BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
5.1.1 Umum
1. PT XYZ merupakan perusahaan go public yang bergerak di bidang industri manufaktur pembuatan kemasan plastik film (Biaxially Oriented Polypropylene film/BOPP, Biaxially Oriented Polyester film/BOPET, Cast Polypropylene film/CPP dan rigid Polyvinyl Chloride film/PVC).
2. Struktur organisasi perusahaan menggunakan struktur organisasi garis/lini di mana seorang atasan mempunyai wewenang untuk memerintah bawahan langsungnya serta bawahan dapat memberikan saran/pendapat kepada atasan langsungnya atau memberikan bantuan kepada personil garis.
3. Perusahaan telah menggunakan on line system secara terintegrasi pada perusahaan.
4. Database yang digunakan untuk on line system adalah Oracle dengan berbagai macam modul yang terintegrasi satu sama lain sehingga menghasilkan laporan keuangan yang tepat waktu dan tepat isi.
5. Perusahaan telah melakukan penghematan (efisiensi) penggunaan kertas formulir (paperless) dengan cara approval by system oleh pejabat yang berwenang.
122
6. Perusahaan telah memperhatikan unsur pengendalian intern yang baik seperti pemisahan fungsi yang jelas, fungsi otorisasi dan wewenang yang jelas, praktek kerja yang sehat dan karyawan yang kompeten pada sistem informasi akuntansi perusahaan.
5.1.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan
• Kebaikan:
1. Adanya otorisasi yang memadai oleh pejabat yang berwenang untuk setiap dokumen yang dibuat maupun otorisasi melalui sistem komputer (approval by system).
2. Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara fungsi permintaan pembelian, pembelian, penerimaan barang, penyimpanan barang, pengeluaran barang dan pengecekan atas kualitas barang yang diterima.
3. Adanya penggunaan back up setiap hari untuk menjaga file atau database tidak mengalami kerusakan.
4. Setiap barang di gudang ditumpuk menurut jenis dan batch number pada rak serta sesuai dengan jalurnya sehingga memudahkan untuk mengambil barang saat diperlukan.
5. Pengeluaran barang dilakukan oleh Bagian Gudang yang memiliki wewenang sehingga menghindari terjadinya kehilangan barang.
• Kelemahan:
1. Sistem Oracle yang digunakan saat ini memungkinkan Bagian Purchasing membuat nomor Purchase Order (PO) secara manual (input nomor PO). Tiap Buyer
123
mempunyai nomor urut PO sendiri. Hal ini dapat menyulitkan perusahaan dalam melakukan pengontrolan dokumen PO.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada calon-calon Supplier ditandatangani dan dikirim oleh Buyer.
3. Semua surat jawaban Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) diterima langsung oleh Bagian Purchasing, yaitu oleh Buyer yang bersangkutan.
4. Buyer mentabulasi semua Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang kembali untuk keperluan pembandingan.
5. Pengiriman bahan baku oleh Supplier tidak sesuai dengan jadual yang telah ditetapkan pada Purchase Order (PO) sehingga mengganggu proses produksi.
6. Terdapat banyak persediaan bahan baku dan barang jadi yang menumpuk di gudang.
7. Stock Opname dilakukan secara terjadual pada tanggal tertentu yang telah ditetapkan.
5.1.3 Sistem Informasi Akuntansi Produksi
• Kebaikan:
1. Adanya otorisasi yang memadai oleh pejabat yang berwenang untuk setiap dokumen yang dibuat maupun otorisasi melalui sistem komputer (approval by system).
2. Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara fungsi perencanaan produksi (Production Planning Inventory Control/ PPIC) dengan fungsi produksi serta fungsi pengawasan atas hasil Produksi (Quality Control/ QC).
3. Adanya penggunaan back up setiap hari untuk menjaga file atau database tidak mengalami kerusakan.
124
4. Terdapat standarisasi atas penggunaan bahan baku untuk menghasilkan barang jadi sehingga memudahkan dalam mendeteksi kemungkinan terjadinya Waste/ Reject.
