BAB III TANGGUNG JAWAB NOTARIS TERHADAP AKTA
C. Kewenangan dan Tanggungjawab Notaris Dalam Pembuatan
Sejak diundangkannya Peraturan Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2013 tentang Pemberlakuan pendaftaran jaminan fidusia secara elektronik pada tanggal 14 Maret 2013 dan juga Peraturan Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2013 tentang Tata cara pendaftaran jaminan fidusia secara elektronik pada tanggal 14 Maret 2013 maka sejak saat itu kewenangan notaris dalam membuat akta jaminan fidusia secara elektronik telah berlaku dan diakui sah secara hukum. Pemberlakuan akta jaminan fidusia secara elektronik yang dibuat oleh notaris sebenarnya erat kaitannya dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 130/PMK.010/2012 tentang Pendaftaran jaminan fidusia bagi perusahaan pembiayaan yang melakukan pembiayaan konsumen untuk kendaraan bermotor dengan pembebanan jaminan fidusia yang mulai diundangkan dan berlaku pada tanggal 7 Agustus 2012. Kewajiban perusahaan pembiayaan konsumen khususnya untuk kendaraan bermotor di Indonesia dari hari ke hari semakin pesat perkembangannya. Oleh karena itu dirasa perlu untuk dilaksanakan pembuatan akta jaminan fidusia secara elektronik, mengingat pembuatan akta fidusia secara manual memakan waktu yang cukup lama.
Dalam pertimbangan hukumnya keluarnya Peraturan Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2013 adalah untuk meningkatkan pelayanan jasa hukum pendaftaran jaminan fidusia dengan mudah, cepat, murah dan nyaman maka permohonan pendaftaran jaminan fidusia dilakukan secara elektronik.
Fidusia elektronik merupakan terobosan hukum dari Departemen Hukum dan HAM dalam memberikan pelayanan pada masyarakat khususnya konsumen yang berkaitan dengan pembiayaan kendaraan bermotor baik roda dua maupun roda empat diseluruh Indonesia. Notaris dalam menyikapi kebijakan pendaftaran jaminan fidusia secara elektronik tersebut diharapkan lebih berhati-hati dan waspada dalam pembuatan akta jaminan fidusia tersebut, mengingat pembuatan akta jaminan fidusia secara elektronik dapat menimbulkan berbagai akibat hukum dalam pelaksanaanya. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam sistem fidusia elektronik antara lain adalah :
a. Tampilan formulir pendaftaran
Dimungkinkan pemohon pendaftaran tidak hanya notaris namun ada fasilitas pemohon dapat berupa perseroangan atau perusahaan.
b. Tampilan identitas biodata pemberi fidusia (untuk perorangan)
Terdapat isian NPWP/NIK. Dalam pembuatan akta jaminan fidusia, dapat meminta berkas lengkap termasuk NPWP. Karena di akta jaminan fidusia tidak terdapat uraian identitas tentang NPWP, khususnya perorangan harus diminta NPWP juga.
c. Tampilan identitas biodata penerima fidusia (untuk perusahaan)
Terdapat isian NPWP/Nomor SK. Dalam pembuatan akta jaminan fidusia, dapat meminta berkas lengkap termasuk NPWP dan Nomor SK yang mana yang akan dicantumkan. (Ketegasan Nomor SK yang mana yang akan dicantumkan).
d. Tampilan isian data perjanjian pokok
Tampilan apakah bisa untuk diinput data perjanjian yang merupakan tanggung renteng atau joint collateral atau kredit sindikasi dan lain-lain. Apabila dasar perjanjian pokok terdiri dari beberapa fasilitas kredit dan fasilitas lain.
e. Tampilan tanggal berakhir perjanjian pokok
Kondisi seperti ini, apakah dapat mengakomodasi terhadap dasar perjanjian pokok yang lebih dari satu perjanjian, kolom input tanggal berakhir perjanjian mana yang harus diinput. Hal ini karena ada saling keterkitan satu sama lain dan jaminan fidusianya, juga untuk penjaminan beberapa perjanjian tersebut.
