UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
EFESIENSI KERJA
PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
INDRA MORA HARAHAP
082101009
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : INDRA MORA HARAHAP
NIM : 082101009
PROGRAM STUDI : KEUANGAN
JUDUL : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : April 2012 Dosen Pembingbing
(Drs. Nakman Harahap, M,Si) NIP : 19470817 198002 1 001
Tanggal : April 2012 Ketua Program Studi
(Drs. Bongsu Hutagalung, Msi) NIP. 15591229 198903 1 002
Tanggal : April 2012 Dekan
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikumWr. Wb.
Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas
kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu
persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma
III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat
beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah
membawa umat-Nyadari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh
dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFESIENSI KERJAPADA
BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU”.
Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan
terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan
bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik
secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini .Dengan tulus penulis mengucapkan terimakasih
kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Bungsu Hutagalung, MSi selaku Ketua Program Studi Diploma
3. IbuDra. FeptyAniar, SE, M.SiselakuKepala Sub Bagian Akademik Fakultas
EkonomiUniversitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs Nakman Harahap selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah
meluangka nwaktu, tenaga dan pikiran untuk memberikanbimbingan, arahan,
dankoreksidalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas
akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Bapak Fadli, SE, M.Si selaku dosen Penasehat Akademik
6. Terima kasih pada keluarga penulis yang telah membantu memberikan
semangat dan doa kepadaku dalam menyelesaikanTugasAkhirini.
7. Teman-temanku di telah membantu penulis dan memberikan semangat pada
penulis dalam menyelesaikan Tugas akhir tersebut.
Akhir kata,kepada pihak yang telah memberi bantuan yang
takternilaiharganyaini, penulis mengucapkan terimakasih.Dan besar harapan
penulis semogaTugasAkhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan
pembacas ekalian.
WassalamualaikumWr.Wb.
Medan, April 2012
Penulis
DAFTAR ISI
A. Latar Belakang Masalah ...1
B. Perumusan Permasalahan ...4
C. Manfaat danTujuan Penelitian ...5
D. Metode Penelitian ...6
E. SistematikaPenulisan ………...………...8
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI...10
A. Sejarah Ringkas Fakulatas Ekonomi USU...10
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ...13
C. Struktur Organisasi dan Personalia ...14
D. Job Description ...19
E. Jaringan Instansi/Kegiatan ...25
F. Kinerja Instansi Terkini ... 26
G. Rencana Kegiatan ... .27
BAB III PEMBAHASAN...29
A.Makna Efisien Bagi Pegawai/staf Pada Bagian Kepegawaian Fakultas EkonomiUSU... 29
B.Penerapan Prosedur Kerja Dalam Meningkatkan Efisiensi kerja…...31
C.Evaluasi Kinerja Pegawai...41
A. Kesimpulan ...42
B. Saran ...43
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ……….. 16 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang
dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa
prosedur atau tata cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain yang
menunjukkan adanya satu urutan tahapan yang ditempuh dalam meyelesaikan
suatu bidang tugas. Prosedur kerja penting karena sebagai suatu pola penjabaran
tujuan sasaran program kerja dan kebijaksanaan kedalam kegiatan pelaksanaan
yang nyata.
Banyak instansi yang mempunyai modal dan tenaga kerja tetapi tidak
mencapai suatu tujuan yagn telah ditentukan. Hal ini dapat terjadi karena kurang
baiknya dalam melaksanakan prosedur kerja dan tata cara kerja yang baik. Dalam
pelaksanakan prosedur kerja harus selalu berorientasi pada efisiensi dengan
memperhitungkan tenaga kerja, waktu, dan fasilitas yang digunakan. dengan
berorientasi pada efisiensi diharapakan hasil yang diperoleh dapat maksimal.
Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah berhasil guna atau efektif,
ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan pembagian kerja
yang nyata, rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, prosedur kerja yang
praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Titik berat primer, dalam hal
Tujuan efisiensi kerja itu sendiri adalah melakukan tugas dengan benar
dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu
tujuan atau misi pada bagian instansi tersebut.
Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap
kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang
dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam
hubungannya dengan pemakaian tenaga, waktu, benda atau fasilitas yang
dipergunkan. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara
tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah
mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya.
