Pelaksanaan Sistem Kearsipan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU

TUGAS AKHIR

PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN

KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU

Oleh :

SRI LASTRI SITOMPUL 082103076

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

NAMA : SRI LASTRI SITOMPUL

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NIM : 082103076

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN

DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU

Medan, Desember 2010 Menyetujui,

Dosen Pembimbing

NAMA : SRI LASTRI SITOMPUL

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NIM : 082103076

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN

DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU

Tanggal: …... 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(

NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

Tanggal: ... 2010 D e k a n

(

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa atas kasih dan anugrah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan baik. Penulis skripsi minor ini merupakan kewajiban untuk menyelesaikan perkuliahan di Fakultas Ekonomi Program Diploma III Departemen Kesekretariatan dan sebagai satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun judul tugas akhir ini adalah “PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU”. Dimana dalam uraian teoritis digunakan bahan referensi dari daftar pustaka yang ada. Dan data yang diperoleh Penulis melalui wawancara dengan para pegawai di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi minor ini memiliki kekurangan, baik segi isi maupun redaksi. Untuk itu, dengan kerendahan hati penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya dan mengharapkan saran serta kritik yang membangun demi perbaikan kedepannya.

Penyelesaian skripsi minor ini dapat terlaksana berkat motivasi, bantuan, dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

4. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra, Komariah Pandia, MSi selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada Penulis dalam penulisan tugas akhir ini.

6. Ibu Kasnawati, SE pada Bagian Kepegawaian selaku Mentor magang Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak Fadli, SE, MSi selaku dosen Penasehat Akademik.

8. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

9. Teristimewa untuk kedua Orang Tua Penulis S.Sitompul (Ayahanda) dan H.Sihombing (Ibunda) yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan meteril serta limpahan kasih sayang dan doa yang tidak ternilai mulai dari Penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

11.Khusus buat Franky Morissa Sitinjak yang banyak memotivasi dan menjadi sumber inspirasi Penulis.

12.Buat Kartika Situmeang, Andre Sihaloho, Barry, Alex, Debora, Amelia, Maria dan Trie Kartika yang telah mendukung Penulis dan memberi semangat buat Penulis dalam menyelasaikan skripsi minor ini.

13.Teman-teman seperjuangan selama magang Group 8 : Yenny Oktina Sihombing, Wita Nasution, Ratna Kusuma Ningrum, Winda Wulandari Sepuluh minggu kita lewati bersama, banyak cerita suka dan duka yang kita hadapi. Penulis akan selalu mengenang saat-saat bersama kalian itu.

14.Sahabat-sahabat terbaikku mulai dari pengACCan judu l Eva Susanti, Flora Lumban Gaol, Ariny Fauziah, Lani Regina, Ripa Lestari, Dinar yang selalu setia membantu disaat Penulis menghadapi berbagai berbagai kesulitan.

15.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008. Elvi Nuari, Pebrina, Evida Rosa, Suryani, Marsella DS, Grace Natalia Gultom, Ade Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

16.Buat teman-teman GMKI FEDITA USU ( Johannes, Afdunand, Stenly, Eva, Lambas, Prawiro, Andi Simanjuntak, K’Lisbeth,K’Rosna, K’Rosa dan K’Rumata ) yang selalu memotivasi Penulis.

18.Buat abang kos dan adek kos yang selalu mendukung Penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini.

19.Buat semua pihak yang telah banyak membantu Penulis dalam suka maupun duka yang tidak dapat disebutkan satu persatu, thanks a lot!

Akhir kata, tinggilah Iman kita, tnggilah Ilmu kita dan tinggilah Pengabdian kita. Ut Omnes Unum Sint.

