BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.2 Saran
Berdasarkan hasil kesimpulan di atas, penulis mencoba memberikan beberapa saran yang kiranya dapat memberikan manfaat bagi perusahaan di masa yang akan datang sebagai berikut:
5.2.1 Umum
1. Selain perusahaan memiliki Struktur Organisasi yang baku, hendaknya perusahaan memiliki job description, job specification dan key performance indicator yang baku untuk masing-masing jabatan sehingga memudahkan dalam melakukan penilaian prestasi karyawan.
127
2. Fungsi Purchasing harus diberi tanggung jawab untuk mengusahakan pembelian bahan baku dengan harga yang terbaik. Keputusan pembelian diatas jumlah tertentu dan untuk barang tertentu seperti bahan baku tetap dilakukan oleh Direktur Utama.
3. Agar segera terbentuk “built-in control” seperti Departemen Keuangan yang mengevaluasi harga beli yang dicapai dan Departemen Produksi yang mengevaluasi ketepatan kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu diterimanya bahan yang dibeli, dapat mempunyai efek pencegahan terhadap terjadinya penyimpangan dan lebih mudah terdeteksinya penyimpangan-penyimpangan, jika ada.
4. Sistem Informasi Akuntansi perusahaan harus bertujuan untuk:
• Menunjang penyediaan informasi keuangan perusahaan.
• Meningkatkan nilai perusahaan di masa yang akan datang bagi para Pemegang Saham.
• Mendukung tercapainya “Business Excellence“ di dalam perusahaan dengan menyediakan sistem informasi yang mengarah kepada Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction and Customer Delight) seperti kualitas produk dan jasa yang sesuai dengan harapan Pelanggan, ketepatan waktu Penyerahan Barang serta penetapan harga jual yang menarik.
• Menghasilkan informasi yang tepat dan berguna bagi pengambil keputusan di PT XYZ.
• Menghasilkan dan mempertajam “Sistem Pengendalian Intern“ yang secara
“Operasional“ dapat mencegah atau mempermudah deteksi adanya “Fraud“
dan “Waste“.
128
• Dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif baik sumber daya manusia, peralatan dan perlengkapan kantor serta ruangan kerja.
• Dapat turut menunjang tercapainya Overall Objectives serta Departmental, Functional and Business Process Objectives pada PT XYZ.
5.2.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan
Berdasarkan kelemahan dari kesimpulan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan di atas, maka penulis memberikan saran yang dapat diberikan seperti berikut:
1. Semua Purchase Order (PO) diterbitkan melalui sistem Oracle sehingga tidak menyulitkan pengontrolan atas dokumen-dokumen tersebut.
2. Direktur Utama, sekali-sekali untuk pembelian yang besar, juga mengirim Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada Supplier yang berbeda.
3. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) untuk barang tertentu dan diatas nilai tertentu yang kembali, diterima oleh Sekretaris Direktur Utama.
4. Pihak yang mentabulasi semua Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang kembali adalah Sekretaris Direktur Utama atau Petugas lain yang independen terhadap Bagian Purchasing, khususnya untuk barang-barang tertentu dan diatas nilai tertentu.
5. Dalam Purchase Order (PO) lebih ditegaskan lagi mengenai waktu pengiriman yang diminta agar proses pengiriman bahan tidak terlambat sehingga tidak menggangu proses produksi.
6. Untuk menghindari terjadinya penumpukkan dan kerusakan persediaan bahan baku dan barang jadi akibat disimpan terlalu lama, sebaiknya terdapat pengendalian
129
persediaan dengan memperhatikan jumlah bahan yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu (minimum dan maksimum persediaan).
7. Stock opname terhadap bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi harus dilakukan secara mendadak, tanpa pemberitahuan terlebih dahulu.
