Dalam melaksanakan kegiatan organisasi mahasiswa di lingkungan STBA LIA Jakarta, diatur sistem administrasi seperti tersebut di bawah.
1.Administrasi Kesekretariatan
a) Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Proposal Penyelenggaraan Kegiatan
1. Panitia mengajukan surat permohonan dan proposal penyelenggaraan kegiatan kepada Waket III yang ditandatangani oleh Ketua Panitia setelah diperiksa dan disetujui oleh Ketua HMJ/UKM dan diketahui oleh BEM/Kepala Jurusan dan Kasub. BAKAL9. (Contoh surat lihat lampiran di halaman 63)
2. Surat permohonan dan proposal penyelenggaraan kegiatan harus diajukan paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan. Surat permohonan yang diajukan kurang dari 10 hari kerja tidak akan ditanggapi dan diproses/dikabulkan anggarannya. Proposal harus diajukan ulang dengan jadwal yang berbeda.
3. Dalam surat permohonan penyelenggaraan kegiatan harus dicantumkan nama kegiatan, biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelenggaraan kegiatan.
4. Waket III menyetujui/tidak menyetujui penyelengaraan kegiatan setelah mengadakan dialog dengan Panitia kegiatan, meneruskan surat dan proposal kepada Waket II, dan melaporkan kegiatan kepada Ketua STBA LIA Jakarta.
9Disesuaikan dengan status kepanitiaan, apakah di bawah HMJ, UKM, atau BEM. Persetujuaan BEM dan Kasub. BAKAL harus ada sebagai legalitas penyelenggaraan kegiatan.
5. Panitia melaksanakan kegiatan, atau membatalkan kegiatan jika tidak mendapat persetujuan dari Pimpinan STBA LIA Jakarta. Informasi persetujuan/pembatalan penyelenggaraan kegiatan disampaikan kepada panitia paling lambat 5 hari kerja setelah pengajuan surat permohonan dan proposal kegiatan.
Alur pengajuan surat permohonan dan proposal lihat di lampiran I .1 di halaman 44.
b) Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan 1. Waket II mendisposisikan proposal biaya penyelenggaraan kegiatan
kepada Kepala Bagian Keuangan dan Personalia (BAKEP) setelah mempertimbangkan kondisi keuangan dan masukan dari Waket III. 2. Ka. BAKEP menginformasikan pengambilan biaya penyelenggaraan
kegiatan kepada Kasub. BAKAL. Lalu Kasub. BAKAL menginformasikan pencairan biaya penyelenggaraan kegiatan kepada Panitia.
3. Panitia mengambil biaya penyelenggaraan kegiatan di BAKEP. 4. Panita/Pengurus menyelenggaraan kegiatan sesuai dengan biaya yang
disetujui oleh STBA LIA Jakarta.
5. Panitia membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan biaya kepada Waket III. (Selengkapnya lihat no. 3.)
Alur pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan lihat lampiran I.2 di halaman 44.
c) Prosedur Pengajuan Permohonan Izin Menginap di Kampus 1. Panitia mengajukan permohonan izin menginap kepada Waket III
dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL paling lambat 3 hari kerja menjelang jadwal kegiatan.
2. Waket III memutuskan pemberian izin Panitia setelah mengkaji kebutuhan menginap Panitia, berkoordinasi dengan Waket II, Ka.
BAUM, Kepala Kelompok Keamanan, serta melaporkan kepada Ketua STBA LIA Jakarta.
3. Waket III membatasi jumlah Panitia yang diizinkan menginap yaitu paling banyak 15 orang, dan hanya untuk kegiatan yang berlangsung pada periode perkuliahan aktif. Panitia yang menginap tidak diperkenankan tidur di dalam gedung kuliah dan tidak boleh ada di dalam gedung kuliah pada pukul 22:00 – 06:00. Panitia yang menginap harus menggunakan tanda/kartu panitia, dan tidak diperkenankan keluar-masuk dari dan ke area kampus LIA pada pukul 23:00 – 5:00. Mereka yang melanggar aturan ini akan kehilangan hak mereka atas SKP sebagai Panitia.
4. Waket III mendisposisikan surat permohonan izin kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat permohonan izin kepada Kepala Urusan Rumah Tangga (Urungga) dan Kepala Satuan Pengaman Yayasan dengan tembusan kepada Ketua STBA LIA Jakarta (sebagai laporan), Ka. BAUM dan Kepala Kelompok Satpam STBA LIA Jakarta.
5. Kepala dan Anggota Satuan Keamanan memantau kegiatan ketika mahasiswa menginap di kampus dan melaporkan hasil pemantauan kepada Pimpinan STBA LIA Jakarta.
Alur pengajuan permohonan izin menginap di kampus lihat lampiran I.3 di halaman 45.
d) Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas 1. Panitia mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas berupa
ruang, peralatan, atau fasilitas lainnya kepada Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL.
2. Waket III memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah mendengarkan kebutuhan penggunaan fasilitas dari Panitia dan berkoordinasi dengan Waket II serta Ka. BAUM.
3. Waket III mendisposisikan surat permohonan panita/pengurus untuk ditindak-lanjuti oleh Ka. BAUM.
4. Panitia mengisi formulir penggunaan fasilitas di BAUM sesuai dengan ketersediaan fasilitas yang disetujui.
5. Panitia berkoordinasi dengan Ka. BAUM dan Kasub. BAKAL mengenai pelaksanaan penggunaan fasilitas.
6. Panitia merapikan dan mengembalikan fasilitas yang telah digunakan kepada BAUM.
Alur pengajuan permohonan penggunaan fasilitas lihat lampiran I.4 di halaman 46.
e) Prosedur Pengajuan Permohonan Surat Izin/ Pemberitahuan Kegiatan/ Penggunaan Fasilitas Yayasan LIA
1. Panitia mengajukan surat permohonan izin/pemberitahuan kegiatan/penggunaan fasilitas kepada Waket III. Panitia tidak diperkenankan mengajukan surat permohonan izin/pemberitahuan kegiatan/penggunaan fasilitas langsung kepada pihak Yayasan. 2. Waket III mengadakan dialog dengan Panitia tentang kegiatan yang
akan diselenggarakan.
3. Waket III meneruskan surat permohonan Panitia kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat izin/pemberitahuan kegiatan/fasilitas yang ditujukan kepada pihak yang terkait, dan melaporkan kegiatan yang akan dilakukan Panitia kepada Ketua STBA LIA Jakarta.
4. Sekretaris Pimpinan meneruskan surat yang sudah ditandatangani Waket III kepada Kasub. BAKAL untuk diteruskan kepada Panitia, dan salinannya ditujukan kepada Ka. BAUM, Ka. Urungga Yayasan LIA, Satpam STBA LIA, BPHM, dan Setum Yayasan LIA.
Alur pengajuan permohonan penggunaan fasilitas Yayasan LIA lihat lampiran I.5 di halaman 46.
f) Prosedur Pengajuan Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus
1. Panitia mengajukan surat permohonan izin penyelenggaraan kegiatan di luar kampus kepada Waket III berdasarkan persetujuan dari BEM dan diketahui oleh Kasubag. BAKAL dan atau Kepala Jurusan10. 2. Waket III mengadakan dialog dengan Panitia mengenai tujuan
penyelenggaraan kegiatan di luar kampus.
3. Waket III melaporkan permohonan tersebut kepada Ketua STBA LIA Jakarta.
4. Ketua STBA LIA Jakarta menyetujui/tidak menyetujui penyelenggaraan kegiatan di luar kampus setelah mendapat masukan dari Waket III dan mengadakan dialog dengan panita/pengurus bila diperlukan.
5. Ketua STBA LIA Jakarta mendisposisikan surat permohonan izin menyelenggarakan kegiatan di luar kampus kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat administrasi yang dibutuhkan jika kegiatan tersebut disetujui.
6. Sekretaris meneruskan surat izin kepada Kasub. BAKAL untuk diteruskan kepada Panitia.
7. Panitia mengambil surat yang dibutuhkan di Kasub. BAKAL.
8. Panitia melaporkan hasil penyelenggaraan kegiatan kepada Ketua STBA LIA Jakarta dan Waket III.
Alur pengajuan permohonan izin menyelenggarakan kegiatan di luar kampus lihat lampiran I.6 di halaman 47.
2. Proposal
a)
Persyaratan Pengajuan Proposal1. Panitia tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan pada kegiatan sebelumnya.
2. Mendapat persetujuan dari BEM dan diketahui oleh Kasub. BAKAL dan atau Kepala Jurusan.
3. Menyertakan surat pengantar pengajuan proposal yang berisi maksud pengajuan proposal dan ditandatangani oleh Ketua Panitia Pelaksana kepada Waket III.
4. Diserahkan paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan melalui Kasub. BAKAL. Proposal yang diajukan kurang dari 10 hari kerja tidak akan diproses.
b)
Format Proposal Kegiatan1. Halaman Sampul Muka (lihat contoh pada lampiran) dilapisi plastik transparan.
2. Halaman Isi
Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiwaan yang bersangkutan atau Kepanitiaan yang ditunjuk dengan ketentuan Ukuran kertas A4 (21x29.7)
Bentuk huruf Arial dengan spasi 1.5, font 11 atau huruf Times New Roman, font 12.
Mencantumkan alamat organisasi mahasiswa, nomor telepon dan kontak perorangan/Telepon Genggam/E-mail.
Membubuhkan stempel organisasi mahasiswa atau penanggung jawab.
3. Jilid Proposal
Proposal dijilid dengan sampul belakang warna merah marun untuk BEM, biru tua untuk UKM, dan kuning muda untuk HMJ.
4. Sistematika penyusunan proposal lihat contoh pada lampiran IV di halaman 64.
c)
Sponsor KegiatanSponsor yang mendukung/mendanai kegiatan harus sesuai dengan ketentuan berikut.
1. Saling menguntungkan;
2. Bukan berasal dan bukan untuk kepentingan Partai Politik. 3. Bukan produsen minuman keras;
4. Bukan produsen rokok;
5. Bukan produk yang berhubungan dengan pornografi; 6. Bukan produk ilegal atau barang terlarang;
7. Produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas akan diatur kemudian.
3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
a)
Prosedur Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan 1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertuliskepada Waket III, paling lambat 10 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan.
2. Organisasi mahasiswa yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi belum menyampaikan Laporan Pertanggung-jawabannya, tidak diperkenankan mengajukan proposal baru.
3. Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai soft file berupa CD.
4. Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada Kasub. BAKAL untuk dievaluasi dan diparaf (disahkan), selanjutnya diserahkan ke Waket III untuk ditandatangani.
b)
Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan dan KeuanganFormat Laporan Pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan (lihat contoh pada lampiran V di halaman 66)