Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU, dan saran Penulis bagi bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. 2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.
B. Kegiatan Yang Dilaksanakan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 dan Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat di lihat pada Gambar 2.2 .
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua dan Sekretaris Departemen Unit Penunjang Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Lab/ Studio/ Bengkel
Gambar 2.2 Struktur Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
Dekan :
Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec NIP. 19550810 198303 1 004
Pembantu Dekan I : Fahmi Nasution, SE, M.Acc,Ak
NIP. 19750408 200212 1 002
Pembantu Dekan II: Drs. H. Arifin Lubis, MM,Ak
NIP. 19560101 198203 1 005
Pembantu Dekan III: Ami Dilham, SE, Msi
NIP. 19670607 199303 1 002
KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Kasubbag Pendidikan Hj. Fepty Aniar, SE
Kasubbag Keuangan dan Umum Eka Juliani,SE Kasubbag Kemahasiswaan Zailiana, S.Sos Anggota Kasnawati, SE Djumono Suprapto Heri Santoso Kasubbag Kepegawaian Kasubbag Perlengkapan M. Simba Sembiring, SE, MSi
D. Job Description
Karena penelitian hanya pada bagian kepegawaian, maka job desciption hanya di uraikan sesuai dengan Gambar 2.2, yaitu struktur organisasi yang dibawahi Pembantu Dekan II.
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah Peraturan Perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
a. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 3. Melakukan urusan mutasi pegawai.
4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
5. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Prosedur Kerja Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat sebagai berikut:
1. Proses Surat Menyurat
a. Mencatat surat masuk dari pimpinan b. Arsip
2. Proses DP3 Dosen dan Pegawai
a. Pengonsepan DP3 masing-masing Departemen
b. Konsep dikirim ke Departemen, setelah diisi (acc) lalu diketik c. Disetujui pimpinan
d. Arsip
3. Proses Pembuatan KP4 Dosen dan Pegawai
a. Memberikan formulir KP4 ke setiap Dosen dan Pegawai b. Formulir diisi (ditanda tangani) langsung diketik
c. Disetujui pimpinan d. Arsip
4. Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai
a. Menerima berkas dosen & pegawai yang naik pangkat b. Penelitian berkas (berkas diperiksa)
c. Pengetikan berkas apabila berkas kurang diinformasikan kepada yang bersangkutan
d. Rapat pimpinan
e. Pengetikan usul kenaikan pangkat f. Disetujui pimpinan
g. Dikirim ke Rektor
h. Menerima SK Fungsional/Naik Pangkat dari Rektor i. Menerima SK naik pangkat Pegawai
j. Foto copy SK
k. Menyerahkan SK ke PDG/Bendaharawan Gaji l. Arsip
5. Proses Absensi Pegawai
a. Pengetikan daftar hadir pegawai setiap bulannya
b. Pengetikan daftar hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro c. Arsip
6. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap a. Menerima berkas
b. Pengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun
c. Disetujui Pimpinan d. Dikirim ke Rektor
e. Menerima SK Rektor pegawai tidak tetap f. Arsip
7. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen & Pegawai a. Pengetikan gaji berkala setiap bulan
b. Disetujui pimpinan
c. Diserahkan ke PDG/Bendaharawan gaji d. Rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai
e. Pengurusan pensiun dosen dan pegawai f. Arsip
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai organisasi juga berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Untuk mewujudkan itu semua membutuhkan motivasi kerja yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Dalam mencapai hasil yang maksimal Kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Disamping itu melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar yang memberikan manfaat kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah memproses urusan mutasi pegawai, memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat
keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin cuti dosen dan pegawai.
F. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran
2010/2011.
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2010/2011.
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana kegiatan Tahun Ajaran 2010/2011 pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Peningkatan Silabus dan metode serta alat yang digunakan dalam penyelesaian pekerjaan.
b. Melakukan inovasi database dosen dan pegawai sehingga menjadi terprogram.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian arsip
Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian, menurut Undang-Undang tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu sebagai berikut :
1. Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
2. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Jadi, arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan
administrasi lainnya, sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di arsip nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip-arsip dinamis dari berbagai kantor.
Menurut Wursanto (1991 : 11) dalam bahasa Inggris arsip statis disebut archieves, sedangkan arsip dinamis disebut record. Dua istilah tersebut sering disebut arsip dalam bahasa Indonesia, yang dalam bahasa Belanda disebut Archief atau archives sehingga record management diterjemahkan menjadi tata kearsipan atau manajemen kearsipan.
Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau terekam baik dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu yang digunakan sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kartu (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman disket), kertas foto kopi dan lain-lain (Wursanto, 2004 : 19).
C. Pengorganisasian dan Penataan Arsip 1. Pengorganisasian Arsip
Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip, karena pekerjaan administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran. Dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.
Menurut Saiman (2002 : 104) di dalam kegiatan pengorganisasian arsip sering disebut file aktif dan file inaktif yang mempunyai arti sebagai berikut :
a. File aktif yaitu file (tempat arsip) yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari.
b. File inaktif yaitu file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam pekerjaan.
Kriteria untuk menentukan nilai suatu arsip tergantung pada kantor masing-masing. Kriteria penilaian yang umum yang dapat dipergunakan adalah ALFRED (Sutarto, 2004 : 33), yang merupakan singkatan dari Administrative value (nilai administrasi), Legal value (nilai hukum), Financial value (nilai keuangan), Research value (nilai penelitian), Educational value (nilai pendidikan), dan Documentary value (nilai dokumentasi).