5.2.3 Sistem Informasi Akuntansi Produksi
Berdasarkan kelemahan dari kesimpulan Sistem Informasi Akuntansi Produksi di atas, maka saran yang dapat diberikan seperti berikut:
1. Pada saat Bagian Gudang menyerahkan bahan baku ke Bagian Produksi menggunakan Form Bukti Permintaan Bahan (BPB) dan pada saat Bagian Produksi melakukan retur bahan baku ke gudang menggunakan Form Bukti Retur Bahan (BRB).
2. Fisik sparepart mesin-mesin produksi yang rusak diserahkan ke Gudang setelah sparepart yang baik dipasang.
3. Sparepart mesin-mesin produksi yang rusak harus dicatat pada Kartu Stock Sparepart Bekas dan tanpa nilai.
4. Penjualan sparepart mesin-mesin produksi bekas harus dengan persetujuan Direktur Produksi atau Kepala Pabrik dan uangnya dibukukan sebagai Hasil Lain-lain.
5.2.4 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Berdasarkan kelemahan dari kesimpulan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan di atas, maka saran yang dapat diberikan seperti berikut:
130
1. Perusahaan mengurangi formulir-formulir seperti Surat Perintah Kirim (SPK) dan Bukti Muat Barang (BMB) sesuai perancangan sistem informasi akuntansi penjualan pada bab sebelumnya sehingga dengan sendirinya akan mempercepat proses pengiriman barang dan menghasilkan penghematan biaya kertas/ formulir, tenaga kerja dan perlengkapan kerja.
2. Surat Jalan (SJ) atau surat lainnya yang dapat berfungsi mengotorisasi pengeluaran barang, dikeluarkan oleh Seksi Sales Administration dengan ditandatangani Sales Manager atau Marketing Manager atau dilimpahkan kepada Kepala Sales Administration jika Sales Manager dan Marketing Manager bertugas ke luar kantor.
Oleh karena berat barang yang tercantum pada Surat Jalan adalah instruksi kirim, maka mempertimbangkan sifat barang yang dikirim, pada Surat Jalan perlu dicantumkan berat barang sebenarnya (Netto dan Gross) yang dikirim berdasarkan Print-Out Hasil Timbang.
5.2.5 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas
Berdasarkan kelemahan dari kesimpulan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas di atas, maka saran yang dapat diberikan seperti berikut:
1. Dokumen-dokumen penagihan diterima oleh Cashier. Setelah dicek kelengkapannya, dimasukkan ke dalam Map Tunggu dan diteruskan ke Bagian Accounting untuk dicek dan dibukukan. Setelah semua lengkap, diteruskan ke Bagian Keuangan untuk diproses pembayarannya.
2. Bukti-bukti penagihan diberi stempel lunas setelah Cek/Bilyet Giro diserahkan kepada Supplier atau disetorkan ke Bank. Seharusnya pemberian stempel lunas
131
dilakukan pada saat Cek/Bilyet Giro disiapkan untuk ditandatangani oleh Direksi.
Hal ini dilakukan untuk menghindari pembayaran 2 (dua) kali terhadap bukti penagihan yang sama.
132
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin A. and James K. Loebbecke, Auditing : Pendekatan Terpadu terjemahan Amir Abadi Yusuf, Edisi Kelima, Penerbit Salemba Empat, Jakarta 1993.
Baridwan, Zaki, Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, BPFE : Yogyakarta, Yogyakarta, 1993.
Baridwan, Zaki, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, BPFE : Yogyakarta, Yogyakarta, 1993.
Bodnar, George H., Hopwood, William S., Accounting Information Systems, Fifth Edition, Prentice Hall Inc., 1993.
Cushing, Barry E. dan Romney, Marshall B., Accounting Information Systems, Sixth Edition, Addison-Wesley Publishing Company, 1994.
Cushing, Barry E, Accounting Information Systems and Business Organization, Third Edition, Reading, Massachusetts : Addison-Wesley Publishing Company, 1982.
Hartadi, Bambang, Sistem Pengendalian Intern dalam Hubungannya dengan Manajemen dan Audit, Edisi Kedua, BPFE : Yogyakarta, Yogyakarta, 1992.
Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), Standar Profesional Akuntan Publik per 1 Januari 2001, Jakarta : Salemba Empat, Jakarta, 2001.
Jogiyanto, Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer : Konsep Dasar dan Komponen, Buku Satu, BPFE : Yogyakarta, Yogyakarta, 1988.
McLeod, Raymond, Jr., Management Information Systems, Seventh Edition, Upper Saddle River, New Jersey : The Prentice-Hall Inc., 1998.
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta, 1997.
O’Brien, James A., Management Information System : Managing Information Technology in the Internet worked Enterprise, Fourth Edition, The McGraw-Hill Companies Inc., 1999.
Warren, Carl S., Fess, Philip E., Reeve, James M., Accounting, Eighteenth Edition, South-Western Publishing Co., Cincinnati, Ohio, 1996.
Widjajanto, Nugroho, Sistem Informasi Akuntansi, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 1989.
Wilkinson, Joseph W., Accounting and Information Systems, Third Edition, New York : John Wiley and Sons, Inc., 1991.
133
Wilson, James D., Campbell, John B., J.B. Heckert Controllership : Tugas Akuntan Manajemen terjemahan Gunawan Hutauruk MBA, Edisi Ketiga, Jakarta : Penerbit Erlangga, 1996.
BAGAN ARUS PROSEDUR AKUNTANSI
L- 1
: Arus perpindahan dokumen
: Membandingkan
: Proses menyiapkan, mencatat, dan membuat
: Barang
: Dokumen
: Kartu
: Buku Catatan
: Laporan
: Uang
: Keputusan
: Dimusnahkan
: Diarsip
: M o d u l
L- 2
EXISTING SYSTEM AND PROCEDURES
1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Persediaan
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan pada PT XYZ terdiri dari 11 (sebelas) sistem dan prosedur akuntansi. Berikut ini hasil observasi penulis pada 11 (sebelas) sistem dan prosedur akuntansi pembelian dan persediaan yang terdiri dari:
1.1 Prosedur Pembelian, Penerimaan Barang dan Penerimaan Tagihan Pembelian Packaging Material.
No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh
a. Pembelian Packaging Material
1. Berdasarkan kebutuhan akan palet;
• Membuat Work Order Packaging Material (WOPM) dalam 1 (satu) rangkap.
• Meminta Foreman dan Supervisor menandatangani WOPM.
• Membuat Purchase Requisition (PR) melalui Oracle Finance (ORAFIN) dan meminta persetujuan dari Supervisor, Production Planning & Inventory Control (PPIC) Assistant Manager, Production Director.
• Menyerahkan PR Approved kepada Buyer.
PPIC Staff
2. • Menerima PR Approved dari PPIC Staff dan mencocokkannya dengan membuka tampilan ORAFIN PR dari Database.
• Meminta Assistant Manager Purchasing mempelajari spesifikasi PR dan Jadual Permintaan Pembelian Bahan Baku.
• Apakah waktu penyerahan dapat ditepati ?
• Jika Ya,
- Mencetak WOOR dalam 3 (tiga) rangkap dan mengupdate WOOR secara berkala.
- Mencocokkan WOOR dengan Daftar Supplier & Harga dari Database.
- Memasukkan WOOR dan Daftar Supplier & Harga ke dalam Database dan membuka tampilan ORAFIN PR.
- Berdasarkan PR, Buyer input Purchase Order (PO) di ORAFIN.
- Melakukan Prosedur No. 3
• Jika Tidak,
Assistant Manager PPIC
L- 3
- Memberitahukan User, dan menanyakan apakah pembelian dilanjutkan.
Jika Ya,
- Mencetak WOOR dalam 3 (tiga) rangkap dan mengupdate WOOR secara berkala.
- Mencocokkan WOOR dengan Daftar Supplier & Harga dari Database.
- Menyerahkan WOOR dan Daftar Supplier & Harga kepada Database dan membuka tampilan ORAFIN PR.
- Berdasarkan PR, Buyer input Purchase Order (PO) di ORAFIN.
- Melakukan Prosedur No. 3.