• Kelemahan:
1. Terdapat 1 (satu) dokumen yang digunakan untuk 2 (dua) kegiatan yang berbeda, yaitu dokumen Form Bukti Permintaan/ Penyerahan Barang (BPPB). Dua kegiatan tersebut adalah Bagian Gudang menyerahkan bahan baku ke Bagian Produksi dan Bagian Produksi melakukan retur bahan baku ke gudang.
2. Kontrol fisik atas Sparepart yang rusak untuk mesin-mesin produksi belum dilakukan. Saat ini pengambilan sparepart ke Gudang dapat dilakukan tanpa menunjukkan fisik sparepart yang akan diganti.
5.1.4 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
• Kebaikan:
1. Adanya otorisasi yang memadai oleh pejabat yang berwenang untuk setiap dokumen yang dibuat maupun otorisasi melalui sistem komputer (approval by system).
2. Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara fungsi penjualan, fungsi pengiriman dan fungsi pencatatan.
3. Adanya penggunaan back up setiap hari untuk menjaga file atau database tidak mengalami kerusakan.
4. Penetapan daftar harga jual (Price List) oleh pejabat berwenang dan disimpan dalam database (control by system).
125
• Kelemahan:
1. Terdapat beberapa formulir yang memiliki fungsi kurang lebih sama Contoh : formulir Delivery Order (DO), Surat Perintah Kirim (SPK), Bukti Muat Barang (BMB) dan Surat Jalan (SJ).
2. Atas dasar Surat Perintah Kirim (SPK) yang dibuat oleh PPIC, seksi Delivery Administration menyiapkan Surat Jalan (SJ) dan Warehouse menyiapkan Bukti Muat Barang (BMB). Atas dasar SJ dan BMB, Seksi Jembatan Timbang (yang masih merupakan bagian dari Bagian Delivery) melakukan penimbangan. Hasil penimbangan di print-out dan dicocokkan dengan angka SJ dan BMB. Jika selisih kurang dari 15 % untuk penjualan lokal dan 30 % untuk penjualan ekspor, barang diberi ijin keluar oleh Bagian Delivery. Security cukup melihat SJ untuk memberi ijin barang keluar. Karena keluarnya barang dari pabrik tampaknya cukup dengan SJ dan print-out hasil timbangan yang dikeluarkan oleh Seksi Delivery Administration dan Seksi Jembatan Timbang, yang kedua-duanya berada di bawah Bagian Delivery.
5.1.5 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas
• Kebaikan:
1. Adanya otorisasi yang memadai oleh pejabat yang berwenang untuk setiap dokumen yang dibuat maupun otorisasi melalui sistem komputer (approval by system).
2. Adanya penggunaan back up setiap hari untuk menjaga file atau database tidak mengalami kerusakan.
3. Dokumen-dokumen penerimaan dan pengeluaran kas telah bernomor urut tercetak (prenumbered).
126
4. Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas berupa Cek/ Bilyet Giro sudah atas nama perusahaan.
5. Uang tunai yang diterima Cashier disetor ke bank paling lambat keesokan harinya.
6. Telah ada pengamanan fisik atas penyimpanan uang yang ada di perusahaan, yaitu dengan menggunakan lemari besi dengan nomor kombinasi dan kunci yang hanya diketahui dan disimpan oleh Cashier dan Finance Manager.
7. Perusahaan telah melakukan fungsi verifikasi untuk setiap pengeluaran kas.
• Kelemahan:
1. Aktivitas penerimaan Tagihan (Kontra Bon/ Tukar Faktur), pengecekan dan melengkapi dokumen tagihan Supplier dilakukan oleh Bagian Purchasing.
2. Bagian Purchasing sebagai fungsi pelaksanaan merangkap fungsi pengawasan.