Dari penjelasan diatas maka ukuran tercapainya efisiensi dalam pekerjaan
tidak terlepas dari faktor penggunaan tenaga kerja, pengunaan waktu kerja dan
fasilitas kerja yang digunakan.
Dalam penggunaan tenaga kerja dikatakan efisien bila hasil kerja yang
dicapai tinggi, begitu juga dengan penurunan efisiensi tenaga kerja maka akan
menurunkan hasil kerja yang diperoleh. Penentuan jumlah tenga kerja yang
digunakan harus sesuai denagan hasil kerja yang diperoleh, hal ini sering menjadi
masalah karena tenaga kerja yang digunakan tidak susai dengan hasil kerja yang
dihasilkan oleh pegawai, maka hal tersebut mambuat sebagian pekerja tidak
melakukan pekerjaan secara efisien, maka perlu penyesuaian yang sesuai antara
tenaga kerja yang dipergunakan dengan hasil kerja yang diperoleh. Maka dari itu
dalam penentuan tenaga kerja yang digunakan harus mempertimbangankan
pegawai dapat melihat tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab pegawai
tersebut. Jadi satandarisai dan pengendalian pekerjaan dapat ditangani dengan
tepat.
Dilihat dari faktor penggunaan waktu dalam peningkatan efisiensi kerja
dibagian kepegawaian erat kaitannya dengan kedisiplinan pekerja pada bagian
kepegawaian. setiap pegawai sudah mengikuti aturan yang berjalan di fakultas
ekonomi usu. Disiplin kerja pada fakultas ekonomi USU yaitu :
1) Masuk kerja pukul 08.15 wib
2) Pulang kerja pukul 14.00 wib
Artinya penggunaan waktu dalam peningkatan efesiensi kerja pada
bagiann kepegawaian sudah tertera dalam peraturan atau tata tertip kerja di
fakultas Ekonomi USU. Tapi sering kali terlihat penggunaan waktu yang
digunakan oleh pegawai sering melenceng dari ketetentuan yang sebenarnya, ada
penyimpangan membagi waktu kerja dan waktu istarahat, misalanya terlihat para
pekerja diwaktu jam kerja hanya duduk-duduk tanpa melakukan pekerjaan. Dan
juga sebaliknya waktu istirahat dipakai untuk melakukan pekerjaan. Jika terjadi
hal demikian berarti ukuran efesiensi belum tercapai. Artinya dari total waktu
pada tata tertip yang ada masih banyak waktu yang terbuang hal ini terlihat dari
kegiatan para pegawai yang sering keluar dan mengobrol diwaktu jam kerja. Dari
masalah tersebut perlu adanya penentuan standart waktu yang bagus yang
menjadi patokan bekerja di bagian kepegawaian. Dimana standar waktu ini nanati
bisa menjadi patokan dalam waktu kerja dan memberikan kemudahan bagi
Fasilitas juga merupakan faktor penentu efisien dalam sebuak pekerjaan.
Fasilitas berupa peralatan ini yang memberi kemudahan dalam melakukan
pekerjaan. Dengan peralatan yang ada dan beragam kegunaan akan menghasilkan
hasil kerja yang lebih efisien. Apa lagi mengingat era sekarang tidak heran
rasanya fasilitas ini menjadi salah satu elemen yang sangat dibutuhkan dalam
melakukan pekerjaan. Selain menghemat waktu, tenaga pikiran dalam
melaksanakn kendala-kendala yang ada dalam pekerjaan Dilihat dari kegunaannya
peralatan yang ada pada bagian kepegawaian masa kegunaanya hanya 50% jadi
mungkin perlu di perbarui untuk meningkat perestasi kerja pegawai.
Fasilitas ini berupa sarana kantor yang antara lain adalah komputer,
printer, alat tulis, faximile, lemari dan lainnya, ini kita perli diperhatikan dalam
meningkatkan efisiensi.selain memberikan berbagai kemudahan juga menghemat
waktu pekerjaan.
Berdasarkan uraian diatas, terlihat pentingnya pemakaian waktu, tenaga
dan fasilitas yang digunakan dalam meningkatkan efisiensi pada bagian
kepegawaian Fakultas Ekonomi USU maka penulis merasa tertarik untuk menulis
laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak
terlepas dari suatu masalah.Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat
pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok
pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan, yakni Bagaimana
efisiensi kerja pada bagian kepegawaian Fakulatas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian
1.Manaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian
Kepegawaian untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada
pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian
Kepegawaian Fakultas Ekoomi Universitas Sumatera Utara.
b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja
dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap
kajian tersebut.
2. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana
efesiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian
C. Metode Penelitian
1. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah
Kampus USU Medan. Dalam kegiatan survey ini dilakukan pengumpulan data
yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih
jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO. KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3 4
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisa Laporan
2. Sumber Data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi dalam dua sumber,
yaitu :
a.Data primer
Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek
penelitian, dimana data yang diperoleh dari lapangan , wawancra dan
Tanya jawab.
Yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber lain dalam bentuk
laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan maupun dari luar
perusahaan, sperti : buku-buku referensi, jurnal-jurnal, atau juuga
metode kepustakaan yang sesuiai dengan objek kajian penelitian, serta
berkaitan denga permasalahan yang akan ditleiti.
3. Teknik Pengumpulan Data
a.Pnelitian kepustakaan ( library research )
Penelitian dengan membaca buku, majalah dan bacaan lainnya yang
berhubungan denga objek yang diteliti. Data yang dikumpulkan oleh
peneliti merupakan data sekunder, yaitu data yang paling mendekati
pada permasalahan yang diteliti.
b. Penelitian Lapangan ( field research )
Penelitian langsung terhadap objek yang diteliti untuk mendapattkan
data yang diragukan. Data ini merupakan data primer yang diperoleh
melalui :
1). Wawancara, yaitu : peruses Tanya jawab secara langsung terhadap
informan dilokasi penelitian dengan menggunakan pedoman dan
panduan wawancara. Melalui metode wawancara langsung
seperti ini, dapat memperoleh informasi yang lebih jelas dan
mendalam melalui pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun
sedemikian rupa agar informasi yang didapat tersebut menjadi
2). Dokumentasi, yaitu : data yang diperoleh dari perusahaan secara
langsung.
4. Metode Analisa Data
Metode analisa data yang dagunakan dalam peneltian ini adalah metode
deskriptif. Metode deskriptif ini adalah metode analisa yang terlebih dahulu
mengumpulkan data, menyusun, mennggunakan, mengklarifikasikan, serta
menginterpretasikan data sehingga memberikan gambaran yang jelas tentang
bagaimana efesiensi kerja pada bagian Kepegawaiaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
D. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan
sebagai berikut:
BAB I. PENDAHULUAN
Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang
Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan
Jadwal Penelitian yang terdiri dari Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan.
BAB II. PROFIL INSTANSI
Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi,
Uraian Tugas, Jenis Usaha atau Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana
BAB III. PEMBAHASAN
Dalam Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada
Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh.Pada tahun
1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di
Medan.Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri
Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN )
dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi
Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan
Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan
tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987,
No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19
Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur
PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program
Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini.
Program Pendidikan Strata - 1 dan Program Pendidikan Diploma III.Program
Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan
tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11
Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan
Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada
di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan
Lembaga Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret
Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu
disempurnakan.
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu
Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta
Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas
jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi:
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan
mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
B.Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk
menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan
masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka
terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan
ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang
berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya
sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan
kepada masayarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan
sesuai dengan bidangnya.
C. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Rektor dan Pembantu Rektor
Dekan dan Pembantu Dekan
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Dewan Pertimbangan Fakultas
Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas
Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Lab/Studio/
Bengkel Ketua Program Studi
Intra Departemen Ketua Program Studi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak
Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak
Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS,
MBA,Ak
Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si
Prof.Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, MS
Prof.Dr.Ramli,MS
Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc
Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE
Drs. Bongsu Hutagalung, MSi
Dr. Murni Daulay, SE, MSi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec
Sekertaris : Drs.Syahrir Hakim Nasution, M,Si
Ketua Prodi : Irsad SE, M.SOC.Sc, Ph.D
Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua Prodi : Dr. Endang Sulistya Rini , SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, AK,
Mafis, CPA
Sekertaris : Drs. Hotmal Jafar , MM, Ak
Ketua Prodi : Drs. Firman Syarif, M. Si, Ak
Sekretaris :Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak.
DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Drs. Bongsu Hutagalung, MSi
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Bebby karina fawzeea sembiring, SE,
MM
Pendidikan Propesi Akuntansi
Ketua : Drs. Arifin Hamzah, MM, CPA, Ak
Sekretaris : Dra. Narumondang Bulan Siregar, MM, Ak
Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaaan : Hj. Zailiana, S.Sos
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE
Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian FE USU
Sumber : Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU
D. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
DEKAN
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec NIP. 1955080810 198303 1 004
PUDEK I
Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,Ak NIP. 19750408 200212 1 002
PUDEK II Drs.Arifin Lubs,MM,Ak NIP. 19560101 198203 1 005
PUDEK II Drs.Arifin Lubs,MM,Ak NIP. 19560101 198203 1 005
KEPALA BAGIAN TATA USAHA M.Simba Sembiring , SE,M.Si
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan
mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan
alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kepegawaian dan alumni, kepegawaian dan
perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kepegawaian dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah
diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/
tidak tetap/emiritus, izin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
5. Sub Bagian Kepegawaian dan Alumni Tugas sub bagian kepegawaian dan alumni adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kepegawaian dan alumni.
c. Melakukan administrasi kepegawaian.
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kepegawaian.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kepegawaian tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kepegawaian.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kepegawaian dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kepegawaian dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
7. Sub Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca
Tugas sub bagian Perpustakaan :
1. Controller
a. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU.
b. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.
c. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai
jurusan.
d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara
mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.
a. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan
pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara
lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.
b. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.
c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar,
staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang
baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.
E. Jaringan Instansi / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi
pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
F. Kinerja Instansi Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas
terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras
yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
G. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan
antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil
b. Perkuliahan semester genap / ganjil
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
d. Wisuda mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,
Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan
Pimpinan Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas.
14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan
BAB III
PEMBAHASAN
A. Makna Efisien Bagi Pegawai/staf Pada Bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU
Menurut pegawai/ staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU,
efisiensi pekerjaan kantor adalah rasio antara hasil pekerjaan kantor dengan hasil
manajemen yang dipergunakan atau disebutkan juga sebagaimana lazimnya
adalah perbandingan output (sumber efisiensi) terhadap input (hasil dari pekerjaan kantor itu sendiri). Adapun sumber efisiensi utama pada Kantor Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah pegawai/ staf itu sendiri dengan
menggunakan akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada sehingga pegawai/ staf
mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Untuk mempermudah pelaksanaan
pekerjaan kantor, , Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai/ staf bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yaitu:
1. Kesadaran pegawai/ staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
USU merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini,
kesadaran akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha ke
arah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang
melainkan hasil dan proses yang panjang.
2. Keahlian pegawai/ staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
USU. Dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih
cepat daripada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian seseorang
dicapai dapat lebih tinggidaripada tanpa menggunakan alat. Keahlian
pegawai/ staf Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU sudah
terjamin dan diakui. Hal ini dapat kita lihat dari perekrutan pegawai/ staf
Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang sebelumnya
melalui beberapa test dengan pemenuhan syarat-syarat yang harus
dipenuhi sebelum bekerja menjadi pegawai/ staf disetiap masing-masing
bagian yang telah ditentukan pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU.
3. Disiplin. Kedua unsur diatas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila
disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting
yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan
adanya disiplin yang baik pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU antara lain dilakukan penyebaran tugas (job description) dan wewenang yang jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana
tapi memadai yang dapat diketahui oleh setiap pegawai/ staff sehingga
mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka. .
Dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja pada kantor Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dipergunakan juga tenaga lain/tenaga
pembantu untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dilihat
dari penyediaan jasa pendukung administrasi/ teknik perkantoran/ tenaga honor,
penyedia jasa perbaikan peralatan kerja, dan lain-lain guna mendukung
peningkatan efiensi kerja. Selain itu, guna mendukung efisinsi kerja pada Kantor
pegawai pada posisi yang tepat sesuai dengan latar belakang pendidikan dan
keahliannya.
Efisiensi kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU
dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan
tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Dan tata kerja
merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas
dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang,
dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja
yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.
B. Penerapan Prosedur Kerja Dalam Meningkatkan Efisiensi kerja
“Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain
sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang
harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas”. (Sedarmayanti,
2001 : 134)
Dalam pelaksaan prosedur kerja ada bebrapa faktor yang harus
dipertimbangan antara lain :
1. Tata Kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah.
Pada pekerjaan kantor di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini
dapat dilihat dari :
a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor bagian
sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang
bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.
b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang
sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang
memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan
kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti
aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
c. Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat
penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada
ditempatnya.
d. Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.
2. Pemakaian Waktu Kerja
Pemakaian waktu pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU
selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Rencana Kerja
Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu disusun
Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu.
Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
b. Disiplin
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting.
Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang
menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang,
karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu
akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6).
Pelaksanaan disilpin kerja pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang
para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya
masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka
dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :
Jam kerja pegawai
Pada hari Senin s/d Kamis, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB, istirahat
12.00 13.00 WIB dan pulang pukul 14.00 WIB.
Untuk jadwal Pada hari Jumat, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB, dan
pulang pada pukul 11.00 WIB.
Untuk jadwal Ekstensi, pegawai masuk pukul 17.00 WIB 20.00 WIB. Pada hari
Sabtu, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB dan pulang pada pukul 13.00
WIB.
Para pegawai yang bekerja di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Tetapi ketpatan waktu yang dilakukan
oleh para pegawai sering tidak efisien dalam menggunakannya, maka perlu
berupa pemakain waktu jam istirahat yang berlebihan, keterlambatan masuk kerja,
hal ini sering diabaikan oleh pimpinan, dengan begitu Komunikasi antara
pimpinan dengan para pegawai harus baik. Pimpinan harus melihat secara
langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat
secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja
malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara
pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya
pelaksanaan pkerjaan dapat dilakukan seefekif dan seefisien mungkin.
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran
pekerjaan pegawai. Dalam rangka meingkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah
yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa :
kenaikan pangkat, pemberian bonus, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi
mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu
meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu
menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang
tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai
yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari organisasi
dimasa yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai
dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana
perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan
Tapi sering kali peraturan tersebut dilangar oleh pegawai, hal ini bisa kita lihat
dari kriteria pegawai itu sendiri yang antara lain adalah :
1. Pegawai yang berprestasi dan memiliki potensi
2. Pegawai yang berpotensi tetapi mempunyai masalah
3. Pegawai yang biasa-biasa saja dan sulit untuk mengembangkan diri
4. Pegawai yang tidak berpotensi dan tidak memiliki motivasi kerja yang baik.
Untuk pegawai yang berkriteria 1 ( satu ) tidak terdapat permasalahan
yang berarti untuk meningkatkan disiplin kerja karena pegawai yang bersangkutan
memiliki motivasi yang baik untuk berprestasi. Untuk pegawai yang berkriteria 2
( dua ) memiliki potensi yang telah tergali dari dalam dirinya tetapi mempunyai
masalah yang cukup berartisebut saja masalah dalam disiplin. Untuk yang
berkriteria 3 ( tiga ) tergolong yang biasa saja akan tetapi sulit mengembangkan
potensi dalam dirinya, biasanya pegawai ini cenderung pasif. Dan untuk pegwai
dengan kriteria 4 ( empat ) terdapat kesulitan untuk meningkatkan disiplin karena
pegawai ini cenderung mengabaikan aturan yang telah ditetapkan perusahaan dan
sanksi yang diberikan tidak efektif untuk merubah perilaku yang bersangkutan.
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai
berikut :
a. Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.
c. Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan
prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.
d. Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik.
3. Pemakaian Tenaga Kerja
Pemakaian tenaga ini juga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang
teringan. Pada pekerjaan kantor di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU
hal ini dapat dilihat dengan jumlah tenaga kerja yang ada pada bagian
kepegawaian, seperti yang dijelas kan diatas jumlah kariawan yang ada yaitu ada
4 orang. dari jumlah tenaga yang dimiliki kita melihat hasil kerja atau prestsi
kerja yang diperoleh dari data surat masuk dan surat keluar yaitu :
Tabel 1.1
Data surat
Tahun Surat masuk Surat keluar
2009 1420 19
2010 1560 43
2011 1690 65
Dari tabel diatas kita melihat prosedur suart masuk dan keluar peningkatan
yang dicapai yaitu 10% per tahunnya. Berarti hasil kerja meningkat tapi
peningkatan yang terjadi terlalu sedikit memgingat kebutuhan dan kegitan dari
tahun ke tahu semakin tinggi. Selain itu perbandingan anntara surat masuk dan
yang dikeluarkan dalam bidang kepegawaian terlalu sedikit, mak perlu adanya
satndarisaisi pengerjaan tugas pada bagian tersebut.
