Komunikasi merupakan hal yang pasti terjadi dalam suatu lingkungan kerja. Adanya komunikasi memungkinkan antar individu atau karyawan untuk saling berinteraksi. Komunikasi merupakan sarana bagi upaya stimulasi terhadap individu-individu sehingga anggota organisasi perusahaan untuk mencapai rencana perusahaan secara sukarela dan rasa antusias yang besar. Masalah yang sering mempengaruhi pencapaian komunikasi yang efektif dalam perusahaan adalah latar belakang, pengalaman dan tujuan yang berbeda dari masing-masing individu.
Bentuk dasar komunikasi terdiri dari dua macam yaitu komunikasi verbal dan komunikasi non verbal. Komunikasi verbal merupakan bentuk komunikasi yang umum digunakan untuk menyampaikan pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan. Komunikasi verbal pada perusahaan digunakan pada saat presentasi bisnis, negosiasi dalam lingkup internal maupun eksternal perusahaan, dan rapat internal maupun eksternal perusahaan. Komunikasi non verbal yang dilakukan leh pihak internal yaitu berupa gerakan-gerakan anggota tubuh dengan menggerakkan kepala ke bawah sebagai isyarat tanda setuju dan menggelengkan kepala sebagai isyarat tidak setuju serta penyampaian pesan secara gerakan untuk menunjukkan cara pengoperasian alat-alat atau mesin produksi. Komunikasi verbal maupun nonverbal telah dilakukan pihak perusahaan sebagai komunikasi internal maupun eksternal perusahaan.
Komunikasi internal adalah komunikasi yang memiliki peran penting dalam perusahaan karena apabila tidak ada komunikasi seluruh peraturan dan koordinasi yang dibuat pada pekerjaan akan menjadi sia-sia. Komunikasi internal mencakup pimpinan dan anggota dalam lingkup organisasi. Komunikasi internal terjadi antar karyawan yang bekerja pada Koperasi Serba Usaha Mitratani 27. Komunikasi internal yang digunakan oleh KSU Keluarga Mitratani 27 yakni meliputi komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal terikat struktur
resmi organisasi dan masing-masing kontak mewakili satu mata rantai ari rantai komando, dan setiap garis mewakili saluran formal untuk mengirimkan pesan formal. Komunikasi informal merupakan desas desus sebagai tambahan dari saluran resmi. Arus informasi dalam komunikasi informal merupakan percakapan biasa antar anggota. Berikut ini merupakan skema yang menggambarkan komunikasi internal dalam KSU Keluarga Mitra Tani 27.
Berdasarkan skema komunikasi internal pada KSU Keluarga Mitra Tani 27, arus informasi yang terjadi dalam komunikasi tersebut berlangsung dari atas ke bawah, bawah ke atas, dan horizontal. Arus informasi ke bawah berlangsung dari Pembina/pengawas kepada ketua, dari ketua terhadap sekretaris dan bendahara, dan dari sekretaris dan bendahara terhadap anggota. Informasi dari atas ke bawah pada KSU Keluarga Mitra Tani 27 umumnya berupa pengarahan kebijakan dari atasan kepada bawahan dan informasi rapat internal perusahaan oleh ketua terhadap sekretaris. Arus informasi dari bawah ke atas merupakan kebalikan dari informasi dari atas ke bawah dimana umumnya berupa komplain yang disampaikan anggota terhadap perusahaan. Anggota akan menyampaian suatu komplain kepada sekretaris atau bendahara dan kemudian akan disampaikan ke ketua. Komplain tersebut umumnya menyangkut penyediaan fasilitas KSU yang dirasa kurang memuaskan anggota. Selain itu, sekretaris akan menyampaikan laporan kinerja perusahaan dan bendahara menyampaikan laporan keuangan perusahaan dalam periode tertentu kepada ketua untuk kemudian ketua
Pembina/Pengawas
Ketua
Sekertaris Bendahara
Anggota
25
melaporkan kepada pembina atau pengawas. Pembina mengetahui kinerja perusahaan dari laporan yang telah disediakan dan menindaklanjuti sebagai bahan evaluasi perusahaan.