Jika Tidak,
- Memberitahu User melalui Telepon.
- Input pembatalan PR melalui Modul ORAFIN.
3. • Menentukan apakah pembelian Packaging Material lebih dari 30 juta Rupiah.
- Jika Ya, Direktur Utama menyetujui PO melalui ORAFIN.
- Jika Tidak, General Manager Purchasing menyetujui PO melalui ORAFIN.
• Mencetak PO dalam 3 (tiga) rangkap.
• Menentukan harga yang tercantum dalam PO apakah lebih besar dari 30 juta Rupiah.
- Jika Ya, PO ditandatangani oleh Direktur Utama.
- Jika Tidak, PO ditandatangani oleh General Manager.
• Mendistribusikan WOOR 1-3 dan PO 1-3 ; - WOOR-1 : PPIC
- WOOR-2 : Warehouse - WOOR-3 & PO-3 : Arsip
- PO-1 : Supplier (melalui Fax) - PO-2 : Accounting
Buyer
b. Penerimaan Barang Packaging Material
1. • Menerima Surat Jalan (SJ) 1-2 dan Barang dari Supplier dan memverifikasi kebenarannya dengan PO (pada tampilan Modul PO) dari Database.
• Jika cocok,
- Menandatangani dan mencap SJ.
- Menyerahkan SJ-1 kepada Supplier.
- Menyimpan Barang pada tempat yang telah ditentukan.
- Mencatat penerimaan Barang pada Kartu Jalur (KJ) dan membuat LB (Label Barang).
- Berdasarkan SJ-2 dan Laporan Penerimaan Packaging Material (LPPM) melakukan input inventory dan mencetak Receiving Report (RR) sebanyak 3 (tiga)
Warehouse Staff
L- 4
rangkap.
- Mendistribusikan RR;
RR-1 : Accounting RR-2 : Purchasing RR-3 : Arsip
• Jika tidak cocok,
- Membuat Laporan Kelainan/ Kerusakan Barang (LKKB) dalam 5 (lima) rangkap dan Foto.
- Lapor ke Departmen Pembelian.
- Selanjutnya lihat Prosedur Klaim Barang.
- Mendistribusikan LKKB;
LKKB-1 : Purchasing LKKB-2 : QC
LKKB-3 : Accounting LKKB-4 : PPIC LKKB-5 : Arsip
c. Penerimaan Tagihan Pembelian Packaging Material
1. • Menerima Invoice (Inv), Faktur Pajak (FP) dan Purchase Order (PO) dari Supplier dan mencocokkannya dengan Receiving Report (RR) dari Arsip.
• Membuat Tanda Terima Invoice (TTI) dalam 1 (satu) rangkap.
• Menyerahkan Inv, FP, PO, TTI dan RR kepada Accounting Staff.
Administrasi Pembelian
2. • Menerima Inv, FP, PO, TTI, dan RR dari Administrasi Pembelian.
• Melakukan verifikasi terhadap dokumen-dokumen tersebut.
• Input PO pada Modul A/P.
• Membuat A/P Voucher.
• Menandatangani A/P Voucher dan meminta Accounting Manager menandatanganinya.
• Menyerahkan A/P Voucher kepada Keuangan.
Accounting Staff
3. • Menerima A/P Voucher dari Accounting Staff dan
selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran Bank. Keuangan
1.2 Prosedur Pembelian dan Penerimaan Tagihan Pembelian Bahan Baku (Lokal), Sparepart, Alat Tulis Kantor (ATK), Proyek dan Umum
No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh
a. Pembelian Bahan Baku (Lokal), Sparepart, ATK, Proyek dan Umum
1. Berdasarkan kebutuhan akan Bahan Baku, Sparepart/
ATK/ Proyek/ Umum,
• Input Purchase Requisition (PR) pada Modul
Departmen yang membutuhkan
L- 5
ORAFIN.
• Meminta persetujuan Manager, Senior Manager, General Manager dan Direksi pada PR.