Syaloom

Medan, 10 Desember 2010 Penulis,

DAFTAR ISI

B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip ... 21

C. Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip ... 26

D. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ... 33

E. Pengertian Efisiensi ... 36

F. Pengaruh Sistem Arsip Terhadap Efisiensi Kerja ... 41

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 43

A. Kesimpulan ... 43

B. Saran ... 44

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1. Gambar 2.1 ……… 12

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini menimbulkan pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintahan maupun swasta. Keduanya sangat memerlukan informasi dengan cepat, tepat dan dapat dipercaya agar dapat mendukung pelaksanaan aktivitasnya.

Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan menjadi arsip yang diolah dan diatur pada suatu unit kerja yang dikenal dengan unit kearsipan. Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan dan pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengelolaan terhadap arsip-arsip yang berasal dari unit pengolah (Wursanto, 1991 : 216).

pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggung jawaban dengan setepat-tepatnya.

Menurut Gie (2001 : 217-218), arsip dapat dirumuskan sebagai warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan. Arsip yang disimpan dengan tertib dan teratur akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi yang dibutuhkan baik oleh individu maupun kelompok organisasi sehingga dapat membantu semua pihak dalam rangka melancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Meskipun sistem kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting, namun pada prakteknya masih banyak organisasi atau instansi yang tidak melakukan penataan arsip dengan baik, sehingga arsip mudah rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Oleh karena kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang disajikan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan, maka dari itu masalah-masalah mengenai arsip perlu dipahami sebaik mungkin.

efektif dan efisien. Di katakan efisien apabila suatu yang di butuhkan sesuai yang diharapkan dengan cepat dan tepat.

Bagian kepegawaian di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah salah satu unit kerja yang mempunyai kewenangan untuk melaksanakan usaha-usaha penyediaan data dan informasi yang berkaitan dengan kepegawaian atau kepangkatan yang dibutuhkan oleh dosen dan pegawai-pegawai di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Data dan informasi mengenai kepegawaian atau kepangkatan tersebut harus benar-benar dikelola dengan baik oleh pegawai kearsipan di bagian kepegawaian sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja pegawai.Bagian kepegawaian tersebut merupakan salah satu unit pendukung seluruh kegiatan akademik dalam pelayanan data dan informasi kepegawaian atau kepangkatan, guna pengambilan keputusan terhadap rencana yang akan datang.

Dengan alasan tersebut di atas, timbul keinginan Penulis untuk memilih

judul “PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

B. Perumusan Masalah

Membahas pengelolaan kearsipan secara keseluruhan merupakan hal yang sangat luas cakupannya. Oleh karena itu, Penulis merasa perlu untuk membatasi pokok permasalahan.

Berdasarkan latar belakang yang telah dibicarakan, maka masalah yang menjadi perhatian utama dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah : bagaimana pelaksanaan sistem kearsipan dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU ?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian yang dilakukan di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU Medan adalah : untuk mengetahui pelaksanaan sistem kearsipan yang dilaksanakan di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diambil dari hasil penelitian di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

1. Bagi Penulis

Dapat menambah dan memperluas wawasan tentang Sistem Kearsipan secara nyata (aplikasinya dalam pekerjaan).

2. Bagi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU

3. Bagi Peneliti Lain

Bermanfaat sebagai bahan masukan dan referensi terhadap obek yang sama.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Tugas Akhir

No. Kegiatan 1. Penyusunan Draft

Tugas Akhir 2. Pengumpulan Data

3. Penyusunan Laporan Tugas Akhir

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang pengorganisasian, pengelolaan, pemeliharaan, perawatan, pengamanan, penyusutan dan pemusnahan arsip. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. 2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Kegiatan Yang Dilaksanakan

berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Gambar 2.2 Struktur Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU

Dekan :

Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec NIP. 19550810 198303 1 004

Pembantu Dekan I : Fahmi Nasution, SE, M.Acc,Ak

NIP. 19750408 200212 1 002

Pembantu Dekan II: Drs. H. Arifin Lubis, MM,Ak

NIP. 19560101 198203 1 005

Pembantu Dekan III: Ami Dilham, SE, Msi

NIP. 19670607 199303 1 002

KEPALA BAGIAN

TATA USAHA

Kasubbag Pendidikan

Hj. Fepty Aniar, SE

Kasubbag Keuangan dan Umum

M. Simba Sembiring, SE, MSi

D. Job Description

Karena penelitian hanya pada bagian kepegawaian, maka job desciption hanya di uraikan sesuai dengan Gambar 2.2, yaitu struktur organisasi yang dibawahi Pembantu Dekan II.

