PENGAWASAN INTERNAL
2. Kesekretariatan mencakup:
- Buku Jurnal Permohonan Eksekusi; 1.2.d. Laporan-laporan terdiri dari:
- Laporan bulanan, yang terdiri dari: a. Laporan keadaan perkara; b. Laporan keuangan perkara
- Laporan empat bulanan, yang terdiri dari: a. Laporan perkara yang dimohonkan banding; b. Laporan perkara yang dimohonkan kasasi; c. Laporan perkara yang dimohonkan PK; d. Laporan perkara yang dimohonkan eksekusi; - Laporan enam bulanan, yang terdiri dari:
a. Laporan tentang kegiatan hakim;
b. Laporan pelaksanaan tugas hakim pengawas bidang; - Laporan Pemberkasan dan Minutasi
2. Kesekretariatan mencakup:
2.1. Administrasi Kepegawaian
Dalam melakukan pengawasan administrasi kepegawaian, Hakim Pengawas Bidang mengadakan wawancara kepada petugas yang telah ditunjuk dan meneliti langsung, mengklarifikasi, tentang:
2.1.a. Kelengkapan sarana tata usaha kepegawaian, meliputi: - Buku Induk Pegawai/Buku Register Pegawai.
- File Pegawai.
- Buku Kendali (kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan pensiuan).
- Kartu Data Pegawai; - Statistik Pegawai;
2.1.b. Kebenaran format dan kelengkapan sarana tata usaha kepegawaian menyangkut:
- Buku Induk Pegawai, apakah sesuai dengan ketentuan SE BAKN No. 08/SE/1983 Lampiran XXI dan juklak Tata Usaha Kepegawaian. - File Pegawai, Buku Kendali, Kartu Tik dan Statistik Pegawai apakah
sesuai dengan ketentuan Juklak Tata Usaha Kepegawaian tahun 1980. 2.1.c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3).
2.1.e. Nomor Induk Pegawai (NIP) dan Kartu Pegawai (KARPEG). 2.1.f. Pengelolaan Kenaikan Pangkat.
2.1.g. Kenaikan Gaji Berkala. 2.1.h. Pendidikan dan Penjenjangan. 2.1.i. Kesejahteraan Pegawai. 2.1.j. Pengisian Jabatan.
2.1.k. Pemensiunan Pegawai Negeri Sipil.
2.2. Administrasi Keuangan
Dalam melakukan pengawasan administrasi keuangan, Hakim Pengawas Bidang sebelum mengadakan wawancara kepada petugas yang telah ditunjuk dan meneliti langsung, mengklarifikasi terlebih dulu mengadakan operasi brankas, dengan menghitung jumlah uang dan surat berharga yang ada didalamnya. Kemudian dibuatkan berita acara pemeriksaan kas yang ditanda tangani oleh Bendahara dan Pemeriksa.
Selanjutnya diadakan penutupan buku kas umum, kemudian meneliti keadaan uang dalam kas dengan keadaan uang menurut buku kas umum. Kemudian pemeriksa melaksanakan penelitian dan penilaian terhadap: 2.2.a. Pembukuan pada kas umum;
2.2.b. Mencocokkan antara perencanaan dan pengeluaran dengan DIPA yang telah ada,
2.2.c. Fisik barang atau fisik hasil kegiatan, mengenai volume dan kualitas yang ada pada bukti pengeluaran dikaitkan dengan perencanaan dan anggaran yang tersedia dalam DIPA.
2.2.d. Pembuatan berita acara pemeriksaan fisik baik barang inventaris maupun BMN lainnya
2.3. Inventaris
Dalam pengawasan atau pemeriksaan Inventaris, Hakim Pengawas meminta kepada petugas yang ditunjuk:
2.3.a. Laporan hasil inventarisasi.
2.3.b. Buku inventaris intrakomptabable. 2.3.c. Buku inventaris ekstrakomptabel. 2.3.d. Buku barang bersejarah.
2.3.f. Kartu inventaris barang (KIB) tanah.
2.3.g. Kartu inventaris barang (KIB) gedung dan bangunan, 2.3.h. Kartu inventaris barang (KIB) alat angkutan bermotor. 2.3.i. Laporan barang milik negara triwulan.
2.3.j. Laporan barang milik negara tahunan. 2.3.k. Laporan inventaris ruangan (DIR). 2.3.l. Daftar inventaris lainnya (DIL). 2.3.m. Laporan kondisi barang (LKB).