2. • Membuka tampilan PR.
• Assistant Manager mempelajari spesifikasi PR dan Jadual Permintaan Pembelian Bahan Baku.
• Melakukan negosiasi ke Supplier.
• Apakah waktu penyerahan dapat ditepati ?
• Jika Ya,
- Mencetak WOOR dalam 3 (tiga) rangkap dan mengupdate WOOR secara berkala.
- Menentukan apakah Supplier merupakan Agen Tunggal.
- Jika Agen Tunggal, membuka tampilan Database Daftar Supplier, membuat Kuotasi Harga.
- Jika bukan Agen Tunggal, melakukan seleksi Supplier dan meminta Kuotasi Harga dan Daftar Perbandingan Penawaran Harga (DPPH) beberapa Supplier.
- Membandingkan/ negosiasi harga, term pembayaran.
- Propose harga ke General Manager Purchasing.
- Jika propose harga tidak disetujui, meminta Penawaran Harga dari Supplier.
- Jika propose harga disetujui, input Purchase Order (PO)
- Melakukan prosedur No. 3.
• Jika Tidak,
- Memberitahukan User, dan menanyakan apakah pembelian dilanjutkan.
Jika Ya,
- Mencetak WOOR dalam 3 (tiga) rangkap dan meng-update WOOR secara berkala.
- Menentukan apakah Supplier merupakan Agen Tunggal.
- Jika Agen Tunggal, membuka tampilan Database Daftar Supplier, membuat Kuotasi Harga.
- Jika bukan Agen Tunggal, melakukan seleksi Supplier dan meminta Kuotasi Harga dan Daftar Perbandingan Penawaran Harga (DPPH) beberapa Supplier.
- Membandingkan/ negosiasi harga, term pembayaran.
- Propose harga ke General Manager Purchasing.
- Jika propose harga tidak disetujui, meminta Penawaran Harga dari Supplier.
- Jika propose harga disetujui, input Purchase
Assistant Manager/
Buyer
L- 6
Order (PO)
- Melakukan prosedur No. 3.
Jika Tidak,
- Memberitahu User melalui Telepon.
- Input pembatalan PR melalui Modul ORAFIN.
3. • Menentukan apakah pembelian Bahan Baku (Impor) lebih dari 30 juta Rupiah.
- Jika Ya, Purchasing Director menyetujui PO melalui ORAFIN.
- Jika Tidak, General Manager Purchasing menyetujui PO melalui ORAFIN.
• Jika pembelian bahan baku tidak disetujui, meminta Penawaran Harga dari Supplier.
• Jika pembelian bahan baku disetujui, mencetak PO dalam 3 (tiga) rangkap.
• Menentukan harga yang tercantum dalam PO apakah lebih besar dari 30 juta Rupiah.
- Jika Ya, PO ditandatangani oleh Purchasing Director.
- Jika Tidak, PO ditandatangani oleh Purchasing General Manager.
• Menentukan apakah terdapat uang muka pembelian.
• Jika ada uang muka, melihat prosedur Permintaan Uang Muka untuk Pembelian.
• Jika tidak ada uang muka, Buyer melakukan pembelian dan selanjutnya lihat Prosedur Penerimaan Barang.
• Mendistribusikan,
- PO-1 : Supplier
- PO-2 : Accounting
- WOOR-1 : PPIC
- WOOR-2 : Warehouse - WOOR-3 dan PO-3 : Arsip
Buyer
b. Penerimaan Tagihan Pembelian Bahan Baku (Lokal), Sparepart, ATK, Proyek dan Umum
1. Pada saat penerimaan tagihan,
• Menerima Invoice (Inv), Faktur Pajak (FP) dan Purchase Order (PO) dari Supplier dan mencocokkannya dengan Receiving Report (RR) dari Arsip.
• Membuat Tanda Terima Invoice (TTI) dalam 1 (satu) rangkap.
• Menyerahkan Inv, FP, PO, TTI dan RR kepada Accounting Staff.
