UNIVERSITAS TARUMANAGARA PROGRAM PASCASARJANA
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN JAKARTA
TESIS
“EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERISASI PADA
PT XYZ ”
Diajukan Oleh :
Nama : GLENN MARTINUS MARJONO NIM : 117.03.0130
UNTUK MEMENUHI SEBAGIAN DARI SYARAT-SYARAT GUNA MENCAPAI GELAR MAGISTER MANAJEMEN
2005
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
TANDA PERSETUJUAN TESIS
NAMA : GLENN MARTINUS MARJONO
NO. MAHASISWA : 117. 03.0130
KONSENTRASI : MANAJEMEN KEUANGAN
JUDUL TESIS : EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERISASI PADA PT XYZ
Jakarta, 21 Juli 2005 Pembimbing Tesis
(Imo Gandakusuma, SE, MBA)
UNIVERSITAS TARUMANAGARA PROGRAM PASCASARJANA
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
TANDA PERSETUJUAN TESIS SETELAH LULUS UJIAN TESIS
NAMA : GLENN MARTINUS MARJONO
NO. MAHASISWA : 117.03.0130
KONSENTRASI : MANAJEMEN KEUANGAN
JUDUL TESIS : EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERISASI PADA PT XYZ
Tanggal: 26 Agustus 2005 KETUA PANITIA PENGUJI:
Dr. Indra Wijaya, SE, MBA
Tanggal: 26 Agustus 2005 ANGGOTA PANITIA PENGUJI:
Imo Gandakusuma, SE, MBA
Tanggal: 26 Agustus 2005 ANGGOTA PANITIA PENGUJI:
Yanki Hartijasti, MBA, MSi.
i
Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan bimbingan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan tesis yang berjudul: “Evaluasi dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputerisasi Pada PT XYZ.”
Penyusunan tesis ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat guna mencapai gelar Sarjana Magister Manajemen pada Program Pascasarjana Magister Manajemen Universitas Tarumanagara.
Dalam penyusunan tesis, penulis memperoleh bantuan, bimbingan, dorongan maupun kritik yang membangun dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Namun demikian, penulis tidak melupakan bimbingan, bantuan, cinta, dedikasi dan dorongan dari segala pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr Suparman Ibrahim Abdullah, MSc selaku Ketua Program Studi Magister Manajemen Universitas Tarumanagara.
2. Bapak Imo Gandakusuma SE, MBA selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran serta kesabarannya dalam memberikan bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini.
3. Segenap penguji tesis dan staf pengajar Program Pascasarjana Magister Manajemen Universitas Tarumanagara yang telah membagi pengalamannya kepada penulis selama studi.
ii
perusahaan yang telah memberi bantuan dalam rangka pengumpulan data untuk penyusunan tesis ini.
5. Bapak Johan Yoranouw selaku pimpinan Kantor Akuntan Johan Malonda Astika &
Rekan yang telah memberikan fasilitas dan dorongan moril sehingga tesis ini dapat tersusun.
6. Papa, Mama, Kakak dan Oma yang tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun material.
7. Sun Lie, thanks a lot atas kecintaannya dan support-nya selama ini.
8. Rekan kerja penulis di Kantor Akuntan Johan Malonda Astika & Rekan, yaitu Serly, Budi, Siska, Linda, Halim, Maya, Sulis dan Mario atas informasi, tukar pikiran dan dorongan moril sehingga tesis ini dapat tersusun.
9. Seluruh teman-teman di Program Pascasarjana Angkatan XXIII Akhir Pekan atas kebersamaannya selama ini.
10. Teman-teman serta pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu per satu atas segala perhatian dan sumbang saran yang telah diberikan selama penyusunan tesis ini.
Jakarta, 11 Juli 2005 Penulis,
(Glenn Martinus Marjono)
iii
RINGKASAN EKSEKUTIF
Dengan berkembangnya sistem informasi akuntansi perusahaan, maka timbul problematika yang mengganggu aktivitas operasional seperti: keterlambatan penerimaan bahan; terkadang bahan yang dibutuhkan tidak tersedia; jadual kerja sering tidak tepat; penetapan penurunan kualitas kurang jelas; data persediaan kurang akurat; persediaan bahan baku dan barang jadi menumpuk di gudang; penjadualan dan pengiriman barang kurang tepat waktu; sering terjadi pengembalian barang oleh Pelanggan (retur penjualan); penagihan dan penerimaan hasil tagihan kurang tepat waktu; verifikasi dan pembayaran hutang usaha kurang efisien dan efektif. Oleh karena itu, bagaimana problematika tersebut dapat diatasi dan bagaimana merancang sistem informasi akuntansi yang dapat digunakan untuk mengatasi problematika secara efisien dan efektif sesuai pengendalian intern yang baik.
Untuk mengatasi problematika tersebut, maka perusahaan wajib memperhatikan unsur-unsur pengendalian intern yang baik seperti: pemisahan fungsi yang memadai; sistem otorisasi (pemberian persetujuan) dan pencatatan pembukuan yang memadai; praktek-praktek yang dapat mempertajam pengendalian internal; pelaksanaan sistem dan prosedur dilakukan oleh karyawan yang kompeten; dan sistem dan prosedur yang terlaksana dengan efisien dalam penggunaan kertas/ formulir, karyawan, ruangan kerja dan fasilitas-fasilitas penunjang.
Dengan memperhatikan unsur-unsur pengendalian intern yang baik, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap struktur organisasi perusahaan, evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi perusahaan dan perancangan sistem informasi akuntansi.
iv
Berdasarkan pada teori-teori yang ada, maka hasil penelitian yang diperoleh adalah terdapat beberapa existing system and procedures yang belum memperhatikan unsur-unsur pengendalian intern yang baik. Hal ini dapat terlihat jelas pada perbedaan antara existing system and procedures dengan proposed system and procedures yang disesuaikan dengan unsur-unsur pengendalian intern yang baik.
