teknologi informasi. Pada tahun 1990-an dimana internet masih belum berkembang seperti saat ini, Kementerian Luar Negeri masih menggunakan
fax relay, dimana apabila cuaca buruk maka dapat dipastikan komunikasi
akan terputus. Komunikasi saat ini dengan adanya internet dapat berjalan lancar sepanjang tahun, asalkan terdapat hubungan internet di negara akreditasi.
Menurut Peraturan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Luar Negeri, Pusat Komunikasi merupakan salah satu satuan kerja pada Kementerian Luar Negeri yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada menteri Luar Negeri
melalui Sekretariat jendral. Pusat Komunikasi (Puskom) mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kementerian Luar Negeri di bidang pelaksanaan, pembinaan dan pengamanan pemberitaan serta pengelolaan sistem informasi dan komunikasi Kementerian Luar negeri dan Perwakilan RI. Puskom merupakan unit kerja yang menaungi kelompok jabatan fungsional, yaitu Petugas Komunikasi, yang juga bekerja di Perwakilan RI.
Pusat Komunikasi merupakan unit kerja yang bertanggungjawab terhadap jalur komunikasi dan pemberitaan di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan, sehingga harus bisa memberikan pelayanan prima kepada satuan kerja lain. Menteri Luar Negeri mencanangkan adanya “One door policy”, dimana semua pemberitaan dan komunikasi dari dan ke Perwakilan RI harus melalui satu jalur, yaitu melalui Pusat Komunikasi, sehingga menegaskan Pusat Komunikasi harus bisa mengirimkan berita ke tujuan dengan cepat, tepat dan aman.
Pusat Komunikasi melakukan kontrol dan monitoring semua jaringan internet dan intranet yang ada di Kementerian Luar Negeri. Pusat Komunikasi juga berperan memonitor dan mengelola penggunaan teknologi informasi, sehingga pengetahuan mengenai TIK merupakan masalah penting yang harus terus diperbarui selaras dengan perkembangan teknologi. Keterbatasan anggaran menjadi masalah untuk melakukan update pengetahuan, sehingga pelaksanaan pelatihan/kursus terbatas untuk orang-orang tertentu saja. Hal tersebut menyebabkan terjadi penumpukan pengetahuan pada pegawai-pegawai tertentu di Pusat Komunikasi.
PDLN merupakan pegawai yang akan bekerja di Perwakilan RI, dan 90 % pegawai Puskom merupakan pegawai PDLN (Pegawai Dinas Luar Negeri) sehingga pegawai akan mutasi ke luar negeri selama 3 tahun setelah di Indonesia lebih dari 2 tahun. Pusat Komunikasi mempunyai rasio mutasi sebesar 35% untuk tahun 2012 baik mutasi keluar negeri maupun mutasi ke dalam negeri. Pegawai yang ahli dalam suatu pekerjaan dimutasi, maka harus dilakukan pelatihan/kursus agar pengetahuan pegawai yang menggantikan sama dengan yang digantikan. Setiap terjadi mutasi dilakukan hal yang sama sehingga terjadi pengulangan kegiatan. Bagi pegawai-pegawai yang baru
pulang dari Perwakilan juga mengalami kendala, karena sebagian besar pegawai akan mempunyai tugas baru, berbeda dengan tugas lama mereka sebelum mutasi ke Perwakilan.
Gambar 1.0.1 Sebaran usia pegawai
Dilihat dari Gambar 1.1 diatas, hampir 50% pegawai Pusat Komunikasi berusia di rentang 26-30 tahun, dimana pegawai-pegawai muda tersebut yang menjadi pelaksana kegiatan terutama di bidang teknologi informasi. Tren pegawai yang dimutasikan sampai dengan tahun 2012 adalah angkatan Petugas Komunikasi yang muda. Setiap ada yang mutasi, berarti ada pula yang pulang kembali ke kantor Pusat, namun berkebalikan dari pegawai muda yang mutasi ke Perwakilan, yang baru pulang ini mempunyai rentang umur diatas 40 tahun. Pegawai tersebut memiliki pengetahuan yang minim mengenai teknologi informasi, sehingga terdapat gap pengetahuan yang dimiliki antara pegawai yang baru pulang dan yang akan mutasi ke perwakilan.
1.2 Permasalahan
Berdasarkan latar belakang seperti yang telah disebutkan diatas, maka dapat disimpulkan masalah yang terjadi di Pusat Komunikasi adalah sebagai berikut :
1. Pengetahuan, SOP, peraturan dan pengalaman tidak terdokumentasi dengan baik sehingga menyulitkan pegawai dalam menjalankan tupoksinya saat terjadi pergantian pegawai.
2. Pengetahuan dan pengalaman pegawai akan ikut hilang bersama dengan kegiatan pensiun, mutasi atau habisnya masa jabatan pegawai yang
bersangkutan. Hal tersebut mempersulit pegawai pengganti karena harus mulai dari awal lagi, sehingga perlu waktu untuk mengumpulkan pengetahuan dan pengalaman.
Dari masalah-masalah diatas dapat diambil research question yaitu “Model Knowledge Management System yang seperti apakah yang dapat
membantu pegawai di satuan kerja Pusat Komunikasi?”
1.3 Ruang Lingkup Penelitian
Dalam pembuatan proposal ini membahas mengenai perancangan model knowledge management system yang mendukung pelaksanaan kegiatan di satuan kerja Pusat Komunikasi, Ruang lingkup penelitian dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Studi kasus penelitian dilakukan di Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri
b. Membuat model knowledge management system di Pusat Komunikasi untuk meningkatkan kinerja pegawai Pusat Komunikasi.
c. Penelitian ini dibatasi pada pembuatan prototipe knowledge management
system yang dapat digunakan oleh satuan kerja Pusat Komunikasi.
Rancangan model tersebut akan dievaluasi agar sesuai dengan kebutuhan knowledge management system di Pusat Komunikasi.
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah dirancangnya model knowledge management system yang membantu pegawai di Pusat Komunikasi menjalankan tugas dan fungsinya, sehingga diharapkan layanan yang diberikan kepada satuan kerja lain akan terus berjalan dan mengalami peningkatan.