Administrasi Pembelian
2. • Menerima Inv, FP, PO, TTI, dan RR dari Administrasi Pembelian.
• Melakukan verifikasi terhadap dokumen-dokumen
Accounting Staff
L- 7
tersebut.
• Input PO pada Modul A/P.
• Membuat A/P Voucher.
• Menandatangani A/P Voucher dan meminta Accounting Manager menandatanganinya.
• Menyerahkan A/P Voucher kepada Keuangan.
3. • Menerima A/P Voucher dari Accounting Staff
selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran Bank. Keuangan
1.3 Prosedur Pembelian Bahan Baku (Impor)
No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh
1. Berdasarkan kebutuhan akan bahan baku impor,
• Input Purchase Requisition (PR) pada Modul ORAFIN.
• Menyetujui PR secara berjenjang dari Senior Supervisor, Assistant Manager, Manager dan General Manager.
Departmen yang membutuhkan
2. • Membuka tampilan PR.
• Assistant Manager mempelajari spesifikasi PR dan Jadual Permintaan Pembelian Bahan Baku.
• Melakukan negosiasi ke Supplier.
• Apakah waktu penyerahan dapat ditepati ?
• Jika Ya,
- Mencetak WOOR dalam 3 (tiga) rangkap dan mengupdate WOOR secara berkala.
- Menentukan apakah Supplier merupakan Agen Tunggal.
- Jika Agen Tunggal, membuka tampilan Database Daftar Supplier, membuat Kuotasi Harga.
- Jika bukan Agen Tunggal, melakukan seleksi Supplier dan meminta Kuotasi Harga dan Daftar Perbandingan Penawaran Harga (DPPH) beberapa Supplier.
- Membandingkan/ negosiasi harga, term pembayaran.
- Propose harga ke General Manager Purchasing.
- Jika propose harga tidak disetujui, meminta Penawaran Harga dari Supplier.
- Jika propose harga disetujui, input Purchase Order (PO)
- Melakukan prosedur No. 3.
• Jika Tidak,
- Memberitahukan User, dan menanyakan apakah pembelian dilanjutkan.
Jika Ya,
Assistant Manager/
Buyer
L- 8
- Mencetak WOOR dalam 3 (tiga) rangkap dan mengupdate WOOR secara berkala.
- Menentukan apakah Supplier merupakan Agen Tunggal.
- Jika Agen Tunggal, membuka tampilan Database Daftar Supplier, membuat Kuotasi Harga.
- Jika bukan Agen Tunggal, melakukan seleksi Supplier dan meminta Kuotasi Harga dan Daftar Perbandingan Penawaran Harga (DPPH) beberapa Supplier.
- Membandingkan/ negosiasi harga, term pembayaran.
- Propose harga ke General Manager Purchasing.
- Jika propose harga tidak disetujui, meminta Penawaran Harga dari Supplier.
- Jika propose harga disetujui, input Purchase Order (PO)
- Melakukan prosedur No. 3.
Jika Tidak,
- Memberitahu User melalui Telepon.
- Input pembatalan PR melalui Modul ORAFIN.
3. • Menentukan apakah pembelian Bahan Baku (Impor) lebih dari 30 juta Rupiah.
- Jika Ya, Purchasing Director menyetujui PO melalui ORAFIN.
- Jika Tidak, General Manager Purchasing menyetujui PO melalui ORAFIN.
• Jika pembelian bahan baku tidak disetujui, meminta Penawaran Harga dari Supplier.
• Jika pembelian bahan baku disetujui, mencetak PO dalam 3 (tiga) rangkap.
• Menentukan harga yang tercantum dalam PO apakah lebih besar dari 30 juta Rupiah.
- Jika Ya, PO ditandatangani oleh Purchasing Director.
- Jika Tidak, PO ditandatangani oleh General Manager.
• Mengirimkan PO ke Supplier melalui faximile.
• Mengirimkan Surat ke Asuransi untuk menutup polis pengiriman barang impor.