Dari hasil penelitian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa beberapa existing system and procedures memiliki kebaikan dan kelemahan yang cukup signifikan sehingga dapat mengganggu aktivitas operasional perusahaan. Kelemahan yang cukup signifikan tersebut diharapkan dapat segera teratasi dan tidak menimbulkan dampak negatif lainnya.
Beberapa kelemahan yang teridentifikasi pada existing system and procedures hendaknya wajib diperhatikan oleh perusahaan untuk menghindari kemungkinan dampak negatif lainnya. Perusahaan juga hendaknya mengimplementasikan sistem informasi akuntansi yang diusulkan (proposed system and procedures) yang bertujuan untuk menunjang penyediaan informasi keuangan perusahaan; meningkatkan nilai perusahaan di masa yang akan datang;
mendukung tercapainya “Business Excellence“; menghasilkan informasi yang tepat dan berguna; menghasilkan dan mempertajam “Sistem Pengendalian Intern“ sehingga mempermudah deteksi adanya “Fraud“ dan “Waste“; dan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif baik sumber daya manusia, peralatan dan perlengkapan kantor serta ruangan kerja.
v
DAFTAR ISI
HALAMAN
KATA PENGANTAR... i
RINGKASAN EKSEKUTIF... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL... vii
DAFTAR GAMBAR... viii
DAFTAR LAMPIRAN... ix
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Rumusan Permasalahan... 2
1.3 Tujuan Penelitian... 3
1.4 Metodologi Penelitian... 4
1.5 Kerangka Penulisan... 6
BAB II LANDASAN TEORI... 7
2.1 Sistem Informasi Akuntansi... 7
2.2 Pengendalian Intern... 12
2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem... 15
2.4 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan... 17
2.5 Sistem Informasi Akuntansi Produksi... 19
2.6 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan... 20
2.7 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas... 21
vi
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... 24
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan... 24
3.2 Struktur Organisasi... 25
3.3 Produk Perusahaan... 29
3.4 Kinerja Singkat Perusahaan... 30
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN... 33
4.1 Evaluasi Struktur Organisasi... 34
4.2 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi... 36
4.3 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi... 39
4.4 Perbedaan dan Perubahan Existing System and Procedures dibandingkan dengan Proposed System and Procedures... 96
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 119
5.1 Kesimpulan... 119
5.2 Saran... 124
DAFTAR PUSTAKA... 130 LAMPIRAN
vii
DAFTAR TABEL
HALAMAN TABEL 3.4 IKHTISAR KEUANGAN... 31
viii
DAFTAR GAMBAR
HALAMAN GAMBAR 1.1 SKEMA KERANGKA PENELITIAN... 6 GAMBAR 3.1 STRUKTUR ORGANISASI... 28 GAMBAR PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN... 41 GAMBAR PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PRODUKSI... 59 GAMBAR PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENJUALAN... 65 GAMBAR PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS... 84
ix
DAFTAR LAMPIRAN
HALAMAN
LAMPIRAN 1 Penjelasan Simbol-Simbol Yang Digunakan Dalam
Bagan Arus Prosedur Akuntansi... L-1 LAMPIRAN 2 Existing System And Procedures... L-2 LAMPIRAN 3 Proposal Tesis... L-45
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini perusahaan-perusahaan telah memasuki era teknologi sistem informasi, di mana batas antar negara semakin terbuka, ketika seluruh informasi dapat secara jelas terlihat sehingga memudahkan untuk melakukan aktivitas. Dengan penggunaan sistem informasi berbasis komputer secara terintegrasi, maka diharapkan personil perusahaan bekerja dengan prinsip “doing the right things (efficient)” dan “doing things right (effective)” sehingga dapat memenangkan persaingan yang semakin kompetitif serta dapat meningkatkan pangsa pasar secara substantial. Dua ungkapan tersebut bukan merupakan hal baru untuk melakukan aktivitas tetapi yang perlu dijabarkan dan dirumuskan adalah bagaimana melaksanakannya agar tercapai maksud dari ungkapan tersebut.
Untuk menjamin kelancaran operasional perusahaan pada masa kini dan mengantisipasi perkembangan perusahaan di masa mendatang maka manajemen perusahaan merasa perlu untuk merancang sistem informasi yang mendukung dan memperlancar aktivitas operasionalnya sehari-hari sehingga tercipta pengendalian intern yang memadai. Salah satu alat informasi penting dalam perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA wajib memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang memerlukan (baik internal maupun eksternal) dalam melaksanakan aktivitasnya sehingga memberikan informasi yang efisien dan efektif.
2
perusahaan go public yang bergerak dalam bidang usaha industri manufaktur pembuatan kemasan plastik film terkemuka di kawasan Asia Tenggara.
Berdasarkan alasan-alasan yang telah dikemukakan di atas, maka disusun tesis berjudul :
“Evaluasi dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputerisasi pada PT XYZ”
1.2 Rumusan Permasalahan 1.2.1 Ruang Lingkup Tesis
Untuk mendapatkan pembahasan yang terarah dan teratur, maka ditentukan ruang lingkup masalah agar masalah yang dibahas tidak menyimpang atau meluas ke masalah lain. Dalam tesis ini, penulis membatasi pembahasan dan pemecahan masalah pada sistem informasi akuntansi arus uang dan arus barang pada PT XYZ.
1.2.2 Problematika
Dalam sistem informasi akuntansi pada PT XYZ terdapat problematika yang dihadapi, yaitu:
1.2.2.1 Bagian Pembelian, terdiri dari:
- Terjadi keterlambatan penerimaan bahan.
- Terkadang bahan yang dibutuhkan tidak tersedia.
1.2.2.2 Bagian Produksi, terdiri dari:
- Jadual kerja (work schedule) sering tidak tepat.
- Penetapan penurunan kualitas (down grade) kurang jelas.
1.2.2.3 Bagian Persediaan, terdiri dari:
- Data persediaan kurang akurat.
- Persediaan bahan baku dan barang jadi menumpuk di gudang.
3
- Penjadualan dan pengiriman barang kurang tepat waktu.
- Sering terjadi pengembalian barang oleh Pelanggan (retur penjualan).