1.5 Manfaat Penelitian
Dengan dibuatnya knowledge management system bagi Pusat Komunikasi :
1. Memudahkan proses knowledge sharing antar pegawai di Pusat Komunikasi.
3. Dengan adanya knowledge management system diharapkan mutasi pegawai bisa dilakukan dengan baik.
4. Mengurangi ketergantungan organisasi terhadap pegawai tertentu. 5. Memudahkan ditemukannya pengetahuan baru yang didapat dari
pengetahuan yang sudah ada.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dari penelitian ini adaah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dibahas mengenai latar belakang penilitian, permasalahan yang dijadikan tema penelitian, batasan dari permasalahan, ruang lingkup penelitian dan tujuan dilakukannya penelitian.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab kedua ini terdapat teori-teori yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dan menjelaskan mengenai teori dari metodologi yang digunakan untuk menyelesaikan masalah dari penelitian. Referensi yang digunakan mengacu pada buku, jurnal dan artikel yang terkait dengan
knowledge management system.
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN
Dalam bab ini dijelaskan mengenai desain penelitian dan langkah-langkah penelitian yang akan digunakan penulis dalam menyelesaikan permasalahan penelitian ini.
BAB IV : PROFIL ORGANISASI
Dalam bab ini dijelaskan mengenai visi, misi dan struktur organisasi dimana penulis mengadakan studi kasus untuk penelitian ini.
BAB V : PERANCANGAN SISTEM
Dalam bab ini menerangkan mengenai langkah-langkah yang dilakukan penulis disertai dengan datanya sesuai dengan metodologi penelitian pada bab sebelumnya.
BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini disampaikan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan, dan diberikan saran-saran mengenai hal-hal yang dirasakan kurang selama penelitian serta penelitian-penelitian selanjutnya yang dirasakan dimungkinkan sesuai dengan topik penelitian ini.
BAB II
LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dibahas mengenai landasan teori yang digunakan dalam pengembangan Knowledge Management System yang sesuai dengan lingkungan kerja Pusat Komunikasi.
2.1 Knowledge Management
Dalam subbab knowledge management ini menjelaskan mengenai data, informasi, pengetahuan, pengelolaan pengetahuan dan faktor kontingensi.
2.1.1 Data
Menurut Awad (2004), data merupakan kumpulan fakta yang tidak terorganisir dan tidak terproses. Data bersifat statis, sehingga data merupakan kumpulan fakta diskret mengenai kejadian/record yang terstruktur dari suatu transaksi.
Menurut Fernandez (2010), data menjelaskan fakta, observasi atau persepsi. Data merupakan angka mentah atau pernyataan, dan mungkin tanpa konteks, arti atau niat yang berarti.
Dari pengertian menurut Awad (2004) dan Fernandez (2010) dapat disimpulkan data adalah fakta atau observasi mentah, yang biasanya berkenaan dengan fenomena fisik atau transaksi di dalam bisnis. Lebih rincinya, data merupakan pengukuran obyektif karakteristik dari entitas (seperti: manusia, tempat, barang, dan kejadian).
2.1.2 Informasi
Menurut Awad (2004), informasi adalah kumpulan data yang bisa membuat pengambilan keputusan menjadi lebih mudah. Informasi juga adalah kumpulan dari fakta dan gambaran berdasarkan data yang sudah diproses.
Menurut Fernandez (2010), informasi adalah subset dari data, yang memiliki konteks, relevansi dan tujuan. Informasi biasanya melibatkan
manipulasi dari data mentah untuk memperoleh gambaran yang lebih bermakna dari tren atau pola data.
Dari pengertian menurut Awad (2004) dan Fernandez (2010) dapat dapat disimpulkan informasi merupakan kumpulan data yang telah diolah sehingga mempunyai makna yang lebih berarti.
2.1.3 Knowledge
Menurut Awad (2004), pengetahuan merupakan pemahaman manusia di bidang tertentu yang diminatinya, yang diperoleh melalui pembelajaran dan pengalaman.
Dengan lebih sederhana Fernandez (2010) menjelaskan pengetahuan dibedakan dari data dan informasi melalui dua cara yang berbeda. Dalam pemahaman yang sederhana, menempatkan pengetahuan berada pada tingkat tertinggi dalam hirarki, informasi di tingkat menengah dan data berada pada tingkat terendah.
Dari pengertian menurut Awad (2004) dan Fernandez (2010) dapat disimpulkan knowledge merupakan informasi yang telah melalui proses pembelajaran dan pengalaman.
Menurut Fernandez (2010), knowledge dapat dibagi menjadi 6 macam, yaitu:
Procedural Knowledge
Menurut Fernandez (2010), procedural knowledge ini berfokus pada urutan langkah-langka cara atau tindakan untuk mencapai suatu tujuan.
Declarative Knowledge
Berdasarkan pengertian dari Fernandez (2010) diketahui bahwa
declarative knowledge berfokus pada hubungan antar variable.
Tacit Knowledge
Tacit knowledge dapat diartikan sebagai knowledge yang terletak
diotak atau melekat dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman, gagasan, ide, persepsi serta keahlian dalam pekerjaannya.
Explicit Knowledge
Sedangkan explicit knowledge merupakan knowledge yang sudah direkam dan didokumentasikan sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola. Biasanya knowledge ini berupa buku petunjuk pengoperasian sebuah mesin atau penjelasan yang diberikan oleh instruktur dalam sebuah program pelatihan.
General Knowledge
Knowledge ini merupakan pengetahuan yang mencakup tentang
lingkungan dan perilaku. General knowledge merupakan interpretasi yang relevan dari informasi yang diperoleh konsumen dari lingkungan.
Specific Knowledge
Knowledge ini disebut juga “Idiosyncratic knowledge” merupakan
pengetahuan yang dimiliki hanya orang-orang tertentu saja, sehingga menyebabkan pengetahuan ini sangat mahal untuk ditransfer. Specific
knpwledge dapat dibedakan menjadi 2 tipe yaitu: technically specific knowledge and contextually specific knowledge.
Gambar 2.0.1 SECI model
Menurut Nonaka Takeuchi, terdapat 4 (empat) model dari knowledge
creation yang sudah teridentifikasi atau dikenal dengan istilah SECI
1. Socialization
Konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge yang baru. Hal ini dilakukan dengan interaksi sosial dan kegiatan berbagi pengalaman antar pegawai dalam suatu organisasi.