• Meminta Shipping Schedule kepada Supplier, dan menentukan apakah pembayaran dilakukan melalui Letter of Credit (L/C).
• Jika pembayaran melalui L/C, - Mengisi aplikasi L/C.
- Melihat Prosedur Pembukaan L/C.
Buyer
L- 9
- L/C ditandatangani oleh 2 (dua) Direktur (Direktur Utama/ Keuangan, Direktur Produksi, Direktur Marketing).
• Jika pembayaran bukan melalui L/C,
- Meminta Department Keuangan mempersiapkan slip Telex Transfer (TT).
- Melihat Prosedur Pengeluaran Bank.
- TT ditandatangani oleh 2 (dua) Direktur (Direktur Utama/ Keuangan, Direktur Produksi, Direktur Marketing).
• Merealisasi pembelian.
• Barang dikirim Supplier ke Pabrik, lihat Prosedur Penerimaan Barang.
• Menerima Invoice (Inv), Packing List (P/L), Bill of Lading (B/L), Cerficate of Origin (CO), Certificate of Vessel (CV).
• Dokumen diserahkan ke bagian Export-Import (Exim).
• Proses selanjutnya lihat Prosedur Clearing Barang Impor.
1.4 Prosedur Penyeleksian Supplier
No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh
1. Dari Prosedur :
- Pembelian Packaging Material;
- Pembelian Bahan Baku (Lokal)/ Spareparts/ ATK/
Proyek/ Umum;
- Pembelian Bahan Baku Impor,
• Menerima Penawaran Harga (PH) dari Supplier.
• Berdasarkan PH membuat Daftar Perbandingan Penawaran Harga (DPPH).
• Menyerahkan PH dan DPPH kepada Purchasing Assistant Manager/ Procurement.
Buyer
2. • Menerima PH dan DPPH dari Buyer.
• Membuat disposisi pada DPPH dan menandatanganinya.
• Menyerahkan PH dan DPPH kepada General Manager Purchasing.
Purchasing Assistant Manager/ Procurement
3. • Menerima PH dan DPPH dari Purchasing Assistant Manager/ Procurement.
• Memeriksa PH dan DPPH.
• Jika PH dan DPPH tidak disetujui, meminta Buyer
General Manager Purchasing
L- 10
memilih Supplier kembali.
• Jika PH dan DPPH disetujui, - Membuat disposisi pada DPPH - Menandatangani DPPH.
- Menyerahkan PH dan DPPH ke Buyer.
4. • Menerima PH dan DPPH dari General Manager Purchasing.
• Membuat Approved Raw Material Vendor List Report (ARMVLR), Approved Packaging Material Vendor List Report (APMVLR), Approved Transportation Vendor List Report (ATVLR).
• Mengarsip PH, DPPH, ARMVLR, APMVLR, ATVLR.
Buyer
1.5 Prosedur Evaluasi Konduite Supplier
No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh
1. Berdasarkan Arsip Approved Packaging Material Vendor List Report (APMVLR), Approved Raw Material Vendor List Report (ARMVLR), Approved Transportation Vendor List Report (ATVLR), Receiving Report (RR), Purchase Order (PO), Bukti Retur Barang (BRB),
• Membuat Raw Material Vendor Performance Report (RMVPR), Packaging Material Vendor Performance Report (PMVPR), Trend Raw Material Vendor Performance Report (TRMVPR) dan Trend Packaging Material Vendor Performance Report (TPMVPR).
• Menyerahkan RMVPR-1, PMVPR-1, TRMVPR-1, TPMVPR-1 pada Assistant Manager/ General Manager Purchasing.
• Mengarsip APMVLR, ARMVLR, ATVLR, RR, PO dan BRB.
Buyer
2. • Menerima RMVPR, PMVPR, TRMVPR, TPMVPR
dari Buyer dan melakukan penilaian apakah perlu dihapus.
• Jika tidak perlu dihapus, tetap ada sebagai ARMVLR, APMVLR, ATVLR.