Kemudian setiap laporan, buku dan kartu diteliti apakah sudah sesuai dengan kenyataan yang ada.
2.4. Administrasi Umum
Pengawasan administrasi umum mencakup:
2.4.1. Pengelolaan Surat Menyurat
Hakim pengawas meneliti langsung:
2.4.1.a. Apakah petugas sudah mencatat dan membukukan semua jenis surat masuk dan keluar dengan memilah bentuk, sifat dan jenisnya.
2.4.1.b. Apakah petus sudah melaksanakan pencatatan surat masuk dan keluar dalam buku register sampai dengan penyimpanan arsip/berkas (file) pada tempat yang telah ditentukan.
2.4.1.c. Apakah petugas sudah teliti, cermat dan rapi dalam menata, menyusun, mengelola administrasi sehingga dengan mudah, cepat dan tepat untuk mencari/mendapatkan informasi data apabila diperlukan.
2.4.2.d. Apakah petugas sudah menyimpan dokumen, data dan surat penting yang bersifat rahasia ditempat yang aman dan terkunci.
2.4.2. Perpustakaan
Dalam pengawasan perpustakaan, Hakim pengawas meminta pada petugas yang ditunjuk, untuk mencatat buku-buku pada register buku-buku perpustakaan. Kemudian melakukan penelitian :
2.4.2.a. Apakah petugas sudah membuat atau menyediakan register induk, register pengelompokan dan register peminjaman. 2.4.2.d. Apakah petugas sudah mengelola register-register itu secara
tertib dan teratur.
2.4.2.c. Berapa jumlah buku yang ada dalam perpustakaan.
2.4.2.d. Apakah buku-buku yang diterima sudah tercatat dalam register induk dan register pengelompokan.
2.4.2.e. Apakah buku perpustakaan sudah diberi kode nomor sesuai petunjuk yang ada.
2.4.2.f. Apakah setiap peminjaman buku perpustakaan sudah dicatat dalam register peminjaman.
2.4.2.g. Apakah setiap buku-buku perpustakaan sudah seluruhnya menggunakan katalog.
2.4.2.h. Apakah terdapat buku perpustakaan yang belum dikembalikan oleh peminjamnya yang sudah pindah tempat tugas atau pensiun.
Setelah melakukan pemeriksaan, masing-masing hakim pengawas bidang membuat laporan hasil pengawasan yang dituangkan dalam bentuk berita acara pemeriksaan dan dilampiri hasil temuan hakim pengawas serta rekomendasi tindak lanjut hasil temuan.
Selanjutnya berita acara pemeriksaan dan hasil temuan serta rekomendasi tindak lanjut hasil temuan, diserahkan kepada Wakil Ketua selaku koordinator dan selanjutnya diteruskan kepada Ketua Pengadilan Agama Pasuruan untuk dievaluasi.
Sebagai tindak lanjut hasil temuan hakim pengawas bidang, Ketua Pengadilan Agama Pasuruan setelah melakukan evaluasi atas hasil temuan hakim pengawas bidang, memberikan tindak lanjut dengan memerintahkan kepada masing-masing atasan langsung pejabat atau petugas yang melaksanakan pekerjaan itu agar segera melakukan perbaikan-perbaikan dengan skala priroritas. Temuan-temuan yang tidak dapat segera diatasi akan dijadikan bahan pembuatan rencana kerja tahun berikutnya.
Selain pengawasan tersebut diatas, Pengadilan Agama Pasuruan telah memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk ikut serta melakukan pengawasan atas kinerja aparat Pengadilan Agama Pasuruan terhadap sistim atau pola kerja Pengadilan Agama Pasuruan khususnya terhadap pelayanan, pemeriksaan dan penyelesaian perkara, hal tersebut dilakukan dengan cara mengirim surat baik melalui kotak saran maupun dikirim langsung melalui
telepon atau SMS ke hand phone ke nomor 081936926080, yang isinya pengaduan dengan ketidakpuasan kepada Pengadilan Agama Pasuruan. Alhamdulillah tahun 2012 dibuka pengaduan lewat email maupun Website Pengadilan Agama Pasuruan , Hal ini sebagai wujud dari upaya transparansi dan akuntabilitas publik terhadap semua kerja dan kinerja pegawai Pengadilan Agama Pasuruan . Di tahun 2012 tidak ada pengaduan dari masyarakat, masukan yang masuk lewat Web Site hanya saran dan konsultasi saja.