2. Externalization
Konversi dari pengetahuan tacit menjadi explicit yang baru. Proses
externalization membantu menerjemahkan pengetahuan tacit yang
dimiliki seseorang ke dalam bentuk eksplisit sehingga mudah dimengerti oleh orang lain. Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan adanya dokumentasi notulensi dalam setiap rapat ke dalam bentuk elektronik, sehingga dapat dilihat oleh yang berkepentingan.
3. Internalization
Konversi dari explicit knowledge menjadi tacit knowledge yang baru atau sering disebut proses belajar. Dengan adanya data, informasi dan pengetahuan yang telah terdokumentasi, maka dokumen-dokumen tersebut dapat dibaca oleh orang yang berkepentingan, sehingga proses ini dapat meningkatkan pengetahuan pegawai.
4. Combination
Konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge yang baru. Proses ini dilakukan dengan mengkombinasikan berbagai explicit
knowledge yang berbeda untuk menghasilkan dokumen lainnya.
2.1.4 Knowledge Management
Menurut Fernandez (2010) knowledge management merupakan kegiatan-kegiatan seperti menemukan, menangkap, menyebarkan dan mengimplementasikan pengetahuan sehingga meningkatkan, dengan biaya yang hemat, berdampak pada capaian yang diinginkan oleh suatu organisasi. Menurut Awad (2004), knowledge management adalah suatu proses menangkap dan menggunakan keahlian yang berguna dimanapun dalam organisasi baik dalam dokumen, database (disebut pengetahuan eksplisit), atau kepala manusia (disebut pengetahuan tasit).
Berdasarkan pengertian dari Fernandez (2010) dan Awad (2004) bisa disimpulkan, knowledge management merupakan suatu proses kegiatan
dalam menemukan, menangkap dan menggunakan pengetahuan-pengetahuan yang ada dalam organisasi yang berguna dan mendukung organisasi tersebut mencapai targetnya.
2.1.5 Faktor Kontingensi
Faktor kontingensi merupakan salah satu pendekatan yang digunakan untuk membuat solusi KM, yang dalam pandangan kontingensi tidak ada pendekatan knowledge management yang terbaik yang dapat diadopsi semua organisasi untuk semua situasi. Dalam pandangan kontingensi, agar berhasil harus mengikutsertakan semua kemungkinan, dan akan berhasil dengan metode yang sesuai. Pada Gambar 2.2 dijelaskan katergori-kategori dari faktor kontongensi yang mempengaruhi pemilihan dari proses KM, yaitu karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteritik lingkungan.
Gambar 2.0.2 Kategori dari faktor kontingensi
2.1.5.1 Karakteristik Tugas
Proses knowledge management yang sesuai untuk sebuah organisasi bergatung dari sifat alami dari tugas yang ada di organisasi tersebut. Karakteristik tugas dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu task uncertainty dan task interdependence. Task interdependence mengindikasikan keberhasilan suatu unit mencapai goalnya dengan bantuan dari unit lain.
Interdependent task bergantung pada interaksi dinamis pegawai dalam satu
2.1.5.2 Karakteristik Pengetahuan
Karakteristik pengetahuan seperti yang dijelaskan sebelumnya dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu tacit/explicit, procedural/declarative dan
general/spesifik. Namun karena hanya tacit/explicit dan
procedural/declarative saja yang mempunyai pengaruh langsung terhadap
keberlangsungan proses KM maka hanya kedua jenis saja yang digunakan untuk mendeskripsikan karakteristik pengetahuan
2.1.5.3 Karakteristik Organisasi dan Karakteristik Lingkungan
Dua karakteristik organisasi yaitu ukuran dan strategi organisasi, dan satu karakteristik lingkungan yaitu ketidaktentuan yang mempengaruhi pemilihan proses KM. Pada Tabel 2-1 dibawah dijelaskan proses-proses KM yang direkomendasikan untuk masing-masing tipe dari ketiga karakteristik.
2.2 Knowledge Management Solution
Knowledge Management Solution merupakan cara untuk memfasilitasi kegiatan berbagi pengetahuan, yang dapat dibagi menjadi 4 (empat) level, yaitu proses KM, knowledge management system, teknologi dan mekanisme KM serta infrastruktur KM.
2.2.1 Knowledge Management Process
Proses knowledge management merupakan proses yang harus dilakukan untuk menemukan dan menangkap pengetahuan, juga proses membagi dan mengaplikasikan pengetahuan. Dalam KM proses ini terdapat 7 (tujuh) subproses, dimana 4 (empat) subproses dari Nonaka dan 3 (tiga) subproses dari Grant, seperti pada gambar 2.3 berikut.
Fernandez (2010) menjelaskan, proses knowledge management dapat dibagi menjadi 4 jenis, yaitu :
1. Knowledge Discovery
Knowledge discovery merupakan mengembangkan pengetahuan tasit
atau eksplisit baru dari data dan informasi atau dari penelahaan pengetahuan terdahulu. Proses combination berperan dalam penemuan pengetahuan tacit, sedangkan proses socialization berperan untuk pengetahuan eksplisit.
2. Knowledge Capture
Knowledge capture merupakan proses menangkap explicit atau tacit knowledge yang terdapat pada people, artifacts atau entitas organisasi.
Sekaligus menangkap pengetahuan diluar organisasi, seperti pengetahuan yang dimiliki oleh kompetitor, konsumen, supplier
Discovery - Combination - Socialization Capture - Externalization - Internalization Sharing - Socialization - Exchange Application - Direction - Routine
maupun konsultan. Knowledge capture terdiri dari proses
externalization dan internalization. 3. Knowledge Sharing
Knowledge sharing mendukung proses dimana explicit atau tacit knowledge dapat dikomunikasikan dengan individu lainnya. Dalam
proses KM ini terdiri dari proses socialization dan exchange. Exchange merupakan proses yang digunakan untuk berbagi pengetahuan eksplisit, antar individu, grup dan organisasi. Contohnya manual book sistem yang dipelajari dari satu pegawai ke pegawai lainnya, yang memanfaatkan pengetahuan eksplisit yang ada di dalam manual book.
4. Knowledge Application
Knowledge Application mendukung proses penggunaan pengetahuan
yang dipunyai oleh beberapa individu dengan individu lain tanpa mendapatkan secara nyata atau mempelajari pengetahuan itu.
Knowledge application terdiri dari proses direction dan routine. Direction merupakan proses satu individu menggunakan pengetahuan
untuk memberi arahan kepada orang lain tanpa membagi pengetahuan yang dimilikinya. Sedangkan routine merupakan pengetahuan yang terdapat dalam prosedur, aturan dan norma yang memandu langkah berikutnya.
2.2.2 Knowledge Management System
Fernandez (2010) mengatakan bahwa knowledge management system adalah suatu integrasi antara teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung proses knowledge management. Knowledge Management
System terdiri dari 4 (empat ) macam, yaitu knowledge discovery sharing, knowledge capture system, knowledge sharing system dan knowledge application system.
2.2.3 Knowledge Management Mechanism dan Knowledge Management Technology
Mekanisme knowledge management merupakan tindakan untuk menyukseskan knowledge management dengan menggunakan kewenangan
organisasi. Dalam mekanisme KM terdapat kebijakan organisasi/sosial /struktural untuk mendukung KM.
Teknologi knowledge management juga untuk mendukung KMS dan berhubungan dengan infrastruktur KM terutama infrastruktur TI. Dalam bukunya Fernandez (2010) memberikan beberapa contoh pemanfaatan KM
mechanism and technology berdasarkan proses KM.
2.2.4 Knowledge Management Infrastructure
Infrastruktur knowledge management merupakan pondasi untuk
knowledge management berada. Infrastruktur KM terdiri dari 5 (lima)
komponen utama yaitu budaya organisasi, struktur organisasi, communities
of practices, infrastruktur TI dan pengetahuan umum.
2.2.4.1 Budaya Organisasi
Budaya organisasi direfleksikan melalui norma dan kepercayaan yang menuntun kebiasaan pegawai dalam suatu organisasi. Dalam penerapan knowledge management, membuat orang berpartisipasi dalam kegiatan berbagi pengetahuan merupakan hal yang paling berat. Hal-hal yang bisa dilakukan untuk membuat budaya organisasi dapat melalui pemahaman nilai dari kegiatan KM, dukungan dari pihak manajerial untuk proses KM di semua level, pemberian reward dalam proses berbagi pengetahuan dan dukungan untuk melakukan interaksi dalam proses menciptakan dan berbagi pengetahuan.
2.2.4.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi juga mempengaruhi knowledge management, misalnya struktur hierarchical mempengaruhi orang
untuk bergerak secara individu atau hanya berbagi pengetahuan kepada orang yang disukai saja. Hubungan pelaporan yang masih tradisional berpengaruh terhadap pergerakan data dan informasi, dan adanya kelompok yang biasa mengambil keputusan bersama berpengaruh terhadap pembentukan dan kegiatan berbagi pengetahuan. Dengan melakukan desentralisasi atau membuat struktur organisasi lebih datar, dapat menghilangkan birokrasi.
Dalam membantu knowledge management, organisasi dapat memfasilitasi dengan membentuk jabatan struktural yang khusus menangani masalah KM, atau biasa disebut CKO (chief Knowledge
Officer).
Dengan adanya communities of practice individu dapat berhubungan dengan komunitas, hal ini lebih memungkinkan terjadi dibandingkan dalam struktur tradisional. Karena
communities of practice bukan bagian dari struktur organisasi,
bentuk pertemuannya bersifat informal. Biasanya dengan adanya komunitas memungkinkan banyak jawaban dari permasalahan yang ada.
2.2.4.3 Infrastruktur TI
Knowledge management juga difasilitasi oleh infrastruktur
teknologi informasi organisasi. Infrastruktur TI termasuk pemrosesan data, yang terdiri dari database dan data warehouse. Salah satu cara untuk melihat infrastruktur TI secara sistematis adalah dengan mempertimbangkan kapabilitas nya dalam 4 (empat) aspek, yaitu reach, depth, richness dan aggregation.
Reach berkaitan dengan koneksi dan akses. Dalam kontek
jaringan, reach menggambarkan jumlah dan lokasi geografis lokasi dari node-node yang diakses.
Depth fokus pada detail dan jumlah informasi yang dapat
dikomunikasikan secara efektif melalui suatu medium. Hal ini berkaitan dengan bandwidth dan customization.
Medium dari richness berdasarkan kemampuannya untuk menyediakan banyak isyarat, feedback yang cepat, personalisasi pesan dan menggunakan bahasa alami untuk menyampaikan isi.
Salah satu keuntungan dari IT adalah meningkatnya kemampuan untuk memindahkan dan memproses informasi dengan cepat. Hal ini memungkinkan aggregation dari informasi yang berbobot besar dibentuk dari banyak sumber.
2.2.4.4 Pengetahuan Umum
Pengetahuan umum merupakan pengalaman kumulatif
perusahaan dalam memahami kategori dan pengetahuan serta prinsip organisasi yang mendukung komunikasi dan koordinasi. Pengetahuan umum juga mendukung kesatuan dari organisasi temasuk bahasa umum, pengakuan terhadap domain pengetahuan individu, skema kognitif umum, norma bersama, dan elamen dari pengetahuan khusus yang umum ada di individu yang berbagi pengetahuan.
2.2.4.5 Lingkungan Fisik
Kunci utama dari lingkungan fisik adalah desain bangunan dan partisi diantaranya, lokasi, ukuran dan tipe kantornya, tipe, jumlah dan kondisi ruang meeting, dan lainnya. Lingkungan fisik dapat memfasilitasi KM dengan menyediakan pegawai bertemu dan membagi ide mereka.
Fernandez (2010) mengusulkan langkah-langkah pembuatan knowledge management, yaitu sebagai berikut :
1. Assess the contingency factors.. Langkah ini untuk menilai lingkungan organisasi yang berkaitan dengan faktor kontingensi (seperti karakteristik tugas, knowledge yang ada, lingkungan dan organisasi) dan bagaimana mereka mempengaruhi ketidaktentuannya.
2. Identify the knowledge management processes based on each
contingency factor. Langkah ini untuk menentukan proses-proses knowledge management berdasarkan tiap-tiap faktor kontingensi.
Pada tabel berikut, menjelaskan efek dari tiap-tiap faktor kontingensi terhadap KM Process.