f. Tampilanlimitkredit danplafondfasilitasnon-cash loan
Jaminan fidusia diberikan untuk menjamin pelunasan utang pemberi fidusia sejumlah tertentu (Rp…….). Perlu diketahui bahwa pemberi fidusia belum tentu debitur, dan debitur belum tentu pemberi fidusia. Dan limit fasilitas kredit apabila ditotal bersamaan dengan limit fasilitasnon-cash loanapakah benar? Karena fasilitas
non-cash loanbeda dengan fasilitas kredit yang cash loan. Ini apakah dapat meng-
coverkebutuhancross collateralataujoint collateral. g. Tampilan nilai beda yang menjadi obyek jaminan fidusia
Hanya tercantum kata-kata, nilai benda yang menjadi obyek jaminan fidusia sebagaimana yang tertuang pada isi akta di poin B. Artinya tidak terdapat tampilan untuk dapat melakukan input uraian benda-benda yang dijamin fidusia sebagaimana dalam akta notaris. Intinya segala sesuatunya sebagaimana tertuang dalam akta jaminan fidusia yang dibuat oleh notaris dan merupakan tanggung jawab notaris.
Dalam hal ini kondisi Sistem Pendaftaran Jaminan Fidusia, database mengenai benda-benda yang telah dijaminkan tetap tidak dapat terpantau.
h. Tampilan pernyataan pendaftaran jaminan fidusia
1) Tidak muncul nama debitur, karena pemberi fidusia belum tentu debitur. Hanya terdapat kata-kata : Jaminan Fidusia ini diberikan untuk menjamin pelunasan utang Pemberi Fidusia sejumlah Rp…. Artinya bahwa data tentang pemberi dan penerima fidusia dapat dilihat dari akta jaminan fidusia yang dibuat secara manual oleh notaris sebelum dilakukannya pelaksanaan pendaftaran jaminan fidusia secara elektronik tersebut.
2) Tidak muncul uraian jenis obyek, bukti obyek, nilai obyek. Hanya terdapat kata-kata : “sesuai dengan akta”. Artinya bahwa semua dikembalikan kepada tugas dan tanggung jawab notaris sepenuhnya.
i. Tampilan sertifikat jaminan fidusia
Dari beberapa hal-hal sebagaimana tersebut di atas, ada beberapa kelemahan fidusia elektronik :
1) Informasi database tentang obyek-obyek jaminan fidusia yang telah didaftar tidak dapat diakses melalui sistem karena semuanya sebagaimana dalam akta yang dibuat oleh notaris
2) Tetap rawan potensi fidusia ulang dan konflik sengketa
3) Belum terdapat informasi nama debitur, karena hanya ada pemberi fidusia, yang terkadang pemberi fidusia belum tentu debitur.
Notaris harus berhati-hati dalam hal ini karena akan melakukan input nilai yang berhutang milik siapa (pemberi fidusia atau debitur).
4) Tidak tersedianya uraian nilai obyek jaminan fidusia khusus, hanya terdapat kata-kata, “sebagaimana tertuang dalam isi akta notaris”.
Hal tersebut tidak mengakomodasi apabila terdapat pengikatan jaminan fidusia dimana Nilai Obyek Jaminan Fidusia lebih kecil daripada Nilai Penjaminan karena fasilitas kredit modal kerja, fasilitaschanelling untukend
user finance yang secara per batch pengikatannya. Dan tidak muncul dalam
sertipikat jaminan fidusia pula. Notaris harus benar-benar menyiapkan catatan khusus untuk sistem pengikatan jaminan fidusia dalam kondisi seperti ini. 5) Fidusia elektronik apakah mengakomodasi persoalan apabila terdapat dasar
perjanjian pokoknya lebih dari satu perjanjian kredit yang jaminannya tanggung renteng.
6) Fidusia elektronik pengisian dasar perjanjian pokoknya apakah sudah mengakomodasi persoalan apabila terdapataddendumperjanjian yang berkali- kali apabila terkait dengan fasilitas Kredit Modal Kerja (KMK) secara revolving.
Pelaksanaan pendaftara akta jaminan fidusia secara elektronik harus benar- benar diterima oleh notaris secara ekstra hati-hati, karena tanggung jawab notaris lebih besar, disebabkan karena mulai dari pembuatan akta jaminan fidusia termasuk dokumen-dokumen pendukung pembuat jaminan fidusia tersebut sampai dengan pelaksanaan input data dalam rangka pelaksanaan pendaftaran akta jaminan fidusia
tersebut menjadi tanggung jawab sepenuhnya dari notaris tersebut. Departemen Hukum dan HAM hanya merupakan administrator yang bersifat menerima data-data yang diinput oleh notaris tersebut dalam rangka melakukan pencetakan secara elektronik sertipikat jaminan fidusia termasuk penandatanganannya secara eletronik pula. Oleh karena itu notaris harus benar-benar memperhatikan data dan dokumen yang berkaitan dengan pembuatan akta jaminan fidusia maupun pelaksanaan pendaftarannya secara elektronik, termasuk di dalamnya invoice mesin, BPKB kendaraan bermotor, dan sebagainya. Kejujuran notaris dituntut dalam hal ini, jangan sampai terjadi hal-hal yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku karena hal ini dapat mengakibatkan terjadinya pelanggaran hukum yang dilakukan notaris yang membuat notaris tersebut harus bertanggung jawab atas akta jaminan fidusia secara manual dan pelaksanaan pendaftarannya secara elektronik tersebut.
Tanggung jawab notaris yang tidak melakukan pembuatan akta jaminan fidusia secara manual dan pendaftarannya secara elektronik berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku sesuai dengan UUJF No. 42 Tahun 1999 dan Permenkumham No. 9 Tahun 2013 akan menimbulkan sanksi baik perdata maupun pidana terhadap notaris tersebut. Sanksi perdata yang dimaksud gugatan dan ganti rugi yang diajukan oleh para penghadap yang membuat akta jaminan fidusia tersebut sanksi pidana notaris dapat dilaporkan ke pihak yang berwajib (polisi) dengan tuduhan melakukan penggelapan dokumen, harta kekayaan pihak lain, atau memasukkan keterangan palsu ke dalam akta autentik sebagaimana yang termuat di
dalam Pasal 372 dan Pasal 263 KUH Pidana. Di samping itu notaris yang melakukan pembuatan akta jaminan fidusia secara manual dan pendaftarannya secara elektronik yang melanggar ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kenotariatan khususnya Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 Jo Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 dapat pula dikenakan sanksi administratif berdasarkan kode etik notaris.
Dalam Pasal 16 huruf a Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 Jo Undang- Undang No. 2 Tahun 2014 yang menyebutkan bahwa, “Dalam menjalankan jabatannya notaris wajib bertindak amanah, jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum”. Pada Pasal 16 huruf m Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 Jo Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 yang menyebutkan bahwa, “Dalam menjalankan jabatannya notaris wajib membacakan akta dihadapan penghadap dihadiri oleh paling sedikit 2 (dua) orang saksi, atau 4 (empat) orang saksi khusus untuk pembuatan akta wasiat di bawah tangan, dan ditanda tangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi dan notaris”. Berdasarkan penjelasan Pasal 16 huruf m tersebut di atas bahwa notaris harus hadir secara fisik dan menandatangani akta dihadapan pengadap dari saksi. Pasal 16 ayat (7) Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 Jo Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 yang menyebutkan bahwa, “Pembacaan akta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf l tidak diwajibkan dilakukan, jika penghadap menghendaki agar akta tidak dibacakan karena penghadap telah membaca sendiri, mengetahui, dan memahami isinya, dengan ketentuan bahwa hal tersebut dinyatakan dalam penutup akta serta pada setiap halaman minuta akta diparaf oleh para penghadap, saksi dan notaris”.
Pasal 16 ayat (8) Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 Jo Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 yang menyebutkan bahwa, “Jika salah satu syarat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf l dan ayat (7) tidak dipenuhi, akta bersangkutan hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan”. Dari ketentuan Pasal 16 huruf l, ayat (7) dan ayat (8) Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 Jo Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 dapat dikatakan bahwa pembacaan akta dihadap penghadap dengan dihadiri oleh 2 (dua) orang saksi paling sedikit dan ditandatangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi dan notaris merupakan salah satu syarat yang ditetapkan oleh undang-undang dalam hal otentisitas suatu akta notaris. Apabila pembacaan akta tidak dilakukan dan tidak atas kemauan penghadap maka setiap halaman minuta akta diparaf oleh para penghadap saksi dan notaris serta hal tersebut dinyatakan dalam penutup akta. Apabila hal tersebut tidak dilakukan notaris maka berdasarkan Pasal 16 ayat (8) Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 Jo Undang- Undang No. 2 Tahun 2014 akta yang dibuat oleh notaris tersebut hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan.