1.2.2.5 Bagian Penerimaan dan Pengeluaran Uang, terdiri dari:
- Penagihan dan penerimaan hasil tagihan kurang tepat waktu.
- Verifikasi dan pembayaran hutang usaha kurang efisien dan efektif.
1.2.3 Permasalahan Tesis
Adapun masalah yang menarik perhatian penulis adalah:
1. Bagaimana problematika dapat teratasi sesuai dengan pengendalian intern yang baik?
2. Bagaimana merancang sistem informasi akuntansi yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah yang dihadapi oleh perusahaan secara efisien dan efektif serta sesuai dengan pengendalian intern yang baik pada PT XYZ?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan tesis adalah:
1. Memberikan gambaran bagaimana problematika dapat teridentifikasi dengan cepat dan akurat serta memberikan solusi terbaik.
2. Memberikan gambaran mengenai rancangan sistem informasi akuntansi secara efisien dan efektif serta sesuai pengendalian intern yang baik pada PT XYZ.
1.4 Manfaat Penelitian
Penulis berharap tesis ini dapat memberikan manfaat-manfaat sebagai berikut:
1.4.1 Manfaat Praktis
Tesis ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak, yaitu:
4
Tesis ini dapat menambah wawasan pengetahuan penulis, khususnya dalam memahami, mengevaluasi serta merancang sistem informasi akuntansi dengan baik.
2. Bagi Perusahaan:
Perusahaan dapat menggunakan tesis ini sebagai salah satu bahan pertimbangan untuk merancang suatu sistem informasi akuntansi yang baik dalam rangka menyempurnakan kelemahan-kelemahan yang telah ada sebelumnya.
1.4.2 Manfaat Teoritis
Selain manfaat praktis, penulis juga mengharapkan tesis ini dapat digunakan sebagai bahan acuan atau referensi bagi:
1. Pihak-pihak yang akan melakukan penelitian mengenai hal-hal atau masalah-masalah yang tercakup dalam tesis ini.
2. Pihak-pihak yang akan meneruskan atau melakukan penelitian lebih lanjut mengenai hal-hal dan masalah-masalah yang tercakup dalam tesis ini.
1.5 Metodologi Penelitian
Dalam upaya mendapatkan data dan informasi penunjang serta teori pelengkap, penulis menggunakan metode deskriptif dan analitis, yaitu membandingkan data dan informasi dari perusahaan dengan landasan teoritis yang mempunyai hubungan dengan problematika tersebut.
Untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dalam melakukan penelitian, penulis menggunakan dua macam metodologi penelitian, yaitu:
5
Pengumpulan data dan informasi dilaksanakan dari berbagai macam literatur yang berhubungan dengan pembahasan tesis dan dengan latar belakang teoritis akan dibandingkan dengan kenyataan yang ditemukan di perusahaan.
1.5.2 Riset Lapangan (Field Research)
Pengumpulan data dilaksanakan dengan cara kunjungan langsung ke perusahaan bersangkutan dan berkomunikasi langsung dengan pejabat terkait untuk mendapatkan informasi. Riset lapangan dilakukan dengan cara :
1. Wawancara (Interview), yaitu mengadakan tanya jawab langsung kepada pihak terkait yang mempunyai kedudukan, tugas, dan wewenang dalam perusahaan.
2. Pengamatan (Observation), yaitu melakukan pengamatan langsung ke lokasi sehingga mengetahui kebenaran informasi yang didapat, terutama berkaitan dengan aktivitas operasional perusahaan.
Berikut ini disajikan kerangka penelitian pada Gambar 1.1.
7
Kerangka penulisan tesis mencakup lima bab dimana setiap bab akan dirinci lagi dalam beberapa sub bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan secara ringkas mengenai latar belakang, rumusan permasalahan, tujuan penelitian, metodologi penelitian dan kerangka penulisan yang menguraikan isi tiap-tiap bab.
BAB II : LANDASAN TEORI
Dalam bab ini diuraikan dasar-dasar teoritis yang berhubungan dengan penulisan tesis, yaitu sistem informasi akuntansi, pengendalian intern, siklus hidup pengembangan sistem, sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan, produksi, penjualan, penerimaan dan pengeluaran kas.
BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Dalam bab ini diuraikan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, produk perusahaan dan kinerja singkat perusahaan.
BAB IV : ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Bab ini membahas problematika dan memberikan solusi terbaik serta membahas perancangan yang dilakukan terhadap sistem informasi akuntansi pada PT XYZ.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini memuat kesimpulan mengenai hal-hal yang telah dibahas dan disertai beberapa saran yang diharapkan dapat bermanfaat.
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Dalam perusahaan dibutuhkan informasi yang tepat dan akurat. Hal ini penting karena informasi dapat mengarahkan dan memperlancar aktivitas perusahaan sehari-hari serta membantu dalam proses pengambilan keputusan. Informasi yang dimaksud adalah informasi akuntansi. Informasi akuntansi dihasilkan oleh suatu sistem, yang dikenal sebagai Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
SIA berguna bagi pihak intern (Direktur, Manajer dan Staf karyawan) maupun ekstern (Pemegang Saham, Investor, Kreditur, Instansi Pemerintah, Pelanggan, Pemasok, Masyarakat Umum). Diharapkan SIA dapat melindungi harta perusahaan dengan memberikan pengendalian intern yang baik sehingga kecurangan (Fraud) dan kesalahan dapat teridentifikasi.
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Untuk membahas SIA, perlu membahas terlebih dahulu pengertian akuntansi, akuntansi sebagai sistem informasi, sistem, prosedur, informasi, data, sistem informasi, sistem akuntansi dan sistem informasi akuntansi.
Pengertian Akuntansi menurut Statement No. 4 Accounting Principles Board yang dibahas oleh Nugroho Widjajanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut:
9
“Akuntansi adalah suatu aktivitas jasa. Fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan, mengenai satuan-satuan ekonomi, dan dimaksudkan untuk dipergunakan dalam pengambilan keputusan ekonomi yaitu dalam penetapan pilihan yang tepat diantara beberapa alternatif tindakan. Tujuan umum akuntansi keuangan dan laporan keuangan adalah menyediakan informasi keuangan yang andal mengenai sumber daya dan kewajiban-kewajiban ekonom dari suatu badan usaha.” (Widjajanto, 1989 : 10)
Pengertian Akuntansi sebagai Sistem Informasi dijelaskan oleh Carl S. Warren, Philip E.
