STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
KEGIATAN KEMAHASISWAAN
Revisi Ke-2
Tanggal 21 Juni 2016
Dikaji Ulang oleh Rapat Kerja Fakuitas llmu Bu(daya
Dikencialikan oleh Unit Jaminan Mutu Fakuitas llmu Budaya DIsetujui oleh Dekan FIB UHO
FAKULTAS ILMU BUDAYA UNO
NOMOR DOKUMEN
Dikendallkan
oleh DIsetujui oleh
Revisi Ke-2 Tanggal 21 Juni 2016 071/SOP-3/FIB-UHO/KM/2016 Koordinator UJM Laxmi, S.Sos., MA Dekan
!\ KIIh
Nil
%Dra. Wa Ode Sitti Hafsah, M. Si.
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS HALU GLEG
FAKULTAS ILMU BUDAYA
JENIS DGKUMEN Standar Operasional Prosedur (SOP) KGDE: 071 /S0P-2/F1B-UHO/KM/2016 JUDUL KEGIATAN KEMAHASISWAAN TANGGAL DIKELUARKAN 21 Juni2016 PIHAK TERKAIT: Mahasiswa, Organisasi mahasiswa,
Kasubag, Kemahasiswaan, WD ill
REVISI KE-2
A. PENGERTIAN
SOP kegiatan kemahasiswan adalah standar prosedur yamg mengatur tahapan dan syarat-syrat yang wajid dipenuhi mahasiswa untuk melaksanakan keghiatan kemahasiswaan.
B. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk
1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam melaksanakan proses
kegiatan kemahasiswaan
2. Mengembangkan kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa FIB UHO yang bersifat penaiaran, minat bakat, kerohanian dan seni.
3. Mengembangkan kemampuan mahasiswa berkomunikasi secara ilmiah
4. Mendorong mahasiswa agar peka terhadap permasalahan dalam bidang penaiaran, minat bakat, kerohanian dan seni, serta ikut berperan melalui pemikiran-pemikiran ilmiah
C. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup SOP Kegiatan kemahasiswaan meliputi:
1. Mahasiswa 2. Organisasi mahasiswa 3. Kegiatan kemahasiswaan 4. HMPS, DPM, MPM 5. Kasubag, Kemahasiswaan 6. WD III D. PENANGGUNG JAWAB
E. DEFINISI ISTILAH
1. Organisasi kemahasiswaan FIB UHO adalah organisasi yang terdaftar dan di
tetapkan dengan Surat Keputusan oleh pejabat yang berwenang di lingkup FIB
UHO.
2. Kegiatan kemahasiswaan FIB adalah jenis-jenis pelaksanaan kegiatan
mahasiswa dalam menunjang proses pembelajaran yang dilaksanakan oleh
lembaga mahasiswa FIB UHO.
3. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar universitas/ fakultas/Jurusan/
Program Studi.
4. HMPS (Himpunan Mahasiswa Program Studi) adalah himpunan maasiswa yang berkedudukan di tingkat program studi dilingkungan FIB UHO
5. BEM FIB adalah badan Badan Eksekutif mahasiswa fakultas llmu Budaya berkdudukan di tingkat fakultas
6. Kasubag kemahasiswaan adalh kepala sub Bagian Kemahasiswaan pada FIB
UHO
7. WD III adalah Wakil Dekan bidang kemahasiswaan
8. Fakultas adalah satuan struktur organisasi padauniversitas yang mengkordinasikan dan/atau melaksanakan pendidikan akademik.
9. WR III adalah Wakil Rektor bidang kemahasiswaan Universitas
F. PROSEDUR
Ketentuan Utama Kegiatan Kemahasiswaan
1. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus diselaraskan dengan penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan mahasiswa, dan kegiatan sosial. 2. Setiap program kegiatan kemahsiswaan harus mendahulukan kepentingan
mahasiswa daripada kepentingan mahasiswa lain dan tidak mengganggu
perkuliahan
3. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus direncanakan dan dirancang dengan baik terperinci dan selalu memperhatikan an mendahulukan kepentingan akademik serta dapat dipertanggungjawabkan
4. Setiap program kemahasiswaan harus memperhatikan dan sesuai dengan sistem dan aturan yang berlaku di FIB UHO
5. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus organisasi atau panitia yang ditunjuk resm oleh organisasi dalam bentuk kepanitiaan.
6. Setiap rapat kegiatan kemahasiswaan harus disertai dengan Berita Acara Rapat yang ditandatangani oleh seluruh mahasiswa yang hadir di rapat tersebut 7. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaporkan secara tertulis yang
mencakup penggunaan biaya hasil kegiatan
8. Setiap organisasi kemahasiswaan yang tidak melaporkan kegiatannya akan
dikenakan sanksi berupa teguran dan tidak diperkenankan mengadakan kegiatan berikutnya.
Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas
1. Panitia/pengurus mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas berupa ruang, peralatan, atau fasilitas lainnya kepada Dekan melalui Wakil Dekan III 2. Wakil Dekan III memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah
mendengarkan kebutuhan penggunaan dan ketersediaan fasilitas dari panitia/pengurus dan berkoordinasi dengan kepala bagian kemahasiswaan dan Kepala Bagian Umum dan Perlengkapan.
3. Wakil Dekan III mendisposisikan surat permohonan panitia/pengurus untuk ditindak-lanjuti oleh kepala Sub-Bagian Umum dan perlengkapan
4. Panitia/pengurus mengisi formulir penggunaan fasilitas di Sub-Bagian umum dan Perlengkapan sesuai dengan ketersediaan fasilitas yang distujui.
5. Panitia/pengurus berkoordinasi dengan kepala Sub-Bagian Umum dan Kepala Bagian Kemahasiswaan mengenai pelaksanaan penggunaan fasilitas.
6. Panitia/pengurus merapikan dan mengembalikan fasilitas yang telah digunakan kepada Sub-Bagian Umum dan Perlengkapan.
Prosedur Pengajuan Penyelenggaran Kegiatan di Luar Kampus
1. Panitia/pengurus mengajukan surat permohonan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus kepada Dekan melalui Wakil Dekn III berdasarkan persetujuan pengurus lembaga kemahasiswaan dan diketahui oleh kasubag kemahasiswaan, dan Ketua Jurusan/Koordinator Program Studi.
2. Wakil Dekan III mengadakan audiensi dengan Panitia/Pengurus mengenai tujuan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus
3. Wakil Dekan III melaporkan prmohonan tersebut kepada Dekan. Dekan menyetujui/tidak menyetujui penyelenggaraan kegiatan d luar kampus setelah
mendpaat masukan dari PD III dan mengadakan audiensi dengan
panitia/pengurus bila diperlukan.
4. Dekan mendisposisikan surat permohonan penyelenggaraan kegiatan di luar
kampus kepada PD III untuk dibuatkan surat administrasi yang dibutuhkan jika
kegiatan tersebut disetujui.
5. Wakil Dekan III meneruskan surat izin kepada Kasubag Kemahasiswaan untuk diteruskan kepada panitia/pengurus
6. Panitia/pengurus mengambil surat yang dibutuhkan di Kasubag Kemahasiswaan.
7. Panitia/mengurus melaporkan hasilpnyelenggaraan kegiatan kepada Dekan melalui Wakil Dekan III.
Laporan Pertanggungjav^ban Kegiatan
1. Prosedur Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
a. Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis kepada
Wakil Dekan III dan Kepala Bagian Kemahasiswaan, paling lambat 30 hari kerja setelah penyelenggaraan kegiatan.
b. Organisasi kemahasiswaan yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi belum menyampaikan Laporan Perjanggung-jawabannya, tidak diperkenankan mengajukan proposal baru.
0. Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapid an disertai soft file berupa
CD.
2. Format Laporang Pertanggungjawaban Kegiatan dan Keuangan Format Laporan Pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan disesuaikan dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku
G. ALUR/BAGAN ALIR
Alur/Bagan alir SOP Kegiatan kemahasiswaan di Fakultas llmu Budaya UHO adalah sebagai berikut;
Kegiatan Unit Terkait
Panitia HMPS BEM Dosen
Pendaping Dekan /PDIII Spons or Waktu Doku men 1. Lembaga kemahasiswaan membentuk panitia pelaksana kegiatan Mulai 2. Kordinasi pimpinan fakultas <2 jam <2 Jam 3. Penunjukan dosen pendamping <2 Jam Surat Tugas Dosen 4. Persiapan peiaksanaan kegiatan
a. Rapat Kordinasi panitia b. Penyusunan scedulle
kegiatan
c. Reaiisasi dan usaha
dana d. Konsuitasi dosen pendamping e. Finalisasi persiapan peiaksanaan kegiatan 4a 4b < 4c 4d 4d 4a 4b 4c 4d <2 Jam <2 Jam 4c <6 Jam <2 Jam 4e <2 Jam
5. Panitia Pelaksana Kegiatan <2 jam 6. Pelapor a. Panitia melaporkan pelaksanaan kegiatan pada ketua lembaga kemahasiswaan b. Ketia lembaga kemahasiswaan melaporkan pelaksanaan kegiatan pada PDIII c. Dosen pendamping melaporkan pelaksanaan kegiatan pada Dekan
/
5a 5a 5a 5b <2 Jam <2 jam 5c <2 jamREFERENSI
• Peraturan Akademik UHO • Panduan Akademik FIB H. INSTRUKSI KERJA
Tujuan
Memastikan bahwa prosedur SOP kegiatan kemahasiswaan dapat berjalan dengan
benar. Prosedur
1. Panitia/pengurus mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas berupa ruang, peralatan, atau fasilitas lainnya kepada Dekan melalui Wakil Dekan II 2. Wakil Dekan II memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah
mendengarkan kebutuhan penggunaan dan ketersediaan fasilitas dari panitia/pengurus dan berkoordinasi dengan Kepala Bagian Kemahasiswaan dan Kepala Bagian Umum dan Perlengkapan.
3. Wakil Dekan II mendisposisikan surat permohonan panitia/pengurus untuk ditindaklanjuti oleh Kepala Sub-Bagian Umum dan Perlengkapan.
4. Panitia/pengurus mengisi formulir penggunaan fasilitas di Sub-Bagian Umum dan Perlengkapan sesuai dengan ketersediaan fasilitas yang disetujui.
5. Panitia/pengurus berkoordinasi dengan Kepala Sub-Bagian Umum dan Kepala Bagian Kemahasiswaan mengenai pelaksanaan penggunaan fasilitas.
6. Panitia/pengurus merapikan dan mengembalikan fasilitas yang telah digunakan kepada kepala Sub-Bagian Umum dan Perlengkapan.
7. Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis kepada Wakil Dekan III dan Kepala Bagian Kemahasiswaan, paling lambat 30 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan.
8. Organisasi kemahasiswaan yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi belum menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapid an