Tidak terdapat kendala yang berarti dalam proses komunikasi internal perusahaan. Kendala yang terjadi hanya berupa surat yang telah sampai ke meja pimpinan belum tentu langsung dibaca oleh pimpinan perusahaan dikarenakan kesibukan pimpinan maupun hal lain yang terkait dengan terhambatnya penyampaian informasi pesan sehingga apabila terjadi informasi penting untuk perusahaan tidak dapat langsung diselesaikan. Solusi dari permasalahan tersebut dapat dilakukan dengan peran aktif pimpinan dalam peninjauan langsung terhadap kinerja anggota atau meniadakan surat direksi untuk penyampaian informasi yang sangat mengancam. Penyampaian informasi penting dilakukan langsung dari anggota kepada pengurus kemudian dari pengurus kepada pimpinan langsung hingga dapat segera ditindaklanjuti.
Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang dilakukan dengan pihak luar pada koperasi. Komunikasi eksternal biasanya dilakukan dengan beberapa tujuan dan maksud tertentu dalam pengembangan usaha yang dilakukan. Komunikasi eksternal antara Koperasi Serba Usaha Mitratani 27 dengan pihak lain sering dilakukan untuk memperlancar jalannya birokrasi perusahaan. Media komunikasi yang sering dilakukan oleh Koperasi Serba Usaha Mitratani 27 dengan pihak luar adalah :
1. Telepon, yaitu untuk memperlancar hubungan komunikasi
2. Surat-menyurat, yaitu menyampaikan suatu bahan komunikasi secara tertulis 3. Rapat, atau pertemuan secara langsung antara pihak Koperasi Serba Usaha
Mitratani 27 dengan mitra lainnya.
Komunikasi dengan pihak luar merupakan usaha berkomunikasi dengan pihak luar koperasi. Komunikasi tersebut bermaksud agar hubungan kerjasama yang dilakukan tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat menghancurkan kerjasama usaha. Komunikasi dengan mitra kerja ataupun relasi dalam koperasi berguna sebagai penyelaras tujuan kerjasama agar hubungan yang dilakukan tidak menimbulkan keregangan yang berimbas pada penurunan usaha.
Komunikasi eksternal KSU Keluarga Mitra Tani 27 terhadap pihak mitra dan juga pelanggan. Komunikasi eksternal terdiri dari komunikasi formal dan komunikasi informal dengan pihak luar. Komunikasi formal dengan pihak luar merupakan merupakan sarana yang penting agar perusahaan dapat mengetahui kebutuhan pelanggan. Komunikasi formal kepada pihak mitra dilakukan oleh KSU dalam bentuk surat pemberitahuan kepada pihak mitra mengenai prospek pengembangan produk yang dijual oleh perusahaan, informasi harga produk agar pihak yang ingin diajak untuk bermitra merasa yakin bahwa produk yang dijual perusahaan memiliki prospek yang cerah untuk dikembangkan, dan surat perjanjian kerjasama. Informasi tersebut memerlukan arus pesan formal khusus yang disampaikan kepada pihak luar.
Komunikasi informal umunya dilakukan perusahaan dengan pelanggan pada saat promosi produk. Promosi produk dilakukan dengan komunikasi nonformal agar pelanggan merasa nyaman dan tidak merasa kaku dengan pelayanan yang diberikan. Selain itu, komunikasi nonformal dapat lebih menjalin kedekatan antara perusahaan dengan pelanggan sebab umumnya pelanggan lebih memilih menggunakan komunikasi formal dibandingkan komunikasi nonformal dalam menerima produk.
Kendala yang sering dihadapi dalam komunikasi eksternal sebenarnya pada sisi komunikator. Komunikasi eksternal yang dihadapi KSU Keluarga Mitra Tani 27 adalah ketidakmampuan KSU dalam menilai kepuasan konsumen. KSU belum melakukan survei terhadap kepuasan konsumen hingga saat ini dengan menggunakan cara tertentu. Koperasi Serba Usaha hanya melihat kepuasan konsumen yang ditandai dengan kembalinya konsumen setelah membeli produk yang dipasarkan. Solusi dari permasalahan tersebut adalah KSU dapat melakukan pengembangan sasaran pemasaran interaktif dimana hal tersebut dilakukan untuk memastikan apakah fungsi dan kualitas layanan yang telah ditawarkan KSU kepada konsumen dapat dipenuhi oleh pengurus dan anggota.
KSU Keluarga Mitra tani 27 Pihak Mitra
27
4.2 Presentasi Bisnis pada Koperasi Serba Usaha Keluarga Mitratani 27