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah Peraturan Perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

a. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 3. Melakukan urusan mutasi pegawai.

4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

5. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

Prosedur Kerja Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat sebagai berikut:

1. Proses Surat Menyurat

a. Mencatat surat masuk dari pimpinan b. Arsip

2. Proses DP3 Dosen dan Pegawai

a. Pengonsepan DP3 masing-masing Departemen

b. Konsep dikirim ke Departemen, setelah diisi (acc) lalu diketik c. Disetujui pimpinan

d. Arsip

3. Proses Pembuatan KP4 Dosen dan Pegawai

a. Memberikan formulir KP4 ke setiap Dosen dan Pegawai b. Formulir diisi (ditanda tangani) langsung diketik

c. Disetujui pimpinan d. Arsip

4. Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai

a. Menerima berkas dosen & pegawai yang naik pangkat b. Penelitian berkas (berkas diperiksa)

c. Pengetikan berkas apabila berkas kurang diinformasikan kepada yang bersangkutan

d. Rapat pimpinan

g. Dikirim ke Rektor

h. Menerima SK Fungsional/Naik Pangkat dari Rektor i. Menerima SK naik pangkat Pegawai

j. Foto copy SK

k. Menyerahkan SK ke PDG/Bendaharawan Gaji l. Arsip

5. Proses Absensi Pegawai

a. Pengetikan daftar hadir pegawai setiap bulannya

b. Pengetikan daftar hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro c. Arsip

6. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap a. Menerima berkas

b. Pengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun

c. Disetujui Pimpinan d. Dikirim ke Rektor

e. Menerima SK Rektor pegawai tidak tetap f. Arsip

7. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen & Pegawai a. Pengetikan gaji berkala setiap bulan

b. Disetujui pimpinan

e. Pengurusan pensiun dosen dan pegawai f. Arsip

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai organisasi juga berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Untuk mewujudkan itu semua membutuhkan motivasi kerja yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Dalam mencapai hasil yang maksimal Kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Disamping itu melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar yang memberikan manfaat kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin cuti dosen dan pegawai.

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran

2010/2011.

b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2010/2011.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana kegiatan Tahun Ajaran 2010/2011 pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Peningkatan Silabus dan metode serta alat yang digunakan dalam penyelesaian pekerjaan.

b. Melakukan inovasi database dosen dan pegawai sehingga menjadi terprogram.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian arsip

Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan.

Dengan demikian, menurut Undang-Undang tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu sebagai berikut :

1. Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

2. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

administrasi lainnya, sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di arsip nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip-arsip dinamis dari berbagai kantor.

Menurut Wursanto (1991 : 11) dalam bahasa Inggris arsip statis disebut archieves, sedangkan arsip dinamis disebut record. Dua istilah tersebut sering

disebut arsip dalam bahasa Indonesia, yang dalam bahasa Belanda disebut Archief atau archives sehingga record management diterjemahkan menjadi tata kearsipan atau manajemen kearsipan.

Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau terekam baik dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu yang digunakan sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kartu (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman disket), kertas foto kopi dan lain-lain (Wursanto, 2004 : 19).

C. Pengorganisasian dan Penataan Arsip 1. Pengorganisasian Arsip

Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip, karena pekerjaan administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran. Dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.

a. File aktif yaitu file (tempat arsip) yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari.

b. File inaktif yaitu file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam pekerjaan.

Kriteria untuk menentukan nilai suatu arsip tergantung pada kantor masing-masing. Kriteria penilaian yang umum yang dapat dipergunakan adalah ALFRED (Sutarto, 2004 : 33), yang merupakan singkatan dari Administrative value (nilai administrasi), Legal value (nilai hukum), Financial value (nilai keuangan), Research value (nilai penelitian), Educational value (nilai pendidikan), dan

Documentary value (nilai dokumentasi).

Menurut Sedarmayanti (2003 : 21-22), asas pengorganisasian pengelolaan arsip terbagi atas :

a. Asas Sentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu tempat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan masing-masing unit tidak bayak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.

b. Asas Desentralisasi

yang besar atau kompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.

c. Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dengan Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi atau Desentralisasi.

Pelaksanaan Sistem Kearsipan yang menyangkut pengorganisasian arsip yang dilaksanakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah asas gabungan antara asas Sentralisasi dengan asas Desentralisasi dimana arsip disimpan di tempat penyimpanan arsip tetapi tetap mendapat pengawasan dari atasan. Dari kondisi ini, pelaksanaan pengorganisasian arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan relatif baik.

2. Penataan Arsip

Menurut Sulaiman, (1999 : 30), penataan arsip adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali dengan cepat. Dengan kegiatan ini pengendalian arsip baik secara fisik maupun informasi dapat dilakukan secara optimal.

Penataan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :

a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan. Sistem penataan arsip yang digunakan oleh masing-masing organisasi pencipta arsip tentu saja berbeda-beda. Hal ini dikarenakan :

a. Tujuan masing-masing organisasi berbeda-beda, yang mengkibatkan perbedaan jenis kegiatan.

b. Jenis peralatan yang digunakan tidak sama.

c. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan dari masing-masing organisasi. d. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.

e. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik apabila diterapkan pada organisasi lain.

Menurut Sunarto (2006 : 61-62), di dalam kearsipan dikenal 5 (lima) macam sistem penataan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip yaitu :

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

dengan berpedoman pada peraturan mengindeks biasanya berkas disusun berdasarkan nama orang, nama pokok soal, atau nama wilayah yang tercantum di dalam warkat.

b. Sistem Masalah (Subject Filling System)

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.

c. Sistem Nomor (Numerical Filling System)

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.

d. Sistem Tanggal (Cronological Filling System)

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik jika berpedoman pada cap datangnya surat). Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan pada bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut.

e. Sistem Wilayah (Geographical Filling System)

Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu.

menggunakan sistem Pokok Masalah (Subject Filling System) kemudian mengurutkannya dengan sistem Abjad (Alphabetical Filling System) sebagai dasar penataan yang disimpan di dalam lemari arsip. Dari kondisi ini, pelaksanaan sistem kearsipan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU sudah relatif baik. Hal ini di lihat dari penataan arsip yang relatif baik yang memudahkan pegawai menemukan arsip.

C. Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip 1. Pemeliharaan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003 : 100-111), yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan sebagai berikut :

a. Pengaturan Ruangan

Pengatur ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sedemikian rupa dan memenuhi ketentuan :

1. Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab. Dijaga agar tetap kering dengan suhu udara dalam ruangan berkisar antara 650-750F, dengan kelembaban udara sekitar 50-65%.

2. Ruangan harus terang, sebaiknya menggunakan penerangan alam yaitu sinar matahari yang tidak langsung.

3. Ruangan diberi ventilasi yang merata.

5. Ruang/lokasi penyimpanan arsip sebaiknya bebas dari tempat-tempat industri sebab polusi berbahaya bagi kertas-kertas arsip.

6. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain.

7. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya.

b. Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara langsung agar ada udara di antara berkas yang disimpan. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain : rak arsip dan almari arsip (Wursanto, 1991 : 224-226).

