BAB II : URAIAN TEORITIS
II.3 Komunikasi Dalam Organisasi
II.3.1 Pimpinan dan Pegawai
Masalah kepemimpinan tidak bisa lepas dari pembicaraan mengenai manajemen. Sebab sukses tidaknya suatu tujuan yang hendak dicapai dalam sebuah organisasi sangat bergantung dari kepemimpinan seorang manajer. Ini menunjukkan bahwa seorang pemimpin memiliki peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan perusahaan.
Pimpinan adalah orang yang bertanggung jawab atas terselenggaranya aktivitas manajerial agar tujuan unit yang dipimpinnya dapat tercapai. Sukses tidaknya seorang pemimpin sangat tergantung kepada kemampuannya untuk mengkoordinasikan dan mengarahkan para bawahannya dalam mencapai tujuan dan sasaran. Dalam hal ini alat yang digunakan adalah komunikasi. Oleh karena itu seorang pemimpin harus memiliki keahlian dalam berkomunikasi.
Kemudian mengutip pendapat Siagian (1991:12) mengatakan bahwa pimpinan adalah orang yang mempunyai bawahan, seseorang dapat dikatakan sebagai pimpinan apabila ia mampu untuk dapat mengendalikan, membimbing, menuntun dan menggerakkan bawahannya sesuai dengan kehendak yang diinginkannya. Sedangkan bawahan adalah merupakan orang yang digerakkan oleh pimpinan atau pimpinan sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Jadi hubungan antara pimpinan dan bawahan dalam sebuah kegiatan kerja adalah merupakan kegiatan yang saling bergantung antara satu dengan yang lainnya.
II.3.2 Peranan Komunikasi dalam Organisasi
Didalam organisasi, komunikasi merupakan kebutuhan yang vital untuk dapat melaksanakan aktivitas-aktivitas manajerial. Seperti yang diungkapkan oleh T. Hani Handoko (1986:271) bahwa komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai.
Didalam organisasi, komunikasi diperlukan untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Komunikasi digunakan untuk menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan, menyusun rencana untuk mencapai tujuan perusahaan, mengorganisir sumber daya manusia serta sumber-sumber lain yang diperlukan untuk pencapaian tujuan perusahaan.
Dalam setiap usaha organisasi, komunikasi mempunyai peranan sentral. Ini terutama berlaku dalam masalah efektivitas organisasi proses dan pola komunikasi merupakan sarana yang diperlukan untuk mengkoordinasikan dan mengarahkan pekerja ke tujuan dan sasaran organisasi (Richard M. Steers, 1980:162).
Menurut T. Hani Handoko (1986:279), saluran komunikasi dalam organisasi terbagi dua yaitu :
1. Komunikasi formal, ditentukan oleh struktur organisasi atau ditunjukkan oleh berbagai sarana formal lainnya. Dan tipe saluran-saluran dasar komunikasi formal adalah vertikal, lateral/horizontal dan diagonal.
a. Komunikasi vertikal, terdiri dari komunikasi keatas dan kounikasi kebawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward communiction) mulai dari manajemen puncak kemudian mengalir kebawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Fungsi komunikasi kebawah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi. Komunikasi ke atas (Upward communication) berfungsi untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas, tentang apa yang terjadi pada tingkatan manajemen bawah yaitu meliputi laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan dan permintaan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi manajemen atas.
b. Komunikasi lateral/horizontal, meliputi hal-hal berikut ini :
- Komunikasi diantara para anggota dalam kelompok kerja yang sama. - Komunikasi yang terjadi antara departemen-depertemen pada tingkatan
organisasi yang sama. Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah. Komunikasi lateral selain membantu koordinasi kegiatan-kegiatan lateral, juga menghindari prosedur pemecahan masalah yang lambat.
c. Komunikasi diagonal, merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan departemen lini dan staff.
2. Komunikasi Informal, merupakan bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud antara lain yaitu :
a. Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.
b. Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh yang monoton atau membosankan. c. Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain.
d. Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.
Ig. Wursanto (1987:37) membagi bentuk saluran komunikasi menjadi tiga bagian yaitu komunikasi formal, informal dan nonformal.
Komunikasi formal ialah komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi yang secara tegas telah diatur dan telah ditentukan dalam struktur organisasi. Komunikasi ini dapat berbentuk perintah, saran, laporan, rapat dan konfrensi.
Ciri-ciri komunikasi formal adalah :
Informasi yang disampaikan mempunyai sanksi resmi. Ciri-cirinya menunjukkan bahwa informasi yang disampaikan itu mempunyai informasi yang tepat guna dan tepat waktu.
a. Komunikasi formal bersumber dari perintah-perintah resmi dan perintah- perintah itu hanya diberikan oleh orang-orang yang berwenang.
b. Komunikasi formal bertalian erat dengan masalah proses penyelenggaraan kerja, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
c. Dalam praktek komunikasi formal lebih ditonjolkan penggunaan sarana yang dipergunakan pada umumnya pempergunakan surat.
Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi disuatu organisasi, tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Komunikasi ini merupakan komunikasi yang tidak mendapat pengakuan resmi. Komunikasi dari mulut ke mulut merupakan bagian dari komunikasi informal dan merupakan berita atau kabar angin atau desas-desus. Dalam hal kebenaran informasi kemungkinan informal bertentangan dengan kepentingan perusahaan. Yang termasuk dalam pengertian komunikasi informal adalah :
a. Komunikasi yang dilakukan para anggota organisasi atas kehendak sendiri atau hasrat pribadi.
b. Komunikasi yang dilakukan oleh pejabat-pejabat dengan menyimpang dari struktur organisasi yang resmi.
c. Komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai (pejabat) dengan mengadakan penyimpangan terhadap peraturan-peraturan tertentu untuk kepentingan kehidupan organisasi.
Fungsi komunikasi informal adalah memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal, penyebaran informasi yang bersifat prive (gosip, desas-desus). Komunikasi ini sifatnya tidak resmi, tetapi memegang peranan penting dalam rangka memelihara persahabatan dalam kelompok informal.
Komunikasi non formal adalah komunikasi antara yang bersifat resmi dengan tidak resmi, antara yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi dengan jalinan pekerjaan yang berkenaan dengan hubungan pribadi.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa komunikasi formal merupakan keseluruhan sikap yang dilakukan secara resmi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas
pekerjaan organisasi, berdasarkan ketentuan-ketentuan atau aturan-aturan resmi dalam organisasi. Komunikasi nonformal merupakan jembatan/perantara antara komunikasi formal dengan komunikasi informal yang dapat memperlancar penyelesaian tugas resmi, serta dapat pula mengarahkan komunikasi informal kepada komunikasi formal. Oleh karena itu komunikasi nonformal merupakan saluran bagi pimpinan untuk mendapatkan gagasan baru, ide baru, metode baru yang sangat berguna bagi pimpinan dalam rangka menggerakkan organisasi kearah tercapainya tujuan organisasi. Dengan demikian antara komunikasi formal, informal dan nonformal saling berhubungan.