Fess, James M. Reeve dalam bukunya Accounting adalah:
“Accounting may be defined as an information system that provides reports to various individuals or groups about economic activities of an organization or other entity.”
(Warren, Fess, Reeve, 1996 : 9)
Pengertian sistem dan prosedur menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi adalah:
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”
“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang.” (Mulyadi, 1997 : 6)
Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa antara sistem dan prosedur terdapat hubungan. Sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal.
Untuk mendapatkan informasi, maka diperlukan data. Menurut Raymond McLeod, Jr dalam bukunya Management Information Systems terdapat perbedaan antara data dan informasi, yaitu:
”Data consists of fact and figure that are relatively meaningless to the user. Information is processed data, or meaningful data.” (McLeod, 1998 : 15-16)
10
Sedangkan perbedaan data dan informasi menurut Zaki Baridwan dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut:
“Data dapat diartikan sebagai kumpulan karakter, fakta atau jumlah-jumlah yang merupakan masukan (input) bagi suatu sistem informasi. Biasanya data ini belum dapat digunakan sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan oleh manajemen. Informasi merupakan keluaran (output) dari suatu proses pengolahan data.” (Baridwan, 1993 : 4)
Informasi merupakan hal yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Informasi yang baik akan menghasilkan kinerja yang baik. Informasi diperoleh dari proses pengolahan data sehingga menghasilkan informasi yang berguna bagi pemakainya.
Pengertian Informasi menurut Barry E. Cushing dalam bukunya Accounting Information System and Business Organization adalah seperti berikut:
“Information refers to an output of data processing that is organized and meaningful to the person who receives it.” (Cushing, 1982 : 11)
Gordon B. Davis memberikan pengertian mengenai informasi yang dibahas Jogiyanto dalam buku Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer: Konsep Dasar dan Komponen adalah:
“Informasi adalah data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.”(Davis dalam Jogiyanto, 1988 : 24)
Sistem Informasi menurut James A. O’Brien dalam bukunya Management Information System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise adalah:
“An information system is an organized combination of people, hardware, software, communications network, and data resource that collects, transforms, and disseminates information in an organization.” (O’Brien, 1999 : 9)
11
Sedangkan pengertian Sistem Informasi menurut Barry E. Cushing dan Marshall B. Romney dalam bukunya Accounting Information Systems adalah:
“An information system is an organized means of collecting, entering, and processing data and of storing, managing, controlling, and reporting information so that an organization can achieve its objectives and goals.” (Cushing dan Romney, 1994 : 6)
Pengertian Sistem Akuntansi menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah:
“Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.” (Mulyadi, 1997 : 3)
Pengertian sistem akuntansi menurut Howard F. Stettler yang dibahas Zaki Baridwan dalam buku Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode adalah:
“Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat- alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.” (Stettler dalam Baridwan, 1993 : 4)
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut George H. Bodnar dan William S.
Hopwood dalam bukunya Accounting Information Systems adalah:
“An Accounting information system is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial data into information.” (Bodnar dan Hopwood, 1993 : 2)
2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi seperti berikut:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
12
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
(Mulyadi, 1997 : 19-20)
Menurut Joseph W. Wilkinson, tujuan utama Sistem Informasi Akuntansi dalam dunia bisnis dan pemerintahan adalah:
1. To provide information that supports decision making.
2. To provide information that supports day-to-day operations.
3. To provide information that pertains to stewardship. (Wilkinson, 1991 : 8)
Dari beberapa kutipan tersebut, maka penulis menarik kesimpulan bahwa tujuan utama sistem informasi akuntansi adalah menyediakan informasi bagi manajemen sehingga setiap sistem yang dilaksanakan dapat memenuhi harapan manajemen serta memberikan informasi yang mendukung keputusan-keputusan manajemen.
2.1.3 Elemen-Elemen Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi terbentuk dari komponen-komponen yang saling berintegrasi dan saling berhubungan satu sama lain. Dalam bukunya, Mulyadi menjelaskan bahwa:
... Setiap sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut. Seperti halnya bangunan rumah, sistem informasi memiliki komponen utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi. Komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok (disebut dengan information system building block) : masukan, model, keluaran, teknologi, basis data, dan pengendalian. (Mulyadi, 1997 : 11)
Sedangkan Sistem Informasi Akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi, sehingga Sistem Informasi Akuntansi juga mempunyai blok-blok terdiri dari:
13
1. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
2. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).
6. Blok Kendali (Controls Block)
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. (Jogiyanto, 1988 : 36-39)
2.2 Pengendalian Intern
Pada bagian ini dibahas pengertian, tujuan, elemen dan unsur-unsur dari pengendalian intern.
2.2.1 Pengertian Pengendalian Intern
Istilah pengendalian intern pertama kali didefinisikan tahun 1948 oleh The Committee On Auditing Procedures sebagai berikut:
Pengendalian intern mencakup rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan harta, mengecek kecermatan, dan keandalan dari data akuntansinya, memajukan efisiensi operasi, dan memastikan pentaatan pada kebijaksanaan yang telah ditetapkan manajemen. Definisi tersebut mungkin lebih luas daripada pengertian yang kadang-kadang diberikan untuk istilah ini. Definisi ini mengakui bahwa suatu “sistem” dengan fungsi-fungsi dari departemen akuntansi dan keuangan.