Dalam hal penandatanganan akta notaris tidak boleh diwakilkan dan tidak boleh dengan menggunakan tanda tangan elektronik. Kehadiran notaris dalam penandatanganan akta tersebut diartikan sebagai kehadiran fisik, raga yang hadir ditengah-tengah para penghadap dan saksi. Apabila akta jaminan fidusia yang dibuat oleh notaris tersebut setiap bulannya mencapai 5000 sampai 6000 akta perbulannya, maka patut diragukan autentisitas dari akta jaminan fidusia tersebut sebagai suatu akta autentik notariil. Hal ini disebabkan apabila setiap hari terjadi pembuatan akta
fidusia sebanyak 170 akta maka bila untuk pembacaan 1 (satu) akta memakan waktu 5 menit, maka untuk 170 akta setiap harinya notaris membutuh waktu 850 menit atau 14,2 jam setiap harinya khusus untuk pembacaan akta oleh notaris. Jika waktu operasional kantor notaris di buka pukul 07.00 WIB maka operasional kantor bnotaris ditutup pukul 21.00 WIB setiap harinya, dengan ketentuan notaris yang bersangkutan harus tetap duduk di ruang kerjanya tanpa ada istirahat sedikitpun. Hal ini merupakan sesuatu yang tidak mungkin dilakukan. Oleh karena itu dengan jumlah akta jaminan fidusia yang demikian banyak di buat oleh notaris setiap bulannya, maka patut diragukan autensitas dari akta jaminan fidusia yang dibuat karena telah melanggar ketentuan Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 Jo Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris khususnya Pasal 16 huruf l dan Pasal 16 ayat (7) tentang kehadiran secara fisik seorang notaris dihadapan para penghadap dan saksi-saksi dalam hal penandatanganan akta notaris. Sanksi apabila ketentuan tersebut dilanggar maka autentisitas akta notaris tersebut menjadi terdegradasi menjadi akta dibawah tangan. Apabila suatu akta notaris yang melakukan pembebanan fidusia telah terdegradasi menjadi akta di bawah tangan maka pendaftarannya juga menjadi cacat hukum. Undang-Undang Jaminan Fidusia khususnya Pasal 5 ayat (1) menyebutkan bahwa, “Pembuatan akta jaminan fidusia harus dilakukan dengan menggunakan akta autentik notaris”.
Notaris sebagai pejabat publik yang melaksanakan tugas dan kewajibannya berdasarkan kepercayaan harus dapat bersikap amanah dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya tersebut, sehingga akta yang dibuatnya khususnya akta jaminan
fidusia benar-benar merupakan suatu akta autentik yang dapat memberikan kepastian hokum kepada para pihak baik pemberi maupun penerima fidusia. Bukan sebaliknya akta jaminan fidusia yang dibuat oleh notaris tersebut menjadi sumber masalah hukum yang mengakibatkan autensitas akta jaminan fidusia tersebut menjadi cacat hukum dan terdegradasi menjadi akta di bawah tangan. Perbuatan notaris oleh karena kelalaiannya maupun kesengajaan yang dibuatnya yang mengakibatkan suatu akta jaminan fidusia menjadi akta di bawah tangan dan bukan akta autentik dapat digolongkan sebagai suatu perbuatan melawan hukum. Di dalam Pasal 1365 KUH Perdata disebutkan bahwa, “Tiap perbuatan melawan hukum yang membawa kerugian kepada orang lain mewajibkan orang yang karena salahnya menerbitkan kerugian itu, mengganti kerugian tersebut”.
Suatu perbuatan melawan hukum dapat dikualifikasikan ke dalam 4 (empat) syarat yaitu :
1. Bertentangan dengan kewajiban hukum si pelaku 2. Bertentangan dengan hak subjektif hak orang lain 3. Bertentangan dengan kesusilaan
4. Bertentangan dengan kepatutan, ketelitian dan kehati-hatian72
Dalam konteks hukum pidana melawan hukum dapat dibedakan menjadi :
1. Wederrechtelijk formil, yaitu apabila suatu perbuatan dilarang dan diancam
dengan hukuman oleh undang-undang.
