BAB I. PENDAHULUAN
3.4 Kerangka Kelembagaan
Beberapa hal yang dapat dicirikan sebagai penataan kelembagaan DPD RI menurut UU MD3, meliputi hal-hal :
a. Pembentukan kantor DPD RI di Provinsi (Pasal 252 ayat (4) );
b. Perubahan pola pembahasan legislasi yang menyatakan DPD RI secara aktif terlibat dalam pembahasan Prolegnas maupun pembahasan RUU di parlemen (Pasal 248-249).
c. Peningkatan fungsi keterwakilan daerah dan fungsi pengawasan pelaksanaan Undang-Undang oleh Anggota DPD RI di daerah (Pasal 248 ayat (2) dan 249 ayat (2)).
Perubahan tugas, fungsi dan wewenang DPD RI memberikan dampak pada peningkatan aktivitas anggota DPD RI. Peningkatan aktivitas ini membawa konsekuensi pada peningkatan kegiatan teknis administratif dan teknis substantif. Dengan demikian berpengaruh pula pada sistem dukungan yang tidak lain merupakan aktivitas kesekretariatan. Berdasarkan kondisi objektif tersebut, maka terhadap kelembagaan pendukung Setjen DPD RI perlu dilakukan penataan tugas, fungsi dan revitalisasi organisasi agar Setjen DPD RI dapat melaksanakan aktivitas sistem dukungan secara optimal baik secara kuantitas maupun kualitas sesuai dengan peran dan wewenangnya. Oleh karenanya, Renstra Setjen DPD RI 2015-2019 memberikan prioritas dalam penguatan lembaga kesetjenan, pembenahan ketatalaksanaan dan penataan Sumber Daya Manusia (SDM) dengan memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam rencana strategis pengembangan, Setjen DPD didesain lebih bersifat operasional dan substansi. Sekretaris Jenderal di pusat dibantu oleh 1 (satu) inspektorat dan 3 (tiga) deputi, yaitu deputi Persidangan; deputi Administrasi; dan deputi Komunikasi dan Kajian. Sedangkan pelaksanaan tugas Sekretaris Jenderal di setiap provinsi di bantu oleh Kepala kantor DPD RI di Provinsi jabatan eselon II.
Revitalisasi organisasi Setjen DPD RI dan tata kelola fungsi-fungsi staff (staff functions) harus dapat memberikan dukungan secara penuh terhadap fungsi-fungsi lini (line functions). Sehubungan dengan itu, maka harus dilakukan spesialisasi tugas dan fungsi staff dan tidak dibebankan pada satu urusan.
Perubahan organisasi Setjen DPD RI ditata ulang dengan pendekatan sebagai berikut :
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI 2015-2019
45
a. Penataan ulang fungsi dukungan yaitu dukungan keahlian. Pengaturan untuk fungsi dukungan keahlian yang mengalami perubahan signifikan diatur dengan menata ulang Pusat Kajian menjadi Pusat Pengkajian dan Keahlian.
b. Penataan ulang fungsi-fungsi pengawasan dan keterwakilan daerah yaitu melalui biro-biro kewilayahan dan hubungan antar lembaga yang mengatur format dukungan dalam rangka fungsi-fungsi keterwakilan. Sesuai dengan peraturan tata tertib DPD RI, dalam format kerjanya, DPD RI mengatur manajemen kewilayahan menurut wilayah Barat, Tengah dan Timur. Pembagian kewilayahan tersebut diatur untuk wilayah barat meliputi provinsi se Sumatera, wilayah Tengah meliputi Jawa dan Kalimantan serta wilayah Timur meliputi wilayah Nusa Tenggara (termasuk Bali), Sulawesi, Maluku dan Papua.
c. Penataan ulang dukungan administratif, yang meliputi perencanaan keuangan, kepegawaian dan sarana prasarana. Fungsi services ini menjadi bagian penting yang harus direfleksikan juga ke daerah sehingga menjadi penting melakukan pemilahan pada manajemen eselon II yang tepat, setiap unit kerja mempunyai kewajiban untuk melakukan pembinaan terhadap fungsi-fungsi kerja yang dilaksanakan di daerah.
d. Di samping itu, kebutuhan secara melekat pada organisasi Sekretariat Jenderal itu sendiri termasuk unit organisasi di daerah nanti ialah fungsi pengawasan, sehingga sangat jelas ada kebutuhan untuk mengembangkan dan mengatur pengawasan secara tersendiri.