Tabel 2-2 Prioritas KM Process
Contingency Factors Combination Socialization for Knowledge Discovery
Socialization for
Knowledge Sharing Exchange Externalization Internalization Direction Routines
Task Uncertanty LOW HIGH HIGH LOW LOW LOW HIGH LOW
Task Interdependence HIGH HIGH HIGH HIGH LOW LOW HIGH/LOW HIGH/LOW
Tacit/Explicit Knowledge EXPLICIT TACIT TACIT EXPLICIT TACIT EXPLICIT TACIT/EXPLICIT TACIT / EXPLICIT Procedural/Declarative Knowledge PROCEDURAL/ DECLARATIVE PROCEDURAL / DECLARATIVE PROCEDURAL / DECLARATIVE PROCEDURAL/ DECLARATIVE PROCEDURAL / DECLARATIVE PROCEDURAL /
DECLARATIVE PROCEDURAL PROCEDURAL Organizational Size SMALL/LARGE SMALL SMALL LARGE SMALL/LARGE SMALL/LARGE SMALL LARGE Business Strategy DIFFERENTIATION DIFFERENTIATION LOW COST/
DIFFERENTIATION LOW COST/ DIFFERENTIATION LOW COST/ DIFFERENTIATION LOW COST/
DIFFERENTIATION LOW COST LOW COST
Environmental Uncertanty HIGH HIGH LOW LOW LOW LOW HIGH HIGH
Tabel 2-2 tersebut hanya menyediakan beberapa dari faktor-faktor yang paling penting yang perlu dipertimbangkan dalam membuat pilihan ini. Tabel dapat dilihat pada Bab 5.
3. Prioritize the needed knowledge management processes. Langkah ini untuk mengetahui proses-proses Knowledge Management yang paling dibutuhkan oleh organisasi tersebut.
4. Identify existing knowledge management processes. Langkah ini dilakukan untuk mengindentifikasi KM Process yang sudah dilakukan oleh perusahaan.
5. Identify the additional needed knowledge management processes. Langkah ini untuk mengetahui proses-proses knowledge yang baru sehingga dapat dikombinasikan dengan proses yang sudah ada sebelumnya.
6. Assess the knowledge management infrastructure. Langkah ini untuk dapat mengetahui gambaran infrastruktur management yang diterapkan.
7. Develop additional needed knowledge management system,
mechanism and technologies. Pada langkah terakhir adalah membuat
KMS yang dibutuhkan dilengkapi dengan mekanisme dan teknologi yang mendukung KMS tersebut.
2.3 Software Engineering
2.3.1 Unified Modelling Language
UML atau sering disebut Unified Modeling Language, merupakan salah satu bentuk bahasa visual untuk menjelaskan,
memberikan spesifikasi, merancang, membuat model dan mendokumentasikan aspek-aspek dari sebuah sistem. UML banyak mengunakan diagaram untuk menggambarkan aspek dari sistem yang sedang dimodelkan. Berbeda dengan bahasa pemrograman yang lebih dekat dengan perangkat keras, UML lebih dekat ke model pemikiran kita.
UML mendefinisikan diagram-diagramnya diantaranya use case
diagram, class diagram, statechart diagram, activity diagram, sequence diagram, collaboration diagram, component diagram dan deployment diagram.
2.3.1.1 Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang
diharapkan dari sebuah sistem, atau menekankan pada apa yang dilakukan oleh sistem. Use case merepresentasikan sebuah interaksi antara pengguna dengan sistem. Pada Gambar 2.5 berikut merupakan gambar dari tiga komponen sistem dalam use case
diagram:
Actor Sistem boundaries Usecase
Gambar 2.0.4 Komponen-komponen use case
2.3.1.2 Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan alur dari aktivitas sistem
yang sedan dirancang, bagaimana masing-masing alur berawal, keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana berakhirnya. Pada
activity diagram sebagian besar statenya adalah tindakan yang
2.4 Protyping
Prototyping merupakan proses yang digunakan untuk membantu
pengembang perangkat lunak dalam membentuk model dari perangkat lunak yang dibuat tersebut. Prototyping melakukan analisis, desain dan implementasi secara bersamaan, kemudian dilakukan secara berulang-ulang untuk mendapat
review dari pengguna. Hasil dari prototyping adalah suatu sistem dengan
fungsi yang minimal.
Pendekatan dalam prototyping antara lain:
- Throw-away, prototipe dibuat dan dites. Pengalaman yang diperoleh dari pembuatan prototipe digunakan untuk membuat produk akhir, kemudian prototipe dibuang.
- Incremental, produk finalnya dibuat secara terpisah. Desain produk final secara keseluruhan hanya ada satu tapi dibagi dalam komponen-komponen yang lebih kecil yang terpisah.
- Evolutionary, prototipe yang dibuat tidak dibuang tapi digunakan untuk iterasi berikutnya. Dalam hal ini, produk yang sebenarnya dipandang sebagai evolusi dari versi awal menuju produk akhir.
Pada Gambar 2.5 dibawah menjelaskan langkah-langkah dalam melakukan
prototyping, dimulai dari tahap perencanaan, analisa sistem yang akan dibuat,
mendesain protipe, kemudian mengimplementasikan prototipe sekaligus dilakukan testing. Setelah sistem prototipe memenuhi keinginan pengguna maka sistem tersebut dibuat aplikasi aslinya.
Planning Analisis Design Implementation Sistem Prototipe System Implementation
Gambar 2.0.5 Alur Prototyping
2.5 Penelitian Sebelumnya
Dalam membuat penelitian ini dilakukan studi literatur terhadap 3 karya akhir mahasiswa MTI-UI, yaitu :
a. Pengembangan Model Knowledge Management System untuk Mendukung
Resource Sharing dan Kolaborasi antar Perekayasa : Studi Kasus Badan
Pengkajian dan Penerapan Teknologi
Penelitian yang dilakukan oleh Sari Andarwati Kunharyanto mengambil studi kasus pada Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT), bertujuan untuk menghasilkan model knowledge management
system yang mendukung kolaborasi dan knowledge sharing antar
perekayasa di BPPT. Penulis dalam penelitiannya mengadopsi metode dari Fernandez dengan mengidentifikasi faktor kontingensi dengan cara kuisoner, observasi dan wawancara. Proses knowledge management yang dibutuhkan dicari dari faktor kontingensi, kemudian dibandingkan dengan proses knowledge management yang sudah ada di organisasi tersebut untuk mengidentifikasi proses knowledge management tambahan yang diperlukan. Langkah selanjutnya dilakukan penilaian infrastruktur, baru dilakukan pengembangan knowledge management system. Prototipe KMS dibuat dengan merujuk dari model KMS yang dikembangkan serta menyesuaikannya dengan sistem tata kerja kerekayasaaan. Hasil penelitian tersebut adalah knowledge management yang akan dikumpulkan berbentuk dokumen yaitu instruction, report dan working sheet yang berisi
engineering capabilities (hasil pengalaman dari perekayasa) serta proses knowledge management yang diprioritaskan adalah socialization for knowledge discovery and sharing.
b. Perancangan Knowledge Management System pada Divisi Operasional PT Visi Solusi Teknologi
Penelitian yang dilakukan oleh Dimas Setiawan mengambil studi kasus pada PT. Visi Solusi Teknologi, bertujuan untuk menghasilkan rancangan knowledge management solution dan prototipe knowledge
management system pada Divisi PT. Visi Solusi Teknologi. Scope
penelitian tersebut untuk membuat knowledge management solution dan rancangan prototype KMS pada divisi operasional PT. Visi Solusi Teknologi. Dalam penelitiannya penulis membuat metodologi yang disesuaikan dengan kondisi PT. Visi Solusi Teknologi dengan mengadopsi metodologi Fernandez, prototyping dan metodologi penelitian sebelumnya oleh Moh. Teguh Bayu Santoso. Hasil Penelitian tersebut adalah proses
Knowledge Management yang dikembangkan berdasarkan prioritas adalah
sebagai berikut:
Socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge
sharing, combination, externalization, exchange, direction, routines dan internalizations.
Fitur-fitur knowledge management yang dikembangkan yaitu
chatting, forum discussion, management article, management document, management issue, customer helpdesk.
c. Model Knowledge Management System untuk Sales dan Distribution Perusahaan Telekomunikasi : Studi Kasus PT. XL Axiata, Tbk
Penelitian ini dilakukan oleh Alexander Waworuntu dengan mengambil studi kasus pada PT. XL Axiata, Tbk, bertujuan untuk menghasilkan rancangan solusi Knowledge Management dan prototipe KMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, khusus pada direktorat
commerce bagian CPC. Batasan penelitian ini hanya membahas
pembuatan model KMS beserta prototipenya untuk commerce
Metode untuk menyelesaikan penelitian ini dengan mengadaptasi metodologi faktor-faktor kontigensi dari Fernandez untuk mengetahui proses-proses KM yang paling berperan dalam daur knowledge yang ada dalam organisasi. Daur knowledge menggunakan tahapan SECI model. Proses-proses KM ini kemudian diterjemahkan menjadi fungsionalitas KMS dan aktivitas-aktivitas yang terlibat didalamnya sehingga dihasilkanlah sebuah model KMS. Prototipe KMS dibuat dengan metodologi prototyping. Kesimpulan dari penelitian tersebut adala proses KM yang penting untuk diperhatikan adalah proses knowledge discovery,
knowledge sharing dan knowledge application. Fitur KMS yang dihasilkan
untuk mendukung proses tersebut adalah news management, article
management, document management, discussion forum, dan report management.
Universitas Indonesia
Tabel 2-3 Perbandingan penelitian sebelumnya
Pengembangan Model KMS untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi antar Perekayasa : Studi
Kasus BPPT
Perancangan Knowledge Management System pada Divisi Operasional PT Visi Solusi Teknologi
Model KMS untuk Sales dan Distribution Perusahaan Telekomunikasi : Studi Kasus
PT. XL Axiata, Tbk
Pemodelan Knowledge Management System pada Pusat Komunikasi Kementerian
Luar Negeri Scope Penelitian
Pembuatan model KMS di BPPT untuk mendukung kolaborasi knowledge sharing antar Perekayasa.
Perancangan KM solution dan prototipe KMS untuk Divisi Operasional PT. Visitek.
Perancangan solusi KM dan prototipe KMS untuk Divisi Sales dan Distribution pada PT. XL Axiata, Tbk.
Perancangan solusi KM dan prototipe KMS untuk satuan kerja Pusat Komunikasi
Tujuan Penelitian
Menghasilkan model KMS yang mendukung kolaborasi dan knowledge sharing antar Perekayasa di BPPT.
Merancang KM Solution dan prototipe KMS yang mendukung KM Solution untuk Divisi Operasional PT. Visitek.
Menghasilkan rancangan solusi KM dan prototype KMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, khusus pada direktorat commerce bagian CPC
Merancang model KMS yang membantu pegawai Puskom.
Metode Penelitian
Menggunakan metodologi Fernandez (2010) dan studi kasus untuk merancang model KMS bagi perekayasa.
Menggunakan metodologi Fernandez (2010) dan metodologi prototype untuk merancang prototipe KMS.
Menggunakan metodologi faktor-faktor kontigensi dari Fernandez dan SECI model dari Nonaka untuk menganalisa daur knowledge yang terjadi.
Menggunakan metodologi Fernandez (2010) dan
prototyping untuk membangun
model KMS bagi pegawai Pusat Komunikasi
Hasil Penelitian
Proses KM yang diprioritaskan : - Socialization for Knowledge
Discovery
- Socialization for Knowledge
Sharing
Knowledge yang di-capture berupa dokumen, terbagi menjadi
instruction, report, dan working sheet.
Proses KM yang diterapkan pada Divisi Operasional PT. Visitek berdasarkan urutan prioritasnya: - Socialization for knowledge
discovery, Socialization for knowledge sharing dan
combination
- Externalization dan exchange - Direction dan routines - Internalization
Fitur-fitur yang dikembangkan :
chatting, forum discussion, management article, management document, management issue, customer helpdesk.
Proses KM yang diprioritaskan :
- Socialization for Knowledge
Discovery
- Socialization for Knowledge
Sharing
- Knowledge - Application
Fitur KMS yang dihasilkan untuk mendukung proses tersebut adalah News Management, Article Management, Document Management, Discussion Forum, Report Management.