2. Wederrechtelijkmateriil, yaitu sesuatu perbuatan, “mungkin”wederrechtelijk, walaupun tidak dengan tegas dilarang dan diancam dengan hukuman oleh undang-undang. Melainkan juga asas-asas umum yang terdapat di dalam lapangan hukum(algemen beginsel).
Dengan demikian notaris yang karena kesengajaan atau kelalaiannya mengakibatkan suatu akta jaminan fidusia yang seharusnya autentik menjadi akta di bawah tangan secara perdata dapat dituntut berdasarkan Pasal 1365 KUH Perdata yaitu tuntutan ganti rugi. Di samping itu notaris tersebut juga dapat dipidanakan karena telah dengan sengaja / karena kelalaiannya membuat suatu akta autentik menjadi akta di bawah tangan. Perbuatan notaris yang telah menjadikan akta autentik menjadi akta di bawah tangan karena kesengajaan atau kelalaiannya telah bertentangan atau melawan hukum formal yaitu Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 jo Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris khususnya Pasal 16 ayat (7) UUJN Nomor 30 Tahun 2004 jo UUJN Nomor 2 Tahun 2014 dan penjelasannya tentang, pembacaan akta dengan kehadiran fisik notaris sebagai salah satu syarat pembuatan akta autentik notaris. Perbuatan notaris tersebut juga bertentangan / melawan hukum formil khususnya Pasal 5 ayat (1) Undang-Undang 42 Tahun 1999 tentang Jaminan Fidusia yang mengisyaratkan akta jaminan fidusia di buat dalam suatu akta autentik notaris.
Oleh karena itu notaris harus menjauhkan diri dari hal-hal yang mengandung kecurangan (deceit), akal-akalan (subterfuge), penyembunyian keterangan
(misrepresentation), dan/atau pengelakan peraturan (illegal circumvention) dan menjauhkan notaris dari hal-hal yang mengarah kepada “White Collar Crime” yang bernuansa individual dan juga“Corporate Crime”.
Notaris sebagai pejabat umum yang menyediakan jasa untuk melayani masyarakat diharapkan untuk tidak ketinggalan serta mampu mengimbangi perkembangan teknologi yang terjadi ini. Notaris juga dituntut agar semakin meningkatkan pelayanannya kepada masyarakat dalam rangka mendukung pertumbuhan ekonomi bangsa.73
Lahirnya Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 9 Tahun 2013 tentang Pemberlakuan Pendaftaran Jaminan Fidusia Secara Elektronik memberikan legitimasi kepada notaris untuk dapat mendaftarkan akta jaminan fidusia secara elektronik yang didasarkan kepada Pasal 1 ayat (2) Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 9 Tahun 2013 tentang Pemberlakuan Pendaftaran Jaminan Fidusia Secara Elektronik disebutkan bahwa, “Pendaftaran jaminan fidusia secara elektronik adalah pendaftaran jaminan fidusia yang dilakukan oleh pemohon dengan mengisi aplikasi secara elektronik.” Pasal 2 ayat (1) Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 9 Tahun 2013 tentang Pemberlakuan Pendaftaran Jaminan Fidusia Secara Elektronik menyebutkan bahwa, “Pendaftaran jaminan fidusia secara elektronik meliputi (a) pendaftaran permohonan jaminan fidusia, (b) pendaftaran perubahan jaminan fidusia dan (c) penghapusan jaminan fidusia”. Pasal 3 Peraturan Menteri Hukum dan HAM
73 Adrian Sutedi, KUH Perdata Sebagai Pedoman Dalam Hukum Perdata Indonesia, Citra Ilmu, Jakarta, 2012, hal. 21
Nomor 9 Tahun 2013 tentang Pemberlakuan Pendaftaran Jaminan Fidusia Secara Elektronik menyebutkan bahwa, “Pendaftaran jaminan fidusia secara elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilakukan melalui kios pelayanan pendaftaran jaminan fidusia secara elektronik diseluruh kantor pendaftaran fidusia”.
Dari uraian Pasal 1 ayat (2) dan Pasal 2 ayat (1) Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 9 Tahun 2013 tentang Pemberlakuan Pendaftaran Jaminan Fidusia Secara Elektronik dapat dikatakan bahwa notaris memiliki kewenangan dalam pendaftaran akta jaminan fidusia secara elektronik.