Dengan pertimbangan-pertimbangan itu maka pengaturan organisasi Setjen DPD RI di tingkat pusat membutuhkan pengaturan secara berjenjang dan sistematis sebagai berikut :
a. Posisi puncak Sekretaris Jenderal dengan tingkatan setara eselon I/a.
b. Posisi Koordinasi Core Fuction Legislasi (Persidangan) yang dibutuhkan ialah setara Deputi dengan eselon I/b. Kedeputian ini akan membawahi 3 (tiga) biro yaitu Biro Persidangan I, Biro Persidangan II dan Biro Pimpinan.
c. Posisi Core Function komunikasi dan kajian yang dipimpin oleh Deputi yang setara dengan eselon I/b, yaitu deputi komunikasi dan kajian, terdiri atas Pusat Pengkajian dan Keahlian, Pusat Pengelolaan Asmas, Biro Humas dan Media Visual, serta Biro Data dan Sistem Informasi.
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI 2015-2019
46
d. Posisi fungsi sistem pendukung atau service staff, yang dipimpin oleh seorang Deputi setara eselon I/b, yaitu deputi administrasi akan mencakup aspek-aspek perencanaan, keanggotaan dan kepegawaian, keuangan, serta sarana dan prasarana.
e. Posisi fungsi pengawasan yang sudah harus semakin intensif didorong dalam rangka mewujudkan reformasi birokrasi melalui agenda-agenda penciptaan aparatur yang bersih dan berwibawa. Koordinasi pengawasan ini dengan pertimbangan keluasan jangkauan wilayah pengawasan untuk seluruh Indonesia, maka dibutuhkan koordinasi ini oleh unit kerja dengan jabatan setara eselon IIb.
Dengan skenario itu maka dapat digambarkan perubahan struktur organisasi Setjen DPD RI dari format yang ada sekarang menjadi berubah dengan proyeksi Struktur Organisasi ke depan, meliputi 1 (satu) eselon Ia, 3 (tiga) eselon Ib, dan 12 (dua belas) eselon IIb, yaitu :
1. Sekretaris Jenderal; 2. Deputi Persidangan; 3. Deputi Administrasi;
4. Deputi Komunikasi dan Kajian 5. Inspektorat;
6. Biro Persidangan I; 7. Biro Persidangan II; 8. Biro Sekretariat Pimpinan;
9. Biro Keanggotaan dan Kepegawaian; 10. Biro Perencanaan
11. Biro Keuangan; 12. Biro Umum;
13. Pusat Kajian dan Keahlian;
14. Pusat Pengelolaan Aspirasi Masyarakat 15. Biro Humas dan Media Visual;
16. Biro Data dan Sistem Informasi.
Selanjutnya diproyeksikan kebutuhan struktur organisasi Kantor DPD RI di provinsi yang meliputi 1 (satu) jabatan eselon IIb dan 5 (lima) Jabatan eselon IIIb:
1. Kepala Kantor DPD RI di Provinsi (IIb); 2. Bagian Pelayanan Teknik dan Persidangan;
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI 2015-2019
47
3. Bagian Komunikasi Publik, Data, dan Infromasi; 4. Bagian Umum;
5. Bagian Perencanaan dan Keuangan; 6. Bagian Tata Usaha.
Berdasarkan usulan organisasi baru, Sekretariat Jenderal di tingkat pusat serta rencana penempatan pegawai pada Kantor DPD Daerah di Provinsi, diproyeksikan perubahan komposisi Pejabat Eselon sebagaimana tertera pada tabel berikut ini:
Tabel 3.1. Tabel Perbandingan Jumlah Pejabat sebelum dan setelah Usulan. NAMA ORGANISASI/ UNIT KERJA SEKARANG (Eselon) USULAN (Eselon) I II III IV I II III IV*) SETJEN DPD RI PUSAT 2 10 35 80 5 14 41 108 KANTOR DPD RI PROVINSI - - - 33 165 330
JUMLAH 2 10 35 80 5 47 206 438
Jumlah perubahan eselon pada Kantor DPD di Ibukota Negara karena pengembangan struktur organisasi sebagai berikut :
Eselon I dari 2 menjadi 4 Eselon II dari 10 menjadi 12 Eselon III dari 35 menjadi 41 Eselon IV dari 80 menjadi 108
Jumlah penambahan eselon pada Kantor DPD di Ibukota Provinsi karena pengembangan struktur organisasi sebagai berikut :
Eselon II sebanyak 33 Eselon III sebanyak 165 Eselon IV sebanyak 330
Diharapkan bahwa pengembangan organisasi Setjen DPD RI dan pembentukan kantor DPD daerah sebagaimana dimaksud kiranya dapat memperbaiki kapasitas Setjen DPD RI dalam menyelenggarakan dukungan administratif dan keahlian kepada DPD RI.
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI 2015-2019
48
4.1.TARGET KINERJA
Penyusunan Rencana Strategis ini sejalan dengan Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional guna meningkatkan penyelenggaraan pemerintahan negara agar lebih berdayaguna, berhasilguna, dan bertanggung jawab. Namun demikian, Rencana Strategis ini dibuat bukan hanya sekedar untuk melaksanakan instruksi tersebut atau sebagai dokumen resmi Sekretariat Jenderal DPD yang disimpan rapih dalam lemari, tetapi merupakan suatu kebutuhan organisasi yang dapat dijadikan sebagai panduan dan landasan pijak bagi segenap jajaran Sekretariat Jenderal DPD untuk melangkah bersama dan terpadu dalam upaya mengoptimalkan pelaksanaan tugas memberikan dukungan administratif dan keahlian kepada DPD.
Oleh sebab itu, Rencana Strategis yang memuat secara garis besar hal-hal yang diproyeksikan untuk dapat dicapai dalam kurun waktu lima tahun ke depan ini, perlu penjabaran lebih rinci ke dalam perjanjian kinerja yang ditetapkan setiap tahun, memperjelas dan menuntun segenap jajaran Setjen DPD RI untuk mencapai kinerja yang diinginkan. Melalui perjanjian kinerja yang baik maka pelaksanaan Rencana Strategis dapat dipantau tingkat pencapaiannya.
Target kinerja Setjen DPD RI sebagai bagian dari rencana kinerja disusun secara terukur yang akan dicapai secara nyata dalam jangka waktu menengah (lima tahun) oleh Setjen DPD RI dituangkan dalam Perjanjian Kinerja Setjen DPD RI dan dievaluasi setiap tahunnya. Target kinerja dari masing-masing kegiatan DPD ditetapkan dengan menganalisa penindaklanjutan kebutuhan aspirasi daerah dan masyarakat yang disesuaikan dengan perkembangan dinamika politik DPD dalam kerangka pelaksanaan fungsi dan kewenangan DPD.
Target kinerja Setjen DPD RI dicapai melalui program 3 (tiga) program utama kelembagaan DPD RI yaitu program penguatan kelembagaan demokrasi, program dukungan manajemen dan dukungan teknis lainnya, dan program peningkatan sarana
BAB IV TARGET KINERJA DAN KERANGKA
PENDANAAN
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI 2015-2019
49
dan prasarana aparatur sebagaimana termuat dalam Matriks Kerangka Target Kinerja dan Pendanaan Rencana Strategis DPD RI 2015-2019 (lampiran 1).
