Komitmen implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 telah ditetapkan oleh top management untuk menjamin dan meningkatkan mutu secara
berkelanjutan dan sebagai tindak lanjut bahwa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah
waktunya memasuki era SMM mengingat adanya sinerji dokumen antara SPMI, SPME dan ISO. Menindaklanjuti komitmen tersebut maka telah dilaksanakan Kerjasama (MoU) antara PT. Panji Teknologi Consultant Services sebagai
konsultandengan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Nomor: 25/PKS/UPN/XII/201 dan
Nomor: PTS/158-PN/ISO/2012. Sedangkan sebagai lembaga sertifikasi manajemen mutu direncanakan dilakukan oleh PT. British Standard Institute (BSI) Jakarta.
Menindaklanjuti komitmen implementasi SMM tersebut, maka diterbitkan Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/130/X/2012 tentang Partisipasi Satuan Kerja pada Kegiatan ISO 9001:2008, Nomor: SKEP/05/I/20013 tentang Management Representative pada Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, dan Nomor: SKEP/21/II/2013 tentang Komitmen Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Selanjutnya telah ditetapkan bahwa tanggal 13 Maret 2013 sebagai milestone implementasi SMM ISO 9001:2008 di lingkungan UPN
―Veteran‖ Yogyakarta.
Saat ini secara bertahap sedang disusun berbagai dokumen sebagai persyaratan yang ditetapkan lembaga sertifikasi manajemen mutu meliputi Manual Mutu (1 dokumen), Prosedur Mutu (6 dokumen), Instruksi Kerja (31 dokumen), dan Formulir (disesuaikan kebutuhan satuan kerja), tetapi belum diimpementasikan.
Diharapkan pada saat visitasi asesor AIPT, UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah mendapat sertifikasi ISO 9001:2008.
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Sampai sertifikasi tersebut telah diterima, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta masih
memberlakukan dokumen Sistem Penjaminan Mutu yang telah dirintis sejak tahun 2006 dan masih diimplementasikan sampai dokumen Borang Akreditasi Institusi
UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 2013 ini disusun. Dokumen SPMI-PT yang dimiliki
UPN ―Veteran‖ Yogyakarta SAAT INI sebanyak 36 buah sebagaimana disajikan pada tabel di bawah ini.
No. Kode Dokumen Nama Dokumen
(1) (2) (3)
1. UPNVY-BKM-05.01.00 Buku Pedoman Pelaksanaan Jaminan Mutu Akademik UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
2. UPNVY-BKM-05.01.01 Manual Mutu Akademik UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 3. UPNVY-BKM-05.01.02
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Akademik dan Audit Mutu Akademik Internal UPN ―Veteran Yogyakarta
4. UPNVY-BPM-06.01.03 Manual Mutu Penelitian UPN ―Veteran Yogyakarta 5. UPNVY-BPM-06.01.04
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Penelitian dan Audit Mutu Penelitian Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
6. UPNVY-BPM-06.01.05 Manual Mutu Pengabdian kepada Masyarakat UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
7. UPNVY-BPM-07.01.01 Kebijakan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
8. UPNVY-BPM-07.01.02
Manual Prosedur Penetapan Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) UPN ―Veteran‖
Yogyakarta 9. UPNVY-BPM-07.01.03
Manual Prosedur Pelaksanaan Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
10. UPNVY-BPM-07.01.04
Manual Prosedur Pengendalian Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
11. UPNVY-BPM-07.01.05
Manual Prosedur Peningkatan Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
12. UPNVY-BPM-07.01.06 Manual Mutu Sumberdaya Manusia UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No. Kode Dokumen Nama Dokumen
(1) (2) (3)
13. UPNVY-BPM-07.01.07 Kode Etik Auditor Mutu Akademik
14. UPNVY-BPM-07.01.08
Manual Prosedur Imlementasi Penjaminan Mutu Pengabdian Masyarakat dan Audit Mutu Abdikemas Internal
15. UPNVY-BPM-08.01.09 Manual Mutu Kerjasama UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 16. UPNVY-BPM-08.01.10 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu
Kerjasama UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
17. UPNVY-BPM-08.01.11 Manual Mutu Sarana dan Prasarana UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
18. UPNVY-BPM-08.01.12 Manual Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
19. UPNVY-BPM-08.01.13
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sarana Prasarana UPN ―Veteran‖ Yogyakara dan Audit Mutu Sarana dan Prasarana Internal
20. UPNVY-BPM-08.01.14 Instrumen Pengembangan Kurikulum Pendidikan Tinggi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
21. UPNVY-BPM-08.01.15
Manual Prosedur Pengembangan Karier dan Penilian Kinerja Sumberdaya Manusia UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
22. UPNVY-BPM-10.01.15
Manual Prosedur Penyusunan Rencana Stratagis Tahun 2007—20012, Rencana Operasional dan Anggaran Tahun Satker UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 23. PHKI-MM 10.01.01 Manual Mutu Sarana Prasarana
24. PHKI-MM 10.01.02 Manual Mutu Sumberdaya Manusia
25. PHKI-MP 10.01.03