Mengenai identitas para pihak yang melakukan pembuatan akta jaminan fidusia secara elektronik dapat dilihat dari e-KTP dari para penghadap mengingat Pasal 6 ayat (1) Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2010 tentang Revisi e-KTP disebutkan bahwa e-KTP berbasis NIK memuat kode keamanan dan rekaman elektronik sebagai alat verifikasi dan validasi data jati diri pendidik. Sedangkan berdasarkan Pasal 1 angka (8) Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2010 tentang Revisi e-KTP tersebut menyebutkan bahwa kode keamanan adalah identifikasi jati diri yang menunjukkan identitas diri penduduk secara tepat dan akurat sebagai autentikasi diri yang memastikan dokumen kependudukan sebagai milik orang tersebut. Pasal 1 ayat (2) Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2010 tentang Revisi e- KTP menyebutkan bahwa, “Rekaman elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berisi biodata, tanda tangan, pas poto dan sidik jari tangan penduduk yang bersangkutan”. Pada prinsipnya sekarang ini kepemilikan e-KTP hanya berlaku 1 (satu) e-KTP untuk 1 (satu) orang penduduk. Karena telah menggunakan chip di
dalam e-KTP tersebut serta berisikan biodata, tanda tangan, pas poto dan sidik jari tangan penduduk yang bersangkutan sehingga kemungkinan terjadinya e-KTP ganda dapat diminimalisir.74 Apabila masih terdapat penyalahgunaan identitas diri yakni e- KTP maka apabila notaris ragu-ragu para penghadap dapat dimintai surat pernyataan autentik notariil yang menerangkan bahwa e-KTP sebagai identitas diri dari para penghadap adalah asli adanya dan surat pernyataan itu dijaitan pada minuta akta sebagai pendukung akta jaminan fidusia tersebut. Apabila penghadap memiliki istri lebih dari satu atau beristri banyak maka notaris dapat meminta penghadap untuk memperlihatkan kartu keluarga termasuk buku nikah dari para pihak yang menghadap untuk dapat lebih memastikan bahwa para penghadap benar merupakan suami istri yang sah dalam suatu pernikahan pertama.
Pendaftaran akta jaminan fidusia secara elektronik hanya dapat diakses oleh pengakses yang memiliki user name dan password yang diberikan oleh Direktorat Jenderal AHU, dan hal tersebut hanya diberikan kepada notaris sebagai pejabat yang berwenang dalam membuat akta jaminan fidusia secara elektronik. Segala sesuatu sebagaimana tertuang dalam akta jaminan fidusia yang dibuat secara manual yang dibuat oleh notaris adalah merupakan tanggung jawab notaris sepenuhnya karena dalam hal ini Departemen Hukum dan HAM hanya bersifat administrator sedangkan pertanggungjawaban kepada kelengkapan data jaminan fidusia tersebut berada dalam protokol notaris.
74 Edmon Makarim, e-KTP dan Penggunaanya di Masyarakat Indonesia, Ereco, Bandung, 2013, hal. 31
Namun demikian tanggung jawab notaris sebagai pejabat publik dalam pembuatan akta jaminan fidusia secara manual tetap sama bahkan lebih berat tanggungjawabnya karena seluruh pembuatan akta jaminan fidusia secara manual maupun pemasukan data-data pendaftaran akta jaminan fidusia tersebut dilakukan oleh notaris yang bersangkutan sehingga apabila terjadi kesalahan baik dalam pembuatan akta jaminan fidusia maupun dalam penginputan data-data dalam pelaksanaan pendaftaran akta jaminan fidusia secara elektronik semua yang merupakan tanggungjawab dari notaris tersebut. Pihak Departemen Hukum dan HAM dalam hal ini hanya bersifat administrator saja yang memperoleh data dari notaris yang bersangkutan.
Hal ini sesuai dengan Pasal 65 UUJN Nomor 30 Tahun 2004 jo UUJN Nomor 2 Tahun 2014 yang menyebutkan, “Notaris, Notaris Pengganti dan Pejabat Sementara Notaris bertanggung jawab atas setiap akta yang dibuatnya meskipun Protokol Notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpanan protokol notaris”, sehingga dapat dikatakan notaris tetap bertanggung jawab atas akta jaminan fidusia secara elektronik yang dibuatnya sampai akhir hayat meskipun notaris tersebut telah berakhir masa jabatannya.