(Wilson dan Campbell, 1996 : 122)
14
Pengertian pengendalian intern dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) adalah:
Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. (IAI, 2001 : 319.2)
Pengendalian intern menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountant):
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan- ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.” (Hartadi, 1990 : 2)
2.2.2 Tujuan Pengendalian Intern
Tujuan pengendalian intern adalah memberikan keyakinan yang memadai tentang:
1. Keandalan pelaporan keuangan.
2. Efektivitas dan efisiensi operasi.
3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. (IAI, 2001 : 319.2)
Tujuan pengendalian intern ditinjau dari manajemen perusahaan sebagai berikut:
1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi, 1997 : 165)
Menurut Alvin A. Arens dan James K. Loebbecke terdapat tujuh macam tujuan pengendalian intern yang harus dipenuhi untuk mencegah kesalahan dalam jurnal dan catatan, yaitu:
1. Transaksi yang dicatat adalah absah (keabsahan).
2. Transaksi diotorisasi dengan pantas (otorisasi).
3. Transaksi yang ada telah dicatat (kelengkapan).
15
4. Transaksi dinilai dengan pantas (penilaian).
5. Transaksi diklasifikasikan dengan pantas (klasifikasi).
6. Transaksi dicatat pada waktu yang sesuai (tepat waktu).
7. Transaksi dimasukkan ke berkas induk dengan pantas dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran). (Arens dan Loebbecke, 1993 : 306-307)
2.2.3 Elemen Pengendalian Intern
Terdapat beberapa elemen pengendalian intern meliputi:
1. Lingkungan pengendalian
Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang- orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.
2. Penaksiran resiko
Penaksiran resiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko harus dikelola.
3. Aktifitas pengendalian
Adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
4. Informasi dan komunikasi
Adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
5. Pemantauan
Adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. (IAI, 2001 : 319.2)
2.2.4 Unsur-unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. (Mulyadi, 1997 : 166)
16
2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Dalam menyusun sistem informasi akuntansi yang baru maupun mengubah sistem informasi yang lama dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan System Life Cycle Development (Siklus Hidup Pengembangan Sistem). Pendekatan tersebut didasarkan pada siklus kehidupan sistem, di mana penyusunan sistem dilakukan melalui empat tahap, yaitu:
1. Tahap Analisis
2. Tahap Perancangan (design) dan pemilihan 3. Tahap Implementasi
4. Tahap Pelaksanaan sistem dan pengawasan pelaksanaan (Baridwan, 1993 : 169)
2.3.1 Tahap Analisis
Tahap ini menganalisis masalah yang dihadapi untuk memperoleh gambaran dari sistem yang sedang dipergunakan. Langkah yang dilakukan, yaitu:
1. Menentukan kebutuhan informasi.
2. Melakukan survey.
3. Menyusun cara pemenuhan kebutuhan atau cara memecahkan masalah. (Baridwan, 1993 : 173)
2.3.2 Tahap Perancangan (Design) Dan Pemilihan
Merupakan tahap penyusunan sistem informasi baru. Penyusunan sistem baru ditujukan untuk menyusun sistem yang dapat menutupi kekurangan sistem yang sedang berlaku tanpa menghilangkan prinsip pengendalian intern yang baik. Tahap ini dapat dipisahkan menjadi dua kelompok pekerjaan, yaitu:
1. Merancang sistem informasi yang baru.
2. Memilih komputer yang sesuai dengan yang dibutuhkan. (Baridwan, 1993 : 189)
Merancang sistem informasi dimulai dari merancang keluaran (output), masukan (input) dan file, prosedur-prosedur termasuk merancang bukti transaksi yang digunakan.
17
1. Merancang Pengeluaran (Output)
Dalam perancangan perlu diingat bahwa informasi yang dihasilkan harus memenuhi kebutuhan manajemen maupun kebutuhan pihak luar. Jenis informasi apa saja yang dibutuhkan telah ditentukan dalam tahap analisis sistem sehingga dalam tahap perancangan akan disusun format (bentuk) laporan, isi, berapa jumlahnya dan pendistribusiannya.
2. Merancang Masukan (Input) dan File
Input dan file disusun dalam bentuk yang lebih baik untuk memudahkan pelaksanaannya.
Perancangan input meliputi pembuatan format bukti transaksi yang digunakan. Sedangkan perancangan file dirancang susunan catatan (record) dalam tiap file yang digunakan seperti master file dan file transaksi.
3. Merancang Prosedur
Perancangan prosedur meliputi seluruh sub sistem yang ada dalam sistem informasi akuntansi. Yang dirancang yaitu prosedur dan langkah pemrosesan data.
2.3.3 Tahap Implementasi
Dalam tahap ini sistem informasi baru mulai dipasang dalam perusahaan untuk menggantikan sistem informasi lama.
2.3.4 Tahap Pelaksanaan Sistem Dan Pengawasan Pelaksanaan
Dalam tahap ini dimulai penggunaan sistem informasi baru untuk mengolah data. Selain itu, perencana melakukan pengawasan terhadap sistem baru untuk menentukan apakah sistem informasi baru mampu menutupi kelemahan sistem lama dan sejauh mana peningkatannya atas perbaikan pengendalian intern dalam sistem baru.
18
2.4 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Persediaan Berikut dibahas Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan:
2.4.1 Prosedur permintaan pembelian dan pembelian:
1. Laporan Status Persediaan yang berisi saldo masing-masing persediaan diserahkan ke Seksi Pembelian. Kadang-kadang Seksi Utang juga diberi satu lembar. Laporan ini berfungsi sebagai Permintaan Pembelian ke Seksi Pembelian untuk membeli barang-barang yang sudah mendekati jumlah minimum (minimum stock).
2. Atas dasar Laporan Status Persediaan, Seksi Pembelian membuat Order Pembelian rangkap lima.
Lembar 1 dan 2 untuk Penjual. Lembar 2 oleh Penjual akan dikembalikan ke Seksi Pembelian sebagai pemberitahuan bahwa order itu sudah diterima.
Lembar 3 untuk Seksi Utang.
Lembar 4 untuk Seksi Penerimaan.
Lembar 5 diarsipkan dalam Seksi Pembelian urut abjad nama penjual.
Order Pembelian dimasukkan ke file transaksi pembelian lewat terminal.
3. Barang diterima oleh Seksi Penerimaan. Sesudah dihitung dan diperiksa, maka dibuatkan Laporan Penerimaan Barang rangkap 4 dan didistribusikan sebagai berikut:
Lembar 1 untuk Seksi Pembelian.