Dalam penggunaan tenaga kerja tidak boleh kurang dan lebih, bisa ber
maka akan memerlukan waktu tambahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Begitu juga dengan kelebihan penggunaan tenaga kerja akan membuat waktu
luang para pegawai yang tidak sesuai dengan standart waktu kerja yang ada.
Penggunaan tenaga kerja harus sesuai dengan beban kerja, standart waktu yang
ada agar tercipta efisien kerja di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.
Maksutnya anatara beban kerja yang ada harus bisa diselesaikan dengan satandart
waktu yang telah ditentukan. Jadi efisiensi dibagian kepegawaian dapt tercapai.
Penentuan beban kerja yang baik akan meningkatkan efisiensi dalm
penggunaan tenaga kerja karena akan terbentuk proporsional tenaga kerja yang
dibutuhkan dalm sebuah instansi atau kantor. Jadi pelaksanaan suatu pekerjaan
dapat terorganisir dengan baik.
4. Pemakaian Benda Termasuk Uang / Biaya
Dalam pelaksanaan suatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan
material yang bersifat mewah atau berlebih-lebihan sepanjang sesuatu pekerjaan
tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Misalnya : amplop surat dapat dibuat dari
kertas bekas dan tidak perlu selalu menggunakan amplop yang dibeli dari toko.
Pembuatan formulir dapat dilakukan secara terpusat, tidak perlu setiap unit kerja
membuat formulir sendiri. Pemakaian telepon untuk keperluan interlokal
hendaknya dikontrol dengan ketat d engan mengurangi kebiasaan atau kegemaran
menggunakan kata-kata yang bertele-tele. Perbekalan tata usaha hendaknya
dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak terjadi salah beli. Demikian pula perlu
yang murah tetapi sering mengalami kerusakan dan berakibat tingginya biaya
perawatan atau biaya operasional.
Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada
Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda termasuk uang
pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat dari
formula biaya pegawai pada umumnya yaitu :
Jumlah biaya pegawai dibagi total biaya. Biaya pegawai mencakup antara
lain biaya gaji, biaya kesehatan pegawai, bonus, insentif, biaya fasilitas (car loan,
home loan), asuransi, dll. Kemudian biaya pegawai total ini dibandingkan dengan
biaya total (biaya operasi total)
Pengendalian biaya ini lazim digunakan untuk mengukur efisiensi kerja
pegawai Salah satu komponen biaya pegawai yang cukup besar selain unsur gaji
adalah unsur biaya kesehatan. Untuk mengendalikan biaya ini biasanya kemudian
digunakan jasa asuransi kesehatan. Supaya biaya kesehatan menjadi lebih
terkontrol Meski demikian, biaya ini juga sebaiknya jangan terlalu ditekan demi
efisiensi. Misal gaji karyawan dibikin tidak kompetitif, atau tidak diberikan bonus
dan insentif. Hal ini mungkin bisa mendapatkan efisiensi biaya, namun dalam
jangka menengah akan menurunkan motivasi kerja pegawai; dan ujungnya bisa
menurunkan level produktivitas kerja. Dengan demikian biaya pegawai ini
sebaiknya dipatok pada angka yang reasonable.
5. Fasilitas Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU
karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi
USU.
Fasilitas kantor merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus
ada dalam mendukung segala aktifitas yang ada didalam suatu instansi baik itu
instansi pemerintah maupun swasta. Biasanya fasilitas kantor digunakan oleh
suatu instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang
dikerjakan secara berulang - ulang dengan jumlah banyak serta dalam bentuk
yang sama, sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan
karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaanya untuk mencegah terjadinya
kesalahan.
Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut :
a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk
mengolah data dengan menggunkan suatu program tertentu untuk menghasilkan
informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas
kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat
dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.
Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU terdapat 1 P.C.
Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor.
1. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun
di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
2. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai
berita-berita yang dibutuhkan melalui internet.
3. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi
maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.
Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :
1. Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam
menggunakan komputer.
2. Komputer sehingga memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam
merekrut tenaga kerja.
3. Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan
memelihara fasilitas kantor terutama komputer.
4. Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama
karena komponen serta peralatan yang ada di dalam komputer cepat
panas.
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak
hasil pengetikan baik itu berbenruk data, laporan maupun surat-surat yang diketik
melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui
dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya
Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara terdapat 1 buah unit printer yang terletak di meja kerja pegawai. Tetapi,
untuk mencapai efesiensi rasanya jumlah printer yang dibutuhkan masih kurang
dibagian kepegawaian. Dengan melihat juga pertimbangan dibagian kepegawaian
tugas yang dilakukan tiap hari rasanya wajar saja bila penambahan printer
ditamabahkan beberapa unit lagi.
c. Telepon
Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu
komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon
merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat
menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang
jauh.
d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip
Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untu menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang
lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file
dan data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kanto Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi USU.
Di kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara terdapat 1 Filling Cabinet dan 3 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.
Pengevaluasian kinerja pegawai/ staf sangat penting dalam pencapaian tujuan
kerja yang memuaskan. Peningkatan kinerja pegawai dapat dilakukan dengan cara
meningkatkan output dari setiap pegawai. Kenyamanan lingkungan kerja, teknologi
yang digunakan, dan efisiensi proses kerja akan mempengaruhi kinerja dari setiap
masing-masing individu pegawai/ staf dalam menyelesaikan beban tugas yang harus
diselesaikan.
Cara pengevaluasian kerja yang diterapkan pada Kantor Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan oleh tim penilai, dimana
pekerjaan para pegawai/ staf di dalamnya terdapat nilai sangat baik, baik, dan
cukup. Sehingga akan mempengaruhi peningkatan kinerja para pegawai/ staf pada
Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dan tim penilai akan
melakukan pengontrolan dan pengelolaan setiap pegawai/ staf sesuai dengan
prosedur pekerjaan yang adasetiap unit bagian.
Jadi bila mana ada pelangaran yang terjadi pimpinan dengan bijak
memberikan sanksi terhadap pegawai. Dengan adanya sanksi atau hukuman yang
diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih
disiplin lagi karena mereka akan takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang
ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai,
jadi hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan
disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai
Begitu juga dengan karyawan yagn berprestasi akan diberikan mutasi kjabatan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan
kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian
kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun Kesimpulan yang dapat diambi loleh penulis adalah sebagi
berikut :
1. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada bagian kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana
dengan baik.
2. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi
pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama
pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja
sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi
beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang
serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang
semestinya.
3. Efisiensi kerja pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU
dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, danpikiran.
Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan seminimal
4. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik
yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif
dans eefisien mungkin. Misalnya dilakukan melalui rapat.
5. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai
sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang
bersangkutan. Misalnya, pemakaiankomputer, faximile, dan lain-lain.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang
diharapkan dapat berguna bagi kantor Kepegawaian Fakultas Ekonomi
USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan
bagi peneliti selanjutnya.
Adapun saran-saran tersebut adalah :
1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus
melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja
pegawai dalam pemeliharaan arsip tersebut tida krusak. Misalnya
mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan Surat keterangan yang ada.
2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya
efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena
agar system pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik
lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan
pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan
pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan
dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi
keluar, serta hasil kerja tersebut.
3. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya menambah
fasilitas sarana kantor seperti printer. Agar tidak menyebabkan sulitnya
kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena printer yang
tersedia hanya satu, sementara pegawai pada perlengkapan juga sering
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin,2007. Manajemen Perkantoran.Mitra Wacana Media,
Jakarta.
Sastradipoera, K., 2001. Asas-Asas Manajemen Perkantoran. Kappa-Sigma,
Bandung.
Sedarmayati, 2001.Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran. MandarMaju, Bandung.
Fathoni, Abdurrahmat, 2006.Organisasidan Manajemen Sumber Daya
Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.
Pedomandan Informasi FakultasE konomi Tahun 2010-2011, USU Press,
Medan.
Subekti, Heru, 2008. DisiplinKerja,
Laporan magang mingguan gelombang 4 (empat)
http://subekti-heru.blogspot.com
