Jumlah Pengunjung Online Aplikasi Pustaka
1. Komputer yang Terhubung dengan Jaringan Luas dan Internet
Per tanggal 21 Februari 2018 jumlah komputer yang digunakan untuk kegiatan administrasi perkantoran (meliputi akademik keuangan, dan personil) adalah sebanyak 668 komputer. Jumlah tenaga kependidikan PNS saat ini di Universitas Jambi adalah 283 orang. Dengan demikian dapat dipastikan bahwa setiap 1 orang PNS tendik sudah difasilitasi dengan 1 komputer untuk membantu pekerjaan mereka sehari-hari. Komputer ini telah digunakan untuk berbagai kepentingan administrasi perkantoran yang ditempatkan pada setiap kantor unit kerja di Universitas Jambi. Semua komputer ini telah terhubung ke jaringan lokal Universitas Jambi maupun ke Internet. Server basis data juga ditempatkan pada cloud dengan spesifikasi datacenter adalah tier 3 spesifikasi Hardisk SSD 4 tera, Memory 75 GB, dan Processor 29 core.
Komputer untuk keperluan administrator perkantoran rata-rata sudah mempunyai spesifikasi Processor: Intel Core i3-6098P, Ram: Ddr 4 (4GB), storage: Hardisk 500GB, Opical Drive: DVD RW, Networking: Lan Gigabit, Monitor: 18,5 inch, Operating system 10 Pro dan office genuine.
Gambar 6.3.2.1: Komputer untuk staf Tenaga Kependidikan
Sementara itu untuk kegiatan pencatatan kehadiran pegawai di Universitas Jambi menggunakan presensi online yang komputer presensinya terdapat di LPTIK dan
Gambar 6.3.2.2: Komputer untuk kegiatan Presensi di LPTIK 2. Software Basis Data yang Memadai
Software basis data adalah aplikasi berbasis komputer yang dapat digunakan untuk menyimpan data dan mengelola data. Software basis data yang sudah digunakan saat ini mencapai 30 aplikasi yang kelompoknya meliputi sistem informasi untuk kegiatan akademik, kemahasiswaan, kepegawaian dan keuangan. Dengan jumlah aplikasi yang banyak ini maka pengelolaan Universitas Jambi menjadi lebih teratur, efektif dan efisien. Daftar sistem informasi berbasis data yang diberlakukan di Universitas Jambi seperti pada tabel berikut:
a. Sistem informasi untuk kegiatan akademik
Sistem informasi yang digunakan untuk kegiatan akademik meliputi Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), Sistem Informasi Kemahasiswaan (SIMAWA), Sistem Pengelolaan Jurnal, Sistem Pengelolaan Penelitian dan Pengabdian, Sistem Informasi Pengelolaan Konferensi. URL dan deskripsinya adalah sebagai berikut:
Tabel 6.3.2.1: Sistem Informasi untuk Kegiatan Akademik No. Nama dan URL Deskripsi
1. Sistem Informasi Akademik
https://siakad.unja .ac.id
Adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk menyimpan data dan mengelola kegiatan akademik di Universitas Jambi. Data yang disimpan meliputi data dosen, mahasiswa, mata
kuliah, kurikulum, rencana dan hasil studi mahasiswa. Kegiatan yang dapat dilakukan secara online pada aplikasi akademik ini adalah pembuatan jadwal kuliah, kontrak perkuliahan, monitoring kuliah, penilaian, pendaftaran Kukerta, dan pendaftaran wisuda. Beberapa keluaran utama dari aplikasi adalah hasil studi per semester, transkrip nilai, jadwal kuliah, dan laporan monitoring perkuliahan. Informasi dari sistem akademik ini dapat digunakan untuk borang akreditasi program studi maupun universitas. Dengan adanya SIAKAD maka transkrip nilai diberikan ketika lulusan diwisuda.
Berikut adalah contoh salah satu halaman dalam SIAKAD.
Gambar 6.3.2.3: Contoh salah satu Halaman pada SIAKAD 2. Sistem Informasi
Repository
Universitas Jambi https://repository.
unja.ac.id
Adalah aplikasi online yang digunakan untuk menyimpan karya akademik seluruh civitas Universitas Jambi dalam bentuk online yang meliputi artikel ilmiah, conference paper, buku, dan catatan perkuliahan. Untuk mengisi repository dosen atau mahasiswa dapat mengunggah atau menautkan karya mereka.
