1. Kepemimpinan operasional
2.3. Sistem Pengelolaan
2.3.1. Sistem Pengelolaan Institusi Perguruan Tinggi Serta Dokumen Pendukung
Sistem pengelolaan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah diatur melalui serangkaian
dokumen yang diterbitkan sebagai pendukung sistem tata pamong tingkat Kementerian, tingkat Yayasan, tingkat Senat Universitas, dan tingkat Universitas yang telah diuraikan pada sub-subbab 2.1.1.
Sistem pengelolaan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah mencakup fungsi-fungsi: (1) planning, (2) organizing, (3) staffing, (4) leading, dan (5) controlling.
1.Planning
Fungsi planning sudah ditetapkan melalui serangkaian peraturan yang menjadi landasan operasional bagi kebijakan dibawahnya. Fungsi planning diwujudkan dalam bentuk:
(1) Keputusan Menhan RI selaku Ketua Pembina YKPP Nomor: KEP/06/BINA/YKPP/VIII/2012 tentang Program Kerja dan Rancangan Anggaran (PKRA) Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (YKPP) Tahun 2012.
(2) Surat Keputusan Sekjen Dephan selaku Ketua Umum YKPBS Nomor: SKEP/1045/XII/2005 tentang Kerangka Kebijakan dan Strategi Universitas
Pembangunan Nasional ―Veteran‖ Tahun 2005-2015.
(3) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/101/VII/2012 tentang Rencana Stratagis Tahun 2012-2017 UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.
(4) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/143/X/2012, Nomor: SKEP/142/X/2012, Nomor: SKEP/141/X/2012, Nomor: SKEP/140/X/2012, Nomor: SKEP/139/X/2012, dan Nomor: SKEP/55/III/2011 tentang Standar
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu di Lingkungan UPN ―Veteran‖
Yogyakarta.
(5) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/55/III/2011 tentang Rencana
Pembelajaran Semester (RPS) di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.
(6) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/267/XII/2010 tentang Blue Print
Sistem Informasi Terintegrasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.
(7) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/267/XII/2010 tentang Blue Print
Sistem Informasi Terintegrasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.
(8) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/114/VIII/2011 tentang Struktur
Kurikulum dan Sebaran Matakuliah di Lingkungan UPN ―Veteran‖
Yogyakarta.
(9) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/279/XII/2010 tentang Rencana Induk Pengembangan Universitas (RIPU) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
Tahun 2010 sd. Tahun 2035.
(10) Setiap tahun Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) merencanakan kegiatan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat atas dasar berbagai proposal hibah LPPM dan proposal hibah Dikti.
Dengan planning sebagaimana tersebut dalam peraturan di atas, maka UPN
―Veteran‖ Yogyakarta telah mampu berfungsi dan menjawab berbagai tantangan
baik secara akademik maupun non-akademik.
2.Organizing
Fungsi oganizing sudah ditetapkan melalui serangkaian peraturan yang menjadi landasan operasional bagi kebijakan dibawahnya. Fungsi oganizing diwujudkan dalam bentuk Keputusan Ketua Pengurus Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Yogyakarta sebagaimana dijelaskan pada sub-subbab 2.1.2 (Struktur Organisasi). Organisasi tersusun dari unsur-unsur:
(1) Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (YKPP) sebagai lembaga yang menaungi dan mengelola UPN ―Veteran‖ Yogyakarta,
(2) Badan Penyelenggara Pendidikan (BP-DIK) sebagai perwakilan Yayasan
dalam penyelengaraan pendidikan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta,
(3) Badan Pelaksana Harian (BPH) sebagai pelaksana atas penyelengaraan
pendidikan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta,
(4) Senat Universitas sebagai lembaga normatif tertinggi tingkat universitas, (5) Unsur pimpinan universitas terdiri dari Rektor dan executive management
team yaitu Wakil Rektor I bidang akademik dan kemahasiswaan, Wakil Rektor II bidang keuangan dan administrasi umum, dan Wakil Rektor III bidang kerjasama dan komunikasi,
(6) Unsur pelaksana administrasi terdiri Biro Perencanaan Anggaran dan Keuangan (Rengarku), Biro Umum, Biro Kerjasama dan Komunikasi, dan Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan,
(7) Unsur penunjang terdiri dari Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan, UPT Telematika, UPT Poliklinik, UPT Museum, dan UPT Laboratorium Dasar,
(8) Unsur pelaksana akademik terdiri dari Program Pascasarjana, Fakultas, Program Studi, dan Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat,
(9) Lembaga mandiri yang betanggungjawab langsung kepada Rektor yaitu Badan Penjaminan Mutu (BPM), Pusat Peningkatan dan Pengembangan Aktivitas Instruksional (P3AI), Korpri, Koperasi, dan Badan Usaha Universitas (BUU).