Lembar 2 untuk Seksi Utang.
Lembar 3 untuk Gudang dan diserahkan bersama dengan barang.
Lembar 4 diarsipkan di Seksi Penerimaan urut nomor.
Penerimaan barang ini oleh Seksi Penerimaan dimasukkan ke file transaksi pembelian dengan menggunakan terminal yang ada di Seksi Penerimaan.
4. File transaksi pembelian diproses dengan menggunakan Program Up Date Master File Persediaan dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Persediaan yang sudah di up date, file Buku Besar yang sudah di up date, Kontrol Total dan Laporan Status Persediaan.
5. Faktur dari penjual diterima oleh Seksi Pembelian. Setelah diperiksa kebenarannya, yaitu dibandingkan dengan Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang, Seksi Pembelian menyetujui faktur itu untuk dibayar dan menyerahkannya ke Seksi Utang.
6. Seksi Utang memeriksa kebenaran faktur, membandingkannya dengan Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang, kemudian membuat Voucher rangkap 3.
Lembar 1 dan 2 untuk Seksi Pengeluaran Uang.
Lembar 3 diarsipkan di Seksi Utang urut nomor.
7. Seksi Utang memasukkan data utang ke file transaksi utang lewat terminal yang ada di Seksi Utang.
8. File transaksi utang diproses dengan Program Up Date Master File Utang dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Utang yang sudah di up date, Master File Buku Besar yang sudah di up date, Daftar Jumlah untuk Kontrol, dan Daftar Utang. Daftar Utang ini akan diserahkan ke Seksi Utang untuk digunakan sebagai referensi dalam membuat Voucher.
9. Seksi Pengeluaran Uang atas dasar Voucher akan menulis cek untuk membayar utang yang sudah jatuh tempo. Cek dan lembar kedua Voucher diserahkan pada
19
orang yang dibayar. Tanggal, jumlah dan data pengeluaran kas/ bank lainnya dimasukkan ke file transaksi kas/ bank keluar lewat terminal yang ada di Seksi Pengeluaran Uang. Voucher lembar pertama kemudian diarsipkan urut tanggal pembayaran.
10. File transaksi Kas/ Bank Keluar diproses dengan Program Up Date Master File Utang dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Utang yang sudah di up date, file Buku Besar yang sudah di up date, Daftar Jumlah untuk Pengawasan dan Daftar Kas/ Bank Keluar. Daftar Kas/ Bank Keluar ini akan diserahkan ke Seksi Pengeluaran Uang.
(Baridwan, 1993 : 218-220)
2.4.2 Prosedur penerimaan bahan dari pembelian
A clerk in the Receiving Department first counts and inspects the received goods. Then he or she keys the count and inventory item numbers into a departmental terminal, together with the related Purchase Order number listed on the packing slip. Assuming that the goods are accepted, the program prints a prenumbered Receiving Report. A copy of this report accompanies the goods to the stores department to be signed and forwarded to the Accounts Payable Department. (Wilkinson, 1991 : 568)
2.4.3 Prosedur pengeluaran bahan untuk proses produksi
Orders are dispatched to work centers to begin production operations. Then, Labor-time Data and Material Issues are entered during production operations. The stores clerk enters data concerning Materials Issues by inserting the Material Issues Cards into the stores terminal and keying in the quantities issued to a particular order. (Wilkinson, 1991 : 692)
2.4.4 Prosedur retur pembelian
In the case of a return copies of the Debit Memorandum are also sent to the Storeroom (or Receiving Department) and the Shipping Department. The goods being returned are then released to the Shipping Department, which counts the goods, notes the count on the Debit Memorandum, and ships. The Shipping Department then forwards the Debit Memorandum to the Accounts Payable Department, which performs the steps just described. (Wilkinson, 1991 : 549)
2.5 Sistem Informasi Akuntansi Produksi
Joseph W. Wilkinson dalam bukunya Accounting Information Systems menyatakan:
“The major purpose of the product conversion cycle is to facilitate the conversion of raw materials into products or finished goods.” (Wilkinson, 1991 : 663)
20
Berikut dibahas Sistem Informasi Akuntansi Produksi:
2.5.1 Prosedur perencanaan produksi
After receiving the bill of materials and the operations list, plus a materials inventory status or reorder report as prepared by inventory control, production and materials requirements planning does the following:
1. Prepares a production order and distributes copies, at the appropriate time, to production work centers and to accounting and control. A copy is also filed in the open production order file.
2. Explodes materials requirements and prepares a list to reflect the requirements, such as the list at the top of this page prepared from the order for five generators and bill of materials.
3. Refers to the materials inventory status report to determine that sufficient parts and materials are currently on hand.
4. Prepares material issue slips to request the issuance of the required materials and parts from stores.
5. Prepares move tickets to transfer the work in process from one work center to the next.
6. Enters the production order on the production schedule. Organized by calendar days
& work stations, the schedule reflects for each open production order such detail as beginning and ending times of each operation to be performed, machines to be used, and order priorities.
7. Obtain approval from the customer for the production specifications and scheduled completion date of the ordered products. This approval may be routed through order entry. Otherwise, approval may be obtained by telephone with telegram confirmation.
(Wilkinson, 1991 : 682-683)
2.5.2 Prosedur operasi produksi
“Orders are dispatched to work centers to begin production operations. Then, labor time data and material issues are entered during production operations. Each employee enters data at the completion of each operation, and the computer system time-stamps the transaction with the data and ending time. The stores clerk enters data concerning materials issues by inserting the material issues cards into the stores terminal and keying in the quantities issued to a particular order.” (Wilkinson, 1991 : 692)
Kemudian apabila selesai melakukan proses produksi, maka:
“As work is completed on each production order, the products are inspected and data concerning the results are entered into the production order record. Accepted products are transferred to the finished goods warehouse or to shipping, where data from the final move ticket are entered via a terminal….Rejected products are noted for rescheduling and moved to a hold area.” (Wilkinson, 1991 : 693-694)
21
2.6 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Berikut Sistem Informasi Akuntansi Penjualan:
1. Seksi Pesanan Penjualan menerima pesanan dari langganan, atau dapat juga pesanan itu datang dari Salesman.
2. Apabila penjualan kredit itu ditolak oleh bagian kredit, maka Seksi Pesanan Penjualan akan memberitahukan kepada langganan. Dan bila penjualan tersebut disetujui oleh Bagian Kredit, maka Seksi Pesanan Penjualan akan menulis Surat Perintah pengiriman rangkap 3.