• Jika perlu dihapus, membuat Surat Rekomendasi Delisting (SRD) dalam 3 (tiga) rangkap dan menandatanganinya.
• Menyerahkan SRD-1 kepada Supplier.
• Menyerahkan RMVPR, PMVPR, TRMVPR, TPMVPR dan SRD-2 kepada Buyer.
• Mengarsip SRD-3.
Assistant Manager/
General Manager Purchasing
L- 11
3. • Menerima RMVPR, PMVPR, TRMVPR, TPMVPR
dan SRD-2 dari Assistant Manager/ General Manager Purchasing dan menghapus Supplier dan Vendor List di ORAFIN.
• Mengarsip RMVPR, PMVPR, TRMVPR, TPMVPR dan SRD-2
Buyer
1.6 Prosedur Klaim Pembelian Barang
No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh
1. • Berdasarkan barang yang akan diklaim, harus dibuat Foto, Laporan Kelainan/ Kerusakan Barang (LKKB) dan Non Conformance Report (NCR).
• Mencek apakah Bahan Baku sudah dipakai.
Warehouse/ QC
2. Jika Bahan Baku sudah dipakai,
• Membuat Memo dalam 2 (dua) rangkap.
• Menyerahkan Memo-1 kepada Supplier mengenai kualitas bahan baku dan Memo-2 kepada Buyer.
Departmen R&D
3. • Menerima Memo-2 dari Departmen R&D.
• Minta perhitungan harga pokok atas bahan yang telah diproses ke Departmen Management Service (MS).
• Membuat Claim Progress Report (CPR) dalam 2 (dua) rangkap.
• Mengarsip CPR-2.
• Menyerahkan CPR-1 kepada Purchasing Manager.
• Menerima Harga Pokok Bahan (HPB) dari MS Staff dan menginformasikannya ke Supplier.
• Jika Supplier setuju, selanjutnya lihat Prosedur Penyetoran Uang/ Cek/ Bilyet Giro ke Bank.
• Jika tidak setuju, melakukan negosiasi dengan Supplier.
Buyer
4. Jika Bahan Baku belum dipakai,
• Menerima LKKB dan Foto dari Warehouse dan NCR dari QC.
• Menyerahkan LKKB, Foto dan NCR kepada Buyer.
Warehouse/ QC
5. • Menerima LKKB, NCR dan Foto dari Warehouse/ QC dan mencocokkannya dengan Purchase Order (PO) dan Receiving Report (RR) dari Arsip.
• Membuat Claim Progress Report (CPR) dalam 2 (dua) rangkap.
• Mencek apakah barang bisa diretur.
• Jika tidak bisa diretur, barang kembali ke Gudang.
• Jika bisa diretur, membuat Surat Perintah Pengembalian/ Penukaran Barang (SP3B) dalam 4 (empat) rangkap dan SP3B ditandatangani oleh
Buyer
L- 12
General Manager Purchasing.
• Mendistribusikan;
SP3B-1, BA, Foto : Supplier SP3B-2 : Accounting SP3B-3 : Warehouse
CPR-1 : General Manager Purchasing CPR-2, SP3B-4 : Arsip
1.7 Prosedur Retur Pembelian
No. P r o s e d u r Dilakukan Oleh
1. • Menerima Surat Perintah Pengembalian/ Penukaran Barang (SP3B-1) dari Supplier.
• Berdasarkan SP3B-1 mencetak Bukti Pengeluaran Barang (BPB).
• Meminta Warehouse Supervisor menandatangani BPB.
• Menyerahkan BPB ke Bagian Delivery untuk dibuatkan Surat Jalan (SJ) dan menerima SJ dari Delivery.
• Berdasarkan BPB, SP3B-1, SJ melakukan input pengeluaran barang ke perusahaan lain.
• Meminta Supplier menandatangani SJ.
• Menyerahkan Barang Retur dan SJ kepada Supplier.
• Mengarsip BPB, SP3B-1.
Warehouse Staff
1.8 Prosedur Clearing Barang Impor
1.8 Prosedur Clearing Barang Impor