1. Rak Arsip

Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Keuntungan penyimpanan arsip dengan menggunakan rak adalah arsip-arsip tidak mudah lembab karena selalu berhubungan dengan udara luar, sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak. Sedangkan kelemahan penggunaan rak arsip adalah arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu. Apabila tidak rajin dibersihkan, debu-debu tersebut akan menumpuk pada kertas arsip dan dapat mempercepat proses kerusakan arsip.

2. Almari Arsip

c. Penggunaan Bahan-Bahan Pencegah Rusaknya Arsip

Salah satu cara yang dilakukan untuk mencegah rusaknya arsip adalah dengan meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.

d. Kebersihan

Kebersihan yang dimaksud adalah kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip. Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan/perusak kertas arsip serta menjaga kebersihan arsip dari noda, debu, serangga dan karat.

Tujuan Pemeliharaan Arsip :

a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap petugas arsip yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip sudah tersimpan pada tempat seharusnya.

b. Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.

pengamanan. Ruangan tempat penyimpanan arsip juga diberi ventilasi dan pencahayaan yang cukup, suhu/temperatur dan kelembaban udara yang selalu terjaga karena dilengkapi alat pendingin ruangan (AC), dan dengan memberi kapur barus untuk merawat keaslian arsip. Arsip yang disimpan selalu terjaga dari segala sumber kerusakan baik yang bersifat biologis (serangga dan sebagainya), kimiawi (pencemaran udara), maupun fisik. Dengan demikian, pelaksanaan pemeliharaan arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU relatif baik dikarenakan sudah memadainya prasarana untuk pemeliharaan arsip bila dilihat dari teori-teori yang melandasi perawatan arsip yang baik.

2. Perawatan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003 : 112), perawatan arsip adalah langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang dilakukan yang bertujuan untuk mencegah dan menyelamatkan arsip. Bermacam-macam cara untuk mencegah rusaknya arsip antara lain dengan cara :

a. Penggunan Air Condition (AC)

Perlu digunakan AC dalam ruangan penyimpanan, sehingga kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.

b. Fumigasi

Fumigasi yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/membasmi

serangga atau bakteri. Fumigasi dapat dilakukan dengan empat cara yaitu : 1. fumigasi untuk seluruh gudang

3. fumigasi untuk beberapa bundel arsip 4. fumigasi rutin

c. Restorasi Arsip

Restorasi arsip yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi arsip ada dua cara yaitu :

1. Tradisional, yaitu dengan cara melapiskan kertas handmade dan chiffon. 2. Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip di antara dua lembar

plastik. d. Microfilm

Microfilm yaitu suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam

ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Ini adalah salah satu cara yang digunakan untuk mencegah rusaknya arsip.

Pelaksanaan sistem kearsipan yang menyangkut perawatan arsip yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah dengan pengaturan suhu/temperatur udara dan kelembaban yang ideal, dan melakukan upaya laminasi terhadap arsip yang rusak. Dari kondisi ini, pelaksanaan perawatan arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi relatif baik.

3. Pengamanan Arsip

kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasi dan pengamanan arsip dari segi fisik.

Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 11, pangamanan arsip dari segi informasi yaitu :

1) Barang siapa yang dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.

2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.

3) Tindak pidana yang termasuk dalam ayat (1) dan (2) Pasal ini adalah kejahatan.

Menurut Sedarmayanti (2003 : 109-110), pengamanan arsip dari segi fisik harus aman dari kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan eksternal.

a. Faktor Internal

Faktor internal terdiri dari kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas.

b. Faktor Eksternal

Pelaksanaan sistem kearsipan mengenai sistem pengamanan arsip yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dari segi kerusakan adalah dengan menjaga kelembaban udara, menghindari sinar matahari langsung, serta menjaga kebersihan arsip dengan cara menyimpan arsip pada tempat penyimpanan yang khusus (sejenis brankas). Sedangkan keamanan arsip secara khusus dengan penggunaan teknologi belum ada, sehingga kurang mendukung sistem pengamanan arsip pada Bagian Kepegawaian.

D. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 1. Penyusutan Arsip

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 2 Tentang penyusutan arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah :

a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan masing-masing dalam lingkungan Lembaga-Lembaga negara atau Badan-Badan Pemerintahan masing-masing.

b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Menurut Sedarmayanti (2003 : 103), tujuan penyusutan arsip adalah :

a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.

c. Mempercepat penemuan kembali arsip.

d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program meliputi penetapan jangka simpan arsip (retensi arsip) beserta penetapan simpan permanen dan musnah. Program tersebut perlu dituangkan pada apa yang dinamakan jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip tersebut berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah. Jadwal retensi arsip ini diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta.

Sebelum dilaksanakan penyusutan terlebih dahulu diadakan penilaian terhadap berkas arsip. Setelah itu baru diadakan atau dilaksanakan penyusutan atau pemindahan arsip.

Ada 2 (dua) macam metode penyusutan arsip : a. Metode Berkala

Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut.

Metode berkala dapat dibagi 3, yaitu :

Metode berulag-ulang adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu.

Pelaksanaan sistem kearsipan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang menyangkut penyusutan arsip adalah asas Desentralisasi yang dalam hal ini petugas arsip di bagian kepegawaian diberi hak sepenuhnya untuk melakukan pemindahan atau penyusutan arsip dosen dan pegawai dengan periode yang sesuai dengan berakhirnya masa jabatan dosen atau pegawai tersebut. Dengan demikian, pelaksanaan penyusutan arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU telah dilaksanakan dengan relatif baik dan benar.

2. Pemusnahan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003 : 103), pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan mengahancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

Pemusnahan merupakan salah satu sarana penting untuk untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi.

Menurut Wursanto (1991 : 219), pemusnahan arsip yang dilaksanakan oleh unit pengolah (satuan kerja) meliputi arsip-arsip yang tidak penting dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan berikut :

1. Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

2. Pemusnahan arsip-arsip harus diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwenang.

E. Pengertian Efisiensi

Pengertian Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah

diselesaikan.”(Mulyamah 1987:3).

Adapun untuk mencari tingkat efisiensi dapat digunakan rumus sebagai berikut :

Efisiensi = Input Target/Input Aktual >=1

1. Jika input yang ditargetkan berbanding input aktual lebih besar atau sama dengan 1 (satu), maka akan terjadi efisiensi.

2. Jika input yang ditargetkan berbanding input aktual kurang daripada 1 (satu), maka efisiensi tidak tercapai.

Menurut Yutta dalam (Sedarmayanti, 2001:124) faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, yaitu :

1. Lingkungan kerja (Physical Environment).

2. Suasana kerja (Non Physical Environment).

3. Struktur Organisasi.

4. Prosedur dan Tata Kerja.

6. Kecakapan para pekerja.

7. Keinginan bekerja.

Menurut Suranto AW (2005 : 134) ada beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai dalam organisasi, yaitu :

1. Efektifitas dan efisiensi. Efektifitas suatu organisasi adalah suatu ukuran yang ditunjukkan oleh kenyataan bahwa tujuan organisasi tersebut dapat dicapai sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan. Efisiensi berkaitan dengan jumlah pengorbanan yang dikeluarkan dalam upaya mencapai tujuan. Bila pengorbanannya terlalu besar maka dikatakan tidak efisien. 2. Otoritas dan tanggung jawab. Apabila setiap pegawai dapat melaksanakan

tugas dan wewenang sesuai dengan otoritas dan tanggung jawabnya, maka akan meningkatkan kinerja organisasi.

3. Disiplin. Meliputi disiplin waktu dan disiplin kerja. Disiplin waktu dalam arti bahwa seorang pegawai memanfaatkan waktu secara baik untuk mendukung penyelesaian tugas formal. Sedangkan disiplin kerja adalah ketekunan bekerja meskipun tidak ada pengawasan secara langsung dari pimpinan.

Pada Tabel 3.1 berikut ini dapat dilihat berupa indikator untuk menilai efisiensi kerja pegawai.

Tabel 3.1

Indikator Efisiensi Kerja Pegawai

Indikator efisiensi Keterangan

Cepat Efiensi waktu, berarti bahwa pelayanan dan penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat.

Akurat Efisiensi target, yakni hasil dari pelaksaan pekerjaan tersebut dapat maksimal sesuai dengan target yang ditetapkan baik secara kuantitas maupun kualitas.

Murah Efisiensi biaya, artinya dengan menggunakan teknologi lebih hemat.

Mudah Efisiensi tenaga dan pikiran, bahwa dengan menggunakan teknologi penyelesaian pekerjaan menjadi lebih ringan dan lebih mudah.

Sumber : Suranto AW( 2005: 136)

Pada Tabel 3.1, dapat dilihat indikator yang menyangkut efisiensi kerja. Bila dilihat dari pelaksanaan sistem kearsipan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi, pegawai pada umumnya telah melaksanakan pekerjaan dengan relatif efisien.

di luar kampus. Dengan menggunakan teknologi berupa komputer maka pekerjaan dapat dilaksanakan dengan mudah.

F. Pengaruh Sistem Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja

Pengelolaan kearsipan yang dilakukan pada suatu kantor pada dasarnya sangat berpengaruh terhadap efisiensi kerja pegawai. Arsip yang diatur dan ditata dengan baik akan memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat Sehingga pegawai tidak perlu berlama-lama untuk mencari arsip yang dibutuhkannya. Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.

awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efisiensi kerja (Sedarmayanti, 2003:17).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Pengorganisasian arsip yang dilakukan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan asas gabungan antara asas Sentralisasi dengan asas Desentralisasi.

2. Sistem penataan arsip yang dilakukan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan menggunakan sistem Pokok Masalah (Subject Filling System) kemudian diurutkan dengan Sistem Abjad (Alphabetical Filling System).

3. Sistem perawatan dan pengamanan arsip yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah dengan pengaturan suhu/temperatur udara dan kelembaban yang ideal, dan melakukan upaya laminasi terhadap arsip yang rusak. Sedangkan keamanan arsip secara khusus dengan penggunaan teknologi belum ada, sehingga kurang mendukung sistem pengamanan arsip pada Bagian Kepegawaian.

5. Sistem pemusnahan arsip dilakukan dengan berdasarkan pada asas Sentralisasi. Sebelum arsip dimusnahkan, petugas arsip di bagian kepegawaian harus melaporkan daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan dan setelah mendapatkan persetujuan dari atasan maka dilakukan pemusnahan arsip dengan cara arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi dihancurkan dengan mesin penghancur kertas. Fakultas Ekonomi USU memiliki 1 unit masin penghancur kertas.

6. Pelaksanaan sistem kearsipan mampu meningkatkan efisiensi kerja pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.

B. Saran

1. Pelaksanaan sistem kearsipan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perlu ditingkatkan lagi agar arsip-arsip yang yang ada dapat tersimpan dan terpelihara dengan baik. Disarankan agar setiap pegawai yang membawahi kearsipan di bagian manapun di Fakultas ekonomi dapat diberikan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan agar lebih memahami dan mengerti dalam hal pelaksanaan kearsipan yang efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang. 2001. Administrasi Perkantoran edisi revisi. Bandung : Mandar Maju.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Malang : Ghalia Indonesia.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern cetakan ketiga. Bandung : Mandar Maju.

Sulaiman. 1999. Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kebinet Reformasi. Jakarta : Arsip Nasional Republik Indonesia.

Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional edisi ketiga. Yogyakarta : Amus. Sutarto. 2004. Manajemen Kearsipan. Bandung : Alfabeta

Wursanto, Ignatius. 1991. Kearsipan cetakan ke-1 dan ke-2. Yogyakarta : Kanisius.

Wursanto, Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi Offset.