BAB III PEMBAHASAN
C. Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003 : 100-111), yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan sebagai berikut :
a. Pengaturan Ruangan
Pengatur ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sedemikian rupa dan memenuhi ketentuan :
1. Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab. Dijaga agar tetap kering dengan suhu udara dalam ruangan berkisar antara 650-750F, dengan kelembaban udara sekitar 50-65%.
2. Ruangan harus terang, sebaiknya menggunakan penerangan alam yaitu sinar matahari yang tidak langsung.
3. Ruangan diberi ventilasi yang merata.
5. Ruang/lokasi penyimpanan arsip sebaiknya bebas dari tempat-tempat industri sebab polusi berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
6. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain.
7. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya.
b. Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara langsung agar ada udara di antara berkas yang disimpan. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain : rak arsip dan almari arsip (Wursanto, 1991 : 224-226).
1. Rak Arsip
Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Keuntungan penyimpanan arsip dengan menggunakan rak adalah arsip-arsip tidak mudah lembab karena selalu berhubungan dengan udara luar, sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak. Sedangkan kelemahan penggunaan rak arsip adalah arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu. Apabila tidak rajin dibersihkan, debu-debu tersebut akan menumpuk pada kertas arsip dan dapat mempercepat proses kerusakan arsip.
2. Almari Arsip
Almari merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Hal ini akan mengakibatkan arsip-arsip di dalam almari mudah lembab. Akan tetapi arsip-arsip tidak mudah kotor oleh debu-debu.
c. Penggunaan Bahan-Bahan Pencegah Rusaknya Arsip
Salah satu cara yang dilakukan untuk mencegah rusaknya arsip adalah dengan meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.
d. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud adalah kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip. Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan/perusak kertas arsip serta menjaga kebersihan arsip dari noda, debu, serangga dan karat.
Tujuan Pemeliharaan Arsip :
a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap petugas arsip yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip sudah tersimpan pada tempat seharusnya.
b. Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
Pelaksanaan sistem kearsipan mengenai pemeliharaan arsip yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah arsip disimpan di dalam almari arsip yang berada di ruangan kerja pagawai kearsipan itu sendiri. Hal ini berguna untuk efisiensi kerja dalam hal pencarian dan penemuan kembali arsip yang diperlukan dan mempermudah dalam melakukan pengawasan dan
pengamanan. Ruangan tempat penyimpanan arsip juga diberi ventilasi dan pencahayaan yang cukup, suhu/temperatur dan kelembaban udara yang selalu terjaga karena dilengkapi alat pendingin ruangan (AC), dan dengan memberi kapur barus untuk merawat keaslian arsip. Arsip yang disimpan selalu terjaga dari segala sumber kerusakan baik yang bersifat biologis (serangga dan sebagainya), kimiawi (pencemaran udara), maupun fisik. Dengan demikian, pelaksanaan pemeliharaan arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU relatif baik dikarenakan sudah memadainya prasarana untuk pemeliharaan arsip bila dilihat dari teori-teori yang melandasi perawatan arsip yang baik.
2. Perawatan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003 : 112), perawatan arsip adalah langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang dilakukan yang bertujuan untuk mencegah dan menyelamatkan arsip. Bermacam-macam cara untuk mencegah rusaknya arsip antara lain dengan cara :
a. Penggunan Air Condition (AC)
Perlu digunakan AC dalam ruangan penyimpanan, sehingga kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
b. Fumigasi
Fumigasi yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri. Fumigasi dapat dilakukan dengan empat cara yaitu :
1. fumigasi untuk seluruh gudang
3. fumigasi untuk beberapa bundel arsip 4. fumigasi rutin
c. Restorasi Arsip
Restorasi arsip yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi arsip ada dua cara yaitu :
1. Tradisional, yaitu dengan cara melapiskan kertas handmade dan chiffon. 2. Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip di antara dua lembar
plastik. d. Microfilm
Microfilm yaitu suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Ini adalah salah satu cara yang digunakan untuk mencegah rusaknya arsip.
Pelaksanaan sistem kearsipan yang menyangkut perawatan arsip yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah dengan pengaturan suhu/temperatur udara dan kelembaban yang ideal, dan melakukan upaya laminasi terhadap arsip yang rusak. Dari kondisi ini, pelaksanaan perawatan arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi relatif baik.
3. Pengamanan Arsip
Menurut Wursanto (2004 : 274), yang dimaksud dengan pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dari kehilangana maupun
kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasi dan pengamanan arsip dari segi fisik.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 11, pangamanan arsip dari segi informasi yaitu :
1) Barang siapa yang dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
3) Tindak pidana yang termasuk dalam ayat (1) dan (2) Pasal ini adalah kejahatan.
Menurut Sedarmayanti (2003 : 109-110), pengamanan arsip dari segi fisik harus aman dari kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan eksternal.
a. Faktor Internal
Faktor internal terdiri dari kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas.
b. Faktor Eksternal
Faktor eksternal yang dapat mempengaruhi kerusakan terhadap arsip adalah lingkungan, sinar matahari, debu, serangga dan kutu serta jamur.
Pelaksanaan sistem kearsipan mengenai sistem pengamanan arsip yang digunakan pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dari segi kerusakan adalah dengan menjaga kelembaban udara, menghindari sinar matahari langsung, serta menjaga kebersihan arsip dengan cara menyimpan arsip pada tempat penyimpanan yang khusus (sejenis brankas). Sedangkan keamanan arsip secara khusus dengan penggunaan teknologi belum ada, sehingga kurang mendukung sistem pengamanan arsip pada Bagian Kepegawaian.
D. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip