PEDOMAN
KEGIATAN MAHASISWA
Sekolah Tinggi Bahasa Asing LIA
Jakarta
Prof. Dr.Ida Sundari Husen (editor) Najmiah Octavia, M.Si Sissy Nurvidati Rahim, M.Hum
Ika Kartika Amilia, M.Hum Maya Sekartaji, S.S Intan Puspitasari, M.Hum
TIM PENYUSUN...1 KATA PENGANTAR ...5 KATA SAMBUTAN...6 BAB I 7
PENGERTIAN ... 7
I. Mahasiswa ...7II. Kegiatan Kemahasiswaan ...7
III. Kegiatan Ekstrakurikuler...7
BAB II 9
ORGANISASI MAHASISWA... 9
I. Pengertian ...9
II. Landasan Hukum...9
III. Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan ...9
IV. Persyaratan Organisasi Mahasiswa...10
V. Persyaratan Kegiatan Kemahasiswaan ...10
VI. Tata tertib Organisasi Mahasiswa ...11
VII. Tata tertib Kampus dan Perkuliahan...11
VIII. Pembina Organisasi Mahasiswa...11
IX. Fasilitas Mahasiswa...11
X. Struktur Organisasi Mahasiswa...12
XI. Unsur Organisasi mahasiswa ...13
XII. Tugas dan Kewajiban Pengurus Organisasi ...14
SISTEM KREDIT PARTISIPASI... 19
I. Pengertian ...19
II. Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi ...21
III. Sistem Penilaian...21
IV. Predikat...22
V. Validasi ...23
VI. Bukti-bukti Kegiatan Kemahasiswaan ...23
VII. Kehadiran Mahasiswa Dalam Kegiatan Kemahasiswaan Rutin Terjadwal...23
VIII. Prosedur Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi ...24
BAB IV 25
PROSEDUR STANDAR ... 25
KEGIATAN KEMAHASISWAAN... 25
I. Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan ...25
II. Ketentuan Umum mengenai Administrasi ...26
III. Ketentuan Mengenai Pelaksanaan Kegiatan ...33
IV. Alur Kegiatan Kemahasiswaan ...36
BAB V 39
LAIN-LAIN ... 39
I. Pembina dan Pendukung Organisasi Kemahasiswaan ...39
II. Beasiswa...40
LAMPIRAN...43
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN...44
PERHITUNGAN DAN ALUR PELAKSANAAN SATUAN KREDIT PARTISIPASI (SKP)...48
CONTOH SURAT PERMOHONAN...63
CONTOH SISTEMATIKA PROPOSAL...64
CONTOH FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ...66
(POSTBA), SHINYUUSEI KANGEKAI (SNK) DANan English Department
Surat Keputusan Ketua STBA LIA Jakarta no. 008.SK/K/III/2012 per tanggal 05 Maret 2012 menetapkan berlakunya Sistem Kredit Partisipasi. Sistem ini diberlakukan agar mahasiswa dapat secara aktif mengikuti kegiatan ekstrakurikuler dan nonkurikuler kemahasiswaan, baik yang diselenggarakan di dalam kampus STBA LIA Jakarta ataupun di luar kampus. Oleh karena itu, buku Pedoman Kegiatan Mahasiswa yang diterbitkan tahun 2011 perlu mendapatkan penyempurnaan.
Selain penyempurnaan prosedur pelaksanaan kegiatan mahasiswa, buku ini berisikan juga prosedur pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi dan petunjuk teknis pelaksanaan POSTBA, Shinyuusei Kangekai dan English Department Gathering. Prosedur pelaksaan Sistem Kredit Paritisipasi awalnya ada di buku yang terpisah. Sementara, petunjuk teknis pelaksanaan POSTBA, Shinyuusei Kangekai dan English Department Gathering belum pernah ada sebelumnya. Untuk menyeragamkan dan menghindari masalah yang sering timbul di kampus lain berkenaan dengan kegiatan serupa, maka STBA LIA Jakarta merasa perlu membuat petunjuk teknis ini untuk kemudian dipatuhi dan dilaksanakan oleh para mahasiswa yang menjadi panitia kegiatan-kegiatan ini.
Kami berharap dengan adanya buku ini, mahasiswa dapat melaksanakan kegiatan mahasiswa sesuai dengan Standard Operational Procedure (SOP). Ini juga merupakan pembelajaran bagi mahasiswa bila kelak lulus dan masuk ke dunia kerja. Semoga mahasiswa tidak putus beraktifitas dan mendapatkan manfaat dari kegiatan ekstrakurikuler dan nonkurikuler yang mereka ikuti.
Jakarta, 4 Maret 2013 Wakil Ketua III Najmiah Octavia, M.Si
UNTUK TERBITAN TAHUN 2013
Pada tahun 2012, di STBA LIA Jakarta mulai diberlakukan Sistem Kredit Partisipasi, untuk menilai kegiatan nonkurikuler mahasiswa dengan Satuan KreditPartisipasi (SKP). Pada dasarnya, sistem tersebut merupakan jawaban atas masukan dari masyarakat pengguna yang menuntut agar mahasiswa memiliki kemampuan berorganisasi dan keterampilan nonakademik di samping pengetahuan yang diperolehnya di kelas. Selain itu, sistem tersebut juga merupakan penyempurnaan dari aturan kegiatan kemahasiswaan yang sudah ada sebelumnya yang bertujuan agar mahasiswa memiliki catatan resmi tertulis berupa Transkrip Kegiatan Mahasiswa (TKM) pada akhir studinya di samping Transkrip Nilai Akademik (TA), yang dapat dijadikan bekal untuk mencari pekerjaan. Diharapkan bahwa nilai TKM akan memberi nilai tambah pada Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) mahasiswa yang bersangkutan
Oleh karena itu, dalam rangka penyempurnaan, buku Pedoman Kegiatan Mahasiswa tahun 2011 perlu direvisi dan diganti agar para mahasiswa STBA LIA Jakarta mempunyai petunjuk yang jelas dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan mereka di dalam dan di luarkampus.
Kami sangat bergembira bahwa pada semester pertama sejak SKP diberlakukan, kami mengamati bahwa partisipasi mahasiswa padakegiatan-kegiatanak ademik dan nonakademik telah meningkat.
Semoga penerbitan buku pedoman ini sesuai dengan kebutuhan mahasiswa STBA LIA Jakarta dan mencapai sasaran yang dituju.
Jakarta, 4 Maret 2013 Ketua STBA LIA Jakarta, Prof. Dr. Ida SundariHusen
PENGERTIAN
I.
Mahasiswa
Mahasiswa merupakan peserta didik yang terdaftar pada salah satu jurusan dan program studi di lingkungan STBA LIA Jakarta.
II.
Kegiatan Kemahasiswaan
Program kegiatan kemahasiswaan STBA LIA Jakarta disusun sesuai dengan kalender kegiatan akademik dan kegiatan pengembangan untuk mencapai sasaran yang telah disepakati dan ditetapkan. Kegiatan kemahasiswaan STBA LIA Jakarta adalah segala aktivitas ekstrakurikuler dan nonkurikuler yang memperoleh izin dari Ketua STBA LIA Jakarta, atau pejabat yang diberi wewenang oleh Ketua STBA LIA Jakarta, serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, norma agama dan norma kesusilaan.
III. Kegiatan Ekstrakurikuler
Kegiatan ekstrakurikuler adalah kegiatan kemahasiswaan di luar kegiatan akademik yang meliputi pengembangan penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa, dan pengabdian pada masyarakat. Kegiatan kemahasiswaan ini dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pokok seperti tersebut di bawah dan menunjang perkuliahan. Partisipasi mahasiswa dalam setiap kegiatan Ekstrakurikuler akan mendapatkan satuan kredit partisipasi (SKP) dan menjadi syarat untuk mengikuti ujian akhir yaitu sidang Skripsi, Ujian Lisan Mata Kuliah Peminatan (ULMKP/Ujian Komprehensif) atau sidang Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL).
1. Penalaran dan Keilmuan
Kebutuhan pokok yang harus dipenuhi sesuai dengan tugas utama sebagai mahasiswa. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan penalaran dan keilmuan antara lain seminar, diskusi ilmiah, debat ilmiah dalam bahasa Indonesia, bahasa Inggris atau bahasa Jepang, lomba karya ilmiah, dan pelatihan dasar kepemimpinan oleh organisasi mahasiswa di dalam dan di luar lingkungan kampus STBA LIA Jakarta.
2. Minat dan Bakat
Kebutuhan pokok yang dikembangkan untuk meningkatkan keterampilan, apresiasi seni, dan kesegaran jasmani. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan minat dan bakat berupa kegiatan olah raga, kesenian, media terbitan kampus, pecinta alam, koperasi mahasiswa, dan sebagainya.
3. Kesejahteraan Mahasiswa
Kebutuhan pokok untuk memenuhi kesejahteraan jasmani dan rohani sehingga mahasiswa menjadi intelektual yang berbudi dan bertakwa kepada Tuhan. Untuk kesejahteraan jasmani mahasiswa yang berprestasi atau membutuhkan dilakukan berbagai usaha agar memperoleh beasiswa. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan kesejahteraan berupa koperasi mahasiswa, kegiatan kerohanian, dan sebagainya.
4. Pengabdian Masyarakat
Kebutuhan pokok untuk mengembangkan aktualisasi diri, menyalurkan aspirasi, dan melakukan pengabdian sebagai masyarakat. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan pengabdian kepada masyarakat berupa kegiatan pelatihan (pelatihan bahasa Inggris untuk anak-anak, Community English Program - CEP), penyuluhan, bantuan materi dan tenaga kepada masyarakat.
BAB II
ORGANISASI MAHASISWA
I. Pengertian
Organisasi mahasiswa STBA LIA Jakarta adalah organisasi mahasiswa yang dibentuk dari, oleh, dan untuk mahasiswa pada tingkat institusi dan program studi di dalam kampus sebagai wahana pengembangan diri mahasiswa ke arah perluasan wawasan dan peningkatan kecendekiawanan serta integritas kepribadian untuk mencapai tujuan perguruan tinggi.
II. Landasan Hukum
Organisasi mahasiswa di lingkungan STBA LIA Jakarta berlandaskan:
1. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi mahasiswa di Perguruan Tinggi.
2. Undang-undang Nomor 2 tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 3. Keputusan Ketua STBA LIA Jakarta tentang Pedoman Organisasi
mahasiswa STBA LIA Jakarta tanggal 22 Januari 2007. 4. Statuta STBA LIA Jakarta tahun 2011.
III.Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan
III.1. Kode Etik Organisasi
a) Tidak bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945, Agama, Visi dan Misi STBA LIA Jakarta, serta menunjang kegiatan kurikuler dan ekstrakurikuler;
b) Tidak membuat Visi dan Misi, serta Garis-garis Besar Haluan Kerja yang dapat mengganggu ketertiban kampus dan lingkungan sekitar kampus;
c) Menjunjung tinggi dan menghormati norma, nilai-nilai, dan aturan yang diberlakukan di Yayasan LIA dan STBA LIA Jakarta;
d) Menjalankan Kegiatan Organisasi dengan berpedoman pada kode etik STBA LIA Jakarta.
III.2. Kode Etik Kegiatan Kemahasiswaan
a) Tidak bertentangan dengan kode etik STBA LIA Jakarta;
b) Berupa aktivitas yang dapat dipertanggungjawabkan secara moral dan formal;
c) Tidak mengganggu ketertiban umum dan perkuliahan.
IV. Persyaratan Organisasi Mahasiswa
1. Mempunyai Visi dan Misi yang jelas, benar, dan rasional;
2. Mempunyai Anggaran Dasar (AD), Anggaran Rumah Tangga (ART), dan Program Kerja;
3. Mempunyai kepengurusan organisasi (struktur organisasi) dan uraian tugas yang jelas;
4. Memenuhi persyaratan pembentukan organisasi mahasiswa sesuai dengan pasal dalam AD/ART BEM STBA LIA Jakarta;
5. Mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi sesuai dengan struktur kemahasiswaan yang berlaku di STBA LIA Jakarta.
V. Persyaratan Kegiatan Kemahasiswaan
1. Mendapat izin resmi dari pimpinan STBA LIA Jakarta atau pejabat yang ditunjuk Pimpinan STBA LIA Jakarta;
2. Melakukan kegiatan dengan memperhatikan kedisiplinan dan ketertiban administrasi, organisasi, dan transparansi;
3. Meningkatkan dan/atau mendukung pengetahuan serta keterampilan bahasa dan budaya Indonesia, dan bahasa dan budaya asing yang dipelajarinya;
4. Tidak bersifat destruktif, anarkis, dan/atau provokatif;
5. Diadakan di tempat yang jelas dengan susunan acara yang terencana dan terkoordinasi serta dilakukan oleh panitia kompeten yang ditunjuk secara resmi.
VI.Tata tertib Organisasi Mahasiswa
Tata tertib organisasi mahasiswa di lingkungan STBA LIA Jakarta diatur seperti tersebut di bawah.
1. Memenuhi kode etik organisasi yang ditetapkan STBA LIA Jakarta;
2. Mematuhi peraturan dan tata tertib organisasi yang ada di lingkungan STBA LIA Jakarta yaitu BEM, UKM, dan HMJ;
3. Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan yang tidak bertentangan dengan AD/ART organisasi;
4. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan yang dapat dipertanggung-jawabkan dan akuntabel.
VII. Tata tertib Kampus dan Perkuliahan
Tata tertib kampus dan perkuliahan dapat dilihat dalam Buku Panduan STBA LIA Jakarta yang diterbitkan setiap tahun akademik, dan buku Tata Tertib Kampus dan Etika Akademik.
VIII. Pembina Organisasi Mahasiswa
1. Pembina organisasi mahasiswa adalah Pimpinan STBA LIA Jakarta dan para dosen STBA LIA Jakarta yang ditugaskan untuk membina kegiatan organisasi mahasiswa melalui surat keputusan Ketua STBA LIA Jakarta untuk satu masa periode tertentu.
2. Karyawan yang ditunjuk untuk membantu kelancaran kegiatan organisasi mahasiswa ditugaskan melalui surat keputusan Ketua STBA LIA Jakarta.
IX. Fasilitas Mahasiswa
Fasilitas mahasiswa merupakan sarana dan prasarana yang dapat dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan kemahasiswaan. Fasilitas tersebut adalah tempat, ruang dan fasilitas pendukungnya berupa meja dan kursi, LCD, laptop, sound
system, dan lain-lain1. Demi ketertiban administrasi, para peminjam diharuskan
mengajukan permohonan penggunaan fasilitas ke Wakil Ketua bagian Kemahasiswaan (selanjutnya disebut Waket III) dengan tembusan ke Kasub. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni (selanjutnya disebut Kasub. BAKAL) (lihat Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas di lampiran 1.4 di halaman 46).
X. Struktur Organisasi Mahasiswa
Keterangan:
Garis komando dan koordinasi Garis koordinasi
Warna merah: Belum dibentuk
1
Fasilitas mahasiswa tidak termasuk peminjaman kendaraan operasional institusi.
PIMPINAN STBA
BEM
UKM
JURUSAN
UKM
UKM
HMJ
DPM
XI. Unsur Organisasi mahasiswa
1. Dewan Permusyawaratan Mahasiswa (DPM)
Dewan Permusyawaratan Mahasiswa adalah organisasi mahasiswa sebagai lembaga legislatif tertinggi yang mengawasi pelaksanaan program kegiatan organisasi mahasiswa di STBA LIA Jakarta2.
2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
Badan Eksekutif Mahasiswa adalah organisasi mahasiswa sebagai lembaga eksekutif tertinggi di STBA LIA Jakarta. Karena masalah teknis, untuk sementara BEM tidak berada di bawah pengawasan DPM, tetapi berada di bawah pengawasan dan berkoordinasi dengan Pimpinan STBA LIA Jakarta.
3. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)
Himpunan Mahasiswa Jurusan adalah organisasi mahasiswa sebagai lembaga eksekutif di tingkat jurusan yang hanya melaksanakan kegiatan penalaran dan keilmuan sesuai dengan bidang ilmu yang dipelajarinya di jurusan masing-masing.
HMJ berada di bawah pengawasan BEM dan berkoordinasi dengan Kepala Jurusan (Kajur) masing-masing dalam melaksanakan kegiatan. HMJ di STBA LIA Jakarta terdiri atas Himpunan Mahasiswa Jurusan bahasa Inggris (HMJI) dan Himpunan Mahasiswa Jurusan bahasa Jepang (HMJJ). Dalam melaksanakan kegiatan HMJ berkoordinasi dengan Jurusan.
4. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
Unit Kegiatan Mahasiswa adalah organisasi pelaksana dalam bidang peminatan dan bakat yang bertanggung jawab penuh kepada BEM3. UKM
di lingkungan STBA LIA Jakarta sampai dengan tahun 2013 terdiri atas
2
Karena alasan teknis, untuk sementara STBA LIA Jakarta belum memiliki DPM. 3
UKM bidang olah raga (futsal, basket dan catur), kerohanian (Islam dan Kristen), koperasi mahasiswa, dan pers.
5. Komunitas
Komunitas adalah pelaksana kegiatan4dalam bidang peminatan dan bakat
yang berada di bawah pengawasan BEM. Komunitas di lingkungan STBA LIA Jakarta yang tercatat dan diakui sampai dengan tahun 2013 terdiri atas komunitas pencak silat, kesenian (musik dan tari), teater, paduan suara dan pecinta alam.
XII. Tugas dan Kewajiban Pengurus Organisasi
1. Dewan Permusyawaratan Mahasiswa (DPM)
a) Menjalankan kepengurusan selama 1 tahun dimulai dari diterbitkannya Surat Keputusan Ketua STBA LIA Jakarta;
b) Membuat dan menetapkan visi dan misi DPM;
c) Membuat Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja (GBHK) Organisasi mahasiswa sesuai dengan Visi dan Misi STBA LIA Jakarta; d) Membuat program kerja DPM selama masa kepengurusan;
e) Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja;
f) Melaksanakan Musyawarah Besar (MUBES) untuk melakukan perubahan dan menetapkan AD/ART apabila diperlukan;
g) Melaksanakan Pemilihan Raya (PEMIRA) untuk memilih anggota DPM, Ketua BEM, Ketua UKM dan Ketua HMJ. Karena alasan teknis, untuk sementara tugas ini diambil-alih oleh BEM;
h) Melaksanakan pengawasan pada organisasi mahasiswa. Karena alasan teknis, untuk sementara tugas ini diambil-alih oleh BEM;
i) Melaksanakan Tata Tertib/Peraturan Organisasi mahasiswa yang ditetapkan oleh Pimpinan STBA LIA Jakarta;
4Merupakan UKM yang dibekukan ataupun kelompok kegiatan yang baru dibentuk dan belum mencapai masa aktif minimal satu tahun.
j) Mensahkan pembentukan, pembekuan, dan pembubaran UKM. Karena alasan teknis, untuk sementara tugas ini diambil-alih oleh BEM;
k) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan. 2.
Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM )
a) Menjalankan kepengurusan selama 1 tahun dimulai dari diterbitkannya surat keputusan Ketua STBA LIA Jakarta;
b) Membuat dan menetapkan misi BEM;
c) Menjalankan Ketetapan GBHK BEM yang ditetapkan DPM. Karena alasan teknis, GBHK disahkan oleh Waket III ;
d) Mematuhi tata tertib/peraturan organisasi yang ditetapkan oleh DPM/Pimpinan STBA LIA Jakarta;
e) Membuat program kerja BEM selama masa kepengurusan;
f) Melaksanakan MUBES untuk melakukan perubahan dan menetapkan AD/ART apabila diperlukan;
g) Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja dan dana yang tersedia;
h) Melakukan koordinasi program kerja setiap UKM dan HMJ;
i) Melalui prosedural mekanisme organisasi memberi persetujuan pada pelaksanaan kegiatan UKM dan HMJ sesuai dengan dana yang tersedia; j) Karena alasan teknis, untuk sementara BEM melakukan tugas DPM
dalam melakukan pengawasan terhadap kegiatan UKM dan HMJ serta tugas lainnya (lihat poin 6 mengenai tugas dan fungsi DPM);
k) Melantik Ketua UKM dan HMJ;
l) Melaksanakan PEMIRA untuk memilih Ketua BEM periode berikutnya dengan membentuk panitia khusus;
m) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan; n) Menjalin kerja sama dengan BEM dari perguruan tinggi lain.
3.
Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
a) Menjalankan kepengurusan selama 1 tahun dimulai dari diterbitkannya Surat Keputusan Ketua BEM STBA LIA Jakarta;
b) Membuat dan menetapkan misi UKM sesuai minat dan bakat; c) Mematuhi tata tertib yang ditetapkan oleh DPM/BEM;
d) Menjalankan Ketetapan GBHK HMJ yang ditetapkan oleh DPM/BEM; e) Membuat program kerja UKM selama masa kepengurusan;
f) Melaksanakan Rapat Pleno untuk menetapkan program kerja UKM; g) Melaksanakan kegiatan UKM sesuai dengan program kerja;
h) Melakukan koordinasi dan meminta persetujuan kegiatan kepada BEM dan rekomendasi dari Pembina organisasi;
i) Melaksanakan PEMIRA untuk memilih Ketua UKM periode berikutnya dengan membentuk panitia khusus;
j) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan. 4.
Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)
a) Menjalankan kepengurusan selama 1 tahun dimulai dari diterbitkannya surat keputusan Ketua BEM STBA LIA Jakarta;
b) Membuat dan menetapkan misi HMJ;
c) Menjalankan Ketetapan GBHK HMJ yang ditetapkan oleh DPM/BEM; d) Membuat program kerja HMJ selama masa kepengurusan;
e) Melaksanakan Rapat Pleno untuk menetapkan program kerja HMJ; f) Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja HMJ;
g) Melakukan koordinasi dengan BEM atas program kerjanya;
h) Berkonsultasi dengan Pembina organisasi dan meminta persetujuan kegiatan kepada Kepala Jurusan masing-masing;.
i) Melaksanakan PEMIRA untuk memilih Ketua HMJ periode berikutnya dengan membentuk panitia khusus;
j) Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan;
k) Menjalin kerja sama dengan Himpunan Mahasiswa Jurusan sejenis dari perguruan tinggi lain.
XIII. Persyaratan Ketua dan Pengurus Organisasi
1. Dewan Permusyawaratan Mahasiswa (DPM)
5a) Merupakan mahasiswa aktif (tidak cuti) semester 3, tahun akademik berjalan;
b) Calon Ketua DPM harus memiliki Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 3,00, dan calon pengurus harus memiliki IPK minimal 2,75; c) Telah mengikuti Pekan Orientasi Studi Mahasiswa Baru (POSTBA),
kegiatan HMJ (English Department Gathering atau Shinyuusei Kangekai ) dan Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa (LKMM) dengan menunjukkan sertifikat atau Kartu Hasil Partisipasi (KHP);
d) Memiliki jasmani dan rohani yang sehat, perilaku baik dan bebas NAPSA (Narkotika Psikotropika dan Alkohol);
e) Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh panitia PEMIRA.
2.
Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM )
6a) Merupakan mahasiswa aktif (tidak cuti) semester 3, tahun akademik berjalan;
b) Calon Ketua BEM harus memiliki IPK minimal 3,00, dan calon pengurus harus memiliki IPK minimal 2,75;
c) Telah mengikuti POSTBA, kegiatan HMJ (English Department Gathering atau Shinyuusei Kangekai) dan LKMM dengan menunjukkan sertifikat atau KHP;
d) Memiliki jasmani dan rohani yang sehat, perilaku baik dan bebas NAPSA (Narkotika Psikotropika dan Alkohol);
1) Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh panitia PEMIRA.
5
Apabila tidak ada mahasiswa yang mencalonkan diri sebagai Ketua DPM, maka pimpinan STBA LIA Jakarta berhak menunjuk calon-calon Ketua DPM berdasarkan rekomendasi dari jurusan dan BAKAL. Ketua DPM akan dipilih melalui seleksi.
6Apabila tidak ada mahasiswa yang mencalonkan diri sebagai Ketua BEM, maka pimpinan STBA LIA Jakarta berhak menunjuk calon-calon Ketua BEM berdasarkan rekomendasi dari jurusan dan BAKAL.
3.
Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
a) Pada saat mencalonkan diri merupakan mahasiswa aktif (tidak cuti) semester 3, tahun akademik berjalan;
b) Calon Ketua UKM harus memiliki IPK minimal 2,5, dan calon pengurus harus memiliki IPK minimal 2,25;
c) Telah mengikuti POSTBA, kegiatan HMJ (English Department Gathering atau Shinyuusei Kangekai) dan LKMM dengan menunjukkan sertifikat atau KHP;
d) Memiliki jasmani dan rohani yang sehat, perilaku baik dan bebas NAPSA (Narkotika Psikotropika dan Alkohol);
e) Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh Rapat Pleno pengurus UKM.
4.
Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)
7a) Pada saat mencalonkan diri merupakan mahasiswa aktif (tidak cuti) semester 3, tahun akademik berjalan;
b) Calon Ketua HMJ harus memiliki IPK minimal 2,75, dan calon pengurus harus memiliki IPK minimal 2,5;
c) Telah mengikuti POSTBA, kegiatan HMJ (English Department Gathering atau Shinyuusei Kangekai) dan LKMM dengan menunjukkan sertifikat atau KHP;
d) Memiliki jasmani dan rohani yang sehat, perilaku baik dan bebas NAPSA (Narkotika Psikotropika dan Alkohol);
e) Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh panitia PEMIRA.
7
Apabila tidak ada mahasiswa yang mencalonkan diri sebagai Ketua HMJ, maka pimpinan jurusan berhak menunjuk calon-calon Ketua HMJ berdasarkan rekomendasi dari pembina organisasi. Ketua HMJ akan dipilih melalui seleksi.
BAB III
SISTEM KREDIT PARTISIPASI
I.
Pengertian
a. Sistem Kredit Partisipasi
Sistem kredit partisipasi adalah sistem untuk menyatakan pengakuan atas prestasi pengembangan soft skills kemahasiswaan. Beban kegiatan mahasiswa dinyatakan dalam satuan kredit partisipasi (SKP).
b. Satuan Kredit Partisipasi
Satuan kredit partisipasi (yang selanjutnya disingkat “SKP”) adalah nilai kredit yang ditetapkan sebagai penghargaan kepada mahasiswa setelah mengikuti kegiatan kemahasiswaan, baik kegiatan ekstrakurikuler ataupun nonkurikuler.
c. Tujuan Sistem Kredit Partisipasi
Tujuan penerapan Sistem Kredit Partisipasi di STBA LIA Jakarta untuk: a) meningkatkan partisipasi mahasiswa dalam kegiatan-kegiatan
kemahasiswaan;
b) meningkatkan kemampuan soft skills mahasiswa;
c) memberikan pengakuan dan atau penghargaan terhadap aktivitas pembelajaran dan prestasi mahasiswa di kegiatan ekstrakurikuler nonkurikuler;
d) mengetahui semua aktivitas yang pernah diikuti dan semua prestasi yang pernah diperoleh setiap mahasiswa selama menempuh pendidikan di STBA LIA Jakarta;
e) menyediakan dokumen yang disertai bukti-bukti otentik tentang segala aktivitas dan semua prestasi yang penting bagi penerima lulusan ketika memasuki dunia kerja.
d. Karakteristik Sistem Kredit Partisipasi
a) Setiap kegiatan kemahasiswaan memiliki SKP yang berlainan tergantung pada bobot kegiatan ekstrakurikuler dan nonkurikuler yang diikuti. b) Besaran SKP untuk setiap kegiatan kemahasiswaan ditentukan berdasarkan
besarnya usaha untuk mengikuti aktivitas dan prestasi yang diperoleh dalam bidang-bidang kegiatan kemahasiswaan ( Perhitungan dan Alur Pelaksanaan Satuan Kredit Partisipasi dapat dilihat di Lampiran II di halaman 48)
e. Kedudukan dan Distribusi Nilai Kegiatan
a) KedudukanNilai SKP merupakan akumulasi nilai kegiatan ekstrakurikuler atau nonkurikuler yang dinyatakan dalam bentuk Transkrip Kegiatan Mahasiswa (selanjutnya disingkat “TKM”) pada akhir masa studi. Nilai pada TKM merupakan prasyarat untuk mengikuti ujian skripsi, Ujian Lisan Mata Kuliah Peminatan (ULMKP), atau laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL). TKM dan Transkrip Akademik dipakai dalam penentuan wisudawan terbaik.
b) Distribusi Nilai Kegiatan SKP
Distribusi nilai SKP terdiri atas nilai kegiatan wajib institusi dan SKP dalam kegiatan pilihan yang meliputi bidang kegiatan organisasi dan kepemimpinan, bidang kegiatan minat dan bakat, bidang kegiatan penalaran dan keilmuan, dan bidang kegiatan pengabdian kepada masyarakat dan kesejahteraan mahasiswa.
f. Beban SKP
a) Mahasiswa STBA LIA Jakarta program S1 regular pagi sejak semester pertama wajib mengumpulkan minimum 130 SKP dan mahasiswa program D3 minimum 110 SKP yang terdiri atas kegiatan wajib institusi dan kegiatan pilihan;
b) Mahasiswa STBA LIA Jakarta program S1 regular sore sejak semester pertama wajib mengumpulkan minimum 80 SKP yang terdiri atas kegiatan wajib institusi dan kegiatan pilihan;
c) Mahasiswa pindahan atau alih jenjang (dari luar STBA LIA Jakarta) yang telah memiliki satuan kredit semester (sks) ≤ 80 wajib mengumpulkan minimum 80 SKP; sedangkan mahasiswa yang telah memiliki > 80 sks wajib mengumpulkan minimum 40 SKP.
d)
Mahasiswa STBA LIA Jakarta program S1 regular pagi Tahun Akademik 2010/2011wajib mengumpulkan minimum 60 SKP, sedangkan mahasiswa program D3 Tahun Akademik 2010/2011wajib mengumpulkan minimum 30 SKP yang terdiri atas kegiatan wajib institusi dan kegiatan pilihan terhitung dari tahun 2010. Segala bentuk kegiatan yang sudah diikuti sejak semester pertama termasuk yang diperhitungkan dengan menunjukkan bukti fisik keikutsertaan (sertifikat, kartu anggota, SK, Surat Penugasan).II. Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi
Pelaksanaan Sistem kredit partisipasi sesuai dengan kalender akademik STBA LIA Jakarta. Setiap tahun kegiatan akademik terdiri atas 2 (dua) semester:
a. Semester Gasal (I, III, V, VII): Bulan September – Februari b. Semester Genap (II, IV, VI, VIII) : Bulan Maret – Agustus
III.Sistem Penilaian
1. Bidang Kegiatan Organisasi dan Kepemimpinan
Penilaian untuk bidang organisasi dan kepemimpinan terdiri dari penilaian keaktifan dalam kepengurusan organisasi mahasiswa.
2. Bidang Kegiatan Penalaran dan Keilmuan
Penilaian untuk bidang penalaran dan keilmuan terdiri dari: a) Penilaian berdasarkan prestasi dalam Lomba Karya Tulis Ilmiah;
b) Penilaian berdasarkan prestasi dalam Kegiatan Kreativitas dan Inovasi Mahasiswa;
c) Penilaian berdasarkan kegiatan dalam forum komunikasi ilmiah (seminar, lokakarya dan lain-lain).
3. Bidang Kegiatan Minat dan Bakat
Penilaian untuk bidang minat dan bakat terdiri dari:
a) Penilaian berdasarkan kegiatan aktif di UKM, HMJ atau KOPMA; b) Penilaian berdasarkan prestasi kegiatan minat dan bakat. 4. Bidang Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat
Penilaian untuk bidang pengabdian kepada masyarakat terdiri dari: a) Penilaian keaktifan dalam kepedulian sosial;
b) Penilaian partisipasi dan aktivitas lain di bidang sosial.
IV. Predikat
1. Kriteria predikat pada TKM S1 adalah sebagai berikut:
a) SANGAT BAIK, apabila mahasiswa mengumpulkan lebih dari atau sama dengan 300 SKP;
b) BAIK, apabila mahasiswa mengumpulkan nilai 200 SKP sampai dengan 299 SKP;
c) CUKUP, apabila mahasiswa dapat mengumpulkan nilai 130 SKP sampai dengan 199 SKP.
2. Kriteria predikat pada TKM D3 sebagai berikut:
a) SANGAT BAIK, apabila mahasiswa dapat mengumpulkan lebih dari atau sama dengan 200 SKP;
b) BAIK, apabila mahasiswa dapat mengumpulkan nilai 150 SKP sampai dengan 199 SKP;
c) CUKUP, apabila mahasiswa dapat mengumpulkan nilai 100 SKP sampai dengan 149 SKP.
V. Validasi
Validasi dilakukan pada saat mahasiswa yang bersangkutan mengajukan bukti keikutsertaan dalam kegiatan ekstrakurikuler pada setiap akhir semester dengan menggunakan formulir yang telah disediakan di Subbagian Kemahasiswaan.
Nilai Kegiatan Kemahasiswaan dinyatakan valid apabila bukti keikutsertaan ditandatangani oleh:
1. Ketua BEM dengan diketahui oleh Waket III untuk kegiatan yang dilaksanakan pada tingkat BEM;
2. Kepala jurusan/program studi untuk kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan pada tingkat jurusan/program studi;
3. Ketua STBA LIA Jakarta untuk kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan pada tingkat institusi, regional, nasional dan internasional;
VI.
Bukti-bukti Kegiatan Kemahasiswaan
Penilaian SKP dilakukan berdasarkan bukti-bukti:1. Sertifikat/Piagam/Piala/Medali/Vandel/bentuk penghargaan lain; 2. Surat Keputusan/Surat Tugas;
3. Kartu keanggotaan yang masih berlaku; 4. Daftar hadir (untuk kegiatan reguler); 5. Karya nyata dan atau dokumentasinya.
VII. Kehadiran Mahasiswa Dalam Kegiatan Kemahasiswaan
Rutin Terjadwal
1. Mahasiswa harus mengisi daftar hadir sesuai dengan jadwal pada setiap kegiatan ekstrakurikuler yang diikuti;
JUKNIS MAHASISWA JUKNIS KASUB. BAKAL SELESAI Form KHP TKM KHP JUKNIS DOSEN PA
VIII. Prosedur Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi
1. Waket III bertanggung jawab untuk peningkatan mutu pelaksanaan Sistem kredit partisipasi.
2. Usaha peningkatan mutu pelaksanaan sistem kredit partisipasi terdiri atas kegiatan sosialisasi, pelaksanaan dan monitoring, dan evaluasi pelaksanaan sistem kredit partisipasi
3. Langkah-langkah teknis pelaksanaan Sistem kredit partisipasi dituangkan dalam bentuk petunjuk teknis bagi mahasiswa, Pembimbing Akademik (PA) dan Kasub. BAKAL.
4.
Struktur Pelaksanaan Sistem Kredit Partisipasi adalah seperti di bawah ini: MULAI KEGIATANBAB IV
PROSEDUR STANDAR
KEGIATAN KEMAHASISWAAN
I. Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan
Ketentuan pokok kegiatan kemahasiswaan diatur seperti tersebut di bawah. 1. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus memperhatikan keseimbangan
antara kegiatan penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan mahasiswa, dan bakti sosial mahasiswa pada masyarakat sekitar.
2. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus lebih mendahulukan kepentingan mahasiswa STBA LIA Jakarta daripada kepentingan pihak lain dan tidak mengganggu perkuliahan.
3. Setiap kegiatan kemahasiswaaan harus direncanakan dan dirancang dengan baik dan terperinci dengan selalu memperhatikan dan mendahulukan kepentingan akademik serta dapat dipertanggungjawabkan. 4. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus memperhatikan dan sesuai dengan
sistem dan aturan yang berlaku di STBA LIA dengan tidak mengabaikan ketertiban masyarakat sekitar kampus STBA LIA Jakarta.
5. Setiap kegiatan kemahasiswaan yang sudah disetujui dan tercantum di dalam program kerja BEM akan mendapatkan dukungan pembiayaan8dari
STBA LIA Jakarta sesuai dengan jumlah besaran anggaran yang diajukan oleh BEM kepada Waket III.
6. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus organisasi atau panitia yang ditunjuk resmi oleh organisasi dalam bentuk kepanitiaan.
7. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaporkan secara tertulis yang mencakup hasil kegiatan dan penggunaan biaya.
8
8. Setiap organisasi mahasiswa yang tidak melaporkan kegiatannya akan dikenakan sanksi berupa penundaan pengrealisasian anggaran kegiatan berikutnya.
II. Ketentuan Umum mengenai Administrasi
Dalam melaksanakan kegiatan organisasi mahasiswa di lingkungan STBA LIA Jakarta, diatur sistem administrasi seperti tersebut di bawah.
1.Administrasi Kesekretariatan
a) Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Proposal Penyelenggaraan Kegiatan
1. Panitia mengajukan surat permohonan dan proposal penyelenggaraan kegiatan kepada Waket III yang ditandatangani oleh Ketua Panitia setelah diperiksa dan disetujui oleh Ketua HMJ/UKM dan diketahui oleh BEM/Kepala Jurusan dan Kasub. BAKAL9.
(Contoh surat lihat lampiran di halaman 63)
2. Surat permohonan dan proposal penyelenggaraan kegiatan harus diajukan paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan. Surat permohonan yang diajukan kurang dari 10 hari kerja tidak akan ditanggapi dan diproses/dikabulkan anggarannya. Proposal harus diajukan ulang dengan jadwal yang berbeda.
3. Dalam surat permohonan penyelenggaraan kegiatan harus dicantumkan nama kegiatan, biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelenggaraan kegiatan.
4. Waket III menyetujui/tidak menyetujui penyelengaraan kegiatan setelah mengadakan dialog dengan Panitia kegiatan, meneruskan surat dan proposal kepada Waket II, dan melaporkan kegiatan kepada Ketua STBA LIA Jakarta.
9Disesuaikan dengan status kepanitiaan, apakah di bawah HMJ, UKM, atau BEM. Persetujuaan BEM dan Kasub. BAKAL harus ada sebagai legalitas penyelenggaraan kegiatan.
5. Panitia melaksanakan kegiatan, atau membatalkan kegiatan jika tidak mendapat persetujuan dari Pimpinan STBA LIA Jakarta. Informasi persetujuan/pembatalan penyelenggaraan kegiatan disampaikan kepada panitia paling lambat 5 hari kerja setelah pengajuan surat permohonan dan proposal kegiatan.
Alur pengajuan surat permohonan dan proposal lihat di lampiran I .1 di halaman 44.
b) Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan 1. Waket II mendisposisikan proposal biaya penyelenggaraan kegiatan
kepada Kepala Bagian Keuangan dan Personalia (BAKEP) setelah mempertimbangkan kondisi keuangan dan masukan dari Waket III. 2. Ka. BAKEP menginformasikan pengambilan biaya penyelenggaraan
kegiatan kepada Kasub. BAKAL. Lalu Kasub. BAKAL menginformasikan pencairan biaya penyelenggaraan kegiatan kepada Panitia.
3. Panitia mengambil biaya penyelenggaraan kegiatan di BAKEP. 4. Panita/Pengurus menyelenggaraan kegiatan sesuai dengan biaya yang
disetujui oleh STBA LIA Jakarta.
5. Panitia membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan biaya kepada Waket III. (Selengkapnya lihat no. 3.)
Alur pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan lihat lampiran I.2 di halaman 44.
c) Prosedur Pengajuan Permohonan Izin Menginap di Kampus 1. Panitia mengajukan permohonan izin menginap kepada Waket III
dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL paling lambat 3 hari kerja menjelang jadwal kegiatan.
2. Waket III memutuskan pemberian izin Panitia setelah mengkaji kebutuhan menginap Panitia, berkoordinasi dengan Waket II, Ka.
BAUM, Kepala Kelompok Keamanan, serta melaporkan kepada Ketua STBA LIA Jakarta.
3. Waket III membatasi jumlah Panitia yang diizinkan menginap yaitu paling banyak 15 orang, dan hanya untuk kegiatan yang berlangsung pada periode perkuliahan aktif. Panitia yang menginap tidak diperkenankan tidur di dalam gedung kuliah dan tidak boleh ada di dalam gedung kuliah pada pukul 22:00 – 06:00. Panitia yang menginap harus menggunakan tanda/kartu panitia, dan tidak diperkenankan keluar-masuk dari dan ke area kampus LIA pada pukul 23:00 – 5:00. Mereka yang melanggar aturan ini akan kehilangan hak mereka atas SKP sebagai Panitia.
4. Waket III mendisposisikan surat permohonan izin kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat permohonan izin kepada Kepala Urusan Rumah Tangga (Urungga) dan Kepala Satuan Pengaman Yayasan dengan tembusan kepada Ketua STBA LIA Jakarta (sebagai laporan), Ka. BAUM dan Kepala Kelompok Satpam STBA LIA Jakarta.
5. Kepala dan Anggota Satuan Keamanan memantau kegiatan ketika mahasiswa menginap di kampus dan melaporkan hasil pemantauan kepada Pimpinan STBA LIA Jakarta.
Alur pengajuan permohonan izin menginap di kampus lihat lampiran I.3 di halaman 45.
d) Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas 1. Panitia mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas berupa
ruang, peralatan, atau fasilitas lainnya kepada Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL.
2. Waket III memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah mendengarkan kebutuhan penggunaan fasilitas dari Panitia dan berkoordinasi dengan Waket II serta Ka. BAUM.
3. Waket III mendisposisikan surat permohonan panita/pengurus untuk ditindak-lanjuti oleh Ka. BAUM.
4. Panitia mengisi formulir penggunaan fasilitas di BAUM sesuai dengan ketersediaan fasilitas yang disetujui.
5. Panitia berkoordinasi dengan Ka. BAUM dan Kasub. BAKAL mengenai pelaksanaan penggunaan fasilitas.
6. Panitia merapikan dan mengembalikan fasilitas yang telah digunakan kepada BAUM.
Alur pengajuan permohonan penggunaan fasilitas lihat lampiran I.4 di halaman 46.
e) Prosedur Pengajuan Permohonan Surat Izin/ Pemberitahuan Kegiatan/ Penggunaan Fasilitas Yayasan LIA
1. Panitia mengajukan surat permohonan izin/pemberitahuan kegiatan/penggunaan fasilitas kepada Waket III. Panitia tidak diperkenankan mengajukan surat permohonan izin/pemberitahuan kegiatan/penggunaan fasilitas langsung kepada pihak Yayasan. 2. Waket III mengadakan dialog dengan Panitia tentang kegiatan yang
akan diselenggarakan.
3. Waket III meneruskan surat permohonan Panitia kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat izin/pemberitahuan kegiatan/fasilitas yang ditujukan kepada pihak yang terkait, dan melaporkan kegiatan yang akan dilakukan Panitia kepada Ketua STBA LIA Jakarta.
4. Sekretaris Pimpinan meneruskan surat yang sudah ditandatangani Waket III kepada Kasub. BAKAL untuk diteruskan kepada Panitia, dan salinannya ditujukan kepada Ka. BAUM, Ka. Urungga Yayasan LIA, Satpam STBA LIA, BPHM, dan Setum Yayasan LIA.
Alur pengajuan permohonan penggunaan fasilitas Yayasan LIA lihat lampiran I.5 di halaman 46.
f) Prosedur Pengajuan Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus
1. Panitia mengajukan surat permohonan izin penyelenggaraan kegiatan di luar kampus kepada Waket III berdasarkan persetujuan dari BEM dan diketahui oleh Kasubag. BAKAL dan atau Kepala Jurusan10.
2. Waket III mengadakan dialog dengan Panitia mengenai tujuan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus.
3. Waket III melaporkan permohonan tersebut kepada Ketua STBA LIA Jakarta.
4. Ketua STBA LIA Jakarta menyetujui/tidak menyetujui penyelenggaraan kegiatan di luar kampus setelah mendapat masukan dari Waket III dan mengadakan dialog dengan panita/pengurus bila diperlukan.
5. Ketua STBA LIA Jakarta mendisposisikan surat permohonan izin menyelenggarakan kegiatan di luar kampus kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat administrasi yang dibutuhkan jika kegiatan tersebut disetujui.
6. Sekretaris meneruskan surat izin kepada Kasub. BAKAL untuk diteruskan kepada Panitia.
7. Panitia mengambil surat yang dibutuhkan di Kasub. BAKAL.
8. Panitia melaporkan hasil penyelenggaraan kegiatan kepada Ketua STBA LIA Jakarta dan Waket III.
Alur pengajuan permohonan izin menyelenggarakan kegiatan di luar kampus lihat lampiran I.6 di halaman 47.
2. Proposal
a)
Persyaratan Pengajuan Proposal1. Panitia tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan pada kegiatan sebelumnya.
2. Mendapat persetujuan dari BEM dan diketahui oleh Kasub. BAKAL dan atau Kepala Jurusan.
3. Menyertakan surat pengantar pengajuan proposal yang berisi maksud pengajuan proposal dan ditandatangani oleh Ketua Panitia Pelaksana kepada Waket III.
4. Diserahkan paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan melalui Kasub. BAKAL. Proposal yang diajukan kurang dari 10 hari kerja tidak akan diproses.
b)
Format Proposal Kegiatan1. Halaman Sampul Muka (lihat contoh pada lampiran) dilapisi plastik transparan.
2. Halaman Isi
Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiwaan yang bersangkutan atau Kepanitiaan yang ditunjuk dengan ketentuan Ukuran kertas A4 (21x29.7)
Bentuk huruf Arial dengan spasi 1.5, font 11 atau huruf Times New Roman, font 12.
Mencantumkan alamat organisasi mahasiswa, nomor telepon dan kontak perorangan/Telepon Genggam/E-mail.
Membubuhkan stempel organisasi mahasiswa atau penanggung jawab.
3. Jilid Proposal
Proposal dijilid dengan sampul belakang warna merah marun untuk BEM, biru tua untuk UKM, dan kuning muda untuk HMJ.
4. Sistematika penyusunan proposal lihat contoh pada lampiran IV di halaman 64.
c)
Sponsor KegiatanSponsor yang mendukung/mendanai kegiatan harus sesuai dengan ketentuan berikut.
1. Saling menguntungkan;
2. Bukan berasal dan bukan untuk kepentingan Partai Politik. 3. Bukan produsen minuman keras;
4. Bukan produsen rokok;
5. Bukan produk yang berhubungan dengan pornografi; 6. Bukan produk ilegal atau barang terlarang;
7. Produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas akan diatur kemudian.
3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
a)
Prosedur Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan 1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertuliskepada Waket III, paling lambat 10 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan.
2. Organisasi mahasiswa yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi belum menyampaikan Laporan Pertanggung-jawabannya, tidak diperkenankan mengajukan proposal baru.
3. Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai soft file berupa CD.
4. Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada Kasub. BAKAL untuk dievaluasi dan diparaf (disahkan), selanjutnya diserahkan ke Waket III untuk ditandatangani.
b)
Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan dan KeuanganFormat Laporan Pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan (lihat contoh pada lampiran V di halaman 66)
III.Ketentuan Mengenai Pelaksanaan Kegiatan
1. Tempata) Setiap kegiatan harus dilaksanakan di kampus STBA LIA Jakarta kecuali jika fasilitas yang dimiliki oleh STBA LIA Jakarta tidak memungkinkan, atau karena alasan-alasan khusus yang dapat dipertanggungjawabkan.
b) Kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan di luar kampus harus mendapat persetujuan khusus dari Ketua STBA LIA Jakarta.
c) Untuk setiap tempat di dalam kampus STBA LIA Jakarta yang akan digunakan sebagai tempat pelaksanaan kegiatan harus mendapat izin dari pimpinan.
d) Setiap tempat yang telah digunakan untuk berkegiatan harus dibersihkan kembali.
2. Waktu
a) Setiap kegiatan dilaksanakan maksimal 3 (tiga) hari dan diselenggarakan antara pukul 08.00 WIB dan 17.00 WIB Kegiatan yang diselenggarakan di luar ketentuan tersebut harus mendapat persetujuan khusus dari Ketua STBA LIA Jakarta.
b) Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan 7 (tujuh) hari sebelum dan selama Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester11.
11Kegiatan yang bersifat pemenuhan undangan dukungan atau partisipasi terhadap kegiatan
c) Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan pada saat pengurus organisasi mahasiswa dalam kondisi demisioner, kecuali dengan izin Waket III.
d) Ketua Panitia harus memberikan konfirmasi dan koordinasi dengan Kasub. BAKAL, Ka. BAUM, dan Kepala Kelompok Satpam selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Bila tahapan ini tidak dilaksanakan maka Waket III akan memberikan Surat Peringatan.
e) Undangan kegiatan harus sudah terkirim semua selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan, dan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan sudah ada konfirmasi kehadiran dari undangan. Khusus untuk undangan tamu pada acara pembukaan atau penutupan, Panitia harus memperhatikan tata cara protokoler standar dan berkoordinasi dengan Ka. BPHM STBA LIA Jakarta. Untuk kegiatan dalam lingkup STBA LIA Jakarta, Panitia wajib mengundang Pimpinan, Kepala Bagian, Kepala Jurusan dan pihak-pihak yang terkait. Sedangkan untuk kegiatan dalam lingkup yang lebih besar, Panitia harus menyesuaikan diri dengan tata cara protokoler.
f) Pada hari pelaksanan, seluruh panitia, peralatan, dan dekorasi telah siap selambat-lambatnya 2 (dua) jam sebelum acara dimulai. Para undangan diharapkan hadir 15 menit sebelum acara dimulai dan Panitia mengenakan jaket almamater atau atribut kepanitiaan yang sebelumnya telah disetujui oleh Waket III.
g) Semua perlengkapan, peralatan, dan fasilitas lainnya harus dikembalikan dalam keadaan baik selambat-lambatnya 1 (satu) hari setelah pelaksanaan.
3. Lain-lain
a) Pengambilan peralatan dilakukan oleh panitia kegiatan setelah prosedur pengajuan peralatan dan fasilitas dipenuhi. Ketika mengambil peralatan, penanggungjawab peminjaman meninggalkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau kartu identitas lainnya. Kartu
identitas dapat diambil kembali setelah peralatan dikembalikan dalam keadaan baik.
b) Pemakaian peralatan LCD, laptop, dan sound system harus dilakukan/didampingi oleh petugas yang ditunjuk oleh Ka. BAUM. Bila tanpa didampingi, kerusakan atau kehilangan peralatan menjadi tanggung jawab peminjam untuk memperbaiki/menggantinya. Kerusakan/kehilangan peralatan yang diakibatkan oleh petugas STBA LIA Jakarta akan diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku di STBA LIA Jakarta.
c) Untuk kegiatan yang melibatkan masyarakat di luar kampus seperti pentas seni, panitia harus menandatangani persetujuan tata tertib kegiatan yang disepakati antara panitia dengan pihak terkait. Persetujuan tata tertib dibuat sesuai dengan kebutuhan.
d) Untuk kegiatan pameran tidak diperkenankan menempel apa pun secara langsung di dinding ruangan. Materi pameran atau informasi lain dapat digantungkan, mempergunakan panil berkaki, atau sesuai petunjuk yang diberikan oleh petugas STBA LIA Jakarta.
e) Kegiatan bazaar yang mendatangkan pihak dari luar (kecuali sponsor utama), ditempatkan di lapangan parkir STBA LIA Jakarta.
f) Spanduk, poster, brosur, atau informasi lain tentang kegiatan selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah pelaksanaan harus diturunkan/ditanggalkan oleh panitia kegiatan yang bersangkutan. Bila tahapan ini tidak dilakukan panitia maka Waket III akan memberikan Surat Peringatan.
g) Jika diperlukan persiapan ruang sebelum hari pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan dapat mengajukan surat permohonan izin persiapan kepada Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelumnya, dan diberi waktu 1 (satu) hari pada pukul 08.00—21.00.
h) Untuk kegiatan yang bersifat komersil atau kerja sama dengan pihak di luar kampus, harap Panitia mengikuti ketentuan yang diatur dalam SK Ketua STBA LIA Jakarta.
i) Panitia bertanggung jawab atas kebersihan, kerapian, dan ketertiban tempat kegiatan. Panitia juga harus menjaga citra kampus dan Mahasiswa STBA LIA Jakarta.
IV. Alur Kegiatan Kemahasiswaan
Dalam melaksanakan kegiatan kemahasiswaan, alur yang harus dilakukan oleh setiap organisasi mahasiswa di STBA LIA Jakarta adalah seperti tersebut di bawah.
1. Pemilihan Raya Ketua Organisasi
Pemilihan Raya (PEMIRA) untuk setiap organisasi mahasiswa (BEM, UKM dan HMJ) diselenggarakan paling lambat dua bulan menjelang akhir kepengurusan. Pengurus aktif pada tahun berjalan menunjuk panitia khusus untuk menyelenggarakan PEMIRA. Aturan dan tata laksana PEMIRA STBA LIA ditetapkan melalui musyawarah besar/umum BEM.
2. Program Kerja
Pengurus terpilih membuat program kerja selama masa kepengurusan. Program kerja diatur berdasarkan program kerja rutin, jangka pendek, dan jangka panjang. Kegiatan yang tidak termasuk dalam program kerja dan tidak disetujui oleh BEM, tidak akan disetujui oleh Pimpinan STBA LIA Jakarta.
3. Rencana Anggaran
Rencana Anggaran adalah estimasi biaya penyelenggaraan kegiatan setiap program kerja yang dibuat oleh Pengurus Organisasi mahasiswa terpilih. Rencana anggaran ini diajukan oleh UKM dan HMJ kepada BEM untuk disetujui dan disahkan. Tahapan penyetujuan dan pengesahan rencana anggaran dan program kerja organisasi mahasiswa masing-masing dilakukan setelah pelaksanaan rapat kerja BEM dengan UKM dan HMJ.
Program Kerja dan Rencana Anggaran untuk satu periode kepengurusan setiap Organisasi mahasiswa diajukan kepada Waket III paling lambat satu bulan setelah pelantikan Ketua BEM. Waket III menerbitkan Surat Pengesahan setelah mengadakan dialog dengan Pengurus BEM, berkoordinasi dengan Waket II, dan mendengarkan pertimbangan dan keputusan Ketua STBA LIA Jakarta, Surat Pengesahan berisi daftar program yang akan dibantu pembiayaannya oleh STBA LIA Jakarta. Bila Ketua BEM tidak menyerahkan program kerja dan rencana anggaran maka setiap kegiatan BEM, UKM dan HMJ tidak akan mendapat persetujuan Waket III.
4. Realisasi Anggaran
Pengucuran biaya kegiatan sesuai dengan program kerja dilakukan secara bertahap. Dana awal untuk kegiatan operasional Organisasi mahasiswa diberikan sebanyak 20% dari anggaran yang disetujui, dan sebanyak 80% dari anggaran yang disetujui diberikan pada saat pelaporan penyelenggaraan kegiatan non operasional dalam bentuk reimburse.
Realisasi anggaran untuk kegiatan yang diselenggarakan oleh panitia yang ditunjuk dilakukan melalui tahapan pengucuran dana awal untuk kegiatan operasional sebanyak 50%, dan dana sebanyak 50% diberikan saat penyelenggaraan kegiatan dalam bentuk reimburse.
5. Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan yang sudah direncanakan dalam program kerja setiap organisasi mahasiswa harus dipersiapkan dengan matang dan dilaksanakan dengan penuh tangung jawab. Dalam melaksanakan kegiatan, setiap organisasi kemahasiswan harus melakukan konsultasi dan koordinasi dengan setiap bagian yang terkait.
6. Pelaporan Kegiatan
Setiap kegiatan kemahasiswaan yang telah dilaksanakan dilaporkan secara tertulis dan didokumentasikan. Bentuk laporan adalah hard file dan soft file dalam bentuk CD. Dalam upaya mewujudkan pengarsipan yang menyeluruh, setiap organisasi mahasiswa diharapkan mendokumentasikan setiap kegiatan yang dilakukannya secara terpisah, baik dalam bentuk hard file maupun soft file. Pelaporan harus dilakukan paling lambat 10 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan.
7. Penghargaan Keikutsertaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa Penghargaan terhadap keikutsertaan mahasiswa dalam setiap kegiataan organisasi mahasiswa baik sebagai pengurus maupun sebagai panitia yang diselenggarakan oleh STBA LIA Jakarta ditunjukkan dengan sertifikat yang dikeluarkan oleh Bagian Kemahasiswaan dengan ditandatangani oleh Ketua STBA LIA Jakarta.
Penghargaan terhadap panitia dan peserta kegiatan yang diselenggarakan oleh setiap Organisasi mahasiswa diberikan oleh Organisasi mahasiswa masing-masing. Pemberian sertifikat dilakukan 15 hari setelah pelaksanaan kegiatan.
Penghargaan lain adalah pemberian SKP yang pada akhir masa studi akan dinyatakan dalam bentuk Transkrip Kegiatan Mahasiswa (TKM). Nilai pada TKM merupakan prasyarat untuk mengikuti ujian skripsi, Ujian Lisan Mata Kuliah Peminatan (ULMKP), atau laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL). TKM dan Transkrip Akademik dipakai dalam penentuan wisudawan terbaik (liha Bab III di halaman ….).
LAIN-LAIN
I. Pembina dan Pendukung Organisasi Kemahasiswaan
1. Pembina Organisasi
Pembina organisasi mahasiswa adalah pimpinan, dosen STBA LIA Jakarta, dan atau karyawan yang ditunjuk melalui SK Ketua STBA LIA Jakarta. Khusus dosen yang ditunjuk sebagai pembina Himpunan Kegiatan Jurusan akan mendapatkan SK Ketua STBA LIA Jakarta dengan masa tugas 2 semester/1 tahun yang dapat diperpanjang maksimal 2 semester/1 tahun berikutnya. Dosen ybs, dapat ditunjuk kembali setelah jeda minimal 2 semester/1 tahun.
Tugas Pokok Pembina Organisasi mahasiswa adalah:
1. membimbing dan mengarahkan kegiatan dan aktivitas Ekstrakurikuler agar kegiatan organisasi berjalan dengan baik dan terarah;
2. membimbing kegiatan/aktivitas organisasi yang bersifat administratif dan organisatoris;
3. bertanggung jawab terhadap organisasi yang dibina/dibimbingnya untuk mencapai prestasi terbaik dalam bidang penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan, serta bakti sosial;
4. ikut serta merencanakan dan melaksanakan kegiatan/aktivitas organisasi para anggotanya;
5. mempertanggungjawabkan kegiatan kemahasiswaan yang dibinanya kepada Pimpinan STBA LIA Jakarta atau Kepala Jurusan serta melaporkan kegiatan organisasi yang dibinanya.
2. Pendukung Organisasi Kemahasiswaan
Pendukung organisasi kemahasiswaan adalah Bagian Kemahasiswaan dan Alumni (BAKAL) yang berfungsi sebagai:
1. Penyelenggaran pelayanan untuk melaksanakan kegiatan ekstrakurikuler kemahasiswaan;
2. Koordinator antara alumni dan STBA LIA Jakarta. Adapun tugas BAKAL adalah:
1.
Membantu mahasiswa melaksanakan kegiatan ekstrakurikuler;2.
Mengatur pengadaan, pemeliharaan dan penggunaan prasarana dan sarana untuk kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa3.
Memantau kegiatan kemahasiswaan dan meminta laporan serta pertanggungjawaban pemakaian dana untuk disampkaikan kepada Waket III;4.
Menghimpun, menyimpan dan membuat laporan tentang data kegiatan mahasiswa, organisasi mahasiswa, dan unit kegiatan mahasiswa;5.
Mengoornidasikan program beasiswa;6.
Secara teratur membuat dan mengumpulkan data alumni;7.
Secara teratur menyelenggarakan tracer study alumni STBA LIA Jakarta;8.
Menjadi koordinator yang menghubungkan alumni, mahasiswa danpimpinan STBA LIA Jakarta.
II. Beasiswa
STBA LIA Jakarta adalah pengelola beberapa beasiswa yang ditawarkan kepada mahasiswa yaitu:
1. Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM)
Beasiswa bantuan belajar mahasiswa ditujukan bagi mahasiswa yang berprestasi tetapi tidak mampu. Beasiswa ini berasal dari Departemen
Pendidikan Nasional Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta (KOPERTIS) Wilayah III.
Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini adalah
a) terdaftar sebagai mahasiswa aktif paling rendah mahasiswa semester II pada program Sarjana Strata Satu atau Diploma Tiga;
b) dinyatakan tidak mampu secara ekonomi oleh lembaga terkait;
c) berprestasi di bidang akademik yang ditunjukkan dengan nilai IPK 2,0 bagi calon penerima BBM,
d) aktif di organisasi mahasiswa bagi calon penerima BBM;
e) tidak mendapat beasiswa lain selain PPA dan BBM yang ditunjukkan dengan surat pernyataan dari STBA LIA Jakarta.
Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran VI di halaman 67.
2. Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA)
Beasiswa peningkatan prestasi akademik ditujukan bagi mahasiswa yang berprestasi akademik yang ditunjukkan dengan nilai IPK tinggi. Beasiswa ini berasal dari Departemen Pendidikan Nasional Kantor KOPERTIS Wilayah III.
Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini adalah
a) terdaftar sebagai mahasiswa aktif paling rendah mahasiswa semester II pada program Sarjana Strata Satu atau Diploma Tiga;
b) mempunyai IPK yang tinggi;
c) tidak mendapat beasiswa lain selain beasiswa PPA yang ditunjukkan dengan surat pernyataan dari STBA LIA Jakarta.
Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran VI di halaman 67.
3. Beasiswa Unggulan (PBU)
Beasiswa unggulan ditujukan bagi lulusan SMA/Sederajat yang berprestasi di berbagai bidang, seperti bidang olah raga, seni, atau bidang keahlian lainnya. Beasiswa PBU berasal dari Biro Perencanaan dan Kerja sama Luar Negeri
(BPKLN) Kementerian Pendidikan Nasional. Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini adalah:
a)Berusia maksimal 21 tahun saat mendaftar; b) mengisi formulir Program Beasiswa Unggulan;
c) menyerahkan foto berwarna 3x4cm sebanyak 3 lembar; d) menyerahkan tanda pengenal (KTP/SIM/Paspor);
e) menyerahkan legalisir asli ijazah dan NEM SMU/ Sederajat (Nilai UAN minimal 21.00);
f) menyerahkan surat rekomendasi dari sekolah asal atau instansi terkait (bagi yang telah bekerja);
g) menyerahkan Surat Pemberdayaan minimal 10 tahun di Pemda atau Dinas Provinsi/Kotamadya/Kabupaten/ Kecamatan/Instansi terkait. Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran VII di halaman 69.
I. Administrasi Kesekretariatan
1. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Proposal 2. Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan 3. Prosedur Pengajuan Permohonan Izin Menginap di Kampus 4. Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas 5. Prosedur Pengajuan Permohonan Surat Izin/Pemberitahuan
Kegiatan/Penggunaan Fasilitas Yayasan LIA
6. Prosedur Pengajuan Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus II. Perhitungan dan Prosedur Pelaksanaan Satuan Kredit Partisipasi (SKP)
1. Tabel Perhitungan SKP 2. Prosedur Pelaksanaan SKP 3. Contoh Perhitungan SKP
4. Contoh Kartu Hasil Partisipasi (KHP)
5. Contoh Transkrip Kegiatan Mahasiswa (TKM) III. Contoh Surat Permohonan
IV. Contoh Sistematika Proposal
V. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban VI. Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa
VII.Petunjuk Teknis tentang Pekan Orientasi Mahasiswa Baru (POSTBA), Shinyuusei Kangekai (SNK) dan English Department Gathering (EDG)
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
1. Prosedur Pengajuan Proposal Kegiatan
Panitia pelaksana kegiatan mengajukan proposal kegiatan kepada BEM untuk mendapatkan rekomendasi. BEM mengeluarkan surat rekomendasi dan menandatangani proposal kegiatan, lalu diserahkan kembali kepada panitia. Selanjutnya panitia membawa surat rekomendasi dan proposal ke Bagian Kemahasiswaan dan Alumni (BAKAL) untuk diketahui dan ditandatangani oleh Kasub. BAKAL. Proposal dan surat rekomendasi oleh Kasub. BAKAL diteruskan kepada Waket III untuk dibuatkan surat persetujuan kegiatan dan dana kegiatan. Proposal yang sudah disetujui Waket III diteruskan kepada Waket II untuk pemrosesan pencairan dana yang disetujui dan ke Ketua STBA LIA Jakarta untuk diketahui. Waket II meneruskan proposal tersebut ke BAKEP untuk pencairan dana kegiatan.
Catatan:
Panitia harus mengajukan proposal paling lambat 10 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan karena seluruh proses persetujuan pengajuan kegiatan memerlukan waktu 5 hari kerja.2. Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan
Kepala BAKEP memberi informasi dan memberikan formulir pengambilan dana kepada Kasub. BAKAL untuk disampaikan kepada Panitia. Kasub. BAKAL menginformasikan pencairan dana dan memberikan formulir pengambilan dana kepada Panitia. Panitia mengambil dana di BAKEP.BAKEP
Panitia
BEM
BAKAL Waket III Waket II Ketua
Catatan: Proses pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan mulai dari pemberitahuan pengambilan dana sampai dengan pencairan dana memerlukan waktu 3 hari kerja. Bila dana yang sudah dicairkan tidak diambil selama 15 hari kerja sejak pemberitahuan pencairan dana, maka dana kegiatan yang tersebut dinyatakan kadaluwarsa dan tidak dapat digunakan, serta kegiatan tersebut dinyatakan batal dilaksanakan. Panitia harus mengajukan ulang proposal kegiatan.
3. Prosedur Permohonan Izin Menginap di Kampus
Panitia pelaksana kegiatan mengajukan surat permohonan izin untuk menginap berikut lampiran nama-nama mahasiswa yang menginap kepada Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL. Waket III meneruskan surat permohonan izin menginap kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan Surat Izin dan pemberitahuan menginap di lingkungan STBA LIA Jakarta, dan melaporkan kegiatan kepada Ketua STBA LIA Jakarta. Sekretaris meneruskan Surat izin dan pemberitahuan menginap kepada BAUM, SATPAM, dan BAKAL untuk diteruskan kepada Panitia. Panita berkoordinasi dengan BAUM untuk menentukan tempat menginap.
Catatan: Permohonan izin menginap paling lambat diajukan 2 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan dan panitia yang hanya diperbolehkan menginap di lingkungan STBA LIA Jakarta maksimal 15 orang, dan hanya untuk kegiatan yang berlangsung pada periode perkuliahan aktif.
BAKEP BAKAL Panitia
BAKAL
Panitia Sekretaris
BAUM Satpam WAKET III
4. Prosedur Permohonan Izin Menggunakan Fasilitas
Kampus
Panitia pelaksana kegiatan membuat surat permohonan izin menggunakan fasilitas dan atau peralatan kampus yang akan digunakan untuk kegiatan kepada Waket III dengan diketahui oleh Kasub. BAKAL. Setelah mendapat persetujuan dari Waket III, panitia pelaksana kegiatan mengisi formulir peminjaman peralatan/fasilitas yang disetujui di BAUM. BAUM menyerahkan salinan formulir peminjaman kepada panitia untuk diserahkan kepada teknisi dan pihak keamanan sebagai kontrol terhadap penggunaan fasilitas dan atau peralatan yang digunakan.
Catatan: Permohonan izin menggunakan fasilitas dan peralatan kampus diajukan paling lambat 5 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan.
5. Prosedur Permohonan Surat Izin/Pemberitahuan
Kegiatan dan Penggunaan Fasilitas Yayasan LIA
Panitia pelaksana kegiatan mengajukan permohonan surat izin/ pemberitahuan kegiatan/penggunaan fasilitas Yayasan LIA12kepada Waket
III yang diketahui oleh kasub. BAKAL. Setelah mengadakan dialog dengan panitia, Waket III meneruskan surat permohonan Panitia kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan Surat Izin/Pemberitahuan/Penggunaan Fasilitas kepada pihak yang terkait dan melaporkan kegiatan kepada Ketua STBA LIA Jakarta. Sekretaris Pimpinan meneruskan surat tersebut kepada Kasub. BAKAL untuk diberikan kepada Panitia, dan meneruskan salinannya kepada Ka. BAUM, Ka. Urungga Yayasan LIA, Satpam STBA LIA Jakarta, BPHM,
12Fasilitas yang dimaksud adalah lapangan parkir, ruang auditorium, lapangan voli, dan fasilitas
lain yang ada di dalam wilayah Yayasan LIA di jalan Pengadegan Timur Raya No. 3, Jakarta Panitia BAKAL WAKET III BAUM
dan Setum Yayasan LIA. Kasub. BAKAL memberikan surat yang diminta kepada Panitia.
Catatan: Permohonan surat izin/pemberitahuan/penggunaan fasilitas Yayasan LIA diajukan paling lambat 5 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan.
6. Prosedur Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus
Panitia pelaksana kegiatan membuat surat Penyelenggaraan Kegiatan kepada Kasub. BAKAL untuk mendapatkan izin berkegiatan di luar lingkungan kampus dan Yayasan LIA. Kasub. BAKAL membuat surat kepada Waket III untuk dibuatkan surat izin berkegiatan di luar kampus dari Ketua STBA LIA Jakarta. Setelah mengadakan dialog dengan Panitia, Waket III membuat surat permohonan izin berkegiatan diluar kampus kepada Ketua STBA LIA Jakarta. Kemudian Ketua STBA LIA Jakarta memberi persetujuan/pelarangan berdasarkan masukan dari Waket III. Ketua STBA LIA Jakarta mendisposisikan surat izin kepada Sekretaris Pimpinan yang salinannya ditujukan kepada Waket III, BPHM, dan Setum Yayasan LIA. Sekretaris meneruskan surat izin kepada Kasub. BAKAL untuk diteruskan kepada Panitia.WAKET III KETUA Sekretaris BAKAL Panitia Ketua BAUM SETUM SATPAM BPHM Sekretaris Panitia WAKET III BAKAL Urungg
a
PERHITUNGAN DAN ALUR PELAKSANAAN
SATUAN KREDIT PARTISIPASI (SKP)
1.
Tabel Perhitungan SKP
Kegiatan Wajib Institusi
No Kegiatan Partisipasi dan/prestasi Bobot SKP Dasar Penilaian
1 POSTBA/briefing* Peserta 25 Sertifikat 2
Shinyuusei Kangekai/ English
Department Gathering Peserta 25 Sertifikat *khusus mahasiswa regular sore/ b e r h a l a n g a n
Kegiatan Pilihan:
Bidang Organisasi dan Kepemimpinan
No Kegiatan Tingkat Jabatan
Bobot SKP Dasar Penilaian 1 Pengurus
Organisasi UKM Ketua 50 Sert./SK/ST
Wakil Ketua 40 Sert./SK/ST
Sekertaris 40 Sert./SK/ST
Bendahara 40 Sert./SK/ST
Pengurus inti 0 Sert./SK/ST
HMJ Ketua 50 Sert./SK/ST
Wakil Ketua 40 Sert./SK/ST
Sekertaris 40 Sert./SK/ST
No Kegiatan Tingkat Jabatan Bobot SKP Dasar Penilaian Pengurus inti *merupakan juga Penanggungjawab kegiatan 35 Sert./SK/ST
BEM Ketua 60 Sert./SK/ST
Wakil Ketua 45 Sert./SK/ST
Sekertaris 45 Sert./SK/ST
Bendahara 45 Sert./SK/ST
Pengurus inti 40 Sert./SK/ST
Regional Ketua 60 Sert./SK/Kartu anggota Wakil Ketua 50 Sert./SK/Kartu anggota Sekertaris 50 Sert./SK/Kartu anggota Bendahara 50 Sert./SK/Kartu anggota Pengurus inti 45 Sert./SK/Kartu anggota Anggota Pengurus 40 Kartu anggota
Nasional Ketua 70 Sert./SK/Kartu anggota Wakil Ketua 60 Sert./SK/Kartu anggota Sekertaris 60 Sert./SK/Kartuanggota Bendahara 60 Sert./SK/Kartuanggota Pengurus inti 55 Sert./SK/Kartuanggota Anggota Pengurus 50 Kartu anggota
Internasional Ketua 100 Sert./SK/Kartu anggota Wakil Ketua 80 Sert./SK/Kartu anggota Sert./SK/Kartu
No Kegiatan Tingkat Jabatan Bobot SKP Dasar Penilaian Bendahara 80 Sert./SK/Kartu anggota Pengurus inti 75 Sert./SK/Kartu anggota Anggota Pengurus 70 Kartu anggota Anggota aktif
organisasi UKM 5 Kartu anggota
HMJ 3 Kartu anggota
Regional 20 Kartu anggota
Nasional 30 Kartu anggota
Internasional 40 Kartu anggota
2 MengikutiPelatihan Dasar 25 Sert./SK/ST
Kepemimpinan Menengah 30 Sert./SK/ST
Lanjut 40 Sert./SK/ST
3
Panitia dalam kegiatan
kemahasiswaan UKM 15 Sert./SK/ST
Ketua pelaksana: 15; BPH: 12; Kordinator divisi: 10; anggota divisi: 8 HMJ 20 Sert./SK/ST Ketua pelaksana: 20; BPH: 17; Kordinator divisi : 15; anggota divisi: 10 BEM 25 Sert./SK/ST
No Kegiatan Tingkat Jabatan Bobot SKP Dasar Penilaian Ketua pelaksana: 25; BPH: 22; Kordinator divisi : 20; anggota divisi: 15
STBA LIA 30 Sert./SK/ST
Regional 35 Sert./SK/ST
Nasional 40 Sert./SK/ST
Internasional 45 Sert./SK/ST
4
Mencalonkan
diri sebagai UKM 15 Sert./SK/ST
Ketua Organisasi
Mahasiswa HMJ 20 Sert./SK/ST
BEM 25 Sert./SK/ST
5 Berpartisipasidalam PEMIRA UKM 3 Presensi
HMJ 3 Presensi
BEM 3 Presensi
Kegiatan Pilihan: Bidang Penalaran dan Keilmuan
No Kegiatan Tingkat Partisipasi
Bobot SKP
Dasar Penilaian dan/ Prestasi
1 Memperoleh prestasi dalam Internasional Juara I 150 Sertifikat
Lomba Karya Tulis Ilmiah/ Juara II 140 Sertifikat
Lingkungan Hidup/Kreativitas/ Juara III 130 Sertifikat
No Kegiatan Tingkat Partisipasi BobotSKP DasarPenilaian dan/ Prestasi
Populer/Enterpreneurship/ Peserta Terpilih 75 Sertifikat
Business Plan Nasional Juara I 100 Sertifikat
Juara II 90 Sertifikat Juara III 80 Sertifikat Finalis 70 Sertifikat Peserta Terpilih 60 Sertifikat Regional Juara I 75 Sertifikat Juara II 70 Sertifikat Juara III 65 Sertifikat Finalis 50 Sertifikat Peserta Terpilih 40 Sertifikat STBA LIA Juara I 50 Sertifikat Juara II 45 Sertifikat Juara III 40 Sertifikat Finalis 30 Sertifikat Peserta Terpilih 20 Sertifikat Program
Studi/ Juara I 40 Sertifikat
Jurusan Juara II 35 Sertifikat Juara III 30 Sertifikat Finalis 25 Sertifikat Peserta Terpilih 15 Sertifikat
2 Mengikuti Kegiatan Internasional 50
Surat & bukti pendaftaran
Lomba Ilmiah Nasional 40
Surat & bukti pendaftaran