Selanjutnya untuk merealisasikan rencana kerja tersebut dan memperjelas tindakan-tindakan atau aktivitas utama yang akan dilakukan oleh segenap jajaran Sekretariat Jenderal DPD, ke depan perlu disusun rencana tindak (action plan) yang mengambarkan rangkaian aksi dan penetapan siapa dan kapan dimulai dan diakhirinya tahapan suatu pekerjaan.
4.2.KERANGKA PENDANAAN
Perencanaan kebutuhan pendanaan memuat secara detail penjabaran strategi pendanaan program dan kegiatan Setjen DPD RI. Perencanaan kebutuhan pendanaan Setjen DPD RI disusun dalam perspektif jangka menengah yang merupakan wujud penerapan pendekatan pendanaan berdasarkan kebijakan dalam prakiraan maju.
Kerangka pendanaan tersebut harus dirinci lebih lanjut ke dalam rencana kerja organisasi yang merupakan langkah nyata Sekretariat Jenderal DPD. Rencana kerja ini dapat digunakan sebagai dasar dalam melakukan pengangaran setiap kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran tertentu. Berdasarkan ketentuan pasal 6 ayat (2) Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004, antara lain disebutkan bahwa rencana kerja disusun dengan berpedoman pada rencana strategis dan mengacu pada prioritas pembangunan dan pagu indikatif.
Anggaran Setjen DPD RI disusun dengan mengacu kepada UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara, UU No. 17 Tahun 2014 tentang MPR, DPR, DPD, dan DPRD, dan UU No. 11 Tahun 2012 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan, serta Peraturan Tata Tertib DPD.
Strategi kebijakan dan pendanaan Setjen DPD RI telah disusun sampai dengan tingkat program yang dilengkapi dengan indikator-indikator outcome dari masing-masing program serta sumber pendanaannya. Secara terperinci, target pendanaan DPD dapat dilihat pada matriks kerangka kinerja dan pendanaan yang tercantum dalam Lampiran 1 tentang matriks kinerja dan kerangka pendanaan.
RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI 2015-2019
50
Penyusunan Rencana Strategis ini sejalan dengan Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional dan Peraturan Menteri Perencanaan dan Pembangunan Nasional Nomor 5 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan dan Penelaahan Rencana Strategis Kementerian/Lembaga (Renstra K/L) 2015-2019
Rencana Strategis memuat secara garis besar hal-hal yang diproyeksikan untuk dapat dicapai dalam kurun waktu lima tahun ke depan. Melalui Rencana Strategis dapat dipantau tingkat pencapaiannya dan melihat kemungkinan-kemungkinan evaluasi kinerja untuk memacu pencapaian tujuan dan sasaran organisasi secara lebih cepat.
Rencana Strategis ini dibuat bukan hanya sekedar sebagai dokumen resmi Setjen DPD RI yang disimpan rapih dalam lemari, tetapi merupakan suatu kebutuhan organisasi yang dapat dijadikan sebagai panduan dan landasan pijak bagi seluruh elemen di Setjen DPD RI untuk mengemban dan melaksanakan tugas fungsi yang diamanatkan. Untuk itu, sebagai tindak lanjut dari rencana strategis ini, ke depan akan disusun rencana tindak (action plan) yang mengambarkan rangkaian aksi dan penetapan siapa dan kapan dimulai dan diakhirinya tahapan suatu pekerjaan dengan disertai target capaian kinerjanya.
Pada akhirnya melalui pengukuran dan evaluasi kinerja diharapkan menjadi umpan balik dalam upaya meningkatkan produktivitas Setjen DPD RI yang pada gilirannya dapat memberikan dukungan yang oprtimal kepada DPD RI. ***