Lembar 1 untuk Bagian Gudang.
Lembar 2 untuk Bagian Pengiriman.
Lembar 3 untuk dimasukkan ke file transaksi penjualan lewat terminal yang ada di Seksi Pesanan Penjualan. Lembar ketiga ini kemudian diarsipkan di Seksi Pesanan Penjualan urut nomor.
3. Gudang Barang Jadi menyiapkan barang dan menyerahkannya ke Seksi Pengiriman beserta lembar pertama Surat Perintah Pengiriman.
4. Seksi Pengiriman menghitung barang dari Gudang, membungkus memasukkan lembar kedua Surat Perintah Pengiriman ke dalam bungkusan barang. Barang dikirim ke pembeli.
5. Lembar kedua Surat Perintah Pengiriman digunakan sebagai dasar untuk memasukkan data pengiriman barang ke file transaksi penjualan lewat terminal yang ada di Seksi Pengiriman, kemudian lembar kedua Surat Perintah Pengiriman diarsipkan urut nomor.
6. Sesudah dilengkapi dengan tanggal pengiriman barang, transaksi penjualan diproses dengan program pembuatan faktur. Hasilnya adalah empat lembar faktur.
Empat lembar faktur didistribusikan sebagai berikut : Lembar 1 dan 2 untuk Pembeli.
Lembar 3 untuk Seksi Piutang.
Lembar 4 untuk Seksi Pesanan Penjualan.
7. Oleh Seksi Pesanan Penjualan, lembar keempat dari faktur dicocokkan dengan Surat Perintah Pengiriman yang ada di arsip. Agar mudah mencari tembusan perintah pengiriman, maka nomor Surat Perintah Pengiriman, juga dituliskan dalam Faktur.
Bila jumlah yang dikirim sesuai dengan yang dipesan, maka transaksinya selesai, tembusan faktur diarsipkan bersama dengan tembusan perintah pengiriman. Tetapi bila yang dikirim belum seluruh jumlah yang dipesan, maka Seksi Pesanan Penjualan membuat lagi perintah pengiriman untuk jumlah kekurangan (ini disebut back order).
8. File transaksi penjualan kemudian diproses lagi dengan menggunakan program Up Date Master File Piutang dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File yang sudah di up date, Buku Besar yang sudah di up date dan Daftar Jumlah untuk Pengawasan.
Jumlah-jumlah ini dicocokkan dengan jumlah kontrol yang diperoleh dari langkah ke-f di atas.
9. File transaksi penjualan beserta Master File Persediaan dan file Buku Besar diproses dengan program Up Date Master File Persediaan dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Persediaan yang sudah di up date, file Buku Besar yang sudah di up date, Laporan Status Perseediaan dan Daftar Jumlah untuk Pengawasan. Jumlah-
22
jumlah ini dicocokkan dengan jumlah kontrol yang diperoleh dalam langkah ke-h di atas. Laporan Status Persediaan diserahkan ke Seksi Pembelian yang akan menjadi dasar untuk membuat Order Pembelian bila saldo Persediaan mencapai angka minimum.
10. Setiap akhir bulan, Master File Piutang diproses dengan program Analisa Umur Piutang, hasilnya Daftar Analisa Umur Piutang diserahkan ke Seksi Kredit dan Seksi Piutang. Selain itu Master of File Piutang ini juga diproses dengan program Penyusunan Pernyataan Piutang, hasilnya merupakan Surat Pernyataan Piutang diserahkan ke Seksi Piutang untuk dikirimkan ke langganan. Pengiriman Surat Pernyataan Piutang ini dilakukan bila sudah dicocokkan dengan Daftar Analisa Umur Piutang.
11. Setiap akhir bulan, file transaksi Penjualan diproses untuk membuat Daftar Distribusi Penjualan (analisa) berdasar jenis produk, daerah penjualan dan lain-lain.
(Baridwan, 1993 : 214-216)
2.7 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Berikut Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas:
1. Kasir menerima pelunasan berbentuk uang atau cek langsung dari langganan, atau lewat bank, atau lewat surat yang diterima oleh Bagian Surat Masuk yang kemudian diserahkan ke Kasir dengan Daftar Penerimaan Uang.
2. Seksi Surat Masuk memasukkan transaksi penerimaan uang melalui terminal.
3. Kasir membuat Bukti Kas Masuk rangkap 3, lembar 1 dan 2 diserahkan ke Langganan, lembar ketiga digunakan sebagai dasar untuk memasukkan transaksi penerimaan ke file lewat terminal. Lembar ketiga Bukti Kas/ Bank Masuk ini oleh Kasir kemudian diarsipkan urut nomor.
4. File transaksi uang masuk diproses dengan program Up Date Master File Piutang dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Piutang yang sudah di up date, file Buku Besar yang sudah di up date, Daftar Jumlah untuk control dan Daftar Penerimaan Uang.
5. Daftar Penerimaan Uang diserahkan ke Seksi Audit Intern.
6. Laporan Bank setiap periode diserahkan ke Seksi Audit Intern sebagai dasar untuk menyusun Laporan Rekonsiliasi Bank. (Baridwan, 1993 : 216)
Berikut Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas, yang terbagi menjadi:
2.7.1 Pengeluaran Kas Dengan Cek Terbagi menjadi dua sistem, yaitu:
1. Tidak Memerlukan Permintaan Cek
23
Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian, sistem akuntansi pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung, seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok di tangan Bagian Utang. Dalam voucher system Bagian Utang membuat bukti kas keluar (voucher) atas dasar dokumen pendukung tersebut.
Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada Bagian Kasa untuk membuat cek. Atas dasar bukti kas keluar tersebut, Bagian Kasa mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas cek dari pejabat yang berwenang, dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kreditur. Dengan demikian, pengeluaran cek untuk pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian tidak memerlukan dokumen permintaan cek, karena Bagian Utang menerima berbagai dokumen yang diperlukan untuk pembuatan bukti kas keluar dari sistem akuntansi pembelian, sehingga pembuatan bukti kas keluar (sebagai perintah pengeluaran kas) dapat secara otomatis dilakukan oleh Bagian Utang berdasarkan dokumen-dokumen yang terkumpul di tangannya. (Mulyadi, 1997 : 517) 2. Memerlukan Permintaan Cek
Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi selain dari transaksi pembelian, dokumen- dokumen pendukung seperti kontrak-kontrak pembelian jasa berada di tangan fungsi yang memerlukan jasa tersebut. Sebagai contoh Departemen Pemasaran memerlukan jasa konsultan dari sebuah kantor konsultan pemasaran. Kontrak pembelian jasa konsultan ini tidak ditangani melalui sistem akuntansi pembelian, namun ditangani oleh Departemen Pemasaran dan tembusan kontrak disimpan oleh Bagian Utang. Pembayaran jasa seperti ini biasanya dilakukan bertahap sesuai dengan tahapan penyerahan jasa oleh konsultan kepada perusahaan. Setiap tahap pembayaran jasa tersebut, Departemen Pemasaran mengajukan permintaan cek kepada Bagian Utang. Berdasarkan permintaan ini dan pengecekan tembusan kontrak yang dimilikinya, Bagian Utang membuat bukti kas keluar (voucher).
Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada Bagian Kasa untuk membuat cek. Atas dasar bukti kas keluar tersebut, Bagian Kasa mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas cek dari pejabat yang berwenang, dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kantor konsultan pemasaran tersebut. Dengan demikian, pengeluaran cek untuk pembayaran pembelian jasa yang tidak dilaksanakan melalui sistem akuntansi pembelian memerlukan dokumen permintaan cek, karena Bagian Utang tidak menerima berbagai dokumen yang diperlukan untuk pembuatan bukti kas keluar, sehingga pembuatan bukti kas keluar (sebagai perintah pengeluaran kas) tidak dapat secara otomatis dilakukan oleh Bagian Utang berdasarkan dokumen-dokumen yang terkumpul di tangannya.
Pembuatan bukti kas keluar oleh Bagian Utang dilakukan berdasarkan permintaan cek yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. (Mulyadi, 1997 ; 517-518)
2.7.2 Pengeluaran Kas Dengan Uang Tunai Melalui Dana Kas Kecil Terdapat dua sistem dana kas kecil, yaitu:
1. Fluctuating Fund System (Saldo Dana Berubah) 2. Imprest Fund System (Saldo Dana Tetap).
24
Sedangkan prosedur terkait dengan pengelolaan dana kas kecil meliputi : 1. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil.
2. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil.
3. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil. (Mulyadi, 1997 : 537-542)
25
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT XYZ didirikan tahun 1980 dan merupakan pelopor industri kemasan plastik film di
Indonesia. Perusahaan didirikan dalam rangka Undang-undang No.6 tahun 1968 dan UU No.12 tahun 1970 tentang Penanaman Modal Dalam Negeri berdasarkan Akta No.108
tanggal 7 Maret 1980 dari Ridwan Suselo, S.H., notaris di Jakarta. Persetujuan Menteri Kehakiman Republik Indonesia telah diperoleh pada tanggal 25 September 1981 dengan Surat Keputusan No.Y.A.5/406/9 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.27 dan Tambahan No.391 tanggal 2 April 1982.
Anggaran Dasar telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan akta No.3 tanggal 2 Oktober 2003 dan No.20 tanggal 10 November 2003 dari Fathiah Helmi, S.H., notaris di Jakarta, berkaitan dengan peningkatan modal dasar, modal ditempatkan dan disetor penuh. Akta perubahan telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.C-23681 HT.01.04.TH.2003 tanggal 6 Oktober 2003 dan No.C-27759 HT.01.04.TH.2003 tanggal 19 November 2003.
Perusahaan berlokasi di Jl. Pahlawan, Karang Asem Barat, Citeureup, Cibinong, Bogor 16810 dan memiliki jumlah karyawan sebanyak 799 orang (2003 : 777 orang). Sedangkan produksi komersial perusahaan dimulai tahun 1982.
26
Berdasarkan surat Izin dari Menteri Keuangan Republik Indonesia No.C2-9054 HT.01.04.Th92 tanggal 4 November 1992 dan Surat Pernyataan Efektif dari Ketua Badan Pengawas Pasar Modal (“BAPEPAM”) No.S-/854/PM/1992 tanggal 16 November 1992, perusahaan menawarkan 16.000.000 saham kepada masyarakat.
Perusahaan melaksanakan penawaran umum terbatas pertama atas sejumlah 12.000.000 saham yang disetujui dengan Surat Keputusan Ketua BAPEPAM No.S.220/PM/1994 tanggal 7 Februari 1994. Perusahaan mencatatkan seluruh sahamnya di Bursa Efek Jakarta.
Tahun 1989 perusahaan meningkatkan kapasitas produksi dengan mendirikan pabrik di Malaysia. Tahun 1991 mendirikan perusahaan di Amerika Serikat dan Hongkong yang bergerak dalam bidang perdagangan dan pemasaran produk-produk film.
3.2 Struktur Organisasi
Pada dasarnya struktur organisasi adalah hubungan timbal balik antar personil dalam menjalankan tugasnya. Dengan kata lain, struktur organisasi memfokuskan pembagian kegiatan kerja (job description) dan mewujudkan tingkat spesifikasi kegiatan kerja.
Dalam organisasi perusahaan diwajibkan tercipta kerjasama (teamwork) baik antara pimpinan dan bawahan. Hal ini untuk mencapai tujuan perusahaan (company’s goal).
Dengan kerjasama baik dan pembagian tugas yang efisien dan efektif diharapkan dapat meningkatkan hasil produksi, penjualan dan meningkatkan keuntungan.