Menurut Sedarmayanti (2003 : 21-22), asas pengorganisasian pengelolaan arsip terbagi atas :
a. Asas Sentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu tempat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan masing-masing unit tidak bayak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
b. Asas Desentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang dilakukan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi
yang besar atau kompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.
c. Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dengan Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi atau Desentralisasi.
Pelaksanaan Sistem Kearsipan yang menyangkut pengorganisasian arsip yang dilaksanakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah asas gabungan antara asas Sentralisasi dengan asas Desentralisasi dimana arsip disimpan di tempat penyimpanan arsip tetapi tetap mendapat pengawasan dari atasan. Dari kondisi ini, pelaksanaan pengorganisasian arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan relatif baik.
2. Penataan Arsip
Menurut Sulaiman, (1999 : 30), penataan arsip adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali dengan cepat. Dengan kegiatan ini pengendalian arsip baik secara fisik maupun informasi dapat dilakukan secara optimal.
Dalam sistem panataan arsip, yang perlu mendapat perhatian bukan hanya pada sistem yang baik dan tepat saja, tetapi yang paling penting adalah pengelolaannya (manajemen). Meskipun sistem yang dipergunakan baik, apabila manajemennya lemah, maka sistem yang telah ditentukan tidak akan ada artinya.
Penataan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan. Sistem penataan arsip yang digunakan oleh masing-masing organisasi pencipta arsip tentu saja berbeda-beda. Hal ini dikarenakan :
a. Tujuan masing-masing organisasi berbeda-beda, yang mengkibatkan perbedaan jenis kegiatan.
b. Jenis peralatan yang digunakan tidak sama.
c. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan dari masing-masing organisasi. d. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.
e. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik apabila diterapkan pada organisasi lain.
Menurut Sunarto (2006 : 61-62), di dalam kearsipan dikenal 5 (lima) macam sistem penataan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip yaitu :
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang pada umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z
dengan berpedoman pada peraturan mengindeks biasanya berkas disusun berdasarkan nama orang, nama pokok soal, atau nama wilayah yang tercantum di dalam warkat.
b. Sistem Masalah (Subject Filling System)
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.
c. Sistem Nomor (Numerical Filling System)
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
d. Sistem Tanggal (Cronological Filling System)
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik jika berpedoman pada cap datangnya surat). Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan pada bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut.
e. Sistem Wilayah (Geographical Filling System)
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu.
Pelaksanaan sistem kearsipan yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah penataan arsip yang bersifat korespondensi
menggunakan sistem Pokok Masalah (Subject Filling System) kemudian mengurutkannya dengan sistem Abjad (Alphabetical Filling System) sebagai dasar penataan yang disimpan di dalam lemari arsip. Dari kondisi ini, pelaksanaan sistem kearsipan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU sudah relatif baik. Hal ini di lihat dari penataan arsip yang relatif baik yang memudahkan pegawai menemukan arsip.
C. Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip 1. Pemeliharaan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003 : 100-111), yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan sebagai berikut :
a. Pengaturan Ruangan
Pengatur ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sedemikian rupa dan memenuhi ketentuan :
1. Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab. Dijaga agar tetap kering dengan suhu udara dalam ruangan berkisar antara 650-750F, dengan kelembaban udara sekitar 50-65%.
2. Ruangan harus terang, sebaiknya menggunakan penerangan alam yaitu sinar matahari yang tidak langsung.
3. Ruangan diberi ventilasi yang merata.
5. Ruang/lokasi penyimpanan arsip sebaiknya bebas dari tempat-tempat industri sebab polusi berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
6. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain.
7. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya.
b. Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara langsung agar ada udara di antara berkas yang disimpan. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain : rak arsip dan almari arsip (Wursanto, 1991 : 224-226).
1. Rak Arsip
Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Keuntungan penyimpanan arsip dengan menggunakan rak adalah arsip-arsip tidak mudah lembab karena selalu berhubungan dengan udara luar, sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak. Sedangkan kelemahan penggunaan rak arsip adalah arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu. Apabila tidak rajin dibersihkan, debu-debu tersebut akan menumpuk pada kertas arsip dan dapat mempercepat proses kerusakan arsip.
2. Almari Arsip
Almari merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Hal ini akan mengakibatkan arsip-arsip di dalam almari mudah lembab. Akan tetapi arsip-arsip tidak mudah kotor oleh debu-debu.
c. Penggunaan Bahan-Bahan Pencegah Rusaknya Arsip
Salah satu cara yang dilakukan untuk mencegah rusaknya arsip adalah dengan meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.
d. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud adalah kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip. Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan/perusak kertas arsip serta menjaga kebersihan arsip dari noda, debu, serangga dan karat.
Tujuan Pemeliharaan Arsip :
a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap petugas arsip yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip sudah tersimpan pada tempat seharusnya.
b. Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
Pelaksanaan sistem kearsipan mengenai pemeliharaan arsip yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah arsip disimpan di dalam almari arsip yang berada di ruangan kerja pagawai kearsipan itu sendiri. Hal ini berguna untuk efisiensi kerja dalam hal pencarian dan penemuan kembali