Proses KM yang diprioritaskan :
- Socialization (knowledge sharing dan knowledge discovery)
- Combination - Internalization - Externalization - Exchange
Fitur KMS yang dikembangkan : document library, article
library, forum discussion, chatting, searching.
Tabel 2.3 merupakan perbandingan antara penelitian-penelitian sebelumnya, dimana ketiga penelitian tersebut menggunakan faktor kontingensi dari Fernandez, sedangkan untuk studi kasus pada PT. XL Axiata untuk menganalisa daur knowledge yang terjadi digunakan metode SECI dari Nonaka.
Penelitian yang dilakukan penulis dibandingkan dengan ketiga penelitian sebelumnya adalah sama-sama menggunakan faktor kontingensi Fernandez untuk menganalisa proses-proses KM. Penelitian ini mengambil studi kasus di Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
Dalam bab ini dibahas mengenai kerangka penelitian serta metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini.
3.1 Kerangka Penelitian
Penelitian ini digunakan untuk menggambarkan bagaimana merancang model Knowledge management system yang sesuai dengan kondisi di Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri. Penelitian ini menggunakan bersifat deskripsi kualitatif dan tidak menggunakan uji statistik serta hasil yang didapatkan tidak dapat digeneralisasi untuk organisasi lain dengan penelitian sejenis. Karena penelitian ini dilakukan denan menganalisa faktor-faktor yang berpengaruh terhadap perancangan model KMS sesuai dengan kebutuhan dari Pusat
Gambar 3.1 Metodologi Penelitian Gambar 3.0.1 Kerangka Penelitian
Merumuskan Masalah Studi Literatur Pengumpulan Data
Metode : Wawancara, Observasi, Kuisioner Identifikasi Proses KM berdasarkan
faktor Kontigensi
Input : Faktor-faktor Kotigensi Metode : Analisa tabel faktor kontingensi
Output : Portofolio Proses KM berdasarkan tabel faktor kontigensi
Memprioritaskan Proses KM yang dibutuhkan
Input : Portofolio Proses KM berdasarkan tabel faktor kontigensi Metode : Penilaian prioritas tabel faktor kontigensi
Output : Portofolio Prioritas Proses KM yang dibutuhkan
Identifikasi Proses KM saat ini
Input : Pemanfaatan Proses KM saat ini
Metode : Kuisioner
Output : Portofolio Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM saat ini Identifikasi Proses KM Tambahan
yang dibutuhkan
Input : Portofolio Proses KM yang dibutuhkan, Portofolio
Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM saat ini
Metode : Analisa Prioritas Pengembangan
Output : Area Pengembangan Proses KM
Menilai Infrastruktur KM
Input : Struktur Organisasi, Kultur Organisasi, Infrastruktur TI Metode : Wawancara, Observasi
Output : Kondisi Infrastruktur KM
Mengembangkan Knowledge Management System
Input : Area pengembangan proses KM, kondisi infrastruktur KM, kebutuhan KMS
Metode : Studi literatur, perancangan model solusi KM Output : Rancangan Model KMS
Mengembangkan Prototipe KMS Input : Rancangan model KMS Metode : Software Engineering Output : Prototipe KMS
Sesuai dengan Gambar 3.1 diatas, peneliatian ini dilakukan dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Merumuskan Masalah
Tahap pertama penelitian ini penulis melakukan perumusan masalah. Penulis melakukan analisa permasalahan yang terjadi di satuan kerja Pusat Komunikasi, kemudian dicari solusi dari permasalahan tersebut dengan teori yang ada.
2. Studi Literatur
Studi Literatur dilakukan untuk mencari teori-teori yang berhubungan dengan knowledge management system dan beberapa teori lain yang dapat mendukung dalam pemecahan masalah baik melalui textbook, artikel-artikel dari internet, maupun referensi lainnya, sehingga dapat mempermudah dalam pengolahan dan analisa data.
3. Pengumpulan Data
Data-data untuk pengukuran diperlukan dalam menentukan faktor kontigensi. Data-data ini didapatkan dengan 3 tahapan, yaitu melalui kuisioner, wawancara dan observasi. Wawancara dan observasi dilakukan untuk menguatkan hasil yang didapat dari kuisioner. Penelitian ini menggunakan kuisioner untuk mendapatkan informasi mengenai karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi, ukuran organisasi dan karakteristik lingkungan. Keluaran yang diharapkan yaitu nilai-nilai faktor kontigensi berdasarkan masukan karakteristik dari masing-masing faktor kontigensi di dalam organisasi.
4. Identifikasi Proses KM berdasarkan setiap Faktor Kontigensi
Tahap selanjutnya adalah proses identifikasi penentuan proses KM yang sesuai dengan masing-masing faktor kontigensi tersebut. Masukan dari proses ini adalah hasil penilaian masing-masing faktor kontigensi pada langkah sebelumnya. Keluaran dari proses ini adalah portofolio proses-proses KM yang cocok bagi perusahaan berdasarkan tabel faktor-faktor kontigensi.
5. Memprioritaskan proses KM yang dibutuhkan
Langkah selanjutnya dilakukan pemilihan proses-proses KM prioritas berdasarkan kesesuaian dengan masing-masing faktor kontigensi yang ada. Masukan dari proses ini adalah portofolio proses KM yang cocok bagi organisasi berdasarkan tabel faktor kontigensi yang dihasilkan pada langkah sebelumnya. Keluaran dari langkah ini didapatkan portofolio prioritas proses KM yang dibutuhkan.
6. Identifikasi Proses KM saat ini
Langkah berikutnya dilakukan identifikasi proses-proses KM yang selama ini ada di lingkungan Pusat Komunikasi yang dimanfaatkan oleh masing-masing individu di dalam melaksanakan proses kerjanya. Proses ini menggunakan metode kuisioner untuk menentukan proses-proses KM apa saja yang sudah ada di lingkungan Pusat Komunikasi. Masukannya adalah tingkat pemanfaatan proses KM saat ini, sementara keluarannya adalah portofolio kecenderungan pemanfaatan KM saat ini.