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu 3.Staffing
Fungsi staffing yang mengatur unit, tugas pokok, dan fungsi masing-masing satuan kerja di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah dijelaskan pada sub-subbab 2.1.2 (Struktur Organisasi).
4. Leading
Fungsi leading menjadi kekuatan dominan dalam tata kelola universitas, yang akan secara langsung memberikan dampak yang luas. Fungsi leading telah diatur melalui serangkaian dokumen, khususnya Surat Keputusan Ketua YKPP Nomor: KEP/14/YKPP/III/2008 tentang Statuta Universitas Pembangunan Nasional
―Veteran‖ Yogyakarta, dan Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/160/XII/2007
tentang Rapat Pimpinan dan Rapat Kerja di Lingkungan UPN ―Veteran‖
Yogyakarta sebagaimana telah dijelaskan pada sub bab 2.2. (Kepemimpinan,
Kepemimpinan organisasi).
5. Controlling
Fungsi controlling sudah ditetapkan melalui serangkaian peraturan yang menjadi landasan operasional bagi kebijakan dibawahnya. Fungsi controlling diwujudkan dalam bentuk:
(1) Berbagai kegiatan audit akademik dan non-akademik yang dilakukan Badan Penjaminan Mutu sebagaimana dijelaskan pada sub-subbab 2.3.4 tentang sistem audit internal dan sub-subbab 2.3.4 tentang sistem audit eksternal.
(2) Pengawasan dan pemeriksaan yang secara rutin dilakukan oleh Tim Inspektorat Jenderal Kemhan, melalui Surat Inspektorat Jenderal Kemenhan RI Nomor: B/1036/05/04/10/02/ITJEN tentang Pemberitahuan waktu pelaksanaan pengawasan dan pemeriksaan (wasrik).
(3) Surat Ketua YKPP Nomor: B/SPENG/44/YKPP/2012 tentang Laporan Pelaksanaan Program Kerja dan Rancangan Anggaran Tahun 2012.
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(4) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/27/II/2013 tentang Ketentuan Evaluasi dan Sanksi Administrasi Akademik bagi Penerima Bantuan Beasiswa YKPP.
(5) Dalam bidang akademik setiap semester senantiasa dilaksanakan evaluasi kemajuan belajar mahasiswa melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/08/I/2013 tentang Mahasiswa yang Dinyatakan Pra Putus
Studi pada TA. 2012/2013 UPN ―Vetean‖ Yogyakarta.
(6) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/176/XII/2012 tentang Instrumen
Tingkat Kepuasan Wisudawan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta tahun 2013.
(7) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/67/V/2013 tentang Pembentukan Tim Evaluasi dan Revisi Program Kerja dan Rancangan Anggaran UPN
―Veteran‖ Yogyakarta tahun 2013.
(8) Surat Rektor Nomor: B/70-02/VII/2012 tentang undangan rapat evaluasi PKRA.
(9) Keputusan Rektor Nomor: SKEP/84a/V/2012 tentang Tim Pelaksana Penyusunan Laporan Semester/Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED).
(10) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/84a/V/2012 tentang Tim Pelaksana Penyusunan Laporan Semester/Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED).
(11) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/45/III/2012 tentang Tim Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas, Prodi Jenjang S2, S1 dan D3 di UPN
―Veteran‖ Yogyakarta.
(12) Surat Wakil Rektor II Nomor: B/UND/82-02/V/2013 tentang undangan rapat evaluasi dan revisi PKRA tahun 2013.
(13) Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) secara rutin melakukan monitoring dan evaluasi (monev) atas hibah penelitian internal dan penelitian eksternal yang diterima Universitas.
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Secara organisasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta menganut sistem: (1) Desentralisasi Akademik, dan (2) Desentralisasi Anggaran dengan limitasi tertentu.