Repository sangat bermanfaat bagi suatu program studi untuk mendapatkan karya-karya
ilmiah dosen dan mahasiswa yang berguna untuk penyebaran ilmu pengetahuan dan keperluan akreditasi program studi. Berikut adalah contoh salah satu halaman dalam aplikasi Repository.
Gambar 6.3.2.4: Contoh salah satu Halaman pada Repository 3. Sistem Informasi
Pengelolaan Jurnal online https://online-journal.unja.ac.id
Adalah aplikasi online yang digunakan untuk pengelolaan jurnal yang ada di lingkungan Universitas Jambi. Dengan OJS versi terbaru (3.0) maka proses pengelolaan jurnal menjadi lebih mudah dengan tampilan yang lebih baik.
Saat ini hampir semua fakultas sudah melakukan pengelolaan jurnal mereka melalui aplikasi ini.
Berikut adalah contoh salah satu halaman dalam aplikasi Jurnal Online Universitas Jambi.
Gambar 6.3.2.5: Contoh salah satu Halaman pada Jurnal Online 4. Sistem Informasi
Pengelolaan Konferensi https://ocs.unja.ac .id
Adalah aplikasi online yang digunakan untuk pengelolaan konferensi yang dilaksanakan di lingkungan Universitas Jambi. Pengelolaan konferensi meliputi pendaftaran peserta, submit artikel, proses reviu, dan komunikasi antara peserta konferensi dengan panitia. Dengan aplikasi ini maka pengelolaan konferensi menjadi lebih mudah karena proses pendaftaran peserta dapat dilakukan melalui aplikasi, pendistribusian Paper untuk reviewer juga dilakukan melalui aplikasi. Yang lebih penting lagi adalah seluruh tulisan pada prosiding dapat disimpan secara online pada OCS Universitas Jambi. Salah satu contoh halaman pada OCS adalah:
Gambar 6.3.2.6: Contoh salah satu Halaman pada OCS 5. Sistem Informasi
Penelitian dan Pengabdian Masyarakat https://simlppm.un ja.ac.id
Adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk pengelolaan penelitian dan pengabdian yang didanai oleh PNBP Universitas Jambi.
Proses bisnis yang dilakukan ada aplikasi ini adalah pendaftaran proposal, unggah proposal, melaporkan kemajuan, melaporkan penelitian, dan interaksi antara pengelola penelitian dan pengabdian dengan peneliti di Universitas Jambi.
Pada SIMLPPPM Universitas Jambi dapat dilakukan berbagai pengaturan di antaranya adalah jumlah keterlibatan seorang dosen sebagai peneliti dan anggota, persetujuan dari dosen untuk menjadi anggota suatu usulan penelitian atau pengabdian. Dengan aplikasi ini maka dapat diketahui dengan mudah besar dana yang digunakan untuk penelitian dan pengabdian, dan juga digunakan untuk kontrol capaian output kegiatan.
Gambar 6.3.2.7: Contoh salah satu Halaman pada SIMLPPM 6. Sistem
Pengelolaan Tugas Akhir Mahasiswa https://elista.unj a.ac.id
Sistem ini digunakan untuk mengelola tugas akhir mahasiswa mulai dari pengajuan judul, penentuan pembimbing, sampai dengan kegiatan seminar dan ujian tugas akhir. Di samping digunakan sebagai sumber data pembimbingan dosen yang akan dilaporkan ke pangkalan data perguruan tinggi, data tugas akhir digunakan untuk kepentingan borang akreditasi program studi maupun akreditasi institusi.
Gambar 6.3.2.8: Contoh Laman Aplikasi Tugas Akhir
7. Aplikasi untuk survei online https://angket.u nja.ac.id
Aplikasi ini digunakan sebagai alat untuk melakukan survei secara online untuk civitas universitas Jambi maupun masyarakat umum.
Gambar 6.3.2.9: Contoh Laman Aplikasi Angket Online
b. Sistem Informasi untuk Administrasi Umum dan Keuangan
Sistem informasi ini meliputi Sistem Informasi Sumber Daya Terpadu yang menyimpan dan mengolah data dosen, dan Sistem Kepegawaian yang khusus menyimpan dan memproses data tenaga kependidikan baik yang PNS maupun bukan, dan data dosen kontrak. Untuk keperluan transparansi penerimaan fakultas dari mahasiswa LPTIK menyediakan aplikasi e-payment. Detail aplikasi untuk Administrasi Umum dan Kuangan adalah sebagai berikut:
8. Sistem Informasi