7. Identifikasi Proses KM tambahan yang dibutuhkan
Tahap berikutnya adalah menentukan proses-proses KM apa saja yan perlu ditambahkan sesuai dengan hasil identifikasi proses KM saat ini dan proses piroritasisasi proses-proses KM yang dibutuhkan dari faktor kontigensi. Masukan dari proses ini adalah portofolio prioritas proses KM yang dibutuhkan dari langkah 3 dan portofolio kecenderungan pemanfaatan KM saat ini dari langkah 4. Informasi lain yang didapatkan adalah analisis portofolio harapan pemanfaatan proses KM. Metode yang digunakan adalah kuisioner untuk mendapatkan informasi harapan pemanfaatan proses KM dari individu didalam perusahaan. Masing-masing portofolio dibuat peringkat terhadap proses KM, kemudian dari ketiga informasi portofolio tersebut dijumlah, dan jumlah yang dibawah 12 (asumsi nilai yang paling tinggi 8, sehingga nilai dari ketiga portofolio 24, kemudian 24 dibagi 2) mendapatkan prioritas area pengembangan KMS yang cocok bagi Pusat Komunikasi.
8. Menilai Infrastruktur KM
Pada tahap ini dilakukan analisis infrastruktur teknologi informasi yang ada di Pusat Komunikasi melalui metode kuisioner, observasi dan wawancara. Masukannya berupa struktur organisasi, budaya organisasi, infrastrktur TI yang ada di satuan kerja tersebut sehingga didapatkan keluaran infrastruktur KM.
9. Mengembangkan KMS
Pada tahap ini dilakukan perancangan model knowledge management
system Pusat Komunikasi, dengan menggunakan metode studi literatur.
Tahap ini juga dilakukan pemilihan teknologi dan mekanisme KM sesuai dengan proses KM yang diprioritaskan. Masukannya berupa area pengembangan KM dan kebutuhan KMS, dan didapatkan keluaran rancangan model KMS.
10. Mengembangkan Prototipe KMS
Pada tahap ini dilakukan perancangan prototipe knowledge management
system Pusat Komunikasi dengan menggunakan metode prototyping.
Masukannya berupa rancangan model KMS dari langkah 9, dari masukan tersebut dihasilkan prototipe KMS sesuai kebutuhan satuan kerja Pusat Komunikasi.
3.2 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan teknik kuisioner dan teknik wawancara. Kuisioner diambil dari penelitian yang dilakukan oleh Dimas Setiawan, karena dalam kuisionernya memetakan proses-proses KM yang diperlukan dalam penelitian ini. Mengenai pemetaaan kuisioner dapat dilihat pada lampiran E. Kuisioner menggunakan pengelompokan data teknik likert. Responden diambil secara population sampling dengan mengambil pegawai Pusat Komunikasi yang saat ini berada di Kantor Pusat Jakarta yang berjumlah 194 pegawai sebagai unit stratumnya. Dari kuisioner yang disebar ke semua pegawai, ada 160 kuisioner yang kembali ke penulis, sehingga data yang digunakan adalah data dari 160 responden. Wawancara dilakukan kepada Bapak Yonny Tri Prayitno selaku Kepala Pusat Komunikasi dan Bapak Linardi Utama selaku Kepala Bagian PPSIK.
3.3 Analisa Data
Analisa data menggunakan pendekatan diskriptif kualitatif dan analisa kuantitatif. Analisa data secara kuantitatif untuk faktor pemilihan prioritas proeses KM. Kuisioner terdiri dari 3 (tiga) jenis pertanyaan, bagian I dan bagian II responden memilih salah satu dari dua jawaban. Hasil yang didapatkan dibuat prosentasenya untuk kedua jawaban tersebut. Bagian III responden dapat memilih lebih dari 1 (satu) jawaban, dan hasil tiap jawaban akan dijumlah dan dibuat prosentasenya. Bagian IV menggunakan skala linkert, dimana nilai untuk masing masing jawaban dapat dilihat dalam Tabel 3-1 berikut :
Tabel 3-1 Pembobotan nilai skala likert
Skala Likert Bobot Nilai
Sangat Setuju 5
Setuju 4
Ragu-ragu 3
Tidak Setuju 2
Sangat Tidak Setuju 1
Cara menghitung skor dan presentase penggolongan skor penilaian adalah seperti berikut:
a. Cara Menghitung Skor
Skor = frekuensi x bobot nilai, dimana frekuensi adalah jumlah responden yang memilih.
Jumlah skor = jumlah skor skala penilaian 1 sampai 5. b. Cara penghitungan presentase penggolongan skor penilaian
Penggolongan skor penilaian dilakukan berdasarkan skor ideal, dimana jumlah responden merupakan nilai penentunya. Penelitian ini
mendapatkan jumlah responden sebanyak 160, maka : Skor ideal (skor tertinggi) = 160 X bobot nilai tertinggi
= 160 X 5
= 800
Skor kumulatif = (jumlah responden yang memilih 1 X 1)+( jumlah responden yang memilih 2 X 2)+( jumlah responden yang memilih 3 X 3)+(
jumlah responden yang memilih 4 X 4)+ ( jumlah responden yang memilih 5 X 5) Nilai tiap pertanyaan dalam skala likert = skor kumulatif/skor ideal
3.4 Karakteristik Umum Responden
Data karakteristik umum responden adalah data yang memberikan gambaran umum mengenai responden, baik yang diwawancara maupun kuisioner. Data responden diperoleh dengan menanyakan data responden seperti jenis kelamin, usia, latar belakang pendidikan, dan lama bekerja di dalam kuisioner kuisioner. Berikut merupakan gambaran detail mengenai karakteristik umum responden.
1. Jenis Kelamin
Data jenis kelamin berupa laki-laki dan perempuan. Penyebaran kuisioner dilakukan kepada seluruh pegawai tanpa mempertimbangkan jenis kelamin, sehingga pembagian jenis kelamin tidak merata. Sebagian besar responden kuisioner adalah laki-laki, seperti yang terdapat pada Tabel 3-2 berikut.
Tabel 3-2 Jenis Kelamin Responden
Jenis Kelamin Jumlah %
Laki-laki 114 71.25%
Perempuan 46 28.75%
Jumlah 160 100%
Gambar 3.0.2 Diagram prosentase responden berdasarkan jenis kelamin
Dari Gambar 3.2 diatas terlihat bahwa responden laki-laki lebih mendominasi dari total responden, dengan jumlah 71,25%, sedangkan responden perempuan sebesar 28,75%. Hal ini terjadi karena sebagian besar pegawai Pusat Komunikasi adalah laki-laki.