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sarana Prasarana dan Audit Mutu Sarana
Prasarana Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 26. PHKI-MP 10.01.04
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sumberdaya Manusia Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
27. UPNVY-BPM-11.01.04 Revisi 01
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Penelitian dan Publikasi serta Audit Mutu Penelitian dan Publikasi Internal
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No. Kode Dokumen Nama Dokumen
(1) (2) (3)
28. UPNVY-BPM-11.01.08 Revisi 01
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Pengabdian kepada Masyarakat dan Audit Mutu Pengabdian kepada Masyarakat
29. UPNVY-BPM-11.01.00 Revisi 01
Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
30. UPNVY-BPM-11.01.10 Revisi 01
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Kerjasama dan Audit Mutu Kerjasama Internal 31. UPNVY-BPM-11.01.16 Kebijakan SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
32. UPNVY-BPM-11.01.17 Manual Prosedur Monitoring Proses Pembelajaran UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
33. UPNVY-BPM-11.01.02 Revisi 01
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
34. UPNVY-BPM-11.01.18 Buku Pedoman Pengembangan Suasana Akademik 35. UPNVY-BPM-12.01.19 Manual Prosedur Penilaian Indeks Kinerja Dosen
(IKD) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 36. UPNVY-BPM-12.01.20 Instruksi Kerja Penerimaan Tamu
37. UPNVY-BPM-12.01.21 Manual Prosedur Permohonan Dispensasi Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru
38. UPNVY-BPM-12.01.22 Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi Program Diploma
39. UPNVY-BPM-12.01.23 Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi Program Sarjana
40. UPNVY-BPM-12.01.24
Manual Prosedur Tata Cara Penyelenggaraan Beasiswa Bagi Putra Putri Anggota TNI dan PNS di Lingkungan Kemhan yang Melaksanakan
Pendidikan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
41. UPNVY-BPM-12.01.25 Manual Prosedur Tata Cara Penyiapan Dokumen Akreditasi Program Studi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 42. UPNVY-BPM-12.01.26 Manual Mutu Tata Cara Pendaftaran Wisuda
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Melengkapi dokumen tentang Sistem Penjaminan Mutu pada tersebut di atas, maka telah ditetapkan Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu melalui 6 (enam) Surat Keputusan Rektor yaitu SKEP/140/X/2012, SKEP/140/X/2012, SKEP/140/X/2012, SKEP/139/X/2012, SKEP/137/X/2012, dan SKEP/143/X/2012. Pada dasarnya Standar Mutu yang ditetapkan sepenuhnya mengacu pada tujuh Standar Borang Akreditasi sebagaimana tercantum pada Buku III Pedoman Penyusunan Borang, sehingga secara otomatis dokumen tersebut berfungsi sebagai SPMI sekaligus sebagai SPME.
2.4.3. Monitoring Dan Evaluasi Penjaminan Mutu, Serta Tindak Lanjutnya
Monitoring dan evaluasi ditetapkan melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu maupun Kegiatan Sistem Penjaminan Mutu Internal, telah dilaksanakan secara reguler setiap semester atau setiap tahun yang telah terdokumentasi, disosialisasikan, dan ditindaklanjuti dengan baik dalam bidang: (1) pendidikan, (2) penelitian, (3) pengabdian kepada masyarakat, (4) sarana dan prasarana, (5) keuangan, (6) manajemen, (7) audit mutu kerjasama, dan (8) sumberdaya manusia. Hasil kegiatan monevin selanjutnya dilaporkan kepada Rektor untuk mendapat tindak lanjut.
1. Pendidikan
Monitoring dan evaluasi bidang pendidikan dilakukan dalam bentuk: (1) Montoring Proses Pembelajaran yang dilaksanakan pada bulan Januari dan Juli, (2) Audit Mutu Akademik yang dilaksanakan pada bulan September.
Berkaitan monitoring dan evaluasi pendidikan, maka telah diterbitkan Surrat Keputusan Rektor: (1) Nomor: SKEP/73/V/2010 tentang tentang Tim Pelaksana Penjaminan Mutu tingkat Fakultas dan tingkat Program Studi. Tim tersebut akan bertindak sebagai penghubung antara BPM dengan dengan Fakultas dan Program Studi terkait sistem penjaminan mutu, dan (2) Nomor: SKEP/03/I/2012
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
tentang Tim Monitoring dan Evaluasi Penyusunan Laporan Semester (EPSBED)
UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, (3) Nomor: SPRIN/162-0/XI/2012 tentang Pelatihan Auditor Internal ISO 9001:2008. Auditor internal diharapkan akan menjadi tulang punggung kegiatan monitoring dan evaluasi Sistem Manajemen Mutu, dan (4) Nomor: SKEP/21/II/2013 tentang Komitmen Implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007. Dalam surat keputusan tersebut mencantumkan struktur organisasi SMM dan Management Representative
masing-masing Fakultas/Program Studi.
2. Penelitian
Monitoring dan evaluasi bidang penelitian dilakukan dalam bentuk Audit Mutu Penelitian dan Publikasi Internal (AMPPI) yang dilaksanakan pada bulan Mei. Landasan legalitas kegiatan tersebut adalah sistem audit internal yang ditetapkan dan diimplementasi melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4).